Gerenciamento de Projetos

Transformando Conhecimento em Ao

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Temas da Palestra
Conceitos Bsicos Gerenciamento do Escopo Como Apresentar Projetos Planejamento de Projetos Organizao de Projetos Assegurando o Sucesso dos Projetos

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Conceitos Bsicos
Definio de Projetos Elementos Gerenciveis Disciplinas do Gerenciamento de Projetos Participantes do Projeto Ciclo de Vida dos Projetos Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos Gesto das Mudanas nos Projetos

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Conceitos Bsicos
Definio de Projeto

Ser que isto um Projeto?

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Conceitos Bsicos
Definio de Projeto

ATIVIDADE NO REPETITIVA, PORM COMPLETA

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Conceitos Bsicos
Definio de Projeto - Atividades Contnuas X Projeto Projeto
Resulta em um produto nico O ciclo de produo normalmente no muito curto, podendo ser bastante longo Participam pessoas de diversas reas da organizao O impacto do produto do projeto na organizao normalmente alto

Atividade Contnua
Resulta em produtos que so desenvolvidos em srie - muitas unidades do mesmo produto O ciclo de produo normalmente muito curto Normalmente os participantes pertencem um nica unidade da organizao Um nico produto normalmente no apresenta um grande impacto na organizao

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Conceitos Bsicos
Definio de Projeto

Como?

Atividades agrupadas em fases inter-relacionadas Com um objetivo nico e pr-definido A fim de satisfazer uma necessidade identificada Atravs da atuao de diversos agentes com coordenao nica Gerenciando os Custos Gerenciando os Prazos Assegurando a Qualidade

O que?

Por que?

Quem?

Quanto?

Quando?

Requisitos?

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Conceitos Bsicos
Definio de Projeto - Objeto ou Deliverable

Necessidade

Execuo

Objeto

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Conceitos Bsicos
Elementos Gerenciveis

O que so elementos gerenciveis?

So os verdadeiros objetivos de qualquer projeto a nica maneira legtima de medir o desempenho de um projeto Todas as metodologias sobre gerenciamento de projetos foram desenvolvidas para garantir que estes elementos sejam cumpridos

Quais so os elementos gerenciveis?

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Conceitos Bsicos
Elementos Gerenciveis

Tempo

Recursos

Objeto

Qual dos elementos gerenciveis o mais importante?

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Conceitos Bsicos
Disciplinas do Gerenciamento de Projetos - PMI Objeto Prazo
Gerenciamento da Integrao Gerenciamento de Riscos Gerenciamento da Comunicao Gerenciamento do Escopo Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento do Tempo Gerenciamento de Custos Gerenciamento dos Recursos Humanos Gerenciamento de Aquisies
Fonte: PMBOK 2000 Edition

Recursos

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Conceitos Bsicos
Participantes dos Projetos - Stakeholders

Gerente do Projeto

Responsvel pela gerncia do Projeto Indivduo ou organizao que far uso do objeto do projeto
Podem se dividir em diversas camadas, como por exemplo:
Em um Projeto de criao de um novo modelo de motor de automvel: Os Clientes podem ser as montadoras Podem tambm ser as revendas de peas de reposio Podem tambm ser os consumidores finais Podem ser tambm as oficinas

Cliente ou Usurio

Organizao Executora

Empresa ou unidade mais diretamente ligada realizao do Projeto Grupo que realiza os trabalhos do Projeto Indivduo ou organizao que prov os recursos para o projeto

Membros da Equipe do Projeto

Patrocinador

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Conceitos Bsicos
Ciclo de Vida dos Projetos

O ciclo de vida de um projeto o conjunto das etapas que o compe

Deciso
Necessidade Execuo

Aceite

Avaliao
Utilizao do Objeto

Ajustes

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Conceitos Bsicos
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Processos de Iniciao Processos de Planejamento

Processos de Controle

Processos de Execuo

Processos de Encerramento
Fonte: PMBOK 2000 Edition

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Gerenciamento do Escopo
Declarao de Escopo Premissas Restries Tcnicas de Decomposio de Produtos e Atividades

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Gerenciamento do Escopo
Declarao de Escopo

Justificativa do Projeto

Requisitos do negcio que o projeto pretende atender Descrio do Objeto e dos sub-produtos Relacionar tudo o que o projeto deve entregar Relacionar tudo o que o projeto no vai entregar, mas que algum possa imaginar que o projeto v entregar Critrios que possam servir de parmetro para medir o sucesso do projeto: Recursos / Custo Prazo total e alguns marcos intermedirios Requisitos do Produto e medidas de qualidade

Produto do Projeto

Objetivos do Projeto

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Como Apresentar Projetos

Como nascem os projetos Tcnicas de tomada de deciso

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Como Apresentar Projetos

Como Nascem os Projetos

Necessidades

Presses do mercado Problemas recorrentes Reduo de custos Manuteno e revitalizao dos negcios Novos produtos Novos canais de comercializao Campanhas de vendas Novas possibilidades de negcios Necessidade de realizar investimentos Evitar ameaas ao negcio Evitar ameaas ao bem-estar da organizao Evitar ameaas imagem da organizao

Oportunidades

Riscos

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Como Apresentar Projetos

Como Nascem os Projetos

As propostas devem ser apresentadas de maneira diferente para cada interlocutor!

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Como Apresentar Projetos

Como Nascem os Projetos - Elementos de Deciso

Projetos em resposta s Necessidades especficas:

Demonstrar que os proponentes conhecem adequadamente o problema As solues devem ser apresentadas de maneira clara - foco no problema O custo da soluo no pode ser desproporcional ao custo do problema O prazo para a disponibilizao da soluo deve ser compatvel com s necessidades Avaliao do alinhamento s estratgias da Organizao Rentabilidade dos investimentos O prazo para a disponibilizao da soluo deve ser compatvel com s Oportunidades Avaliao da gravidade do risco Avaliao da probabilidade de ocorrncia do risco O custo da soluo no pode ser desproporcional ao risco

Projetos em resposta s Oportunidades:

Projetos em resposta aos Riscos

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Solution Development Prompter

Cargo: Diretor de Vendas Objetivo: Melhorar o desempenho de Vendas Produto/Servio: Desenvolvimento e Treinamento da Fora de Vendas
No momento, quais so as maiores barreiras para atingir suas metas? Questes de diagnstico
Tpico 1: Inmeras reclamaes de clientes quanto ao atendimento Qual o ndice atual de desempenho conseguido pela equipe de vendas? Qual o percentual de clientes descontentes com o atendimento? Existe levantamento ou acompanhamento da efetividade das visitas dos vendedores? Como est a situao atual? Qual o percentual de vendas atingido no ltimo ano? Tpico 2: Alta Rotatividade da equipe de vendas por falta de motivao Evento: Questo: Player/Agente: Ao:

Que solues voc levou em considerao? Cenrios de utilizao

Durante as visitas Seria mais produtivo se sua equipe de vendas Pudesse por meio de ferramentas especficas de um processo de vendas melhor identificar as reais necessidades dos clientes e territrios Quando de uma nova contratao Haveria uma motivao maior se Os novos contratados Passassem por um tipo de treinamento de tcnicas de vendas que lhes ajudasse a cumprir e ou exceder suas metas Nos clientes existentes Haveria uma possibilidade de venda incremental se Sua equipe de vendas Trabalhasse de forma sistmica para conseguir alavancar novas oportunidades

Evento: Questo: Player/Agente: Ao: Evento: Questo: Player/Agente : Ao: Evento: Questo: Player/Agente: Ao:

Tpico 3: Falta de venda continuada em clientes j existentes

Resumindo: Ento, sua situao atual

Confirme a soluo: Se voc tivesse (capacidades) ento voc poderia (atingir o objetivo)?

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Planejamento de Projetos
Os processos do Planejamento de Projetos Tcnicas de Planejamento de Projetos

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Planejamento de Projetos
Tcnicas de planejamento de Projetos

Planejamento de Recursos
Dur. 40d 4d Incio Fim 17/04/00 12/06/00 17/04/00 20/04/00 17/04/00 17/04/00 17/04/00 19/04/00 18/04/00 18/04/00 20/04/00 20/04/00 21/04/00 26/04/00 21/04/00 26/04/00 27/04/00 04/05/00 27/04/00 04/05/00 Joao;Antnio;Software 04/05/00 04/05/00 05/05/00 25/05/00 05/05/00 25/05/00 25/05/00 25/05/00 26/05/00 12/06/00 26/05/00 01/06/00 Antnio;Cludia Joao;Antnio;Cludia 04/05 Joao;Antnio Joao Joao;Micros Joao 18/04 Recursos pril May 15 18 21 24 27 30 03 06 09 12 15 18

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Atividade Projeto Desenvolvimento de Sistema Etapa Organizao

Definio da Estrutura do Projeto 1d Preparao do Plano Detalhado Equipe Formada Reunio de Lanamento Etapa Estudo Preliminar Levantamento de Dados Etapa Anlise 3d 0d 1d 4d 4d 6d

Elaborao do Modelo Conceitual 6d Modelagem Concluda Etapa Realizao 0d 15d

Desenvolvimento dos Programas 15d Programas Concludos Etapa Implantao Treinamento 0d 11d 5d

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Planejamento de Projetos
Tcnicas de planejamento de Projetos

Planejamento do Projeto

2) Rede PERT/CPM

1) Decomposio

Gantt Gantt

3) Recursos 4) Eventos
t

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Organizao de Projetos
Influncias da Organizao Participantes do Projeto Escritrio de Projetos Alocao de Recursos Matriz de Responsabilidades

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Organizao de Projetos
Influncias da Organizao

Dependncia de Projetos

Existem empresas que sobrevivem da receita proveniente da venda de projetos Estas empresas criam sistemas administrativos e de gesto mais adequados s exigncias dos projetos Outras empresas adotaram o Gerenciamento por Projetos Para estas empresas os projetos so utilizados como a principal forma de atingir os objetivos estratgicos As empresas que no dependem de projetos como fonte de receita tendem a ter um menor grau de maturidade na gesto de projetos Valores Compartilhados Normas Expectativas Crenas

Cultura e Estilos

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Fonte: PMBOK 2000 Edition

Organizao de Projetos
Participantes do Projeto

PILOTAGEM DO PROJETO DIRETOR DO PROJETO ou PATROCINADOR

DEFINIO DO OBJETO FORMULAO DAS NECESSIDADES VIABILIZAO FINANCEIRA VALIDAO DOS RESULTADOS

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Organizao de Projetos
Participantes do Projeto

CONDUO DO PROJETO GERENTE DO PROJETO

CONFORMIDADE S EXIGENCIAS RESPEITO AOS PRAZOS CONTROLE DOS CUSTOS ORIENTAO METODOLGICA

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Organizao de Projetos
Participantes do Projeto

REALIZAO DO PROJETO EQUIPE DO PROJETO

ASSIMILAR AS NECESSIDADES FORMULAR PROPOSTAS DESENVOLVER SOLUES

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Organizao de Projetos
Participantes do Projeto

REQUISITOS DO PROJETO USURIOS

DEFINIO DOS REQUISITOS AFERIO DA QUALIDADE DO OBJETO

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Organizao de Projetos
Participantes do Projeto

APOIO ESPECIALIZADO ESPECIALISTAS

FORMULAR PARECERES PARA OS DECISORES AUXILIAR A CONSTRUO DE SOLUES

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Organizao de Projetos
Matriz de Responsabilidades
Agente Atividade Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Atividade 5 Atividade 6 Atividade 7 Gerente Projeto C E C C C C E V O O Patrocinador O E E E E E V V E Equipe Projeto E Usurios E

E = Executa O = Orienta C = Coordena V = Valida

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Assegurando o Sucesso
Preparando a Empresa para os Projetos Tcnicas auxiliares ao gerenciamento de projetos Perfil do Gerente de Projetos Fatores Chave de Sucesso

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Assegurando o Sucesso dos Projetos

Preparando as Empresas para os Projetos

Gerenciamento de Projetos Gerenciamento da Mudana

Recurso

Objeto

Tempo

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Assegurando o Sucesso dos Projetos

Preparando as Empresas para os Projetos

Estabelecer Prioridades

Importncia

Projetos Dia-a-Dia
Urgncia

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Assegurando o Sucesso dos Projetos

Tcnicas Auxiliares ao Gerenciamento de Projetos

TCNICAS DE REUNIES

NMERO DE PARTICIPANTES

. DE 6 A 12

CARACTERSTICAS DO ANIMADOR . SER ACEITO PELO GRUPO . ACEITAR OPINIES COMPOSIO DO GRUPO . REPRESENTATIVIDADE . HOMOGENEIDADE . INTERESSADOS . ESPECIALISTAS . PESSOAS DE BOM SENSO . DECISORES

TIPOS DE PESSOAS DO GRUPO

DEVE-SE AO MXIMO POSSVEL BUSCAR CONHECER PROFUNDAMENTE O CONTEXTO DA REUNIO E AS CARACTERSTICAS DOS PARTICIPANTES ANTES DO INCIO DA REUNIO

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Assegurando o Sucesso dos Projetos

Perfil do Gerente de Projetos

Ter apoio da Alta Administrao Capacidade de liderana Domnio das tcnicas aplicadas Capacidade de organizao Habilidade em negociao Boa comunicao Habilidade em conduo de reunies Criatividade

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Assegurando o Sucesso dos Projetos

Fatores Chave de Sucesso Tempo Dividir os compromissos em entregas menores
Detalhar as atividades do projeto Subdividir o tempo do projeto em fases, etapas... Para permitir que o avano seja medido com freqncia Prever a possibilidade de atraso para as atividades que dependem de terceiros No criar dependncias desnecessrias entre atividades Paralelismo Manter controle cotidiano do cronograma do projeto, inclusive de terceiros.

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Assegurando o Sucesso dos Projetos

Fatores Chave de Sucesso Recursos Adotar Gerncia de Projeto nica e soberana - quando
necessrio dividir em sub-projetos Compor uma equipe de projeto apenas com profissionais que estejam preparados e dispostos a gerar valor Assegurar que a alocao contratada de cada recurso seja cumprida rigorosamente como planejado No terceirizar a gesto da competncia - manter mecanismos de controle e direcionamento das atividades Estabelecer uma organizao que assegure o controle das foras internas e externas do projeto Manter a equipe motivada e segura da possibilidade de atingir os objetivos Manter o rigor do oramento desde o incio do Projeto.

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Fatores chave de sucesso

Fatores Chave de Sucesso Objeto
No iniciar o projeto sem uma definio clara do escopo Negociar prazos e recursos sempre que houver alterao no escopo Promover validaes peridicas Programar o projeto para que apresente alguns resultados intermedirios.

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As fases de um projeto

Oba! Oba!

Ai,ai,ai!!!!!!!!!!!! Epa! Epa!

Ateno com as 3 fases de um projeto!!

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Gerenciamento de Projetos

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OBRIGADO!
Gerenciamento de Projetos

TDC CAPACITAO PROFISSIONAL Fone: 11-5083-1976 e-mail: tdc@tdccap.com.br

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