Ação de Formação:

Organização Pessoal e Gestão de Tempo

Formador(a):

Elisabete Monteiro
 Objetivo geral:

• Aplicar as técnicas de organização pessoal e gestão do tempo com vista a

otimizar o planeamento das atividades e o cumprimento dos objetivos

Objetivos específicos:

• Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas

• Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua priorização
• Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades
• Regras básicas de organização pessoal
• Regras fundamentais da gestão do tempo
• Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho utilizando as
regras básicas de gestão do tempo e de organização pessoal
MC.34.15.V1 2
Estrutura Programática:

• Atividade 1 – Modelo mundo

• Atividade 2 – Reflexão
• Introdução reflexiva
• Atividade 3 – Questões reflexivas
• O que é a gestão do tempo?
• Atividade 4 – Como é gerida a tua rotina?
• Atividade 5 - Analisa as tuas atividades
• Atividade 6 – Estabelecer prioridades
• Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas
• Atividade 7 – Analisa a imagem
• Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e a sua priorização
MC.34.15.V1 3
 Estrutura Programática:

• Atividade 8 – Estabelecer objetivos

• Como evitar desperdícios de tempo
• Atividade 9 – Avalia como estás a utilizar o teu tempo
• Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades
• Regras básicas de organização pessoal
• Atividade 10 – Organização laboral
• Regras básicas de gestão do tempo
• Conclusão

MC.34.15.V1 4
 ATIVIDADE 1 – MODELO MUNDO

1 – Qual é o teu objetivo em relação a este curso?

2 – O que pode acontecer à tua vida se o objetivo que acabaste de definir não se

realizar?

3 - E é isso que queres para ti?

4 – De quem depende o alcance desse objetivo? Quem precisa de implementar

novos hábitos para que isso aconteça na tua vida?

MC.34.15.V1 5
5 – O que seria uma pequena vitória já na direção do teu resultado?

6 – E Estás disposto a entrar em ação e aplicares o conhecimento que vais obter

aqui? Como me vais provar que o vais fazer?

7 - O que teria de acontecer à tua vida para dizeres que valeu a pena fazer este

curso comigo?

MC.34.15.V1 6
ATIVIDADE 2 - REFLEXÃO

“Trata sempre os teus empregados/colegas/familiares/marido exatamente

como gostarias que eles tratassem os teus melhores clientes.”

“A M O R = (A) Amizade (M) Maturidade (O) Organização (R) Respeito.”

“As únicas coisas que evoluem por vontade própria numa organização são
a desordem, o atrito e o mau desempenho.”

“Equilíbrio, objetivo, organização e determinação são a chave do sucesso

para tudo.”

MC.34.15.V1 7
“A disciplina é a organização da liberdade”

“5 Chaves para o sucesso em uma palavra!

1 – Organização

2 – Priorização

3 – Determinação

4 – Motivação

5 – Inspiração

Todas elas com a mesma sufixação, pois a ação não é se não a direção!”
MC.34.15.V1 8
“Organização é o princípio de tudo, mantê-la significa competência.”

“Não podemos alterar o número de horas que um dia tem, mas podemos
interferir na gestão do nosso tempo”

“Planeamento, Organização e Motivação são fatores essenciais para a

prosperidade”

MC.34.15.V1 9
5. INTRODUÇÃO REFLEXIVA

Conta uma história que um consultor, especialista em gestão do tempo, quis

surpreender a plateia durante uma das suas palestras. Então pegou num
frasco grande de boca larga e colocou-o sobre uma mesa ao lado de uma
pilha de pedras que tinha, aproximadamente, o tamanho de um punho. Em
seguida, perguntou à plateia:

“Quantas pedras vocês acham que cabem neste frasco?” Após algumas
conjeturas dos presentes, ele começou a colocar as pedras até encher o
frasco, e perguntou:

MC.34.15.V1 10
- “Está cheio?”
Todos disseram que sim.

E ele disse:
- “Não, não está.”

Desta vez colocou pedrinhas que facilmente penetraram nos espaços que
havia entre as pedras grandes, e perguntou novamente:

- “Está cheio?”

Desta vez os ouvintes duvidaram.

MC.34.15.V1 11
- “Muito bem!” Exclamou o consultor.

Pousou então sobre a mesa um saco com areia, que começou aos poucos a
despejar no frasco. A areia infiltrava-se nos pequenos vãos deixados pelas
pedras e pelas pedrinhas e, de novo, perguntou:

- “Está cheio?”

E eles, então responderam:

- “Não”.
MC.34.15.V1 12
O consultor pegou então num jarro com água e começou a derramá-lo dentro
do frasco e a água era totalmente absorvida.

Deu então por encerrada a experiência e perguntou à plateia:

- “O que acabamos de demonstrar?”

Um participante respondeu:

- “Não importa o quão cheia esteja a nossa agenda. Se quisermos sempre

conseguiremos fazer com que caiba nela outros compromissos”.

MC.34.15.V1 13
E o consultor respondeu:

- “Não”.
“Que esta lição nos ensine que se não colocarmos as pedras grandes
primeiro, nunca seremos capazes de colocá-las depois”.

Quais são as grandes pedras da tua vida?

Qual o aprendizado desta história?

MC.34.15.V1 14
ATIVIDADE 3 – QUESTÕES REFLEXIVAS

1. O que a parte mais sábia de ti tem a dizer-te? Tens dado a devida atenção ao
que realmente é importante? Honestamente?

2. Se as pessoas que amas e que não estão neste plano ou mesmo aquelas que
amas, mas não estão junto a ti, se estivessem, passarias mais tempo com elas?
Abdicarias daquilo que não é tão importante para te dedicares a elas?

3. Tendo em conta a resposta anterior, vais passar a dedicar mais tempo àqueles
que estão junto a ti, antes que estes virem miragem?

4. Como te vais provar a ti próprio que os colocarás SEMPRE em primeiro lugar?

MC.34.15.V1 15
5. Quais são as rotinas que precisas de alterar para o passares a fazer?

6. O que vais JÁ HOJE colocar em prática?

7. O que vais ganhar ao fazer isso?

MC.34.15.V1 16
 “O mapa não é o território”

MC.34.15.V1 17
O QUE É GESTÃO DO TEMPO?

O tempo é o recurso mais precioso que o ser humano tem. Ele não pode ser poupado,
recuperado ou alargado. Ele só pode ser usado.

Gestão do tempo é uma estratégia que visa aproveitar melhor os períodos

disponíveis, fazendo com as tarefas sejam realizadas com qualidade e dentro do prazo
disponível para isso. Podemos dizer também que é a arte de organizar a vida de forma
a controlá-la e evitar perdas de tempo.

A Gestão do Tempo consiste em:

• Registar;
• Controlar;
• Melhorar a utilização do nosso tempo.
MC.34.15.V1 18
Administração do tempo na vida pessoal:

Em relação à vida pessoal necessitamos de gerir o tempo por forma a

conseguirmos, com qualidade, preparar as rotinas do lar, estar com os nossos
familiares, amigos e para as nossas atividades, hobbies e diversão.

Por muito que gerir a nossa vida profissional seja importante, gerir a nossa
vida pessoal é tão ou mais importante como. Necessitamos de ter equilíbrio e
harmonia entre esta gestão.

Quando não conseguimos gerir o nosso tempo, acabamos por nos frustrar,
pois não há equilíbrio.

MC.34.15.V1 19
Administração do tempo na vida profissional:

No mundo empresarial, a gestão do tempo é fundamental para conseguirmos

fazer o nosso trabalho de acordo com os requisitos, tendo em conta que as
metas estão mais presentes.

A pressão por resultados é um dos motivadores para conseguirmos gerir o

tempo.

A verdade é que sabermos organizar e gerir o nosso tempo é cada vez mais
importante, sobretudo nos dias de hoje em que nós, enquanto profissionais,
assumimos diversas tarefas ao mesmo tempo e somos cobrados para dar uma
resposta à alta competitividade do mercado.
MC.34.15.V1 20
Administração do tempo nas organizações:

Nas empresas, a procura por produtividade é cada vez maior e são grandes os
benefícios quando aplicadas ferramentas que façam com que a empresa
rentabilize mais em menos tempo.

Eliminação de processos desnecessários, mais eficiências nas atividades,

assertividade no cumprimento das metas e melhorias no ambiente, quer a
nível de gestão de pessoas, como a nível de gestão e organização de espaços,
ajuda no melhoramento da eficácia da organização e gestão do tempo.

Aquilo que fazemos com frequência é mais fácil de ser realizado, visto que já
se tornou automatizado.
MC.34.15.V1 21
E quando automatizamos algo, fazemos disso um hábito. Mas quando nos
deparamos com uma situação, que seja a nível pessoal ou profissional, que
não estamos a contar, acabamos por ter dificuldade em encaixá-la na nossa
rotina.

E é aqui que essa tarefa atrapalha e perdemos, muitas vezes, o equilíbrio e

eficácia e aparece o stresse

MC.34.15.V1 22
E então como lidar com o novo?
Como lidar com as surpresas
e imprevistos?

MC.34.15.V1 23
Uma prática comum que pode ajudar bastante é estabelecer o teu
planeamento diário com 2 ou 3 horas livres para sempre que surgir um
imprevisto, teres forma de te manobrares.

E se nenhum evento surgir no dia, podes rentabilizar este tempo para tarefas
rotineiras.

MC.34.15.V1 24
Outra técnica passa pelo planeamento.

Este planeamento pode ser feito com base em:

•Perceber quais as oportunidades de melhoria;

•Reconhecimento de práticas menos boas que prejudicam tanto a
organização como o nosso desempenho.

• Utilizar a Lei de Pareto que nos diz que 20% dos nossos esforços geram
80% dos nossos resultados. Neste sentido, podemos concluir que o
essencial leva pouco tempo, o acessório muito!
MC.34.15.V1 25
ATIVIDADE 4 – COMO É GERIDA A TUA ROTINA?

1. Como geres a tua rotina? Podes descrevê-la?

2. Como seria para ti conseguires gerir o teu tempo?

3. Qual o impacto disso a nível emocional?

4. No teu ponto de vista, qual é a melhor técnica para gerires o teu tempo?

5. Em que momentos do teu dia aplicas isso? (Honestamente)

MC.34.15.V1 26
ATIVIDADE 5 – ANALISA AS TUAS ATIVIDADES

1. Acreditas que a tua rotina é bem estruturada? O que te leva a acreditar

nisso?

2. O que fizeste ontem nas 24h do teu dia? (Tudo o que te lembrares).
Honestamente (sem te criticares, julgares ou punir)

3. Tendo em conta a resposta anterior, o que acreditas que, efetivamente

desenvolveste durante o dia? O que fizeste que acreditas que realmente foi
importante/urgente?

4. O que achas que poderias ter feito que não fizeste?

MC.34.15.V1 27
5. Se pudesses voltar no tempo e começares de novo o dia de ontem, o que
mudarias? Porquê?

6. Imagina que hoje é o dia de ontem…

Como seria este novo dia, com bases nas respostas anteriores (o que fizeste
que não farias e o que não fizeste que farias)?

7. Que novas formas achas que podes optar para gerenciar melhor as tuas
tarefas e o teu tempo?

MC.34.15.V1 28
ATIVIDADE 6 – ESTABELECER PRIORIDADES

1. Identifica as prioridades que deverias fazer amanhã ou durante a tua

semana

2. Classifica cada atividade como Urgente (u); Importante (i); Rotineira (r)

3. Conta o número total de atividades do período de tempo designado:

•U:
•I:
•R:

MC.34.15.V1 29
4. Qual o número total de atividades urgentes?

5. Qual a percentagem de tempo que passas em atividades-chave (U)?

6. O que é que isto te diz sobre o uso que fazes do teu tempo?

MC.34.15.V1 30
TÉCNICAS PARA A INVENTARIAÇÃO DAS ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS

Qualquer um de nós sabe que, por mais que um dia tivesse 48 horas, nunca
se esgotaria tudo o que há para fazer.

Os novos desafios obrigam-nos a um planeamento rigoroso de trabalho,

como sistematização de rotinas e eliminação de tarefas inúteis ou perdas de
tempo.

A inventariação das atividades desenvolvidas surge como a primeira

estratégia a adotar no sentido de gerir da melhor forma o tempo disponível.

MC.34.15.V1 31
Para que isso acontece, deve começar-se por elaborar uma lista de atividades
procedendo à análise do tempo gasto em cada tarefas por dia, semana e/ou
mês.

O segundo passo, passa por hierarquizar as tarefas em função de três conceitos-

chave:

• Prioridade (associada ao grau de importância);

• Grau de urgência (associado ao prazo de entrega);
• Grau de complexidade (relacionado com o tempo e concentração
necessários à sua execução);

MC.34.15.V1 32
Para estabelecer prioridades e eliminar tarefas inúteis, ou que possam ser
delegadas, é igualmente importante questionar:

• Será esta tarefa imprescindível neste momento?

• Poderá acumular-se com outra (s)?
• Poderá ser feita por outra pessoa e noutro local?
• Poderá ser feita de forma mais simples e eficaz?

Importante salientar que é necessário dar uma margem de tempo para

ocorrência de imprevistos.
MC.34.15.V1 33
As tarefas poderão ainda ser reunidas em quatro grandes grupos:

• Prioritárias (associada ao grau de importância) e urgentes (associado ao

prazo de entrega);
• Prioritárias, mas não urgentes;
• Urgentes, mas não prioritárias;
• Nem urgentes, nem prioritárias;

Obviamente, as tarefas classificadas como não prioritárias e não urgentes

ficarão para último lugar. Contudo, devem ser tidas em consideração, pois
chegará o momento em que fará sentido executá-las.
MC.34.15.V1 34
Vantagens pessoais da gestão do tempo:

• Conseguir mais no trabalho, em casa ou nos tempos livres;

• Redução do stresse;
• Ter mais energia;
• Ser mais autodisciplinado;
• Ter mais alvos em que concentrar os esforços;
• Ter motivação para atingir objetivos;
• Ter sucesso na carreira;
• Aumento da autoestima, da autoconfiança e da autorrealização.

MC.34.15.V1 35
Vantagens profissionais da gestão do tempo:

• Confiança;
• Aumento da produtividade;
• Maior capacidade de explorar oportunidades de carreira;
• Maior organização dos métodos de trabalho;
• Maior eficácia no controlo de interrupções;
• Maior capacidade para trabalhar em áreas de destaque;
• Maior eficácia nas reuniões;
• Maior eficácia na criação de um bom espírito de equipa.

MC.34.15.V1 36
Vantagens da minha gestão do tempo para os outros

• Melhoria da gestão do tempo de todos;

• Melhoria da disciplina geral;
• Utilização mais produtiva do tempo das outras pessoas;
• Aumento geral das responsabilidades e do desenvolvimento das
capacidades;
• Melhoria do conhecimento e da compreensão da situação das pessoas e
do que se espera delas;
• Constituir um bom exemplo para os colegas de trabalho.

MC.34.15.V1 37
ATIVIDADE 7 – ANALISA A IMAGEM

Por favor, a que

horas parte o Partiu à 5 min.
comboio para
1 momento,
Santarém? por favor…

1. Nesta situação, como agirias? Honestamente?

2. Tendo em conta o aprendizado até aqui, como gostarias de agir?

MC.34.15.V1 38
3. Pensa acerca da tua rotina…situações como esta acontecem? Dá um
exemplo.
O que poderás fazer para que esta situação se altere e para que hajas de
maneira diferente do teu habitual?

4. E estás disposto a isso? Porquê?

5. O que achas que podes ganhar ao fazê-lo? Qual o benefício?

6. Consegues entender o teu nível de empatia ou assertividade? Qual o

aprendizado que retiras daqui?

MC.34.15.V1 39
TÉCNICAS PARA ANÁLISE DAS ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS E A SUA PRIORIZAÇÃO

O bom gestor de energia não está sempre a trabalhar a 100%. Trabalha a 10%
das suas capacidades quando as tarefas não são prioritárias para poder dar os
seus 90% naquilo que de facto interessa.

Podemos fazer uma matriz de estabelecimento de prioridades e, a partir daí,

encontrar mais formas de ter mais tempo para o que é de facto importante.

A divisão das tarefas não implica que a quantidade delas vá diminuir. Quando
há uma grande solicitação para executar diversas tarefas, pode ser útil realizar
uma lista dos prazos em que estas devem ser concluídas.

MC.34.15.V1 40
A importância de definir objetivos:

 Específico: algo concreto;

 Mensurável: algo que possa ser medido
 Atingível: algo possível de conseguir;
 Realista: nem ser demasiado fácil nem demasiado
difícil;
 Prazo: definir prazos limite;
 Compatível: Ser algo que podes realizar e que vá a
favor do que realmente queres;
 Pessoal: algo teu, adaptável a ti e ao que queres;
 Escrito – deverás escrever para que não te esqueças.

MC.34.15.V1 41
A definição de objetivos permite:

Aumentar a autoconfiança;
Ajudar a produzir mais e melhora o desempenho;
Ajudar a decidir como usar o tempo;
Eliminar e clarificar expectativas;
Aumentar a motivação;
Ajudar a diminuir o stress e a ansiedade.

MC.34.15.V1 42
ATIVIDADE 8 - ESTABELECER OBJETIVOS

1 – Pensa e escreve tudo aquilo que queres alcançar, criar, dar, ter, ser, fazer e
experimentar nos próximos 10 anos.

2 – Lê novamente o que escreveste e classifica o quanto efetivamente desejas

alcançar esse objetivo numa escala de 0 a 10 para cada um deles.

3 – Lê novamente o que escreveste e assinala 1, 3, 5, ou 10 anos perto dos

objetivos que indicam quanto tempo demorarás para os alcançares.

4 – Escreve os 3 objetivos principais para alcançares no próximo ano. Escreve

também o porquê de o quereres alcançar nos próximos 12 meses.
MC.34.15.V1 43
Objetivo 1:

Porquê?

Objetivo 2:

Porquê?

Objetivo 3:

Porquê?

MC.34.15.V1 44
No seguimento das respostas anteriores, cria um planeamento elaborado
detalhadamente, respondendo às seguintes questões:

1 - Onde é que estás? (Identifica a situação presente)

2 - Para onde é que queres ir? (Tem em mente a situação que queres e os 3
objetivos traçados anteriormente com obtenção de os atingires)

3 - O que precisas para lá chegar? (Com quem?; Reune todos os elementos

necessários – lista detalhada)

MC.34.15.V1 45
4 - Como é que fazes para lá chegar? (Determina o que precisa ser
feito/cumprido, sabendo onde concentrar os esforços)

5 - O que ter em atenção? (Factos que podem correr menos bem/imprevistos

que possam surgir)

6 - Quais as alternativas/recursos? (Leque de opções em simultâneo, pois

podem surgir modificações)

MC.34.15.V1 46
7. Que tipo de pessoa é que tu necessitas de ser para alcançares tudo o que
tu queres? Descreve os teus valores*,as tuas crenças** e as virtudes que
necessitarias de ter para lá chegar

* Valores – determinam a tua forma de pensar e agir, permitindo-te descobrires a origem dos
teus pensamentos e dos aspetos que direcionam os teus comportamentos.

** Crenças são uma verdade que entendes como absoluta. É algo em que acreditas mesmo que
todos digam o contrário;

MC.34.15.V1 47
 “You have not because you ask not”

“Segue confiante na obtenção dos teus sonhos!

Vive a vida que imaginaste!”

“Todos os teus sonhos podem tornar-se realidade se tiveres coragem para

consegui-los!”

“O grande segredo de uma boa vida é encontrares qual é o teu destino. E

realizá-lo!”

MC.34.15.V1 48
COMO EVITAR DESPERDÍCIOS DE TEMPO?

• 1) Tem um sonho grande

• 2) Tem uma agenda
• 3) Tem um TO DO LIST
• 4) Separa urgência e importância
• 5) Evita interrupções
• 6) Lista ações específicas
• 7) Não confies na tua memória: anota TUDO!
• 8) Aprende a priorizar e negligenciar (quando tudo é prioridade, nada é
prioridade)
• 9) Conhece o teu processo de gestão de tempo
• 10) Tem disciplina de cumprir o que planejaste: tem ACABATIVA, e não só
INICIATIVA MC.34.15.V1 49
ATIVIDADE 9 – AVALIA COMO ESTÁS A UTILIZAR O TEU
TEMPO

A única maneira de gerirmos melhor o nosso tempo é analisar a forma como

o usamos e estudar maneiras de o distribuir de modo eficaz.

Lê os seguintes itens e coloque uma X na coluna que corresponde melhor ao

teu caso.

• A – Frequentemente
• B – Às vezes
• C - Raramente

MC.34.15.V1 50
 A B C

Preparo, diariamente, a lista de “coisa a fazer”

Realizo todos os itens de “coisas a fazer”

Termino projetos dentro de prazos

Desenvolvo, diariamente, algo que me deixe mais próximo dos meus

objetivos
Sou pontual no trabalho, nas reuniões e nos eventos

Sei dizer eficazmente “não”

Utilizo adequadamente o telefone

MC.34.15.V1 51
Atualizo os objetivos pessoais e profissionais

A mesa de trabalho está limpa e organizada

Posso encontrar facilmente aquilo que procuro nos meus arquivos

Sei delegar adequadamente

Todos sabem o melhor horário para me procurar

Quando sou interrompido/a, consigo retomar o meu trabalho sem

perder o ritmo

Lido de forma eficaz com interlocutores demorados

MC.34.15.V1 52
Agora, após teres respondido às afirmações, verifica os teus resultados e
confronta-os com os valores que se encontram em anexo.

Resposta ao exercício:

Atribuí a cada resposta:

A – (Frequentemente) – 4 pontos
B – (Às vezes) – 2 pontos
C – (Raramente) – 0 pontos

53
• 46 - 56 – Geres bem o teu tempoMC.34.15.V1
• 35 - 45 – Geres bem parte do teu tempo. No entanto, precisas de ser mais

consistente nas estratégias para não desperdiçares tempo. Necessitas de

utilizar novas técnicas

• 23 – 34 – És, com muita frequência, uma vítima do tempo. Não te deixes

dominar pela má gestão do tempo. Aplica imediatamente as técnicas que

aprenderes!

• 12 – 22 – Provavelmente és muito desorganizado/a!

• 0 – 11 – Coloca todas as técnicas em prática!

MC.34.15.V1 54
IDENTIFICAÇÃO DO POTENCIAL DE MELHORIA DE
CADA UMA DAS ATIVIDADES

Chamadas telefónicas:

• Prepara a chamada com os pontos a abordar;

• Cinge-te aos pontos essenciais;
• Pede para ligar mais tarde;
• Aborda a questão por e-mail;
• Escolhe a altura do dia mais propícia para efetuar chamadas (aquela em
que houver menos interrupções, que exija menos concentração ou em
que não haja coincidência de prazos);

MC.34.15.V1 55
Interrupções:

• Arranjar “truques” para eliminar ou reduzir as interrupções:

• Continuar a olhar para o monitor;
• Faz perguntas fechadas;
• Responde com monossílabos;
• Diz que a altura não é oportuna

MC.34.15.V1 56
Falta de pessoal:

• Sugere a admissão de mais pessoal;

• Sugere a colocação de estagiários;
• Pede ajuda a um colega;
• Explica às chefias que não será possível ter as tarefas prontas no prazo
estabelecido;

MC.34.15.V1 57
Má perceção das instruções:

• Confirma o entendimento das instruções recebidas

• Pede explicações em caso de dúvida
• Mantêm a chefia a par do progresso da tarefa

Perfeccionismo em excesso:

• Não cedas a tentações;

• Evita refazer a tarefa várias vezes;
• Evita corrigir tarefas que não sejam da tua responsabilidade;
MC.34.15.V1 58
Dificuldade na gestão de assuntos pessoais

• Separa a vida pessoal da profissional;

• No caso de atrasos ou distrações, aborda o assunto com a chefia e
explica o porquê;

Dificuldades de comunicação:

• Utiliza a escuta ativa

• Certifica-te de que percebeste as instruções e os prazos
• Escolhe a altura certa para clarificar instruções
MC.34.15.V1 59
Lacunas de formação ou incapacidades

• Pede ajuda a um colega ou uma pessoa de fora;

• Procura informação;
• Sugere a possibilidade de frequentar uma ação de formação na área;
• Confessa a incapacidade;
• Em último caso, considera um pedido de transferência para funções ou
departamentos mais adequados às tuas competências;

MC.34.15.V1 60
Indefinição de objetivos:

• Pede esclarecimentos sobre os objetivos, tentando obter dados concretos

sobre prazos e tarefas a executar
• Tem coragem de dizer quando os objetivos parecem difíceis ou inatingíveis

Equipamento insuficiente, subdimensionado ou defeituoso

• Solicita assistência técnica

• Propõe a substituição de equipamentos

MC.34.15.V1 61
Local de trabalho desorganizado:

• Organiza o teu local de trabalho de forma adequada às tuas necessidades

diárias
• Mantem o arquivo em dia
• Certifica-te de que dispões e sabes a localização de todos os recursos de
que necessitas
• Reúne toda a documentação de apoio à tarefa que vais executar
• Mantem atualizada a lista de referências (competências de outros
departamentos, lista de extensões e telemóveis, organigrama, identificação
e localização das pessoas na organização, etc).
MC.34.15.V1 62
Resistência à mudança

• Esforça-te por não ficar preso a velhos hábitos e por ver os aspetos
positivos da mudança
• Está aberto à possibilidade de implementar novos procedimentos e
tecnologias
• Está aberto a sugestões
• Aceita o facto de que talvez existam pessoas que percebam mais de uma
matéria específica e que poderão prestar um auxílio fundamental à
conclusão de uma tarefa num determinado prazo.
MC.34.15.V1 63
Dificuldade em dizer não:

• Tem coragem de dizer não quando sabes que:

• Não és capaz;

• Não tens tempo;

• Não tens conhecimentos;

• A tarefa não faz parte das responsabilidades que te foram atribuídas;

• O excesso de trabalho resulta em menor produtividade, maior risco de erro,

stress e até doença;

MC.34.15.V1 64
Insegurança:

• Faz um esforço para acreditares que és capaz, mesmo que tenhas que pedir
ajuda
• O pensamento positivo contribui para a execução de uma tarefa com sucesso.

Fadiga/doença:

• Reflete se precisas de tirar uns dias de descanso ou de baixa, falando com a

respetiva chefia, em vez de continuares a insistir, com pouco ou nenhum
resultado.

MC.34.15.V1 65
Estratégias gerais para ganhar tempo

• Prazos - Anotar os prazos na agenda e verifica-los regularmente.

• Tarefas - Fazer uma lista das tarefas a executar, riscando as que se forem
concluindo e acrescentando novas, á medida que surgem.
• Relevância - Assegurar-te, antes de iniciares uma tarefa, que
compreendeste a sua urgência, importância e objetivo.
• Tarefas penosas - Executar as tarefas mais penosas mal chegares ao
escritório; evitas assim adiá-las continuamente.
• Concentração - Alocar os períodos do dia em que tens mais facilidade de
concentração e que és menos interrompido, às tarefas mais complexas. Tal
dependerá também da altura do dia em que te sintas mais produtivo.
• Monotonia - Alternar tarefas monótonas ou cansativas com outras de
MC.34.15.V1 66
menor exigência.
• Agrupar - Agrupar as tarefas, tanto quanto possível, por natureza – ex:
cópias, fax, distribuição de documentação, registo do correio, etc.
• Destruir - Inutilizar regularmente os papéis necessários, tendo em
atenção o seu grau de confidencialidade.
• Arquivar - diariamente para que os papéis não se acumulem, mantendo
as pastas de arquivo bem identificadas e organizadas.
• Intervalos - Não descurar a alimentação e fazer pequenos intervalos
regulares, pois a atenção e a capacidade de concentração variam ao longo
do dia, em função da fadiga. Estes cuidados permitem também ajudar a
manter a saúde e a evitar o stress.
MC.34.15.V1 67
REGRAS BÁSICAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL

Quando falamos de organização pessoal, não é só de organização da casa, mas

também da organização como um todo. Não somos organizados só porque
temos os armários ordenados e bonitos (também é importante)! Não basta.
Ser-se organizado engloba também o nosso comportamento no dia-a-dia e
como lidamos com as múltiplas situações, que surgem ao longo da nossa vida.

Sermos organizados em vários aspetos da nossa vida é um ponto a nosso favor,

mas isso exige disciplina e uma mudança de mentalidade. Conseguirmos
assumir o controlo da nossa vida, dá- nos equilíbrio e garante que o nosso
tempo é aproveitado de uma forma eficaz.

MC.34.15.V1 68
1. Planeia a tua semana

• No fim-de-semana destina um dia para planeares a semana seguinte.

• Revê compromissos, faz o menu semanal, as rotinas diárias dos teus filhos, o
que necessitas comprar, idas ao médico, etc., para que nada fique esquecido.

2. Tem uma agenda/caderno

• Anotar tudo o que temos a fazer durante a semana, garante que nada fica
por fazer. As agendas/cadernos, principalmente para quem tem má memória,
são fundamentais para confirmar o que se tem a fazer diariamente.
• São uma boa ajuda à nossa memória.

MC.34.15.V1 69
3. “Retira”

• Retira da tua vida tudo aquilo de que não gostas, não usas ou que já não
tem qualquer utilidade. A acumulação de coisas na nossa vida, tanto
físicas como emocionais, são nefastas e prejudicam o bem-estar do dia-a-
dia.

4. Define prioridades

• Para definir as prioridades, primeiro precisas ter em mente o que é

necessário fazer e depois tomar decisões de forma organizada para que
consigas determinar o que é urgente e importante fazer. Um conselho:
executa as tarefas mais urgentes numa altura em que te sintas mais ativo
e produtivo.

MC.34.15.V1 70
5. Tem rotinas

• Rotinas dão-nos previsibilidade, fazem com que façamos certas tarefas em

“piloto automático” e facilitam desta forma a nossa vida.

6. Mantem a casa limpa e arrumada

• Para ter a casa sempre limpa e arrumada é essencial fazer guias/listas de

tarefas domésticas.

• Estes guias, para além de serem uma excelente ajuda para nos lembrarem o
que temos que fazer, garantem que nada fica por fazer. Estes também nos
ajudam a gerir melhor o tempo que temos disponível para as tarefas
domésticas. MC.34.15.V1 71
7. Não procrastines

• Há um provérbio muito certo que se aplica à procrastinação, e que diz

tudo, “não deixes para amanhã o que podes fazer hoje”.

• Adiar pode ser um alívio temporário, mas rapidamente verificamos que a

acumulação de tarefas só nos traz stress e infelicidade.

8. Dorme bem

• O sono, além de ser um rejuvenescedor da beleza, é indispensável para o

nosso bem-estar físico e mental. Dormir bem, contribui para restabelecer
as energias tão necessárias para a vida agitada que temos hoje em dia.
MC.34.15.V1 72
9. Organiza as tuas finanças

• Ter as finanças saudáveis e organizadas permite-nos gerir as nossas

despesas de uma forma mais fiável e sem grandes sobressaltos. Pagar as
nossas dívidas e fazer o controlo financeiro é a regra número um. Não
queremos ser apanhados de surpresa com o descalabro financeiro.

• Estas são algumas dicas muito importantes de organização pessoal. Uma

vez implementadas, ajudam-nos a ter uma vida mais tranquila e saudável!

MC.34.15.V1 73
Algumas dicas de organização laboral

• Definir e clarificar os objetivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;

• Centrar-te nos objetivos e não nas atividades;
• Estabelece, pelo menos, um objetivo por dia e atingi-o;
• Regista regularmente o tempo;
• Elimina, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana;
• Planifica o tempo; elabora planos de curto, médio e longo prazo;
• Escreve uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objetivos, prioridades
e tempos estimados;
• Preconiza limites de tempo por tarefa;
• Elimina as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;
• Acaba o que se começaste; não deixes tarefas inacabadas.
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ATIVDADE 10 – ORGANIZAÇÃO LABORAL

Relativamente à rotina do dia-a-dia e aos resultados a alcançar pela tua

equipa, podes refletir sobre os seguintes aspetos:

1. Quais são as atividades mais produtivas, menos produtivas, e que tempo é

consagrado a cada uma delas?

2. Que quantidade de tempo é perdido por interrupções?

3. Existem atividades cuja eficácia não tenha sido analisada? Se sim, quais?

MC.34.15.V1 75
4. Quanto tempo destinas às questões urgentes? E às verdadeiramente
importantes?

5. Os objetivos de progressão são claros e quantificados, ou continuam

vagos? Todas as pessoas os conhecem?

6. Que parte do tempo é dedicada pela equipa para o aperfeiçoamento, para

a “discussão dos problemas” e para a procura das suas soluções?

7. Das tarefas que eu normalmente desempenhas, quais são as que poderás

passar para os teus colaboradores/colegas?
MC.34.15.V1 76
8. Quais dessas tarefas estás psicologicamente preparado para “abandonar”
desde já?

9. Existe o hábito de avaliar com regularidade o andamento dos trabalhos e

os resultados atingidos? Se sim, costumas dar feedback dessa avaliação aos
teus colaboradores/colegas?

MC.34.15.V1 77
REGRAS BÁSICAS DE GESTÃO DE TEMPO

• Define claramente os objetivos prioritários a atingir e os resultados a

alcançar, de forma a adequares o tempo às atividade a realizar.

• Tem uma boa agenda, onde são escritas as tarefas e os compromissos a

realizar de modo a libertar memória para outros assuntos da tua vida

• Controla as interrupções e minimiza-as (se trabalhas num gabinete, fecha

a porta e “isola-te”. Diz “não” com amabilidade)

• Delega tarefas. Tal permitirá que fiques com mais tempo e te preocupes
menos com as questões operacionais
MC.34.15.V1 78
• Define prioridades. Distingue entre o essencial e o acessório, entre o
urgente e o importante.

• Prepara as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.

MC.34.15.V1 79
CONCLUSÃO

Para uma boa gestão do tempo, é importante ter em atenção:

• A gestão de prioridades;
• A avaliação das tarefas;
• O aprender a arte da delegação;
• O dar a devida importância à vida fora do trabalho;

MC.34.15.V1 80
Se estás disposto a pôr em prática os conselhos e
princípios enunciados, vê aqui as principais vantagens:

• Mais tempo disponível;

• Melhores desempenhos profissionais (o teu próprio e o da tua equipa);
• Melhores comunicação e relação interpessoal com o teu grupo de
trabalho;
• Maior responsabilização dos teus colaboradores/colegas;
• Maior motivação de todos (mais justiça e estabilidade);
• Melhor capacidade de previsão/planeamento;
• Mais eficácia e maior satisfação da tua equipa de trabalho e,
consequentemente, de ti próprio.
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Com tantas vantagens, será que não vale a pena tentar? Fica o desafio!

Como sempre, deixo-te um leque de questões de certificação:

1. Qual o aprendizado deste curso? O que mais gostaste? O que levas daqui?

2. O que está diferente desde que começamos este curso?

3. De todo o aprendizado que tiveste, qual é aquele que vais passar a utilizar?

4. Se a tua melhor versão estivesse em frente a ti agora, o que te diria?

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