SISTEMA DE MANUTENÇÃO EM TEMPO REAL UTILIZANDO MÓDULO SAP-

PM COM ALTO GRAU DE CUSTOMIZAÇÃO

Alceu Rodrigues Junior 1

2
Renato Grottoli

RESUMO
Este trabalho tem objetivo de demonstrar aplicação prática da migração de um
sistema de manutenção baseado em ERP tradicional que utiliza o módulo
Standard, para um modelo customizado dentro do próprio ERP, sem a
necessidade de buscar sistemas de informação externos a organização que
trazem em sua grande maioria novos custos, incerteza de receber uma boa
assistência técnica externa, bem como risco de não atendimento à todas as
plataformas de segurança de informação e padronização da companhia. O
grande ganho neste caso foi a possibilidade de modificar a estrutura dentro do
ERP de modo a facilitar apontamento de horas, criação e encerramento de
ordens de manutenção pelo próprio técnico, busca de relatório e informações
das atividades sem necessidade de deslocamentos. Também foram
disponibilizados “Tablets” permitindo utilização de ferramentas de troca de
mensagens, consulta a rede corporativa, fotos de peças e também
procedimentos. Contudo, como na maioria dos projetos, algumas dificuldades
em acompanhar os avanços tecnológicos geram novos questionamentos sobre
a longevidade da ferramenta, e a limitada e tão aclamada “interface amigável
com o usuário”, que traz à tona novos desafios as organizações no sentido de
se manterem competitivas e ao mesmo tempo atualizadas as novas e crescentes
demandas da Industria 4.0 nas grandes empresas.

1.INTRODUÇÃO

Grandes empresas em sua maioria, utilizam softwares para realizar a gestão da

manutenção, e para isso a escolha do software é fundamental para dar maior
credibilidade e transparência às informações, armazenar bancos com dados de
históricos de intervenções em equipamentos e principalmente identificar
potenciais de ganhos financeiros e de produtividade.

Segundo Tavares (1998), existem mais de 30 softwares de manutenção

disponíveis somente no Brasil e mais de 200 no mundo, são diversas tecnologias
e sistemas que podem ou não integrar o ERP da empresa em suas soluções,
disponíveis no mercado e com novas soluções aparecendo a cada dia.

1
Robert Bosch, Planejador Técnico de Manutenção
2
Robert Bosch, Chefe de Engenharia de Manutenção
A necessidade de se integrar soluções da Industria 4.0, somada a necessidade
de se obter as informações de forma rápida e precisa, chamam a atenção para
a importância que o ERP tem, pois ele integra módulos de produção, RH,
logística e comercial, e que precisam estarem conectados ao software de
manutenção, o que se torna uma barreira para implantação em diversas
empresas, pois nem sempre a área responsável pela segurança da informação
permite a aplicação, devido aos rigorosos padrões para manter dados e
informações estratégicas da empresa livres de ataques de hackers.

A solução encontrada neste caso, atende tanto as necessidades da segurança

da informação, quanto a padronização da plataforma central de software da
companhia, trazendo inúmeros benefícios para integrar dados de Recursos
Humanos com Departamento de Compras por exemplo, que permite em tempo
real se obter status de uma solicitação de material feita diretamente pelo técnico
de manutenção no local de trabalho, sem necessidade de sair da máquina para
isso.

2. IMPLEMENTANDO O SISTEMA INTEGRADO

O sistema implementado neste case, foi feito em linguagem ABAP, que roda
dentro do módulo Standard do ERP, o que permitiu ao setor de tecnologia de
informação uma solução dentro do próprio ERP da companhia, evitando
quaisquer questionamentos sobre a segurança da informação e padronização
dos dados, permitindo realizar aquilo que já vinha sendo feito de forma
corriqueira e pelo método mais comum, porém agora de uma forma mais ágil e
em tempo real.

A justificativa e retorno previstos no projeto, levaram em conta os ganhos de

produtividade gerado pela nova ferramenta, pois as ordens de manutenção antes
eram todas geradas e impressas em papel, o que inseria nos processos diversas
perdas com deslocamentos tanto de manutenção corretiva, como preventiva.
Após a implementação, tanto o papel foi eliminado, quanto uma grande parte dos
desperdícios gerados por deslocamentos, pois agora na nova realidade ao abrir
a ordem de manutenção no sistema, a mesma aparecia em tempo real para o
técnico que utilizava na ocasião um coletor conforme figura abaixo:
Figura 1- Coletor Intermec Modelo CN3.

2.1 RECURSOS PARA IMPLEMENTAÇÃO

Além dos próprios coletores, foi necessário implementar uma rede sem fio em
toda companhia, foram feitos testes de intensidade de sinal e banda morta por
toda planta que possui 86.700 M2 além é claro do televisor disponibilizado na
oficina central de manutenção o qual chamaram de “andom”.Para melhorar a
robustez e evitar desgaste dos equipamentos, também foram incluídos uma
proteção e um suporte para prender o equipamento ao corpo, indicados pelo
próprio fabricante, além da central para carregar as baterias para os mais de 70
equipamentos.

Numa atualização do sistema, os coletores foram então substituídos por Tablets,

que abriram uma nova gama de possibilidades e recursos. Como acessórios
também foram indicados pelo fabricante um suporte anti-queda e um prendedor
para permitir deslocamentos pela planta, o modelo é da figura abaixo:

Figura 2 – Tablet HP modelo Slate 2.

Foram ministrados treinamentos para 100% do corpo técnico, capacitando os

mesmos nas novas formas de escrever e apontar horas nas ordens de
manutenção. Todos os treinamentos foram feitos com material de apoio e os
mesmos ainda estão disponíveis para consulta de novos colaboradores.

Além dos recursos citados, durante o planejamento das iniciativas, foram

planejados orçamentos adequados para implantação, além das autorizações de
acesso ao ERP por parte do corpo técnico, que até então não possuíam tal
acesso, além de acessos a pastas e transações dentro do ERP.

3.GANHOS E RESULTADOS REAIS

Foram utilizados os métodos de medição dos deslocamentos dos colaboradores

no seu dia-dia e transformados em ganho hora/homem. Os resultados
apresentados apontaram para um ganho em torno de 5 -10% de produtividade,
o que representou um ótimo resultado para o projeto.

Tivemos outros ganhos não mensuráveis como por exemplo acesso a

informação de forma atualizada no sistema, tendo em vista que antes as
informações eram digitadas no sistema manualmente e agora elas estavam
disponíveis me tempo real o que se sabe que geraram ganhos, mas não foram
utilizados métodos para medir este ganho.

Outro ganho tivemos referente ao apontamento de horas da manutenção, pois

no método antigo, a informação de tempo era escrita à mão pelo próprio técnico
de manutenção, e posteriormente transcritas também manualmente para o
sistema, agora com o sistema em funcionamento, o apontamento das horas de
trabalho se dá de forma automática e existe um contador de horas que inicia a
contagem quando o técnico executa o “logon” na ordem de manutenção, e só
cessa quando o mesmo técnico muda o status ou para “standby” ou então
encerra a ordem de manutenção (3). Neste caso o ganho foi na fidelidade do
apontamento que antes era feito com uma grande margem de erro, pois os
técnicos nem sempre se lembravam do tempo exato que atuaram no
equipamento, o que distorcia os valores, porém agora, o efeito foi que os valores
de apontamento de maneira geral diminuíram, pois o sistema era fiel e caso o
técnico esqueça de “logar” o mesmo fica com deficiência nos apontamentos.

Na área de manutenção planejada e preventiva os ganhos também foram de

grande importância, pois a geração de relatórios em planilhas geradas a partir
do ERP, com entrada manual de dados através de outros relatórios também
diminuíram consideravelmente, pois os dados estavam disponíveis dentro do
próprio ERP e com isso as entradas manuais e geração de relatórios não eram
mais necessários, além é claro da facilidade com que se tem as informações de
ordens e de trabalhos num mesmo ambiente de programação.

No caso citado, os ganhos com tempo de programação de ordens na área de

PCM giraram em torno de 60% comparados aos tempos anteriores onde eram
feitas via manual e por gestão de relatórios e no caso desta empresa em
especifico, não foi necessário manter 2 pessoas em tempo integral para essa
atividade, liberando outra pessoa para fazer outra atividade que também tinha
grande importância e estava defasada pela escassez de recursos humanos.

4. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA

Abaixo serão descritas as principais funções do sistema, que está totalmente

conectado ao SAP-PM e dentro das normas de segurança da informação e
demais normas internacionais. Atenta-se para durante a implantação do projeto
todos os testes sejam feitos em ambientes de teste apropriados para evitar
prejuízos as informações atuais e que estariam em funcionamento no sistema
atual.

3
Opções citadas serão vistas no Capitulo 4.
4.1 ENTRADA NO SISTEMA

A função de cadastro no sistema, ocorre sempre que o usuário se conecta o

SAP-PM da mesma maneira como antes, basta apenas digitar o usuário e senha
do SAP que o mesmo terá acesso ao sistema.

Após entrar no sistema, o usuário terá algumas opções que permitirão executar
as funções:

a)Status das máquinas;

b)Assumir ordem de manutenção;
c)Devolver ordem de manutenção;
d)Colocar ordem em “standby”;
e)Encerrar ordem de manutenção;
f) Nivelar capacidade da mão de obra;
g)Programar trabalho;
h)Status das ordens planejadas.

4.2 STATUS DOS TRABALHOS

Para executar essa função foi criada a tela Z22I100, onde é possível ver o status
das máquinas que possuem ordens de manutenção liberadas em tempo real.
Neste momento é possível verificar 4 status conforme tabela abaixo:

Tabela 1- Status das ordens de manutenção.

Num primeiro momento abrirá a tela da figura 2, conforme mostrado abaixo é

possível definir os filtros da procura por data, usuário, por equipamento, por sala,
por barracão, entre outras opções, enfim, tudo o que é necessário para buscar
em uma determinada área e data.
Figura 3.

Após escolhidas as opções conforme a necessidade, ao clicar no relógio a

mesma executará as opções filtradas e mostrará conforme figura 3 abaixo:

Figura 4.

Nessa tela geralmente é onde é feita a avaliação das prioridades pela liderança
e também o status de determinado chamado de manutenção.
Status:
Branco- aguardando atendimento.
Verde – Em atendimento.
Azul escuro – Standby (aguardando definição ou recurso).
Azul Claro com engrenagem – Standby por peça (aguardando compra ou
conserto de peça de reposição).

Após avaliadas as prioridades e munidos dostatus, o pessoal técnico irá iniciar

os trabalhos para assumir e iniciar as tarefas, conforme capítulos seguintes.

4.3 MUDAR STATUS DE ORDEM DE MANUTENÇÃO

Para executar esta função, foi criada a tela Z22I101, onde é possível assumir,
devolver, encerrar, mudar status e escrever informações nas ordens de
manutenção, via coletor ou Tablet. Ao abrir a tela aparecerá como na figura
abaixo:

Figura 5.

Nesta primeira tela, é possível escolher entre visualizar ordens já abertas ou até
mesmo criar novas ordens de manutenção, para este case entraremos nas
opções de visualizar as ordens (opção 2) para ilustrar um pouco do
funcionamento do sistema.
Figura 6.

Neste momento aparecerá o campo com as opções de inserir o número da

ordem de manutenção para que seja possível “logon” na mesma ou até inserção
de novas informações na ordem em questão.

Na figura abaixo aparece várias opções para o técnico, como escrever novas
informações, devolver, colocar em Standby e também encerrar ordem de
manutenção.

Figura 7.

No caso para iniciar a contagem do apontamento das horas, o técnico deve

selecionar a opção “F6 ASSUMIR” que então o contador começa a contar as
horas trabalhadas e armazena essas informações no SAP. Também existe a
opção de direcionar a ordem “F7” onde é possível delegar a ordem a outro
técnico, supervisor ou planejador responsável pela tarefa, nesse caso o usuário
aparecerá na frente da ordem em questão como mostrado na figura 3 na coluna
“MANUTENTOR”.
Abaixo breve descrição das funções disponíveis.

F6 – ASSUMIR – Essa função o técnico utiliza para assumir o trabalho e o

contador de horas inicia-se, também o status da ordem muda para “EM
ATENDIMENTO’.
F2 – REASSUMIR – Tem mesma função anterior, porém deve ser utilizada
quando por algum motivo o mesmo técnico colocou a mesma ordem em
“STANDBY OU STANDBY POR PEÇA”.
F8 – HIST. TÉCNI. –Esta opção mostra as ultimas ordens abertas no mesmo
equipamento onde o técnico está trabalhando para facilitar pesquisa e busca por
informações.
SF1_ALT. EQUIP – Se por algum motivo a produção ou usuários abriram a
ordem no equipamento errado, esta opção permite ao técnico mudar o numero
ou inventário do equipamento.
SF4 OBSERVAÇÃO – Nesta opção o técnico entra para inserir novas ou ler as
informações já escritas no texto longo da nota que originou a abertura da ordem
de manutenção.
SF6 LOTE CONTROLE – essa função está em teste portanto ainda não
disponível no momento.
F7 DIRECIONAR – Essa opção permite ao técnico direcionar o trabalho para
outro usuário, uma vez que este seja o correto responsável pela continuidade do
serviço.
F5 CRIAR – permite criar nova ordem de manutenção.
F9 HIST. PEÇA – permite verificar as últimas reservas e retiradas de material
para aquela ordem de manutenção.
SF2 RMI – permite reservar materiais no estoque.
SF5 – muda para tela da figura abaixo:

Figura 8.

F5 STANDBY – coloca em standby a ordem e o contador de horas para de contar

e muda o status para “standby ou standby por peça”
F7 DEVOLVER – Tecnico devolve a ordem para status anterior e o contador de
horas para de contar.
F6 ENCERRAR – encerra ordem de manutenção.
F8 AJUDA – sinaliza ajuda e aparece no status das ordens de manutenção um
círculo vermelho, indicando solicitação de ajuda.

Foi visto neste capítulo, inúmeros recursos existentes dentre os disponíveis para
este sistema, no entanto um estudo mais detalhado poderia mostrar todos os
recursos e funções, mas para isso seria necessário um case mais extenso e
aprofundado do sistema o que não é o foco deste artigo.

4.4 TRABALHOS PLANEJADOS

Para as soluções customizadas de trabalho planejado, o sistema teve uma

atualização em 2016 e possui recursos que facilitam o nivelamento e
programação dos trabalhos, sem necessidade de entrar no módulo Standard do
SAP-PM.

4.4.1 PLANEJAMENTO DE DATAS

Nesse caso foi criada uma transação customizada representada pela sigla
Z22I142 (Balanceamento de Mão de Obra) e que permite que as ordens
disponíveis para programação sejam distribuídas por data permitindo o
nivelamento dos trabalhos planejados.

Nesta tela é possível fazer filtros para executar a programação, no caso abaixo
foram escolhidos centros de trabalho da mecânica, tipo de ordens planejadas e
datas das ordens a também do período especifico onde se quer fazer a
programação. Veja na figura a seguir:

Figura 9.
Após feitas as seleções e filtros necessários, aparecerá uma outra tela onde a
interface para a programação é mais amigável que o ambiente Standard do SAP,
e facilita em muito a vida do Planejador ou Programador.

Após mandar rodar esta tela (relógio SAP) a mesma aparecerá como na figura
abaixo e lá teremos as opções de visualizar as capacidades

Figura 10.

Na aba superior da transação que foi criada, é possível verificar equipamentos,

centros de trabalho, localização, duração do trabalho e número das ordens de
manutenção que estão aguardando programação.
Nesta mesma tela, na aba inferior é possível na cor vermelha visualizar qual
centro de trabalho já está com capacidade comprometida e na cor amarela está
com a mesma toda utilizada, já a cor verde indica que podemos programar mais
trabalhos para aquele centro de trabalho.

Neta tela é possível definir a data do trabalho baseada nas informações por ela
trazidas.

4.4.2 DEFINIR RESPONSÁVEL E HORA DO TRABALHO

Para esta facilidade foi criada uma transação denominada Z22I130, onde é
possível visualizar as informações da figura abaixo:
Figura 11.

É possível filtrar nesta tela informações básicas necessárias ao programador

como data das ordens, data da programação, usuários, tipos de ordens e
também se queremos visualizar ordens dentro ou fora dos prazos entre outras
funções, será ilustrado na próxima figura como irá ficar a próxima tela após rodar
a mesma (relógio SAP)

Figura 12.

As informações desta tela estão disponíveis tanto para visualização quanto para
programação e nesta tela é possível definir o responsável pela execução e
também a hora de início dos trabalhos. Com esta tela e a anterior já citada, é
possível realizar a programação sem sobrepor horários e responsáveis, tarefa
que antes era toda feitas em planilhas que muitas vezes não eram confiáveis.

4.4.3 AGENDA DO USUÁRIO

Para esta função dos trabalhos planejados, foi criada uma transação com nome
de Z22I131, onde é possível fazer a conferencia individual (agenda) de cada
técnico responsável.

Aqui a utilização limita-se a auxiliar o programador a não sobrepor trabalhos seja

por data ou seja por hora.

Figura 13.

A tela acima é mais simples a apenas mostra a carga programada num horizonte
semanal de cada técnico individualmente. Após rodar a mesma, a tela da figura
abaixo mostra o detalhe de cada técnico.
Figura 14.

É possível ver a figura acima qual a ocupação de cada técnico por dia, num
horizonte de até 10 dias, isso permite ao programador ter uma ideia do todo e
auxilia para evitar sobreposição de datas e pessoas.

4.4.4 PLANO DIRETOR DE PARADAS

Essa transação (Z22I134 - NIVELAMENTO) foi criada para o cliente visualizar

as paradas que ocorrerão em sua área, informação essa que antes era colocada
em planilhas copiadas do SAP está disponível em tempo real, otimizando custos
com entradas manuais de dados, e sem gerar duvidas aos técnicos a produção
de quando, quem e quanto tempo os trabalhos durarão.
A tela mostrada na figura abaixo, mostra os filtros possíveis, por equipamento,
por área, por usuário entre outras opções, ela facilita ao cliente ou ao técnico a
agenda de trabalhos programados na área.

Figura 15.

Enquanto na tela mostrada na figura abaixo, é possível visualizar um previa de

impressão onde a folha em A3 contém todas as informações sobre o trabalho
como responsável, data, hora, maquina, tipo de serviço e numero da ordem de
manutenção.

Figura 16.

As telas vistas até aqui, demonstram um parte dos recursos utilizados nesta
customização e não representam todo o conteúdo do projeto. Para uma
visualização completa dos recursos, seria necessário um estudo de caso mais
especifico dos trabalhos planejados e suas customizações utilizadas pela
empresa.
5. DESAFIOS PARA PRÓXIMAS “CUSTOMIZAÇÕES”

Com todos esses recursos a disposição e os ganhos que já foram comprovados,

ainda temos novas necessidades surgindo no dia-dia da manutenção e para isso
a companhia possui pessoas que dedicam parte de seu tempo à análise de
novas solução e manutenção do sistema atual e se depara com os motivos
abaixo:
a) Necessidade de se manter atualizado
b) Avaliar sugestões do usuário e propor melhorias
c) Alinhamento com a estratégia da manutenção
d) Aumento da produtividade.

Para os temas citados, vale a pena citar que mesmo após terem ocorridas 3
atualizações do sistema, os usuários a cada dia propõe novas soluções como
por exemplo o formulário de análise de falhas que hoje ainda é no papel,
melhorias nas interfaces para diminuir o número de cliques, entre outras ideias
e sugestões um tema que se sobressai é a continuidade ou não do sistema,
tendo em vista que até o momento as soluções apresentadas no mercado não
atendem o grau de informação e facilidades que o sistema atual possui, sendo
portanto prudente avaliar novas soluções e entender a vida útil desse sistema
atual que opera na plataforma SAP-PM.

Muitas empresas (não temos dados em fontes confiáveis) optam por instalar
sistemas com interfaces diretas com o SAP-PM, porém não existe um estudo
que possa dar embasamento para as empresas avaliar as opções e verificar
retorno do investimento na plataforma objeto deste artigo. Em geral, a empresa
está satisfeita com as soluções apresentadas pelo próprio setor de Tecnologia
da Informação e ainda assim estamos avaliando novas possibilidade no futuro,
sem descartar até a migração para outros sistemas, desde que é claro, suplante
os custos e retornos apresentados pelo sistema atual.

6 CONCLUSÃO

Foi demonstrada a parte operacional do sistema com as diversas opções que

ajudam o técnico de manutenção durante a realização de suas tarefas de
manutenção, não necessitando para isso de deslocamentos desnecessários
para busca de algumas informações básicas como manuais e catálogos de
fornecedores, acesso à internet e também informações de uso geral como
localização de ferramentas, instrumentos e foros de peças no estoque. Essas
informações que foram disponibilizadas, tornaram a rotina de manutenção mais
conectada, inteligente e principalmente mais produtiva gerando resultados para
a organização.

Também se ressalva a necessidade da área de PCM estar sempre aberta a

novas ideias, sugestões e principalmente atento as mudanças e softwares
disponíveis no mercado, para que em primeiro lugar mantenha-se atualizado e
em segundo lugar não percam novas oportunidades que porventura possam
aparecer e trazer um retorno de investimento mais atrativo. Ressalva-se a
necessidade de discussão da aplicação customizada como solução definitiva,
pois o mesmo tem interface menos “amigável” com o usuário comparado aos
demais softwares disponíveis o mercado e ainda esbarra na política de melhoria
da empresa que nem sempre é um processo simples e rápido, mas necessita de
planejamento com pelo menos 1 (um) ano de antecedência para qualquer
alteração, melhoria.

Conclui-se, portanto, que se faz necessário mais estudos no país sobre soluções
customizadas da plataforma ERP (nesse caso SAP-PM) para avaliar o quanto é
sustentável o desenvolvimento destas soluções dentro das organizações e seu
retorno, pois as mesmas são desenvolvidas em empresas de grande porte que
já possuem regras e padrões de softwares de gestão e ERP que muitas vezes
não levam em consideração a utilização deste pela área de manutenção.

Novas demandas da indústria 4.0 vem à tona provocando e questionando se as

soluções atuais atendem toda agilidade e facilidade esperada pela conectividade
e também questiona os padrões estabelecidos, visto que os ERP’s atuais ainda
possuem dificuldade em se transformar devido aos grandes volumes de clientes
e de informações constantes em seus bancos de dados, o que dificulta a
migração e demais operações de atualização dos sistemas, deixando essa
questão sempre em segundo plano nas organizações devido aos riscos
envolvidos.

Para enobrecer e dar a manutenção o valor que sabemos que ela tem nas
organizações, é preciso mudar o conceito de que manutenção é “despesa” e
tornar essa atividade um investimento, pois sabemos que traz sim retorno se
moldada pela liderança como tal, pois o aumento da eficiência traz maior
disponibilidade das máquinas e aumenta a competitividade das companhias, o
que também se justifica por si só sua importância e investimentos na área de
ERP’s com maior grau de aplicabilidade para área de manutenção. Temos como
opção para o não atendimento do último ponto a customização do ERP.

Esta ferramenta importante para atingimento das metas de PCM e

gerenciamento da manutenção, por isso a escolha do software é de fundamental
importância (KARDEC e NASCIF, 2012).

Enfim, este objeto de estudo é voltado para empresas que possuem sistemas
ERP’s instalados e sem grau de customização algum, e também empresas que
estão planejando o investimento em softwares de gestão da manutenção e que
por sua vez estão pesquisando a melhor forma de escolha do software. Este
estudo aparece como uma alternativa para as empresas e como contribuição
para tomada de decisão.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

KARDEC, A.; NASCIF, J.. Manutenção Função Estratégica, 4ª Edição. Rio de

Janeiro: Editora Qualitymark, 2012.

TAVARES, Lourival Augusto. Administração Moderna da Manutenção. New

York: Novo Pólo Editora, 1998.