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1 SOCIEDADE DE ENSINO SUPERIOR DE ALAGOAS SESAL FACULDADE DE ALAGOAS FAL BACHARELADO EM ADMNISTRAO FINANCEIRA

DANIEL JOS DE ALCANTARA COSTA

A Importncia da Tecnologia da Informao no Auxlio Administrao

Macei 2008

2 DANIEL JOS DE ALCANTARA COSTA

A Importncia da Tecnologia da Informao no Auxlio Administrao

Monografia apresentada a Faculdade de Alagoas FAL como requisito para a obteno do Bacharelado em Administrao com Habilitao em Financeira. Orientadora: Prof(a). Dr(a) Ana Paula Lima Marques Fernandes

Macei 2008

3 DANIEL JOS DE ALCANTARA COSTA

A importncia da Tecnologia da Informao no Auxilio a Administrao

Monografia apresentada a Faculdade de Alagoas FAL como requisito para a obteno do Bacharelado em Administrao com Habilitao em Financeira. Orientadora: Prof(a). Dr(a) Ana Paula Lima Marques Fernandes

Aprovada em:

BANCA EXAMINADORA

_____________________________________________________ Prof(a). Dra. Ana Paula Lima Marques Fernandes Faculdade de Alagoas ______________________________________________________ Prof(a). Esp. Patrcia Satrio Borsato Faculdade de Alagoas ______________________________________________________ Prof(a). Ms.Wladia Bessa da Cruz Faculdade de Alagoas

Dedico este trabalho, a minha famlia

AGRADECIMENTOS

A Deus, a minha me Maria Necy de Alcantara Costa, meu pai Josias Costa (in memoriam), tio Newton Alves de Alcntara, tia Edinez Lins de Alcntara, Monica Elizabeth Lins de Alcntara, Newton Jos Lins de Alcntara, Francisco de Alcntara Neto, Tatiana Beatriz Lins de Alcntara, Danielle Cristina Lins de Alcntara, aos meus avs Francisco de Alcntara (in memoriam) e Beatriz Alves de Alcntara (in memoriam), a tia Renata Scartezini Kyuzato e todos os membros das minhas famlias no Rio de Janeiro, Pernambuco, So Paulo e Alagoas.

Jos Andr Garcia, urea Valria de Andrade, Ermani Souza de Carvalho Filho, Nathanael Carrra de Albuquerque Melo, Fabio Rosa Viana, pela confiana, ensinamentos. Ao SEBRAE/AL pelo auxlio concedido para esta monografia.

A minha orientadora Prof(a) Dra. Ana Paula Lima Marques Fernandes, Prof(a) Esp. Patrcia Satrio Borsato, Prof. Esp. Wagner Siqueira, Prof(a). Larissa Borsato de Oliveira, Prof(a) Ms. Wladia Bessa Cruz, Prof(a) Ms. Ana Paula Lopes, Prof(a) Valria Pedrosa e a Bibliotecria da Faculdade de Alagoas, Solange Ludwing.

Fora no h capaz de enfrentar uma idia cujo tempo tenha chegado (Humberto Gessinger)

RESUMO

O objetivo da presente monografia foi de realizar um estudo que possibilite uma reflexo a cerca da Importncia da Tecnologia da Informao no Auxlio Administrao. A matriz terica analtica que fundamentou a elaborao desta nos referenciais de James OBrien, Jos Osvaldo De Sordi, Denis Alcides Rezende, Aline Frana de Abreu, entre outros, que se empenharam de forma detalhada a questo da Importncia da Tecnologia. Estes referenciais possibilitaram o desenvolvimento desta monografia, a partir de dados obtidos, analisando a importncia da Tecnologia da Informao nos processos administrativos.

Palavras - chave: Tecnologia da Informao. Administrao

ABSTRACT

The purpose of this monograph was to conduct a study to enable a discussion about the importance of Information Technology Help in the Administration. The theoretical matrix - analytical reasoning that the development of the benchmarks of James O'Brien, Jose Osvaldo De Sordi, Denis Alcides Rezende, France Aline de Abreu, among others, who were involved in detail the issue of the importance of benchmarks Technology.This allowed the development in this monograph from data, concluded on the importance of Information Technology in administrative procedures.

Keywords: Information Technology. Administration

9 SUMRIO

Introduo CAPTULO 1 CONSIDERAES TERICAS 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 Administrao Influncias da Administrao Teoria Geral da Administrao Tecnologia da Informao Tecnologia Informao Dados x Informao x Conhecimento Sistema de Informao (S.I) Definio de Tecnologia da Informao 1.2.5.1 Componentes da Tecnologia da Informao 1.2.6 1.2.6.1 Profissional de TI Caractersticas do Novo Profissional de TI 1.2.6.2 Fatores de Sucesso: essenciais a todos o profissional de TI 1.2.7 1.2.7.1 Administrador de TI Funes do Administrador de TI

11

13 13 15 17 17 18 19 20

21

21 29

30

31 31 32

CAPTULO 2 A IMPORTNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAO NO AUXLIO ADMNISTRAO

ESTUDO DE CASO SEBRAE/AL 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Histrico do SEBRAE/AL Misso Prioridades Diretrizes Estratgias Locais Composio do SEBRAE/AL 33 33 34 35 36

10 2.6 Projeto do SEBRAE utiliza o meio digital como aproximao de empresas (E-Commerce) 2.7 Sistema utilizado como Gerenciamento de Relacionamento Clientes (CRM) Customer Relationship Management 2.8 Administrativo Financeiro 40 41 36

Concluso

43

Recomendaes

45

Referncias

46

11 INTRODUO A histria da organizao i niciou h muitos anos (por volta de 15.000 anos) quando o homem, que somente vivia para o seu diaa-dia, foi evolui ndo de acordo com as necessidades. Ou seja, o homem, que era nmade, fixou-se terra e verificou que tinha a necessidade de controlar sua produo. Iniciaram-se assim idias de planej amento, organizao, direo administrao de pessoal Aos poucos foram criados fundamentos da sociedade

moderna, na medida em que houve necessidade de comercializao da produo com outros povos. Esse intercmbio comercial levou ao aparecimento da sociedade mercantil. Desta forma, foi gerada a

necessidade de criar regulam entos e organizaes para proteger as pessoas e regular os acordos. Surgiu desta maneira a empresa, com o elemento crucial para o funci onamento da sociedade m oderna. Diante do avano das tecnologi as na rea da i nformtica, a grande m aiori a das empresas enfrenta desafios relacionados s contnuas transformaes ocasionadas pela velocidade com que so gerados os conhecimentos. O gestor deve conhecer os fatores importantes na sua administrao e implem entao, enfocando sempre as tendncias e as transformaes provocadas pelo uso das t ecnologias da

Informtica em geral. Sabemos que a combinao das opes tecnolgicas algo que deve ser considerado pelas organizaes, em funo da gesto da informao apresentar sempre desafios para a tecnologia da informao. Neste contexto esta pesquisa tem como objetivo geral: demonstrar a importncia da Tecnologia da Informao no Auxlio Administrao e com o objetivo especfico de aplicar este conceito num estudo de caso, em um a grande organi zao com foco nas reas

12 de atendim ento ao Cliente, Com rcio Eletrnico e nos Processos Administrativos Financeiros. Desta form a, veremos no captulo 1 as consideraes

tericas que solidificaram este trabalho, abordando a Administrao, Tecnologi a da Informao e as funes do administrador. Em

segui da, no captulo 2, temos o estudo de caso, com as ferram entas aplicadas para atender os objetivos do trabalho, bem como a concluso e as consideraes finais para trabalhos posteriores.

13 CAPTULO 1 CONSIDERAES TERICAS

1.1 - Administrao Sobre o seu conceito, observa-se Houssais (2001):


Administrao ato, processo ou efeito de administrar, ato de reger, governar ou gerir negcios pblicos ou particulares modo como se rege, governa ou gerir negcios pblicos; a direo, a chefia no organograma de um estabelecimento pblico ou particular; conjunto de normas e funes cujo objetivo disciplinar os elementos de produo e submeter produtividade a um controle de qualidade, para obteno de um resultado eficaz; a prtica, a execuo de tais normas e funes; qualquer secretria, repartio, diviso, etc, que tenha em sua chefia um administrador; corpo de funcinrios administrativos de uma empresa particular ou repartio pblico, instalao, prdio, de uma empresa, instituio. Do latim ad (direo para, tendncia para) e minister (subordinao ou obedincia).

A administrao como cincia de hoje tem sua evoluo ao longo dos tempos, desde as primeiras organizaes e divises do Egito antigo. Segundo Chiavenato (1999) citado uma passagem bblica onde Moiss e seu sogro Jetro conversam sobre a situao em que Moiss o nico responsvel pelas decises do povo Hebreu.Jetro sugere a Moiss a diviso das responsabilidades, surge ento a diviso de funes o que hoje em todo a empresa possui (organograma).

1.1.1 - Influncias da Administrao Paralelamente sua evoluo, a administrao foi aprimorada a partir das diversas influncias que obteve no decorrer dos anos adaptando-se as necessidades de cada momento da histria at os dias atuais como veremos a seguir. - Influncia dos Filsofos Filsofos da antiguidade como os grupos Scrates, Plato e Aristteles. Com idias que iam desde a forma de uma organizao democrtica, passando pelas estruturas e organizao do estado (administrao pblica). Com a filosofia moderna e seus expoentes como: Francis Bacon, Ren Descartes, Thomas Hobbes, Jean Jacques Rousseau, Karl Marx e Friedrich Engels contriburam com suas idias para o desenvolvimento da administrao

14 embora a filosofia moderna afastava-se cada vez mais dos problemas organizacionais

- Influncia da Igreja Catlica Sua estrutura de organizao eclesistica foi inspirao para muitas organizaes, esta estrutura baseada na hierarquia de autoridade tendo um lder e diversos colaboradores.

- Influncia da Organizao Militar A organizao mostrou sua grande influncia na administrao em: questes hierrquicas, decises centralizadas, planejamento e decises

estratgicas.

- Influncia da Revoluo Industrial Com o desenvolvimento das mquinas, acarretou um grande

crescimento da produo antes feita de forma manual, passando assim por um processo de mecanizao. Em conseqncia ganhou-se tempo, agilidade no processo de fabricao. A grande contribuio da Revoluo Industrial est na diviso e simplificao do trabalho. Cada um tinha a sua funo, na qual desempenhava da mesma forma.

- Influncia dos Economistas Liberais Sua influncia baseou-se na importncia do planejamento e da organizao de Adam Smith. Karl Marx e Friedrich Engels com suas idias sobre socialismo contriburam para o aparecimento dos sindicatos.

- Influncia dos Pioneiros e Empreendedores Segundo Chiavenato (1999) a influncia dos pioneiros e

empreendedores foi fundamental para a criao das condies bsicas para o surgimento da teoria administrativa.

15 1.1.2 - Teoria Geral da Administrao (TGA)

Chiavenato (1999, p.01) conceitua TGA:


o campo do conhecimento humano que se ocupa do estudo da administrao em geral, no preocupando como setor onde ela ser aplicada, quer nas organizaes lucrativas (empresas) quer nas organizaes no lucrativas. A TGA trata do estudo da administrao das organizaes.

As principais teorias administrativas e seus principais enfoques

nfase Nas Tarefas

Teorias Administrativas Administrao Cientifica

Principais Enfoques Racionalizao do Trabalho no nvel Operacional

Teoria Clssica Teoria Neoclssica

Organizao Formal Princpios Gerais da Administrao Funes do Administrador

Teoria da Burocracia Na Estrutura

Organizao Formal Burocrtica Racionalidade Organizacional

Teoria Estruturalista

Mltipla Abordagem: Organizao Formal e Informal Anlise Intraorganizacional e Anlise Interorganizacional.

Teoria Humanas

das

Relaes Organizao Informal Motivao, liderana,

16 comunicaes e dinmica de grupo. Teoria Comportamento Organizacional Nas pessoas do Estilos de administrao Teorias das decises Integrao dos objetivos Organizacionais Individuais. e

Teoria Desenvolvimento Organizacional

do Mudana Organizacional Planejada Abordagem de Sistema Aberta

Teoria Estruturalista Teoria Neo-Estruturalista

Anlise

Intra-

organizacional e Anlise Ambiental Abordagem de Sistema

No ambiente Teoria da Contingncia

Aberto. Anlise Ambiental

(Imperativo ambiental) Abordagem de Sistema Aberto Na Tecnologia Teoria da Contingncia Administrao Tecnologia Tecnolgico) da (Imperativo

Fonte: CHIAVENATO (1999)

17 1.2 - Tecnologia da Informao

2.2.1 Tecnologia Tecnologia so recursos utilizados para aplicar o conhecimento cientfico (tcnicos) na execuo de tarefas. Histria da Tecnologia Pode se dizer que a histria da tecnologia e a humanidade caminham juntas. Pr Histria a busca de elementos que facilitassem a vida dos homens das cavernas, tais como a descoberta do fogo, a utilizao de recursos naturais para a sobrevivncia e por fim a inveno da escrita. Histria Antiga na histria antiga destacam se os conhecimentos de arquitetura, engenharia e agricultura dos Egpcios. Pelos Gregos desenvolvimentos nas reas da matemtica, fsica e mecnica. Idade Mdia procura de formas para se atingir um maior aproveitamento principalmente das foras naturais, crescimento do comrcio, agricultura e da arte militar. Idade Moderna progresso na rea das artes, com o renascimento cultural, cincia, cartografia, bssola o que proporcionou a era das navegaes. Idade Contempornea primeiro grande marco foi a revoluo industrial, passando pela inveno do automvel e chegando a revoluo digital no sculo XX com a criao dos

computadores, internet, celulares, o desenvolvimento de aparelhos eletro-eletrnicos. Grande evoluo nas reas de pesquisas medicinais e na busca de energias renovveis.

18

Tipos de Tecnologia Cincias Aplicadas; Arte e Linguagem; Tecnologia da Informao; Tecnologia Militar; Tecnologia de Dados; Tecnologia Domstica ou Residencial; Engenharia; Tecnologia Medicinal; Tecnologia de

Comrcio; Tecnologia Digital; Tecnologia Educacional.

Figura 01: Evoluo da Tecnologia.

Fonte: Faculdade de Alagoas

1.2.2 Informao Por muito tempo o conceito de informao se confundiu com o de dados. Stair (1998, p.04) define informao como: um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional alm do valor em si; complementando ainda que dados: so fatos em sua forma primria como, por exemplo, o nome de um empregado e o nmero de horas trabalhadas em uma semana, nmeros de peas em estoque ou pedidos em venda.

Tipos de dados: Dados Alfanumricos nmeros, letras e outros caracteres. Dados de Imagem - imagens grficas ou figuras

19 Dados de udio som, rudo, ou tons. Dados de Vdeo imagens ou figuras mveis

Davenport (2001, p.19) acredita que:


Informaes mais valiosas e conseqentemente mais difcil de gerenciar. valiosa precisamente porque algum deu as informaes um contexto, um significado, uma interpretao; algum refletiu sobre o conhecimento, acrescentou a ele sua prpria sabedoria considerou suas implicaes mais amplas.

Depois de verificar os conceitos de dados, informao e conhecimento pode-se concluir que a informao gerada a partir de dados e que a juno de ambos leva ao conhecimento.

1.2.3 Dados x Informao x Conhecimento

DADOS

INFORMAO

CONHECIMENTO Informao mente reflexo, contexto. valiosa da

Simples observaes sobre o Dados dotados de estado do mundo. relevncia e propsito

humana,

inclui sntese,

Facilmente estruturada Facilmente mquinas Frequentemente quantificado Facilmente transfervel obtida

Requer unidade de por anlise Exige consenso em relao ao significado

De difcil estruturao De difcil captura em

mquina Frequentemente tcito

Exige necessariamente a De difcil transferncia mediao humana

Fonte: DAVENPORT, Thomas H Ecologia da Informao. So Paulo: Futura, 2001

20 1.2.4 Sistemas de Informao (S.I) Conjunto composto por Hardware, Software, Peopleware, Redes e Dados que procuram transmitir a informao numa determinada organizao. Laundon & Laundon (1999, p.04) complementa:
Conjunto de componentes inter relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informao com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenao, a anlise e o processo decisrio em empresas e outras organizaes.

Figura 02: Sistemas de Informao

Figura 03: Recursos de Sistemas de Informao

Fontes: OBRIEN, 2004

21 1.2.5 Definio de Tecnologia da Informao

Segundo Rezende e Abreu (2001, p.78), Tecnologia da Informao so recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao Para Cruz (2000, p.24):
Tecnologia da Informao todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informaes tanto de forma sistmica como espordica, que esteja aplicado no produto que esteja aplicado no processo.

1.2.5.1 - Componentes da Tecnologia da Informao Hardware e seus dispositivos; Software e seus recursos; Sistemas de telecomunicaes; Gesto de dados e informaes

- Hardware e seus dispositivos

Hardware toda a parte fsica do computador.E por meio dele que os dados, as informaes so processadas, armazenadas, gerando novas

informaes. Ele composto por dispositivos e perifricos, conforme mostrado a seguir:

- Dispositivos Unidade Central de Processamento (UCP) onde so processados os dados do computador. Memria RAM ou Principal (Random Acces Memory) armazena os programas e documentos em tempo de execuo, de forma temporria, uma vez que se o computador desligado, suas informaes so perdidas. Processador processamento das informaes. Interpreta e executa as informaes.

22 - Perifricos So dispositivos que trabalham em conjunto com o computador. Estes dispositivos so classificados como: Dispositivos de Entrada (Input) (I): transmitem a informao ao computador. Exemplos: mouse, scanner, microfone, teclado, joystick, cmeras de vdeo. Dispositivos de Sada (Output) (O): recebem a informao do computador. Exemplos: monitor, impressora, caixas de som. Dispositivos de Entrada e Sada (Input / Output) (I/O): transmitem e f recebem informaes ao computador. Exemplos: drive de disquete, HD, CD R/RW, modem,pen-drive.

Figura 04: Viso Geral de Dispositivos de Entrada e Sada

23

Figura 05: Hardware e seus dispositivos

Fonte: REZENDE; ABREU, 2001.

- Software e seus recursos

Parte lgica do computador

Na viso de Stair (1998, p.78) consiste em programas de computador que controlam o trabalho do hardware juntamente com a documentao do programa usado para explicar os programas aos usurios.

Sistema Operacional e Redes O sistema operacional poderia ser definido numa viso rpida como uma interface familiar entre o usurio e o computador. So divididos em proprietrio ou genrico e portteis Exemplos: MS DOS, Windows (Microsoft); Linux; Unix; Mac

Redes Softwares de redes possibilitam a conexo entre os microcomputadores atravs dos browsers. Exemplos: Internet Explorer; Mozilla Firefox; Netscape Navigator.

24 Software aplicativos e linguagem de programao Softwares so aplicativos usados para orientar o hardware quando este estiver executando as atividades necessrias. Rezende e Abreu (2001, p.83):
Software aplicativos ou programas de computador so conjuntos de comandos, instrues ou ordens elaboradas pelo cliente e / ou usurio para o computador cumprir visando resolver problemas e desenvolver atividades ou tarefas especificas.

Essas orientaes geralmente so escritas em cdigos conhecidos como linguagem de programao. Essas linguagens procuram transcrever o que est sendo feito pelo usurio para a linguagem da mquina. Softwares Utilitrios Tem como funo complementar os softwares aplicativos

Servios de Backup utilizado para guardar, salva, recuperar determinados arquivos, pastas ou at mesmo um sistema. Desfragmentador permite a correo e organizao de algum dado no disco Ante-vrus ajuda a proteger contra os vrus. Vrus so programas que podem danificar, roubar dados, informaes de um determinado sistema.

Softwares de Automao Subdivide-se em trs tipos: automao industrial, comercial e de servios. Na viso de Rezende e Abreu (2001, p.84): Automao Industrial
a interface com diversas tecnologias, tais como coletores e controladores eletrnica lgica e programveis (PLC), controles numrica por computador (CNC), pneumtica, sensores, desenhos auxiliados por computadores (CAM) etc.

Automao Comercial
Interface com diversos tecnologias tais como caixas registradoras, PPVS (terminais de ponto de vendas), impressoras de cheques, cdigo de barras, leitores pticas, balanas eletrnicas etc.

25 Automao de Servios
Interface com diversas tecnologias, tais como sistemas de controle de documentao e imagens, sistemas de atendimentos, contatos, agncias bancrias, sistemas de desenhos, arquitetura e engenharia etc. Ou seja, para otimizar servios especficos de determinadas empresas.

Figura 06: Software e seus recursos

Fonte: REZENDE; ABREU, 2001.

- Sistema de Telecomunicaes A contribuio da tecnologia da informao nas telecomunicaes de suma importncia, pois contribuem para as empresas romperem barreiras geogrficas tempo, e estruturais. Para conseguir sucesso as comunicaes podem ser definidas como as transmisses de sinais por um meio qualquer de um emissor para um receptor. O tele processamento das informaes torna capaz a comunicao de pessoas em grande distncia. Este pode ser analgico ou digital. Um dos meios de comunicao que revolucionou na historia da Tecnologia da Informao, foi sem dvida a internet, uma rede mundial de informaes com milhes de sistema e usurios. Existem vrios canais de

comunicao para vrios meios de comunicao, para interligar os componentes

26 que fazem parte do sistema de comunicao o hardware e software devem estar interligados. Rezende e Abreu (2001, p.86)
Seja qual for o tamanho e complexidade que as redes de telecomunicaes paream ter na realidade, essas cinco (mdulos de rede terminais, processadores de telecomunicaes, canais de comunicao, computadores e software de controle de comunicao). Devem estar funcionando para apoiar as atividades de telecomunicaes de uma organizao.

Constitui a rede de computadores que soma informaes aplicaes, aplicativos e perifricos tais como: impressoras e discos rgidos e outros equipamentos.

- Tipos de redes

Podem ser locais ou remotos, nas locais ou internas podem ser chamados de Lan (local rea network) onde ligado o servidor.

A rede remota de longa distancia chamada de wan (wide rea net work) compostas de duas ou mais redes.

- Teleprocessamento das informaes

So os dados que utilizam recursos de telecomunicaes tais como: modens, multiprocessadores, linhas de comunicao de dados, telefones etc. Existem empresas que fornecem meios dispositivos e servios de comunicao so denominados concessionrias de telecomunicaes. Os tipos de servios oferecidos por essas empresas so linhas discadas e dedicadas.

Teleinformtica e aplicaes das telecomunicaes

Com a contribuio do sistema de telecomunicao os recursos empregados pela Tecnologia da Informao oferecem as empresas condies

27 para empregar tecnologia para que os administradores de empresa tenham mais habilidade e segurana, alm de agilidade e qualidade nas tomadas de decises so recursos muito importantes para as empresas. Alguns exemplos de equipamentos e dispositivos que a

telecomunicao oferece: Transferncia de um simples arquivo A comunicao remota, que interage computador ao outro. Correio eletrnico

- Viso geral dos sistemas de comunicaes e seus recursos

A viso geral dos sistemas de telecomunies e seus recursos so necessrios para que o gestor de empresa tenha conhecimento especifico para que sua empresa funcione bem, pois as telecomunicaes fazem parte de um sistema de ti na qual toda empresa interligada.

Figura 07: Viso geral dos sistemas de telecomunicaes e seus recursos.

Fonte: REZENDE; ABREU, 2001.

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- Gesto de Dados e Informaes

A hierarquia dos dados dar-se- pela menor frao que o bit caractere at o complemento banco de dados. Esses caracteres juntos formam um campo, que agrupado forma um registro que por sua vez, agrupado forma um arquivo, constituindo uma completa base de dados ou banco de dados. A maioria dos arquivos necessita de uma referncia para acesso aos dados chamada chave. Os bancos de dados podem ser apresentados em vrios modelos, ou seja, hierrquico, ou de rvores relacionais, e ainda, distribudos fisicamente. Atualmente nas empresas a maneira mais moderna e efetiva de gesto de dados a utilizao dos Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD). Mas vem surgindo tambm outros recursos, como banco de dados distribudos com recursos de data warehouse, bancos de dados orientados para objetos e bancos de dados de imagem, hipertexto e hipermdia. A gesto de dados se tornar completa quando o conceito de administrao de dados e administrao de banco de dados for sedimentado na empresa, porque os dados podem ser identificados, contornados e estruturados, representando; empresas, sistemas, informaes e dados sem redundncia, e dessa forma a empresa necessitar destas tecnologias de bancos de dados, que minimizam as implicaes das bases de dados de arquivos convencionais, tornando-as nicas, integrais e relacionais.

- Guarda e Recuperao de Dados

Para guardar e recuperar dados necessrio organizar um volume de arquivos semanais, mensais e anuais ligados e organizados de maneira que se torne fcil e acessvel sua recuperao. Para que ocorra um melhor acompanhamento da guarda de dados, importante fazer uma cpia por dia e extras da semana, do ms e antes de implantaes e processamentos importantes, e fazer uma cpia e guard-la num

29 local fsico seguro, e rotineiramente est testando para que no prejudique seu funcionamento. E para fazer uma avaliao dessa recuperao, a cpia deve retornar ao ambiente inicial, refazer os processamentos e conferir os resultados, fazendo com que o processo de recuperao e avaliao dos dados copiados d segurana das cpias que foram elaboradas.

Figura 08: Viso geral da gesta de dados e informaes

Fonte: REZENDE; ABREU, 2001.

1.2.6 - Profissional de Tecnologia da Informao

Dentre nossas pesquisas realizadas em livros, endereos eletrnicos e revistas especializadas chegamos a algumas concluses sobre o profissional de Tecnologia da Informao. Com o grande crescimento da TI na dcada de 90, ser um profissional na rea era garantia de um bom emprego. Hoje com a evoluo da tecnologia o bom profissional de TI tem que se adequar as exigncias do mercado. Se antes o especialista poderia se dar bem em uma determinada rea seja software, hardware, banco de dados ou telecomunicaes atualmente ele continua a ser um especialista em sua rea, mas importante ter uma viso geral das outras. Procurar atualizar-se constantemente com participaes em

30 congressos, workshops, cursos essencial para manter um bom nvel na profisso. Segundo a empresa IBM o perfil do profissional de TI requer: autodesenvolvimento e capacidade de adaptao.

1.2.6.1 - Caractersticas do novo profissional de TI 1 Gostar de tecnologia, porm jamais enxerg-la como um fim, e sim como um meio de atingir as metas da empresa. 2 Ter flexibilidade para se adaptar a mudanas. E, em muitos casos, saber trabalhar sob presso. 3 Aprender a trabalhar em equipe. O profissional de TI tende a ser mais concentrado, por isso necessrio saber se relacionar com seu grupo e trocar conhecimento. 4 Ser um bom negociador e reconhecer a hora certa de ceder ou defender um ponto de vista. 5 Ser antenado com as tendncias da tecnologia. O profissional deve saber o que diferenciar o negcio da companhia a curto, mdio e longo prazos. 6 Ser capaz de cumprir prazos. Diante de cronograma apertado, o ideal cumprir o projeto inicial e no acrescentar funcionalidades para justificar a extenso dos prazos. 7 Conhecer bem o business da empresa e a concorrncia, para alinhar o foco dos projetos com os resultados. 8 Ter capacidade de gerenciar conflitos no caso de falhas nos sistemas. 9 Estar atento ao impacto no negcio que as aes da rea de TI podem causar e saber medir o retorno e as conseqncias desses impactos. 10 Estar disponvel para trabalhar em projetos de migrao, que podem consumir muitas horas seguidas de dedicao.

Fonte:< http://info.abril.com.br/corporate/corp05/carreira2.html>. Acesso em 23 Mar 2008.

31 1.2.6.2 - Fatores de sucesso: essenciais a todo profissional de Tecnologia da Informao (TI)

Ter uma boa comunicao oral: muito importante, pois profissionais de TI tem uma grande interao com pessoas sejam fornecedores, clientes, ou parceiros. essencial possuir uma linguagem formal e correta no ambiente de trabalho. Escrever bem: boa redao, vocabulrio rico e bom conhecimento do portugus. Ser um negociador: saber tcnicas de negociao, importante na hora de negociar diretamente com o fornecedor, clientes. Estudar conceitos de administrao: fundamental a todos os profissionais de TI saberem no s o conceito de informtica, mas terem uma viso maior do negcio agregando conceitos de marketing, finanas, contabilidade entre outros. O objetivo do profissional de TI no desenvolver uma ferramenta, mas sim disponibilizar maior agilidade processos e reduzir custos. Saber o alinhamento dos objetivos de TI s estratgias do negcio: devem ser estabelecidos e repassados aos profissionais todos os objetivos da rea de tecnologia e o seu alinhamento as metas da empresa. Usar e conhecer metodologias que regem um processo de desenvolvimento: importante que o profissional de TI acompanhe os projetos, planos de ao, objetivos das aes realizadas, procurando analisar a melhor forma de comunicao entre os setores que o projeto ser desenvolvido. 1.2.7 - Administrador de Tecnologia da Informao (TI)

Hoje o setor de TI est diretamente ligado s estratgias das empresas. No como acontecia h algum tempo aonde o setor de informtica (nesta poca conhecido como CPD) era isolado se restringindo apenas a implantao e manuteno de sistemas e computadores.

32 Com o direcionamento estratgico os antigos gerentes de informtica ganharam novas atribuies, passando a ser administradores de tecnologia da informao. Segundo Graeml (2003, p.61):
O administrador de TI deve ser capaz de tomar decises sobre se mais interessante comprar ou desenvolver sistemas, se o desenvolvimento deve ser interno a empresa ou realizado por terceiros, se a administrao de desenvolvimento deve ser feita pela prpria empresa ou por empresa contratada para tal.

1.2.7.1 Funes do Administrador de TI

Conseguir

uma mo de obra que seja adequada aos

direcionamentos da rea; Conciliar as mudanas tecnolgicas s necessidades da empresa; Ser um facilitador do acesso a informao;

Funes Tpicas da Empresa Estratgia e Planejamento Desenvolvimento Produo de produtos e Marketing. Operaes e Distribuio Servio ao Cliente

Principais Funes da TI Estratgia e Desenvolvimento de Planejamento aplicativos; Planejando, Projeto, desenvolvimento.

Operaes e distribuio

Servio ao Cliente

Figura 09: A Tecnologia da Informao comparada s funes da empresa

Fonte: Graeml, 2003.

33

CAPTULO 2 A IMPORTNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAO NO AUXILIO ADMNISTRAO

Esta pesquisa procurou demonstrar a importncia da Tecnologia da Informao e suas ferramentas em minha vivncia no SEBRAE/AL.

2.1 Histrico do SEBRAE/AL O Servio de Apoio s Micro e Pequenas Empresas de Alagoas (SEBRAE/AL), foi concebido para atender ao objetivo de apoiar e fomentar a criao, a expanso e a modernizao das micro e pequenas empresas do Estado, capacitando-as para cumprir, eficazmente, o seu papel no processo de desenvolvimento econmico e social. Servio de Apoio s Micro e Pequenas Empresas de Alagoas, Servio Social Autnomo, pessoa jurdica de direito privado, constitudo sob a forma de associao civil sem fins lucrativos, criado pela Lei n. 8.029, de 12 de abril de 1990, com 18 anos de atuao estadual. Embora exercendo tambm um papel de apoio ao poder pblico, no que diz respeito aos seus objetivos, no vinculado administrao pblica, mantendo sua natureza de entidade privada. Em Alagoas, como em todo Brasil, o SEBRAE, por meio dos seus conselheiros, dirigentes, tcnicos e colaboradores, desenvolve suas aes internas e externas baseadas sempre na tica e na moralidade, cumprindo com os mandamentos constitucionais e legais, com transparncia, austeridade, eficincia e universalidade de acesso. 2.2 - Misso

Promover a competitividade e sustentvel das micro e pequenas

desenvolvimento e fomentar o

empresas

34 empreendedorismo. 2.3 Prioridades Empenhar-se pela aprovao, regulamentao e implementao de um marco legal para as MPEs: Articular polticas pblicas voltadas para o

desenvolvimento das MPEs; Facilitar a ampliao do acesso e reduo dos custos dos servios financeiros; Estabelecer alianas estratgicas para mobilizar

recursos, competncias e conhecimentos; Promover educao empreendedora e a cultura da cooperao; Promover o acesso tecnologia e a ampliao da capacidade de inovao; Revolucionar o atendimento individual, ampliando a escala e melhorando a qualidade; Aprimorar e intensificar o atendimento coletivo; Promover o acesso a mercados interno e externo; Buscar excelncia nos padres de desempenho do Sebrae; Elevar os nveis de desempenho e comprometimento dos Recursos Humanos;

Consolidar e Aprimorar a Gesto Estratgica Orientada para Resultados.

35 2.4 Diretrizes Estratgias Locais 1 Contribuir para melhoria do ambiente institucional das MPE, visando sua formalizao e a ampliao das taxas de sobrevivncia, com especial ateno em seus trs primeiros anos de vida. 2 Atuar pritorialmente em setores, cadeias e arranjos

produtivos que apresentem vantagens comparativas e que tenham maior potencial de gerao de ocupao e renda. 3 4 Melhorar e ampliar a cobertura do atendimento individual. Promover o acesso dos pequenos negcios ao em especial gesto empresarial,

conhecimento,

empreendedorismo, mercado, inovao e tecnologia, fazendo uso da linguagem adequada ao pblico alvo. 5 Promover a ampliao do acesso das MPE aos servios

financeiros, buscando a reduo da burocracia e integrando de forma mais efetiva com as instituies financeiras, estimulando-as a fazerem uso de linguagem adequada aos pequenos negcios. 6 - Disseminar os conhecimentos e experincias adquiridas

pelo Sistema SEBRAE e seus parceiros. 7 - Sensibilizar e comprometer parceiros para, em sinergia,

alavancar conhecimento, competncias, mercados e recursos, visando atingir resultados finalsticos que contribuam para o desenvolvimento sustentvel dos pequenos negcios. 8 - Atuar em sintonia com os Planos, Programas e Projetos

Governamentais. 9 - Atuar em territrios com adensamento de MPE.

36 10 - Atuar em regies com baixo IDH, em funo do subndice de renda. 2.5 - Composio do SEBRAE/AL O SEBRAE/AL composto por um presidente do conselho deliberativo, uma diretoria executiva formada por um diretor superintendente, diretor tcnico e diretor administrativofinanceiro, esta diretoria comanda as Unidades de Negcios e Gesto. Fonte: SEBRAE/AL

2.6 - Projeto do SEBRAE utiliza o meio digital como aproximao de Empresas (E- Commerce).

Segundo O Brien(2004, p.G-5) E-Commerce (Comrcio Eletrnico) pode ser definido como:
A compra e venda, marketing e assistncia e a entrega e pagamento de produtos, servios e informaes pela internet, intranet, extranet e outras redes entre uma empresa interconectado seus clientes atuais e potenciais, fornecendo e outros parceiros comerciais.Inclui o comrcio eletrnico de empresas e consumidor (B2C), de empresas a empresa (B2B), e de consumidor a consumidor (C2C).

Utilizando se principalmente do conceito do Business to Business (B2B) (Venda de produto e servios entre empresas). O SEBRAE firmou uma parceria com a Cmara Brasileira de Comrcio Eletrnico e desde 2007 lanou a Bolsa de Negcios.

37

Figura 10: Layout do site

Fonte: SEBRAE/AL

38 Bolsa de Negcios

A Bolsa de Negcios um site voltado para a aproximao e colaborao entre as empresas cadastradas. Os dados para contato com os parceiros encontrados sero disponibilizados, mas a consulta de preos dos produtos e servios e a transao comercial devero ser feitas fora do ambiente da Bolsa de Negcios. A Bolsa de Negcios apenas o ponto de partida para a construo de um completo ambiente digital de negcios para as micro e pequenas empresas. Sua viso democratizar o acesso dessas empresas ao mercado digital, criando, assim, novas perspectivas de bons negcios.

Quem Participa Podem se cadastrar e utilizar a Bolsa de Negcios micro e pequenas empresas que tenham CNPJ e associaes e cooperativas que tenham CNPJ. Profissionais que no possuem CNPJ s podero participar por meio das associaes e cooperativas cadastradas. As mdias e grandes empresas tambm podero participar se cadastrando como compradores. Eventualmente, estas tambm podero oferecer lotes econmicos de produtos e servios para as pequenas empresas. O consumidor final no poder se cadastrar na Bolsa de Negcios e utilizar seus servios.

39 Quantidade de empresa que aderiram a Bolsa de Negcios. AC AL AM AP BA CE DF ES GO MA MG MS MT PA PB PE PI PR RJ RN RO RR RS SC SE SP TO TOTAL 38 101 77 17 158 155 227 276 132 25 965 88 85 101 39 108 42 482 567 94 33 2 301 333 39 2716 10 7211

Fonte: SEBRAE / NA Dados atualizados em 15/09/2008

40 2.7 - Sistema Utilizado como Gerenciamento de Relacionamento de Clientes (CRM) Customer Relationship Management
Na definio de OBrien (2004, p. G-12) Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente (CRM). Uma aplicao interfuncional de ebusiness que integra e automotiza muitos processos de atendimento ao cliente em vendas, marketing, direto, administrao de pedidos e de contas e suporte e ajuda ao cliente.

J para De Sordi (2003, p. 53), CRM o processo de prever como se comporta o cliente e determinar aes de empresas, visando influenciar comportamentos que beneficiam a empresa. Do ponto de vista do SEBRAE/AL o relacionamento com seus clientes essencial desde um atendimento de orientao empresarial, passando por capacitaes, misses, consultorias e expositores de feiras. Utilizando os estgios do CRM que so identificar e diferenciar clientes, interagir com clientes, personalizar atendimento utiliza-se desde 2005 um sistema chamado Siacweb (marca registrada), este mesmo sistema utilizado em outras dezenove unidades. Segundo a Wit o Siacweb tem o objetivo de: Auxiliar consultores no diagnstico empresarial e soluo de problemas. A verso web permite o auto-diagnstico on-line. Funcionalidades: Cadastro empresarial Cadastro, pesquisa e diagnstico de cadeias produtivas; Banco de informaes empresariais; Pesquisa e perfis setoriais; Matriz de problemas e solues parametrizadas; Agendamento para atendimento presencial; Registro de atendimento presencial (diagnstico e

aconselhamento); Auto-atendimento; Consultoria on-line e temticos; Suporte para call Center.

chats

41 2.8 - Administrativo Financeiro Baseando-se no que diz o Sistema Integrado de Gesto (ERP) por O Brien (2004, p. G-24). [...] Software interfuncional integrado para reprojetar

integrar e automatizar os processos empresariais bsicas integrar de uma empresa para melhorar sua eficincia, agilidade e lucratividade. No SEBRAE/AL no diferente utiliza-se o software Protheus (marca registrada) da Microsiga (marca registrada). Protheus um sistema integrado de gesto empresarial, que abrange as rotinas administrativas da empresa, seja ela industrial, comercial ou prestadora de servios, permitindo o controle completo da situao econmica, financeira e produtiva, dinamizando decises e otimizando resultados. A arquitetura multicamadas (Servidor, Banco de Dados e Aplicaes) permite que cada parte do sistema seja executada em uma mquina diferente, otimizando os recursos da rede e oferecendo integrao total entre as funcionalidades do sistema Microsiga. Desta forma, o balanceamento da carga da rede pode ser feito no nvel mais otimizado possvel, maximizando o desempenho. O Protheus dispe de uma interface amigvel que permite o acesso a diversas bases de dados e ambientes de rede. Existem vrias configuraes de ambientes adaptveis

necessidade de cada cliente.

42 possvel com este software a resoluo dos seguintes processos: - Compra; - Venda; - Efetuar Pagamento; - Recebimento de fornecedores; - Contabilizar; - Custear; - Gerenciar Fluxo de Caixa; - Gerenciar Estoques; - Gerenciar Oramentos; - Gerenciar Recursos Humanos;

43

CONCLUSO

Desde o inicio da humanidade a busca pela aplicao de conceitos cientficos na execuo de tarefas sejam elas as invenes do fogo, da roda, a escrita ou as revolues: industrial (sculo XVIII) e principalmente a digital (sculo XX). A revoluo digital iniciou-se em 1946 com o Eniac, o primeiro computador a usar a eletrnica digital. Media mais de cinco metros e pesava trinta e duas toneladas. Anos mais tarde entre as dcadas de 60 e 70 o exrcito Americano criaria a Internet inicialmente utilizada apenas para a transmisso de informaes em guerras. Apenas no fim da dcada de 70 com o Apple PC os computadores aos poucos foram chegando as empresas e domiclios. Com isto surgiu nas empresas o antigo CPD (Centro de Processamento de Dados). Hoje o setor passou por uma transformao, passando a ser uma Unidade de Tecnologia da Informao, utilizando os seus componentes: Pessoas, Hardware, Software, Banco de Dados e Sistemas de Telecomunicaes para a gerao e transmisso de informaes. Podemos analisar no SEBRAE/AL a Unidade de Tecnologia da Informao ligada a Unidade Administrativa Financeira mantendo-se

responsvel por todos os sistemas. Dentre os sistemas de E- Commerce (Bolsa de Negcios), Processos Administrativos Financeiros (Protheus) e

Relacionamento de Clientes (SIACWEB) observam-se importncias de cada sistema nos processos administrativos.

Bolsa de Negcios: Viabilidade: a todas as empresas regularizadas (com nfase nas micro e pequenas empresas). Sugesto de Melhoria: Para efetuar a adeso, so necessrios dez a quinze minutos. Interface complexa.

Protheus:

44 Viabilidade: Destinada a todas as empresas, mas minha anlise acredito ter um foco maior nas empresas de mdio e grande porte (devido ao custo da licena). Sugesto de Melhoria: Manuteno e atualizao do sistema.

Siacweb Viabilidade: Destinado exclusivamente para uso do SEBRAE, por se tratar de um software feito sob encomenda. Sugestes de Melhoria: Manuteno e atualizao do sistema; pouco espao determinado a opes de suma importncia; obrigatoriedade de dados no relevantes; deficincia na gerao de relatrios.

45 RECOMEDAES

Este trabalho procurou demonstrar a importncia da Tecnologia da Informao no auxlio de processos administrativos, baseando-se na vivncia numa grande organizao. Sabemos que a rea de TI, est em grande crescimento. No estado de Alagoas desde 2003 h uma parceria do Governo do Estado e o SEBRAE/AL, formando o Arranjo Produtivo Local de Tecnologia da Informao (APL TI), situado na cidade de Macei, que dentre suas aes busca o fortalecimento do setor no estado (atualmente 102 empresas dos setores de: Hardware, Software, Internet e Ensino). Dentre os projetos futuros do APL, est a implantao do Cais Tecnolgico na cidade de Macei.

46 REFERNCIAS APL Tecnologia da Informao Macei Pesquisa de TI. Alagoas: SEBRAE, 2005.

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48 Ago 2008.