INTRODUÇÃO. CONCEITOS GERAIS.

Objectivos:
1. Explicar a importância do estudo de uma organização
2. Identificar os diferentes níveis de gestão duma
organização
3. Descrever as funções do Analista de Sistemas
4. Explicar como funciona um sistema computarizado
5. Listar as características de um analista de sistemas
competente
6. Listar os problemas comuns encontrados pelo analista
de sistemas
drª. Laura Acácio 2013
 1. CONCEITOS DE ORGANIZAÇÃO
 Os Sistemas de Informação (SI) numa organização não existem num vazio. Eles
reflectem a estrutura geral da organização onde estão inseridos e são influenciados
pelas pessoas que estão na direcção (gestão) e pelos trabalhadores em geral.

 Como forma de analisar e desenhar um SI apropriado, é necessário que se conheça o

meio onde esse sistema será inserido de modo a garantir que o mesmo tenha uma
maior probabilidade de funcionar efectivamente.

 As razões que levam a que se estude em primeiro lugar, a organização para o qual o
sistema está sendo concebido (ou alterado) estão sumarizados nos seguintes pontos:

 a) Os utilizadores dos SI são membros da organização. O seu comportamento afecta

sobremaneira a forma como eles se relacionam com os Sis. Existem sistemas que
tecnicamente são perfeitos (bonitos) mas não funcionam porque não existiu a
participação dos utilizadores no desenvolvimento destes Sis. O envolvimento dos
utilizadores é muito importante, sobretudo nas fases iniciais do ciclo de vida do
desenvolvimento de um SI.
b) O não entendimento das necessidades/requisitos dos
utilizadores conduz a resistência á mudança e
consequentemente o sistema morre prematuramente;

c) O Departamento dos serviços informáticos é um

Departamento da organização que responde a vários níveis de
gestão. Para este Departamento funcionar (trabalhar)
efectivamente é necessário que o membro de um grupo
tecnológico perceba devidamente o funcionamento da
organização e a sua gestão.
 Definição:
A organização é definida como uma coordenação racional de
actividades estruturadas de um grupo de pessoas, com o
propõsito de alcançar alguns objectivos (isto inclui a planificação,
execução e controle de actividades).

NÍVEIS DE GESTÃO
Existem três níveis de Gestão dentro de uma determinada
organização:

a) Gestão estratégica:

Este nível de gestão tem a função principal de definir objectivos,
políticas e investimentos gerais para toda organização a longo tempo,
investimentos gerais etc. Como exemplo pode-se considerar a gestão
efectuada por um Director Geral um chefe executivo de uma
instituição
b) Gestão média ou táctica: Neste nível estabelece-se e faz-se
a monitorização de orçamento para a aquisição de recursos,
desenvolvimento dos planos operacionais. Como exemplo
pode-se apontar a gestão de um chefe de Departamento de
Contabilidade.

c) Gestão Operacional: Faz-se uso de facilidades e recursos

existentes, trabalho de rotina, decisões diárias. Podemos
apontar como exemplo, a gestão efectuada por um chefe de
secção, supervisores
CONCEITO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Um sistema de Informação (SI) pode ser definido como um
conjunto de procedimentos organizados que quando
processados/executados fornece informação para suportar a
organização Baseando-nos nessa definição de SI podemos
considerar uma organização como uma unidade de informação.

Existem grupos de sistemas:

a) Abertos: São sistemas que tem muito a ver com estatísticas.
São sistemas probabilísticos, o resultado esperado não é
conhecido de imediato.

b) Fechados: São sistemas determinísticos. Mesmo antes de

serem executados, é conhecido com maior probabilidade o
resultado. O grau de certeza é maior.
São componentes principais de um sistema de informação:
- Pessoas envolvidas
- Procedimentos
- Hardware
-Software
-Sistema de ficheiros.
Vejamos o que é análise e desenho de um Sistema:

Análise: É usada quando se pretende alterar ou construir um

SI. Deve-se entender o sistema existente e determinar o que é
requerido para o novo sistema. Na conclusão da fase de análise
são listados todos requisitos para o novo sistema. Além disso,
deve-se determinar se é viável ou não construir o novo sistema.

Desenho: Propõem o novo sistema que satisfaz os requisitos

exigidos. O novo sistema pode ser desenhado de base
(totalmente novo) ou através de alterações do sistema
existente. Depois da aprovação do desenho, o sistema é
construído de acordo com os requisitos determinados na fase
anterior.
Objectivo: Define exactamente o que o sistema (proposta) vai fazer.

Fronteira: (limite) define os componentes que constituem o sistema.

Fronteira é a linha do perímetro do sistema, e, separa o sistema do
resto.

Qualquer coisa fora do sistema é conhecido como meio ambiente

O sistema pode ser composto por vários subsistemas que são

pequenos e com distintas partes que constituem o sistema. Cada
subsistema realiza algo da parte funcional do sistema.

Os susbsistemas são importantes pois eles ajudam no trabalho de um

sistema complexo e melhoram o entendimento do sistema. Eles
comunicam-se passando informação entre eles. Um bom sistema é
composto de vários subsistemas, com uma maior independência e
mínima ligação entre eles.
Retorno de informação (feedback): É uma forma de
monitorar as saídas (output) do sistema corrente e compará-lo
com os objectivos do sistema. Este último princípio refere-se
muito mais ao comportamento do sistema enquanto que os
outros estão mais relacionados com a estrutura.

Necessidade de Análise de Sistema

A análise de sistemas (AS) tem uma actividade importante

que se realiza quando se pretende todos trabalhos da
organização. Durante esta fase, diferentes actividades são
levados a cabo, tais como: Estudar e documentar o sistema
corrente de forma a entender os seus fluxos, preparar a lista
dos novos requisitos, desenhar diagramas sobre as instruções
do novo sistema sem indicar como serão executadas, preparar
um prototipo, etc.
A Análise de Sistemas é necessária para um entendimento
melhor do sistema existente e seus problemas como forma
de desenhar um sistema eventualmente melhor.

A Análise de Sistemas é um processo de divisão por partes

de um problema complexo com a possibilidade de examinar
as plantas ou subsistemas independentemente e depois
integrá-los num sistema efectivo e eficiente.

O Analista de Sistemas deve determinar também o que os

usuários requerem para o novo sistema.
Limitações da Análise de Sistemas

- Alguns problemas não podem ser resolvidos pela Análise de

Sistema. Ex: legislação;
- A Análise de Sistema custa tempo e dinheiro;
- As pessoas resistem a mudanças;
- Existe dificuldades de envolver todas pessoas no processo de
Análise de Sistema embora o seu envolvimento reduzirá a
resistência a mudança.

Nos últimos anos a Análise de Sistema tornou-se uma

actividade difícil pois os sistemas são cada vez mais complexos
Quem são os envolvidos no desenvolvimento de um SI?

Vários elementos devem participar no estudo do sistema durante

a fase de análise:
- Analistas de Sistemas;
- Utilizadores;
- Gestores;
-Departamento de processamento de dados/SI;

Os utilizadores jogam um papel importante em Análise de

Sistema, pois são eles que devem dizer o que pretendem que o
sistema a ser desenvolvido faça, definindo assim os seus
requisitos para o novo sistema.
O outro grupo de pessoas que deve ser envolvido nese processo
de desenvolvimento de SI são os gestores da organização onde o
sistema será instalado. Eles são as pessoas que estão interessadas
na eficiência e efectividade do sistema.

A qualidade da organização pode ser elevada se a qualidade da

informação para tomada de decisões for garantida aos gestores
da mesma.

Eles são as pessoas que devem garantir os meios:

-Materiais e financeiros para o sistema, por isso, eles devem ser
informados sobre o processo do projecto de desenvolvimento do
SI. Isto significa que eles devem ser informados sobre os
diferentes aspectos tais como: Objectivos claros do projecto de
desenvolvimento de SI e estimativas de uso de recursos e o
tempo exigido ou necessário para a conclusão do projecto.
O último grupo aqui considerado é o departamento de serviços
informáticos e pertecente a organização beneficiária do sistema que
está sendo desenvolvido.

Este Departamento é importante pois geralmente controla os poucos

recursos (computadores e pessoas que desenvolvem sistemas,
programas, análises, operadores) existentes.

A função do Departamento de SI mudou com o aparecimento dos end

user computing. Hoje em dia o Departamento de SI é
responsável por desenvolvimento dos SI que são usados em toda
organização em vez de ser responsável por todo o trabalho de
computação na organização.

Os end user computing desenvolvem sistemas específicos para o seu

local de trabalho, mas que o Departamento de SI deve coordenar o
trabalho destes utilizadores, e fornecer consultas especializadas e
conselhos aos mesmos. O departamento de SI deve ser o suporte
técnico aos utilizadores da organização.
Funções do Analista de Sistemas

O Analista de Sistemas é uma pessoa cujo trabalho é central no

desenvolvimento de sistemas de Informação. Ele deve estudar
a melhor maneira de obtenção de dados necessários para o
desenvolvimento de novos sistemas. Não é um trabalho fácil
pois existem diferentes pessoas por satisfazer e muitos
conflitos por resolver.

Ao longo do seu trabalho desempenha diferentes papeis dentre

eles, neste manual, destacam-se as seguintes: Consultor,
Agente de mudança e especialista.
A seguir dá-se uma explicação para cada um desses
papeis que são atribuídos ao analista:

- Como pessoa que ajuda a resolver problemas, que

. entender os problemas, sugerir soluções
deve
e implementá-las, ele é considerado consultor da
organização.

-Ele pode funcionar como o agente de mudança onde

algumas pessoas não querem mudar. O analista deve
perder muito tempo falando com os utilizadores e
encontrando formas de como eles usam o sistema,
problemas e expectativas.
- O Analista de Sistemas deve ser capaz de dar suporte técnico
na área de análise e desenho de sistemas. Neste caso ele é visto
como um especialista da área e, para desempenhar cabalmente
as suas funções, ele deve ser componente na sua área de
trabalho.
Funcionamento de um sistema Computarizado

Existem diferentes maneira de um sistema computarizado

trabalhar:
- transação
-Ajuda de decisão.

Transação é o registo (record) de uma ocorrência singular bem

definida na organização.
Ex: Reserva de um lugar na sala de espectáculos. As transações
são introduzidas no computador para actualizar ficheiros ou
base de dados e, para tal, passam por vários tipos de controle.

A transação é verificada no sistema de forma a garantir que estão

sendo introduzidos, no computador, dados não contendo erros.
Depois, a transação passa por diferentes tipos de controle.
Normalmente o primeiro controle de verificação da transação
chama-se de edição e permite garantir que todos dados
necessários estão incluídos de forma correcta na transação. Por
exemplo, num sistema bancário pode-se verificar se o nº de conta
que foi introduzido no sistema está na forma correcta (isto
significa que dados numéricos devem aparecer em campos
numéricos e os alfanuméricos em campos alfanuméricos).

A edição também permite verificar se não existem campos que

tenham iformação em falta.
Cont.

FIM