EBOOK:

Calculando ROI em
projetos de RPA:
UM GUIA PASSO A PASSO

___________________

Estimar o retorno do investimento (ROI) para a automação robótica

de processos sempre foi uma luta, pois os custos e ganhos não são
simples, e você tem que prestar contas de coisas que não parecem
nem mesmo contabilizáveis. Mas não há nada que não se dê um
jeito. Vamos calcular o ROI passo a passo juntos e olhar alguns
exemplos da vida real.
Começaremos com o planejamento da automação e depois
passaremos ao Valor dos Ganhos de Tempo e cálculo do ROI.

Este ebook é um passo a passo para o cálculo mais preciso do ROI

possível.

Passo 1: Defina seus objetivos de automação

Antes de implementar a automação robótica de processos (RPA),
você precisa formular uma visão clara de onde você quer chegar
quando terminar. Responda a estas perguntas:

1) Quais metas comerciais você pretende atingir?

2) Elas estão de acordo com sua estratégia geral?

3) Quais processos você precisa automatizar?

4) Que resultados você está esperando?

Respostas claras o ajudarão a escolher uma ferramenta RPA,

delinear o escopo, obter a adesão das partes interessadas e
estabelecer os fundamentos de seu plano de automação. Caso
contrário, se você implementar o RPA apenas por implementar o
RPA, não há necessidade de calcular o ROI, já que não há processo
claro definido.
“ Antes de implementar a
automação robótica de processos
(RPA), você precisa formular uma
visão clara de onde você quer

”
chegar.
Passo 2:
Esboçar o escopo das tarefas de automação

Imaginemos que você tenha decidido melhorar a experiência

do cliente, aumentando a eficiência de sua equipe. Vale a pena
se considerar o RPA como ferramenta, pois pode liberar os
funcionários de seu cliente de tarefas rotineiras e deixá-los passar
mais tempo com processos criativos e que exigem raciocínio
crítico. Há duas abordagens que você pode adotar:

• Você pode pilotar o RPA para um determinado processo

(por exemplo, entrada manual de dados do cliente) e calcular seu
ROI com base nas horas economizadas pelo funcionário. Neste
caso, você será capaz de estimar o retorno do investimento do
RPA quase imediatamente.

• Você pode pilotar o RPA para um conjunto de processos

relacionados a uma determinada função comercial (por exemplo,
reserva e gerenciamento de transações). Neste caso, você precisará
calcular o ROI do RPA a longo prazo.

Muito provavelmente, a primeira abordagem se transformará

mais cedo ou mais tarde na segunda, pois o número de casos de
negócios isolados é limitado, e para continuar otimizando você
precisará fundi-los em um sistema com alguns KPIs de nível
superior.
Após escolher sua abordagem, você precisará escolher os
processos para automatizar. Note que nem todas as tarefas podem
ser automatizadas com o RPA. Aqui estão os requisitos:

1. As tarefas são baseadas em regras

Os processos comerciais que você vai automatizar devem ser
claramente definidos e baseados em regras. Se há muitas decisões
humanas e exceções às regras, a implementação do RPA não é
viável.

2. As tarefas são mundanas e demoradas.

Quanto mais tempo uma tarefa leva, maior será o ROI que você
obterá do RPA. Em nossa experiência, se é mais de uma hora de
trabalho manual intenso por dia, então vale a pena considerar
uma solução de RPA. Se uma tarefa leva menos tempo, você ainda
pode delegá-la a bots, mas o ROI para esse projeto de RPA não
será tão impressionante.
3. Os dados são legíveis
Embora o RPA seja uma tecnologia não invasiva que roda em quase
todas as aplicações, bancos de dados e até textos manuscritos,
os dados processados devem ser reconhecíveis e digitalizados.
A boa notícia é que a maioria das plataformas RPA modernas,
como a ElectroNeek, pode reconhecer imagens e documentos
digitalizados através da tecnologia de reconhecimento óptico de
caracteres (OCR) e elementos de IA.

4. Os dados são padronizados e estruturados

O processamento de dados pode ser automatizado se tiver uma
estrutura e houver categorias ou tipos claramente definidos que
possam ser pesquisados. Assim, textos e números que um bot RPA
encontra em campos específicos podem acionar ações específicas:
da mesma forma, a data de vencimento do pagamento excedeu
→ envie um alerta. Se os dados no campo dado estiverem no
formato errado, por exemplo, áudio ou vídeo, tal processamento
não poderá ser executado.
“ A maioria das plataformas RPA
modernas, como a ElectroNeek,
pode reconhecer documentos e
imagens digitalizadas.
”
Passo 3: Estabelecer métricas e KPIs de sucesso
Agora que você delineou o escopo de seu projeto de automação,
você precisa determinar os resultados desejados e torná-los
tangíveis, escolhendo métricas e definindo KPIs. Com base em
dados de múltiplas pesquisas e relatórios (incluindo Everest Group
Report, PWC e a London School of Economics), há pelo menos
quatro resultados quantitativos da implementação do RPA:

Economia de Economia de Redução de Velocidade de

custos de mão- tempo erros humanos implementação
de-obra e custos de RPA
relacionados

Estatisticamente, O uso de bots A implementação O tempo médio

uma solução RPA RPA pode reduzir de RPA pode que leva para
funciona em ⅓ do significativamente ajudar a automatizar um
custo dos recursos os tempos de eliminar os erros processo usando
offshore das processamento, operacionais e RPA é de vários
empresas e 1/10 em alguns casos reduzir os custos dias a algumas
de seus recursos de semanas para relacionados à sua semanas.
onshore. segundos. correção.
A que você deve aspirar em termos de cálculo do ROI para o RPA?
De acordo com as pesquisas mencionadas acima, o ROI para o
RPA pode chegar a 300%, mas depende de qual abordagem você
adota logo no início: otimizar processos de negócios autônomos
ou implementar um programa de automação massivo. Eis o que
Leslie Willcocks, professor de tecnologia, trabalho e globalização
na London School of Economics, tem a dizer sobre isto:

“O maior benefício que encontramos nos 16 estudos de caso que

empreendemos é um retorno do investimento que varia entre 30
e até 200 por cento no primeiro ano. Mas é errado olhar apenas
para os ganhos financeiros a curto prazo - especialmente se estes
forem simplesmente resultado da economia de mão-de-obra.
Essa abordagem não faz justiça ao poder do software porque há
múltiplos benefícios comerciais”.
Além dos resultados quantitativos, vários benefícios “leves” do
RPA também devem ser considerados.

1. Experiência do cliente
Redução do tempo de ciclo e melhoria do SLA podem influenciar a
satisfação interna/externa do cliente. Uma das maneiras de medir
o impacto é realizar uma pesquisa com o cliente antes e depois da
automação.

2. Moral dos funcionários

A automação manual de tarefas significa menos rotação devido
à queima e mais “tempo de qualidade” para seus funcionários
que podem contribuir para as tarefas que geram valor. O impacto
pode ser medido pela execução de pesquisas de satisfação dos
funcionários (por exemplo, eNPS). Você também pode contar o
número de novas iniciativas estratégicas que aparecem após a
implementação do RPA.
3. Agilidade dos negócios
Os bots de RPA são ajustáveis e podem funcionar eficientemente
a qualquer hora e em qualquer horário, mesmo 24 horas por
dia, 7 dias por semana. Isto significa um serviço ao cliente mais
oportuno e eficiente e menos oportunidades de receita perdidas.
Para medir o impacto, você pode contar o número de leads de
vendas gerados e processados antes e depois da automação.

4. Eliminação do tempo ocioso

A continuidade dos negócios é vital. O RPA permite que as empresas
trabalhem sem tempo parado, eliminando a dependência humana.
Esta métrica pode ser medida pela avaliação do impacto potencial
do tempo de inatividade, por exemplo, no tráfego ou nas vendas,
que pode ser evitado com a RPA.
Passo 4: Estimar o valor dos ganhos de tempo
Um dos erros comuns no cálculo do ROI para projetos RPA é
aplicar a fórmula onde o ROI é expresso como a diferença entre o
custo dos processos executados pelos funcionários e os custos dos
processos executados pelos bots. Vamos lhe contar um segredo:
isso não é ROI.

A questão é que, além da economia direta de tempo e custo de

mão-de-obra, o retorno do investimento em projetos RPA consiste
em alguns outros componentes significativos. É por isso que
é melhor nomear esta diferença como o Valor dos Ganhos de
Tempo (VTG).

O cálculo do VTG é o primeiro passo essencial para avaliar o ROI.

Aqui está a fórmula:

VTG = (EC - AC)/AC x 100%

EC = Custos dos processos executados pelos funcionários.

AC = Custos dos processos executados por bots.

EC, ou Custo dos funcionários: Custo de processos executados

por funcionários

A folha de pagamento é a primeira coisa que nos vem à mente

quando pensamos nos custos relacionados aos funcionários. Na
realidade, eles incluem um monte de despesas diretas e indiretas.
 “ Estimar todas essas
despesas é o que realmente
torna o cálculo do ROI para
o RPA tão difícil. ”
Despesas diretas Despesas indiretas Despesas diversas

Folha de pagamento Aluguel do escritório Benefícios para os

Impostos Contas de serviços funcionários, incluindo
Folhas pagas de públicos seguro saúde
doentes Espaço de trabalho Treinamento e eventos
Folga anual paga (infra-estrutura de corporativos
TI, telefones, móveis,
biscoitos, etc.)

Estimar todas essas despesas é o que realmente torna o cálculo

do ROI para o RPA tão difícil. É por isso que a melhor prática não
é esperar um valor preciso, mas entender o intervalo possível. A
propósito, tal estimativa pode já ter sido feita por seu departamento
de RH ou finanças.

Se seus funcionários passam todo o tempo realizando a tarefa

que você deseja automatizar, então isso representará todo o EC.
Entretanto, na maioria dos casos, um funcionário executa a tarefa
que você deseja automatizar apenas parte do tempo. Por exemplo,
um contador pode gastar 30% de suas horas diárias de trabalho
no processamento de faturas, o que é 0,3 FTE (equivalente em
tempo integral). É por isso que vamos precisar da taxa de FTE
como coeficiente para calcular o EC com precisão:

EC = (Direto + Indireto + Despesas diversas) x Coeficiente de FTE

AC, ou Custos de Automação: Custos de processos executados

por bots
Os custos relacionados à automação (custos RPA) também não
são simples, e há também despesas diretas e indiretas:

Despesas Despesas
diretas de indiretas de
RPA RPA

Custos de Custos de Custos de Espaço de Custos de

software serviço manutenção trabalho vir- manutenção
tual de uma VM
elétrica e
Incluir taxas Incluir os Incluir custos O custo de relacionada
de licença, custos de de desen- uma máqui- a TI
que são um fornecedor volvimento na virtual
componente ou de imple- sobre ajustes, (VM) com A conta de
menor dos mentação atualizações um sistema energia para
custos de au- interna em e processos operacional o funciona-
tomação de todos os es- comerciais de e aplicações mento da
RPA. tágios, desde ajuste fino. específicas VM, mais o
a análise do instaladas. custo de ma-
fluxo de tra- nutenção da
balho até os infra-estrutu-
testes e a im- ra de TI.
plementação.
Semelhante ao EC, a fórmula para calcular AC é a seguinte:

AC = (Despesas diretas + indiretas) x Coeficiente FTE

Calculando o VTG como parte do ROI: Caso de uso

Abaixo, você pode ver um caso de uso real de cálculo de VTG para
um projeto de RPA no setor bancário.

Um funcionário bancário costumava gastar 15 minutos no

processamento de pedidos de empréstimo: revisão dos
documentos dos candidatos e coleta de dados dos sistemas de
pontuação. A tarefa era repetida cerca de 20 vezes por dia, e
levava 5 horas, ou 0,6 FTE. Um fornecedor da RPA criou um bot
que executava o processamento do pedido de empréstimo em 3
minutos, o que era 5 vezes mais rápido e equivalia a 0,12 FTE.
Aqui está o cálculo do VTG para o primeiro e o segundo ano de
automação do processo:

Primeiro Passo para o Cálculo do ROI:

Valor dos Ganhos

ANO 1 ANO 2
Funcionário

Custo por ano $ 70.000 $ 70.000

FTE 0,6 0,6

Automação
Custos de
software $ 10.000 $ 10.000
Custos de
serviços $ 30.000 $0
Custos de
manutenção $ 5.000 $ 5.000

FTE 0,12 0,12

VTG 900% 2233%

O valor do ganho de tempo é ainda maior no segundo ano, pois
não há custos de serviço relacionados.

Notas: Os custos anuais relacionados aos funcionários incluem

um salário médio, pagamentos de impostos e previdência
social, e despesas trabalhistas diversas. Os custos relacionados
à automação incluem a média de software, serviços e custos de
manutenção de um pacote de usuário único. Os custos de serviço
são pagos uma vez na implementação, portanto são zero para o
2º ano.

VTG = (EC - AC)/AC x 100%

Durante o 1º ano:

VTG = ((70.000 x 0,6 - 35.000 x 0,12)/35.000 x 0,12) X 100% = 900%

Para o 2º ano:

VTG = ((70.000 x 0,6 - 25.000 x 0,12)/35.000 x 0,12) X 100% = 2.233%

Passo 5: Calcular o ROI para o RPA
Como já mencionamos, o retorno do investimento em projetos
de RPA consiste em uma série de componentes significativos.
Voltando aos benefícios qualitativos no passo 3, além da economia
de custos de mão-de-obra, há também economia de tempo e
eliminação de erros.

É por isso que faz sentido acrescentar mais dois componentes à

fórmula ROI de RPA:

• Valor da aceleração do processo

Por exemplo, a implementação de RPA pode reduzir o processo
de embarque do cliente no setor bancário de 7 para 2 dias.
Dependendo do tamanho do negócio, pode trazer centenas de
milhares de dólares de lucro.

• Valor da redução de erros

A automação robótica de processos pode economizar vários
milhões de dólares para empresas com altos volumes de
processamento manual ou altos níveis de risco de erro.

Levando em conta estes componentes, a fórmula correta para o

ROI da RPA seria a seguinte:

RPA ROI = [(VTG*AC + Valor da aceleração do processo + Valor da

redução de erro) - AC]/AC x 100%
Se voltarmos ao exemplo de cálculo acima, o valor da aceleração
do processo poderia ser a diferença entre o número médio de
empréstimos aprovados antes e depois da automação, multiplicado
pela taxa média anual de empréstimo. Sejamos conservadores e
digamos que é de US$ 100.000 por ano.

Podemos obter o valor da redução do erro tomando a receita

perdida incorrida por um cliente que não corresponde aos critérios
do empréstimo e rescindindo o contrato no primeiro ano. Que seja
de US$ 20.000. Então, o cálculo final do ROI será:

Segundo Passo para o Cálculo do ROI:

RPA ROI
ANO 1 ANO 2

VTG 900% 2,233%

AC $ 5.400 $ 1.800

Valor do processo
de aceleração
$ 100.000 $ 100.000

Valor da redução
de erros
$ 20.000 $0

RPA ROI 9% 22%

Como você pode ver, o ROI é maior no segundo e seguintes anos
por causa do VTG mais alto e dos custos de automação mais baixos.

***

ROI para seu projeto RPA: Como a ElectroNeek

pode ajudar
O cálculo do ROI de RPA pode parecer uma tarefa impossível, mas
se você escolher cuidadosamente seus critérios e ligar os números
de acordo com as fórmulas corretas, isso pode ser feito.

Um dos passos mais importantes para se obter ROI mais alto em

menos tempo é escolher o parceiro correto para fornecimento
do software de automação RPA. Nesse âmbito, a ElectroNeek se
destaca por ser muito mais do que um fornecedor de software;
Com a parceria da ElectroNeek, você assegura um companheiro
que lhe ajudará em todas as etapas de implementação da
tecnologia de RPA em sua empresa, desde a formulação de sua
estrutura e plano de Go-to-Market, até cálculo do ROI de seus
projetos. Com a ElectroNeek, você obtém benefícios exclusivos,
como:

• Licenciamento Zero: você fica com 100% da receita dos

bots que implementa em seus clientes; a ElectroNeek não cobra
de seu cliente final;

• Bots ilimitados: Você pode construir quantos bots quiser e

vendê-los para um número ilimitado de clientes diversos;

• Suporte a marketing e vendas: com a ElectroNeek, você

obtém leads mensais para expandir sua base de clientes mais
rapidamente e conseguir ROI mais alto em menos tempo;

• Melhor suporte do mercado: A ElectroNeek conta com

suporte regional LatAm/Brasil, com funcionários que falam
nativamente espanhol e português;

• Plataforma no-code/low-code: Uma plataforma simples de

se usar, permite uma linha de aprendizado mais fácil e simples,
em um ambiente de clicar e arrastar.
 • ElectroNeek’s Learning Space: um espaço de aprendizagem
para treinamento e aperfeiçoamento das técnicas de RPA para
agilizar seu processo de aprendizagem;

• Onboarding diferenciado: Nosso processo de onboarding

do parceiro foca em prepará-lo para ingressar no mercado de
automação de forma a conseguir seus primeiros clientes já nos
primeiros meses de parceria;

• Follow-up: mesmo após o processo de onboarding,

continuamos acompanhando nossos parceiros, especialmente
KPIs, leads e ajudando, por exemplo, a calcular seu ROI;

O mercado de automação via RPA é uma mina de ouro para

prestadores de serviços de TI. Com a ElectroNeek, você pode
ingressar nesse mercado da maneira mais eficiente e conquistar
ROI mais alto em menos tempo.

Agende uma reunião conosco e confira tudo que a ElectroNeek

pode lhe oferecer.

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