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Autoria: O documento que se segue foi traduzido e adaptado do inglês, o autor, Mark

Autoria:

O documento que se segue foi traduzido e adaptado do inglês, o autor, Mark Walker, é membro da SCIP, é uma organização sem fins lucrativos com sede em Brighton – UK, tem como lema a formação das pessoas através das tecnologias. O sector sem fins lucrativos é o seu alvo, em particular organizações de voluntários, e grupos de apoio comunitário mais do que os seus utilizadores em si.

Controlar a tecnologia

Introdução

Preparar um Plano TIC

As tecnologias da informação e comunicação (conhecidas por TIC) podem ser usadas sob

várias formas para nos ajudar a atingir as nossas metas e/ou objectivos. Inclui várias tipos

de tecnologias tais como, computadores, vídeos, a Internet, correio electrónico, sítios web

e mesmo telefones.

Muitas pessoas sentem-se pouco à vontade em trabalhar com tecnologias de que necessitam, mas gostariam de ajudar na sua implementação e utilização. É comum uma pessoa pensar que necessita de conhecimentos técnicos detalhados antes de tomar decisões, e fica normalmente confuso acerca do que todos podemos fazer, apenas porque não estão familiarizados com a tecnologia a usar.

Este Pano TIC pode ajudarmos a ultrapassar esse problema.

Quer estejamos a pensar em adquirir novos computadores, usar a Internet, criar um endereço de correio electrónico ou a produzir um vídeo, é importante que pensemos na tecnologia como uma ferramenta.

Ao utilizar um plano como este podemos ajudar toda a comunidade a juntar-se ao processo

– independentemente das suas capacidades técnicas – porque foca nas necessidades

pessoais em termos de TIC, nas necessidades da nossa comunidade ou organização, em vez

de focar apenas em tecnologia.

Como usá-lo

A

estrutura de um Plano TIC é simples:

Onde nos encontramos agora?

Para onde desejamos ir?

O que devemos fazer para lá chegar? (O nosso plano TIC!)

O

modelo formula questões para cada passo que permitem guiar o nosso raciocínio e

ajudamos a pensar em tudo. Mas como acontece com a maioria dos planos, cabe-lhe a si

decidir o que pode ser útil, pelo que sinta-se livre para alterar e adaptar à

decidir o que pode ser útil, pelo que sinta-se livre para alterar e adaptar à medida que for desenvolvendo o seu plano. Pode achar que talvez não tenha capacidades ou experiência suficiente para decidir o que implementar ou mesmo não entender alguns termos próprios das tecnologias. Mas trabalhar neste plano o melhor que podemos dentro da organização dá-nos oportunidade para pedir ajuda aos peritos e realmente focar nas nossas necessidades.

Três passos para conceber um Plano TIC

Passo Um

Onde nos encontramos agora?

Verificar: O que temos obtido até ao momento, em termos de:

Computadores e outros equipamentos;

Software

Dinheiro/orçamentos

Procedimentos, processos

Passo Dois

Para onde desejamos ir?

O que nós queremos fazer e como é que os computadores nos podem ajudar?

Informação

- Quais são as necessidades da nossa organização

- O que a nossa comunidade necessita

Comunicações

- Como é que queremos comunicar com outros?

- Quem quer comunicar connosco?

Necessidades em termos de hardware e software

Necessidades de formação

Necessidades em termos de suporte técnico

Passo Três

O que devemos fazer para lá chegar ?

Planos específicos para curto, médio e longo prazo

Recursos informativos

Actividades de comunicação

Aquisição e actualização de hardware

Aquisição e actualização de software

Ligação à Internet

Formação da equipa de colaboradores

Suporte técnico

Passo Um: 1.1 Pessoas Onde nos encontramos agora? 1.2 Os nossos recursos 1.3 As nossas

Passo Um:

1.1 Pessoas

Onde nos encontramos agora?

1.2 Os nossos recursos

1.3 As nossas competências

1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança

1.5 Protecção de Dados e questões legais

1.6 Planos existentes e desenvolvimentos

1.7 Outras questões

1.1 Pessoas

Nome e funções desempenhados?

Grupo central Colaboradores ou voluntários

Gestores orçamentais:

Comissão de gestão:

 

Estratégia:

Planos:

A comunidade As pessoas com as quais o grupo trabalha

 

Outras pessoas chave

 
1.2 Recursos O que temos? Quem são os responsáveis? Orçamento total para este ano  

1.2 Recursos

O que temos? Quem são os responsáveis?

Orçamento total para este ano

 

Orçamento para as TIC este ano

 

O Hardware que possuímos Computadores, impressoras, máquinas fotográficas, etc.

 

Software que possuímos Que software temos?

 

Ligação à Internet?

Que máquinas têm email / ligação à internet?

Site na Internet?

 

Rede Local?

 

Outros recursos

 

1.3 As nossas competências

1.3 As nossas competências Quem possui as competências que necessitamos para determinado trabalho/papel? Existem

Quem possui as competências que necessitamos para determinado trabalho/papel? Existem competências adicionais que gostaríamos de ter?

 

Nome

Requisitos para o desempenho desta competência?

Deseja mais

Tem competências mas não são usadas na organização?

formação?

Utilização básica do computador

       

Processamento de texto

       

Utilização do correio electrónico

       

Pesquisa na Internet

       

Utilização da folha de cálculo

       

Utilização de bases de dados

       

Sistemas financeiros

       

Suporte técnico e suporte técnico e resolução de problemas

       

Publicação

       

electrónica

Criação de sites Internet

       

Edição de fotografia e vídeo digital

       

Outras competências Especificar mais

       
1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança Os sistemas existentes permitem manter os computadores em

1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança

Os sistemas existentes permitem manter os computadores em segurança? Quem é o responsável?

Software antivírus

Cópia de segurança

Sistemas de segurança, palavras- chave, etc

Outros (especificar +)

Procedimentos

1.5 Protecção de dados e questões legais

Conhecemos as nossas responsabilidades para com a Lei de Protecção de Dados Pessoais 1 e como as observar?

Questões relacionadas com a protecção dos dados

Sistemas de protecção de dados

Sistemas de

segurança dos

equipamentos

Outras questões

1.6 Planos existentes e desenvolvimentos

1.7 Outras questões

1 Lei de Protecção de Dados Pessoais – Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro

Passo Dois: Compreender as nossas necessidades em termos de informação e de comunicação 2.1 Quais

Passo Dois: Compreender as nossas necessidades em termos de informação e de comunicação

2.1 Quais são as necessidades da nossa organização?

2.1.1 Informação financeira

2.1.2 Trabalho de equipa

2.1.3 Informações sobre financiamento

2.1.4 Concursos para financiamento

2.1.5 Desenvolvimento organizacional

2.1.6 Publicidade e informação acerca da nossa organização

2.1.7 Informação para monitorização

2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa

comunidade?

2.2.1

As necessidades de informação da nossa comunidade

2.2.2

Requisitos em termos de especialistas

2.2.2

Acesso à informação

2.3 O que estamos a fazer acerca da comunicação?

2.3.1 Comunicação com a comunidade

2.3.2 Comunicação com os financiadores

2.3.3 Comunicação com os divulgadores

2.3.4 Comunicação com os colaboradores e voluntários

2.1 Quais são as necessida des da nossa organização N E C E S S

2.1 Quais são as necessidades da nossa organização

NECESSIDADES

2.1.1 Financeiras

COMENTÁRIOS - O QUE FUNCIONA BEM E O QUE NÃO FUNCIONA

Necessidade de gestão de contas, supervisão receitas e gastos, preparação de orçamentos para impor limites, etc. Podem ser necessárias competências em termos de software e outras mais específicas.

para impor limites, etc. Podem ser necessárias competências em termos de software e outras mais específicas.

2.1.2 Ferramentas para trabalho em equipa/Comunicação

Como é que na nossa organização as pessoas trabalham em equipa? Estão todas no mesmo sítio? Que ferramentas usam e quais pensamos possam vir a necessitar para funcionar bem?

Estão todas no mesmo sítio? Que ferramentas usam e quais pensamos possam vir a necessitar para

2.1.3 Informação de financiamento

Onde podemos encontrar informação acerca de possíveis financiamentos para as nossas actividades?

Onde podemos encontrar informação acerca de possíveis financiamentos para as nossas actividades?

2.1.4 Concursos de financiamento

Como nos candidatamos a fundos? Temos documentos úteis disponíveis, tal como orçamentos, concursos anteriores, documentos acerca de políticas actuais, etc.

úteis disponíveis, tal como orçamentos, concursos anteriores, documentos acerca de políticas actuais, etc.

2.1.5 Desenvolvimento organizacional

2.1.5 Desenvolvimento organizacional O que estamos a fazer com relação a dados legais em termos de

O que estamos a fazer com relação a dados legais em termos de políticas e desenvolvimento e posição da organização em relação a outras do mesmo tipo

legais em termos de políticas e desenvolvimento e posição da organização em relação a outras do

2.1.6 Publicidade e informação acerca da organização

Como é que as pessoas encontram informação acerca do que fazemos? Como é que nos contactam? Isto inclui:

A nossa comunidade

clientes/utilizadore

s

Divulgadores de outras agências

Financiadores

Os nossos

colaboradores e

voluntários

2.1.7 Informação de monitorização

Que dados estatísticos e outras informações necessitamos obter acerca do trabalho que estamos a desenvolver?

Que dados estatísticos e outras informações necessitamos obter acerca do trabalho que estamos a desenvolver?
2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa comunicação? NECESSIDADES COMENTÁRIOS/SOLUCÕES POSSÍVEIS

2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa

comunicação?

NECESSIDADES

COMENTÁRIOS/SOLUCÕES POSSÍVEIS

2.2.1 Necessidades de informação da nossa comunidade

Que informação necessita a comunidade com a qual trabalhamos? Que perguntas têm, para que os possamos ajudar?

Ex. Benefícios

necessita a comunidade com a qual trabalhamos? Que perguntas têm, para que os possamos ajudar? Ex.
necessita a comunidade com a qual trabalhamos? Que perguntas têm, para que os possamos ajudar? Ex.

2.2.2 Necessidades Especiais

Será que a nossa comunidade tem necessidades especiais para aceder à informação que estamos a disponibilizar? Como podemos responder a essas necessidades?

Ex. Literacia, línguas, horário, apoio a pessoas com deficiência

Como podemos responder a essas necessidades? Ex. Literacia, línguas, horário, apoio a pessoas com deficiência
Como podemos responder a essas necessidades? Ex. Literacia, línguas, horário, apoio a pessoas com deficiência

2.2.3 Aceso à informação

Como é que a nossa comunidade terá acesso à informação que disponibilizaremos?

ex. Desdobráveis, site Internet, correio electrónico, telefone, encontros, newsletter

que disponibilizaremos? ex. Desdobráveis, site Internet, correio electrónico, telefone, encontros, newsletter
que disponibilizaremos? ex. Desdobráveis, site Internet, correio electrónico, telefone, encontros, newsletter
2.3 O que estamos a fazer com relação à comunicação? NECESSIDADES COMENTÁRIOS/COMMENTÁRIOS/SOLUÇÕES POSSÍVEIS

2.3 O que estamos a fazer com relação à comunicação?

NECESSIDADES

COMENTÁRIOS/COMMENTÁRIOS/SOLUÇÕES POSSÍVEIS

2.3.1 Comunicação com a nossa comunidade

Quem são os beneficiários do nosso grupo, por ex, a nossa comunidade, os utilizadores dos nossos

serviços?

O

que querem conhecer

acerca de nós?

O

que queremos

comunicar?

Como comunicamos?

2.3.2 Comunicação com as entidades de financiamento

Quem providencia fundos

e

outros recursos para

suportar o nosso trabalho?

O

que é que querem saber

de nós?

O

que queremos

comunicar-lhes?

Como é que comunicamos com eles?

2.3.3 Comunicação com as pessoas responsáveis pela divulgação Quem são as pessoas que comunicam a

2.3.3 Comunicação com as pessoas responsáveis pela divulgação

Quem são as pessoas que comunicam a outros

 

acerca do nosso grupo e os serviços que

disponibilizamos?

O

que é que eles querem

 

saber acerca de nós?

O

que é que nós lhes

 

queremos comunicar?

Como comunicamos com

 

eles?

2.3.4

Comunicação com e entre os nossos colaboradores e/ou voluntários

O

que os nossos

colaboradores e voluntários querem saber de nós?

Como é que comunicamos com eles?

Como comunicar com eles?

Passo Três:

O nosso Plano TIC

Passo Três: O nosso Plano TIC O que necessitamos de fazer e qu ando é que

O que necessitamos de fazer e quando é que o iremos realizar?

3.1 Propostas detalhadas

3.1.1 O que iremos fazer acerca da informação

3.1.2 Um plano de comunicação

3.1.3 Aquisição e actualização de hardware

3.1.4 Aquisição e actualização de software

3.1.5 O que necessitamos acerca da internet

3.1.6 Formação de colaboradores e voluntários

3.1.7 Um plano para manutenção e suporte técnico

3.1.1 O que fazer ac erca da informação Por exemplo: - Criar uma base de

3.1.1 O que fazer acerca da informação

Por exemplo:

- Criar uma base de dados com todos os nossos contactos, ou

- Publicar todos os nossos documentos úteis no nosso sítio pessoal, ou

- Ordenar todas as nossas contas de sistema

O nosso objectivo

chave para o próximo

ano é…

Os nossos objectivos

Actividades

necessárias para

atingir os objectivos

Quem está a liderar

este trabalho para a

organização?

Quem mais da

organização está

envolvido está

envolvido?

Quem está envolvido

fora da organização?

Custos

Linha temporal

Resultados

3.1.2 O nosso plano de comunicação Por exemplo: - Produzir uma newsletter para a nossa

3.1.2 O nosso plano de comunicação

Por exemplo:

- Produzir uma newsletter para a nossa comunidade, ou

- Enviar um email acerca dos nossos novos serviços a todas as organizações chave da nossa comunidade local, ou

- Actualizar os nossos panfletos publicitários

O nosso objectivo

chave para o próximo

ano é…

Os nossos objectivos

Actividades

necessárias para

atingir os objectivos

Quem está a liderar

este trabalho para a

organização?

Quem mais da

organização está

envolvido está

envolvido?

Quem está envolvido

fora da organização?

Custos

Linha temporal

Resultados

3.1.3 Aquisições e actu alizações de Hardware Por exemplo: - Instalar uma rede, ou -

3.1.3 Aquisições e actualizações de Hardware

Por exemplo:

- Instalar uma rede, ou

- Comprar um novo scanner, ou

Levantamento de fundos para aquisição de um computador para um espaço comum

-

O nosso objectivo

 

chave para o próximo

ano é…

Os nossos objectivos

 

Actividades

 

necessárias para

atingir os objectivos

Quem está a liderar

 

este trabalho para a

organização?

Quem mais da

 

organização está

envolvido está

envolvido?

Quem está envolvido

 

fora da organização?

Custos

 

Linha temporal

 

Resultados

 
3.1.4 Aquisição e actualização de Software Aquisição e actualização de software - Obter novos pacotes

3.1.4 Aquisição e actualização de Software

Aquisição e actualização de software

- Obter novos pacotes com contas;

- Actualizar para a última versão do software de produção pessoal – tipo Office, ou

- Utilizar o Outlook como programa de correio electrónico

O nosso objectivo

chave para o próximo

ano é…

Os nossos objectivos

Actividades

necessárias para

atingir os objectivos

Quem está a liderar

este trabalho para a

organização?

Quem mais da

organização está

envolvido está

envolvido?

Quem está envolvido

fora da organização?

Custos

Linha temporal

Resultados

3.1.5 Coisas que precisamos de fazer acerca da Internet Por exemplo: - Actualizar a largura

3.1.5 Coisas que precisamos de fazer acerca da Internet

Por exemplo:

- Actualizar a largura de banda da ligação à internet

- Criar um endereço de correio electrónico para a organização, ou

- Actualizar o site da organização relativo ao nosso grupo

O nosso objectivo

chave para o próximo

ano é…

Os nossos objectivos

Actividades

necessárias para

atingir os objectivos

Quem está a liderar

este trabalho para a

organização?

Quem mais da

organização está

envolvido está

envolvido?

Quem está envolvido

fora da organização?

Custos

Linha temporal

Resultados

3.1.6 Formação dos colaboradores e dos voluntários Por exemplo: - Aprender como gerir o seu

3.1.6 Formação dos colaboradores e dos voluntários

Por exemplo:

- Aprender como gerir o seu site pessoal, ou

- Formação em folha de cálculo para a equipa de gestão da escola/agrupamento, ou

- Como fazer um mailling como a impressão em série do Microsoft Word

O nosso objectivo

chave para o próximo

ano é…

Os nossos objectivos

Actividades

necessárias para

atingir os objectivos

Quem está a liderar

este trabalho para a

organização?

Quem mais da

organização está

envolvido está

envolvido?

Quem está envolvido

fora da organização?

Custos

Linha temporal

Resultados

3.1.7 O que estamos a fazer acerca da manutenção e do suporte técnico Por exemplo:

3.1.7 O que estamos a fazer acerca da manutenção e do suporte técnico

Por exemplo:

- Encontrar um voluntário para actualizar e gerir o nosso sistema, ou

- Rever os contratos actuais de manutenção informática e convidar outras empresas para apresentar novas propostas, ou

- Formação para toda a equipa na resolução básica de problemas.

O nosso objectivo

chave para o próximo

ano é…

Os nossos

objectivos/meios

Actividades

necessárias para

alcançar estes

objectivos

Quem é que está a

liderar este trabalho

na organização?

Quem mais está

envolvido da

organização?

Quem está envolvido

de fora da

organização?

Custos

Escala Temporal

Resultados

3.2 Resumo das Propostas

3.2 Resumo das Propostas Este é um resumo de todas as propostas de acção descritas no

Este é um resumo de todas as propostas de acção descritas no item 3.1, qual é o custo envolvido e quando é que estarão terminadas.

Acção + pessoa Custo Data Associado Limite TOTAL
Acção + pessoa
Custo
Data
Associado
Limite
TOTAL