Como comunicam os arquivos municipais da área metropolitana de

Lisboa?

Gisela Garcia Gabriel

giselagabriel0806@gmail.com. Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

Resumo:
A sociedade da informação tem conduzido os arquivos a adaptarem as suas
metodologias de comunicação de modo a corresponderem ao aumento do grau de
exigência dos seus utilizadores, que passaram a ser concebidos, antes de mais, como
clientes. A realidade dos 18 Arquivos Municipais da Área Metropolitana de Lisboa –
Alcochete, Almada, Amadora, Barreiro, Cascais, Lisboa, Loures, Mafra, Moita, Montijo,
Odivelas, Oeiras, Palmela, Seixal, Sesimbra, Setúbal, Sintra e Vila Franca de Xira –
revela-se um excelente exemplo para a análise do nível de investimento na
comunicação da informação, contribuindo igualmente para o aprofundamento do
conhecimento sobre o panorama nacional neste domínio. Pretende-se, assim,
percecionar a forma como os Arquivos se adaptaram aos novos desafios,
nomeadamente ao nível da consulta física e digital da informação e do modo como
utilizam a Internet, instrumento de apoio essencial para a disponibilização da sua
informação e comunicação dos serviços e iniciativas desenvolvidos. Este estudo
baseou-se na pesquisa documental, bibliográfica e de fontes primárias, em suporte
papel e na Internet, através dos sites institucionais e/ou das redes sociais, assim como
na recolha de informação com recurso ao inquérito por questionário e à observação
direta. Foi, então, possível concluir que a maioria destes Arquivos Municipais tende a
acrescentar valor organizacional à informação através da comunicação, potenciando a
qualidade do serviço e a sua visibilidade, em prol da fidelização ou da angariação de
públicos. Não obstante, a realidade afigura-se heterogénea, traduzindo-se em diversos
níveis de investimento na comunicação, cujos melhores exemplos são os Arquivos
Municipais de Cascais e de Lisboa.

Palavras-chave: Área Metropolitana de Lisboa; Arquivos Municipais; Ciência da

Informação; Comunicação; Internet.

IX Seminário de Saberes Arquivísticos [ISSN: 2525-7544] 249

 How do the municipal archives of the great Lisbon area communicate?

Abstract:
The information society has led the archives to adapt their communication
methodologies in order to meet the increasing demand of their users, which have since
been conceived as clients. The reality of the 18 Municipal Archives of the Great Lisbon
Area – Alcochete, Almada, Amadora, Barreiro, Cascais, Lisbon, Loures, Mafra, Moita,
Montijo, Odivelas, Oeiras, Palmela, Seixal, Sesimbra, Setúbal, Sintra and Vila Franca de
Xira – is an excellent example for the analysis of the level of investment in the
communication of information, also contributing to the deepening of knowledge about the
national panorama in this field. The aim is to understand how the Archives have adapted
to the new challenges, namely in the physical and digital consultation of information and
the way they use the Internet, an essential support tool for the provision of their
information and communication of services and initiatives. This study was based on
documentary, bibliographic and primary sources, paper and Internet research, through
institutional websites and/or social networks, as well as in the collection of information
through questionnaire survey and direct observation. It was thus possible to conclude
that most of these Municipal Archives tend to add organizational value to information
through communication, enhancing the quality of the service and its visibility, in favor of
the loyalty or raising of publics. Nevertheless, the reality appears heterogeneous,
translating into several levels of investment in communication, whose best examples are
the Municipal Archives of Cascais and Lisbon.

Keywords: Great Lisbon Area; Municipal Archives; Information Science;

Communication; Internet

Introdução

A sociedade da informação, marcada por profundos desenvolvimentos

tecnológicos, tem conduzido os Arquivos a readaptarem a sua forma de comunicação
em função das necessidades e da exigência dos utilizadores, cada vez mais nado
digitais, e a estimularem uma efetiva interação, pois apenas «assim é possível alcançar
um nível de fidelização seguro que leve a uma relação duradoura» (Santos, 2011, p.
31). O tipo de comunicação ambicionado deve cuidar, assim, de todos os intervenientes
e estar atento às necessidades dos diferentes protagonistas, uma vez que «escutar é a
“pedra de toque” da eficácia comunicacional» (Rego, 2013, p. 358).

IX Seminário de Saberes Arquivísticos [ISSN: 2525-7544] 250

 Neste contexto, também os municípios têm desenvolvido instrumentos de
comunicação da informação enquanto «fator estratégico de desenvolvimento, com vista
à melhoria da qualidade de vida das populações» (Freitas & Sousa, 2009, p. 95),
apostando na Internet e nas redes sociais, que providenciam conteúdos e serviços
gratuitos e de fácil acesso. O recurso às novas tecnologias permite, pois, aos Arquivos
Municipais aproximarem-se dos seus utilizadores, garantindo uma assinalável
simplificação do acesso à informação, rentabilizando recursos humanos e reduzindo
tempos de espera e custos de funcionamento.

Objetivo e metodologia

Partindo da pergunta - De que forma os Arquivos Municipais da Área

Metropolitana de Lisboa gerem a sua comunicação, acrescentando-lhe valor
organizacional, de modo a posicionarem-se em vantagem no mercado da informação? -
este estudo analisou a comunicação nos 18 Arquivos Municipais da Área Metropolitana
de Lisboa (AML). Recorreu-se, para o efeito, à pesquisa documental, partilhando do
conceito de Saint-Georges, para quem esta constitui uma técnica de recolha de dados,
pois «não nos documentamos ao acaso, mas em função de uma investigação» (1997,
p. 29). Procedeu-se, assim, à análise das páginas da Internet dos Arquivos Municipais
ou, quando estas não existiam, dos sites dos municípios em questão. Efetuou-se
também a pesquisa documental de blogues, do Twitter e do Flickr, bem como a recolha
de dados por meio de inquéritos por questionário. Realizou-se igualmente a observação
direta não participante das páginas de Facebook dos Arquivos em análise ou, quando
não existiam, dos respetivos municípios.

Análise de dados

Tendo por base as 16 respostas ao questionário que foi remetido aos 18

Arquivos Municipais da AML e o estudo da sua presença na Internet, nomeadamente
nas redes sociais, a análise estatística das respostas obtidas permitiu alcançar uma
perspetiva global de questões transversais, como o acervo, o acesso à documentação,
as atividades de caráter pedagógico, cultural, científico ou social desenvolvidas, bem
como a sua presença na Internet e os obstáculos e desafios que se lhes colocam.
Registe-se que os Arquivos Municipais de Alcochete e da Moita não responderam ao
questionário, nem dispõem de informações a seu propósito nos sites das Câmaras

IX Seminário de Saberes Arquivísticos [ISSN: 2525-7544] 251

Municipais, o mesmo sucedendo no Facebook. Deste modo, parece que não têm
apostado no tratamento e na comunicação da documentação e informação que
administram, por razões que desconhecemos.
No que se refere à documentação a cargo dos Arquivos Municipais, apenas
obtivemos 15 respostas, nem sempre completas. O Município de Lisboa é, assim, o
detentor do maior número de documentos físicos, que atinge 34 025 metros lineares,
seguido dos de Cascais e de Sintra com 14 000 cada, e do Seixal e Loures com 12 000
metros lineares cada. Já Sesimbra e Almada afirmam dispor apenas de 400 e de 250
metros lineares, respetivamente. No entanto, neste último município estão apenas
contabilizados os documentos de conservação permanente. Note-se, por fim, no que
concerne à documentação em suporte digital, que o Município de Cascais preserva
22 000 gigabytes, a que se segue o de Lisboa, com 15 000 e Loures e Vila Franca de
Xira com 10 240. Ainda assim, alguns dos valores apresentados, nomeadamente os do
Arquivo Municipal de Oeiras, dificilmente corresponderão à realidade global, como se
constata no gráfico seguinte.

Lisboa 15000
34025
Cascais 22000
14000
Sintra 2000
14000
Seixal 12000
Loures 10240
12000
Oeiras 15 Gigabytes
7000
Montijo 7000
Mafra 2379 Metros lineares
6000
Setúbal 4000
Odivelas 3500
Vila Franca de Xira 10240
3489
Palmela 700
3000
Barreiro 1500
2200
Sesimbra 2150
400
Almada 250
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000

Gráfico n.º 1 - Dimensão da documentação dos Arquivos Municipais em suportes analógico (metros
lineares) e digital (gigabytes)

Entre os instrumentos de acesso à informação disponibilizados pelos 16

respondentes destacam-se os inventários, existentes em 93,8% dos municípios, a que
se seguem os catálogos, presentes em 43,8% dos Arquivos, e os guias, que atingem

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37,5% do universo em análise. Tendem a ser sobretudo disponibilizados em papel,
ainda que 68,8% dos respondentes os facultem em suporte digital.

Inventário 15
Catálogo 7
Guia 6
Inexistentes 1
0 2 4 6 8 10 12 14 16

Gráfico n.º 2 - Instrumentos de acesso à informação ao dispor dos utilizadores do Arquivo Municipal

Papel 15
Digital 11
0 2 4 6 8 10 12 14 16

Gráfico n.º 3 - Suportes em que são disponibilizados os instrumentos de acesso à informação do

Arquivo Municipal

Apenas 10 municípios nos deram a conhecer os meios de comunicação

utilizados para pedidos de consulta não presencial por utilizadores externos. Sendo
evidente a crescente relevância do correio eletrónico, que alcançou, por exemplo, 100%
dos pedidos no Arquivo Municipal de Odivelas e 75% no Montijo, há ainda que reter a
importância do telefone, que representou, por exemplo, 70% e 67% dos pedidos
recebidos pelos Arquivos Municipais de Oeiras e de Vila Franca de Xira,
respetivamente. Refira-se, por fim, que o Arquivo Municipal de Setúbal associou 90%
dos pedidos a “Outros”, uma vez que estes lhe chegam sobretudo através do sistema
de gestão documental, nomeadamente por requerimento. O mesmo sucede em
Cascais, com 27% de pedidos rececionados por esta via. Já em Lisboa, 64% dos
pedidos foi recebida através do site.

Email Telefone Carta Redes sociais Outros

Odivelas 100
Montijo 75 25
Barreiro 60 35 5
Cascais 58 13 2 27
Sesimbra 50 50
Loures 40 60
Lisboa 36 64
Vila Franca de Xira 33 67
Oeiras 30 70
Setúbal 10 90
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Gráfico n.º 4 - Meios de comunicação utilizados para pedidos de consulta não presencial por
utilizadores externos do Arquivo Municipal

IX Seminário de Saberes Arquivísticos [ISSN: 2525-7544] 253

 Entre os 16 Arquivos Municipais respondentes, 50% dispõe de base de dados
para consulta online (Almada, Cascais, Lisboa, Loures, Mafra, Oeiras, Sintra e Vila
Franca de Xira). O Arquivo Municipal de Lisboa é o que mais utilizadores dispõe e
registos e imagens faculta, seguido dos de Cascais e de Mafra.

18502
Lisboa 181168
1998865
3988
Cascais 98225
333999
1726
Mafra 118403 Utilizadores
283703

Oeiras
249085
Imagens

Loures 100000
150000

Registos
Sintra 11000
20000

Almada 41255
5559
2500
Vila Franca de Xira 9670
104

0 500000 1000000 1500000 2000000 2500000

Gráfico n.º 5 - N.º de registos de descrição, de imagens e n.º de utilizadores da base de dados online
dos Arquivos Municipais

Entre os 16 Arquivos respondentes, 11 desenvolvem atividades de caráter

pedagógico, cultural, científico ou social, entre as quais se destacam as exposições, as
visitas de estudo, os wokshops e as ações de formação. Note-se que em “Outras”
consta a participação em publicações periódicas de âmbito cultural e atividades lúdicas
no âmbito de exposições.

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 Exposições 10
Visitas de estudo 9
Workshops 6
Ações de formação 6
Estágios 5
Conferências 5
Seminários 2
Cursos 1
Congressos 1
Outras 2

0 2 4 6 8 10 12

Gráfico n.º 6 - Atividades de caráter pedagógico, cultural, científico ou social desenvolvidas pelo
Arquivo Municipal

Dos 11 Arquivos Municipais que desenvolvem estas atividades 6 não dispõem

de espaços próprios para o efeito e apenas 5 contam com Serviço Educativo. Todos os
municípios que dispõem desta mais-valia servem a pré-primária e o 1.º ciclo. Entre
estes, 4 abrangem também os 2.º e 3.º ciclos e o ensino secundário e 3 alcançam o
ensino superior. Refira-se, por fim, que apenas o Arquivo Municipal de Lisboa
desenvolve igualmente atividades para o público senior.

Pré-primária 5

1.º ciclo 5

2.º ciclo 4

3.º ciclo 4

Secundário 4

Ensino Superior 3

0 1 2 3 4 5 6

Gráfico n.º 7 - Níveis de ensino abrangidos pelo serviço educativo do Arquivo Municipal

Entre os 16 respondentes, 3 dispõem de página própria na Internet: Lisboa,

Loures e Setúbal, sendo de notar que o Arquivo Municipal da Amadora não dispõe
sequer de representação no site do município.

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 Sim Sim
1
6% 3
19%
Não
Não

13
15 81%
94%

Gráfico n.º 8 - O Arquivo Municipal tem Gráfico n. º 9 – O Arquivo Municipal dispõe de

representação no site do município? página própria na Internet?

Entre os 15 respondentes, 53% faculta instrumentos de acesso à informação

online, sobretudo catálogos e inventários. Constam, ainda, referências a 1 Guia, a 1
Roteiro de fundos e a 1 Índice.

Catálogo 5

Inventário 4

Roteiro de fundos 1

Índice 1

Guia 1

0 1 2 3 4 5 6

Gráfico n.º 10 - Tipo de instrumentos de acesso à informação online do Arquivo Municipal

Das 15 respostas obtidas acerca de exposições virtuais, constata-se que 6

Arquivos Municipais consideram disponibilizar esta mais-valia, ainda que a análise dos
sites nos permita concluir que estas exposições são simples pdf ou galerias de imagens
pouco cativantes para os visitantes.
Nenhum dos 16 respondentes dispõe de blogue ou conta de Twitter. Porém,
alguns têm representação nas páginas de Facebook dos seus municípios, como sucede
com os Arquivos Municipais de Cascais, Setúbal e Oeiras. Já os Arquivos Municipais de
Lisboa, Loures e Palmela dispõem de conta própria no Facebook. Refira-se, por fim,
que o Arquivo Municipal de Cascais é o único a dispor de conta própria no Flickr.

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 3
19%
Sim Não

13
81%

Gráfico n.º 11 - O Arquivo Municipal dispõe de conta própria de Facebook?

No que concerne aos obstáculos que impedem ou limitam o acesso à

informação/documentação de arquivo, a falta de recursos humanos e materiais, bem
como as dificuldades ao nível da conservação e da preservação são as questões que
mais preocupam os Arquivos em análise.

Falta de recursos humanos 12,6

Deficiente conservação e preservação da

11,6
informação/documentação
Falta de recursos materiais (ex.
11,6
equipamentos)
Falta de infraestruturas para
11,4
armazenamento da…
Ausência de política de
11,4
comunicação/acesso

Falta de recursos financeiros 11,2

Deficiente organização da
9,8
informação/documentação
Ausência de instrumentos de descrição e
9
recuperação da informação/documentação
Ausência de desclassificação de
6,4
segurança
0 2 4 6 8 10 12 14

Gráfico n.º 12 - Obstáculos que impedem ou limitam o acesso à informação/documentação do

Arquivo Municipal

Registe-se, por fim, que apenas os Arquivos Municipais de Almada e do

Barreiro consideram que a disponibilização online poderá afastar os utilizadores dos
espaços físicos do Arquivo Municipal, ameaçando a sua existência num futuro próximo.

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 2
12%

Sim Não

14
88%

Gráfico n.º 13 - A disponibilização da informação online poderá afastar os utilizadores dos espaços
físicos do Arquivo Municipal, ameaçando a sua existência num futuro próximo?

Conclusão

Tornou-se evidente que a maioria dos 18 Arquivos Municipais em análise tende

a acrescentar valor organizacional à informação, de modo a posicionar-se em vantagem
neste competitivo universo, em prol da fidelização e/ou angariação de públicos,
nomeadamente com recurso às novas tecnologias de informação. Porém, a forma como
têm vindo a aderir à mudança de paradigma é desigual, uma vez que a comunicação da
informação se afigura heterogénea.
A análise dos dados recolhidos acerca da comunicação através da Internet
permitiu-nos, assim, criar quatro grupos de Arquivos, que traduzem diferentes níveis de
investimento neste domínio. O primeiro grupo é, então, constituído pelos Arquivos que
parecem não apostar no tratamento e na comunicação da informação por esta via. O
segundo grupo é composto pelos Arquivos que apenas facultam aos utilizadores
informações básicas acerca dos serviços que prestam e da documentação que
preservam. O terceiro grupo agrega os Arquivos em que a comunicação da informação
é sobretudo efetuada através da disponibilização de uma base de dados online.
Finalmente, o quarto grupo integra os Arquivos que, para além de uma base de dados,
disponibilizam online conteúdos mais detalhados e até inovadores.
Tendo por base estes grupos foi igualmente possível criar uma pirâmide que
representa os diversos níveis de investimento dos Arquivos Municipais na comunicação
através da Internet. O Nível 1 agrega os Arquivos com nulo ou fraco investimento neste
domínio, em que se integram os Arquivos Municipais de Alcochete, Amadora, Moita e
Odivelas. O Nível 2 agrupa os Arquivos com reduzido investimento a este propósito, em
que se inserem os Arquivos Municipais do Barreiro, Montijo, Palmela, do Seixal,
Sesimbra e de Setúbal. Já o Nível 3 associa os Arquivos com bom investimento neste

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domínio, como os Arquivos Municipais de Almada, Loures, Mafra, Oeiras, Sintra e Vila
Franca de Xira. Por fim, o Nível 4 destaca os Arquivos com excelente investimento na
comunicação online, como os Arquivos Municipais de Cascais e Lisboa.

NÍVEL 4
EXCELENTE
INVESTIMENTO
Cascais
Lisboa

NÍVEL 3 - BOM
INVESTIMENTO
Almada | Loures | Mafra
Oeiras | Sintra | Vila Franca
de Xira

NÍVEL 2 - REDUZIDO
INVESTIMENTO
Barreiro | Montijo | Palmela
Seixal | Sesimbra | Setúbal

NÍVEL 1 - NULO OU FRACO INVESTIMENTO

Alcochete | Amadora | Moita | Odivelas

Gráfico n.º 14 – Níveis de investimento dos Arquivos Municipais na comunicação através da Internet

(Gabriel, 2017, p. 152)

Os Arquivos Municipais, enquanto promotores da informação, memória,

património, identidade e conhecimento, estimulam a cidadania ativa, pelo que têm vindo
a recorrer às tecnologias de informação para alcançarem um envolvimento ainda mais
próximo com o cidadão. Desta forma, os Arquivos Municipais que «não construam
canais de informação bi ou multidirecionais e disponibilizem sistemas de participação
efetiva tenderão a integrar um caminho de ausência, gerado por monólogos, que os
leva a um estado hermético e inexpressivo» (Monteiro, 2012, p. 38).

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Gabriel, G. (2017). A comunicação nos arquivos municipais da Área Metropolitana de

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http://repositorio.ul.pt/handle/10451/30437

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Monteiro, D. J. M. (2012). Comunicação Estratégica Digital: Otimização das Estratégias
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