E-book

Padronização de processo:
conheça os benefícios e o passo a
passo para implementar
 Introdução
Quais são os princípios básicos da padronização?
Por que devemos padronizar os processos?
O que deve ser padronizado?
11 vantagens de implementar a padronização de processos
7 passos para padronizar os processos
Como preparar as equipes para essa mudança?
Conclusão
Sobre a Checklist Fácil
Introdução
04 Introdução

Quando você pensa em algo padronizado, o que exatamente

vem à sua mente? Algo rígido e intransponível? Então saiba que
essa interpretação já está bastante ultrapassada!

Atualmente, implementar a padronização de processos dentro

das empresas, independente da área, significa reduzir a
variação de uma a�vidade, mas sem perder a flexibilidade.

Padronizar significa submeter um processo a determinado

modelo ou método predefinido.
Na prá�ca, existem vários bene�cios ao usar a padronização de
processos, e eles podem seguir duas frentes:
Quando abordamos a padronização de processos, estamos
falando em uma maneira de formalizar a produção dentro de
Qualita�vos: quando se trata do treinamento de
uma indústria ou comércio, e isso não significa deixar de lado a
atendentes e de mão de obra em geral;
cria�vidade e flexibilidade, submetendo os trabalhadores a
Quan�ta�vos: quando a empresa consegue reduzir o
ro�nas monótonas.
seu gasto monetário graças à melhor u�lização dos materiais e
recursos.
Ao entrar em uma loja de roupas, por exemplo, você deseja
que o atendente repasse todas as informações importantes
Quer saber como qualquer empresa pode começar a
sobre os itens vendidos ali e que ele também saiba se adaptar
conquistar bene�cios por meio da padronização de processos?
às suas necessidades, certo? Isso é um exemplo de
É exatamente isso que vai conferir ao longo desse ebook. Boa
padronização de processos.
leitura!

E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar

Quais são os
princípios básicos
da padronização?
06 Quais são os princípios básicos da padronização?

Quando aprendemos algo novo, queremos colocar logo em

prá�ca o nosso conhecimento. Isso acaba gerando algumas
dificuldades internas, principalmente dentro das indústrias,
onde estabelecer um padrão passa a ser fundamental para o
sucesso de todas as ações.

Simplificar ao máximo os processos e descentralizá-los também

são a�tudes importantes. Mas não dá para tomar qualquer
decisão sem antes padronizar. Esse é o primeiro princípio da
padronização.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil

entendimento por parte dos funcionários. Assim, os novos
contratados poderão padronizar os seus processos sem muitos
problemas, facilitando a aplicação no dia a dia.
É necessário que esse padrão adotado pela empresa seja
acompanhado de perto para que mudanças que visam a
melhoria do desempenho possam ser realizadas.

A padronização também busca norma�zar e organizar

processos de trabalho, a fim de aumentar a produ�vidade e
efe�var os lucros.

Dentro de uma indústria, isso faz com que o produto atenda às

expecta�vas do mercado de maneira mais simples e prá�ca,
com menor custo e variação possível.

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Por que
devemos padronizar
os processos?
08
Antes de par�r para a efe�va padronização dos processos de
uma indústria, é importante pensar por que a organização está
recorrendo à padronização dos processos. Cada ins�tuição vai
trabalhar com uma realidade:
Para reduzir custos;
Para ganhar tempo na produção;
Para minimizar erros;
Para seguir uma tendência de mercado.
Independentemente de qual seja o mo�vo da padronização dos
processos da sua empresa, nunca deixe de se fazer essa
pergunta, pois isso vai nortear toda as ações seguintes.
Padronizar processos não é uma tarefa trivial — e pode,
inclusive, ser muito trabalhosa no início. Mas depois das
mudanças serem implementadas, os resultados serão
compensadores.
Mantenha sempre claro o mo�vo pelo qual a empresa optou
por esse caminho!
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Por que devemos padronizar os processos?
O que deve ser padronizado?
Todas as a�vidades crí�cas da empresa devem passar por um
processo de padronização. Operações básicas do dia a dia e que
são realizadas em grande quan�dade, por exemplo, devem ser
padronizadas para evitar a ocorrência de vários erros.
Outras áreas que trazem risco à segurança também precisam
de padronização. Esse é um importante passo para uma
indústria ou até mesmo empresa, independentemente do seu
tamanho.
Quando o trabalho é desenvolvido dentro de certo padrão e
ainda com flexibilidade, as chances de erros são muito menores
e o cliente se sente sa�sfeito com o produto ou serviço que
adquiriu.
11 vantagens
de implementar
a padronização de
processos
10
Esse método de padronização vem sendo cada vez mais
u�lizado como um meio para se alcançar a redução de custos
da produção e do produto final, mantendo ou melhorando a
sua qualidade.
Por isso, os bene�cios da adoção desse método proporcionam
uma enorme vantagem compe��va para organização. Confira a
lista das 11 principais!
1. Eliminar falhas
A padronização cria uma ro�na para a realização das tarefas,
promovendo uniformidade e garan�ndo que as a�vidades
sejam executadas da melhor maneira possível.
Com isso, é possível iden�ficar oportunidades de melhorias e
falhas, assegurando uma maior eficiência interna.
Como os procedimentos são realizados seguindo um
determinado padrão e são documentados, os erros passam a
ser encontrados com muito mais facilidade. Na maioria dos
casos, você e os profissionais de sua equipe conseguem
prevê-los e solucioná-los antes do comum.
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11 vantagens de implementar a padronização de processos
2. O�mizar os procedimentos internos
Com a padronização integrada a todos os setores da empresa,
os reflexos posi�vos podem ser facilmente iden�ficados,
principalmente nos seguintes pontos:
Diminuição de custos: com padrões estabelecidos,
fica mais fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e
de mão de obra;
Aumento na produ�vidade das equipes: com
processos muito bem definidos, a equipe perde menos tempo
com a resolução de dúvidas e ganha em produ�vidade;
Agilidade na resolução e na iden�ficação de
problemas e erros: os padrões também facilitam a
iden�ficação e correção de erros, pois as etapas são facilmente
entendidas e visualizadas;
Redução de perdas de recursos e mão de obra: esses
recursos podem ser tanto de natureza material quanto
profissional e relacionada ao tempo de produção.
Com essas melhorias, é possível o�mizar os principais
processos dentro dos setores da indústria.
11
Melhorar a qualidade do produto e
3. dos serviços
Realizando todo o trabalho de padronização de processos, é
fácil iden�ficar um aumento considerável na qualidade do
produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível ter um
destaque maior no mercado em relação aos seus concorrentes
diretos e indiretos.
A padronização de processos também é uma ó�ma estratégia
para garan�r um aumento da qualidade com um baixo
inves�mento.
Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos
clientes, tornando-os propagadores da marca, que também
impacta em ganhos rela�vos à compe��vidade.
U�lizar adequadamente os recursos
4. disponíveis
Esse é um bene�cio de ordem qualita�va e diz respeito a como
os recursos devem ser u�lizados para melhorar o processo
produ�vo.
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11 vantagens de implementar a padronização de processos
Quando a padronização é aplicada, fica mais fácil entender
onde os recursos são aplicados e de que forma eles podem ser
u�lizados de maneira mais efe�va.
Dessa forma, um gerente tem mais autonomia e segurança
para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício
de materiais.
Beneficiar a operacionalização
5. do processo
Quando delegamos a uma equipe a operacionalização de um
mesmo processo, ela pode inves�r tempo e energia no
aperfeiçoamento das suas técnicas.
Isso significa que a empresa contará com profissionais mais
capacitados para trabalhar em setores bem determinados.
Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é
possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de
trabalho saudável e seguro. Consequentemente, você evita
perdas humanas, judiciais e financeiras.
12 11 vantagens de implementar a padronização de processos

Em todos os casos, a padronização de processos faz com que

6. U�lizar adequadamente
Aumentar os recursos
a produ�vidade
5. disponíveis
as etapas de produção sejam bem definidas, ficando muito
mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade do que é
oferecido ao mercado.
O aumento de produ�vidade é um bene�cio direto de todos
os outros citados anteriormente. Os recursos u�lizados
corretamente fazem com que a produção trabalhe em
excelentes condições. 8. Manter o controle do processo
A padronização de processos proporciona mais essa vantagem
porque permite o monitoramento e o acompanhamento de Nos processos de padronização, a condução das a�vidades é
tudo o que acontece. delegada às pessoas que as operam — sendo assim, cada um
está responsável pelo que produz.
Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas
funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas, Tendo consciência dessa responsabilidade, cada pessoa tem
evitando a perda de tempo e de insumos. maior controle sobre a qualidade das entregas.

Com esse trabalho em cima do controle geral das ações, a

gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos da
7. Desenvolver a qualidade dos produtos gestão.

Toda indústria, comércio ou empresa de serviços quer oferecer

entregas de qualidade, não é mesmo? Consumidores
insa�sfeitos não fazem novas compras e não indicam a sua
empresa, seja pela existência de defeitos ou porque não foram
bem atendidos.

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9. Reduzir custos
A diminuição de despesas é uma consequência direta da
padronização de processos. Como as a�vidades seguem os
mesmos parâmetros, o uso dos recursos é potencializado.
Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair
novos clientes e aumentar a lucra�vidade. A velocidade para
diagnos�car problemas com mais facilidade também reduz
todos os custos operacionais.
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11 vantagens de implementar a padronização de processos
Aumentar o engajamento
10. dos colaboradores
A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por
seus colaboradores. Dessa maneira, é preciso treiná-los e
passar os obje�vos da gestão.
Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma
equipe muito produ�va, que alcança as metas estabelecidas
previamente.
Focar na padronização de processos mostra que a empresa se
preocupa com todos, gerando mais confiança e credibilidade
nos momentos em que é necessário ter pulso firme para
tomar decisões.
11. Ter a chance de u�lizar novas tecnologias
Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as
empresas se relacionam com clientes, funcionários e
concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as
tendências do mercado e u�lizar o que há de mais moderno.
14 11 vantagens de implementar a padronização de processos

Atualmente, existem várias ferramentas que o�mizam as Recapitulando, a padronização de

processos ins�tui vantagens em:
a�vidades em uma gestão. Uma delas é um so�ware de
aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a
compilação de dados em tempo real e ex�ngue o papel e as
Eliminar falhas
planilhas do negócio.
O�mizar os procedimentos internos
Melhorar a qualidade do produto e
dos serviços
U�lizar adequadamente os recursos
disponíveis
Beneficiar a operacionalização do
processo
Aumentar a produ�vidade
Desenvolver a qualidade dos
produtos
Manter o controle do processo
A solução Checklist Fácil facilita o trabalho de aplicação de checklists de controle Reduzir custos
Aumentar o engajamento dos
Com isso, é possível ter mais produ�vidade e mobilidade na colaboradores
ro�na de trabalho. E para trazer ainda mais facilidades, é
importante buscar uma solução que não necessita de acesso Ter a chance de u�lizar novas
à internet, melhorando ainda mais a experiência de seus tecnologias
usuários.

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7 passos para
padronizar os
processos
16 7 passos para padronizar os processos

Para entender melhor como colocar esse método em prá�ca e

conquistar todos esses bene�cios, confira o passo a passo das
etapas que devem ser analisadas e melhoradas para que
ocorra a padronização dentro da organização:

1. Mapeie todos os processos

Na fase de mapeamento, os gestores devem iden�ficar os

processos e as ro�nas de todos os setores internos,
destacando recursos necessários, falhas e como as a�vidades
2. Implemente as mudanças
são realizadas.
Depois de feito o mapeamento e analisados todos os pontos
Nesse momento, todas as ro�nas ficam ní�das e é possível que devem ser melhorados, chegou a hora de aplicar a
iden�ficar etapas desnecessárias ou redundantes no processo. mudança na equipe.

Depois de analisar todos os pontos, é possível iden�ficar
eventuais falhas ou possibilidades de melhoria nas a�vidades
dos colaboradores. Isso ajuda na criação de um plano de ação
estratégico mais adequado para corrigir a maior quan�dade de
erros possível, garan�ndo melhores resultados finais.
É importante destacar que, para que a padronização de
processos aconteça, todos os colaboradores devem estar
engajados e cientes do mo�vo, da importância e do impacto
dessas transformações.
Nesse processo, é muito importante envolver os
colaboradores que trabalham diretamente nas a�vidades a
serem padronizadas. Afinal, são eles que conhecem melhor a
tarefa.

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17 7 passos para padronizar os processos

O importante é que não haja dúvida sobre a que setor

3. Monitore constantemente pertence cada atribuição e que cada etapa seja muito bem
documentada e registrada.
Com o processo já implementado em toda a empresa, os
gestores devem monitorar constantemente a nova ro�na da
equipe para iden�ficar se o plano de ação adotado foi 5. Escolha a tecnologia certa
realmente adequado.

Sempre é possível corrigir falhas, mesmo com o processo em
andamento. O importante é agir rápido para que o tempo de
execução das a�vidades não seja impactado e para que sejam
adotadas medidas que evitem que o mesmo erro volte a
ocorrer.
Com essa prá�ca, também é possível iden�ficar rapidamente
problemas e soluções que antes não foram percebidos,
assegurando um desenvolvimento interno con�nuo.
A grande vantagem da padronização de processos hoje, em
relação há 20 anos, é que a tecnologia evoluiu muito e pode
tornar as a�vidades mais eficientes e mais rápidas.
Para isso, é importante conhecer as alterna�vas disponíveis no
mercado de acordo com o seu segmento. Desde um complexo
sistema de gestão até um so�ware de checklist aplicável ao
segmento industrial: qualquer uma dessas ferramentas pode
contribuir para a padronização de processos na empresa.

Alinhe as ações com os

4. departamentos mais importantes
Antes de padronizar os processos da empresa, é importante
listar o papel de cada setor nos procedimentos. Isso vai
garan�r que cada um saiba como deve entregar cada ponto ao
próximo setor que vai conduzir a etapa seguinte.

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18 7 passos para padronizar os processos

Os indicadores são uma forma de criar metas obje�vas para

6. Qualifique as pessoas que a função principal da empresa seja cumprida. Para isso, é
importante estabelecer metas alcançáveis e que realmente
contribuam para o crescimento do negócio.
Durante a padronização de processos organizacionais, é
primordial oferecer uma atenção especial às equipes. Elas
A própria padronização dos processos pode se tornar uma
precisam perceber que o processo também vai beneficiá-las.
meta como concluir a padronização de todos os processos da
empresa dentro de 12 meses. Para que essa meta seja
Para que isso seja percebido, aposte na qualificação
alcançada, possivelmente haverá um plano de ação com
con�nuada dos �mes. Capacidades técnicas, analí�cas e
diretrizes, cronogramas e prazos que permi�rão esse alcance.
gerenciais devem ser contempladas.

Outra área que merece um olhar cuidadoso é a de inovação.

Não basta padronizar os processos: é preciso criar na equipe o
hábito de perceber muitas possibilidades na mesma tarefa!

7. Crie indicadores de desempenho

Se antes da padronização de processos a sua empresa ainda

não trabalhava com indicadores de desempenho, a par�r
dessa implantação, essa necessidade será latente.

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Como preparar
as equipes
para essa mudança?
20 Como preparar as equipes para essa mudança?

Após iniciar a padronização, é preciso ter uma atenção especial

na preparação das equipes para esse novo padrão de trabalho.
Os treinamentos são ó�mas maneiras para interiorizar o
conhecimento e divulgar os novos critérios, mas é preciso
estruturar muito bem esse momento.

Eles podem durar de dois a três meses, mas cada caso deve ser
analisado com muito cuidado para que o dia a dia de trabalho
não seja totalmente prejudicado. Por isso, foque em ações por
etapas:

Divida a equipe em áreas de atuação e facilite o

processo de aprendizagem;
Deixe bem claro que a ajuda de todos é
imprescindível;
Use uma linguagem bem clara e compreensível por
todos;
Não hesite em solucionar dúvidas e resolver
qualquer problema ou incerteza;
Crie guias e documentos para orientar e assegurar o
andamento das funções.

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Conclusão
21 Conclusão

Esperamos que esse ebook tenha ajudado você a entender que

sim, a padronização de processos é essencial, principalmente
dentro das indústrias, onde existem diversos processos
acontecendo ao mesmo tempo.

Em resumo, você precisa focar em 5 ações básicas para ter de

fato um processo de padronização bem estabelecido:

1. Tenha processos bem definidos;

2. Foque nos treinamentos;
3. Estabeleça a nova cultura em toda a empresa;
4. Acompanhe o desenvolvimento das a�vidades;
5. Use a solução certa para apoiar todo o projeto.

E não se esqueça de usar ferramentas modernas e com

credibilidade no mercado, como um so�ware de checklists
customizáveis.

Ele possibilita a criação de padrões e critérios a serem seguidos

por toda a equipe e pode ser u�lizado em várias empresas.

E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar

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planilhas e papéis. Ela pode ser u�lizada em tablets e smartphones, e não depende
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