E-book de automatização

de processos
 "Meu processo está
"Uma área não se
"Este processo está bagunçado, às vezes
comunica muito bem
atrasando, preciso não encontro as
com a outra."
descobrir o motivo." informações."

"Meu processo está "Eu gostaria de ter "Eu gostaria que a

confuso." mais tempo para assinatura de
focar em assuntos documentos fosse
estratégicos." mais rápida."

Algumas dessas informações

fazem parte da sua realidade?
Se sim, esse e-book foi feito para
você!
O QUE É AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS, AFINAL?
Após a segunda guerra mundial, por volta dos anos 1950 (época conhecida como anos dourados), foi
onde o termo automatização começou a se popularizar. Na indústria, a produção em massa facilita o
entendimento sobre o que é automatização, pois trata-se de algo palpável, material e tátil. Por isso,
vou utilizá-la para explicar a você. Veja:

Imagem do filme tempos modernos de 1936

Nesta outra imagem é possível enxergarmos

Nesta imagem é possível enxergarmos os a automatização. Os carros passam por uma
produtos que passam pelas mãos dos esteira onde o processo acontece com
profissionais. assistência de robôs e ausência de seres
humanos.

Automotização de processos industriais

E nos escritórios, como
é feita a
automatização?
AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS EM ESCRITÓRIOS

Foi-se o tempo em que automatização era uma palavra pertencente apenas ao ramo industrial. A
automatização faz parte dos processos em escritórios, como em bancos, hospitais, lojas, seguradoras,
universidades, etc.

Fora da indústria fica um pouco mais difícil enxergar a automatização de processos, pois não é algo tátil. O que
percorre o caminho da automatização não é um produto (material) e sim uma informação. É como se uma
informação fosse passando entre os robôs e seguindo um caminho com base nas regras que você cria quando
modela o processo.

O maior objetivo é tirar da mão humana tarefas burocráticas, fazer o processo tomar decisões, fazer o
processo iniciar sozinho quando necessário (compra de materiais, por exemplo), enviar notificações quando
algo precisa ser feito (ao invés de usar e-mail ou telefone), etc.
AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS EM ESCRITÓRIOS

O mais importante é que, em ambos os casos, o processo ganha velocidade,

produtividade, qualidade, redução de custo e, consequentemente, eficiência.
Como também, fica mais fácil identificar qual a atividade está limitando o
processo (identificação de gargalo), pois é possível um acompanhamento em
tempo real. A automatização ajuda a fazer o certo da primeira vez (Right First
Time - RFT), evitando retrabalhos.

A integração com outros processos é algo que acontece naturalmente, pois em

ambos os casos (manufatura e escritório) a automatização percorre diferentes
áreas ou departamentos.
COMPARAÇÃO ENTRE PROCESSOS AUTOMATIZADOS NA INDÚSTRIA E
EM ESCRITÓRIOS

Processo (simplificado) de fabricação de

Veja que neste caso o carro passa primeiro
carros:
pela pintura, posteriormente ele vai para a
área de montagem e, por fim, segue para a
área de testes e, se aprovado, será ven-
dido. Ou seja, a automatização percorreu
diferentes áreas na empresa. PINTURA MONTAGEM TESTES VENDA

Em processos de escritório não é diferente,

se automatizarmos um processo de com- Processo (simplificado) em escritórios:
pras, por exemplo, a solicitação poderá vir
de qualquer área da empresa, passará para
aprovação de algum gestor e, por fim, cairá
para algum comprador realizar a compra
SOLICITAÇÃ APROVAÇÃO AQUISIÇÃ
(área de compras), neste caso o que per- O DE DE ORÇAMENTO O DO ITEM
corre o processo é uma informação, mas ela COMPRA

“faz o percurso” sozinha, sem e-mail, sem

telefone e sem papel.
AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

Logo, um processo de escritório automatizado é aquele que, com o auxílio da

tecnologia, facilita a rotina das equipes ao executar atividades que seriam executadas
pelas pessoas. Das tarefas mais simples até as mais avançadas.

A automatização integra sistemas e faz a gestão de toda a sequência de atividades:

emite aviso ao responsável que tenha que executar a tarefa, indica qual o prazo para a
realização, emite alerta de atividades em atraso, permite o encaminhamento de
atividades, avisa o gestor caso uma atividade esteja muito atrasada, emite relatórios
de tarefas em andamento, emite mensagens automatizadas e ainda, um processo
automatizado pode tomar decisões por você!
 Sem a automatização Com a automatização

Objetivo Objetivo

Veja que com a automatização você atinge o mesmo objetivo, porém com muito
mais eficiência. Pois, o caminho percorrido pelo processo será sempre o mesmo
(padronização), com as informações corretas e com as pessoas necessárias.
EU AFIRMO, VOCÊ JÁ UTILIZA PROCESSOS AUTOMATIZADOS

1. Quando você usa seu cartão do banco, você não recebe um e-mail ou uma notificação?
2. Quando você saca dinheiro em um caixa eletrônico, você assina a retirada com a utilização de uma senha
numérica ou alfabética, não é mesmo?
3. Quando você faz uma compra online, escolhe o produto, realiza o pagamento, informa endereço e
então recebe a nota fiscal ou comprovante da compra por e-mail, estou certa?
4. Se você andar de Uber, você recebe um comprovante por e-mail também, não recebe?
5. Quando você faz a matrícula em algum curso ou solicita segunda via da conta pelo app da operadora do
seu celular, você consegue executar todo o processo sem ajuda de alguma outra pessoa, não consegue?

Então, todos esses processos são automatizados. Você sabia disso?

Quando você realiza alguma dessas ações, um processo automatizado está sendo executado para que
você consiga solicitar algo ou algum serviço, onde quer que você esteja, sem a ajuda de uma outra pessoa.
 Um processo
automatizado é um
processo mais
eficiente!
COMO A AUTOMATIZAÇÃO PODE TORNAR O MEU PROCESSO EFICIENTE?

1. Processo eficiente é aquele que faz o que é preciso com o menor uso de recurso possível;
2. Processo eficiente é aquele que é simples na medida necessária;
3. Processo eficiente é aquele que usa tecnologia para superar obstáculos;
4. Processo eficiente é aquele que se adapta para exceções e situações não previstas;
5. Processo eficiente é aquele que traz as informações necessárias (e somente elas) para que o
6. operador possa tomar sua decisão;
7. Processo eficiente economiza papel e recursos, e tempo;
8. Processo eficiente deixa o nosso dia mais feliz!

Ir para o sumário
CINCO MOTIVOS PARA AUTOMATIZAR SEUS PROCESSOS

Quando você tem um processo automatizado ele se torna mais eficiente. Pois, uma série de melhorias são
elencadas. Dois dos principais benefícios encontrados são: velocidade e organização. Com a
automatização, é possível encontrar documentos com facilidade e registrar as ações que as equipes
realizam, criando histórico de acontecimentos.

Para falarmos mais sobre isso, eu separei aqui 5 motivos para você automatizar os seus processos,
acompanhe:

1. Menos desperdício e mais velocidade;

2. Mais padronização e produtividade;
3. Identificação de gargalos, melhoria contínua;
4. Menos retrabalho, mais eficiência;
5. Menos ruído e mais integração entre departamentos.

Vamos falar um pouquinho de cada um desses benefícios?

MENOS DESPERDÍCIO E MAIS VELOCIDADE

Possíveis problemas:

Os processos demoram tempo demais;

A assinatura de um contrato com o cliente leva muitos dias;
A assinatura de contrato com fornecedores leva muitos dias;
O processo de compras demora mais de um mês para ser analisado e aprovado;
As atividades ficam muito tempo paradas e não se sabe por qual motivo não vão em frente;
Quando necessita-se acelerar o processo, não se sabe onde a atividade está parada;
Ser ágil é um desafio constante;
Correr contra o tempo para entregar resultados é parte da rotina;
Frequentemente as pessoas levam a culpa por atrasarem o processo;
A falta de prioridade ou de gestão das tarefas gera muito desperdício.
MENOS DESPERDÍCIO E MAIS VELOCIDADE

Como a automatização pode te ajudar:

Com a automatização de processos não é você quem busca a informação, é a informação que vem até você.
Com isso, as atividades são executadas conforme a demanda e prioridade. Tornando o processo digital, é
possível utilizar assinatura eletrônica, leitura de caracteres, aprovação de atividades pelo celular, etc. Isso
significa que ao invés de um documento em papel percorrer quilômetros para ser
analisado/aprovado/divulgado, isso acontecerá com muito mais velocidade se este documento fazer parte
de um processo automatizado digital.

A redução de desperdício com o processo automatizado pode ser vista na gestão do seu bem mais precioso:
o tempo. Como também na redução de movimentação dos documentos, na eliminação da espera da
informação!
 Exemplo:

A informação chega até mim por meio de uma

tarefa, logo já sei qual atividade devo executar no
meu dia. O processo ganha velocidade, pois está
Aqui estão as atividades
claro para mim o que é preciso ser feito neste
que já foram realizadas por
momento.
você!

Esta é a data e hora

limite para eu
finalizar a atividade A gestão desse quadro é realizada
automaticamente pelo Sistema, não é
você quem cria ou elimina os cards, é o
próprio Sistema!
 Antes de continuar, eu vou te contar um segredo para tornar o
processo cada vez mais veloz:

Identifique a atividade que demora mais tempo, analise, aplique melhorias. Identifique a próxima atividade
que demora mais tempo, analise, aplique melhorias. Identifique a atividade que demora mais tempo...

Faça isso para o resto da vida!

É um ciclo sem fim de melhoria contínua!

MAIS PADRONIZAÇÃO E PRODUTIVIDADE

Possíveis problemas:

Cada vez que alguém executa uma atividade executa de maneira diferente
Cada profissional executa uma atividade da maneira que acha apropriado
Quando alguma solicitação sai da rotina você fica perdido e não sabe o que deve fazer
Você tem muitas dúvidas e faz muitas perguntas sobre a sua rotina o tempo todo
Você passa grande parte do tempo explicando para as pessoas como se deve executar as atividades
Você é interrompido várias vezes ao longo do dia
Quando algum profissional é substituído as atividades ficam difíceis de serem executadas
Com base em todas essas perguntas, te pergunto: e a produtividade?
MAIS PADRONIZAÇÃO E PRODUTIVIDADE

Como a automatização pode te ajudar:

A produtividade é alcançada por meio da alta padronização. Quando você modela e automatiza, você está
definindo como este processo vai funcionar e ele funcionará da mesma forma todas às vezes que for
iniciado.
Com a automatização você cria regras de negócio para o processo e o torna a prova de erros. As informações
são preenchidas conforme o que é necessário, uma vez que os campos de resposta podem ser obrigatórios.
Além disso, ao receber uma tarefa o profissional saberá que ela é prioritária e também saberá como realizá-la.
Sem questionamentos. Quando alguém sai de férias, basta trocar o usuário responsável e... vamos em frente!
O conhecimento fica registrado, pois a maneira como o processo funciona não está mais na mente das
pessoas, e sim modelada em um desenho de processo.
IDENTIFICAÇÃO DE GARGALOS, MELHORIA CONTÍNUA

Possíveis problemas:

Os indicadores estão fora da meta

As pessoas reclamam que estão sobrecarregadas
As atividades demoram para serem processadas
Os profissionais ficam tempo demais esperando informações para seguir adiante com o processo
O cliente não está sendo atendido no prazo (Alerta máximo!!!)
Eu não sei como identificar o gargalo do meu processo! Como eu faço isso?

Como a automatização pode te ajudar:

A automatização de um processo permite monitorá-lo online. Isso significa que se você automatiza um
processo, muitos números podem ser analisados. Entre estes números, podemos ver qual a tarefa no processo
que demora mais tempo para ser realizada e qual a atividade que demora menos tempo para ser realizada.

Posso comparar as duas? Não! Pois as tarefas não são iguais, os esforços são diferentes. O objetivo aqui é
apenas identificar aquela que está limitando o seu processo de produzir mais e agir sobre ela. Melhorá-la!
Exemplo simples de formulário - Solicitação de cartão de visita

Este é um exemplo muito simples de um formulário de solicitação de cartão de visita. Fui eu mesma que fiz,
em 10 minutos. O legal é que eu defini os campos obrigatórios de preenchimento e coloquei ajuda de
campo. Adeus papel. Adeus ligação para confirmação de dados. Adeus...

Agora pense nessa ideia para sua solicitação de compras, de passagem aérea, solicitação de férias, so-
licitação de novo colaborador... infinitas possibilidades!
Depois que alguém clicar em “Solicitar cartão” eu recebo esta tarefa aqui em meu e-mail automaticamente:

O que você acabou de ver foi: Eliminação de dúvidas para preenchimento de dados

Eliminação do trânsito de papéis Zero retrabalho

Criação de prazos automaticamente Padronização
Auto priorização de atividades Zero deslocamento para buscar ou entregar
Centralização da informação informação
MENOS RUÍDO E MAIS INTEGRAÇÃO ENTRE DEPARTAMENTOS

Possíveis problemas:

Problemas reincidentes identificados dentro do processo

Falha de comunicação está gerando ruído e retrabalho
Você escuta a frase “Não foi isso que João me disse para fazer”
Ou ainda “Não exatamente isso que eu pedi por e-mail”
Ana ligou, entretanto eu não lembro bem o que ela pediu, pode retornar à ligação?
Preciso entregar essa solicitação em mãos para Ângela, mas não a encontro
Só nosso departamento trabalha nesta empresa?
Eu gostaria de sugerir uma alteração no processo de compras, mas o Pedro ficará chateado comigo
MENOS RUÍDO E MAIS INTEGRAÇÃO ENTRE DEPARTAMENTOS

Como a automatização pode te ajudar:

Automatização permite uma colaboração muito maior entre os profissionais das empresas e entre as
empresas (com fornecedor, por exemplo). Você pode se comunicar por meio de comentários com qualquer
pessoa, para tirar dúvidas ou solicitar algo.

A comunicação por meio da própria ferramenta de automatização facilita e reduz custo de telefonia, reduz
tempo gasto com e-mail, despesas de viagem. A impressão de papel também é reduzida, pois todos os
arquivos são anexados dentro do processo, para facilitar e agilizar a troca da informação.
Opção de mensagens dentro da própria ferramenta

Vejam este exemplo: eu sugeri uma alteração dentro do processo da Selma (que não é da mesma área
que eu). Ela prontamente o recebeu e já mencionou no processo as pessoas que poderiam auxiliar a
transformação. Essas pessoas que foram mencionadas receberão uma notificação. E o melhor é que
tudo fica registrado.

Eu fiz a solicitação no meu tempo e ela respondeu no tempo dela, sem desperdício ou espera.
Centralizando as informações dentro do processo automatizado. Sem papel. Sem telefonema. Sem ruído
de informação.
COMO EU FAÇO PARA AUTOMATIZAR UM PROCESSO?

1. Se você for iniciante: Você pode começar entendendo qual o caminho você irá seguir, o vertical ou o
horizontal? Veja aqui [Vídeo]: Gestão vertical ou gestão horizontal
2. Se você for nível intermediário de modelagem e já conhece a notação BPMN, você está pronto para
automatizar. Veja aqui um vídeo explicativo [4 min]: Como desenhar processos
3. Para tirar todas as suas dúvidas sobre modelagem, eu separei este blog post: Modelagem de
processos: o que é, como fazer, dicas e boas práticas! A modelagem é a etapa antes da automatização.
Primeiro você faz o desenho do processo (modela), depois melhora ele (elimina desperdícios).
4. Se você estiver em nível avançado com as modelagens prontas: Você pode fazer a importação dessa
modelagem, configurar as tarefas e já terá o processo automatizado (simples assim). Veja aqui um
vídeo demonstrativo [2 min]: Como exportar e importar processos no Zeev?

Dica de ouro: temos um e-book

fantástico que ensina tudo para você
ir do zero à automatização de
processos!
 Exemplos reais por
processos automatizados
pela Zeev!
 Há 90 anos transformando pra incluir. Esse é o lema do Banco Bmg.
Inovação faz parte do dia a dia da organização desde a sua fundação, na década de 30,
quando se tornaram um dos primeiros bancos do Brasil. Atuando no mercado financeiro nos
segmentos relacionados a contas bancárias, cartões de crédito, empréstimos e seguros.

DESAFIO ESTRATÉGIA RESULTADOS Em todo o processo, a Zeev

Era preciso melhorar a
Os processos do banco não
gestão dos processos do
possuíam uma estrutura
banco, tornando-os mais
clara, muito menos um
claros, centralizando
padrão para serem
executados. Muitas vezes as
informações e melhorando a
comunicação entre as áreas.
atividades ficam perdidas
Contudo, a solução precisava
dentro das áreas, sem que
ser simples, que desse total
houvesse um responsável
autonomia e independência à
por executar cada uma
área de processos, sem
delas. O resultado era uma
necessidade de ter
série de desperdícios, como
conhecimentos de
tempo e recursos, além de
programação. A solução
ruídos de comunicação.
escolhida foi o Zeev.
Com o Zeev, o banco pode
otimizar muito seus
processos e sua gestão como
um todo. Tiveram ganhos
reais de produtividade e
reduziram significativamente
o número de retrabalhos.
Foram mais de 80% de SLAs
otimizados, 50 processos
ponta a ponta automatizados,
150 melhorias em processos
e 7x de ROI!
teve um papel muito
importante tanto no apoio ao
aprendizado, no apoio lógico
da ferramenta, na integração à
estratégia da ferramenta
dentro do banco, quanto nos
treinamentos, no suporte às
dúvidas e necessidades
técnicas.
Renata Cavalcante
de Sequeira
Head da Área de
Projetos e Processos
do Banco Bmg
 Há 70 anos compartilhando saúde.
O Hospital é uma entidade filantrópica que tem como objetivo prestar assistência a pessoas
carentes com transtornos mentais e com doenças relacionadas ao abuso de álcool.
Atualmente, o Instituto Batuíra é um dos poucos hospitais do Brasil 100% SUS.

DESAFIO ESTRATÉGIA RESULTADOS

O Instituto Batuíra já teve
A Zeev é clara e
Como estratégia adotada, o Com o Zeev, o Instituto transparente, tem bons
muitos problemas relacionado
Instituto optou pela Batuíra voou. Hoje, possuem
à gestão. Por isso, buscava serviços de suporte e Hands-
ferramenta Zeev. Isso porque aproximadamente 140 mil
uma ferramenta que pudesse on, promove facilidade nas
além de atuar nas instâncias de processo
facilitar o dia a dia da equipe, documentações, sem contar
necessidades principais, rodando no software, além
bem como o desenvolvimento
relacionadas à gestão e à de uma série de integrações na parceria. Somos grandes
das tarefas dos colaboradores
transparência de processos, que aumentaram muito a parceiros nesse sucesso.
e a redução do tempo dos
o Zeev permitia que eles produtividade da
treinamentos. Além disso,
fossem além. Ele puderam organização, incluindo,
também desejavam ter o
fazer a gestão em tempo real report de saúde dos
maior controle das atividades
de todo os pacientes, pacientes por mensagens
executadas e mais velocidade
identificando os gargalos e para seus responsáveis e
na resolução de questões Sérgio Haas
os pontos de melhoroia. familiares.
burocráticas.
Presidente do Instituto
Espírita Batuíra de Saúde
Mental
 The Weir Group PLC é uma empresa de tecnologia de mineração premium cujo objetivo é tornar as operações
dos clientes mais sustentáveis e eficientes. A tecnologia altamente engenheirada da Weir permite que
recursos críticos sejam produzidos utilizando menos energia, água e gerando menos resíduos. O Grupo tem
cerca de13.000 funcionários em mais de 50 países e está listado na Bolsa deValores de Londres desde 1946.

DESAFIO ESTRATÉGIA RESULTADOS

O principal desafio estava em
melhorar o processo de
cotação de equipamentos
engenheirados. Inicialmente
esse processo era realizado
manualmente com a
participação de diversas
áreas implicando: falta de
transparência, ruídos de
comunicação, demora nas
liberações para início da
produção, retrabalhos,
dificuldade de controle e
atendimento dos prazos, etc.
A estratégia adotada pela
organização foi procurar no
mercado por uma ferramenta
que permitisse a automatização
do processo de cotação,
possibilitando a redução de
prazos e melhores controles,
gerando uma melhor gestão do
processo ponta a ponta. Além
disso, essa ferramenta
precisava trazer uma resposta
rápida e funcionar de maneira
eficaz. A ferramenta escolhida
foi o Zeev!
Com o processo rodando dentro A ferramenta é muito
da plataforma Zeev, as
informações começaram a ser amigável e simples de ser
geridas de maneira clara, dando usada. Qualquer pessoa
mais visibilidade das etapas do consegue mapear e
processo e permitindo a
desenhar um processo.
identificação dos seus gargalos,
possibilitando a atuação rápida
e a criação de planos para a
melhoria contínua. Com isso, o
processo de cotação que
durava 30 dias, passou a rodar
em 7 dias, representando uma Evandro Batista
otimização de 77%.
Supervisor de Custos e
Orçamentos na Weir
Minerals do Brasil
6. SOBRE NÓS E A AUTORA
Zeev tem como crença que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio de nossas
plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, colocamos em suas mãos o superpoder de criar seu próprio
software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.

Zeev se propõem a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus
resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa
autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais.

A autora: Bruna Amaral Castro

A Bruna é Engenheira de Produção, CBPP e auditora de processos. Já atuou como

Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do
Rio Grande do Sul. Possui 12 anos de experiência atuando em melhorias de
processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore,
AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Na Zeev é Business Product Manager!
zeev.it

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