Cartilha Conducao Assembleias

1
Manual de Orientação para

Realização de Assembléias e
Reuniões de Cooperativas
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2
Palmas(TO) - 2008
SISTEMA BRASILEIRO DE COOPERATIVISMO NO ESTADO DO TOCANTINS – MANDATO

2005-2009
Serviço Nacional de Aprendizagem do Sindicato e Organização das

Cooperativismo no Tocantins Cooperativas Brasileiras no Tocantins –
SESCOOP/TO OCB/TO
Conselho de Administração Conselho de Administração
Presidente Presidente
Ruiter Luiz Andrade Padua Ruiter Luiz Andrade Padua
Conselheiros Efetivos Vice-presidente

Evanis Roberto Lopes Ricardo Benedito Khouri
Tarcisio de Souza Goiabeira
Guiomar Schmitt Flores Conselho Diretor
Cássia Lemos de Paula Oliveira Antônio Joel Leopoldino
Elton de Souza
Conselheiros Suplentes Nemésio Tomasella de Oliveira
Nemésio Tomasella de Oliveira Gilberto Alves Moraes
Regivan dos Reis Gonçalves
Jaile Jose de Souza Conselho Fiscal
Luis Tadeu prudente dos Santos Efetivos
Wasignton Luis da Silva
Conselho Fiscal Efetivo Celso Siqueira da Silva
Wasignton Luis da Silva Natalício Slongo Junior
Celso Siqueira da Silva
Natalício Slongo Junior Suplentes
Carlos Lemos
Conselho Fiscal Suplente Antonildo Alexandre de Medeiros
Joel Pereira da Silva Marcos dos Santos Miranda
Carlos Lemos
Janilton Gomes Leite
Superintendente Superintendente
Maria José Andrade Leão de Oliveira Maria José Andrade Leão de Oliveira
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MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO - MAPA
MINISTRO
Reinhold Stephanes
SECRETÁRIO EXECUTIVO
Silas Brasileiro
SECRETÁRIO DE DESENVOLVIMENTO AGROPECUÁRIO E COOPERATIVISMO – SDC

Marcio Antônio Portocarrero
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE COOPERATIVISMO E ASSOCIATIVISMO RURAL –

DENACOOP
Paulo Roberto da Silva
SUPERINTENDENTE FEDERAL DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO NO

ESTADO DO TOCANTINS
João Carneiro Correia
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SUMÁRIO
Apresentação .........................................................................................
ASSEMBLÉIAS GERAIS .........................................................................
Roteiro para realização de Assembléia Geral em Cooperativa ........................
1. Convocação ................................................................................
1.1 Deliberação quanto à realização da Assembléia .....................................
1.1.1 Assembléia Geral de Constituição ...................................................
1.1.2 Assembléia Geral Ordinária ...........................................................
1.1.3 Assembléia Geral Extraordinária .....................................................
1.1.4 Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária ....................................
1.1.5 Assembléia Geral de Re- Ratificação ...............................................
1.2 Elaboração do Edital de Convocação ....................................................
1.2.1 Prazo ........................................................................................
1.2.2 Conteúdo ....................................................................................
1.2.3 Divulgação do Edital de Convocação ...............................................
2. Pré-Assembléias .........................................................................
2.1 Divisão da área de ação da cooperativa ................................................
2.2 Convite aos associados .......................................................................
2.3 Preparo da Pré-Assembléia .................................................................
2.3.1 Local ...........................................................................................
2.3.2 Material .......................................................................................
2.4 Realização da Pré-Assembléia
2.4.1 Assuntos ......................................................................................
2.4.2 Duração ......................................................................................
3. Preparo da Assembléia Geral ......................................................
3.1 Transporte dos Associados ..................................................................
3.2 Local................................................................................................
3.3 Alimentação.......................................................................................
3.4 Condução dos trabalhos .....................................................................
3.5 Equipe de Apoio ................................................................................
4. Roteiro da Assembléia Geral Ordinária ........................................
4.1 Equipe de Trabalho ............................................................................
4.2 Quorum ...........................................................................................
4.3 Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita .......................
5. Assembléia Geral Extraordinária .................................................
6. Assembléia de Constituição de Cooperativa ................................
7. Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária de Cooperativa ......
8. Assembléia Geral de Re-Ratificação ............................................
9. Providências a serem tomadas após a realização de uma
Assembléia .................................................................................
10. Procedimentos para arquivamento na Junta Comercial ..............
11. Procedimentos para registro no Sindicato e Organização das
Cooperativas Brasileiras no Estado do Tocantins – OCB/TO ........
Anexo 01 Modelos de Editais de Convocação ........................................
Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Ordinária .....................
Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Extraordinária ..............
Anexo 02 – Modelo de Delegação .........................................................
Modelo de Delegação ...............................................................................
Anexo 03 Modelo de Relatório de Gestão .............................................
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Modelo de Relatório de Gestão com sugestões por ramo ...............................

Ramo Agropecuário .................................................................................
Ramo Crédito ........................................................................................
Ramo Saúde ...........................................................................................
Ramo Transporte ....................................................................................
Ramo Trabalho .......................................................................................
Ramo Produção ......................................................................................
Ramo Consumo ......................................................................................
Ramo Educacional ...................................................................................
Ramo Habitacional .................................................................................
Anexo 04 Modelos de Atas de Assembléias ..........................................
Modelo de Ata de Assembléia Geral Ordinária .............................................
Modelo de Ata de Assembléia Geral Extraordinária .......................................
Anexo 05 Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ...................................
Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ........................................................
Anexo 06 Informações Específicas Ramo Crédito ..................................
Cooperativas de Crédito (Informações específicas) ......................................
REUNIÕES ............................................................................................
Reunião ..............................................................................................
1. Recomendações para uma boa reunião .......................................
1.1 Ações que antecedem a reunião ..........................................................
1.2 Durante a organização ......................................................................
1.3 Na reunião ......................................................................................
1.4 Após a reunião .................................................................................
2. A participação nas reuniões ........................................................
2.1Planejamento de uma reunião ........................................................
2.1.1 Análise do contexto - Onde estamos? .............................................
2.1.2 Visão de futuro – Onde queremos chegar? .......................................
3. Lista de Checagem para um evento ............................................
4. Estratégia para o evento ............................................................
4.1 Como chegar aos objetivos? ...............................................................
4.2 Estruturação do programa ..................................................................
4.3 Definição do roteiro ...........................................................................
4.4 Execução do evento ..........................................................................
4.5 O sistema de monitoria e avaliação .....................................................
4.6 Logística para uma reunião ou assembléia ............................................
4.7 A sala para a plenária .......................................................................
4.8 A disposição das cadeiras ...................................................................
4.9 A questão da luz ................................................................................
4.10 O problema do barulho ....................................................................
4.11 Cuidado com o calor ou frio ...............................................................
4.12 A cafezinho e a água ........................................................................
4.13 Os materiais necessários ..................................................................
4.14 Equipamentos de apoio ....................................................................
5. Gestão do tempo nas reuniões/ assembléias ..............................
6. Gestão de conflitos em reuniões de trabalho ..............................
6.1 Liderança ........................................................................................
6.2 Profissional ......................................................................................
6.3 Proposta ..........................................................................................
6.4 Instituição ........................................................................................
6.5 Entendimento ...................................................................................
6.6 Responsabilidade ..............................................................................
7. Fases de uma reunião ................................................................
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APRESENTAÇÃO
Este Manual tem por objetivo orientar as cooperativas, quanto ao

planejamento, condução, realização e formalização do processo das
Assembléias Gerais e, como tornar as reuniões eficazes. Ambas, quando
conduzidas de forma correta, um excelente instrumento para democratizar
as cooperativas.
A Assembléia Geral é o órgão superior de decisões das cooperativas, sendo

obrigatória no mínimo, uma assembléia ordinária por ano. Além das
orientações gerais, constam também modelos de convocação, de relatórios
de gestão, de atas e pareceres.
No quesito reuniões, abordamos de forma simples, os cuidados necessários

para que as mesmas se tornem produtivas e atinjam o objetivo proposto.
É importante ressaltar que este trabalho só foi possível, graças o apoio

recebido de outras instituições e co-irmãs do sistema OCB-SESCOOP.
Ruiter Padua
Presidente
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ASSEMBLÉIAS
GERAIS
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ROTEIRO PARA REALIZAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERAL EM

COOPERATIVA
1. CONVOCAÇÃO
A convocação obedecerá ao estabelecido em estatuto da cooperativa, e será
feita normalmente pelo Presidente da Cooperativa ou pelo Conselho Fiscal,
se ocorrerem motivos graves ou urgentes, ou após solicitação não atendida
pelo Diretor Presidente, por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo
dos seus direitos.
Passos a serem seguidos na Convocação da Assembléia Geral:
1.1. Deliberação quanto à realização da Assembléia

Esta fase, apesar de normalmente ocorrer em reunião do órgão de
Administração, pode ser decidida em reunião do Conselho Fiscal ou através
de um abaixo-assinado de 1/5 (um quinto) dos associados.
Neste momento são definidos os assuntos a serem tratados, bem como, o

local de realização da Assembléia, que deve ser apropriado para facilitar a
participação dos associados e, se possível, ser realizada dentro das
instalações da sede da cooperativa.
A Assembléia Geral poderá ser: de Constituição; Ordinária; Extraordinária;

Ordinária e Extraordinária e de Re-ratificação, dependendo do assunto a
tratar:
1.1.1 – ASSEMBLÉIA GERAL DE CONSTITUIÇÃO

A Assembléia Geral de Constituição, será realizada por ocasião da
constituição da cooperativa, não havendo necessidade de publicar o edital
de convocação.
1.1.2. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

A Assembléia Geral Ordinária, que se realizará, anualmente, nos 3 (três)
primeiros meses após o término do exercício social, deliberará sobre os
seguintes assuntos que deverão constar da ordem do dia:
1—prestação de contas dos órgãos de administração, acompanhada de
parecer do Conselho Fiscal, compreendendo:
a) relatório da gestão;
b) balanço;
c) demonstrativo das sobras ou das perdas
II — destinação das sobras apuradas ou rateio das perdas, deduzindo-se no
primeiro caso, as parcelas para os Fundos Obrigatórios;
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III —eleição dos componentes dos órgãos de Administração, do Conselho

Fiscal e de outros, quando for o caso;
IV — quando previsto, a fixação do valor dos honorários, gratificações e
cédula de presença dos membros do Conselho de Administração ou da
Diretoria e do Conselho Fiscal;
V — quaisquer assuntos de interesse social, excluídos os de competência da
Assembléia Geral Extraordinária.
1.1.3. ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

A Assembléia Geral Extraordinária realizar-se-á sempre que necessário e
poderá deliberar sobre qualquer assunto de interesse da sociedade, desde
que mencionado no edital de convocação.
É da competência exclusiva da Assembléia Geral Extraordinária deliberar
sobre os seguintes assuntos, para os quais são necessários os votos de 2/3
(dois terços) dos associados presentes, para tornar válidas as deliberações:
I— reforma do estatuto;
II— fusão, Incorporação ou desmembramento;
III — mudança do objeto da sociedade;
IV — dissolução voluntária da sociedade e nomeação de liquidantes;
V — contas do liquidante.
1.1.4. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E EXTRAORDINÁRIA

A assembléia Geral Ordinária e a Extraordinária poderão ser,
cumulativamente convocadas e realizadas no mesmo local, data e hora e
instrumentadas em ata única.
A documentação a ser apresentada à Junta Comercial para arquivamento da
ata obedecerá à especificação determinada, próprias de cada assembléia.
Os requisitos de convocação, instalação, ordem do dia e quorum devem ser
observados, de forma individualizada, em relação a cada assembléia.
A ata não precisa registrar, separadamente, as deliberações de cada
assembléia.
1.1.5. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃO

A Assembléia Geral Extraordinária pode re-ratificar matéria de Assembléia
Geral de Constituição, de Assembléia Geral Ordinária, de Assembléia Geral
Extraordinária ou Assembléia geral Ordinária e Extraordinária.
É necessário que conste expresso da ordem do dia do edital de convocação
o que pretendem re-ratificar; no caso de erro de convocação de assembléia
ou de edital de convocação, deverá constar da ordem do dia da assembléia
de re-ratificação, a data da assembléia que pretendem ratificar, incluindo a
respectiva ordem do dia.
A fim de facilitar o arquivamento, a ata objeto de deliberação deverá estar
transcrita após a aprovação da re-ratificação.
Tratando-se de ratificação, é suficiente a referência aos assuntos
ratificados, para sua convalidação.
No caso de retificação, é necessário dar nova redação ao texto modificado.
1.2. Elaboração do Edital de Convocação

1.2.1. Prazo
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As Assembléias Gerais serão convocadas com antecedência mínima de

10(dez) dias.
1.2.2. Conteúdo
Dos Editais de Convocação das Assembléias Gerais devem constar:
- Denominação da Cooperativa, número do CNPJ, número do NIRE, seguida
da expressão: “Convocação de Assembléia Geral”, Ordinária, Extraordinária,
Ordinária e Extraordinária ou Re-ratificação, conforme o caso;
- O dia da Assembléia e a hora de cada convocação, assim como o endereço
do local de sua realização, o qual, salvo motivo justificado, será sempre o
da sede social da Cooperativa;
- A Ordem do Dia dos trabalhos, com as devidas especificações;
- O número de associados existentes na data de sua expedição, para efeito
de cálculo do número legal (“quorum”) de instalação;
- Nome por extenso e respectiva assinatura do responsável pela
convocação.
1.2.3. Divulgação do Edital de Convocação

Os Editais devem ser afixados em locais apropriados das dependências
comumente mais freqüentadas pelos associados, publicação em jornal de
circulação regional (área de ação da cooperativa), comunicação aos
associados por intermédio de circulares e outros meios de divulgação.
A cooperativa deverá adquirir exemplares do(s) jornal(is) onde foi publicado

o edital a fim de comprovar a sua divulgação. Deve também arquivar cópia
da circular encaminhada aos associados.
2. PRÉ-ASSEMBLÉIAS
As cooperativas com grande área de ação e/ou elevado número de
associados, normalmente têm dificuldades para reunir a maioria dos
associados em Assembléia Geral. Além disso, mesmo com uma presença
significativa, torna-se difícil haver uma participação efetiva nos debates,
pois, isto, faria com que as Assembléias se prolongassem por diversas
horas, tornando-se cansativas.
Devido a este fato, muitas cooperativas organizam as pré-assembléias com

os seguintes objetivos:
- Permitir aos associados que conheçam e discutam previamente os
assuntos da Assembléia Geral;
- Estimular e facilitar a participação dos associados, bem como de sua
família, que passa a ter um maior conhecimento dos assuntos da
cooperativa;
- Criar consciência da co-responsabilidade em relação às decisões da
Assembléia;
- Tomar decisões mais conscientes e eficazes;
- Agilizar a Assembléia Geral;
- Debater assuntos de forma mais regionalizada;
- Dar à diretoria da cooperativa maior visão das necessidades sentidas pelos
associados e com isso permitir a elaboração de um plano de ação mais
realista e ajustado à situação da cooperativa.
Para a realização das pré-assembléias devem ser observados os seguintes
passos:
2.1. Divisão da área de ação da cooperativa, observando:
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- Distâncias e número de associados por região, para definir o número de

pré-assembléias necessárias;
- Disponibilidade de locais para a realização das pré-assembléias;
- Capacidade física para a diretoria se fazer presente a todas as pré-
assembléias, no período disponível.
2.2. Convite aos associados

O convite poderá ser feito através de:
- Meios de comunicação disponíveis: rádio, jornal...
- Líderes de Comitês Educativos;
- Entrepostos da Cooperativa;
- Outros.
2.3. Preparo da Pré-Assembléia

2.3.1. Local:
Deve ser adequado ao número de participantes.
2.3.2. Material:
- Preparar audiovisuais que venham a facilitar o entendimento dos
assuntos;
- Produzir material escrito, quando possível, para ser distribuído aos
participantes.
2.4. Realização da Pré-Assembléia

2.4.1. Assuntos
São selecionados da pauta da Assembléia Geral.
Os associados devem ser conscientizados de que a pré-assembléia não

substitui a assembléia e por isso, devem participar da mesma.
2.4.2. Duração
Variável, mas normalmente se concentra num dos períodos do dia, evitando
assim a necessidade de ser prevista a alimentação e também permitindo a
realização de mais de uma pré-assembléia durante o dia.
3. PREPARO DA ASSEMBLÉIA GERAL

3.1. Transporte dos Associados
A cooperativa, ao marcar a Assembléia Geral, deve observar o horário que
melhor se ajuste à possibilidade de deslocamento dos associados.
No caso de entrepostos distantes, podem ser organizados junto aos

mesmos, caravanas para o deslocamento dos associados ao local da
Assembléia.
3.2. Local
Deve ser observado:
- Disponibilidade de lugares para o número previsto de participantes;
- Sistema de som para o coso de ambientes maiores, sendo que o mesmo
deve ser testado antecipadamente;
- Disponibilidade de água no local e possibilidades de fornecimento de
cafezinho;
- Banheiros em condições de uso;
- Material de apoio (flip chart, retroprojetor, etc.) para apresentação dos
assuntos;
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- Organização da mesa para abertura dos trabalhos;

- Colocação de mesas para coleta de assinatura dos associados no livro ou
fichas de presença e fornecimento de senha aos votantes;
- Preparação de urna para as Assembléias em que houver votação; preparo
de cédulas para votação, caso haja necessidade.
3.3. Alimentação
Quando a duração da Assembléia é programada para um dia inteiro, torna-
se necessário prever a disponibilidade de alimentação, que pode ser
fornecida pela cooperativa (almoço, lanche, etc.) ou paga pelos associados.
3.4. Condução dos Trabalhos

Um ponto básico da Assembléia Geral é o perfeito entendimento dos
assuntos a serem tratados. Por isso, torna-se necessário que haja um
preparo de material audiovisual (lâminas para projeção, quadros, etc.) e
que os apresentadores esquematizem o assunto a apresentar.
3.5. Equipe de Apoio

A coordenação da Assembléia deve se reunir com o pessoal de apoio a fim
de tirar dúvidas e definir responsabilidades para com a Assembléia Geral.
Dependendo da duração e número provável de participantes, poderão
existir pessoas/equipes responsáveis por:
- Alimentação;
- Transporte de pessoal;
- Atendimento à mesa de trabalho;
- Limpeza;
- Transporte de material;
- Livro ou fichas de presença;
- Livro de atas, etc.
4. ROTEIRO DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

4.1. Equipe de Trabalho
O pessoal deve estar presente uma hora antes do início da Assembléia
Geral a fim de:
- Testar equipamentos;
- Instalar microfones, quando necessários, na mesa e na plenária;
- Preparar a mesa para diretoria e autoridades, colocando uma toalha e
também caneta, edital de convocação e papel de anotações;
- Instalar para o secretário da cooperativa, a(s) mesa(s) com o livro de
presença ou listas rubricadas pelo presidente, controlando a assinatura dos
que irão participar da Assembléia e distribuir as senhas para votação.
Em cooperativas menores deve ser colocada junto à mesa de assinaturas,

uma lista nominativa dos associados, para verificar se os mesmos se
encontram em dia com a cooperativa. Em cooperativas maiores é
recomendável que os associados tenham uma carteira que os identifique.
No livro ou ficha de presença, deve ser colocado cabeçalho identificando a

Assembléia Geral, a cooperativa, a data, o local de realização e a ordem de
convocação.
4.2. Quorum
O quorum de instalação da Assembléia Geral é o seguinte:
1ª Convocação - 2/3 do número de associados
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2ª Convocação - metade mais 01 dos associados

3ª Convocação - mínimo de 10 associados, com exceção das assembléias
das centrais, federações e confederações de cooperativas que se instalarão
com qualquer número.
Se em 1ª convocação não houver quorum, deverá ser feito um novo
cabeçalho para a 2ª convocação, onde todos devem assinar inclusive os que
já o fizeram em 1ª convocação.
Caso novamente não haja quorum, deverão ser recolhidas assinaturas para
a 3ª e última convocação.
As autoridades e técnicos poderão assinar o livro de presença, desde que
seja feita uma sinalização a fim de facilitar a contagem do número de
associados presentes. Em cooperativas maiores é preferível a existência de
lista de presença exclusiva, o que também facilita a identificação das
autoridades presentes.
4.3. Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita

* Assessoria
- Verifica com o secretário o número de associados presentes e se há
quorum para instalação da Assembléia;
- Convida os associados para o início da Assembléia Geral;
- Anuncia os avisos gerais (horários, refeições, sanitários, água...);
- Convida o presidente para tomar assento à mesa.
* Presidente
- Toma assento à mesa;
- Solicita a presença do secretário para que informe o quorum de
instalação;
- Declaram parte integrante ao Livro de presença as listas de presenças
assinadas pelos associados e rubricadas pelo presidente (caso tenham sido
utilizadas).
* Secretário
- Informa que estavam presentes
1ª Convocação — associados;
2ª Convocação — associados;
3ª Convocação — associados.
- Informa que este número dá quorum legal para instalação da Assembléia
Geral em 1ª, 2ª ou 3ª convocação, de acordo como artigo correspondente
do Estatuto Social.
* Presidente
- Declara aberta a Assembléia Geral;
- Convida para compor a mesa:
• Diretoria Executiva
• Coordenador do Conselho Fiscal
• Coordenador dos Comitês Educativos
• Autoridades — convidam as mais expressivas
Anuncia a presença dos demais:
- Saúda e agradece a presença dos associados, autoridades, órgãos de
imprensa e outros;
- Solicita que todos se posicionem para ouvir/cantar o Hino Nacional
Brasileiro.
- Convida os assessores que o auxiliarão nos trabalhos;
- Solicita ao secretário que faça a leitura do Edital de Convocação.
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* Secretário
- Faz a leitura do Edital de Convocação;
- Informa que o Edital foi divulgado através dos órgãos de comunicação,
citando os jornais, rádios, bem como, as datas e horários de divulgação;
- Informa também que o Edital foi afixado em todos os entrepostos, em
locais visíveis e mais comumente freqüentado pelos associados, remetida
circular com aviso da Assembléia aos associados, além de ter sido enviado
às autoridades presentes e outros.
* Presidente
- Relata a realização das pré-assembléias, citando número, locais, número
de associados presentes, objetivos,...
- Verifica com o secretário se há presentes outras autoridades para
anunciá-las;
- Informa que passa ao item 01 da Ordem do Dia:
• Prestação de contas do exercício anterior compreendendo:
a) Relatório da Diretoria ou Conselho de Administração
b) Balanço Patrimonial
c) Demonstrativo da Conta Sobras e Perdas
d) Parecer da Auditoria Externa
e) Parecer do Conselho Fiscal
• Plano de atividades e previsão orçamentária para o próximo exercício
- Lê o relatório da Diretoria podendo indicar outra pessoa para auxiliá-lo;
- Solicita ao responsável técnico pela contabilidade que proceda à
apresentação das peças contábeis.
* Contador
- Faz a apresentação do:
• Balanço Patrimonial;
• Demonstrativo da Conta Sobras e Perdas;
• Notas Explicativas;
Nota: A apresentação deve ser objetiva, sem excesso de detalhamento e
clara, inclusive utilizando recursos visuais (retroprojetor, quadros, etc.)
para facilitar o entendimento.
O Presidente deve administrar o tempo e os pedidos de esclarecimento dos
associados.
* Presidente
- Solicita o parecer da auditoria interna ou externa. As cooperativas
maiores, normalmente, contratam os serviços de auditoria externa.
* Auditoria
- Faz a leitura do parecer, dando esclarecimentos e respondendo a
indagações feitas pelos associados.
* Presidente
- Solicita ao Conselho Fiscal que proceda a leitura do seu parecer. (ver
Anexo)
* Secretário do Conselho Fiscal
- Lê o parecer do Conselho Fiscal, que deve ser sucinto e ao mesmo tempo
expressar a situação real da cooperativa, evitando chavões normalmente
utilizados;
- Apresenta resumidamente o trabalho desenvolvido pelo Conselho Fiscal
durante o exercício (número de reuniões, dias de trabalho, número médio
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de visitas aos entrepostos, participação em reuniões da diretoria e Comitês

Educativos, fatos relevantes constatados).
* Presidente
- Solicita à Assembléia Geral a indicação de um associado para assumir a
função de presidente “ad hoc” para conduzir a discussão e votação do item
relativo à prestação de contas da diretoria e coloca o(s) nome(s)
sugerido(s) à apreciação e votação da Assembléia Geral;
- Esclarece que a diretoria não pode votar a matéria, mas participa dos
debates, quando os esclarecimentos se fizerem necessários.
* Presidente “ad hoc”
- Assume a presidência, agradecendo à plenária pela indicação de seu
nome;
- Convida uma pessoa para secretariar os trabalhos (secretário “ad hoc”);
- Abre a plenária à discussão da prestação de contas da diretoria;
- Pede que o contador, o auditor e o próprio presidente fiquem à disposição
para esclarecimentos que forem solicitados pelos associados;
- Coloca em discussão a prestação de contas da diretoria solicitando que as
perguntas sejam objetivas e de interesse dos associados presentes;
- Após os debates, coloca a matéria em regime de votação, esclarecendo
inicialmente que só os associados podem votar e que seja utilizada a senha
para expressar o seu voto. O Conselho Fiscal e de Administração não podem
participar da votação;
- Declara que toda Prestação de Contas do exercício anterior, item 01 da
Ordem do Dia, está em votação e os associados que estiverem a favor que
levantem a senha. Em seguida, pede que os contrários também levantem a
senha a fim de verificar se a maioria aprova a prestação de contas.
Nota: Caso não haja aprovação, há necessidade de verificar a causa e a
Assembléia Geral deverá definir as providências a serem tomadas em
relação ao item, poderá, neste caso, nomear uma comissão para análise do
assunto e apresentação das conclusões, em próxima Assembléia. Pode,
também, a Assembléia ficar em aberto para, dentro de um prazo de alguns
dias, debater e concluir o assunto.
- Agradece à plenária pela participação;
- Devolve a direção dos trabalhos ao Presidente da Cooperativa.
* Presidente
- Declara que reassume a direção dos trabalhos, e agradece ao presidente
“ad hoc”;
— Apresenta a proposta do Plano de Atividades e a Previsão Orçamentária
para o próximo exercício.
O plano deve ser uma resultante das necessidades sentidas pela
cooperativa, pelos associados, pelas lideranças internas, e das
possibilidades de realização da cooperativa. Deve ser simples, conciso e do
fácil entendimento para todos os associados.
- Coloca o plano de atividades e a previsão orçamentária em discussão e
posterior votação da Assembléia.
Este assunto da Ordem do Dia poderá também ser apreciado e votado de
forma global dentro do item 01.
* Presidente
- Passa ao item 02 da Ordem do Dia referente à destinação das sobras
apuradas ou rateio das perdas decorrentes da insuficiência das
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contribuições para cobertura das despesas da sociedade, deduzindo-se no

primeiro caso as parcelas para os Fundos Obrigatórios;
- Apresenta a proposição da diretoria;
- Solicita à Assembléia que apresente proposições;
- Colocam em votação as proposições, observando a ordem de
apresentação.
Observações:
1) No caso de haver sobras, as mesmas podem ser devolvidas aos
associados, capitalizados ou sofrer um procedimento misto (devolução e
capitalização) em percentuais a serem definidos pela assembléia.
2) No caso de haver perdas, as mesmas poderão ser cobertas pelo Funda
de Reservas. Se este fundo for insuficiente, deverá o saldo ser rateado
entre os associados, de acordo com o seu movimento junto à cooperativa.
Poderá também, em certos casos, serem definidos outros procedimentos
como o de ratear parte das perdas entre todos os associados (custos fixos)
e no restante observar a proporcionalidade do movimento do associado.
Outras decisões possíveis de serem adotadas:
a) Deixar as perdas em suspenso para próximos exercícios, o que poderá
agravar a situação da cooperativa, principalmente se as mesmas forem
elevadas;
b) Vender parte do patrimônio, exigindo com isto, que seja feita uma
Assembléia Extraordinária para este fim e dentro de um prazo exíguo, para
não afetar a estabilidade da cooperativa.
* Presidente
- Passa ao item 03 da Ordem do Dia:
* Eleição do Conselho de Administração/Diretoria e do Conselho Fiscal.
- Informa o registro de chapa(s) inscrito(s) e concorrente aos cargos de
Conselheiros de Administração/Diretoria e Conselheiros Fiscais.
Este procedimento é possível quando a cooperativa tem um regimento
interno, aprovado em Assembléia, ou Estatuto que trata do assunto. Em
caso contrário, as chapas poderão ser formadas na hora, o que poderá
dificultar o andamento dos trabalhos.
A chapa poderá ser composta por associados de diferentes partes da área
de ação, o que favorece a integração do Quadro Social.
Recomenda-se para as cooperativas que possuem seu quadro social
organizado, que o mesmo seja mobilizado para a escolha dos candidatos.
A cooperativa deve anualmente proporcionar um curso para os candidatos a
Conselheiro Fiscal e Administração, a fim de conscientizá-los e capacita-los
para a função.
- Apresenta os candidatos que compõem a(s) chapa(s).
- Declara que os componentes da(s) chapa(s) apresentam (ou não)
condições legais.
- O Presidente submete à Assembléia a forma de votação (por aclamação
ou voto secreto) caso não haja definição em regimento ou estatuto da
cooperativa.
Nota: A equipe de apoio deve estar preparada para atender aos requisitos
necessários para o procedimento da eleição: cédula, urna, senha, etc.
- Informa da necessidade de formação de uma mesa receptora e apuradora
de votos, (caso a votação seja secreta) e pede à assembléia a indicação de
associados não candidatos para conduzir os trabalhos. A mesa receptora
deverá ser constituída por um presidente e dois mesários, fiscais indicados
17
pelas chapas concorrentes e auxiliares para condução da eleição e apuração

dos votos.
A Assembléia fica suspensa pelo tempo necessário para eleição e apuração
dos resultados.
- Anuncia o resultado à Assembléia e dá posse aos eleitos, agradecendo aos
que saem e desejando sucesso aos que entram.
- Passa a direção dos trabalhos ao novo Presidente para dar continuidade à
Assembléia.
O Presidente eleito poderá solicitar ao ex-presidente para dar continuidade
ao desenvolvimento da Assembléia.
* Presidente
- Anuncia o 4º item da Ordem do Dia, ou seja, a fixação dos honorários pró-
labores para os Conselheiros que exercem funções executivas e Cédula de
Presença para os demais Conselheiros do Conselho de Administração e
Fiscal.
- Esclarece o assunto.
- Passa os trabalhos ao Presidente e Secretário “ad hoc” (anteriormente
escolhidos) e informa aos membros do Conselho de Administração e Fiscal
que não podem votar a matéria (Art. 44, Lei 5764).
* Presidente “ad hoc”
- Assume a direção da Assembléia e apresenta uma proposta, previamente
elaborada, que leva em conta a política salarial em vigor no País;
- Acata as sugestões e submete as propostas à votação;
- Anuncia o resultado e devolve a direção dos trabalhos ao Presidente,
agradecendo à plenária pela participação.
* Presidente
- Passa para os demais itens da Ordem do Dia, apresentando, discutindo e
colocando-os em votação;
- Em Assuntos Gerais, deixa a palavra livre;
- Solicita ao Secretário para ler a Ata que é colocada para apreciação e
votação dos presentes.
Caso não tenha sido possível elaborá-la durante a Assembléia, o Presidente
pede a indicação de uma comissão de no mínimo 08 (oito) associados para
assinar a ata, e define data, local e horário para tal. Informa ainda, que a
ata pode ser assinada por quantos associados quiserem.
- Mensagem final com agradecimentos e saudações.
- Declara encerrada a Assembléia Geral Ordinária.
5. ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

O roteiro da Assembléia Geral Extraordinária é semelhante ao da
Assembléia Geral Ordinária, diferenciando-se somente os assuntos
específicos da Ordem do Dia de cada uma delas, de acordo com a Lei 5764,
artigo 46, do Estatuto Social da Cooperativa e descritivo inicial do presente
trabalho.
6. ASSEMBLÉIA DE CONSTITUIÇÃO DE COOPERATIVA

Passos a serem observados na Assembléia de Constituição de Cooperativa:
- O coordenador da comissão de organização da cooperativa faz a abertura
da Assembléia, saúda os presentes e solicita que escolham o Presidente dos
trabalhos; O Presidente agradece pela indicação e escolhe um Secretário;
- 0 Secretário faz a leitura da proposta do Estatuto Social da Cooperativa;
18
- Os presentes discutem e propõem sugestões de emendas ao Estatuto;

- As emendas colocadas em votação e aprovadas, são incluídas na proposta
do Estatuto;
- Votação do Estatuto pela Assembléia;
- Eleição dos Cargos da Diretoria ou Conselho de Administração o Conselho
Fiscal da Cooperativa, através do voto secreto. Não poderá ser eleita pessoa
que esteja:
• Impedida por lei;
• Condenada à pena que impeça, ainda que temporariamente, acesso a
cargos públicos;
• Impedida por crime falimentar, de prevaricação, peito ou suborno,
concussão, peculato ou contra a economia popular, a fé pública ou
propriedade.
Nota: Não podem fazer parte da Diretoria, Conselho de Administração e
Conselho Fiscal, parentes entre si até segundo grau em linha reta ou
colateral.
- A seguir, o Presidente dos trabalhos convida o Presidente eleito dirigir os
trabalhos;
- O Presidente eleito convida os demais membros da Administração o
Conselho Fiscal a assumirem seus assentos à mesa e declara constituída a
Cooperativa, agradecendo pela escolha e conclamando a todos para a maior
união e esforço conjunto:
- O Secretário faz a leitura da Ata da Assembléia, que deverá ser assinada
por todos os associados fundadores da cooperativa;
7. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E EXTRAORDINÁRIA DE

COOPERATIVA
O roteiro da Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária é semelhante ao
da Assembléia Geral Ordinária.
8. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃO

O roteiro é semelhante ao roteiro da Assembléia Geral Ordinária.
9. PROVIDÊNCIAS A SEREM TOMADAS APÓS A REALIZAÇÃO DE UMA

ASSEMBLÉIA
Logo após a realização da Assembléia, além das atividades normais de
finalização, é importante:
- Fazer a avaliação, observando o percentual de associados que
compareceram, sua participação ativa, a data, local e tempo de duração do
evento, condução dos trabalhos, atuação da equipe de apoio, etc. Esta
avaliação deverá ser feita pelo Conselho de Administração, Fiscal e pela
liderança da cooperativa (Comitês Educativos, Comissões, etc.);
- Analisar as conclusões, tomar as providências necessárias e encaminhá-
las a quem de direito;
- Observar as exigências das Organizações Estaduais de Cooperativas com
relação ao envio de documentação originada em Assembléias;
- Observar as exigências das Juntas Comerciais de cada Estado, as quais
deverão prestar as informações referentes ao arquivamento de
documentos. De acordo com o Departamento Nacional de Registro do
Comércio, em seu Ofício DNRC/GDG/DJ nr. 435, de 15.05.86, o
arquivamento de documentos na Junta Comercial é obrigatório no caso de
atos constitutivos, alterações de estatuto e dissolução de cooperativas.
19
Admite ainda, o DNRC, o arquivamento de outros documentos de

sociedades já registradas, que tenham interesse em arquivá-los.
10. PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO NA JUNTA COMERCIAL

Após a Assembléia Geral de Constituição, Ordinária e/ou
Extraordinária e re-ratificação, é necessário fazer o arquivamento do
processo da Cooperativa na Junta Comercial do Estado.
A Cooperativa deve apresentar à Junta Comercial os seguintes
documentos:
CONSTITUIÇÃO
1) Três vias da Ata da Assembléia Geral e do Estatuto Social da
Cooperativa – Uma via, pelo menos, deve ser original. As demais
podem ser autenticadas.
Obs.: A Ata e Estatuto Social (constituição) - devem ser rubricados
(todas as páginas) e assinados no final (assinatura identificada e
reconhecidas em cartório) por todos os eleitos e associados
fundadores e por um advogado (nome legível e nº da OAB/UE). No
caso de alteração, apenas o Presidente e/ou secretário.
FORMULÁRIOS NECESSÁRIOS
Disponibilizados no site: www.jucetins.to.gov.br
a) Requerimento à Junta Comercial - Formulário único sob a forma
de capa;
b) Ficha Cadastral da Cooperativa e dos eleitos - FCN 1 e 2;
c) Recolhimento de taxa pelo serviço prestado pela Junta Comercial
– arquivamento e busca - formulário próprio, em quatro vias.
Formulário à venda em papelarias ou retirar na home page;
d) Comprovante de pagamento do DARF Simples (cód 6621),
formulário à venda em papelarias;
e) Anexar ao processo cópia autenticada dos documentos pessoais
de todos os eleitos (Diretores, Conselheiros Administrativos e
Fiscais Efetivos e Suplentes), CPF, RG e comprovante de
endereço;
Obs.: Recomendamos verificar na ocasião do arquivamento, as
informações completas na Junta Comercial;
ERROS MAIS COMUMENTES APRESENTADOS NO PROCESSO PARA

ARQUIVAMENTO NA JUNTA COMERCIAL
1) Número dos documentos pessoais não conferem com os constantes
na ata e lista nominativa;
2) Falta do órgão emissor, no caso de carteira de identidade;
3) Nome grafado diferente dos documentos pessoais, da ata e lista
nominativa;
4) Nome de casado diferente do nome de solteiro (divergência de
documentos);
5) Endereço da sede não confere da ata com o estatuto;
6) Falta do CEP;
20
7) Cargos constantes no estatuto não conferem com os aprovados na

ata, bem como o mandato;
8) Forma de integralização do capital social difere do aprovado no
estatuto com a ata;
9) Valor do capital social subscrito e integralizado diferente no estatuo e
ata;
10) Falta de rubrica e assinatura em todas as folhas do estatuto e
ata de constituição;
11)
Idade do associado no dia da Assembléia Geral;
12) Analfabetos e de menor idade, só podem participar com
procuração específica feita em cartório.
13) Falta do tipo de regime de união do associado casado
(comunhão universal, parcial ou separação de bens).
14) Preenchimento da FCN1 – Atividade econômica de acordo com
o estatuto e CNAE.
15) Falta de reconhecimento de assinatura de todos os associados
e eleitos, no caso de constituição;
16) Identificação do nome e nº OAB do advogado.
17) Falta da relação de quem assinou ao final da ata, declaração
de que a mesma é copia fiel e a paginação no livro.
11. PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO NO SINDICATO E

ORGANIZAÇÃO DAS COOPERATIVAS BRASILEIRAS NO ESTADO DO
TOCANTINS -OCB/TO
De posse do CNPJ, ou das alterações de cargos e mudança estatutária

encaminhar para a OCB/TO os seguintes documentos para registro e/ou
alteração de dados:
- Oficio encaminhado ao Presidente – solicitando o registro;
- Cópia do CNPJ, ata, estatuto e certidão simplificada de arquivamento
da Junta Comercial;
- Pagamento da taxa de registro – o equivalente a 10% do salário
mínimo vigente;
- No caso de atualização de dados, só encaminhar cópia da ata e/ou
estatuto e certidão simplificada da Junta Comercial.
21
ANEXO 01 – MODELOS DE EDITAIS DE CONVOCAÇÃO
A - MODELO DE EDITAL DE CONVOCAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERAL

ORDINÁRIA
COOPERATIVA ....(1)... CNPJ ......(2)..... NIRE ....(2).....

SEDE: RUA ...(3)... Nº ......(3).... CIDADE .....(4)......ESTADO ....(4).....
EDITAL DE CONVOCAÇÃO
ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA
O Presidente da COOPERATIVA ....(1).... usando das atribuições que lhe

confere o estatuto social e de conformidade com o Conselho de Administração
em reunião do dia ....(5)..... de ..(5)... de ....(5).... convoca os Associados para a
Assembléia Geral Ordinária, a ser realizada no dia ....(5)..... de ..(5)... de
....(5).... nesta cidade de ....(4)..... Estado .....(4)..... tendo como local ....(6)....
sito à Rua ....(3)..... nº ...(3).... às ....(7).... horas em primeira convocação com a
presença de 2/3 (dois terços) do número de associados; em segunda
convocação, às ......(7)...... horas, com a presença de metade mais um dos
associados, ou ainda, em terceira e última convocação, às ......(7)..... horas,
com a presença de, no mínimo, 10 (dez) associados, para deliberarem sobre a
seguinte ordem do dia:
1. Prestação de contas do exercício de .......

2. Destino de sobras/ perdas apuradas no exercício.
3. Eleição dos membros do Conselho de Administração (se for o caso).
4. Eleição dos membros do Conselho Fiscal.
22
5. Fixação de honorários pró-labore dos Administradores executivos e do

valor da cédula de presença dos Conselheiros de Administração e
Fiscal.
6. Outros Assuntos de interesse social.
NOTA: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados é de

.....(8)....(...(8)...) associados.
....(4)...., ....(5)....de ...(5)..... de .....(5).....
....(9).....
Presidente
ESPECIFICAR:
(1) Nome da Cooperativa.
(2) Número da inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e Número
Inscrição na Junta Comercial.
(3) Endereço.
(4) Cidade e Estado.
(5) Data: dia, mês e ano.
(6) Local: sede, salão, etc.
(7) Horário.
(8) Número de associados da Cooperativa, em numeral, e por extenso.
(9) Assinatura do presidente.
B - MODELO DE EDITAL DE CONVOCAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERAL

EXTRAORDINÁRIA
O Presidente da Cooperativa ....(1)... usando das atribuições que lhe

confere o estatuto social e de conformidade com decisão do Conselho de
Administração, convoca os Associados para Assembléia Geral
Extraordinária, a ser realizada no dia ...(5)..... de ...(5).... de ....(5).... nesta
cidade de ...(4)... Estado ...(4).... tendo como local ...(6)...., sito à ....(3).... às
....(7)..... horas, em primeira convocação com a presença de 2/3 (dois
terços) do número de associados, em segunda convocação, às ...(7)....,
com a presença de metade mais um dos associados, ou ainda, em terceira
e última convocação, às ..(7)... horas, com a presença de no mínimo 10
(dez) associados, para deliberarem sobre a seguinte ordem do dia:
1. Reforma do Estatuto Social.

2. .....(8)......
3. .....(8)......
4. Assuntos Gerais.
Nota: Para os efeitos legais e estatutários declara-se que o número de

associados da cooperativa, nesta data, é de .....(9).... (...)
...(4)...., ...(5)... de ...(5)... de ...(5)...
Assinatura ..... (10)
23
Presidente
ESPECIFICAR:
(1) Nome da Cooperativa.
(2) Número da inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e
Número Inscrição na Junta Comercial.
(3) Endereço.
(4) Nome da localidade e Estado.
(5) Data: dia, mês e ano.
(6) Local: sede, salão, etc.
(7) Horário.
(8) Outros assuntos para a Ordem do Dia da AGE.
(9) Número de associados da Cooperativa em numeral e por extenso.
(10) Assinatura do Presidente
OUTROS ASSUNTOS ESPECÍFICOS DE ASSEMBLÉIAS GERAIS

EXTRAORDINÁRIAS SEGUEM O MESMO ROTEIRO DESTE EDITAL DE
CONVOCAÇÃO, ALTERANDO-SE APENAS A ORDEM DO DIA.
* Evitem ao máximo inserir “Assuntos Gerais” nos editais, e quando for o

caso, apenas discutir e jamais deliberar, pois para serem deliberados os
assuntos devem sempre constar detalhadamente no Edital de Convocação,
como ordem do dia.
ANEXO 02
MODELO DE DELEGAÇÃO
A – DELEGAÇÃO
De acordo com o Art. 42, parágrafos 2º, 3º e 4º da Lei 5764/71, e de

acordo com o artigo XX do estatuto social desta sociedade cooperativa, o
associado ________________________, matrícula número
____________________ foi escolhido como delegado representando os
associados residentes na (nome, local, cidade ou região, estado
________________), com poderes de voz e voto na Assembléia Geral
(Ordinária ou Extraordinária) a realizar-se em (data), na cidade de (nome
da cidade), estado _________________.
Cidade, dia, mês e ano
________________________________________
24
(nome do associado, número de matrícula

para o grupo seccional de _____________)
ANEXO 03
MODELO DE RELATÓRIO DE GESTÃO COM SUGESTÕES POR RAMO
RELATÓRIO DE GESTÃO DA COOPERATIVA XXXXXXXXXXXXXXX

CONSELHO DE ADMINISTRAÇAO – EXERCÍCIO XXXX
1. APRESENTAÇÃO:
Ø Relatório/mensagem do Presidente: Retratar a gestão administrativa

e operacional do exercício findo (descrevendo todas as atividades
desenvolvidas pela cooperativa no exercício findo; investimentos
realizados; capacitações e treinamentos desenvolvidos com o quadro
social e de colaboradores (destinação do FATES); projetos realizados;
gráficos que retratem a evolução operacional e outras informações
relevantes relacionadas ao ramo de atuação da cooperativa);
25
Ø Relatório dos diretores em suas diversas áreas de atuação quando

houver (exemplo: financeiro, comercial, marketing, produção e
outros);
2. PARECER DO CONSELHO FISCAL
Ø Transcrição do Parecer do conselho fiscal na qual houve a

recomendação à Assembléia Geral Ordinária ou Assembléia Geral
Extraordinária da aprovação ou rejeição referente ao exercício social
findo.
3. PARECER DE AUDITORIA INTERNA OU AUDITORIA EXTERNA

(quando houver)
Ø Transcrição do relatório/parecer da auditoria externa.
4. DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS
Ø Apresentação do Balanço Patrimonial, Demonstrativos de Sobras ou

Perdas, Demonstração das Origens e Aplicação dos Recursos,
Demonstração das mutações do Patrimônio Líquido e notas
explicativas;
Ø Apresentação e esclarecimentos das Notas Explicativas dos

documentos contábeis acima citados;
Ø De acordo com as normas NBCT 10.21 e 10.8 e das normas da ANS,

quando operadora de planos de saúde ou do BACEN, quando
cooperativas de crédito;
Ø Indicadores e gráficos (liquidez corrente, liquidez seca, liquidez

geral, endividamento, rentabilidade);
Ø Impostos e contribuições federais (referente a questões

trabalhistas), estaduais e municipais.
5. SITUAÇÃO ORGANIZACIONAL
Ø O organograma abaixo retrata a situação atual da Cooperativa.

Exemplo:
26
ASSEMBLÉIAGERAL
CONSELHOFISCAL
PRESIDENTE FATURAMENTO CONTABILIDADE
DIRETORFINANCEIRO DIRETORCOMERCIAL DIRETORADMINISTRATIVO SECRETÁRIO
FATURAMENTO CONTABILIDADE
Ø O quadro abaixo mostra a evolução do quadro social da cooperativa.

Exemplo:
ANO 2005 2006 2007
H M H M H M
Total de Associados
( Homens e Mulheres)
Associados que ingressaram
Associados desligados
Crescimento anual (%)
Geração de empregos
diretos
Geração de empregos
indiretos
Ingressos Totais
6. METAS/PLANO DE AÇÃO PARA O EXERCÍCIO SEGUINTE
Ø Descrever o plano de atividades da cooperativa, elaborado pelo

Conselho de Administração respaldado pelo Conselho Fiscal (projetos
a serem desenvolvidos; ampliação da infra-estrutura; capacitações e
treinamentos com associados e colaboradores; implementação de
tecnologias e outros).
7. PROJETOS E INVESTIMENTOS EM RESPONSABILIDADE SÓCIO-

AMBIENTAL
27
Ø Descrever os projetos e investimentos da cooperativa, em

responsabilidade sócio-ambiental apresentando indicadores quando
houver.
ANEXOS POR RAMO:
INFORMAÇÕES RELEVANTES POR RAMO A SEREM INSERIDAS NO

RELATÓRIO:
1- RAMO AGROPECUÁRIO:
1.1-Comercialização da produção – Período: 2005-2007

QUANTIDADE/ANO (Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)
VALOR UNITÁRIO 2005 2006 2007
PRODUTO/SUB- (Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)
PRODUTO
28
TOTAL GERAL
1.2-Destino final do produto - Período: 2005/2007

QUANTIDADE/ANO
MERCADO (Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)
PRODUTO/ CONSUMIDOR 2005 2006 2007
SUB-PRODUTO (CIDADE/UE/PAÍS)
TOTAL GERAL
1.3- Recepção da produção do associado– Período: 2005-2007

QUANTIDADE/ANO VALOR MÉDIO REPASSADO
(Kg;Lts;Sc;Un;Cx;) AO ASSOCIADO POR ANO
(R$)
PRODUTO/SUB-
PRODUTO 2005 2006 2007 2005 2006 2007
1.4- Recepção da produção do não associado– Período: 2005-2007

QUANTIDADE/ANO (Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)
VALOR MÉDIO
2005 2006 2007
REPASSADO A
PRODUTO/SUB-
PRODUTO TERCEIROS
TOTAL GERAL
1.5- Aquisição de Insumos e implementos agrícolas – Período: 2005-
2007
QUANTIDADE/ANO VALOR MÉDIO ANUAL
(Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)
PRODUTO/SUB- 2005 2006 2007 2005 2006 2007

PRODUTO/TIPO
TOTAL GERAL
29
1.6- Assistência técnica ao associado– Período: 2005-2007

FREQÜENCIA MÉDIA/ANO
TIPO DE QUANTIDADE DE
ASSISTÊNCI 2005 2006 2007
ASSOCIADOS
A TÉCNICA
ATENDIDOS
TOTAL GERAL
1.7- Capacidade instalada– Período: 2005-2007
POTENCIAL DE VOLUME TOTAL BENEFICIADO POR

PRODUÇÃO TOTAL PRODUTO/ANO
POR PRODUTO
(capacidade de 2005 2006 2007
PRODUTOS beneficiamento)
1.8- Capacidade armazenada – Período: 2005-2007
CAPACIDADE DE VOLUME ARMAZENADO/ANO

ARMAZENAMENTO
PRODUTOS TOTAL POR PRODUTO 2005 2006 2007
1.9- Índice de satisfação - período: 2005-2007
NÍVEL DE SATISFAÇÃO PERCENTUAL MÉDIO DE SATISFAÇÃO/ANO
2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
2- RAMO CRÉDITO:
2.1- Volume de depósitos realizados – Período: 2005-2007
TOTAL DE DEPÓSITOS/ANO
PRODUTOS 2005 2006 2007

Depósitos a vista (R$)
Depósitos a prazo (R$)
TOTAL GERAL
30
2.2- Volume de empréstimos realizados – Período: 2005-2007
TOTAL DE EMPRÉSTIMOS/ANO
PRODUTOS 2005 2006 2007

Empréstimos (R$)
TOTAL GERAL
2.3- Volume de captação de recursos realizados – Período: 2005/2007
TOTAL DE EMPRÉSTIMOS/ANO
PRODUTOS 2005 2006 2007

Poupança (R$)
Outros (R$)
TOTAL GERAL
2.4- Benefício gerado pelo crédito concedido (rural ou urbano) –

Período: 2005-2007
PRODUTOS VALOR LIBERADO BENEFÍCIO GERADO (R$) Nº. DE CONTRATOS
(MODALIDADE) (R$)
2005 2006 2007 2005 2006 2007 2005 2006 2007
TOTAL
2.5- Índice de satisfação - período: 2005-2007
2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
3- RAMO SAÚDE:
3.1- Número de clientes – Período: 2005-2007
CLIENTES (MODALIDADE): TOTAL DE CLIENTES/ANO
Ex: tipos de planos de 2005 2006 2007

saúde, odontológicos e
outros.
31
TOTAL GERAL
3.2- Valor médio anual da consulta – Período: 2005-2007
CONSULTA (MODALIDADE) VALOR MÉDIO CONSULTA/ANO
2005 2006 2007
TOTAL GERAL
3.3- Valor da remuneração média anual por associado –

Período: 2005-2007
ASSOCIADO VALOR MÉDIO REMUNERAÇÃO/ANO

(ESPECIALIDADE)
2005 2006 2007
TOTAL GERAL
3.4 - Índice de satisfação - período: 2005-2007
2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
4- RAMO TRANSPORTE:
4.1- Volume de Serviços prestados – Período: 2005-2007
SERVIÇOS PRESTADOS TOTAL DE SERVIÇOS PRESTADOS (VOLUME) POR

(MODALIDADE DE SERVIÇO) MODALIDADE/ANO
32
Ex:transporte de passageiros 2004 2005 2006

(turismo e escolar) e cargas
TOTAL GERAL
4.2- Número de contratos firmados – Período: 2005-2007
CONTRATOS FIRMADOS TOTAL DE CONTRATOS FIRMADOS POR

(MODALIDADE DE SERVIÇO) MODALIDADE/ANO
Ex:transporte de passageiros
(turismo e escolar) e cargas 2005 2006 2007
TOTAL GERAL
4.3- Valor da remuneração média anual do associado –

Período: 2005-2007
REMUNERAÇÃO DO VALOR MÉDIO REMUNERAÇÃO/ANO

ASSOCIADO
2005 2006 2007
TOTAL GERAL
4.4- Valor da remuneração média anual do defensor –

Período: 2005-2007

DEFENSOR
2005 2006 2007
TOTAL GERAL
4.5- Benefícios gerados no provimento de produtos e serviços de

interesse dos associados – Período: 2005-2007
33
BENEFÍCIOS GERADOS DIFERENCIAL NO PERCENTUAL MÉDIO DO BENEFÍCIO

(PRODUTOS E/OU CONSEGUIDO EM RELAÇÃO AO MERCADO/ANO
SERVIÇOS)
2005 2006 2007
Ex:convênios com postos
de combustíveis;
manutenção de veículos e
outros
TOTAL GERAL
4.6 - Índice de satisfação - período: 2005/2007
2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
5 - RAMO TRABALHO:
34
5.1- Volume de Serviços prestados por modalidade –

Período: 2005-2007
SERVIÇOS PRESTADOS TOTAL DE SERVIÇOS PRESTADOS POR MODALIDADE/ANO

(MODALIDADE DE SERVIÇO)
Ex:contratos fixos, serviços 2005 2006 2007
esporádicos.
TOTAL GERAL
5.2- Valor da remuneração média anual do associado –

Período: 2005/2007

ASSOCIADO (Por
função/área) 2005 2006 2007
TOTAL GERAL
5.3 - Índice de Associados com produção em relação ao quadro total de

associados - período: 2005/2007
SITUAÇÃO DO ASSOCIADO QUANTIDADE DE ASSOCIADOS
2005 2006 2007

a) Ativo com produção mensal
b) Ativo com produção esporádica
c) Inativo
d) Total de Associados
Índice (=a/d x 100)
PERCENTUAL MÉDIO DE SATISFAÇÃO/ANO
NÍVEL DE SATISFAÇÃO 2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
35
6 - RAMO PRODUÇÃO:
6.1- Quantidade de Produtos Produzidos e/ou Serviços Prestados e valor

comercializado por produto – Período: 2005-2007
PRODUTOS VALOR DE QUANTIDADE/VALOR/ANO (pçs,unid,etc.)

PRODUZIDOS VENDA DO
PRODUTO 2005 2006 2007
(R$)
TOTAL GERAL
6.2- Valor da remuneração média anual do associado – Período: 2005-

2007

ASSOCIADO
2005 2006 2007
(Por função/área)
TOTAL GERAL
6.3 - Índice de Associados com produção em relação ao quadro total

de associados - período: 2005-2007
QUANTIDADE DE ASSOCIADOS
SITUAÇÃO DO ASSOCIADO 2005 2006 2007

a) Ativo com produção
mensal
b) Ativo com produção
esporádica
c) Inativo
d) Total de Associados
2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
36
7 - RAMO CONSUMO:
7.1- Quantidade de Convênios/Serviços Prestados aos associados –

Período: 2005-2007
CONVÊNIOS/SERVIÇOS QUANTIDADE/ANO (unid.)

PRESTADOS AOS
ASSOCIADOS 2005 2006 2007
TOTAL GERAL
7.2- Diferencial no valor do serviço prestado pela Cooperativa em

relação ao mercado – Período: 2005-2007
SERVIÇOS PRESTADOS VALORES MÉDIOS/ANO (R$)

AOS ASSOCIADOS
2005 2006 2007
(ex.: planos de saúde,
celular,etc) Valor Valor Valor Valor Valor Valor
médio médio médio médio médio médio
coop. mercado coop. mercado coop. mercad
o
TOTAL GERAL
7.3 - Índice de satisfação - período: 2005/2007
2005 2006 2007

Associado
TOTAL GERAL
37
8 - RAMO EDUCACIONAL:
8.1- Quantidade de Alunos Matriculados e o valor médio da mensalidade

– Período: 2005-2007
VALOR MÉDIO DA
MENSALIDADE/CURSO(R$)
MODALIDADES QUANTIDADE DE ALUNOS /ANO
DE ENSINO
2005 2006 2007 2005 2006 2007

Educação Infantil
Ensino
Fundamental
Ensino Médio
Ensino Técnico
Ensino Pós-
técnico
Cursos
Livres/Extensão
Outros
TOTAL GERAL
8.2- Valor da remuneração média anual do associado (Educacionais de

Professores) – Período: 2005-2007

ASSOCIADO (Por
função/área) 2005 2006 2007
TOTAL GERAL
8.3- Valor da remuneração média anual do professor (Educacionais de

Pais de Alunos) – Período: 2005-2007

PROFESSOR (Por
função/área) 2005 2006 2007
TOTAL GERAL
38
8.4 - Índice de Associados Ativos em relação ao quadro total de

associados - período: 2005-2007
SITUAÇÃO DO ASSOCIADO Quantidade de Associados
2005 2006 2007

a) Ativo
b) Inativo
c) Total de Associados
PERCENTUAL MÉDIO DE SATISFAÇÃO/ANO
NÍVEL DE SATISFAÇÃO 2005 2006 2007

Cliente
Associado
TOTAL GERAL
39
9 - RAMO HABITACIONAL:
9.1- Número de empreendimentos habitacionais construídos e/ou em

construção e o valor médio de cada unidade –
Período: 2005-2007
MODALIDADES DE VALOR MÉDIO DA QUANTIDADE DE

UNIDADE EMPREENDIMENTOS/ANO
EMPREENDIMENTOS (R$)
2005 2006 2007
(casa, apartamento,
outros)
TOTAL GERAL
9.2- Número de empreendimentos habitacionais construídos/entregues

e número de associados contemplados por empreendimento - Período:
2005-2007
MODALIDADES DE QUANTIDADE DE NÚMERO DE ASSOCIADOS

EMPREENDIMENTOS/ANO CONTEMPLADOS
EMPREENDIMENTO
2005 2006 2007 2005 2006 2007
TOTAL GERAL
2005 2006 2007

Associado
TOTAL GERAL
40
ANEXO 04 - MODELOS DE ATAS DE ASSEMBLÉIAS
A - ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA (AGO)
Ata da Assembléia Geral Ordinária da Cooperativa

__________________, realizada a ______de
________________de 2xxx, CNPJ/NIRE nº ___________.
Aos ________ dias do mês de _________________ do ano de

____________, nesta cidade de _______________________, Estado do
Tocantins, às _______ horas, em ____________ convocação, na Rua
__________________, nr. _______,CEP............, realizou-se a Assembléia
Geral Ordinária dos associados da Cooperativa _________________ e que
contou com a presença de __________associados, conforme assinaturas
lançadas no Livro de Presenças. Havendo quorum legal, o senhor Presidente
______(nome) ____abriu a sessão e convidou os membros do Conselho de
Administração/Diretoria e Fiscal para tomarem assento à Mesa e a mim
__________(nome) _______ para secretariar os trabalhos. Composta a
mesa pediu a mim, secretário, que procedesse à leitura do Edital de
Convocação que foi amplamente divulgado através de circulares a todos os
associados, afixado em lugar próprio na sede da Cooperativa e publicado no
jornal _____(nome do jornal)_______, edição do dia _______de
_______________de 2xxx o qual passamos a transcrever:
“______(transcrever Edital de Convocação)_____”. Terminada a leitura do
edital o senhor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do
Dia: prestação de contas do órgão de Administração referente ao exercício
de 2002, solicitando a mim, secretário, que lesse o relatório da Gestão,
Balanço, Demonstrativo de Resultados; e Parecer do Conselho Fiscal, tendo
o Presidente comentado alguns tópicos e esclarecido algumas dúvidas
levantadas pelos associados. Em seguida, o Presidente solicitou ao plenário
que indicasse, na forma da lei, um associado para presidir a mesa durante a
discussão e votação das Contas apresentadas pela Administração, tendo
41
sido aclamado para assumir a direção dos trabalhos o

associado_______(nome)___, o qual convidou para exercer o cargo de
secretário “ad-hoc” o associado ______(nome)______. O Presidente e os
demais ocupantes de cargos sociais deixaram a Mesa, permanecendo no
recinto para os esclarecimentos necessários, assumindo a direção o senhor
___________________, que agradeceu a escolha e deu continuidade aos
trabalhos, deixando a palavra livre e solicitando que o plenário apresentasse
suas dúvidas no que diz respeito à prestação de contas do Conselho de
Administração/Diretoria referente ao exercício de 2xxx(ano anterior). A
seguir o Presidente reassumiu a direção e dando continuidade aos trabalhos
colocou em discussão o segundo item da Ordem do Dia: destinação das
sobras apuradas ou rateio das perdas do exercício de 2xxx. O Presidente
observou que durante a aprovação das contas da Administração foi
registrada uma sobra ou perda de R$ _______________e que compete ao
plenário dar-lhe uma destinação (ou rateio); desta forma o plenário
aprovou por unanimidade _______(descrever)________. Passando aos
terceiros e quarto itens do edital: eleição dos membros do Conselho de
Administração (ou Diretoria) e Fiscal o Presidente esclareceu que foi (ou
foram) apresentada (s) uma (ou) chapa (s), fornecendo nome e cargo do
componente de cada chapa. Continuando os trabalhos o Presidente
encaminhou a votação (em caso de uma chapa, por aclamação – em caso
de mais chapas, por votação secreta). Feita a apuração constatou-se que
___________________ (em caso de chapa única que a chapa foi aclamada
por unanimidade; em caso de mais chapas, o número de votos de cada
chapa). Assim, o Presidente declarou eleitos (e empossados) para o
mandato de _____(nº de anos de mandato para o Conselho de
Administração/Diretoria, conforme Estatuto Social; um ano para o Conselho
Fiscal)______. (Relaciona-se o cargo e o nome completo de todos). Nesta
data todos os eleitos declaram sob as penas da lei, de que não estão
impedidos de exercer a administração da sociedade, por lei especial, ou em
virtude de condenação criminal, ou por se encontrarem sob os efeitos dela,
a pena que vede ainda que temporariamente, o acesso a cargos públicos;
ou por crime falimentar, de prevaricação, peita ou suborno, concussão,
peculato, ou contra a economia popular, contra o sistema financeiro
nacional, contra normas de defesa da concorrência, contra as relações de
42
consumo, fé pública, ou a propriedade. (art. 1.011, § 1º, CC/2002) e que

não existe parentesco até segundo grau em linha reta ou colateral entre os
membros da Diretoria Executiva, bem como para o Conselho Fiscal.
Dando continuidade aos trabalhos, o Presidente passou ao quinto item da
Ordem do Dia: fixação de valores do pró-labore dos Administradores
executivos e do valor da cédula de presença dos Conselheiros de
Administração e Fiscais. Esclarecendo o assunto e passando os trabalhos ao
associado escolhido anteriormente para reassumir a direção dos trabalhos e
ao secretário “ad-hoc”, informou aos membros do Conselho de
Administração e Fiscal que eles não podem votar a matéria, de acordo com
o art. 44 da Lei 5764/71. O associado _______________ reassumiu a
direção da assembléia, acatou as sugestões e submeteu as propostas à
votação, tendo sido aprovada por unanimidade a proposta que fixa a partir
de agora os valores em ______________ (pró-labore mensal para cada
membro eleito como executivo- para os outros membros do Conselho de
Administração e Fiscal, informar o valor da cédula de presença por reunião
a que comparecerem). Reassumindo os trabalhos, o Presidente colocou em
pauta o sexto item da Ordem do Dia: plano de trabalho para o ano de 2xxx,
que após ter sido devidamente explicado e visto com detalhes, foi aprovado
por unanimidade pelos presentes. A seguir, o Presidente passou ao último
item do edital que trata de: Assuntos de interesse geral, deixando a palavra
livre, não sendo registrado nenhum pronunciamento e, nada mais havendo
a tratar, o Presidente solicitou ao plenário a indicação de 10 associados
para, em conjunto com o Conselho de Administração/Diretoria e Fiscal,
assinarem a presente Ata; tendo sido escolhidos os associados: (nome
completo dos associados escolhidos para assinarem a Ata)
__________________, _________________, _____________________,
informou, ainda, que a Ata pode ser assinada por quantos associados
presentes o quiserem. Assim o Presidente deu por encerrada a Assembléia,
agradecendo a todos. E para constar, eu _________(nome)____, secretário
dos trabalhos, lavrei a presente Ata que vai assinada por mim, pelos
membros do Conselho de Administração/Diretoria, bem como pelos 10
(dez) associados indicados pelo plenário. (Declaram que esta é copia fiel,
transcrita de livro próprio, de nº ... paginas.. a ...... – esta declaração é
necessária para ata que vai ser arquivada na Junta Comercial)
43
(local, dia, mês e ano)

____________________________________
nome por extenso (legível) e assinatura de todos que assinarem
Obs.: No caso de arquivamento da ata – é necessário apenas a assinatura
com firma reconhecida do Presidente e/ou Secretário da Assembléia.
B - ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA (AGE)
Ata da Assembléia Geral Extraordinária da Cooperativa

________________, realizada a ______de ________________de
2xxx, CNPJ/NIRE- nº _________.
Aos ________ dias do mês de _________________ do ano de

____________, nesta cidade de ________________________, Estado do
Tocantins, às _______ horas, em ____________ convocação, na Rua
______________________________________, nº _______, CEP........,
realizou-se a Assembléia Geral Extraordinária dos associados da
Cooperativa _________________ e que contou com a presença de
__________associados, conforme assinaturas lançadas no Livro de
Presenças. Havendo quorum legal, o senhor Presidente ______(nome)
____abriu a sessão e convidou os membros do Conselho de
Administração/Diretoria e Fiscal para tomarem assento à Mesa e a mim
___________(nome) ________para secretariar os trabalhos. Composta a
mesa pediu a mim, secretário, que procedesse à leitura do Edital de
Convocação que foi amplamente divulgado através de circulares a todos os
associados, afixado em lugar próprio na sede da Cooperativa e publicado no
jornal _____(nome do jornal)_______, edição do dia _______de
_______________de 2xxx, o qual passamos a transcrever:
“______(transcrever Edital de Convocação)_____”. Terminada a leitura do
edital o senhor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do
Dia: (*) Reforma do Estatuto, informando que as principais alterações
referem-se a ____________________(principais alterações do objeto da
assembléia)_________. Após a leitura, artigo por artigo, e tendo sido
amplamente debatidas as questões objeto de mudanças, aprovaram-se por
unanimidade as alterações que passam a ter a seguinte redação:
44
________________________________________ (transcrever todos os

artigos alterados – onde lia:....., leia-se:................)______. Dando
continuidade o senhor Presidente colocou em apreciação o item segundo do
edital:_____________(item segundo, se houver, e descrever o ocorrido na
assembléia)______________. Na seqüência, o senhor Presidente deixou a
palavra livre. Como não houve manifestação de nenhum associado,
solicitou a indicação de 10 (dez) associados para assinarem a presente ata.
Foram indicados os senhores: ____________________ (nome completo
dos indicados) ________. Informou ainda, o senhor Presidente, que a ata
poderá ser assinada por quantos associados quiserem. Ato contínuo, o
Presidente declarou encerrada a Assembléia e agradeceu a presença de
todos. E, para constar, eu, ______________(nome)________________,
secretário, lavrei a presente ata que vai assinada por mim, pelo Presidente,
bem como pelos dez associados indicados. (nome da cidade, Estado, dia,
mês e ano). (Declaram que esta é copia fiel, transcrita de livro próprio, de
nº ... paginas.. a ...... – esta declaração é necessária para ata que vai ser arquivada
na Junta Comercial).
____________________________________
nome por extenso (legível) e assinatura de todos que assinarem
Obs.: No caso de arquivamento da ata – é necessário apenas a assinatura

com firma reconhecida do Presidente e/ou Secretário da Assembléia.
Nas AGE’s que tratem de Fusão, Incorporação ou Desmembramento;

Mudança do Objeto da Sociedade; ou Dissolução e Liquidação da
Cooperativa e Contas do Liquidante, estas matérias constarão do
edital e a ata deve ser adaptada ao assunto deliberado.
45
ANEXO 05
MODELO DE PARECER DO CONSELHO FISCAL
PARECER DO CONSELHO FISCAL
Os abaixo assinados, na condição de membros do Conselho Fiscal da

Cooperativa__________________ e em cumprimento das atribuições legais
e estatutárias, examinamos o Balanço Patrimonial, a Demonstração de
Sobras e Perdas e demais Demonstrativos Contábeis normatizados pela
legislação vigente, e o Relatório da Diretoria relativos ao exercício findo em
31 de dezembro de 2xxx. Baseado nos exames efetuados, e, quando for o
caso, no Parecer de Auditoria Interna/Externa, somos de parecer que as
contas apresentadas merecem a aprovação pelos(as) senhores(as)
associados(as).
____________________________________________
Assinaturas e nomes completos dos Conselheiros
46
ANEXO 06
COOPERATIVAS DE CRÉDITO
A – INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS PARA COOPERATIVAS DE CRÉDITO
Ø Nos Editais de Convocação das Assembléias Gerais de Cooperativas de

Crédito deve ser acrescentado o número do NIRE, além do CNPJ/MF.
Ø As Atas a serem enviadas para o BACEN (GTBHO/DEORF), contendo as

deliberações das Assembléias, não necessitam ser assinadas pela
comissão, apenas pelo Diretor Presidente e Diretor Vice-Presidente, ou
pelos outros Diretores, conforme disposto no Estatuto Social da
Cooperativa.
Ø Em relação às assembléias gerais extraordinárias que alterarem

estatutos sociais, deverá ser encaminhado o texto completo do
estatuto, via transmissão por meio da internet, mediante utilização do
aplicativo PSTAW10, documento "ESIF - Estatuto Social",com a
utilização do padrão Rich Text Format - RTF, em arquivo nomeado com
os oito dígitos identificadores da instituição no Sistema de Informações
sobre Entidades de Interesse do Banco Central - UNICAD (código ID-
BACEN), obedecidas às informações técnicas constantes do Anexo I da
Carta-Circular 2.847, de 13 de abril de 1999.
Ø Conforme disposição da Carta Circular BACEN 3.129, foi estabelecido

que as instituições financeiras e demais instituições autorizadas a
funcionar, quando da instrução de processos que envolvam reforma
47
estatutária, que promova a consolidação do estatuto, ou que tratem de

autorização para funcionamento, devem fazer constar do requerimento
a ser encaminhado ao BACEN, declaração nos seguintes termos:
“DECLARAMOS, em atendimento a Carta Circular 3.129 de 1.4.2004,
que o estatuto social consolidado na assembléia geral extraordinária,
de (citar a data da assembléia), ora submetido à apreciação do Banco
Central do Brasil, confere, em seu inteiro teor, com o documento
encaminhado nos termos do art. 1º da Circular 3.215, de 12 de
dezembro de 2003, via internet, conforme protocolo (citar o número do
protocolo obtido no encaminhamento via internet);”
Ø Para efeito de agilização dos processos assembleares no BACEN, as

Cooperativas de Crédito deverão adotar as seguintes medidas
preventivas:
§ Evitar a realização de AGO e AGE numa mesma data ou, se assim

ocorrendo, evitar a simultaneidade das assembléias, sendo, inclusive,
confeccionadas atas distintas.
§ Consultar SERASA, CCF e tomar as providências que se façam

necessárias objetivando que a composição da chapa dos membros a
serem eleitos esteja dentro das exigências legais, ora delineadas nos
atos administrativos exarados pelo CMN e BACEN.
Ø Os associados eleitos para comporem os órgãos estatutários da

Cooperativa deverão ser cadastrados no BACEN, via operação própria
inserida no ‘Sistema de Informações sobre Entidades de Interesse do
Banco Central – UNICAD’.
Ø A Cooperativa deverá arquivar 01 (uma) via do formulário cadastral de

cada eleito, devidamente assinado.
Ø Os membros eleitos nas Assembléias Gerais somente tomarão posse após

a aprovação de seus nomes pelo BACEN.
Posteriormente à aprovação dos nomes dos eleitos pelo BACEN, as

Cooperativas deverão enviar para o BACEN, inserindo no Sistema de
Informações sobre Entidades de Interesse do Banco Central - UNICAD, as
informações relativas às datas de posse, renúncia e desligamento, bem
48
como de afastamentos temporários superiores a quinze dias, dos dirigentes

eleitos.
REUNIÕES
49
Reunião
A reunião é um método de ação social que integra diversas pessoas em

torno de um objetivo, idéia, mensagem ou plano. É uma técnica de
comunicação coletiva que, se planejada, pode proporcionar informações,
participação e cooperação de um grupo. É um veículo para que as idéias
sejam coletadas, estruturadas e realizadas.
As reuniões e o trabalho em equipe são cada vez mais usados e precisam
ser planejados e bem dirigidos. São ferramentas de trabalho que
contribuem na exploração de idéias e proporcionam uma tomada de decisão
compartilhada. No cooperativismo, por ser um sistema democrático e
participativo, as reuniões costumam ser mais freqüentes e necessitam de
técnicas para melhorar o resultado.
1. RECOMENDAÇÕES PARA UMA BOA REUNIÃO

Todos nós já participamos de muitas daquelas reuniões prolongadas, sem
objetividade e pouco organizadas, que ao final não se chega aos resultados
pretendidos. De um modo geral, essas reuniões apresentam algumas
características em comum:
- Os objetivos e programação nem sempre estão muito claros;
- O coordenador da reunião é sempre a autoridade máxima, prevalecendo a
sua autoridade, porém, nem sempre com uma condução firme;
- A metodologia concentra-se no debate em plenário, com poucas variantes
metodológicas, que pudessem dinamizar a reunião;
- Algumas pessoas monopolizam constantemente a palavra, enquanto
outros não se sentem a vontade e motivados para falar;
- Cada um dos participantes tentam impor as suas opiniões e necessidades,
parecendo uma disputa de espaço, geralmente ignorando os demais;
- Existe a sensação que todos querem falar, mas que poucos procuram
ouvir e entender os demais;
- O registro das idéias, propostas e decisões geralmente são deficientes e
nem sempre transparentes;
- Raramente se chega a uma proposta concreta, que represente a vontade
da maioria, geralmente decidida por simples votação;
- Ao final, não se sabe claramente quais foram os resultados.
50
O desafio para o facilitador de uma reunião, além de assegurar a

tranqüilidade do processo, é o de orientar o grupo buscando conclusões,
propostas e assegurar os seus devidos encaminhamentos. Além disso, deve
buscar intensivamente o comprometimento e a cumplicidade dos
participantes para com o resultado do processo, principalmente através de
uma dinâmica participativa.
O bom desenvolvimento de um evento requer muita habilidade e uma

postura do facilitador condizente com um processo participativo. Torna-se
necessária também a realização de um bom planejamento, preparação e
organização, de modo que possamos assegurar a melhor estratégia
metodológica possível.
Um processo participativo normalmente requer uma preparação bastante

criteriosa, tendo em vista que os objetivos, programação e os conteúdos
devem ser orientados em função das necessidades e interesses comuns dos
participantes, considerando as suas realidades e o seu contexto.
Para um bom planejamento e organização, torna-se necessário que sigamos
um roteiro bastante metódico, reduzindo o nível da preparação acreditando
que a experiência e a autoconfiança são suficientes. Estes fatores devem
ser mobilizados para facilitar a preparação, nunca para substituí-la.
1.1 AÇÕES QUE ANTECEDEM A REUNIÃO

1. Discutir com antecedência a agenda da reunião com o grupo ou ao
menos no início da reunião, esclarecendo os seus objetivos.
2. Seguir a programação, somente acrescentar novos temas à pauta se
acordado com o grupo ou acrescentá-los ao final da agenda – lista de
espera.
3. Acordar com o grupo e fazer cumprir o horário de início e término das
reuniões. Os atrasos são desestimulantes.
4. Organizar a reunião em um lugar/ambiente adequado. Evitar mesas com
todos de frente uns para os outros. (Procurar o formato de “meia lua”).
5. Preparar metodologicamente a reunião, analisando qual o melhor
caminho, elaborando um roteiro detalhado, com a atribuição de
responsabilidades.
6. Expor os temas da reunião, alternando momentos de reflexão individual,
de trabalho em grupos, debate em plenária e de avaliação da mesma.
7. Estabelecer um rodízio para a preparação e coordenação da reunião,
envolvendo mais integrantes do grupo nessa tarefa.
8. Evitar que aquele que ocupa o posto de comando no grupo coordene a
reunião. É mais conveniente, em muitos casos, uma pessoa neutra que não
irá interferir em demasia nas decisões.
1.2 DURANTE A ORGANIZAÇÃO

1. Formular o convite e enviá-lo com antecedência, pedindo a confirmação
dos participantes.
2. Organizar os documentos referentes ao assunto e; e quando possível
enviar por e-mail aos participantes, solicitando confirmação de recebimento.
3. Compor todo o material e levá-lo ao local da reunião, com antecedência
(evita surpresas e cria um clima de familiaridade).
4. Visualizar com antecedência:
- Objetivos e estrutura do programa;
- Resultados esperados da reunião;
51
- Roteiro;
- Perguntas orientadoras;
- “Os próximos passos”.
1.3 NA REUNIÃO
1. Chegar cedo, revisar tudo e reservar tempo para concentrar-se,
repassando todos os passos a serem dados, papéis, cuidados, etc.
2. Cumprir os horários, reservando passos de menos importância (boas-
vindas, apresentação dos objetivos e programação, apresentação dos
participantes, algum vídeo, etc.) para este momento, deixando claro
o cumprimento do horário estabelecido. Caso haja autoridades,
estudar a possibilidade de apresentá-los mais tarde, após a
introdução.
3. Deixar claro para os participantes:
- Quem são os participantes?
- O que queremos com esta reunião?
- Como e quando vamos trabalhar?
- Acordos iniciais.
4. Respeitar as recomendações sobre a conduta da moderação/atitudes
– clareza dos papéis de cada um.
5. Registrar todas as idéias, inclusive aquelas com as quais não
concordamos. Essa tarefa exige concentração em todo o processo.
Boas idéias são geradas e, em muitos casos, simplesmente não são
registradas e acabam por se perderem.
6. Agir em função da pauta, procurando fechar os temas, cumprir os
horários e registrando os aspectos que ficaram em aberto.
Recomenda-se deixar a pauta sempre visível aos participantes.
7. Reservar algum tempo para os próximos passos: o que, como, quem
e quando? Para assegurar a continuidade do processo. Deste modo, o
grupo ficará comprometido com o seu andamento e com as próximas
etapas.
8. Realizar avaliação da reunião com a plenária e moderação. Reservar
10 minutos ao final para colher impressões dos participantes. Poderá
ser verbal ou visualizada (mais recomendado) através de um
flipchart.
9. Utilizar dinâmicas de relaxamento durante as sessões, deixando as
reuniões mais descontraídas.
10. Valorizar o que os participantes dizem, estimulando o
aprofundamento com novas perguntas.
11. Evitar julgar ou selecionar idéias ou propostas, encorajando todos a
participarem.
12. Não dar diretamente as respostas e soluções aos problemas que
surgirem, estimulando a reflexão e a procura de alternativas entre os
participantes.
13. Procurar alternar trabalho em grupo e debates em plenária.
14. Encerrar com uma avaliação: O que mais e menos gostei? Como
avaliamos a nossa reunião? O que devemos melhorar numa próxima
reunião? Etc.
1.4 APÓS A REUNIÃO

1. Recolher e guardar todos os materiais, equipamentos e documentos
restantes. Tomar cuidado, especialmente, com o material produzido/
52
registrado pelos grupos. Não é muito raro perder-se arquivos em

computadores com problemas. Recomenda-se não descartar os
registros originais até se ter uma cópia impressa do arquivo.
2. Preparar e enviar um documento memória da reunião, com os
acordos para todos os participantes. É comum não se elaborar a
documentação ou demorar-se muito tempo para enviá-la aos
participantes ou quando nem sequer são enviados. Estas atitudes
influenciam na credibilidade/ transparência do processo e na auto-
estima / valorização do grupo de participantes. Uma documentação
descritiva com todos os resultados e decisões tomadas são
suficientes, dispensando-se, em geral, documentações muito
elaboradas.
2. A PARTICIPAÇÃO NAS REUNIÕES

A participação nas reuniões pode ser melhorada, tomando-se o cuidado em
observar algumas recomendações:
2.1 PLANEJAMENTO DE UMA REUNIÃO

Para um bom planejamento e organização de uma reunião, torna-se
necessário seguir um roteiro bastante detalhado; não cair na armadilha de
reduzir o tempo de preparação; acreditar que a experiência e a
autoconfiança são suficientes. Esses fatores devem ser mobilizados para
facilitar a preparação, nunca para substituí-la.
Para uma boa preparação de um evento grupal deve-se seguir uma
seqüência lógica de etapas, em especial:
a) Onde estamos? – o nosso contexto.
b) Onde queremos chegar? – nossos objetivos/ resultados.
c) Como chegaremos lá? – a nossa estratégia.
2.1.1 Análise do Contexto – Onde Estamos?

Esse passo inicial visa assegurar eficiência e eficácia no evento que se
deseja planejar. Para isto, torna-se necessário avaliar o seu processo
histórico, construindo uma visão global do mesmo, procurando avançar e
não repetir análises e decisões já tomadas anteriormente. Deve-se buscar
reunir todas as informações e documentos existentes em relação à temática
da reunião a ser organizada.
Elementos para uma análise de contexto:

a) O que já foi realizado no contexto deste evento? (não reinventar a
roda a cada vez!)
b) Quais foram os resultados obtidos até agora?
c) Que definições já dispomos? (conceitos, decisões, propostas, etc.)
d) Quais foram os êxitos e deficiências nos outros eventos?
e) Como foi a avaliação do último evento?
f) O que devemos explorar melhor?
Esse é o momento para se saber claramente do que está falando e o que se

irá preparar. Deve-se ter uma boa visão da montanha, seus diferentes
lados, para então poder decidir, planejar e preparar a sua escalada.
2.1.2 Visão de Futuro – Onde Queremos Chegar?
53
Esse passo proporciona uma visão do evento, com algumas definições

iniciais necessárias para que se possa estruturar o programa e o roteiro a
ser desenvolvido. Algumas definições necessárias nesse passo:
1. Quais são os objetivos e resultados esperados?
- Quais são os objetivos, explicitantes?
- O que se deseja ter como resultado ao final do evento?
- Quais são os principais temas/ assuntos que são tratados?
2. Qual o perfil dos participantes?
- Quem serão os participantes?
- Deve-se convidar alguma instituição ou pessoa em especial?
- O que os participantes podem esperar do encontro (expectativas)?
- Há conflitos visíveis entre pessoas do grupo?
- Como deverá ser o convite, confirmações e a motivação para a
participação?
3. Qual será a metodologia que devemos adotar?
- Qual a melhor estratégia metodológica a ser adotada?
- Quem serão os facilitadores e qual o seu perfil?
- Haverá a necessidade de especialistas?
4. Qual o tempo disponível para este evento?

- Qual deverá ser a duração do evento?
- Em que data deverá ocorrer?
5. A logística – onde deverá ocorrer o evento?
- Qual a infra-estrutura existente no local?
- Possuem materiais e equipamentos de apoio?
- Como é a sala destinada à plenária?
- A alimentação e hospedagem serão no mesmo local?
- Todos sabem chegar lá?
- Como será o transporte para o local?
6. Quais são as necessidades e tarefas a serem realizadas para a
preparação?
- Gerenciar uma lista de checagem para não se esquecer dos detalhes.
Nesse passo, o importante é que se faça uma boa análise para evitar os
imprevistos que podem comprometer o resultado do evento (Eu não havia
pensado nisso! Mas não me falaram nada!). Não adianta se justificar após
uma falha que poderia ter sido evitada. As justificativas não substituem as
falhas, no máximo, conseguem explicá-las.
Por outro lado, em muitas situações, gastam-se milhares de reais para se

realizar um trabalho coletivo, porém, muitas vezes compromete-se o
resultado por pequenos detalhes que poderiam ser evitados. Destacam-se:
- Tempo não foi suficiente;
- O espaço físico não foi adequado;
- Não havia dinheiro para fazer cópias de um determinado documento
importante para uma certa discussão;
- Não havia recursos para oferecer um cafezinho que iria contribuir para o
relaxamento do grupo e aumentar a sua produtividade;
-Não foram encaminhadas cópias do relatório aos participantes, ficando
somente o original com a coordenação.
54
3. LISTA DE CHECAGEM PARA UM EVENTO

Para facilitar a tarefa de preparar um evento participativo, pode-se optar
por organizar uma lista de checagem para, em um primeiro momento,
relacionar todas as tarefas a serem realizadas e, finalmente, poder
acompanhar e avaliar o andamento das mesmas.
Abaixo, segue um modelo de lista de checagem que poderá servir como

ponto de partida para a montagem de uma outra mais complexa ou
simplificada, conforme a necessidade de cada um.
Lista de Checagem
ATIVIDADES / TAREFAS
1. Planejamento do Quando / Responsável Situação
evento até quando atual
1.1 Definir os objetivos
1.2 Definir a programação
1.3 Definir a lista de
participantes
1.4 Organizar relação de
endereços
1.5 Selecionar o local do
evento
1.6 Definir a metodologia
1.7 Definir data / horário para
o evento
1.8 Selecionar os facilitadores
1.9 Definir perfil dos
palestrantes
1.10 Convidar os
especialistas/ palestrantes
1.11 Estabelecer as
responsabilidades
2. Preparação geral
2.1 Reservar e confirmar local
2.2 Elaborar e enviar convites
aos participantes /
palestrantes
2.3 Confirmar a presença dos
participantes/ palestrantes
2.4 Elaborar e solicitar
orçamento financeiro
2.5 Enviar convite com
programação
2.6 Divulgação do evento
internamente
2.7 Divulgação do evento
externamente
2.8 Publicidade de imprensa
2.9 Convite para a imprensa
cobrir o evento
3. Providenciar a logística
3.1 Organizar o transporte do
55
material
3.2 Organizar o transporte da
equipe
3.3 Organizar o transporte dos
participantes / Palestrantes
3.4 Solicitar Conta bancária
dos participantes p/ diárias
3.5 Providenciar passagens e
diárias aos participantes
3.6 Enviar lista de endereços à
agência de viagens
3.7 Arrumar o local, plenário,
salas e materiais
3.8 Providenciar água, café e
lanche para intervalos
3.9 Água e Café para os
palestrantes
3.10 Decoração de mesa de
autoridade
3.11 Definir o sistema de
refeições – almoço/ jantar
3.12 Providenciar pastas,
crachás, canetas, papel para
anotação e programação
3.13 Designar pessoal de
apoio (mestre de cerimônias)
4. Reunir o material
(quantidade)
4.1 Elaborar a relação de
material a ser utilizado
4.2 Solicitar a compra do
material necessário
4.3 Providenciar materiais
Metaplan e outros
4.4 Providenciar kit de
primeiros socorros e
emergências
5. Reservar/ instalar e
testar equipamentos
5.1 Televisor
5.2 Vídeo
5.3 Retroprojetor
5.5 Computador; notebook
5.6 Impressora
5.7 Máquina Fotográfica
5.8 Filmadora
5.9 Multimídia e tela
5.10 Flipchart
5.11 Som
6. Organizar os
documentos necessários
56
6.1 Relacionar textos,

relatórios, orçamentos e
avaliações para cópias de
consulta
6.2 Solicitar texto das
palestras para reprodução
6.3 Reproduzir os textos e
documentos para entrega aos
participantes
6.4 Fazer todas as cópias
necessárias
6.5 Enviar documentos aos
participantes
7. Integração social
7.1 Organizar jantar de
confraternização
7.2 Organizar atividades
esportivas, culturais e sociais
7.3 Organizar atividades
especiais previstas na
programação – visitas e
encontros, etc.
8. Gerenciamento do
evento
8.1 Abertura – quem faz?
8.2 Organizar a documentação
da reunião
8.3 Organizar as pastas dos
participantes
8.4 Lista para entrega dos
materiais
8.5 Lista de Presença
8.6 Confeccionar e entregar
certificados
8.7 Controlar o estoque de
materiais
8.8 Verificar a limpeza e
organização da sala
8.9 Elaborar o roteiro para o
dia seguinte
8.10 Monitorar os objetivos,
programação e expectativas
8.11 Avaliação intermediária
9. Encaminhamentos finais
9.1 Recolher todo o material
9.2 Concluir a documentação
9.3 Reproduzir e enviar a
documentação aos
participantes
57
4. ESTRATÉGIA PARA O EVENTO

4.1 COMO CHEGAR AOS OBJETIVOS?
Nesse passo, deve-se estruturar o programa do evento e definir o roteiro a
ser seguido pela moderação do mesmo. Para eventos longos, procura-se
estabelecer o roteiro para os dois ou três primeiros dias e, depois,
estrutura-se os demais dias, pouco a pouco, conforme transcorre o evento.
4.2 ESTRUTURAÇÃO DO PROGRAMA

O programa é um instrumento de orientação para os participantes. Deve ser
simples e auto-explicativo, informando as questões de interesse geral.
Serve para a orientação e planejamento de cada participante
individualmente. Não há necessidade de um detalhamento excessivo, tanto
em termos de conteúdo quanto de horário, basta informar os grandes
blocos. A seguir , um exemplo de estrutura de um programa.
PROGRAMAÇÃO
Dia 08h30 – 08h45 08h45 – 09h00 09h00 – 10h00
Quinta - feira Abertura. Leitura A real situação Construção do
da pauta/ (onde estamos/ planejamento
programação onde queremos estratégico
chegar)
Como Estruturar o Programa de Um Evento

Uma boa dica pra estruturar um programa é partir dos objetivos
estabelecidos e, em especial, dos resultados desejados. Definido onde se
quer chegar, ajusta-se uma estratégia que facilite o seu alcance. Em
seguida, distribui-se o tempo em função desse caminho.
Em muitas situações, os objetivos e intenções podem ser maiores que a

disponibilidade de tempo para o seu alcance. Então, no caso de se ter uma
forte limitação de tempo para realizar o evento, deve-se verificar e ajustar o
que será possível fazer dentro dessa restrição.
A pergunta a ser respondida: como dimensionar o tempo em função dos

objetivos? Ou como dimensionar os objetivos em função do tempo
disponível? O tempo e os objetivos serão as duas variáveis que deverão ser
analisadas pelo facilitador.
Infelizmente, não existe uma fórmula matemática para dimensionar esse

ajuste. A experiência e as precauções serão os principais aliados nesse
caso.
Existe a tendência de se dispor de menos tempo que o necessário para o

evento e, na avaliação final, provavelmente os participantes apontarão
como uma falha de preparação.
Portanto, muito cuidado com a dimensão do tempo e em aceitar facilitar

eventos com uma previsão de tempo demasiado justo. Lembre-se: o
responsável pelo processo metodológico é o facilitador e será cobrado por
isso.
4.3 DEFINIÇÃO DO ROTEIRO

O roteiro consiste no detalhamento da programação como o mapa de uma
cidade está para o de um Estado no qual está inserido. Esse explicita a
58
programação, passo a passo, a ser seguido pelos facilitadores durante a

realização de cada momento do evento. O roteiro é um instrumento
destinado à organização da equipe de facilitadores, para o seu autocontrole
e planejamento.
O roteiro deverá conter a definição dos passos, os detalhes, a seqüência de

cada etapa e a metodologia correspondente. O que deverá ser feito, como
será realizado, em que momento e com que duração será desenvolvida
cada etapa deve estar bem claro. Ainda no roteiro, deve-se definir as
responsabilidades dentro da equipe de facilitação, as necessidades de
materiais e equipamentos, além de prever a logística necessária (grupos de
trabalho, plenário, deslocamento, etc).
Horário Temas/ passos Materiais Responsável Observações
concretos
08h30 - Abertura/ Boas Plenário Antônio Cadeiras em
vindas meia lua, sem
- Auto-apresentação mesas
da equipe
09h05 - Apresentação dos 1 flipchart Gabriel Falar da
objetivos origem dos
objetivos
09h35 - Apresentação do 1 flipchart Gabriel Ajustar
programa Horários
09h55 - Intervalo (café) Isabela Garantir água
10h20 - I Trabalho em 4 salas Antonio Formar 4
grupos 4 painéis grupos
- Onde estamos? aleatoriamente
- Onde queremos .
chegar?
12h00 Almoço Isabela Segurar
pontualidade
Quando se montar o roteiro, as perguntas orientadoras para os trabalhos de

grupos, coletas de idéias e para debates estratégicos devem ficar definidas,
assim como todas as orientações. Além disso, deve-se pensar nos
imprevistos, antecipando possíveis alternativas caso ocorram.
4.4 EXECUÇÃO DO EVENTO

Com um programa bem estruturado e um roteiro bem elaborado, o trabalho
de facilitação torna-se bastante simplificado. A certeza de que tudo foi bem
esclarecido dará a tranqüilidade necessária para que a equipe de facilitação
possa desempenhar eficientemente o seu trabalho. Pode-se dizer que, com
um programa e um roteiro bem montados, tem-se a parte mais difícil do
evento já vencida e o restante será resultado/conseqüência dessa
preparação.
A facilitação deverá trabalhar com flexibilidade aos desejos do grupo, porém

cuidado para que esse não manipule a facilitação. A eficiência metodológica
continua sendo de responsabilidade do facilitador que deverá tomar uma
posição se uma proposta é viável metodologicamente ou não. O facilitador
deve ser flexível, mas não ser ingênuo – deixar-se levar pela plenária.
4.5 O SISTEMA DE MONITORIA E AVALIAÇÃO
59
O processo de avaliação de um evento grupal deve ser aplicado de maneira

contínua e progressiva. Inicia-se este processo com uma análise dos
objetivos e da programação proposta. Com essa atitude busca-se o
comprometimento do grupo em vários aspectos:
- Aprovação da programação original ou acordo sobre as modificações
necessárias;
- O modo como será desenvolvido o trabalho, analisando a metodologia a
ser adotada;
- As formas como os participantes deverão se inserir no processo.
Procura-se, com isso, comprometer e estabelecer uma cumplicidade de

cada um na obtenção do sucesso da reunião, mobilizando os potenciais
individuais e proporcionando a aprendizagem mútua.
4.6 LOGÍSTICA PARA UMA REUNIÃO OU ASSEMBLÉIA

O sucesso de um evento é diretamente proporcional à qualidade do
ambiente em que se irá trabalhar. Não se limita à metodologia adotada ou à
disponibilidade de um facilitador habilidoso. A logística disponível no local,
onde será realizado o encontro, possui papel determinante no resultado
final, podendo, inclusive, ter um maior impacto que a própria metodologia.
A questão não é determinar o quanto a logística é importante, mas, ao se

organizar um evento, deve-se ter presente alguns aspectos normalmente
deixados para um segundo plano.
4.7 A SALA PARA A PLENÁRIA

Encontrar uma sala apropriada para um evento participativo que permita
desenvolver as dinâmicas previstas (trabalhos em grupos, visualização, etc)
não é tarefa muito fácil. Os ambientes disponíveis para reuniões de grupos
são geralmente adaptações de outros espaços, arquitetura que não atende
às necessidades.
Um primeiro passo será a reflexão sobre que modelo e tamanho de sala

será necessário e, se possível, elaborar um desenho da disposição das
mesas e cadeiras e, ainda checar, com antecedência, a sua viabilidade.
Para um trabalho participativo, é importante buscar salas:

- De preferência compactas. Evitar os grandes salões que dispersam o som
e, em alguns casos, também as pessoas.
- Dar preferência para salas quadradas ou levemente retangulares, bem
iluminadas e silenciosas.
- Deve haver circulação de ar e janelas que possibilitam a entrada de luz
natural. O ar pouco renovado pode resultar no aumento do cansaço e do
sono;
- Afastadas do fluxo externo de pessoas para evitar a distração dos
participantes e aumentar a segurança dos materiais;
4.8 A DISPOSIÇÃO DAS CADEIRAS

Em um processo participativo, evita-se trabalhar com uma mesa diretora.
Nesse caso, deve-se dispor as cadeiras em forma de meia lua para evitar,
quando possível, mais de duas filas. É importante que todos estejam na
mesma fila, para poderem olhar uns aos outros. Olhar nos olhos,
60
acompanhar a expressão facial poderá ajudar a compreensão de uma

mensagem. O modelo tipo “escola” de disposição deve ser evitado.
4.9 A QUESTÃO DA LUZ

A prioridade de iluminação deverá ser dada à luz natural, porém, como
também se trabalha à noite, deve-se assegurar uma boa iluminação
artificial. Salas escuras, com pouca iluminação devem ser evitadas, pois
baixam a motivação do grupo. Deve-se procurar salas bem iluminadas, de
preferência com lâmpadas fluorescentes (luz branca). Mesmo durante o dia,
caso o ambiente não tenha uma iluminação externa adequada, deve-se
fazer uso da iluminação artificial. As salas de apoio também devem ser bem
iluminadas.
4.10 O PROBLEMA DO BARULHO

Devem ser evitadas as salas de trabalho em que haja muito barulho,
causados por algum problema externo (carros, máquinas, telefones,
pessoas), assim como salas muito próximas ao fluxo de pessoas estranhas
ao evento, que desviam a atenção do grupo (escritório, refeitório, bar, etc).
Esse tipo de movimento é altamente prejudicial ao desenvolvimento do

grupo. Um televisor ligado ou pessoas conversando ao lado, pode deslocar o
eixo de atenção dos participantes, tornando o processo de comunicação
altamente prejudicado.
4.11 CUIDADO COM O CALOR OU FRIO

Realizar eventos em salas demasiadamente frias ou quentes pode tirar a
tranqüilidade dos participantes. Devem-se procurar salas que possuem
aquecimento ou refrigeração, conforme a época do ano ou região do país.
Cuidado com aparelhos de ar condicionado barulhentos, interferindo na

comunicação.
4.12 O CAFEZINHO E A ÁGUA

A posição em que será servido o cafezinho ou mesmo água deverá ser
avaliada. Uma mesa com café, permanentemente em plenário, poderá ser
um convite para a dispersão do grupo. De vez em quanto, um se levanta e
vai até o café, serve-se e fica, em alguns casos opinando de lá mesmo,
contribuindo para desviar a atenção do grupo.
4.13 OS MATERIAIS NECESSÁRIOS

Os materiais para os trabalhos deverão estar disponíveis no plenário, em
uma posição de fácil acesso para todos. Em alguns casos, poderá optar-se
por deixar os materiais (painéis; flip chart; pincéis, etc.) diretamente nos
locais onde serão realizados os grupos de trabalho, com isso, ganha-se
algum tempo na sua organização.
4.14 EQUIPAMENTOS DE APOIO (MULTIMÍDIA, SOM, DVD, ETC.)

Certificar-se da disponibilidade dos equipamentos, de boa qualidade, com
antecedência é fundamental. É comum observar-se problemas como:
- Esqueceram de trazer;
- Compatibilidade entre equipamentos;
61
- Falta de pontos de ligação elétrica ou de uma extensão;

- O modelo de tomada não é o requerido pelo equipamento (dois e três
pinos);
- Não há adaptador para a tomada;
- O equipamento não funciona e não há ninguém para assessorar;
- O arquivo não abre;
- A qualidade de imagem é ruim;
- O som não funciona;
- Falta um microfone móvel ou de lapela;
- Quem controla a iluminação – onde ficam os interruptores?
5. GESTÃO DO TEMPO NAS REUNIÕES/ASSEMBLÉIAS

Para um bom desenvolvimento das reuniões, a gestão do tempo é
fundamental. A seguir, algumas recomendações que poderão ser úteis nesta
tarefa:
a) Elaborar uma pauta para a reunião que seja exeqüível para o tempo
disponível. A experiência e o bom senso serão os aliados nesta
tarefa. Para isso, estruturar o roteiro detalhado para a reunião e
dimensionar o tempo que será necessário e dedicado para cada uma
das etapas. Fracionar o máximo cada etapa poderá ajudar neste
passo.
b) Estabelecer um horário para início que seja viável e possível,
considerando o grupo, autoridades e costumes locais. Em muitas
reuniões, marca-se o início da reunião para as 8h00 em uma segunda
feira, sabendo-se que não será possível cumprir esse “feito”.
c) Marcado o horário para dar início à reunião, inicie. A credibilidade
inicia por aqui, privilegiando os que cumprem o horário e não os que
não o fazem. Em algumas reuniões, é possível iniciá-la por aspectos
menos relevantes: apresentação da programação, objetivos,
metodologia, participantes e outros aspectos organizacionais. Ter
uma “carta a manga” para esse caso pode ser útil – iniciar por um
vídeo, por exemplo.
d) Gerenciar o tempo por blocos de atividades. Em caso de atrasos ou
adiantamentos, devem ser gerenciados nos blocos seguintes. O
facilitador deve ter pleno domínio da agenda e roteiro da reunião e
agir rápido em função destes.
e) A gestão do tempo deve ser atribuição do facilitador e cabe a ele o
seu controle. Deve-se evitar utilizar a expressão do tipo: “Vocês tem
5 minutos para discutir este tema”; ”Agora, são 45 minutos para
debater este tema”. Essas iniciativas demonstram rigidez na gestão
do tempo, demonstrando que são uma “camisa de força” para si
mesmo. No último caso, se o debate se esgotar antes de findar os 45
minutos ou se ao chegar a esse tempo e o debate esteja muito
quente e interessante – vamos cortar pra cumprir o tempo
estabelecido? Gerenciar, nesse caso, é utilizar sua sensibilidade pra
suspender o debate, se ele tiver se esgotado e não estiver sendo
produtivo ou estendê-lo, caso ele esteja sendo produtivo. Nesse caso,
devemos avaliar de onde vamos retirar o tempo adicional dispensado.
Haverá casos, que caberá ao facilitador, cortar um debate, mesmo
que interessante, para poder cumprir o tempo estimado, em geral,
por fatores tidos como não passíveis de mudança: horário de
62
viagens, outros compromissos. No caso, registrar os pontos

pendentes e jogar para os próximos passos.
f) Ao estruturar o roteiro, criar uma coluna adicional para registrar o
tempo consumido em cada etapa. Ao final da reunião, avaliar o
tempo estimado e o realizado. A experiência, bom senso e um bom
planejamento são aliados da gestão do tempo. Assim, para quem não
possui tanta prática, estabeleça este processo contínuo de avaliação
e de aprendizado. A meta será, a cada reunião, reduzir a distância
entre o tempo estimado e o realizado.
6. GESTÃO DE CONFLITOS EM REUNIÕES DE TRABALHO

Durante as reuniões, podemos identificar alguns conflitos clássicos, que
exigirão capacidade, habilidade e atitude, que serão aprimoradas na prática,
com reflexões e avaliações constantes.
6.1 LIDERANÇA
Esse tipo pode ocorrer desde o início de uma reunião, colocando em cheque
o papel do facilitador e o seu controle sobre o andamento dos trabalhos.
O facilitador deve estar preparado, iniciando por uma análise do conjunto

de participantes, na preparação. Durante a reunião, é proibido entrar em
choque direto com participantes com esse perfil, mas ao mesmo,
demonstrar o domínio metodológico, não colocando o mesmo em discussão,
exercendo sua autoridade, sem autoritarismo. Procurar manter o pleno
controle sobre a reunião, evitando reagir a provocações. Nesse caso, as
perguntas do tipo: qual a sua proposta, o que você sugere para
melhorar...? Podem ajudar na condução do processo.
Além de procurar dominar o próprio facilitador, alguns participantes tentam

assumir o controle da reunião, não respeitando as regras estabelecidas e
impondo suas idéias e propostas sobre os demais.
6.2 PROFISSIONAL
Alguns participantes, buscando demonstrar superioridade de conhecimento
ou experiência, procuram menosprezar as idéias e propostas dos demais.
Com esse perfil de participantes, pode-se fazer uso de trabalho em
pequenos grupos ou coletas e idéias, procurando minimizar a sua influência
e domínio. Durante os debates, insistir com perguntas do tipo: Qual a sua
proposta?, O que pode ser melhorado?.
Outra alternativa é estar atento para registrar todas as propostas e, caso
necessário, apontar as divergências.
6.3 PROPOSTA
Neste caso, a diversidade cultural, social e política podem inviabilizar a
construção de propostas consensuais.
O facilitador deverá ter a sua sensibilidade aguçada para perceber esta

situação e propor o desmembramento das diferentes propostas, procurando
atender as especificidades regionais/locais. Deve-se evitar a pré-concepção
de que, em alguns casos, existirão propostas únicas. O conflito deve ser
claramente identificado, inclusive em sua origem, e discutido o seu
encaminhamento/resolução.
63
6.4 INSTITUIÇÃO
Esse tipo de conflito surge do interesse divergente entre o técnico e o
político. Instituições com este caráter exigem atenção especial do
facilitador.
A orientação, ao corpo técnico, é para que apresente diversas propostas, o

que possibilita alternativas de negociação futura.
6.5 ENTENDIMENTO
Muitos conflitos surgem do não entendimento correto de idéias e propostas.
O facilitador deve estar atento para captar, registrar e esclarecer as

diferentes idéias ou, solicitar que os proponentes os façam.
A visualização das idéias certamente irá auxiliar na redução dos conflitos

dessa natureza. Em alguns casos, o apoio de um especialista poderá
facilitar a construção de uma proposta consensual. Esse profissional deverá
ser previsto na preparação, com perfil adequado ao processo participativo.
O facilitador deve estar preparado para entender os diversos pontos de

vista e interesses, com empatia, e os pontos de convergência, procurando
esclarecê-los, construindo alternativa de acordo. Chamar a atenção para o
foco da discussão, evitando a dispersão, é um dos seus principais papéis.
6.6 RESPONSABILIDADE
Em muitas reuniões chega-se ao impasse pela ausência de responsáveis por
atividades, encaminhamentos, continuidade do processo, etc.
Nesses casos, “fugir pela tangente” ou insistir/obrigar alguém para assumir,

apenas irá postergar o problema. Caso não exista um “nome” para
coordenar um trabalho, recomenda-se deixar claro a todos, compartilhando
esta decisão, de que o mesmo não irá ocorrer. Eventualmente, faz-se
necessário retirar a atividade/proposta sugerida.
O facilitador tem a tarefa de auxiliar as partes a avaliar as alternativas

propostas e escolher o melhor caminho. Afinal, os envolvidos devem
ratificar as decisões e os compromissos assumidos. A negociação é a melhor
estratégia para a resolução produtiva dos conflitos.
7. FASES DE UMA REUNIÃO
1ª Fase – Abertura
a) Cumprimentar e identificar os participantes.
b) Agradecer a presença e deixar o grupo à vontade.
c) Informar o término previsto para a reunião.
2ª Fase – Apresentação da pauta

a) Expor o motivo da convocação.
b) Apresentar os objetivos a serem alcançados.
c) Apresentar o assunto.
3ª Fase – Condução do debate

a) Incentivar a participação de todos.
64
b) Coordenar a troca de idéias e apresentação de experiências.

c) Evitar a monopolização e a fuga do assunto.
d) Manter a seqüência da pauta.
e) Resumir, com freqüência, as idéias já apresentadas, buscando
consensos.
f) Obedecer e fazer cumprir o horário pré-estabelecido.
4ª Fase – Conclusão
a) Fazer um resumo geral das principais idéias discutidas.
b) Averiguar o grau de consenso em relação a cada assunto.
c) Chegar a um resultado conclusivo com o grupo.
d) Definir o plano de ação.
e) Registrar em ata o ocorrido na reunião.
CONTRA CAPA
65
Av. JK, 110 norte, Lote 16, Salas 1 a 6 – 1º Piso – Palmas/TO

Fone/fax: (63) 3215-3291
www.ocbto.coop.br / superintendencia@ocbto.coop.br

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Manual de Orientação para

SISTEMA BRASILEIRO DE COOPERATIVISMO NO ESTADO DO TOCANTINS – MANDATO

Serviço Nacional de Aprendizagem do Sindicato e Organização das

Conselho de Administração Conselho de Administração

Conselheiros Efetivos Vice-presidente

MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO - MAPA

SECRETÁRIO DE DESENVOLVIMENTO AGROPECUÁRIO E COOPERATIVISMO – SDC

DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE COOPERATIVISMO E ASSOCIATIVISMO RURAL –

SUPERINTENDENTE FEDERAL DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO NO

Modelo de Relatório de Gestão com sugestões por ramo ...............................

Este Manual tem por objetivo orientar as cooperativas, quanto ao

A Assembléia Geral é o órgão superior de decisões das cooperativas, sendo

No quesito reuniões, abordamos de forma simples, os cuidados necessários

É importante ressaltar que este trabalho só foi possível, graças o apoio

ROTEIRO PARA REALIZAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERAL EM

Passos a serem seguidos na Convocação da Assembléia Geral:

1.1. Deliberação quanto à realização da Assembléia

Neste momento são definidos os assuntos a serem tratados, bem como, o

A Assembléia Geral poderá ser: de Constituição; Ordinária; Extraordinária;

1.1.1 – ASSEMBLÉIA GERAL DE CONSTITUIÇÃO

1.1.2. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

III —eleição dos componentes dos órgãos de Administração, do Conselho

1.1.3. ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

1.1.4. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E EXTRAORDINÁRIA

1.1.5. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃO

1.2. Elaboração do Edital de Convocação

As Assembléias Gerais serão convocadas com antecedência mínima de

1.2.3. Divulgação do Edital de Convocação

A cooperativa deverá adquirir exemplares do(s) jornal(is) onde foi publicado

Devido a este fato, muitas cooperativas organizam as pré-assembléias com

2.1. Divisão da área de ação da cooperativa, observando:

- Distâncias e número de associados por região, para definir o número de

2.2. Convite aos associados

2.3. Preparo da Pré-Assembléia

2.4. Realização da Pré-Assembléia

Os associados devem ser conscientizados de que a pré-assembléia não

3. PREPARO DA ASSEMBLÉIA GERAL

No caso de entrepostos distantes, podem ser organizados junto aos

- Organização da mesa para abertura dos trabalhos;

3.4. Condução dos Trabalhos

3.5. Equipe de Apoio

4. ROTEIRO DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

Em cooperativas menores deve ser colocada junto à mesa de assinaturas,

No livro ou ficha de presença, deve ser colocado cabeçalho identificando a

2ª Convocação - metade mais 01 dos associados

4.3. Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita

de visitas aos entrepostos, participação em reuniões da diretoria e Comitês

contribuições para cobertura das despesas da sociedade, deduzindo-se no

pelas chapas concorrentes e auxiliares para condução da eleição e apuração

5. ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

6. ASSEMBLÉIA DE CONSTITUIÇÃO DE COOPERATIVA

- Os presentes discutem e propõem sugestões de emendas ao Estatuto;

7. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E EXTRAORDINÁRIA DE

8. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃO

9. PROVIDÊNCIAS A SEREM TOMADAS APÓS A REALIZAÇÃO DE UMA

Admite ainda, o DNRC, o arquivamento de outros documentos de

10. PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO NA JUNTA COMERCIAL

ERROS MAIS COMUMENTES APRESENTADOS NO PROCESSO PARA

7) Cargos constantes no estatuto não conferem com os aprovados na

11. PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO NO SINDICATO E

De posse do CNPJ, ou das alterações de cargos e mudança estatutária

ANEXO 01 – MODELOS DE EDITAIS DE CONVOCAÇÃO