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Autoria:

O documento que se segue foi traduzido e adaptado do inglês, o autor, Mark Walker, é membro da
SCIP, é uma organização sem fins lucrativos com sede em Brighton – UK, tem como lema a formação
das pessoas através das tecnologias. O sector sem fins lucrativos é o seu alvo, em particular
organizações de voluntários, e grupos de apoio comunitário mais do que os seus utilizadores em si.

Controlar a tecnologia
Introdução

Preparar um Plano TIC

As tecnologias da informação e comunicação (conhecidas por TIC) podem ser usadas sob
várias formas para nos ajudar a atingir as nossas metas e/ou objectivos. Inclui várias tipos
de tecnologias tais como, computadores, vídeos, a Internet, correio electrónico, sítios web
e mesmo telefones.

Muitas pessoas sentem-se pouco à vontade em trabalhar com tecnologias de que


necessitam, mas gostariam de ajudar na sua implementação e utilização. É comum uma
pessoa pensar que necessita de conhecimentos técnicos detalhados antes de tomar
decisões, e fica normalmente confuso acerca do que todos podemos fazer, apenas porque
não estão familiarizados com a tecnologia a usar.

Este Pano TIC pode ajudarmos a ultrapassar esse problema.

Quer estejamos a pensar em adquirir novos computadores, usar a Internet, criar um


endereço de correio electrónico ou a produzir um vídeo, é importante que pensemos na
tecnologia como uma ferramenta.

Ao utilizar um plano como este podemos ajudar toda a comunidade a juntar-se ao processo
– independentemente das suas capacidades técnicas – porque foca nas necessidades
pessoais em termos de TIC, nas necessidades da nossa comunidade ou organização, em vez
de focar apenas em tecnologia.

Como usá-lo
A estrutura de um Plano TIC é simples:
• Onde nos encontramos agora?
• Para onde desejamos ir?
• O que devemos fazer para lá chegar? (O nosso plano TIC!)

O modelo formula questões para cada passo que permitem guiar o nosso raciocínio e
ajudamos a pensar em tudo. Mas como acontece com a maioria dos planos, cabe-lhe a si

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decidir o que pode ser útil, pelo que sinta-se livre para alterar e adaptar à medida que for
desenvolvendo o seu plano.
Pode achar que talvez não tenha capacidades ou experiência suficiente para decidir o que
implementar ou mesmo não entender alguns termos próprios das tecnologias. Mas trabalhar
neste plano o melhor que podemos dentro da organização dá-nos oportunidade para pedir
ajuda aos peritos e realmente focar nas nossas necessidades.

Três passos para conceber um Plano TIC

Passo Um Onde nos encontramos agora?

Verificar: O que temos obtido até ao momento, em termos de:


• Computadores e outros equipamentos;
• Software
• Dinheiro/orçamentos
• Procedimentos, processos

Passo Dois Para onde desejamos ir?

O que nós queremos fazer e como é que os computadores nos podem ajudar?
• Informação
- Quais são as necessidades da nossa organização
- O que a nossa comunidade necessita
• Comunicações
- Como é que queremos comunicar com outros?
- Quem quer comunicar connosco?
• Necessidades em termos de hardware e software
• Necessidades de formação
• Necessidades em termos de suporte técnico

Passo Três O que devemos fazer para lá chegar ?


Planos específicos para curto, médio e longo prazo
• Recursos informativos
• Actividades de comunicação
• Aquisição e actualização de hardware
• Aquisição e actualização de software
• Ligação à Internet
• Formação da equipa de colaboradores
• Suporte técnico

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Passo Um: Onde nos encontramos agora?
1.1 Pessoas

1.2 Os nossos recursos

1.3 As nossas competências

1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança

1.5 Protecção de Dados e questões legais

1.6 Planos existentes e desenvolvimentos

1.7 Outras questões

1.1 Pessoas Nome e funções desempenhados?

Grupo central Gestores orçamentais:


Colaboradores ou
voluntários
Comissão de gestão:

Estratégia:

Planos:

A comunidade
As pessoas com as
quais o grupo
trabalha

Outras pessoas chave

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1.2 Recursos O que temos? Quem são os responsáveis?

Orçamento total para


este ano

Orçamento para as
TIC este ano

O Hardware que
possuímos
Computadores,
impressoras,
máquinas
fotográficas, etc.

Software que
possuímos
Que software temos?

Ligação à Internet? Que máquinas têm email / ligação à internet?

Site na Internet?

Rede Local?

Outros recursos

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1.3 As nossas Quem possui as competências que necessitamos para
competências determinado trabalho/papel?
Existem competências adicionais que gostaríamos de ter?
Nome Requisitos para o Deseja mais Tem competências
desempenho desta formação? mas não são usadas
competência? na organização?

Utilização básica do
computador

Processamento de
texto

Utilização do correio
electrónico

Pesquisa na Internet

Utilização da folha
de cálculo

Utilização de bases
de dados

Sistemas financeiros

Suporte técnico e
suporte técnico e
resolução de
problemas

Publicação
electrónica

Criação de sites
Internet

Edição de fotografia
e vídeo digital

Outras competências
Especificar mais

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1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança
Os sistemas existentes permitem manter os computadores em
segurança?
Quem é o responsável?

Software antivírus

Cópia de segurança

Sistemas de
segurança, palavras-
chave, etc

Outros (especificar +)

Procedimentos

1.5 Protecção de dados e questões legais


Conhecemos as nossas responsabilidades para com a Lei de
Protecção de Dados Pessoais 1 e como as observar?

Questões
relacionadas com a
protecção dos dados

Sistemas de
protecção de dados

Sistemas de
segurança dos
equipamentos

Outras questões

1.6 Planos existentes e desenvolvimentos

1.7 Outras questões

1
Lei de Protecção de Dados Pessoais – Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro

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Passo Dois: Compreender as nossas
necessidades em termos de
informação e de comunicação
2.1 Quais são as necessidades da nossa organização?

2.1.1 Informação financeira


2.1.2 Trabalho de equipa
2.1.3 Informações sobre financiamento
2.1.4 Concursos para financiamento
2.1.5 Desenvolvimento organizacional
2.1.6 Publicidade e informação acerca da nossa organização
2.1.7 Informação para monitorização

2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa


comunidade?

2.2.1 As necessidades de informação da nossa comunidade


2.2.2 Requisitos em termos de especialistas
2.2.2 Acesso à informação

2.3 O que estamos a fazer acerca da comunicação?

2.3.1 Comunicação com a comunidade


2.3.2 Comunicação com os financiadores
2.3.3 Comunicação com os divulgadores
2.3.4 Comunicação com os colaboradores e voluntários

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2.1 Quais são as necessidades da nossa organização

COMENTÁRIOS - O QUE FUNCIONA BEM E O QUE NÃO


NECESSIDADES
FUNCIONA

2.1.1 Financeiras

Necessidade de gestão de
contas, supervisão receitas
e gastos, preparação de
orçamentos para impor
limites, etc. Podem ser
necessárias competências
em termos de software e
outras mais específicas.

2.1.2 Ferramentas para trabalho em equipa/Comunicação

Como é que na nossa


organização as pessoas
trabalham em equipa?
Estão todas no mesmo
sítio?
Que ferramentas usam e
quais pensamos possam vir
a necessitar para funcionar
bem?

2.1.3 Informação de financiamento

Onde podemos encontrar


informação acerca de
possíveis financiamentos
para as nossas actividades?

2.1.4 Concursos de financiamento

Como nos candidatamos a


fundos? Temos documentos
úteis disponíveis, tal como
orçamentos, concursos
anteriores, documentos
acerca de políticas actuais,
etc.

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2.1.5 Desenvolvimento organizacional

O que estamos a fazer com


relação a dados legais em
termos de políticas e
desenvolvimento e posição
da organização em relação
a outras do mesmo tipo

2.1.6 Publicidade e informação acerca da organização

Como é que as pessoas


encontram informação
acerca do que fazemos?
Como é que nos contactam?
Isto inclui:
• A nossa comunidade
clientes/utilizadore
s
• Divulgadores de
outras agências

• Financiadores
• Os nossos
colaboradores e
voluntários

2.1.7 Informação de monitorização

Que dados estatísticos e


outras informações
necessitamos obter acerca
do trabalho que estamos a
desenvolver?

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2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa
comunicação?

NECESSIDADES COMENTÁRIOS/SOLUCÕES POSSÍVEIS

2.2.1 Necessidades de informação da nossa comunidade

Que informação necessita


a comunidade com a qual
trabalhamos?
Que perguntas têm, para
que os possamos ajudar?

Ex. Benefícios

2.2.2 Necessidades Especiais

Será que a nossa


comunidade tem
necessidades especiais
para aceder à informação
que estamos a
disponibilizar? Como
podemos responder a essas
necessidades?

Ex. Literacia, línguas,


horário, apoio a pessoas
com deficiência

2.2.3 Aceso à informação

Como é que a nossa


comunidade terá acesso à
informação que
disponibilizaremos?

ex. Desdobráveis, site


Internet, correio
electrónico, telefone,
encontros, newsletter

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2.3 O que estamos a fazer com relação à comunicação?

NECESSIDADES COMENTÁRIOS/COMMENTÁRIOS/SOLUÇÕES POSSÍVEIS

2.3.1 Comunicação com a nossa comunidade

Quem são os beneficiários


do nosso grupo, por ex, a
nossa comunidade, os
utilizadores dos nossos
serviços?

O que querem conhecer


acerca de nós?

O que queremos
comunicar?

Como comunicamos?

2.3.2 Comunicação com as entidades de financiamento

Quem providencia fundos


e outros recursos para
suportar o nosso trabalho?
O que é que querem saber
de nós?

O que queremos
comunicar-lhes?

Como é que comunicamos


com eles?

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2.3.3 Comunicação com as pessoas responsáveis pela divulgação

Quem são as pessoas que


comunicam a outros
acerca do nosso grupo e os
serviços que
disponibilizamos?

O que é que eles querem


saber acerca de nós?

O que é que nós lhes


queremos comunicar?

Como comunicamos com


eles?

2.3.4 Comunicação com e entre os nossos colaboradores e/ou voluntários

O que os nossos
colaboradores e
voluntários querem saber
de nós?

Como é que comunicamos


com eles?

Como comunicar com eles?

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Passo Três: O nosso Plano TIC
O que necessitamos de fazer e quando é que o iremos realizar?

3.1 Propostas detalhadas

3.1.1 O que iremos fazer acerca da informação

3.1.2 Um plano de comunicação

3.1.3 Aquisição e actualização de hardware

3.1.4 Aquisição e actualização de software

3.1.5 O que necessitamos acerca da internet

3.1.6 Formação de colaboradores e voluntários

3.1.7 Um plano para manutenção e suporte técnico

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3.1.1 O que fazer acerca da informação

Por exemplo:
- Criar uma base de dados com todos os nossos contactos, ou
- Publicar todos os nossos documentos úteis no nosso sítio pessoal, ou
- Ordenar todas as nossas contas de sistema

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos objectivos

Actividades
necessárias para
atingir os objectivos

Quem está a liderar


este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?

Quem está envolvido


fora da organização?
Custos

Linha temporal

Resultados

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3.1.2 O nosso plano de comunicação

Por exemplo:

- Produzir uma newsletter para a nossa comunidade, ou


- Enviar um email acerca dos nossos novos serviços a todas as organizações
chave da nossa comunidade local, ou
- Actualizar os nossos panfletos publicitários

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos objectivos

Actividades
necessárias para
atingir os objectivos

Quem está a liderar


este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?

Quem está envolvido


fora da organização?
Custos

Linha temporal

Resultados

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3.1.3 Aquisições e actualizações de Hardware

Por exemplo:
- Instalar uma rede, ou
- Comprar um novo scanner, ou
- Levantamento de fundos para aquisição de um computador para um espaço
comum

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos objectivos

Actividades
necessárias para
atingir os objectivos

Quem está a liderar


este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está envolvido
fora da organização?
Custos

Linha temporal

Resultados

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3.1.4 Aquisição e actualização de Software

Aquisição e actualização de software


- Obter novos pacotes com contas;
- Actualizar para a última versão do software de produção pessoal – tipo Office, ou
- Utilizar o Outlook como programa de correio electrónico

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos objectivos

Actividades
necessárias para
atingir os objectivos

Quem está a liderar


este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?

Quem está envolvido


fora da organização?
Custos

Linha temporal

Resultados

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3.1.5 Coisas que precisamos de fazer acerca da Internet

Por exemplo:
- Actualizar a largura de banda da ligação à internet
- Criar um endereço de correio electrónico para a organização, ou
- Actualizar o site da organização relativo ao nosso grupo

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos objectivos

Actividades
necessárias para
atingir os objectivos

Quem está a liderar


este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?

Quem está envolvido


fora da organização?
Custos

Linha temporal

Resultados

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3.1.6 Formação dos colaboradores e dos voluntários

Por exemplo:
- Aprender como gerir o seu site pessoal, ou
- Formação em folha de cálculo para a equipa de gestão da escola/agrupamento,
ou
- Como fazer um mailling como a impressão em série do Microsoft Word

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos objectivos

Actividades
necessárias para
atingir os objectivos

Quem está a liderar


este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?

Quem está envolvido


fora da organização?
Custos

Linha temporal

Resultados

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3.1.7 O que estamos a fazer acerca da manutenção e
do suporte técnico

Por exemplo:

- Encontrar um voluntário para actualizar e gerir o nosso sistema, ou


- Rever os contratos actuais de manutenção informática e convidar outras
empresas para apresentar novas propostas, ou
- Formação para toda a equipa na resolução básica de problemas.

O nosso objectivo
chave para o próximo
ano é…

Os nossos
objectivos/meios

Actividades
necessárias para
alcançar estes
objectivos

Quem é que está a


liderar este trabalho
na organização?
Quem mais está
envolvido da
organização?
Quem está envolvido
de fora da
organização?
Custos

Escala Temporal

Resultados

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3.2 Resumo das Propostas

Este é um resumo de todas as propostas de acção descritas no item 3.1,


qual é o custo envolvido e quando é que estarão terminadas.

Acção + pessoa Custo Data


Associado Limite

TOTAL

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