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PASSOS-CHAVE PARA UMA REUNIO BEM SUCEDIDA

Introduo 1 passo - Necessidade da reunio 2 Passo - Preparao da reunio 3 Passo - Ordem de trabalhos 4 Passo Convocatria 5 Passo - Abertura da reunio 6 Passo - Conduo da reunio 7 Passo - Participao na reunio 8 Passo - Concluses e encerramento 9 Passo Acompanhamento dos resultados da reunio
Bibliografia e fontes

Introduo
O presente texto visa apoiar a organizao e o desenvolvimento do trabalho das escolas. A adequada preparao e conduo de uma reunio condio do seu sucesso e da obteno dos resultados pretendidos, ao mesmo tempo que permite uma gesto mais eficaz do tempo por parte dos rgos competentes e dos participantes envolvidos. Este trabalho constitui um instrumento de auxlio para todos os que o queiram livremente utilizar. Boas reunies!

1 passo - Necessidade da reunio


As reunies so necessrias para mobilizar ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunio absorve vrios tipos de recursos, e no apenas o recurso raro que o tempo, o que implica, por isso, um dispndio considervel que tende a passar despercebido. A primeira questo geral a colocar-se a de saber se o tema ou assunto justifica a realizao da reunio ou se ela dispensvel. Em caso de se justificar a realizao da reunio, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer chegar, definir o tipo e nmero de participantes, fixar a durao, a hora e o local da mesma.

2 Passo - Preparao da reunio


Uma reunio eficaz no se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada. Estabelecida a necessidade da reunio, importa escolher o tipo de reunio. H vrios tipos de reunies, consoante os objectivos a atingir: Reunio de informao, de formao ou de sensibilizao; Reunio de discusso e debate, vulgarmente chamada reunio de trabalho, para programao de actividades futuras, troca de pontos de vista, procura de um acordo ou, simplesmente, produo de ideias; Reunio de consulta, de negociao, de resoluo de problemas, de validao de situaes e de tomada de decises. A preparao de uma reunio um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupe um conjunto diversificado de aces que obedeam aos princpios seguintes: Planificar as reunies segundo as necessidades; Escolher o tipo de reunio de acordo com os objectivos e os grupos visados; Dirigir uma reunio eficazmente em funo de objectivos concretos e de resultados mensurveis; Exercer a liderana atravs da animao e da dinmica do grupo; Saber gerir espaos, assegurar a organizao do material e dos instrumentos de apoio; Estabelecer uma lista de controlo de tarefas: Fixao clara dos objectivos e dos resultados a atingir; Elaborao de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatria a todos os participantes; Programao da conduo de cada assunto, segundo um esquema de apresentao, justificao, dilogo e deciso; Designao de relator para elaborao da acta; Reserva da sala e marcao do dia, hora e local; Definio da composio da mesa de presidncia; Disponibilizao de bebidas, se for caso disso; Entrega de lista de participantes externos ao pessoal da recepo, PBX e parque de estacionamento; Verificao do funcionamento dos equipamentos e preparao do restante material de apoio.

3 Passo - Ordem de trabalhos


Para alm da habitual ordem de trabalhos, poder ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluir: Descrio sucinta dos objectivos e dos resultados globais a alcanar; Indicao dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previso da durao total da reunio e de cada ponto da agenda; Priorizao dos temas, prevendo aqueles que possam ser retirados em caso de falta de tempo; Meno dos documentos a ler previamente e, eventualmente, dos documentos a trazer ou a apresentar; Referncia atribuio de trabalho preparatrio a determinados participantes. Uma ordem de trabalhos dever: Ser enviada atempadamente aos destinatrios; Motivar a participao dos participantes; Incentivar a preparao por parte de cada participante.

4 Passo Convocatria
Da convocatria ou convite deve constar informao sobre: Data e local da reunio; Hora de incio e de concluso; Agenda anotada, eventualmente acompanhada de documentos e/ou de informao de contexto; Resultados esperados; Participantes. Na fase de preparao poder ser importante: Enviar a convocatria por correio electrnico, com vista agilizao de todo o processo de organizao e preparao da reunio; Telefonar aos convocados/convidados com a antecedncia de um ou dois dias, a fim de garantir a sua participao; Enviar um convite pessoal de modo a garantir a presena especfica de um participante.

5 Passo - Abertura da reunio


O presidente, moderador ou facilitador: Inicia a reunio hora marcada, d as boas-vindas e agradece o tempo disponibilizado pelos participantes; Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso de um grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes fazendo-os sentir confortveis e motivados para participarem e alcanar um objectivo comum; No perde tempo com a aprovao de actas anteriores, apresenta claramente os objectivos da reunio, faz aprovar a agenda e expe os respectivos pontos, recorda os resultados a que se quer chegar, explicita o mtodo de trabalho, sublinha a durao prevista da reunio e informa sobre aspectos prticos de organizao; Avisa se haver registo, acta ou relatrio, indicando previamente o relator ou secretrio da reunio; Sublinha a necessidade de se ser conciso nas intervenes; Faz uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na circunscrio aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurana.

6 Passo - Conduo da reunio


O presidente ou moderador um elemento central para o sucesso da reunio. Ao presidente ou moderador compete: Congregar a ateno dos participantes e envolv-los no clima da reunio; Facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participao de todos e, sempre que se justifique, dar um contributo sobre o tema a ser tratado; Assegurar a organizao das intervenes e a objectividade dos contributos; Gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando desvios ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso disso; Dinamizar a reunio, mostrando flexibilidade sobre tpicos controversos ou questes de difcil acordo; Mobilizar o mximo de opinies individuais para o espao colectivo; Formular posies de consenso ou pedir a um dos participantes que apresente uma posio que reflicta a posio geral do grupo; Sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos de consenso adquiridos e elencando os obstculos apontados; Assegurar que sejam tomadas todas as decises necessrias; Terminar com uma sntese com meno expressa dos resultados alcanados e evitar que a reunio termine sem tomar decises ou sem definir prazos e responsabilidades.

7 Passo - Participao na reunio


O desempenho do presidente ou moderador e dos participantes so os pilares do xito da reunio. Ao participante na reunio compete: Antes da reunio: Analisar os documentos recebidos com a convocatria; Equacionar o modo como ir intervir activamente; Recolher informaes que sejam teis para o sucesso da reunio; Produzir algum apontamento importante. Durante a reunio: Tomar notas sobre dvidas e pontos importantes; Intervir de modo claro e conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de envolvimento para a consecuo dos objectivos; Saber escutar ideias e opinies, interessar-se pelos avanos conseguidos, ponderar as crticas a fazer; Intervir de modo assertivo sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discusso. Aps a reunio: Verificar e assumir os contedos da verso final da acta, empenhando-se na concretizao das determinaes da reunio.

8 Passo - Concluses e encerramento


Cabe ao presidente ou moderador encerrar com sucesso a reunio. Neste sentido importa: Sumariar as decises tomadas, realando os respectivos prazos; Fazer breve balano dos aspectos positivos adquiridos bem como das divergncias evidenciadas e dos obstculos a superar; Informar da elaborao cuidada e abrangente da acta/relatrio/nota/sntese que constitui a memria escrita dos resultados e o guia para a futura monitorizao e acompanhamento da execuo das decises (sempre que possvel, a acta apresentada no final da reunio e aps comentrios aprovada para envio posterior); Pode ser pertinente enviar cpia da acta a pessoas que no participaram na reunio (por exemplo, o responsvel de um sector que desempenha um papel importante na implementao das medidas decididas ou que ser afectado pela concretizao das mesmas); Concluir agradecendo a presena e a participao.

9 Passo Acompanhamento dos resultados da reunio


O xito da reunio aferido pelos seus resultados. No final da reunio ter de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja responsabilidade pode ser distribuda por cada participante, com um prazo de execuo e indicao clara de quem monitoriza o processo; Sem acompanhamento dos resultados das reunies, h o risco de perder parte do trabalho nelas realizado; Impe-se assegurar que o relator/secretrio prepare a acta ou relato o mais cedo possvel aps a reunio; Enviar cpia da acta provisria aos participantes, com pedido de observaes e comentrios dentro de um prazo til e com agradecimento pelos contributos; Remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que no puderam estar na reunio a acta definitiva, da qual constem: - Decises consensuais, concluses assumidas e recomendaes aceites; - Indicao dos compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas especficas de acompanhamento a realizar nos prazos acordados; Uma vez concluda a acta, o presidente ou moderador poder organizar um calendrio com notas e lembretes relacionados com a concretizao das decises tomadas; Antes da reunio seguinte, assegurar-se que os participantes redijam curtos relatrios de avaliao sobre o grau de implementao das medidas e decises tomadas; Manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao desenvolvimento dos trabalhos.

Alguns motivos de fracasso de uma reunio:


A reunio no era necessria. Os assuntos a tratar no exigiam realizao da reunio. O momento no era oportuno para realizar a reunio. A reunio foi realizada por motivos errados: uma reunio cujo contedo se esgote em falar sobre, discutir, criticar, desfazer, impor poder sobre outros, impressionar, resolver assuntos pessoais, sem objectivos concretos e sem resultados a produzir est condenada ao insucesso. Os objectivos da reunio estavam mal definidos: os objectivos no eram claros ou adequados. Os objectivos constituam obstculos e no desafios. No foram convocadas as pessoas certas: falta de decisor, substitutos que no podem tomar decises. Falta de controlo adequado: programa insuficientemente detalhado, horrios vagos, ausncia de um fio condutor, conflitos surgidos tratados desadequadamente, falta de liderana. Ambiente fsico no apropriado: local desconfortvel, recursos que no funcionam, interrupes que desconcentram.

BIBLIOGRAFIA E FONTES

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Silva, Alexandre R. C., Desenredo Como fazer reunies http://www.desenredo.com.br/Gerais/Reunio http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/index.asp http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm TenantNet - Planning and Facilitating Meetings http://www.tenant.net/Organize/meetings.html