Informativo SAP SAP Business One

Administrao de Compras com SAP Business One

Com o SAP Business One voc administra pedidos de compra, entradas de mercadorias, itens e fornecedores, e realiza a integrao entre o seu depsito e a sua contabilidade.

Conceitos modernos de cadeia logstica, como Manufatura enxuta, Just-In-Time ou Kanban, implicam em um alto nvel de exigncia nas organizaes de compra. Atualmente cada vez maior o nmero de itens, modelos de preo e cadeias logsticas disponveis. Para administrar esta crescente complexidade de processos de compra, imprescindvel uma tecnologia que integre as informaes de sua empresa. Conhea a ampla funcionalidade para a administrao de compras oferecida pelo SAP Business One e descubra como a sua empresa pode otimizar seus processos de compra negcios e aumentar a sua eficincia.

Pea fundamental do SAP Business One, a administrao de compras permite a voc utilizar suas capacidades integradas para administrar todo o processo de aquisio, desde a criao do pedido de compra at o pagamento da nota fiscal recebida. Por meio de telas de uso fcil e intuitivo, voc pode criar seus pedidos de compra e utilizar os dados armazenados como base para as entradas de mercadorias subseqentes. Para criar documentos de nota fiscal recebida, basta realizar a referncia a pedidos de compras ou entradas de mercadorias, transferindo assim dados relevantes. O SAP Business One dispe tambm de funes para agilizar a devoluo de mercadorias insatisfatrias ao fornecedor e o registro de devolues para a entrada. Com o rastreamento de documentos do SAP Business One, voc obtm e associa cada documento criado durante o processo de compra. O SAP Business One permite a voc administrar cadastros de item e fornecedor, com informaes detalhadas em vrios nveis. Aplique listas de preo e modelos de custo para itens de compra e obtenha uma viso atualizada dos valores do pedido de compra e avaliaes de inventrio. Com o cadastro do fornecedor, voc visualiza os dados detalhados do fornecedor e o respectivo saldo atual da conta, podendo assim selecionar melhor os fornecedores que mais satisfazem o seu pedido. Com a sua poderosa funcionalidade de integrao, o SAP Business One conecta as suas compras com a administrao contbil e de depsitos de forma direta e contnua. Os nveis de item em seus depsitos so ajustados automaticamente com a criao do pedido e entrada de mercadorias. Uma vez registrada a nota fiscal de entrada, o novo valor do item calculado e armazenado. Relatrios de compra abrangentes, como anlises de compra, fornecem um quadro atual da sua organizao de compras e permitem efetuar decises efetivas de administrao.

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Administrao de compras no SAP Business One

Suprimento
Crie um ou vrios pedidos de compra e entradas de mercadorias em etapas simplificadas Associe documentos de compra e consulte histricos de documento para fins de auditoria e pesquisa Administre despesas adicionais e moedas diversas

Cadastro do item e do fornecedor

Administre dados detalhados do item e fornecedor numa interface de uso fcil e intuitivo

Integrao entre o depsito e a contabilidade

Beneficie-se da sincronizao em tempo real das entradas de mercadorias e nveis de estoque no depsito Processe notas fiscais de entrada e devolues com referncia ao pedido de compra Efetue o clculo automtico dos valores do estoque e ltimo preo de compra

Consulte o saldo da conta e anlise de compra no cadastro do fornecedor Atualize informaes detalhadas do item de compra, com listas de preo e informaes fiscais

Gere relatrios de compra abrangentes

Realize a integrao direta do cadastro com todas as transaes de compra do SAP Business One

Crie relatrios contbeis e de avaliao sofisticados

Imagem 1: Caractersticas da Administrao de compras do SAP Business One

Suprimento

O SAP Business One oferece a funcionalidade ideal para o suporte de seu suprimento, integrando todo o processo de compras, desde a criao do pedido, passando pela entrada de entradas, at o pagamento da nota fiscal. Os processos especiais, como devolues e taxas especiais, so totalmente compatveis. So necessrios apenas alguns passos para que voc crie pedidos de compra e integre totalmente o cadastro do fornecedor com o cadastro do item. Os pedidos de compra no SAP Business One permitem inserir vrias moedas e categorias de item, como matrias-primas, produtos comercializveis e servios. Defina listas de preo para diferentes categorias de fornecedor e item, como preos de distribuio e de varejo, e implemente diversos modelos de desconto, como descontos especiais e por quantidade. As listas de preo so selecionadas

automaticamente e os descontos so aplicados quando um item do pedido de compra inserido. Descontos especiais e ocasionais podem ser includos manualmente no documento. Informaes de expedio e faturamento, incluindo data e endereo da remessa, tipo de expedio, condies de pagamento e contatos do comprador, podem ser inseridos no documento. Desta forma todos os dados necessrios para processar o seu pedido de maneira pontual estaro disposio do fornecedor. Dependendo do local da expedio, os impostos so calculados e aplicados no nvel do cabealho e item, eliminando a necessidade de clculos manuais de imposto. Remessas de entrada so registradas com entradas de mercadorias e so reconhecidas imediatamente pelo respectivo depsito. Os documentos de entrada de mercadorias podem ser independentes, ou seja, substitui um pedido de compra em uma compra vista,

ou baseado em pedidos de compra ou outros documentos de suprimento. Na administrao de compras do SAP Business One, as contas a pagar desempenham um papel fundamental. Com a entrada de uma nota fiscal do fornecedor, voc pode efetuar todas as entradas necessrias no SAP Business One para reconhecer os compromissos em seus livros. As notas fiscais de entrada so criadas com ou sem referncia a pedidos de compra. Insira todas as informaes manualmente, ou faa referncia ao pedido de compra ou entrada de mercadorias, para inserir automaticamente as informaes do fornecedor e do item na nota fiscal. Alm da informao contbil bsica, o SAP Business One suporta vrios mtodos de pagamento, como cheque, transferncia bancria, carto de crdito ou vista. Ao incluir condies de pagamento no cadastro do item ou do fornecedor, voc pode calcular automaticamente no SAP Business One uma data de vencimento. Isto permite que voc administre com eficcia seus ativos em caixa, utilizando os relatrios de vencimento de contas a pagar do SAP Business One. Itens ou servios que no tenham sido oferecidos nas condies desejadas podem ser devolvidos ao fornecedor, utilizando-se a funo de devoluo de mercadorias. Basta associar a devoluo de mercadorias a uma entrada de mercadorias, e o SAP Business One efetuar imediatamente os ajustes necessrios no seu saldo de estoque e de contas a pagar com o respectivo fornecedor. As notas e campos de texto disponveis no item do cabealho e do item permitem que voc fornea informaes detalhadas sobre o motivo da devoluo dos itens. Depois que seu fornecedor receber a devoluo e reconhecer sua validade, voc pode criar uma devoluo da nota fiscal de entrada no SAP Business One, corrigindo assim o seu saldo pendente com o fornecedor. O SAP Business One incorpora despesas adicionais, como taxas de expedio e manuseio, seguro e taxas de servio, ocorrendo no nvel do cabealho e de item de um documento de compra. As despesas do nvel do cabealho podem ser distribudas entre itens com base em critrios predefinidos, como quantidade, peso ou valor do pedido.

Os impostos so aplicados no local da expedio automaticamente. Com a funo especial de despesas de importao, voc administra as taxas de uma transao internacional envolvendo despesas de alfndega e outras despesas relacionadas importao e exportao. O Designer do layout de impresso (DLI) permite que voc crie layouts para documentos de compra de sada e fornece modelos de layout.

Visualize transaes de compra, com todas as informaes relevantes e documentos anexados

Imagem 2: Pedido de compra com documento de sada

Os esboos de documento no SAP Business One permitem a voc customizar e armazenar modelos, que podem ser utilizados posteriormente como base para documentos com os mesmos dados, ou dados similares. Os esboos podem tambm ser utilizados para armazenar temporariamente os documentos incompletos. Com isso, os documentos podem ser preenchidos posteriormente, sem que os dados j gravados sejam perdidos.
Cadastro do item e do fornecedor

A administrao de cadastros uma pea bsica da integrao do processo no SAP Business One. Os cadastros de item e de fornecedor so atualizados no sistema de forma centralizada e integrados diretamente em todas as transaes empresariais necessrias.

www.sap.com.br/contato

O cadastro do item pode ser aplicado ao inventrio fsico, compras e itens de compras, assim como ativos fixos, e classificados com base em grupos de itens e propriedades configurveis. O cadastro do item contm todas as informaes necessrias para um processo de compra eficiente, como o nmero do item, descrio, unidades de medida de compra e de embalagem, dimenses, peso, preos e tipos de imposto.

Atualize e consulte informaes detalhadas do fornecedor em uma nica tela, e acesse relatrios atualizados

central uma das funes-chave do SAP Business One. Em tempo real, a integrao acontece de modo transparente e direto. Incorpora a gravao de dados, por exemplo, o registro de uma entrada de mercadorias atualiza automaticamente o estoque no depsito e tambm a leitura de dados, por exemplo, o cadastro do cliente preenche as condies de pagamento, quando uma nota fiscal de entrada criada. Alm disso, os documentos podem ser utilizados como base para transaes subseqentes. Por exemplo, todos os dados relevantes so copiados quando se cria uma nota fiscal de entrada com base em um pedido de compra, enquanto um rastreamento do documento armazenado, conectando todos os documentos de um processo de compra, para fins de auditoria e anlise.
Relatrios poderosos com XL Reporter

Imagem 3: Cadastro do fornecedor com anlise de compras

O cadastro do fornecedor atualizado como parte do mdulo do parceiro de negcios no SAP Business One. Os fornecedores so armazenados com todas as informaes de conta relevantes. Os detalhes do pagamento so gerenciados com condies e mtodos de pagamento, permitindo um pagamento exato e pontual das notas fiscais recebidas. Uma anlise grfica de compras fornece-lhe uma viso geral das atividades do fornecedor, diretamente da tela do cadastro.
Integrao do depsito e Contabilidade

O XL Reporter no SAP Business One permite que voc crie relatrios de compras poderosos utilizando modelos do Microsoft Excel. Com o Report Designer e o Report Composer, voc pode criar dashboards, como cliente VIP e snteses de pedido, compras YTD, pedidos em aberto, remessas e contas a pagar. Com esta ferramenta voc tambm cria relatrios detalhados de suprimento, como relatrios anlise de vencimento e de compras. O sistema SAP fornece uma ampla gama de modelos, para fornecer-lhe uma vantagem adicional para os seus relatrios de compras. O Report Organizer no SAP Business One auxilia na administrao e execuo de seus relatrios, e permite uma distribuio fcil entre os vendedores e parceiros de negcios. Para saber mais sobre como o SAP Business One pode fortalecer sua organizao de compras e ampliar seus negcios, trabalhando de forma eficaz com sua cadeia logstica, consulte hoje um representante da SAP, ou visite-nos no site no www.sap.com.br/smb.

A integrao de compras com outros processos empresariais

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