Prezado(a) Cliente,

Este é o seu Guia Operacional. Aqui você encontrará orientações de

como acionar a Simpress sempre que precisar.

Nós trabalhamos diariamente para fazer valer a nossa missão: Tornar

a vida do cliente mais fácil! Por isso, disponibilizamos plataformas
diferenciadas que possibilitam uma gestão proativa e de rápida tomada
de decisão. Contamos ainda com uma equipe treinada e totalmente
preparada para realizar um atendimento personalizado, que acompanha e
prioriza suas solicitações sempre que necessário.

Nossos canais na web garantem disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por
semana, sempre com fácil navegabilidade para você encontrar informações,
consultar status dos chamados, gerar relatórios de faturamento e tirar as
suas dúvidas com a máxima agilidade.

Consulte este guia sempre que precisar saber com quem, como e
onde falar!

Bem-vindo(a) à Simpress!
 CONTEÚDO
SIMPRESS UX
- Conheça o Simpress UX 04

ATENDIMENTO
- Atendimento Técnico 05
- Atendimento Pós-venda 06
- Suporte às Soluções 07

CONSUMÍVEIS
- Gestão de Consumíveis 08

MONITORIA E CONTADORES
- Monitoramento do Parque 10
- Contadores 11

FATURAMENTO
- Faturamento 12
- Crédito e Cobrança 13

SOLICITAÇÕES
- Requisição de Novo Equipamento 14
- Re�rada de Equipamento 15
- Movimentação de Equipamento 16
- Devolução de Cartuchos de Toners 17

03
 Conheça o
Simpress UX
O Simpress UX (User eXperience) é uma plataforma criada exclusicamente para que
você faça a gestão do seu contrato com a Simpress de forma prática, estratégica e
transparente.

A gestão completa do seu

parque de forma on-line.

Acesse: ux.simpress.com.br

Também disponível
Nessa Plataforma, você poderá: na versão mobile.

Solicitar atendimento técnico;

Solicitar material de consumo;
Acompanhar Projeção de Consumíveis;
Abrir ticket de atendimento para dúvidas, sugestões ou reclamações;
Enviar contadores;
Analisar relatórios gerenciais;
Gerar relatório de pré-faturamento;
Emitir 2ª via de fatura.

Caso necessite de ajuda no primeiro acesso ao Simpress UX, nossa equipe estará
pronta para auxiliá-lo pelo telefone: (11) 2103-9753.

04
 Atendimento
ATENDIMENTO
Técnico
A Simpress possui uma equipe altamente capacitada para realizar os atendimentos técnicos e as
manutenções preventivas ou corretivas nos equipamentos e soluções desenhadas para a sua
operação.

Siga os passos abaixo para realizar uma solicitação de atendimento técnico:

1 Acesse o Simpress UX;

2 No menu superior, acesse Atendimento

Técnico > Solicitar Atendimento

3 Atualize o endereço sempre que necessário;

4 Caso precise consultar o status de uma solicitação,

acesse o menu Atendimento Técnico > Consultar Atendimento.

Para receber o atendimento de forma correta, atente-se aos seguintes pontos:

Mantenha o cadastro dos seus equipamentos sempre atualizado nos canais da Simpress;

Mantenha o número de telefone e endereço sempre atualizados em nossos cadastros;

Ao final de toda e qualquer visita técnica, será apresentada uma Ordem de Serviço para coleta
de assinatura e validação da solução realizada.

IMPORTANTE: Em alguns casos, conforme previsto em contrato, poderá ser gerado um

orçamento por dano acidental. Quando identificada essa situação, o técnico fará um termo
de ciência informando o dano causado. Em até 2 dias úteis, o responsável pelas aprovações de
orçamento na Simpress receberá um e-mail com o orçamento e a documentação do atendimento
realizado. Caso tenha alguma dúvida, sugestão ou crítica, entre em contato diretamente com o
Analista de Pós-venda pelo telefone: (11) 2103-9753 | Opção 9 Pós-venda).

Seu contrato não contempla um técnico residente? Então abra um chamado

e solicite os serviços pelo Simpress UX: ux.simpress.com.br.

05
 Atendimento
ATENDIMENTO
Pós-venda
A Simpress tem à sua disposição um serviço de atendimento exclusivo para solucionar
casos que necessitem de uma ação emergencial, evitando que a sua operação fique
indisponível e permitindo que você mantenha o foco no que é mais importante para os seus
negócios.

Nossa equipe é composta por profissionais

altamente treinados, com o conhecimento
necessário para prestar suporte e direcionar
os assuntos com a máxima presteza.

Além disso, o nosso atendimento é

personalizado, ou seja, você terá contato direto
com o mesmo analista sempre que nos acionar.

Este profissional será responsável por acionar as áreas internas para que cada demanda seja
devidamente tratada com a prioridade e a agilidade necessárias em cada situação. Ele acompanhará
todo o processo e o manterá informado sobre o status até a conclusão de sua solicitação.

IMPORTANTE: Ressaltamos que você deverá acionar o seu Analista de Pós-venda sempre que houver
uma ocorrência grave em sua operação!

Entre em contato com o Pós-venda: (11) 2103-9753 | Opção 9 Pós-venda.

06
 Suporte às
ATENDIMENTO
Soluções
A Simpress possui diversos softwares e soluções que atendem às suas mais variadas
necessidades, reduzindo custos, ampliando produtividade e gerenciando o seu parque completo.

Conheça algumas das nossas Soluções:

Bilhetagem
Permite a monitoria e a gestão completa dos recursos disponibilizados
aos usuários para impressões, cópias e digitalizações de documentos.

Pesquisável
OCR Pesquisável
Converte as imagens em PDFs pesquisáveis, facilitando a busca de
diversas informações.

Liberação via Cartão de Aproximação

Possibilita a retirada de impressão apenas com a aproximação de um
cartão no leitor do multifuncional, tornando os processos mais ágeis e
otimizados.

Caso precise de suporte à alguma destas soluções, disponibilizamos um canal para atendimento
através de Chat Bot.

Você encontrará soluções rápidas de problemas apresentados nas ferramentas (NDD, Papercut,
Prodimage, problemas com parada de ambiente, programação para reinstalações, bilhetagem,
dúvidas etc.) com fluxos de envio de dados para retorno de analista com orientações para
solução.

Para acessar esta opção do suporte, clique na botão “Fale Conosco” presente no canto direito da
tela após login no Simpress UX: ux.simpress.com.br

Envie um e-mail para a área de Suporte da Simpress: suporte@simpress.com.br

ou ligue para: (11) 2103-9613.

07
 Gestão de
CONSUMÍVEIS
Consumíveis
Buscando facilitar o seu dia a dia e melhorar a qualidade do nosso atendimento, realizamos a
Gestão de Consumíveis por meio de um sistema que identifica de forma automática quando há
uma troca de toner, possibilitando a reposição no inicio do mês subsequente, de acordo com a
quantidade de toners trocados, de forma correta, dentro do mês anterior.

Premissas exigidas para o bom funcionamento:

Equipamentos monitorados pelo Simpress On-Site;
Equipamentos Simpress (Exceto Ricoh e os modelos Xerox onde o cartucho for do tipo cera);
Toner reserva;
Trocas efetuadas corretamente (toner utilizado até o seu término);
Contato atualizado para recebimento dos alertas.

Fique atento aos seguintos pontos:

O processo proativo de toner se baseia nas trocas realizadas e não na produção do equipamento, não
detectando qualquer desvio de produção ou área de cobertura (possíveis causas de excedente de toner).

Sempre que houver falta de toner reserva ou necessidade de abastecimento para os equipamentos não
monitorados pelo Simpress On-Site (equipamentos Ricoh e modelos Xerox com cartucho de cera), o
toner deverá ser solicitado no Simpress UX: ux.simpress.com.br

Caso haja expectativa de alta produção e necessite de toner em maior volume, o gestor do
contrato deverá acionar o Analista de Pós-venda da Simpress através do e-mail do analista
responsável pelo contrato ou abrir um Ticket de Atendimento no Simpress UX:
ux.simpress.com.br

Com o Simpress UX é possível acompanhar a projeção* de consumíveis, identificando o total

de toners que serão abastecidos, as trocas antecipadas e efetuadas, além de pedidos reativos
do mês anterior e do mês vigente.

*Somente para os contratos cadastrados no processo de abastecimento Pró Ativo

Envie o e-mail para: monitoramentodeconsumiveis@simpress.com.br.

08
 Gestão de
CONSUMÍVEIS
Consumíveis

O sistema ainda emitirá um comunicado por e-mail nas seguintes situações:

Quando a troca for correta (não antecipada)

Será encaminhado um e-mail informando que, no mês subsequente, enviaremos o toner
proativamente (caso haja solicitação reativa, não será enviado).

Quando ocorrer uma troca antecipada

Será encaminhado e-mail informando que não haverá o envio do toner proativo e solicitando a
verificação do toner para utilizá-lo 100%. A não utilização do consumível até o seu término, poderá
ocasionar a cobrança de excedentes de toner.

O envio dos comunicados ocorrerá após horário comercial conforme as trocas monitoradas (para o último solicitante de toner ou
e-mail informado pelo cliente) ou mensalmente (consolidado mensal para o e-mail informado pelo cliente e gestor do contrato).

Envie o e-mail para: monitoramentodeconsumiveis@simpress.com.br.

10
09
 Monitoramento
do Parque
Realize a monitoria dos seus equipamentos a qualquer momento pelo Simpress UX. Esse canal
oferece diversos benefícios para a sua operação, permitindo o acompanhamento completo dos
equipamentos monitorados pela Simpress.

Para ter acesso a esse recurso, é imprescindível que o cliente tenha instalado o Simpress
On-Site (SOS), uma ferramenta simples e gratuita desenvolvida para coletar os contadores
remotamente, verificar os níveis de consumíveis e extrair diversas informações essenciais para o
gerenciamento de todo o parque de impressoras e multifuncionais.

Principais benefícios:
1 Monitoramento dos equipamentos para captura de contadores, visando assertividade ao processo de
faturamento;

2 Envio proativo de toner, evitando que o usuário tenha que entrar em contato com a Simpress para
solicitar novos insumos;

3 Controle de troca antecipada do cartucho e, por consequência, avisando ao usuário/gestor do contrato

sobre o procedimento realizado;

4 Possibilidade de fazer o inventário exato dos equipamentos em uso.

IMPORTANTE: Além das ferramentas de monitoramento disponibilizadas, a Simpress possui métodos de

comunicação que visam sinalizar aos clientes quando algum equipamento deixar de enviar informações
automaticamente. Essa comunicação é enviada aos administradores de rede cadastrados durante o projeto.
Para que essa sinalização seja efetiva, é importante que o cliente mantenha o cadastro dos responsáveis
sempre atualizado. Caso necessite atualizar seus contatos, envie os dados (nome completo, telefone e
e-mail) para: centraldeoperacoesequipesos@simpress.com.br.

Caso você ainda não tenha a ferramenta Simpress On-Site instalada, envie um e-mail
para: centraldeoperacoesequipesos@simpress.com.br.

10
 Contadores
O envio mensal de Contadores é imprescindível para que o Faturamento, a Entrega Pró-ativa
de Toner e os Atendimentos Preventivos ocorram da forma correta.

Através do Simpress On-Site, a coleta é feita automaticamente e você não precisa se preocupar,
pois ela assegura a qualidade e acuracidade dos dados e melhora, consideravelmente, a gestão dos
serviços prestados.

Caso haja algum equipamento que não

esteja sendo monitorado automaticamente,
os contadores deverão ser registrados no
Simpress UX.

Fique atento aos seguintes pontos:

Quando não for possível o acesso via web, os contadores dos equipamentos instalados
deverão ser encaminhados para o e-mail: infocontadores@simpress.com.br ou pelo telefone:
(11) 2103-9753 | opção 7, de segunda à sexta-feira, das 08h00 às 18h00.

Caso o equipamento mude de local ou ocorra alteração do responsável pelo envio dos
contadores, será necessário o envio de um e-mail com os novos dados (nome, telefone e
e-mail) para: infocontadores@simpress.com.br. O novo responsável pelo equipamento
receberá um e-mail automático solicitando o envio dos contadores.

IMPORTANTE: Na ausência das informações solicitadas acima, enviaremos um e-mail de notificação

contendo os equipamentos pendentes de contadores. Caso não haja nenhum retorno até o prazo final de
coleta, será efetuado o lançamento por média.

Caso você ainda não tenha a ferramenta Simpress On-Site instalada, envie um e-mail
para: infocontadores@simpress.com.br ou ligue para: (11) 2103-9753 | opção 7.

11
FATURAMENTO
Faturamento
A Simpress disponibilizará mensalmente o relatório de faturamento no Simpress UX
com o detalhamento de cobrança dos serviços contratados. Todo o processo será feito
digitalmente com a qualidade Simpress.

Após a liberação do faturamento, todos os arquivos referentes à cobrança serão disponibilizados

no próprio Simpress UX, tais como: nota, boleto, relatório final (Excel e PDF), boleto e
documentação fiscal (caso solicitado).

Além do canal digital, você poderá acionar, a qualquer momento, o Departamento de Faturamento
pelo e-mail: faturamento@simpress.com.br.

Em caso de dúvidas ou problemas com o seu relatório de faturamento, envie um

e-mail para: faturamento@simpress.com.br..

12
 Crédito e
FATURAMENTO
Cobrança
Algumas situações específicas serão tratadas diretamente com o Departamento de Cobrança da
Simpress.

Saiba quais são estas situações:

Envio da nota de cobrança;

Envio de boleto e documentação;

Negociação de fatura.

Suas dúvidas, solicitações ou esclarecimentos relacionados a crédito e

cobrança, poderão ser feitos através dos e-mails:
cobranca-dcc@simpress.com.br;

Ou ligue para (11) 2103-9753 opção 5.

Ambos serão direcionados para o analista responsável pelo seu contrato.

Envie um e-mail para a Área de Cobrança: cobranca-dcc@simpress.com.br

ou ligue para: (11) 2103-9753 | Opção 5 Cobrança.

13
 Requisição de
SOLICITAÇÕES
Novo Equipamento

Apenas o GESTOR DO CONTRATO

da sua empresa poderá solicitar
um novo equipamento.

Ele deverá acionar a nossa área Comercial e fornecer as seguintes informações:

Qual será o tipo de equipamento solicitado? (Multifuncional, Impressora, Scanner, etc.);

Quais as principais características do equipamento? (Exemplo: O Multifuncional terá

recurso Preto e Branco ou Colorido?);

Qual a média de impressão que o equipamento produzirá? (Color e Mono);

Qual será o formato de papel que o equipamento suportará? (A4 ou A3).

Será enviado um orçamento e, mediante a aprovação do cliente, providenciaremos a inclusão do

equipamento em seu contrato.

O prazo para envio do novo equipamento será informado a cada solicitação e poderá variar de
acordo com o endereço de instalação ou disponibilidade em estoque.

Haverá ainda a validação de dados para assegurar a entrega e a instalação do equipamento, que
serão realizadas no prazo de até 5 dias úteis após a entrega ou conforme cronograma de
implantação alinhado com a área de Projetos da Simpress.

Ao receber o equipamento, valide todos os itens da Nota Fiscal, comparando o que foi solicitado
com o que foi entregue e, caso haja alguma divergência, faça uma ressalva na Nota Fiscal ou, se
preferir, não receba o produto.

Caso ocorra a perda do equipamento após a confirmação de entrega, emitiremos a cobrança com
base no valor de Nota Fiscal do equipamento enviado.

Entre em contato diretamente com o seu Gerente de Relacionamento Simpress.

14
 Retirada de
SOLICITAÇÕES
Equipamento

Apenas o GESTOR DO CONTRATO

da sua empresa poderá solicitar a
desinstalação de um equipamento.

A solicitação de retirada deve ser feita por meio do Simpress UX.

Acesse Gestão de Parque > Retirada de Equipamentos > Nova Solicitação.

Entre em contato diretamente com o seu Gerente de Relacionamento Simpress.

15
 Movimentação
SOLICITAÇÕES
de Equipamento
Você poderá solicitar a movimentação do equipamento com o seu Gerente Comercial. Para
alteração de endereço de um ou mais equipamentos, utilize o Simpress UX e acesse
Gerar Ticket de Atendimento > Atualização Cadastral.

Logo após o preenchimento obrigatório do formulário, os dados serão encaminhados ao

departamento responsável, o qual retornará com todas as informações e orientações
importantes para que a sua solicitação seja atendida.

Ao realizar as solicitações, tenha em mãos as seguintes informações:

Solicitação de Movimentação Alteração de Endereço

Endereço Completo (com complemento); CNPJ válido e ativo;

Contato; Endereço Completo (com complemento);

Telefone e e-mail; Contato;

Todas essas informações devem ser Telefone e e-mail.

fornecidas tanto da origem como do
destino do equipamento.

IMPORTANTE: Para realizar a coleta do equipamento, será necessário fornecer o documento fiscal
para devolução.

Acesse o Portal Simpress UX: ux.simpress.com.br.

16
 Devolução de
SOLICITAÇÕES
CONSUMÍVEIS
Cartuchos de Toners
Siga os passos abaixo para realizar a devolução de cartuchos vazios, com
defeitos ou novos:

1 Acesse o Simpress UX;

2 No menu superior, vá em Consumíveis >

Solicitar Retirada de Toner Vazio ou
Retirada de Toner Cheio/Defeito;

3 Para a devolução de cartucho novo será necessário:

Emissão de Nota Fiscal de Devolução (empresas contribuintes);
Declaração Explicativa para o Transporte (empresas não contribuintes).

4 Para a devolução de cartucho com defeito ou vazio, será necessário:

Preenchimento detalhado da Solicitação de Coleta.

5 Forneça as informações abaixo, pois serão necessários para solicitar a coleta:

Quantidade;
Código do cartucho;
Contato (nome e telefone do responsável);
Endereço de retirada dos cartuchos;

Não será possível realizar a coleta sem a documentação correta.

Para saber mais instruções de uso dos cartuchos

de toners, acesse o portal Simpress UX.

IMPORTANTE: Cartuchos novos ou com defeito não devem ser devolvidos juntos dos vazios, pois não
serão contabilizados como retorno e podem gerar excedente de toner. Para a devolução do cartucho
vazio ou com defeito, utilize sempre a embalagem original.

Acesse o Portal Simpress UX: ux.simpress.com.br

ou ligue para: (11) 2103-9753.

17
www.simpress.com.br