‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬

‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭1.‬ ‭OBJETIVO‬

‭Padronizar‬‭o‬‭procedimento‬‭referente‬‭a‬‭todas‬‭as‬‭solicitações‬‭que‬‭envolvem‬‭os‬‭PNs‬‭da‬‭KOVI‬‭e‬‭formalizar‬‭a‬‭tratativa‬
‭para cada cenário, indicando os canais corretos de recebimento das solicitações e os prazos para retorno.‬

‭2.‬ ‭ALCANCE‬

‭Destinado a todos os times que utilizem os PNs em suas operações.‬

‭3.‬ ‭ANEXOS E FORMULÁRIOS‬

‭3.1.‬ ‭Formulários:‬

‭●‬ ‭FORM.24 - Solicitação de Part Number‬

‭●‬ ‭FORM.75 - Solicitação de Análise de Ocorrência de PN‬
‭●‬ ‭FORM.76 - Solicitação de acesso ao Kodex‬

‭3.2.‬ ‭Controles:‬

‭●‬ Solicitação de Part Number

‭●‬ Solicitação de Análise Técnica
‭●‬ ‭Dashboard Ocorrência de PNS‬

‭3.3.‬ ‭Tutoriais e Treinamentos:‬

‭●‬ ‭Tutorial Acesso KODEX:‬ Tutoriais

‭3.4.‬ ‭Sistemas:‬

‭●‬ ‭NBS:‬‭http://nbs.kovi.us/‬
‭●‬ ‭Netsuite:‬‭NetSuite - Customer Login‬
‭●‬ ‭Kodex:‬‭Kodex - PartNumber System (appsheet.com)‬

‭3.5.‬ ‭Fluxogramas:‬
‭●‬ F
‭ luxograma Cadastro de Itens - Carros que já estão na frota‬
‭●‬ ‭Fluxograma Cadastro de Peças e Inclusão de CAR MODEL - Novos Veículos‬

‭Elaborado/Revisado por:‬ Aline Eliane Silva ‭Aprovado por:‬ Fabiano Teixeira dos Santos

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭4.‬ ‭TERMOS E ABREVIAÇÕES‬

‭PN: Part Number - Código atribuído a uma peça ou insumo.‬

‭NBS: Sistema utilizado para realizar a abertura de OS‬

‭KODEX: Sistema do APPSHEETS para pesquisa de peças‬
‭5.‬ ‭SUMÁRIO‬

‭6.1. Definição de PN‬ ‭2‬

‭6.2. Sistema KODEX (Pesquisa de Peças)‬ ‭3‬
‭6.3. Solicitação de Cadastro.‬ ‭3‬
‭6.4. Ocorrência Com Part Numbers.‬ ‭6‬
‭6.5. Inclusão de peças e car model de novos veículos‬ ‭8‬

‭6.‬ ‭PROCEDIMENTO‬
‭6.1.‬ ‭Definição de PN‬
‭Part‬‭number‬‭(PN,‬‭P/N,‬‭part‬‭no‬‭ou‬‭part‬‭#)‬‭é‬‭um‬‭código‬‭padronizado‬‭para‬‭identificar‬‭peças,‬‭por‬‭uma‬‭sequência‬
‭de números de forma idêntica em todas as unidades.‬
‭Cada‬‭peça‬‭tem‬‭um‬‭código‬‭padrão‬‭do‬‭fabricante/fornecedor/distribuidor‬‭e‬‭a‬‭KOVI‬‭possui‬‭um‬‭código‬‭interno‬
‭vinculado‬ ‭a‬ ‭estas‬ ‭peças‬ ‭para‬ ‭termos‬ ‭um‬ ‭acompanhamento‬ ‭adequado‬ ‭dos‬ ‭custos‬ ‭e‬ ‭movimentações‬ ‭dos‬‭nossos‬
‭itens.‬
‭Os PNs Kovi foram criados considerando duas segmentações:‬
‭1° Categoria da peça‬‭- Qual grupo de peças refere-se o item‬
‭2°‬‭Aplicabilidade‬‭-‬‭Em‬‭qual‬‭ou‬‭quais‬‭veículos‬‭está‬‭peça‬‭se‬‭aplica‬‭e‬‭para‬‭cada‬‭aplicação‬‭diferente‬‭haverá‬‭um‬
‭ID diferente.‬
‭Exemplo:‬
‭PN: AT012YP-3L - Polia tensionadora ( 1.0 12V - alternador ) VOLKSWAGEN-GOL , VOYAGE - 04E145299E‬
‭PN: AT012YP-4T - Polia tensionadora ( 1.6 16V - alternador ) VOLKSWAGEN-VOYAGE - 04C145299B‬
‭PN: AT012YP-51 - Polia tensionadora ( 1.6 8V - alternador ) VOLKSWAGEN-GOL , VOYAGE - 032145276‬
‭A‬‭leitura‬‭destes‬‭PNs‬‭é‬‭a‬‭seguinte:‬‭Todos‬‭iniciam‬‭com‬‭o‬‭mesmo‬‭código‬‭AT012YP‬‭pois‬‭trata-se‬‭de‬‭peças‬‭da‬
‭mesma‬ ‭categoria‬‭que‬‭neste‬‭caso‬‭é:‬‭Polia‬‭Tensionadora,‬‭na‬‭segunda‬‭parte‬‭do‬‭código‬‭temos‬‭um‬‭ID‬‭específico‬‭para‬
‭cada aplicação:‬
‭3L - Polia tensionadora ( 1.0 12V - alternador ) VOLKSWAGEN-GOL , VOYAGE - 04E145299E‬
‭4T - Polia tensionadora ( 1.6 16V - alternador ) VOLKSWAGEN-VOYAGE - 04C145299B‬
‭51 - Polia tensionadora ( 1.6 8V - alternador ) VOLKSWAGEN-GOL , VOYAGE - 032145276‬
‭Atualmente‬ ‭o‬ ‭time‬ ‭de‬ ‭Sourcing‬ ‭&‬ ‭Supply‬ ‭é‬ ‭responsável‬ ‭pela‬ ‭realização‬ ‭de‬ ‭correção‬ ‭de‬ ‭dados‬ ‭de‬ ‭PN‬ ‭no‬
‭sistema NBS.‬
‭6.2.‬ ‭Sistema KODEX (Pesquisa de Peças)‬
‭O‬ ‭sistema‬ ‭KODEX‬ ‭foi‬ ‭desenvolvido‬ ‭para‬ ‭pesquisa‬ ‭dos‬ ‭Part‬ ‭Numbers‬ ‭(PNs)‬ ‭da‬ ‭Kovi,‬ ‭sempre‬ ‭que‬ ‭houver‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭2‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭dúvidas‬ ‭sobre‬ ‭a‬ ‭necessidade‬ ‭de‬ ‭um‬ ‭cadastro‬ ‭deve-se‬ ‭acessar‬ ‭o‬ ‭KODEX‬ ‭antes‬ ‭de‬ ‭efetuar‬ ‭a‬ ‭solicitação‬ ‭de‬
‭cadastro/ajustes para assegurar que o PN realmente não está cadastrado.‬
‭Para‬ ‭consultar‬ ‭detalhes‬ ‭de‬ ‭como‬ ‭acessar‬ ‭e‬ ‭as‬ ‭formas‬ ‭de‬ ‭pesquisa‬ ‭da‬ ‭plataforma‬ ‭deve-se‬ ‭acessar‬ ‭os‬
‭tutoriais disponíveis através do link‬‭Tutoriais Kodex‬‭.‬

‭Para‬ ‭novos‬ ‭colaboradores‬ ‭que‬ ‭necessitem‬ ‭utilizar‬ ‭a‬ ‭ferramenta,‬ ‭mas‬ ‭que‬ ‭não‬ ‭possuam‬ ‭o‬ ‭acesso,‬ ‭a‬
‭solicitação‬ ‭deve‬ ‭ser‬ ‭realizada‬ ‭através‬ ‭do‬ ‭formulário‬ ‭FORM.76‬ ‭-‬ ‭Solicitação‬ ‭de‬ ‭acesso‬ ‭ao‬ ‭Kodex‬‭.‬ ‭O‬ ‭próprio‬
‭colaborador‬‭que‬‭irá‬‭utilizar‬‭a‬‭plataforma‬‭deve‬‭fazer‬‭a‬‭solicitação,‬‭pois‬‭será‬‭disponibilizado‬‭o‬‭acesso‬‭pelo‬‭e-mail‬‭do‬
‭requisitante. Após o recebimento do acesso é‬‭obrigatório‬‭assistir aos tutoriais disponíveis no link acima.‬
‭6.3.‬ ‭Solicitação de Cadastro.‬
‭As‬‭solicitações‬‭devem‬‭ser‬‭realizadas‬‭através‬‭do‬‭Form.24.‬‭Elas‬‭são‬‭analisadas‬‭dentro‬‭do‬‭prazo‬‭de‬‭24‬‭horas‬
‭corridas‬‭em‬‭dias‬‭úteis,‬‭a‬‭análise‬‭é‬‭realizada‬‭por‬‭um‬‭time‬‭de‬‭consultoria‬‭contratado‬‭pela‬‭Kovi.‬‭As‬‭solicitações‬‭podem‬
‭ser acompanhadas através do arquivo‬‭Solicitação de Part Number‬‭, na aba‬‭Cadastro‬
‭Após‬ ‭efetuada‬ ‭a‬ ‭pesquisa‬‭no‬‭KODEX‬‭se‬‭identificado‬‭que‬‭realmente‬‭não‬‭temos‬‭a‬‭peça‬‭cadastrada‬‭deve-se‬
‭seguir os passos abaixo para solicitação de um novo cadastro. Entre no‬‭FORM.24 - Solicitação de Part Number‬‭.‬
‭6.3.1.‬ ‭Selecione a planta em que você pertence‬
‭6.3.2.‬ ‭Na pergunta Qual ação selecione a opção Criação‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭3‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭6.3.3.‬ ‭Clique no botão Próxima‬

‭6.3.4.‬ ‭Insira a descrição do item que está solicitando a criação‬
‭6.3.5.‬ ‭Insira‬ ‭a‬ ‭placa‬ ‭do‬ ‭veículo‬ ‭que‬ ‭gerou‬ ‭a‬ ‭necessidade‬ ‭de‬ ‭criação‬ ‭do‬ ‭novo‬ ‭PN,‬ ‭porém,‬ ‭se‬ ‭a‬
‭compra não for para uma placa específica, não precisa inserir a informação‬
‭6.3.6.‬ ‭Informe a montadora e selecione o modelo do veículo. Pode selecionar 1 ou mais modelo‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭4‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭6.3.7.‬ ‭Informe‬‭para‬‭qual‬‭versão‬‭do‬‭modelo‬‭o‬‭PN‬‭vai‬‭se‬‭aplicar‬‭na‬‭pergunta‬‭“Qual‬‭versão‬‭do‬‭model”,‬
‭caso ele se aplique a várias versões selecione a opção Múltiplas Versões,‬
‭6.3.8.‬ ‭Escolha ao ano do modelo‬
‭6.3.9.‬ ‭Informe o código de referência. Se não tiver o código selecione a opção Não tenho o código‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭5‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭6.3.10.‬ ‭Clique em Enviar‬

‭6.3.11.‬ ‭Pronto! Sua solicitação foi realizada‬
‭6.4.‬ ‭Ocorrência Com Part Numbers.‬
‭Caso‬‭seja‬‭localizado‬‭alguma‬‭ocorrência‬‭relacionada‬‭ao‬‭PN‬‭que‬‭necessite‬‭de:‬‭Alteração,‬‭Inativação‬‭e‬‭Análise‬
‭deve-se‬ ‭preencher‬ ‭FORM.75‬ ‭as‬ ‭ocorrências‬ ‭serão‬ ‭destinadas‬ ‭ao‬ ‭time‬ ‭de‬ ‭Cadastro‬ ‭que‬ ‭fará‬ ‭as‬ ‭análises‬ ‭ou‬ ‭irá‬
‭notificar o departamento responsável pela análise.‬
‭6.4.1.‬ ‭Selecione a‬‭filia‬‭l que está abrindo a ocorrência.‬
‭6.4.2.‬ ‭Informe a‬‭placa do veículo‬‭caso esteja disponível.‬
‭6.4.3.‬ ‭PartNumber:‬‭Informe o PartNumber KOVI referente a solicitação.‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭6‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭6.4.4.‬ ‭Informe‬‭o‬‭código‬‭de‬‭Referência:‬‭Este‬‭item‬‭é‬‭fundamental‬‭para‬‭análise‬‭deve‬‭ser‬‭informado‬‭o‬
‭código‬ ‭de‬ ‭referência‬ ‭da‬ ‭montadora‬ ‭e/ou‬ ‭do‬ ‭fornecedor‬ ‭que‬ ‭constam‬ ‭na‬ ‭peça‬ ‭ou‬ ‭na‬
‭embalagem.‬
‭6.4.5.‬ ‭Motivo‬ ‭da‬ ‭solicitação.‬ ‭Especifique‬ ‭com‬ ‭detalhes‬ ‭os‬ ‭motivos‬ ‭que‬ ‭levaram‬ ‭a‬ ‭abertura‬ ‭da‬
‭ocorrência, nos casos de compras informe os números dos documentos relacionados.‬
‭6.4.6.‬ ‭Anexo de detalhamento ao item.‬‭Inclua fotos ou vídeos da peça.‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭7‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭6.4.7.‬ ‭As‬ ‭ocorrências‬ ‭poderão‬ ‭ser‬ ‭acompanhadas‬ ‭através‬ ‭da‬ ‭planilha‬

Solicitação de Análise Técnica ‭As‬ ‭ações‬ ‭serão‬ ‭destinadas‬‭aos‬‭responsáveis‬‭através‬‭da‬
‭própria planilha.‬
‭6.4.8.‬ ‭Além‬‭da‬‭planilha,‬‭os‬‭indicadores‬‭poderão‬‭ser‬‭acessados‬‭através‬‭do‬‭dashboard:‬‭Dashboard‬
‭Ocorrências de PN‬
‭6.5.‬ ‭Inclusão de peças e car model de novos veículos‬
‭6.5.1.‬ ‭O‬ ‭time‬ ‭de‬ ‭mobilização‬ ‭deverá‬ ‭enviar‬ ‭ao‬ ‭time‬ ‭de‬ ‭cadastro‬ ‭a‬ ‭relação‬ ‭constando‬ ‭todos‬ ‭os‬
‭chassis‬ ‭dos‬ ‭veículos‬ ‭adquiridos,‬ ‭esta‬ ‭informação‬ ‭deve‬ ‭ser‬ ‭enviada‬‭assim‬‭que‬‭os‬‭chassis‬
‭forem‬ ‭disponibilizados‬ ‭ao‬ ‭time‬ ‭de‬ ‭mobilização,‬ ‭pois‬ ‭o‬ ‭time‬ ‭de‬ ‭cadastro‬ ‭deve‬ ‭fazer‬ ‭o‬
‭levantamento das informações das peças antes dos veículos chegarem na KOVI.‬
‭6.5.2.‬ ‭Após‬ ‭o‬ ‭recebimento‬ ‭da‬ ‭relação‬ ‭deve-se‬ ‭ser‬ ‭encaminhada‬ ‭à‬ ‭consultoria‬ ‭H&A‬ ‭que‬ ‭fará‬ ‭a‬
‭análise‬ ‭de‬‭todos‬‭os‬‭chassis‬‭para‬‭identificar‬‭os‬‭modelos‬‭de‬‭veículos‬‭e‬‭atrelar‬‭um‬‭ID‬‭para‬‭o‬
‭CAR MODEL. Dentro deste cenário temos dois tipos de retorno:‬
‭6.5.2.1.‬ ‭Os‬ ‭novos‬ ‭carros‬ ‭são‬ ‭referentes‬ ‭a‬ ‭um‬ ‭CAR‬ ‭MODEL‬ ‭já‬ ‭existente‬ ‭na‬ ‭KOVI.‬ ‭Neste‬
‭cenário,‬‭é‬‭necessário‬‭apenas‬‭subir‬‭os‬‭novos‬‭veículos‬‭na‬‭base‬‭do‬‭Kodex‬‭e‬‭na‬‭política‬
‭(total de placas), pois as peças já estarão cadastradas.‬
‭6.5.2.2.‬ ‭Os‬ ‭novos‬ ‭carros‬ ‭não‬ ‭pertencem‬ ‭a‬ ‭nenhum‬ ‭CAR‬ ‭MODEL‬ ‭existente‬‭na‬‭KOVI.‬‭Neste‬
‭cenário‬ ‭deve-se‬ ‭solicitar‬ ‭para‬ ‭H&A‬ ‭o‬‭levantamento‬‭das‬‭peças‬‭pertencentes‬‭a‬‭este‬
‭novo CAR MODEL.‬
‭6.5.2.3.‬ ‭O‬ ‭prazo‬ ‭atual‬ ‭para‬ ‭envio‬ ‭das‬ ‭peças‬ ‭é‬ ‭de‬ ‭45‬ ‭dias‬ ‭para‬ ‭carros‬ ‭que‬ ‭não‬ ‭são‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭8‬
 ‭IT - INSTRUÇÃO DE TRABALHO‬
‭PN NO SISTEMA NBS‬

‭Código:‬‭IT.32‬ ‭Revisão:‬‭02‬ ‭Data de Aprovação:‬‭26/02/24‬

‭lançamento‬ ‭(carros‬ ‭recém‬ ‭lançados‬ ‭no‬ ‭mercado‬ ‭deverão‬ ‭ser‬ ‭analisados,‬ ‭pois‬ ‭o‬
‭prazo dependerá de quando a montadora irá disponibilizar o catálogo completo).‬
‭6.6.‬ ‭Após‬ ‭o‬ ‭recebimento‬ ‭da‬ ‭relação‬ ‭das‬ ‭peças‬ ‭e‬ ‭do‬ ‭ID‬ ‭CAR‬ ‭MODEL‬ ‭deve-se‬ ‭atualizar‬ ‭os‬
‭sistemas:Netsuite, NBS, FIT e KODEX.‬

‭7.‬ ‭CONTROLE DE REVISÕES (Manter as últimas cinco revisões)‬

‭Revisão‬ ‭Item alterado‬ ‭Breve descrição da alteração‬

‭00‬ ‭-‬ ‭Publicação inicial‬

‭Atualização realizada para incluir a‬

‭01‬ ‭5‬
‭opção de unificação‬

‭Atualização geral do arquivo‬

‭02‬ ‭Revisão Geral‬
‭incluindo novos processos.‬

‭Este documento contém informação considerada como confidencial e de uso interno, está proibida sua reprodução total ou parcial sem‬
‭autorização da Kovi.‬
‭Pág.‬ ‭9‬