EVENTOS

Formador: Eurico Fialho

0521 – Elaboração de programas de
eventos detalhados

 Objetivos
  Criar um slogan para o evento.
 Desenvolver objetivos detalhados de um programa.
 Identificar a interdependência entre o conteúdo do programa
e a execução do projeto.
 Identificar as funções e responsabilidades dos participantes,
VIP e patrocinadores.
0521 – Elaboração de programas de
eventos detalhados

 Conteúdos programáticos
  Criação de um slogan
 Objetivos do programa
 Tipos de programas
 Elaboração de um programa de evento
 Tipos de participantes
EVENTO

 O dicionário define evento como sendo “qualquer coisa que aconteça,

diferentemente de qualquer coisa que exista” ou “uma ocorrência,
especialmente de grande importância”. Essas definições especificam
eventos como coisas importantes que acontecem.
 algo seja considerado como sendo um evento é necessário que tenha um
início e um fim definidos, embora a sua duração possa variar entre
algumas horas e várias semanas.
 Características do produto
(slogan)
 Deve ser uma frase curta (5 a 8 palavras no máximo)
 Deve ser fácil de lembrar-se
 Deve ser viciante
 Se motivar um sorriso no cliente, então é eficaz
 De preferência usar palavras sensuais e comuns
 Deve identificar claramente o seu produto ou serviço
 Deve ressaltar as qualidades que oferece
 Utilize recursos como a rima, a repetição ou sentido duplo
 Criar uma surpresa ou piedade também são técnicas que funcionam
 Deve apelar ao público alvo
 Exemplos
 “Não saia de casa sem ele.” American Express
 “Pense diferente” Apple
 “A vida é uma aventura” AXN
 “A Gente Faz do Seu Jeito.” Burger King
 “O poder da moda.” C&A
 “Finalmente o computador ficou pessoal.” HP
 “Só existe um.” JEEP
 “Todo dia uma nova brincadeira.” LEGO
 “Gostoso como a vida deve ser.” McDonald’s
 “Seu potencial. Nossa inspiração.” Microsoft
 “Em todos os momentos.” VISA
 No nosso caso, os eventos podem ser vistos como produtos
que têm de competir com outros existentes no mercado.
 Assim, deve ter:
 Um nome e/ou um slogan aliciante;
 Uma embalagem a que os potenciais compradores
respondam positivamente; e
 Um preço adequado.
Critérios de um slogan

 Transmitir a ideia do evento;

 Ser aliciante para o público-alvo (atual, adequado, único,
etc.)
 Fazer alusão ao conteúdo e aos métodos do evento;
 Ser curto e preciso.
 Os mandamentos da frase
publicitária
 1 - Deve ter um único período 
 Exceção: "Algumas coisas não têm preço. Para todas as outras, existe
Mastercard." 

 2 - Deve respeitar a ordem direta dos termos gramaticais.

  Exceção: "Se é Cica, bons produtos indica.“

  3 - Deve ser uma frase afirmativa.

  Exceções: "Não dá para não ler." (Folha); "Porque a notícia não tem preço!"
(Jornal de distribuição gratuita); "E você, já tomou o seu hoje? (Compal)
Objetivos operacionais
 CONVIVER
 APRESENTAR
 FIDELIZAR
 INAUGURAR
 PROMOVER
 FESTEJAR
 ENVOLVER
 PARTILHAR
 AGRADECER
 EXPERIMENTAR
Regra SMART (objectivos)
Funções dos objetivos:

 Definem uma situação futura e servem de guia para o

planeamento das ações a efetuar.
 Justificam todas as atividades de todos os team members;
 Servem para avaliar as acções, a eficiência e a produtividade
da equipa que está a cargo do projeto;
 São, de algum modo, uma medida de eficiência e
produtividade da própria organização.
Exemplo de alguns objetivos gerais para
a realização de um evento:

 Lançamento de novo produto/marca

 Reunião de pessoas/discussão de temas
 Apresentação institucional da empresa
 Promoção de empresa/produto/marca
 Divulgação de uma região/destino
Sub-objetivos

 Quando existe mais do que um grupo de objetivos (o que

acontece com frequência), é necessário organizá-los de
acordo com uma estrutura hierárquica, começando pelos
mais importantes.
 Indica o que se pretende realizar em cada etapa do evento
 Objetivo geral: Analisar os acidentes dentro de uma fábrica
para estabelecer políticas de prevenção.
 Objetivos específicos:
 Identificar qual o tipo de acidente que mais ocorre na fábrica;
 Identificar onde ele ocorre (em que posto, em que função);
 Identificar quais as possíveis causas desses acidentes;
 Verificar se a carga de trabalho influencia na ocorrência de
acidentes;
 Verificar a associação entre tipo de atividade e tipo de
acidente.
Definir objectivos, permite :

 Concentração nos objetivos e conteúdos mais relevantes

para os participantes;
 Escolha de métodos e meios mais eficazes de transmitir os
temas e conteúdos;
 Escolha de locais adequados aos objetivos do evento;
 Seleção de oradores capazes de captar o interesse dos
participantes;
 Atender às necessidades dos participantes durante a
preparação do evento.
 Utilizar medidas de marketing e de relações públicas
adequadas;
 Definir o slogan do evento com o foco adequado;
 Desenvolver as medidas de avaliação adequadas;
 Desenvolver um programa social que apoie e reforce as
mensagens do programa;
 Promover a colaboração entre o promotor e o organizador,
garantindo que ambas as partes trabalhem para os mesmos
objetivos.
Distribuição de conteúdos, assuntos e
atividades em função dos objetivos

 Atividade: consciencializar os membros para as questões

ambientais e motivá-los para a ação, a distribuição dos
temas (água, energia, poluição, eliminação de resíduos, etc.)
Tipos de programas
1- Introdução aos modelos
didáticos
 Nos últimos anos, tem-se registado uma mudança na
perceção da forma com o conhecimento, as competências e
a compreensão são adquiridos.
 A perceção atual é de que a aquisição de conhecimentos,
competências e compreensão
 Entende-se que o professor não é visto com alguém que
fornece conhecimento, mas sim, alguém que cria
oportunidades de aprendizagem, desenvolvendo ambientes e
situações que conduzam à aquisição de competências e
conhecimentos.
 O objetivo essencial de muitas convenções, congressos,
seminários, exposições e feiras é o de transmitir
conhecimentos e criar motivação e capacidade para atuar no
futuro.

 O papel do organizador é o de criar um ambiente que

permita que os participantes aumentem os seus
conhecimentos e competências individuais e que lhes dê
capacidade e vontade de agir.
 2- Divulgar informação

 Objetivo do evento: Orientar/informar um determinado público-alvo sobre um

tema recente, sobre o qual existem diferentes perspetivas e opiniões.
 A realização de um discurso iria refletir apenas a opinião de uma pessoa sobre o
assunto, sendo que o discurso de um especialista poderia ser visto como subjetivo.
 Um método de comunicação adequado seria um "painel de discussão", incluindo
o maior número possível de diferentes perspetivas e opiniões e representando o
maior número possível de instituições.
  
 Objetivo do evento: Divulgar informação sobre um novo modelo científico teórico
com interesse apenas para um grupo específico de participantes.
 Neste caso, um "painel de discussão" ou uma "mesa redonda" não seria o método
de comunicação adequado, pois iria alargar-se em demasia e perder-se o foco da
atenção.
  
 A sugestão iria no sentido de realizar um discurso apoiado por meios audiovisuais,
com uma sessão de perguntas e respostas no final. Neste caso, o prestígio dos
oradores é fundamental.
  
 De notar que quando o objetivo não é só o de transmitir
informação, mas inquirir a opinião dos participantes, deve-
se optar por um método de comunicação misto em que seja
possível a troca de opiniões durante a discussão.
 Um método apropriado seria uma "discussão plenária" ou
uma discussão em grupos de trabalho, por áreas de
interesse, diferentes disciplinas científicas ou diferentes
aplicações práticas.
3-Introduzir inovações
 
 A título de exemplo imagine-se que uma cidade pretende
alterar a sua imagem para passar a ser vista como um centro
de cultura (onde se realizam congressos e feiras) que atrai
muitos turistas.
 Neste exemplo, o objetivo do evento é reunir potenciais
parceiros para novas atividades neste mercado e
desenvolver ideias e atividades
4- Motivar os participantes

  Nos congressos, a motivação dos participantes não é muitas

vezes conseguida de forma imediata. O objetivo é por vezes
interessar e motivar os participantes para se empenhar e
fazer parte de um movimento.
5- Tomar decisões
 As decisões são geralmente tomadas em reuniões de
administradores ou de delegados. As convenções e os congressos
cujo principal tema é a tomada de determinada decisão são quase
sempre uma forma de "sondar" e identificar a opinião da maioria
dos participantes.
6- Entretenimento

 Embora o entretenimento não possa ser o principal motivo

para uma conferência, ele pode constituir uma parte
importante de um evento.
 Evento visto como experiencia
Elaboração de um programa
de evento
1-Relação entre o conteúdo e
a qualidade
 Durante todos os momentos do planeamento do evento
devem ser elaborados programas, para as diferentes
atividades, pois, o evento acarreta muito mais atividades do
que as apresentadas ao público.
 Todos os colaboradores têm timings e tarefas definidas para
o antes, durante e depois, sendo que devem existir
documentos que planeiem essas atividades.
 Do programa do evento podem
constar:
 Dias do evento;
 Horário de início e encerramento;
 Tema principal;
 Horário de início e fim de cada conferência ou atividade;
 Resumo profissional de cada palestrante;
 Resumo de cada palestra com os tópicos-chave;
 Salas ou ambientes onde será apresentada cada atividade ou palestra;
 Horário e local das refeições;
 Promoções que serão realizadas durante o evento;
 Informações sobre transporte e acessibilidades;
2- Gestão da qualidade ao
longo do projeto
 é muito importante que as atividades de gestão da qualidade
não sejam apenas conhecidas pela direção, mas também nos
locais onde devem ser implementadas e pelas pessoas que as
devem realizar.
 Gestão posta em prática por todas as pessoas envolvidas
 as reações de "tipo reflexo“ - uma vez que a qualidade
torna-se norma na organização.
  
Quatro fases de um programa
de eventos:
 Na primeira fase, "o planeamento básico", é desenvolvido um esboço do
evento que é depois detalhado pelo comité do programa durante a segunda
fase, "o planeamento do evento".
 Na terceira fase, "a preparação do evento", o programa é finalmente fixado
e, na quarta fase, "a execução do evento", ele é implementado em
colaboração com os participantes (oradores, moderadores, etc.).
 (Em todas as fases do processo é necessário que existam medidas
suscetíveis de serem comentadas por todas as pessoas envolvidas no
programa proposto.)
3- A interdependência entre o conteúdo do
programa e outros aspetos do evento

 A qualidade dos oradores e o orçamento disponível (e vice-

versa);
 A abrangência do programa e a abrangência total do evento;
 Os conteúdos de marketing e das medidas de relações
públicas
 Os métodos de apresentação e as possibilidades do local do
evento;
 O trabalho do comité do programa e o planeamento básico
do comité da organização;
 Os objetivos do comité do programa e a qualidade dos
oradores;
 O orçamento e a qualidade da documentação da convenção;
 A elaboração do conteúdo do programa e os interesses do
público-alvo;
 Os objetivos do programa e os interesses dos
patrocinadores;
 Os objetivos do programa e a possibilidade de encontrar
bons oradores;
 Os objetivos do programa e o design do evento;
 A implementação do programa e as competências da equipa
do projeto;
 O desenvolvimento do programa e a motivação dos
participantes no evento.
 Para determinado tipo de discursos,
deverão considerar-se os seguintes
períodos:
 Discursos principais 25 minutos
 • Discussão 20 minutos
 (Total 45 minutos)
  
 • Discursos aprofundados 15 minutos
 • Discussão 5 minutos
 (Total 20 minutos)
  
 • Discursos curtos 5 minutos
 • Discussão 5 minutos
 (Total 10 minutos)

 • Introdução a um workshop 20 minutos

 • Co-discurso 10 minutos
 • Discussão num workshop 60 minutos
 (Total 90 minutos)
Tipos de participantes
Elaboração do Perfil dos
Participantes
 idade,
 função,
 cargo,
 actividade,
 motivo da participação,
 local de residência,
1- Participantes

 Eles devem sair do evento com a sensação de que o seu

tempo e dinheiro foram bem gastos e com vontade de
repetir a experiência no futuro.
 Em reuniões e congresso também se espera que os
participantes tomem parte ativa no processo, através, por
exemplo, de contributos para a discussão, declarações,
questões e comentários
2- VIP

 Os VIPs são uma questão importante porque garantem o

prestígio do evento.
 Eles devem por isso ter uma atenção especial, o que, por sua
vez, acentua a sua importância.
 É necessário garantir que os pedidos dos VIPs são
satisfeitos (por exemplo: receções, saudações pessoais, etc.).
 Além disso, para determinados VIPs especiais, a questão da
segurança é muito importante e tem de ser considerada.
Patrocinadores

 A relação entre o promotor e o patrocinador é caracterizada

por dar e receber serviços e a representação pessoal do
patrocinador é muitas vezes desejável.
BOM EVENTO TURMA ;)))