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A gestão de projetos é uma metodologia de gerenciamento
para atingir objetivos a partir da aplicação de um conjunto de
práticas, conhecimentos, habilidades e experiências. Para melhor
fluidez do trabalho, é essencial que a equipe saiba trabalhar de
forma conjunta, atentando a prazos e cumprindo expectativas.
Existem diversas metodologias que auxiliam na condução de um
projeto, sendo que cada uma delas é mais adequada a uma
situação específica. Aqui, abordaremos como gerenciar
projetos à distância, mas você pode saber mais sobre gestão de
projetos aqui!
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SUMÁRIO
Introdução .............................................................................................. 03
DICAS:
#1 Trabalho por demandas, não por hora .................................... 04
#2 A boa comunicação é sua principal aliada ........................... 08
#3 Estar na nuvem é um passo básico ................................ 11
#4 Sistematize hierarquias de trabalho ........................................... 12
#5 Invista em softwares de gerenciamento .................................... 14
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INTRODUÇÃO

Já consolidadas nos negócios digitais, as metodologias de

gestão à distância se tornaram imprescindíveis em 2020,
Na sequência, você vai conferir em nosso
visto que o mundo teve que se adequar à nova normalidade e às
guia 5 dicas práticas de como fazer gestão de
políticas de distanciamento social devido ao novo coronavírus.
projetos à distância. Pode ter certeza que,
com essas sugestões, seu caminho no
Com certeza, a digitalização já era pautada e vinha sendo gerenciamento digital vai ficar bem mais fácil.
gradativamente implementada. Porém, emergencialmente, o
mundo teve que se digitalizar mais rápido e encaixar seu
negócio nos novos moldes. Com isso, empresas que sabem gerir
projetos remotamente se destacaram no mercado e esse
conhecimento se tornou essencial à perenidade de uma empresa.

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O conceito de trabalhar por horas, criado na Revolução

Industrial, já vinha mostrando suas falhas no modelo de
trabalho presencial, e se tornou mais evidente no modelo de home
#DICA 1 office, ou trabalho remoto. Dessa maneira, a melhor forma de
manter os colaboradores interessados e motivados é dividir o
TRABALHO POR projeto em etapas menores e estipular prazos razoáveis para que
DEMANDAS, NÃO possam ser cumpridas.

POR HORAS
Nome do projeto

Entrega 1 Entrega 2 Entrega 3

Grupo de Grupo de Grupo de

trabalho trabalho trabalho

Pacote de Pacote de
trabalho trabalho
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#DICA 1

TRABALHO POR Um estudo conduzido pelo Draugiem Group usou um programa de

computador para monitorar hábitos de trabalho de seus
DEMANDAS, NÃO funcionários. A conclusão foi que pessoas que fazem pequenas

POR HORAS pausas programadas em sua rotina demonstram ser mais

produtivas do que aquelas que trabalham por horas consecutivas
sem descanso.

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Assim, chegou-se na regra chamada de “52-17”, que propõe

uma rotina de 52 minutos de trabalho intenso, seguidos de 17
minutos de descanso.

Esta metodologia, que está alinhada com o modelo de trabalho

por demanda, propõe uma qualidade de vida melhor para os
colaboradores. Ela permite, portanto, que os funcionários
encontrem sua própria proporção de produtividade e agreguem
valor ao seu trabalho.

TRABALHO POR
DEMANDAS, NÃO
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POR HORAS
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Além da regra, existem também metodologias de gerenciamento

de tempo que sugerem uma ideia parecida. Um exemplo é a
técnica de pomodoro desenvolvida por Francesco Cirillo. Ela
consiste na utilização de um cronômetro para dividir o tempo em
períodos de 25 minutos, seguido por pausas de 5 minutos,
buscando otimizar a produtividade.

Fonte: https://www.focustodo.cn/
Existem, inclusive, aplicativos para celular que nos auxiliam a
seguir essa técnica e dividir o tempo de trabalho, como por
exemplo o aplicativo Focus-To-Do. TRABALHO POR
DEMANDAS, NÃO
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POR HORAS
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Para qualquer empresa prosperar, é necessária uma boa

#DICA 2 comunicação. Dessa forma, sabe-se que um plano de

A BOA comunicação cristalino entre os colaboradores e um banco de

dados organizado e intuitivo é muito importante, principalmente
COMUNICAÇÃO em um projeto à distância.

É SUA PRINCIPAL Comunicar-se abertamente é a principal forma de antecipar a

ALIADA identificação de possíveis riscos. Assim, ocorre a minimização de
erros e otimização do tempo de trabalho.

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Nesse sentido, o gerenciamento de projetos visa a garantir um EXEMPLO DE QUADRO KANBAN

bom entendimento dos membros, de forma que fique claro qual Semana 1 | Junho 01 - 05

será o trabalho e o prazo que eles terão para cumprir suas

atividades. Uma boa sugestão é utilizar uma gestão à vista, A FAZER EM PROGRESSO REALIZADO APROVADO

fazendo uso de Kanbans e dashboards para uma visualização

clara das metas, progressos e prazos da empresa.

Portanto, alimentar o banco de dados do seu negócio, registrando

e documentando a informação, é um grande aliado para o
gerenciamento de projetos à distância, principalmente se a
comunicação se dá de forma assíncrona entre os colaboradores.

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Alinhar ideias é essencial, portanto reuniões semanais de

follow-up são muito úteis e importantes. Da mesma forma, a troca
de feedbacks construtivos entre os membros torna o ambiente de
trabalho mais amigável e colaborativo e, consequentemente, mais
produtivo.

"Comunicação não é sobre falar o que pensamos.

Comunicação é garantir que os outros ouçam o que queremos dizer."
SIMON SINEK.

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Uma transição necessária é a inserção da sua empresa na

nuvem, já que ela garante a velocidade e efetividade de um
#DICA 3 projeto. Dessa forma, é possível editar documentos

ESTAR NA NUVEM É simultaneamente com outras pessoas e armazenar documentos em

qualquer dispositivo. E isto facilita o acesso, a comunicação e a
UM PASSO BÁSICO organização da equipe.

Com o armazenamento em nuvem, não há risco de não salvar o

arquivo e muito menos de perdê-lo na transição entre dispositivos.
Com esta segurança, sua equipe fica fortemente amparada e
pronta para se concentrar no projeto, sem risco de falhas
organizacionais e consequentes retrabalhos.

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#DICA 4
Para gerenciar um projeto à distância, muito do trabalho poderá
SISTEMATIZE ser realizado de forma assíncrona entre os membros. Neste caso, a

HIERARQUIAS DE descentralização das responsabilidades de um projeto pode

ser a chave da efetividade e da rapidez do projeto. Então, é
TRABALHO importante que o gestor saiba delegar tarefas e responsáveis, para
não sobrecarregar a si mesmo ou outros tomadores de decisão.

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EXEMPLO DE ORGANOGRAMA
Reforma de setor Comercial | Hierarquização do trabalho

GERENCIAR EQUIPE

NEGOCIAÇÃO

Diretor Comercial
EVENTO

GERENCIAR EQUIPE GERENCIAR EQUIPE

PROSPECÇÃO

LIGAR CLIENTE

Diretor Comercial Gerente de Marketing Gerente de Vendas

VÍDEO

FAZER PROPOSTA

VÍDEO TEXTO ARTE EVENTO LIGAÇÃO PROPOSTA NEGOCIAÇÃO PROSPECÇÃO

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A gestão de projetos permite centralizar todas as etapas, recursos

#DICA 5 e prazos envolvidos no projeto, desde o planejamento até a

INVISTA EM
conclusão e entrega do trabalho. Portanto, com ela é possível
acompanhar todos os processos do projeto através de um
SOFTWARES DE software de gestão de projetos, contribuindo para o aumento
da produtividade.
GERENCIAMENTO
Com o armazenamento em nuvem, não há risco de não salvar o
arquivo e muito menos de perdê-lo na transição entre dispositivos.
Com esta segurança, sua equipe fica fortemente amparada e
pronta para se concentrar no projeto, sem risco de falhas
organizacionais e consequentes retrabalhos.

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Softwares de gestão são versáteis e podem ser utilizados nos mais

diversos tipos de processos. Utilizando a versão gratuita do
software Asana, por exemplo, é possível dividir o seu projeto em
pequenas entregas, criar tarefas especificando-as, delegar os
responsáveis e os prazos de cada uma, além de acompanhar o
andamento de cada entrega. A intuitividade do software e a
gestão visual que ele oferece são aliados fortes para gerenciar o
seu projeto e alcançar seus objetivos.
Fonte: https://asana.com

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