e-book

JUSTIFICANDO FINANCEIRAMENTE A COMPRA DE UM

SOFT WARE DE GESTÃO DE MANUTENÇÃO - CMMS
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ASSUNTOS
1 Introdução
2 ROI de um Sistema CMMS
3 Como calcular o ROI
4 Precificar outros benefícios de um CMMS
5 CMMS comum x Plataforma Manu
6 Economia com Call Center
7 Determinando o custo de um CMMS
8 Quantifique o valor de um CMMS
9 Créditos

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 CAPÍTULO 1

Introdução

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Introdução
Os CFO’s e CEO’s estão sempre abertos a novas
maneiras de aumentar a margem de lucro ou o
valor da empresa, tornando-a mais competitiva.

Fazer diferente, de uma forma mais eficiente,

agregando tecnologia, são soluções geralmente
buscadas e aplicadas pelos gestores do negócio.
Contudo, o primeiro ponto que o gestor avalia
em algo novo é a viabilidade financeira de um
projeto.

Termos como payback e ROI, muitas vezes não

são conhecidos pela equipe de técnicos ou
gestores de manutenção, em função da própria
formação focada no desenvolvimento técnico.

No entanto indicadores financeiros relativamente

simples são usados quando é preciso provar a
necessidade de um investimento, como por
exemplo, a troca de um equipamento ou a
aquisição de um software.

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5
Como podemos provar
financeiramente que é um bom
negócio investir em um software de
gestão de manutenção – CMMS /
EAM?
Quando falamos de manutenção, as
principais ineficiências incluem o
tempo de inatividade não programado,
tempo de reparo alto e uma percepção
bastante limitada dos custos
envolvidos nas atividades necessárias
para o reparo.
Neste e-book vamos lhe ajudar a
saber como:
• Calcular o ROI (Retorno Sobre
Investimento) na aquisição de um
sistema de gestão de manutenção
(CMMS / EAM);
• Entender as vantagens de possuir
um sistema de gestão de
manutenção.

Quando implementado de forma

correta, um CMMS (software de gestão
de manutenção) pode eliminar essas
ineficiências, inclusive trazendo outros
benefícios não financeiros.

Veja mais sobre isso no texto 10

benefícios do uso de um CMMS.

Você pode agendar a manutenção

preventiva (PMs) rapidamente mesmo
com alto volume de equipamentos,
verificar o estoque para garantir que
os técnicos tenham as peças
necessárias em tempo hábil, visualizar
registros de manutenção.

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 CAPÍTULO 2

ROI de um
Sistema CMMS

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ROI de um sistema CMMS
Um bom software nunca vem de graça, necessita tempo de implementação, adaptação e
investimento financeiro.

Qual é o Retorno de Investimento (ROI) de um software de gestão de manutenção (CMMS)?

A fórmula de cálculo é bastante simples e você precisa de apenas duas variáveis para calcular o
ROI:

(Valor CMMS – Custo CMMS) / (Custo CMMS)

O CUSTO do CMMS é relativamente simples Já o VALOR do CMMS é mais difícil de

de encontrar e você precisa entender o
modelo de venda do fabricante do software.
Normalmente esse software fica na nuvem e
usa modelo SaaS cobrando uma licença de
cada usuário.
Existe também o modelo de ticket que cobra
um valor por cada ticket gerado, por exemplo
um valor pequeno por cada ordem de serviço
gerada.
Esse último é mais moderno e permite acesso
a muitas funcionalidades pagando
proporcional ao volume da sua atividade de
manutenção. Geralmente tem um valor menor
que o valor por licença e se adapta a qualquer
tamanho de negócio.
Vamos voltar a esse assunto mais adiante.
encontrar, porém é bastante factível. Existem
vários estudos realizados em diversos países,
principalmente USA, demonstrando que uma
empresa pode economizar com sistemas de
gestão de manutenção.
Segundo o departamento de energia dos
EUA, uma empresa pode economizar de 12%
a 18% dos custos apenas utilizando-se de
Manutenções Preventivas (Um CMMS
organiza a agenda e coloca essa atividade no
piloto automático).
Poderíamos citar outros estudos porém são
facilmente encontrados na internet.
Além desses estudos, você pode calcular
rapidamente o ROI de um CMMS com base
em como ele aumenta a produtividade dos
técnicos.

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 CAPÍTULO 3

Como calcular o
ROI
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Calcular o ROI com base na
produtividade do técnico
Com base nos estudos feitos pelas empresas que fornecem sistemas CMMS, existe um aumento de
produtividade de pelo menos 20% quando se migra do papel ou planilha excel para um CMMS móvel e
12% quando se migra de um CMMS de desktop (on premise) para um CMMS móvel.

Para atribuir os valores você precisa de mais 2 números:

1. O salário médio do Técnico por hora, porém lembre-se que no Brasil a empresa geralmente paga
cerca de 80% de encargos que devem ser considerados no cálculo.

2. A quantidade de Técnicos na sua equipe de manutenção.

Desta forma, teremos:

VALOR DO CMMS = (salário médio por hora dos Técnicos) x (horas de trabalho por dia)
x (dias úteis por ano) x (nº de Técnicos) x (% aumento de produtividade).

Assim, substituindo esse valor na fórmula anterior que possui o Custo CMMS, você terá o ROI anual com
base na produtividade do Técnico.

9
Exemplo
Digamos que o valor do salário de um Técnico é R$2.500,00, que acrescido de 80% de encargos
trabalhistas ficaria em R$4.500,00 e estamos migrando do papel ou excel para um CMMS móvel.

Além disso, temos 10 Técnicos de manutenção na equipe e com a migração para o CMMS vamos
pagar R$20.000,00 por ano de custo com licenças.

Então o ROI baseado na produtividade do técnico seria de:

ROI da produtividade do Técnico = [(R$4.500 salário e encargos x 8h/dia x 261

dias úteis/ano x 10 técnicos x 20% produtividade) – R$20.000,00/ano de Custo)] /
(R$20.000,00/ano de custo)

ROI da produtividade do Técnico = 938%

Esse ROI significa que o retorno pelo uso do sistema de gestão foi 9,38 (Quase 10 vezes maior) do
que o valor investido nele, isso somente no primeiro ano!

Normalmente uma empresa calcula o ROI para cerca de 5 anos, o que demonstra que a aquisição do
sistema irá gerar um retorno de 47 vezes o valor do investimento nele.

Ou seja, somente com esse argumento e nesse caso, é possível convencer o CEO que está
perdendo dinheiro se não investir num sistema de CMMS móvel!

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 CAPÍTULO 4

Precificar outros
benefícios de um
CMMS
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Precificar outros benefícios/valores
de um CMMS
Além de calcular o valor de aumentar a produtividade dos Técnicos, você pode incluir outras áreas de
valor.

Estimativa de produtividade administrativa.

Faça um cálculo semelhante ao que você fez para os Técnicos no exemplo da página anterior.

Porém, em vez de usar as mesmas porcentagens de produtividade que você fez para os Técnicos,
estime a produtividade para os administradores. Ao fazer essa estimativa, considere o tempo
economizado de remover papel e manter os dados em um sistema centralizado e com informação
rapidamente encontrada..

Dica: Veja as funcionalidades oferecidas pela Manu e defina se alguma funcionalidade

específica poderá reduzir seu custo ainda mais

Estimativa da produtividade do almoxarifado. Estimar o custo de auditorias com falha.

Se a sua empresa tiver um almoxarifado
administrado por um gestor, estime um aumento
na produtividade, tomando como base em como
será mais fácil manter o inventário.
Por exemplo, quando um técnico adiciona uma
peça a uma ordem de serviço na Manu, a
quantidade que será utilizada é automaticamente
deduzida do estoque. Isso atualiza as contagens
de estoque em tempo real.
Os gestores também podem criar pedidos de
compra rapidamente com um CMMS. E quando o
pedido é satisfeito, a quantidade é atualizada
automaticamente no sistema.
Empresas de alguns segmentos são auditadas
por órgãos do governo ou certificadoras para
processos de manutenção preventiva.
Se a empresa não puder fornecer documentação
de manutenção de equipamentos, ela será
multada ou não receberá a certificação.
Com um CMMS, é possível acessar os
agendamentos de MP e os registros históricos de
manutenção de ativos com apenas alguns
cliques. Você também pode gerar relatórios e
documentação em formato PDF para dar aos
auditores.

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 CAPÍTULO 5

CMMS comum
x
Plataforma Manu
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CMMS comum x Plataforma Manu
Quando ao invés de utilizar um CMMS móvel comum, você utiliza uma plataforma de manutenção
como a Manu, onde seu cliente é envolvido na operação, muito valor é agregado nessa cadeia.

Então você terá outras reduções de custo que impactarão bastante o ROI. Veja abaixo:

Estimar o custo de um call center dedicado a serviços

Em função do seu volume de clientes, muitas empresas possuem um call center próprio ou
terceirizado para atender os clientes e introduzir os dados do chamado no sistema.

O custo médio de um atendente de call center terceirizado no Brasil varia entre R$3.500,00 a
R$12.000,00 dependendo da qualificação.

Mas porque é tão caro? Lembre-se dos 80% de encargos e da margem de lucro da empresa
terceirizada, passivo trabalhista, etc.

Como a Manu é uma plataforma e possui um APP móvel e portal para o cliente abrir facilmente o
chamado, é possível eliminar ou reduzir esse call center adicionando muita eficiência ao processo.

A Manu consegue automatizar o fluxo de entrega da ordem de serviço fazendo com que o técnico
certo receba o chamado do cliente instantaneamente, reduzindo e monitorando o tempo de resposta,
aumentando a satisfação do cliente e também reduzindo o estresse e trabalho do gestor no contato
com o cliente e técnico de campo.

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 CAPÍTULO 6

Economia com
Call Center
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Economia com Call Center
Para calcular a economia com o call center você precisará saber os 6 itens abaixo:

1. Custo médio mensal por PA (Atendente receptivo para pós-venda);

2. Quantidade de PA's atual;

3. Quantidade de PA's após aplicação da solução. Lembre que você não vai cortar o call center todo
ao mesmo tempo pois alguns clientes inicialmente optarão por usar o telefone. Normalmente a
redução fica em torno de 80%;

4. Número médio de chamados/mês. Isso é importante para calcular o tempo que cada técnico irá
economizar pois é proporcional ao volume da chamados. o precisará perder tempo falando com a
operadora do call center, procurando o fone do cliente, ligando para o gestor, etc.

5. Tempo médio gasto na operação de contato com o cliente(h) antes da implementação do CMMS
(veja que o CMMS precisa ter um APP ou forma do cliente abrir o chamado sem passar pelo call
center);

6. Redução do tempo de resposta(h) do técnico para o cliente, pois o técnico não precisará perder
tempo falando com a operadora do call center, procurando o fone do cliente, ligando para o gestor,
etc.

Além dos benefícios financeiros, o CMMS baseado em plataforma agrega diversos outros valores ao
negócio do cliente, mas isso é tema para outro e-book e você pode verificar no site da Manu, onde
citamos os valores agregados por segmento de negócio.

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 CAPÍTULO 7

Determinando o
custo de um
CMMS

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Determinando o custo de um CMMS
Existem 5 custos principais a considerar antes de comprar um CMMS:

1 - Custo das Licenças

Você verá que muitos provedores cobram por usuário. Na Manu, definimos um usuário como
. qualquer pessoa que precise criar e atualizar ordens de serviço ou gerar relatórios.

Para encontrar o custo das licenças, acesse a página de planos ou preços do provedor CMMS.

Estes são geralmente técnicos, administradores e gerentes. As pessoas (seus clientes externos ou
internos) que precisam de acesso somente para solicitações ou somente para visualização ganham
licenças gratuitas.

Por exemplo, se você escolher um plano de preços por R$169,00/mês e a empresa tiver 5 Técnicos, 1
administrador e 1 gestor, o custo das licenças será de 7 usuários x R$169,00/mês = R$1.183,00/mês

2 - Custo do Ticket (ordem de serviço)

Alguns fornecedores de CMMS usam a cobrança por ordem de serviço ao invés de cobrar por
licença. Isso traz inúmeras vantagens pois você tem acesso a um número ilimitado de técnicos e
paga somente pelo que utilizar.

No caso da Manu, o custo do ticket varia de R$3,00 a R$10,00 por chamado ou ordem de serviço em
função do volume e do seu segmento. Quanto maior o número de chamados, menor o valor do
ticket.

Caso seu cliente possua a Manu, é possível você como fornecedor pagar apenas pelos chamados
criados pelo cliente para a sua empresa, que normalmente é mais vantajosa que o pagamento por
licença. Porém trata-se de um custo que irá variar mensalmente em função do seu volume de
chamados desse cliente. Se por exemplo seu negócio diminuir ou a sua eficiência aumentar, estará
pagando menos automaticamente pois terá menos chamados.

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Determinando o custo de um CMMS
3 - Custo de implementação

O custo da implementação pode custar tempo ou dinheiro adiantado.

Por exemplo, se você tiver centenas ou milhares de ativos e precisar de ajuda para importá-los para o
CMMS, o provedor oferecerá esse serviço por uma taxa já que envolve tempo de cadastro e vínculos.

Eles também podem ajudá-lo a organizar seu sistema para o sucesso futuro. Empresas menores, no
entanto, geralmente podem fazer isso por conta própria com tutoriais e suporte incluídos no plano
original.

Em ambos os casos, é necessário tempo para a implementação. Com base no tamanho da equipe e
nas responsabilidades de manutenção, o provedor do CMMS pode avaliar quanto tempo levará para
implementar.

Caso você use o CMMS como standalone, ou seja, independente de outro sistema, basta importar os
dados e criar os vínculos.

Mas se caso você utilize o CMMS integrado com um ERP, será necessário avaliar o custo de horas da
equipe do fornecedor do seu ERP, assim como, o custo de horas do fornecedor do CMMS.

No caso da Manu, é disponibilizada uma API que é entregue ao fabricante do ERP e permite a ele
fazer a integração rapidamente e praticamente sem custo do lado da Manu para a sua empresa.

Dica: A importação de dados é mais complexa em sistemas CMMS que funcionam como
plataforma (SaaP) como a Manu por exemplo, pois usa banco de dados relacional e é
necessário gerar os vínculos entre os campos a medida que os ativos são cadastrados.

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Determinando o custo de um CMMS
4 - Custo de Treinamento

O custo do treinamento é baseado no tempo. Por isto, a pergunta que você precisa responder é:
Quantas horas combinadas serão necessárias para integrar nossos técnicos com a equipe do
fornecedor do CMMS?

Com essas informações, você pode multiplicar o salário médio por hora pela quantidade de
técnicos e de pessoal que você precisa integrar. Mais uma vez, o seu provedor de CMMS pode
fornecer uma estimativa de quanto tempo a integração será necessária.

Os sistemas mais modernos são bastante intuitivos para a sua operação. A plataforma Manu foi
feita para ser operada por tutoriais simples, pois afinal de contas um software de manutenção
tem que vir para facilitar a vida e não para torná-la mais complicada.

A simplicidade e facilidade de uso é um dos pontos mais importantes na escolha de um CMMS.

Dica: Mais uma vez, pergunte ao seu provedor se eles têm treinamento gratuito. Na Manu
oferecemos treinamento gratuito e solução de dúvidas após utilização dos tutoriais de uso.

5 - Custo dos dispositivos móveis (Smartphones)

O custo de dispositivos móveis inclui tablets e/ou smartphones que você precisará adquirir para
aproveitar a funcionalidade móvel do CMMS.

Por exemplo, se você tiver uma fábrica grande, poderá instalar tablets em toda a instalação para
que os operadores possam enviar solicitações de trabalho rapidamente quando as máquinas
forem desativadas.

Além disso, você pode comprar smartphones para os técnicos ou solicitar que utilize os próprios
smartphones pessoais para registrar a atividade de manutenção com o aplicativo móvel CMMS.
Mas não esqueça que a legislação brasileira exige a assinatura de um termo de aceite por parte
do técnico concordando em usar o seu próprio smartphone, caso essa seja a sua intenção.

Nesse termo você deverá dar a opção do técnico concordar em compartilhar a sua localização
por GPS dentro do horário de trabalho, caso utilize a função de localização por GPS.

No caso da Manu, essa opção está disponível permitindo que você localize o técnico e também
automatize alguns processos, como avisar o solicitante do chamado quando chegar ou sair do
local do seu cliente, localizar quem está mais próximo do cliente que realizou o chamado, medir
automaticamente as horas de viagem, lançamentos nos chamados e etc.

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 CAPÍTULO 8

Quantifique o
valor de um
CMMS

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Quantifique o valor de um CMMS
Sempre há um ROI positivo para um CMMS se sua empresa faz duas coisas:
1 - Realiza uma quantidade significativa de manutenção;
2 - Dedica tempo para implementar adequadamente o software e treina a sua equipe.

Mas você tem que quantificar isso para provar que o investimento vale a pena.

Para facilitar a sua vida, a plataforma Manu tem uma página no site com o cálculo automático do ROI
para o seu negócio.

Acesse o link https://manu2b.com/roi e calcule facilmente você mesmo, depois mostre ao seu CEO ou
CFO porque adquirir um CMMS é uma ótima escolha para salvar dinheiro e recursos do seu negócio
tornando-o mais eficiente.

Pronto, agora o problema que era pagar por um software de gestão de manutenção transformou-se
numa solução, uma vez que não contratá-lo faz a empresa literalmente desperdiçar dinheiro todo mês.

Além disso, a Manu leva a sua organização para o mundo digital, eliminando o papel, monitorando KPIs,
SLA’s, sensores remotos com aberturas automáticas de chamados e alertas, além de muitas outras
funcionalidades que agregam valor imediatamente ao seu negócio.

Para conhecer como a Manu agrega valor ao seu negócio, baixe o e-book: Como Escolher um Sistema de
Gestão de Manutenção e Ativos (CMMS).

Boa sorte na sua jornada de compra e caso precise de ajuda ou tenha qualquer dúvida, entre em contato
conosco pelo e-mail vendas@manu2b.com ou pelo Whatsapp nesse link.

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muito mais valor para a sua empresa.

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