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Colu Ação Situação Dicas Materiais complementares as
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Se você deseja fazer uma comparação e mostrar os resultados atingidos, faça uma c
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"fotografia" do processo. Colete dados sobre: como ele é executado? Em quanto lau
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Fazer uma "fotografia" do momento Aguardando tempo? Quanto gasta? Quais são os principais problemas e gargalos hoje? Os e
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ganhos da transformação do processo são informações ricas para você divulgar, n
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comparando o antes e o depois. t
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Aqui você tem duas tarefas a fazer. 1) É importante definir o escopo do Conteúdo: Diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos t
mapeamento. Será feito um diagrama do processo? Um mapeamento? Ou uma eq
modelagem? Qual o nível de detalhe necessário? Veja no link ao lado a diferença lu
Definir o escopo (O que será feito) Aguardando ed
entre diagrama, mapa e modelo. 2) É legal também você iniciar o preenchimento de
uma planilha de definições, para isso utilize o 5W2H e preencha o campo "What" Artigo: 5w2h o
que significa "O que". écr
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Você vai parar para conhecer o processo, fazer o desenho dele. É necessário iel
Artigo: 5w2h
responder a pergunta: Por que faremos o desenho desse processo? Você pode m
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mapear para resolver um problema estratégico (os processos precisam de zte
Listar os motivos (Por que será feito?) Aguardando n
ao
comunicação com o planejamento estratégico, não é mesmo?), resolver um
problema especifico (ineficiência), conhecer a jornada do cliente, etc. Liste os i?t
motivos. Na planilha de 5W2H preencha a coluna "Why - Porque" e
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Com base nos motivos que você listou acima agora você precisa decidir qual ea
Escolher o caminho a seguir: horizontal Aguardando caminho você vai seguir. O horizontal ou o vertical. Ou seja, vais desenhar um Vídeo: Do zero à automatização - evento 1 c
ou vertical processo que passa por todos os departamentos (horizontal) ou algum processo i
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verticalizado (Compras, RH, Qualidade, Finanças, etc). s
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Artigo: O que significa BPMN? scd
De posse de todos os motivos e direcionamentos, chegou o momento de escolher a e
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notação mais utilizada por analistas de processo é a notação BPMN. Mas, você pode Artigo: 5 passos para a criação de um fluxograma m
o
Escolher a notação para desenhar Aguardando ea
usar a notação que quiser. Como por exemplo, a notação de fluxograma. Veja ao
lado um texto para entender a diferença entre as duas notações. s
en
Conheça mais sobre BPMN - Playlist do Youtube st
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Muitos profissionais pedem a ajuda da Zeev para automatizar os processos, mas eles a
desenharam o processo dentro de um word ou excel. Isso torna a automatização Artigo: O que é low-code? t
eq
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Conhecer o poder do low-code Aguardando mais difícil, pois o desenho terá que ser refeito. Por isso, trouxemos para o checklist er
um conteúdo que você precisa conhecer: o poder do low-code. Com low-code você Artigo: Relação do low-code com o BPM ta
desenha o fluxo do processo direto numa ferramenta de automatização. Conheça! r
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Artigo: Ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer slo
Agora que você já conhece low-code, você está pronto para definir qual a m
Definir onde será feito / qual ferramenta Aguardando Façafeito
as seguintes perguntas: Existe uma e
o
ferramenta que você usará. Será em ferramenta online gratuíta? Seráregra
feito que
em exija a assinatura? Por que estamos assinando este documento? Para os documentos snque realmente precisam de assinatura (como co
será utilizada Software de modelagem? Artigo: 5 plataformas low-code para criação de aplicativos tc
feo
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Não caia na paralisia por análise. Ou seja, há casos em que os desenhos de processos Artigo: 5w2h xr
são tão extensos e entram em detalhes tão minuciosos que demoram demais para eao
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✘ Definir prazos (Quando será feito) Aguardando serem implementados e para enxergar as melhorias.Defina prazos claros para io
finalização do desenho. Volte na sua planilha 5W2H e preencha os prazos no campo s
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"when - quando". ea,
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É recomendado que você não faça o mapeamento sozinho. Convide as pessoas er
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Definir quem conduzirá o mapeamento Aguardando responsáveis pelo processo ou os usuários do processo para participar. Assim, você i
(Por quem será feito?) evita a resistência das pessoas para implementar as mudanças. Volte na sua planilha ae
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5W2H e preencha os responsáveis no campo "Who - quem". sx
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Agora que você já definiu uma série de coisas, chegou a hora de nomear um E-book: Maturidade de processos lto
processo para iniciar o mapeamento. Você pode escolher o processo para mapear de )
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Avaliar a maturidade dos processos Aguardando r,
acordo com a maturidade de cada um. Aqueles com menos maturidade estão mais
propensos a erros, logo, merecem atenção. Veja material complementar ao lado >> Quiz: Avaliação de maturidade de processos a
d
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Texto: Como priorizar um processo i
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Chegou a hora de escolher um processo para iniciar o mapeamento. Para isso
Escolher o primeiro processo para iniciar Aguardando
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existem diversas ferramentas. A que nós indicamos é a Matriz de prioridade de aq
o desenho processos. Ao lado você vai aprender como utilizá-la. Vídeo: Como priorizar um processo lcu
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Colu Ação Situação

Iniciar o desenho (não comece o Em andamento

desenho sem assistir o vídeo ao lado)

Começar pelo simples Em andamento

Utilizar raias para identificar os Em andamento

responsáveis das tarefas

Colocar códigos nos elementos para

Aguardando
facilitar
 Utilizar verbo (termos no infinitivo) nos Aguardando
títulos dos elemementos

Utilizar Gateways - Desvios (Se você

Aguardando
utilizar a notação BPMN)

Evitar tarefas sequenciais com o mesmo Aguardando

executor

Desenhar com um espaçamento grande Aguardando

entre os ícones

Colocar tarefas em pararelo Aguardando

Evitar voltar as setas. Retornar Em andamento

caminhos.

✘
Quebrar o processo em partes menores Aguardando

Elimine tarefas humanas para trâmites. Aguardando

Utilizar fins diferentes quando o objetivo Aguardando
ou a situação é diferente
 Dicas

Para você realizar esta tarefa, o vídeo ao lado é obrigatório, pois é um vídeo muito
interessante que vai fazer você enxergar de uma forma mais simples um desenho de
processos.

Não insira melhorias nesta fase de mapeamento. Este mapeamento serve para você
desenhar aquela fotografia de como é o seu processo agora, a fotografia que você
tirou na etapa 1.

A maneira correta de indicar o sujeito responsável pelo evento ou pela atividade é

pela utilização de raias. Além disso, ela pode ajudar na organização na hora de você
mapear seu processo.

Quando você começar a desenhar coloque códigos nos elementos. Por exemplo:
elemento de mensagem codificado como M01. Tarefa codificada como T01. E
assim por diante. Isso facilita na comunicação e também na automatização do
processo.
É uma boa práticar utilizar o padrão de tarefa na forma verbal. Veja exemplo ao
lado.

Não é necessário usar todos os gateways da notação BPMN, use o e-book ao lado
para saber quais são os mais usados e os menos usados.

Colocar tarefas de modo sequencial para um mesmo executor torna o processo lento
quando você desejar partir para a automatização. Utilize o poder do checklist para
unir tarefas de um mesmo executor.

Deixe uma distância ampla entre um ícone e outro. Pois, se você precisar adicionar
informações porteriormente, será mais fácil.

Quando duas ou mais tarefas são executadas por pessoas diferentes e não dependem
uma da conclusão da outra, elas podem ser colocadas em pararelo. Ou seja, otimize
lead time do processo colocando duas ou mais tarefas para serem realizadas "ao
mesmo tempo".

Ande com seu mapeamento sempre para frente. É uma boa prática não colocar setas
que voltem. Se for necessário voltar, utilize outros recursos, como o elemento de
link, por exemplo.

Se você considerar demorado ou complexo, quebre o processo em partes. Quando

uma parte estiver finalizada, já implemente melhorias. Assim, os resultados
aparecerão rapidamente.

O trâmite corre pelo processo, se você está mapeando para fins de automatização, o
trâmite será automatizado. Sendo assim, atividades que não agreguem valor ao
processo, e sim somente façam roteamento de informações, geralmente são
desconsideradas no desenho. Por exemplo: Despachar; Encaminhar; Avisar; Enviar;
Comunicar.
Identifique o status final do fluxo. Para isso, utilize verbos como "Aprovado",
"Rejeitado", "Comprado", "Solicitado", "Atendido",
 Materiais e imagens explicativos

Vídeo (5 min): Entenda do que são regras de negócio

Vídeo: Conhecendo elementos básicos de BPMN: Gateways

E-book: Gateways - Um guia para a modelagem de processos

Dicas
Colu Ação Situação
✘
✘
✘

Agora que você já desenhou todo o processo, hora de ter

Eliminar tarefas do processo Aguardando

Identificar pontos de melhoria Aguardando

Identificar as desconexões (problemas) Em andamento

Tornar o processo inteligente Aguardando

Identificar quais tarefas do processo

podem ser executadas em paralelo ao Em andamento
invés de depender uma da outra

Implementar as melhorias Em andamento

Estabelecer um plano de comunicação

Aguardando
da mudança

Definir indicadores ou OKR de Aguardando

desempenho
Escolher uma ferramenta low-code para
Aguardando
automatizar o processo mapeado

Automatizar o processo Aguardando

Revisitar o processo - Fazer acontecer o

Aguardando
PDCA
 Dicas
ê já desenhou todo o processo, hora de ter um olhar crítico e implementar melhorias.

Para realizar este item do checklist eu trouxe um texto ótimo para você.

Para implementar melhorias, eu te trouxe um texto que fala sobre produtividade nos
escritórios. Mas, no blog da Zeev tem centenas de materiais que podem te ajudar
ainda mais. Inclusive textos relacionados a cada área dentro de uma empresa.

Deixe claro no desenho quais são os pontos mais críticos e mais propensos à
falhas. Defina melhorias para estes pontos.

Essa tarefa é essencial. Faça o desenho, implemente melhorias e torne o processo

mais inteligente. O que é um processo inteligente? Veja no texto ao lado >>

Há casos em que tarefas são colocadas como dependentes e na verdade poderiam

ser executadas em paralelo. Quando isso acontece, o tempo do processo se torna
maior, sem necessidade.

Coloque tudo em prática!

Há estudos que evidenciam que a gestão da mudança é um fator crítico para o

sucesso de implementações de melhorias em processos. Trouxe um artigo para
você ler >>

As melhorias foram implementadas, agora é hora de medir. Crie indicadores e faça o

PDCA acontecer. Caso os números ainda não estiverem conforme a empresa espera,
revisite o processo e altere novamente.
Para transformar o seu processo, uma ferramenta de automatização é ideal. Caso
a sua empresa já tenha chegado nessa maturidade dos processos, veja o vídeo e o
post ao lado para saber como fazer isso.

Automatizar o processo é uma ação chave para transformar o processo. Ou seja,

você obtem ótimos resultados na melhoria dos processos internos que
consequentemente se refletem na satisfação do seu cliente. Vejo o vídeo ao lado e
saiba como você mesmo pode automatizar o seu processo desenhado.

Não adianta você realizar um trabalho maravilhoso e nunca mais voltar a pensar
sobre o processo. As coisas mudam rapidamente. Estabeleça um período para
voltar a analisar o processo, fazer o PDCA acontecer na prática.
 Materiais e imagens explicativos
r crítico e implementar melhorias.

Artigo: Como eliminar tarefas de um processo

Artigo: Produtividade em escritórios

Blog Zeev

Artigo: O que é um processo inteligente?

Artigo: Gestão de mudanças organizacionais

Artigo: Como funcionam os indicadores de desempenho de processos

Artigo: Como contratar um software de BPMS

Webinar: Como contratar um software de BPMS

E-book: Automatização de processos de escritório

Artigo: Guia de Ciclo PDCA: o que é e como fazer um PDCA

de verdade