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Como escolher o melhor CMMS

para o seu segmento de negócio 1
 ASSUNTOS
1 Definição dos seus requisitos básicos
2 Quem fará parte da escolha
3 Os 3 pontos de impacto na implementação de um sistema de gestão
de manutenção
4 Características essenciais e desejadas
a. Sistema de geração de relatórios
b. Integração com o ERP da empresa
c. Níveis de acesso por hierarquia
d. Modelo de monetização do fabricante do CMMS (licença ou ticket)
e. Conexão com IoT (Internet of Things)
f. Data de lançamento (idade do sistema)
g. Facilidade de uso - UX
h. Design - UI
i. níveis de Customização
j. Suporte técnico

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1. Definição dos seus requisitos básicos
É muito importante começar detalhando quais são os requisitos básicos que o seu
negócio necessita com relação a manutenção.

Esses requisitos devem levar em conta as carências e necessidades enfrentadas

atualmente assim como a solução.

Lembre-se que para realizar a gestão de manutenção, geralmente é necessário:

✓ Coordenar a(s) equipe(s) de manutenção
✓ Controlar o estoque de peças de reposição
✓ atender o seu cliente da melhor maneira possível
✓ Registrar e manter um histórico das ordens de serviço
✓ Dar treinamentos técnicos de modo a ter o técnico x nível x máquina correto
Enfim, avaliar todos os pontos que impactam a manutenção da sua empresa em
ordem de importância

Uma vez definidos os requisitos, busque conhecer um pouco mais sobre o que o
mercado oferece, pois muitas vezes um sistema pode ter uma funcionalidade que
você não sabia da existência, mas que seria extremamente valiosa e por isso deve
ser levada em consideração no momento da compra.

Também é importante entender que implementar um CMMS irá alinhar o seu

negócio a uma nova metodologia operacional com o intuito de ganhar eficiência.
É possível que você tenha que adaptar alguns processos ou solicitar que o CMMS
seja customizado, o que pode gerar um maior custo de aquisição, além da
integração com o seu ERP, se utilizar um.

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2. Quem fará parte da escolha
Consultar e envolver as pessoas certas nos estágios iniciais de sua pesquisa o
ajudará a chegar mais perto de escolher um CMMS adequado.
É muito importante começar detalhando quais são os requisitos básicos que o seu
negócio necessita com relação a manutenção.

Administradores de sistema e gerentes de manutenção: Essas pessoas

supervisionarão o uso diário do CMMS, por isso é muito importante envolvê-los no
início do processo para ajudar a obter adesão e melhorar a adoção do sistema.
Técnicos : Essas são as pessoas que mais usarão o CMMS, portanto, sua opinião
sobre recursos, usabilidade e boa vontade para adotar o software são cruciais.
Solicitantes : Os solicitantes de serviço devem desempenhar um papel importante
na ordem de serviço e seu processo.
Engenheiros de confiabilidade ou planejadores: Os engenheiros de
confiabilidade são a chave para usar um CMMS em todo o seu potencial e
alcançar um programa de manutenção preventiva bem-sucedido.
Gerentes de estoque : o gerenciamento de estoque é parte importante dentro do
CMMS, principalmente se existir controle de consignação e integração com o ERP.
Equipe de TI : Sua equipe de TI será importante em caso de integração com o seu
ERP ou infraestrutura existente.
Executivos : CEOs, CFOs e outros gerentes de nível executivo costumam usar o
CMMS para tomar decisões baseadas em dados.

Responda a pergunta “O que eu ganho com um CMMS?” para cada integrante de

modo que se saiba quais são as expectativas e necessidades.

Os executivos devem suportar e apoiar a decisão de compra. Você deve identificar

qualquer oposição de compra e contorná-la com fatos.

Se o software não possuir as ferramentas que sua equipe precisa ou os usuários

se recusarem a se adaptar a uma nova forma de fazer as coisas, seu
investimento será em vão. É por isso que é importante decidir quem deve ser
consultado ao escolher um CMMS e o que eles precisam do software de
manutenção.

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3. Os 3 pontos de impacto na implementação de
um sistema de gestão de manutenção
Existem 3 pontos que trarão impacto imediato caso venha a implementar um
sistema de gestão de manutenção (CMMS)

1. Aumento da Produtividade: Isso se dá através da economia de tempo em

tarefas que tem baixo valor agregado, ou seja, tarefas que podem ser
automatizadas e tratadas pelo software liberando os colaboradores para
realizarem a sua atividade principal.
2. Automação de tarefas: Equipes sem um CMMS ou mesmo com sistemas
antigos possuem baixíssima automação, ou seja, as tarefas são executadas
manualmente e repetidas diversas vezes da mesma forma para que sejam
finalizadas (caso do Excel). No caso de sistemas de gestão antigos, ocorre um
fenômeno interessante pois seu negócio depende e concentra tudo nele, porém
sua dificuldade de uso torna o seu setor de manutenção bastante improdutivo.
Além disso os técnicos costumam não preencher os dados corretamente devido
ao grande número de informações necessárias, onde se perde muito tempo
entrando com dados no sistema.
Lembre que quanto mais informações os gestores quiserem captar e não utilizarem
essas informações para gerar melhorias, será uma completa e total perda de tempo
gerando improdutividade para a equipe.

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3. Acesso à informação e registro: É muito importante ter a informação
necessária na palma da sua mão e com um sistema responsivo, inclusive no
celular, caso contrário haverá uma perda de tempo e dinheiro muito grande
devido à falta de organização e retrabalho.
Ao mesmo tempo é essencial que exista o registro dessas informações, pois
todos os sistemas de gestão de manutenção precisam garantir 8 níveis de
registro de informações.
Isso porque as normas de manutenção centradas em confiabilidade como a
IEC 60300 3 11, SAE 10111012 ou mais recentemente a ISSO 55000 exigem que
para construir um FMEA (Análise de Modos de Falha e seus Efeitos) existam 8
níveis de componentes cadastrados, que são:

1. Instalação (Empresa)
2. Área
3. Subárea
4. Linha
5. Máquina
6. Equipamento
7. Conjunto
8. Componente

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3. Características essenciais e desejadas.
Um sistema de CMMS deve possuir algumas características essenciais e outras
desejadas. Abaixo citamos várias dessas características explicando porque
devem ser avaliadas com peso alto no momento de escolher um CMMS.

a) Sistema de geração de relatórios

Todas as informações introduzidas no seu sistema de gestão irão gerar KPI’s ou
indicadores, que permitirão gerar relatórios para análise e entendimento do que
precisa ser corrigido. Existem alguns fabricantes que se vangloriam de possuir
centenas de relatórios pré-configurados.
Isso é um conceito antigo e também faz parte de sistemas antigos. Nos sistemas
mais modernos você só deve gerar relatórios quando precisa estudar o
comportamento de um indicador ou quando precisa realinhar um processo que
não está funcionando, por isso não são necessários centenas de relatórios que
você praticamente quase nunca utilizará.

O mais inteligente e correto é ter um sistema capaz de monitorar os KPI’s com

metas de modo que o sistema alerte quando ocorrer um evento, ou seja, qualquer
parâmetro que você estabeleceu e que não foi cumprido.

A plataforma Manu transforma todos os dados em KPI’s (Key Performance

Indicators) e monitora-os automaticamente, inclusive os SLA’s (Service Level
Agreements) lhe avisando quando algo sair do planejado, de modo que o gestor
recebe uma alerta no dashboard ou notificação no celular com o aviso de que
algo está fora do planejado.
Assim temos um sistema proativo que fica de olho monitorando por você, ao invés
de um sistema reativo em que a falha só será descoberta se gerado um relatório e
analisado qual regra ou padrão foi quebrado.
Essa funcionalidade de monitoração e alerta automático de SLA’s e KPI’s é um
diferencial muito grande que o seu sistema de CMMS deve possuir, uma vez que
agrega muito valor a sua operação pois permitirá uma melhoria contínua da
performance da sua equipe e melhoria da satisfação do seu cliente com relação
ao pós-venda, o que gera fidelização e promoção da sua marca.

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b) Integração com o ERP da empresa
Caso sua empresa tenha um porte
maior e possua um ERP, ou seja, um
sistema gerencial completo, é muito
conveniente que exista a integração do
seu CMMS com esse ERP, normalmente
fornecido por outro fabricante.
Sistemas de CMMS que não são
integrados tornam a manutenção mais
trabalhosa e manual pois muitas
informações como controle de
estoque, pedidos de compra de peças
de reposição, orçamentos, cadastros
de ativos, etc não estarão presentes
e/ou sincronizados entre ambos os
sistemas.
Os fabricantes confiáveis de CMMS
possuem uma API (Application
Programming Interface) aberta que é
uma interface com as regras para
fazer a integração com outros
sistemas, normalmente através de um
webservice, onde a troca de
informações é criptografada.
De posse dessa API, o fabricante do
ERP poderá integrar o CMMS
buscando as informações deste
sistema e trazendo-as para dentro do
ERP, e vice-versa.
Como os sistemas CMMS são
especialistas, normalmente
oferecem diversas funcionalidades
e aplicações que o ERP não possui,
pois este é generalista e não se
aprofunda bastante em cada
departamento do seu negócio.
Se a integração for realmente
necessária, o preço dela deve ser
contabilizada no cálculo do custo de
aquisição e ROI do seu sistema de
CMMS.
Para saber mais informações sobre o
ROI para sistemas de CMMS, utilize
nosso e-book que lhe ensina a
calcular o ROI e comprovar com
diversos argumentos para o seu CEO
ou CFO do porquê sua empresa deve
contratar um CMMS moderno o mais
rápido possível, evitando perda
financeira mensal.
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c) Níveis de acesso por hierarquia
Isso é muito importante pois cada usuário de um sistema de CMMS não precisa e
nem deve ter acesso a informação considerada restrita, como salários dos
técnicos, custos de contratos de manutenção, etc.

Dessa forma, um solicitante ou o usuário que vai abrir um chamado ou ordem de

serviço enxergará apenas uma interface com as informações necessárias para
abrir ou verificar o status de um chamado, de modo que a utilização por parte
desse usuário será simples e agradável.

Já um técnico de manutenção terá acesso a todas as informações necessárias

para prestar o seu serviço de forma simples e eficiente. Ele não precisa acesso a
informações dos colegas ou gerações de relatórios.

Por outro lado, um gestor ou administrador precisa ter acesso a todas as

informações para gerir a equipe e a manutenção dos ativos.

Ou seja, imaginem um CMMS que não possui níveis de acesso e a confusão que
isso causaria no dia a dia do seu negócio com diversos usuários acessando
informações desnecessárias e até restritas.

Abra o olho e não aceite esse tipo de sistema.

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d) Modelo de monetização do fabricante do CMMS (licença ou ticket)

Existem basicamente esses 2 modelos de cobrança utilizados pelos fabricantes,

uma vez que atualmente é raríssimo que um cliente compre licença permanente
ou mesmo um sistema on-premise, face as desvantagens que esse modelo
enfrenta com relação ao SaaS (Software as a Service) e PaaS (Platform as a
service).

A maioria dos fabricantes vendem software como um serviço e cobram uma

licença por cada usuário que utiliza o sistema. Para poder flexibilizar os valores
das licenças entre os diferentes clientes, criam 3 ou 4 níveis de produto, desde a
utilização básica até uma avançada ou customizada.

A tendência moderna, aponta um crescimento muito grande de sistemas num

formato de plataforma (PaaS ou Platform as a Service). Uma plataforma é um
sistema que integra quem solicita um serviço (requisitante ou cliente) com quem
provê esse serviço (Fabricante ou Fornecedor). A Uber é um caso clássico de
plataforma pois conecta os solicitantes do serviço de transporte, ou seja, que
necessita ser transportado com os motoristas, que são nesse caso os
fornecedores.
Dessa forma os sistemas de plataforma cobram uma comissão pela prestação do
serviço de realizar essa conexão. Essa comissão pode ser fixa quando o serviço é
sempre o mesmo ou variável quando o serviço oferece variação, como no caso da
UBER com relação a distância transportada. Chamamos esse modelo de cobrança
por ticket ou por demanda.

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 Uma plataforma pode agregar os dois modelos,
tanto licença quanto ticket no momento de
conectar externamente.

Por exemplo, se sua empresa é uma cliente ou

tomadora dos serviços, pagará uma licença por
usuário para operar o sistema.

Para que o fornecedor tenha acesso ao

lançamento dos dados de manutenção, pagaria
por ticket ou ordem de serviço

Isso significa que o cliente terá um custo fixo com licenças e o fornecedor um
custo varável por ticket que atender desse cliente.

Caso o fornecedor compre as licenças, normalmente o cliente não tem custo para
acessar o sistema e ter as informações.

A Plataforma Manu inovou esse conceito e trabalha para que o cliente se

relacione com todos os seus fornecedores e para que o fornecedor se relacione
com todos os seus clientes. A operação desse sistema é bastante complexa
porém evita a perda de informações e falta de comunicação entre sistemas
utilizados por clientes e fornecedores, já que o mercado nasceu assim.

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e) Conexão com IoT (Internet of Things)
Os sistemas de CMMS modernos possuem conexão som sensores de IoT, ou seja,
permitem que vc monitore diversos sensores a distância automatizando a
manutenção preditiva, onde a monitoração de determinados parâmetros oferece
o melhor ponto de troca de peças ou calibração do equipamento.

No caso da plataforma Manu, esse aspecto fica ainda mais ampliado por se tratar
de uma plataforma, então um cliente pode por exemplo monitorar a temperatura
de uma sala de CPD e em caso de problema no sistema de ar condicionado, criar
uma ordem de serviço automaticamente e enviar ao técnico da equipe interna de
manutenção ou mesmo ao fornecedor para o gestor ou técnico responsável pelo
atendimento daquele contrato. Tudo isso torna o chamado rastreável e muitas
vezes o cliente nem sabe que o equipamento está com problema, mas o
fornecedor já saberá e poderá agir rapidamente.

É possível integrar mais de 70 tipos de sensores e monitorar máquinas quanto ao

seu funcionamento remotamente. Quando associamos esse monitoramento a um
sistema de alertas automático, entendemos que esse tipo de CMMS elimina
aquela pessoa que fica olhando para dashboards com medidores ou luzes
indicadoras de mau funcionamento. Ou seja, vc poderá descansar tranquilamente
em qualquer lugar com cobertura de celular que o CMMS lhe avisará através de
uma mensagem caso algo errado aconteça, da forma mais imediata possível.

Imagine o que sua empresa economizaria com pessoas que não precisam ficar de
plantão para monitorar parâmetros críticos ou mesmo a economia de
deslocamento gerada. Ao mesmo tempo a informação estará armazenada
indicando exatamente o momento que o problema ocorreu ligando o problema ao
fato gerador com diagnóstico preciso.

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Por exemplo, você poderia monitorar a corrente de um fio de aterramento e saber
o exato momento que ocorreu uma descarga atmosférica. Com esse dado
poderia comprovar para a concessionária que o defeito veio pela fiação elétrica
conseguindo acionar o seguro ou responsabilizar a concessionária elétrica pelo
defeito ocorrido, gerando ressarcimento do prejuízo.

No caso da indústria 4.0, essa é uma tendência consolidada e que aumenta cada
vez mais à medida que a sensorização se torna mais barata e popular.
Normalmente esses sensores de IoT tem custo adicional mensal em função do
sensor e pelo tempo que são utilizados, já que necessitam de uma estrutura de
software de repositório de dados, de gateways para conexão de vários sensores
(endpoints).

Outro ponto muito importante é que o CMMS consiga programar os sensores e

atualizá-los com tecnologia OTA (Over The Air) utilizando o WiFi do cliente ou
mesmo com tecnologia LoRaWan (Long Range Network), assim como vincular o
endpoint(sensor) com qualquer ativo do cliente por um determinado tempo.

Atualmente, existem sensores que funcionam por até 5 anos ou mais com apenas
uma bateria de R$5,00 como a CR2032, redundância, precisão e ótima
confiabilidade. Obviamente isso depende da frequência de leituras.
Outro exemplo poderia ser o monitoramento de freezers que contém produtos
caros ou importantes e não podem ficar sem refrigeração. Motores que não
podem possuir vibração excessiva, enfim, o volume de aplicações é realmente
muito alto e praticamente depende apenas da necessidade e imaginação do
cliente.

A grande vantagem de ter um CMMS com IoT é ter rastreabilidade e alerta

imediato, além de poder usar algoritmos customizados de análise de dados para
buscar insights de comportamento dos sistemas e antecipar prováveis problemas.

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f) Data de lançamento
Modernizar um sistema criado há 10 ou
mais anos atrás tem um custo muito
maior para o fabricante do CMMS do
que fazer um sistema novo, pois o
sistema foi programado em uma
linguagem antiga, que está
ultrapassada e muitas vezes não
compatível.
Além disso as linguagens de
programação modernas e estruturadas
permitem um desenvolvimento mais
barato, rápido e eficiente do que as
antigas. Não é necessário falar que hoje
praticamente dobramos o
conhecimento a cada 2 anos, então
imagine a dificuldade em design (User
Interface) e simplicidade de uso (User
Experience) de um software feito há
mais de 5 anos.
Quando se trata de operação com
smartphones e plataformas web na
nuvem, com webservices, etc, essa
idade do software pesa ainda mais. Isso
porque a evolução da tecnologia e das
linguagens de alto nível cresceu
exponencialmente nos últimos 5 anos,
basta constatar que os sistemas mais
antigos não possuem acesso a
inteligência artificial, modelagem por
realidade virtual, integração com IoT
(Internet of Things), monitoramento
automático de KPI’s, etc.
Além disso, os sistemas antigos
carregam vícios, uma vez que a
própria manutenção evoluiu muito
nos últimos anos, principalmente
em função da forma como é feita
e do impacto do avanço da
tecnologia.
Sistemas antigos, principalmente
os modelos on-premise (rodam no
servidor interno do cliente)
acabam sendo extremamente
limitados e isolados, além de
inseguros.
Esse sistema só deve ser escolhido
no caso de um segmento
altamente complexo e que foi
desenvolvido sob medida.
Normalmente esses sistemas são
bastante caros pois não possuem
escalabilidade ou atualização já
que não acompanharam a
evolução da tecnologia.
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Sistemas antigos frequentemente
necessitam da intervenção do
fabricante para portar o banco de
dados deixando o cliente preso ao
fabricante, de modo que você
pagará caro e será refém devido
aos anos de informação
acumulada nesse sistema que
você não pode abrir mão.
Ele resistirá perder você como
cliente e tenderá a negociar
valores, inclusive dizendo que
uma nova versão será lançada,
etc.
Verifique se consegue pelo menos
exportar sua base de dados para
um Excel ou algum outro formato
de banco de dados que permita o
aproveitamento desse histórico de
utilização.
No caso da plataforma Manu, podemos
orientar-lhe sobre como fazer essa
migração de histórico a partir de
diversos sistemas.
Caso vc trabalhe com sistemas em
Excel por exemplo, a segurança da
gestão de manutenção se torna ainda
mais crítica uma vez que é possível
perder todas as informações muito
facilmente já que o Excel é uma
planilha de cálculos e não um banco de
dados estruturado com vínculos.
Existe chance alta de perder
compatibilidade nas macros, de um
operador salvar um arquivo
corrompido, de um funcionário sair da
empresa e levar o sistema e as
informações junto, etc.
Falaremos mais sobre os riscos de
operar um sistema de manutenção
baseado em planilhas Excel e papel
num post específico no nosso blog
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g) Facilidade de uso (UX – User eXperience)
Umas das principais reclamações dos usuários de sistemas mais antigos, e
mesmo sistemas novos que não utilizaram um framework de programação
moderno é a dificuldade de utilização.

Muitos clientes de CMMS vêm trocando seu sistema por sistemas mais simples de
serem utilizados e eficientes. Sistemas com menor volume de informações, porém
muito mais inteligentes e conectados.

Os sistemas feitos atualmente levam muito em consideração a experiência do

usuário na utilização do software. De nada adianta ter um software que lhe
economize tempo operacional e por outro lado lhe faça gastar esse tempo
entrando com dezenas de informações ou mesmo navegando no sistema entre
diversos menus e páginas para ter os dados organizados. Isso é o legítimo trocar 6
por meia dúzia.

O CMMS moderno possui dashboards com os indicadores sob a forma de gráficos

interativos onde com apenas um ou dois clicks você consegue chegar na
informação mais relevante.

Além disso quase toda a organização dos menus e submenus deve estar
associada aos Ativos, equipes, clientes e fornecedores.

Ou seja, a utilização de um CMMS deve ser intuitiva e idealmente se você conhece

manutenção, deve ser capaz de operar o sistema quase sem nenhum
treinamento, ou apenas com poucos tutoriais.

Na Manu, trabalhamos sempre com o objetivo de reduzir clicks, isto é, torná-la

mais simples e eficiente.

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h) Design (UI – User Interface)
A disposição das informações e a qualidade que essas informações são
mostradas falam muito do CMMS.

É como você entrar numa loja bonita e harmonizada ou em outra toda

bagunçada, com cores que lhe tiram o foco. Se observarmos o próprio google,
existe uma busca incessante por tornar a página agradável de navegar, campos
com bordas arredondadas e uma identidade visual agradável aos olhos,
mostrando profissionalismo.

Quando for comprar um CMMS, veja se o design lhe atrai, afinal você
provavelmente verá a mesma tela muitas vezes por dia e por bons anos.

Normalmente o design entrega a idade do produto. Preste atenção pois o

conteúdo e as funcionalidades são importantes, porém o design torna a operação
diária muito mais agradável.

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i) Níveis de Customização
Essa talvez seja uma das maiores dificuldades atuais dos fabricantes de CMMS,
isso porque dentro de um mesmo segmento, as empresas costumam trabalhar de
forma diferente e usar ERP’s diferentes.
Todos os clientes buscam um
CMMS que consiga chegar o mais
próximo possível da sua maneira
de operar, da sua zona de
conforto, afinal já opera dessa
forma há anos e apenas quer
ganhar eficiência, mas sem
alterar sua forma de trabalhar.

Sinto dizer que muitas vezes isso

não é possível pois muitos
sistemas de CMMS não são
completamente customizáveis. A
razão disso é a dificuldade de
fazer o software evoluir com
tantas versões em tantos clientes Não esqueça de ler nosso e-book
diferentes. Muitas vezes quando sobre como calcular o Retorno de
os desenvolvedores Investimento (ROI) para sistemas
implementam uma melhoria no de CMMS / EAM, assim vc estará
sistema, alguns clientes não a apto a comprar o melhor sistema
querem, ou mesmo são gerados para a sua necessidade pelo
novos bugs devido a melhor preço, comprovando que
customizações para um cliente irá economizar dinheiro todo
específico. mês, recurso esse que poderá ser
aplicado em outras melhorias.
Então essas customizações são
geralmente limitadas, porém os Um grande abraço e boa sorte na
sistemas modernos são muito sua jornada!!
mais flexíveis quanto a isso. Mais
uma vez a idade do sistema se
torna muito importante.

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Venha conhecer como a plataforma Manu consegue entregar
muito mais valor para a sua empresa.

Agende aqui uma demonstração da plataforma

www.manu2b.com Contato via whatsapp