PASSOS-CHAVE PARA UMA REUNIO BEM SUCEDIDA

Introduo 1 passo - Necessidade da reunio 2 Passo - Preparao da reunio 3 Passo - Ordem de trabalhos 4 Passo Convocatria 5 Passo - Abertura da reunio 6 Passo - Conduo da reunio 7 Passo - Participao na reunio 8 Passo - Concluses e encerramento 9 Passo Acompanhamento dos resultados da reunio
Bibliografia e fontes

Introduo
O presente texto visa apoiar a organizao e o desenvolvimento do trabalho das escolas. A adequada preparao e conduo de uma reunio condio do seu sucesso e da obteno dos resultados pretendidos, ao mesmo tempo que permite uma gesto mais eficaz do tempo por parte dos rgos competentes e dos participantes envolvidos. Este trabalho constitui um instrumento de auxlio para todos os que o queiram livremente utilizar. Boas reunies!

1 passo - Necessidade da reunio

As reunies so necessrias para mobilizar ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunio absorve vrios tipos de recursos, e no apenas o recurso raro que o tempo, o que implica, por isso, um dispndio considervel que tende a passar despercebido. A primeira questo geral a colocar-se a de saber se o tema ou assunto justifica a realizao da reunio ou se ela dispensvel. Em caso de se justificar a realizao da reunio, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer chegar, definir o tipo e nmero de participantes, fixar a durao, a hora e o local da mesma.

2 Passo - Preparao da reunio

Uma reunio eficaz no se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada. Estabelecida a necessidade da reunio, importa escolher o tipo de reunio. H vrios tipos de reunies, consoante os objectivos a atingir: Reunio de informao, de formao ou de sensibilizao; Reunio de discusso e debate, vulgarmente chamada reunio de trabalho, para programao de actividades futuras, troca de pontos de vista, procura de um acordo ou, simplesmente, produo de ideias; Reunio de consulta, de negociao, de resoluo de problemas, de validao de situaes e de tomada de decises. A preparao de uma reunio um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupe um conjunto diversificado de aces que obedeam aos princpios seguintes: Planificar as reunies segundo as necessidades; Escolher o tipo de reunio de acordo com os objectivos e os grupos visados; Dirigir uma reunio eficazmente em funo de objectivos concretos e de resultados mensurveis; Exercer a liderana atravs da animao e da dinmica do grupo; Saber gerir espaos, assegurar a organizao do material e dos instrumentos de apoio; Estabelecer uma lista de controlo de tarefas: Fixao clara dos objectivos e dos resultados a atingir; Elaborao de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatria a todos os participantes; Programao da conduo de cada assunto, segundo um esquema de apresentao, justificao, dilogo e deciso; Designao de relator para elaborao da acta; Reserva da sala e marcao do dia, hora e local; Definio da composio da mesa de presidncia; Disponibilizao de bebidas, se for caso disso; Entrega de lista de participantes externos ao pessoal da recepo, PBX e parque de estacionamento; Verificao do funcionamento dos equipamentos e preparao do restante material de apoio.

3 Passo - Ordem de trabalhos

Para alm da habitual ordem de trabalhos, poder ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluir: Descrio sucinta dos objectivos e dos resultados globais a alcanar; Indicao dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previso da durao total da reunio e de cada ponto da agenda; Priorizao dos temas, prevendo aqueles que possam ser retirados em caso de falta de tempo; Meno dos documentos a ler previamente e, eventualmente, dos documentos a trazer ou a apresentar; Referncia atribuio de trabalho preparatrio a determinados participantes. Uma ordem de trabalhos dever: Ser enviada atempadamente aos destinatrios; Motivar a participao dos participantes; Incentivar a preparao por parte de cada participante.

4 Passo Convocatria
Da convocatria ou convite deve constar informao sobre: Data e local da reunio; Hora de incio e de concluso; Agenda anotada, eventualmente acompanhada de documentos e/ou de informao de contexto; Resultados esperados; Participantes. Na fase de preparao poder ser importante: Enviar a convocatria por correio electrnico, com vista agilizao de todo o processo de organizao e preparao da reunio; Telefonar aos convocados/convidados com a antecedncia de um ou dois dias, a fim de garantir a sua participao; Enviar um convite pessoal de modo a garantir a presena especfica de um participante.

5 Passo - Abertura da reunio

O presidente, moderador ou facilitador: Inicia a reunio hora marcada, d as boas-vindas e agradece o tempo disponibilizado pelos participantes; Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso de um grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes fazendo-os sentir confortveis e motivados para participarem e alcanar um objectivo comum; No perde tempo com a aprovao de actas anteriores, apresenta claramente os objectivos da reunio, faz aprovar a agenda e expe os respectivos pontos, recorda os resultados a que se quer chegar, explicita o mtodo de trabalho, sublinha a durao prevista da reunio e informa sobre aspectos prticos de organizao; Avisa se haver registo, acta ou relatrio, indicando previamente o relator ou secretrio da reunio; Sublinha a necessidade de se ser conciso nas intervenes; Faz uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na circunscrio aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurana.

6 Passo - Conduo da reunio

O presidente ou moderador um elemento central para o sucesso da reunio. Ao presidente ou moderador compete: Congregar a ateno dos participantes e envolv-los no clima da reunio; Facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participao de todos e, sempre que se justifique, dar um contributo sobre o tema a ser tratado; Assegurar a organizao das intervenes e a objectividade dos contributos; Gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando desvios ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso disso; Dinamizar a reunio, mostrando flexibilidade sobre tpicos controversos ou questes de difcil acordo; Mobilizar o mximo de opinies individuais para o espao colectivo; Formular posies de consenso ou pedir a um dos participantes que apresente uma posio que reflicta a posio geral do grupo; Sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos de consenso adquiridos e elencando os obstculos apontados; Assegurar que sejam tomadas todas as decises necessrias; Terminar com uma sntese com meno expressa dos resultados alcanados e evitar que a reunio termine sem tomar decises ou sem definir prazos e responsabilidades.

7 Passo - Participao na reunio

O desempenho do presidente ou moderador e dos participantes so os pilares do xito da reunio. Ao participante na reunio compete: Antes da reunio: Analisar os documentos recebidos com a convocatria; Equacionar o modo como ir intervir activamente; Recolher informaes que sejam teis para o sucesso da reunio; Produzir algum apontamento importante. Durante a reunio: Tomar notas sobre dvidas e pontos importantes; Intervir de modo claro e conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de envolvimento para a consecuo dos objectivos; Saber escutar ideias e opinies, interessar-se pelos avanos conseguidos, ponderar as crticas a fazer; Intervir de modo assertivo sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discusso. Aps a reunio: Verificar e assumir os contedos da verso final da acta, empenhando-se na concretizao das determinaes da reunio.

8 Passo - Concluses e encerramento

Cabe ao presidente ou moderador encerrar com sucesso a reunio. Neste sentido importa: Sumariar as decises tomadas, realando os respectivos prazos; Fazer breve balano dos aspectos positivos adquiridos bem como das divergncias evidenciadas e dos obstculos a superar; Informar da elaborao cuidada e abrangente da acta/relatrio/nota/sntese que constitui a memria escrita dos resultados e o guia para a futura monitorizao e acompanhamento da execuo das decises (sempre que possvel, a acta apresentada no final da reunio e aps comentrios aprovada para envio posterior); Pode ser pertinente enviar cpia da acta a pessoas que no participaram na reunio (por exemplo, o responsvel de um sector que desempenha um papel importante na implementao das medidas decididas ou que ser afectado pela concretizao das mesmas); Concluir agradecendo a presena e a participao.

9 Passo Acompanhamento dos resultados da reunio

O xito da reunio aferido pelos seus resultados. No final da reunio ter de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja responsabilidade pode ser distribuda por cada participante, com um prazo de execuo e indicao clara de quem monitoriza o processo; Sem acompanhamento dos resultados das reunies, h o risco de perder parte do trabalho nelas realizado; Impe-se assegurar que o relator/secretrio prepare a acta ou relato o mais cedo possvel aps a reunio; Enviar cpia da acta provisria aos participantes, com pedido de observaes e comentrios dentro de um prazo til e com agradecimento pelos contributos; Remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que no puderam estar na reunio a acta definitiva, da qual constem: - Decises consensuais, concluses assumidas e recomendaes aceites; - Indicao dos compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas especficas de acompanhamento a realizar nos prazos acordados; Uma vez concluda a acta, o presidente ou moderador poder organizar um calendrio com notas e lembretes relacionados com a concretizao das decises tomadas; Antes da reunio seguinte, assegurar-se que os participantes redijam curtos relatrios de avaliao sobre o grau de implementao das medidas e decises tomadas; Manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao desenvolvimento dos trabalhos.

Alguns motivos de fracasso de uma reunio:

A reunio no era necessria. Os assuntos a tratar no exigiam realizao da reunio. O momento no era oportuno para realizar a reunio. A reunio foi realizada por motivos errados: uma reunio cujo contedo se esgote em falar sobre, discutir, criticar, desfazer, impor poder sobre outros, impressionar, resolver assuntos pessoais, sem objectivos concretos e sem resultados a produzir est condenada ao insucesso. Os objectivos da reunio estavam mal definidos: os objectivos no eram claros ou adequados. Os objectivos constituam obstculos e no desafios. No foram convocadas as pessoas certas: falta de decisor, substitutos que no podem tomar decises. Falta de controlo adequado: programa insuficientemente detalhado, horrios vagos, ausncia de um fio condutor, conflitos surgidos tratados desadequadamente, falta de liderana. Ambiente fsico no apropriado: local desconfortvel, recursos que no funcionam, interrupes que desconcentram.

BIBLIOGRAFIA E FONTES

Barker, Alan, Reunies que funcionam, Mem Martins, Lyon Edies, 1996 Dressler, Larry, Reunies eficazes, Lisboa, Actual Editora, 2008 Noy, Didier, Russir vos runions, Paris, Insep Consulting ditions, 2009 Tropman, E. John, Making meetings work: achieving high quakity group decisions, London, Sage Publications Inc., 2003 Rebori, Marlene. K., How to organize and run effective meetings, Cooperative Extension, Bringing the University to you,Fact Sheet 97-29, University of Nevada, Reno

Silva, Alexandre R. C., Desenredo Como fazer reunies http://www.desenredo.com.br/Gerais/Reunio http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/index.asp http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm TenantNet - Planning and Facilitating Meetings http://www.tenant.net/Organize/meetings.html