PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA Portal Educao

CURSO DE

DICAS DE ORGANIZAO PESSOAL

Aluno:
EaD - Educao a Distncia Portal Educao

Cpia no controlada - AN03FREV001

CURSO DE

DICAS DE ORGANIZAO PESSOAL

Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.

Cpia no controlada - AN03FREV001

SUMRIO

1 INTRODUO 2 POR QUE A ORGANIZAO PESSOAL IMPORTANTE? 2.1 CONSEQUNCIAS DA DESORGANIZAO 2.2 VANTAGENS EM ORGANIZAR SUA VIDA 2.3 A ORGANIZAO, VOC, SUA CASA E SEU TRABALHO 2.4 ORGANIZANDO SUA VIDA PROFISSIONAL 2.5 ORGANIZANDO O AMBIENTE DE TRABALHO 3 AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A ORGANIZAO 4 SISTEMA DE CATEGORIAS, COMO FUNCIONA? 5 MTODOS DE ORGANIZAO TRABALHO x CASA 6 QUAIS OS BENEFCIOS DA AGENDA 6.1 COMO UTILIZAR CORRETAMENTE A AGENDA 7 EQUIPAMENTOS E ACESSRIOS EFICIENTES PARA ORGANIZAO 8 ORGANIZANDO E-MAILS, CORRESPONDNCIAS E OUTROS DOCUMENTOS DIRIOS 9 ORGANIZANDO ARQUIVOS PESSOAIS 10 ORGANIZANDO ARQUIVOS DE TRABALHO 11 DICAS PARA AGILIZAR O LEVANTAMENTO DE INFORMAES 12 ORGANIZANDO ARQUIVOS ELETRNICOS 13 FAZENDO BACKUP 14 ORGANIZANDO SEU TEMPO E GANHANDO QUALIDADE DE VIDA REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

Cpia no controlada - AN03FREV001

MDULO NICO

1 INTRODUO

Caro aluno gostaria desde j de parabeniz-lo por adquirir esse e-book, visvel que voc est preocupado com a organizao em diferentes aspectos da sua vida. Todos ns precisamos nos organizar, para que as coisas venham a tornarse fceis e com rpidas solues no decorrer do nosso dia a dia. Creio que voc j vivenciou momentos em que a organizao foi fundamental, ter que fazer uma ligao urgente e no lembrar-se onde colocou o nmero, ter que entregar um trabalho na faculdade ou um relatrio no escritrio e no sabia onde tinha guardado ou ento, simplesmente, queria anotar alguma coisa e no encontrava caneta ou lpis em nenhum lugar. Isso j aconteceu ou acontece com qualquer pessoa, e so indcios simples e claros, de que a organizao essencial e bvio, do quanto desorganizao nos atrapalha. Ser organizado, hoje, uma obrigao. Precisamos nos adaptar a ter tudo que precisamos com frequncia sempre por perto, mas mais do que isso, necessitamos fazer com que nosso tempo seja proveitoso, respeitando nossos limites, nossas responsabilidade e em especial, nossa qualidade de vida. Por intermdio desse e-book, voc vai aprender tcnicas de organizao, que tornaro seu dia a dia mais produtivo e vai compreender que a organizao mais do que uma qualidade, um meio prtico e eficaz para administrar seu tempo e sua vida. Boa leitura!

Cpia no controlada - AN03FREV001

2 POR QUE A ORGANIZAO PESSOAL IMPORTANTE?

Quem que nunca sonhou em ter mais tempo para ficar em casa, para a esposa (o), para os filhos, para o lazer, para si mesmo? Todos ns desejamos algum dia, deixar o trabalho de lado e dedicar um pouco mais a nossa vida pessoal e familiar. No entanto, muitas vezes esse desejo no realizado, porque nossa vida profissional nos toma muito tempo. normal, que culpemos sempre nosso trabalho, a empresa, os supervisores, por essa falta de tempo, mas o correto, que essa responsabilidade pessoal, familiar, particular nossa. Isso mesmo, no adianta voc mudar de emprego, de cidade, de pas, para onde quer que v, a falta de tempo ir lhe acompanhar e a tendncia que cada dia mais, esse problema aumente e afete ainda mais a vida de milhares pessoas no mundo todo. Voc deve estar se perguntando, quer dizer ento que quem faz essa dificuldade sou eu? Mas de que forma? Como isso possvel, sendo que todos os dias eu luto para ir mais cedo para casa? E a minha resposta para suas perguntas bastante objetiva, SIM, voc o culpado pela falta de tempo na sua vida. Muitas vezes no percebemos ou fingimos no entender que estamos cada vez mais nos dedicando em excesso ao trabalho, a vida profissional e esquecendo que nada disso adiantaria, caso deixssemos de existir ou ento ficssemos sem condies de exercer nossos papis na empresa. Comprometer-se com a profisso algo necessrio, que valoriza o profissional, mas dedicao em excesso pode cegar nossos olhos, e fazer com que deixemos de ver o bvio. So muitas as razes que me levaram a essa concluso. Em certas ocasies, estamos to habituados a fazer as mesmas coisas todos os dias, que deixamos de lado mtodos que podem nos ajudar a realizar nossas tarefas com mais rapidez ou que iro nos auxiliar de uma forma que possamos discernir o que urgente ou importante daquilo que pode esperar.
Cpia no controlada - AN03FREV001

Em outras situaes, acabamos no percebendo que algumas de nossas atitudes, so to exageradas e desorganizadas, que ao invs de estarmos encontrando solues, estamos criando problemas ainda maiores. Ou ento, deixamos de notar, que gastamos nosso tempo nos preocupando com coisas inteis ou at mesmo fazendo coisas inteis. Pensando em tudo isso, voc comear a entender porque a organizao to importante no seu dia a dia. Organizando sua vida pessoal, a venda que est fechando seus olhos, comear a ser removida e aos poucos voc ver que no existe falta de tempo, mas sim tempo mal administrado.

2.1 CONSEQUNCIAS DA DESORGANIZAO

So muitas as consequncias que a desorganizao traz para o ser humano, mas existem algumas que podemos considerar extremamente graves. Quando falamos em organizao, imediato que nosso crebro processe algo como: uma casa ou escritrio, limpos com todas as coisas no seu devido lugar ou ento, um arquivo cheio de pastas, com todos os documentos separados por nome, tipo ou letra alfabtica, quem sabe at, uma mesa sem papis espalhados por todos os lados. Entretanto, a organizao mais do que as coisas no seu devido lugar, por isso a falta dela, pode atrapalhar e muito a nossa vida pessoal e tambm a profissional. Vejamos algumas consequncias graves que a desorganizao nos causa:

Pouca produtividade: quando somos desorganizados normal que haja acmulo de trabalho e que as tarefas ou decises sejam adiadas.

Tudo passa a tornar-se URGENTE: muitas vezes deixamos de fazer o que importante, porque no conseguimos observar de modo geral, tudo que temos

Cpia no controlada - AN03FREV001

para fazer naquele dia, com o acmulo de coisas importantes, tudo passa a ser urgente. Gasto de energia humana: essa uma razo complexa e perigosa. Com o acmulo de trabalho, e todas as coisas urgentes para fazer, natural que exijamos mais de ns mesmos, consequentemente, quem mais sofre com essa exigncia nosso organismo que passa a absorver todas as preocupaes e ansiedades, afetando assim no apenas o sistema nervoso, mas toda a estrutura do corpo.

Gasto de tempo: tal como o gasto de energia, o tempo uma das exigncias da falta de organizao. Quanto mais desorganizado formos, mais tempo precisaremos para dar conta de exercer todas as nossas tarefas naquele dia. Com isso, quem mais afetado nosso lado emocional, no apenas em ns mesmos, mas principalmente, nossos amigos, nossos estudos, nossos sonhos e em especial nossa famlia. Sem contar, que a desorganizao faz com que trabalhemos em dobro e tenhamos maiores crises sentimentais, afastando de ns tudo aquilo que devamos ter sempre por perto.

2.2 VANTAGENS EM ORGANIZAR SUA VIDA

Existe coisa mais deliciosa do que chegar a casa ou no escritrio e ver todas as coisas no seu lugar? Talvez voc nem perceba o quanto bom estar em um ambiente assim, pois a desorganizao j toma conta da sua vida. Quando somos desorganizados extremamente natural que no

percebamos o quanto esse hbito est nos prejudicando. Parece ser tudo normal e pior, achamos que somos organizados ou que a desorganizao faz parte de ns, do nosso trabalho. Muitas vezes, ainda repetimos para ns mesmos que a organizao j nasce com a pessoa, que um hbito, um costume e que no somos assim e pronto.

Cpia no controlada - AN03FREV001

Na maioria das situaes, colocamos todas as causas possveis para a nossa falta de tempo, nosso stress, nosso acmulo de trabalho, menos claro, a desorganizao. Mas ento como identificar se estamos ou no sendo desorganizados? Caso voc esteja reclamando muito sobre meu tempo est curto, tenho muito trabalho acumulado, no encontro nada do que preciso, ou at mesmo estou superestressado, cuidado, esses so indcios claros de desorganizao. Quando for identificado esse problema na sua vida, e voc passar a usar tcnicas de organizao e conviver com elas, tenho certeza de que jamais voltar a se desorganizar. Os benefcios da organizao so tantos em nossa vida, que passamos at mesmo h ter mais tempo para ns mesmos, para uma boa leitura, um bom filme, uma boa msica, um banho de duas horas e meia e muitas outras coisas que voc no faz h dias, meses ou at mesmo anos. Alm disso, a organizao trar para sua vida pessoal e profissional, um maior nimo, mais entusiasmo, qualidade de vida, menos estresse e mais sade. Perante esses benefcios no poderamos deixar citar aquilo que nos mais importante, com a organizao voc ter no s mais tempo para sua famlia, como tambm ter mais chances de apreci-la, compreend-la e viv-la.

2.3 A ORGANIZAO, VOC, SUA CASA E SEU TRABALHO

J vimos at aqui que a organizao fundamental. A partir de agora, veremos como adquirir organizao e torn-la um hbito prtico e eficaz na sua vida. Existem trs lugares diferentes, que a organizao dever entrar, em voc, na sua casa e no seu trabalho. Primeiramente, voc precisa observar se sua vida anda desorganizada, mas para isso, preciso tirar de vez aquela venda dos seus olhos. No basta olhar a sua volta e tirar suas concluses. Olhe para os lados, observando aquilo que est vendo e se est afetando voc.
Cpia no controlada - AN03FREV001

Darei um exemplo simples e prtico: Gire sua cabea para um de seus lados e veja se tem uma gaveta? Caso sim abra a gaveta. O que tem nela? No veja simplesmente se os papis esto empilhados ou se nela h materiais de escritrio ou remdios, veja, alm disso. Os papis so atuais? Os materiais de escritrios so utilizados com frequncia? Os remdios esto vencidos? V ainda alm, essa gaveta utilizada com frequncia? Est prxima de mim? Faa inmeras perguntas, quantas achar necessrio, at que voc chegue concluso que deseja. Caso todas as respostas o levem a ver que poderia ser melhor, que aquela gaveta poderia estar sendo mais bem utilizada, que muitas coisas dali poderiam ser jogadas no lixo, ento, convido-o a continuar lendo esse e-book. Tenha em mente de que no o ambiente que voc est que dever ser organizado, mas principalmente o seu eu. Em casa, podemos perceber que a organizao to importante quanto no trabalho. As roupas passadas e separadas no armrio nos permitem dormir um pouco mais pela manh, j que no outro dia no precisaremos procur-las ou pass-las. Os documentos pessoais agrupados por pessoa da famlia nos permitem encontr-los com maior facilidade, sem precisar nos estressar no momento de levar os filhos para vacinao, por exemplo. Um lugar certo para guardarmos as chaves ou a carteira evita atrasos porque no precisamos procur-las na hora de sair. Um nico lugar para deixarmos o controle da televiso, nos permite assistir nossos programas prediletos sem atraso. E se formos analisar, a lista de benefcios gigantesca. J no nosso ambiente de trabalho, evitamos muitas consequncias, que j mencionamos anteriormente, como o acmulo de tarefas, o atraso ao compromisso pessoal, s horas-extras, as broncas do supervisor e muitas outras que veremos no decorrer desse e-book. At aqui, tenho certeza de que voc j compreendeu a importncia de estarmos em um ambiente organizado e de sermos organizados.
Cpia no controlada - AN03FREV001

Nossa vida pessoal tambm precisa de organizao. Nossos compromissos, nossos problemas, nosso financeiro, absolutamente tudo, precisa ser analisado e organizado de forma que venham a trazer benefcios para todos a nossa volta.

2.4 ORGANIZANDO SUA VIDA PROFISSIONAL

A partir daqui, comearemos a aprender tcnicas e dicas sobre como organizar nossa vida. A vida profissional a que nos toma maior tempo. Afinal, a organizao profissional, em muitas situaes, no depende exclusivamente de ns. extremamente importante que antes de iniciarmos qualquer tipo de organizao, saibamos que organizar d muito trabalho, mas nos favorece em dobro. A organizao no uma coisa que iniciaremos hoje e concluiremos hoje mesmo ou amanh. Levaremos algum tempo, para que todo o processo venha a ser concludo, mas os benefcios de organizar e manter a ordem so colhidos desde o primeiro instante. Em primeiro lugar sente, pense e avalie como est sua vida profissional atualmente. Neste instante no pense no ambiente de trabalho, sua mesa, suas tarefas, seu supervisor, pense em voc e sua profisso. Avalie se voc tem um objetivo ou projeto profissional. Caso no tenha, essa sua primeira tarefa, traar um projeto profissional, aquilo que voc deseja profissionalmente, no apenas valores, sonhos, mas tambm como e o que fazer para chegar at esse objetivo. Mas caso j tenha um, ento pense se voc est caminhando em direo a esse objetivo. Organizar a vida profissional justamente isso, pensar, avaliar e concluir se seus objetivos podem ser alcanados e verificar o que preciso fazer para alcanlos mais depressa.
Cpia no controlada - AN03FREV001

10

Estabelea metas e no decorrer dos dias, lute para conquist-las. Verifique tambm se est tendo tempo para as coisas que gosta de fazer, como ler, estudar, namorar, ficar com os filhos, etc. Caso sua resposta seja no, analise o que preciso fazer para desfrutar de tudo isso. Estabelea dias para ficar com sua famlia, sair com os amigos, visitar seus parentes, estudar, etc. Se isso no for possvel porque sua vida profissional lhe toma muito tempo, leia o prximo tema sobre organizao do ambiente de trabalho, se nem dessa forma, organizando o ambiente e suas tarefas, o tempo para voc e sua famlia lhe faltarem, pense com cuidado, pode ser que esteja na empresa errada e est na hora de buscar um novo desafio, desta vez, mais organizado e sem vcios profissionais.

2.5 ORGANIZANDO O AMBIENTE DE TRABALHO

Iniciaremos agora, um processo de organizao de ambientes, fundamental para que o seu trabalho venha a torna-se mais eficaz. No se afobe com a baguna e mantenha a ordem, mesmo que o cansao fale mais alto. Esse sacrifcio ser recompensador, acredite e confie. Tenha em mente de que organizar um ambiente, no indica livrar-se da papelada, mas sim, torn-lo mais produtivo. Est preparado? Ento vamos l: Comece arrumando as gavetas, no tenha medo de descartar coisas inteis e velhas, dificilmente voc precisar de uma conta de luz, por exemplo, de 1982 ou ento de canetas que no escrevem. Se fizer muito tempo que suas gavetas no so arrumadas, ento utilize a tcnica da utilizao, separando os documentos em quatro pilhas: Utilizao imediata: para aqueles documentos que precisam de resoluo hoje.

Cpia no controlada - AN03FREV001

11

Utilizao posterior: para documentos que podem ser resolvidos no decorrer da semana. Possvel utilizao futura: para documentos que devem ser arquivados. Nenhuma utilizao: papis sem nenhuma utilidade e outros lixos. Feito isso, sugiro que voc separe em gavetas ou caixas, as pilhas da utilizao imediata e utilizao posterior, nomeie-as e deixe-as visveis. A cada dia pela manh, faa uma verificao na caixa de utilizao imediata e ter em mos as tarefas que precisam ser executadas ainda nessa data. Ao final do dia, faa a anlise da caixa utilizao posterior, e transfira os documentos referentes s tarefas do dia seguinte, que passaro a ser imediatas.

Arrumando a mesa: descarte da sua mesa, tudo que no for trabalho do dia. Deixe sobre a mesa materiais teis no seu dia a dia, como canetas, lpis, grampeador, folhas de rabisco, telefone, fax, etc.

Organizando a sala: Arrume uma estante ou armrio, para separar livros, revistas, jornais, rascunhos e outros materiais de informao.

Arquivo: Utilize o arquivo para guardar documentos de qualquer espcie. Separa-os e catalogue-os por nome, tipo, ordem alfabtica, assunto ou conforme necessidade de uso. Evite deixar documentos de arquivo acumulados. V arquivando os papis conforme eles forem liberados para serem guardados.

Estantes: Utilize estantes para guardar livros importantes, ordene-os por nome, assunto ou ordem alfabtica, para facilitar a busca na hora de fazer uma pesquisa.

Anotaes: Evite fazer anotaes em pedaos de papis, reduzindo chances de extravio das informaes. Prefira utilizar agendas, cadernos ou blocos de espiral. Registre suas anotaes por data e guarde-as por no mximo um ano ou no mnimo seis meses.

Cpia no controlada - AN03FREV001

12

Fluxo de papis: Anote ou exija que sejam anotados, a data de recebimento de cada documento. Mantenha em um local de fcil acesso, pastas ou caixas de Entrada, andamento, arquivo e outra para sada. Selecione sempre os documentos constantes na caixa andamento e esvazie as demais pelo menos uma vez por semana.

Correspondncias: Escolha um horrio dirio para voc abrir e responder as correspondncias. Para cada correspondncia recebida, no ato, pergunte-se o que devo fazer e faa imediatamente, no deixando para depois. Caso a resposta seja nada, ento a jogue no lixo, para no acumular papis desnecessrios e sem uso.

Gerenciamento de tarefas: No incio do dia, verifique as tarefas que possui, faa uma lista em seu caderno de anotaes. Ao lado de cada tarefa, marque as urgentes e as importantes. Divida-as por prioridade e determine uma data para concluso das demais. Deixe sua lista de tarefas sempre visvel. Nunca interrompa a tarefa ao meio, mesmo que seja uma atividade cansativa e desagradvel, siga em frente at conclu-la. Marque todas as tarefas na medida em que forem sendo concludas.

Lixo, coisas e papis desnecessrios: Jogue tudo que for intil fora. No se apegue a nada, se no serve, jogue no lixo. Manter a organizao de sua mesa far com que suas tarefas sejam realizadas mais depressa e sem estresse.

Planejamento dirio: No final da tarde, dedique no mnimo 10 minutos para planejar e organizar o dia seguinte. Marque as atividades urgentes e importantes, alm daquelas que precisam ser finalizadas. Esse mtodo importante para evitar baguna e desorganizao j no incio no expediente.

Agenda: A agenda um meio extremamente til e necessrio para que suas atividades dirias sejam gerenciadas. Existem vrios tipos de agenda, manuais, eletrnicas, de bolso, etc. Escolha a mais adequada para seu trabalho. Respeite seus limites ao agendar seus compromissos e tarefas dirias. Deixe
Cpia no controlada - AN03FREV001

13

sempre umas brechas para aquelas situaes inesperadas e tambm para um caf com seu chefe ou seus colegas.

Quadro de anotaes: Coloque na sua sala, um quadro para anotar as informaes mais utilizadas no seu dia a dia. Por exemplo, se voc trabalha no departamento de exportao ou importao, anote as entradas e sadas de navio. Se seu departamento o financeiro, utilize o quadro para anotar taxas de cmbio. Adque o quadro de anotaes conforme suas necessidades e seu departamento.

Aviso de porta: Providencie um aviso de porta. Uma espcie de bolso com alguns pedaos de papel escrito a situao daquele momento. Por exemplo, estou ocupado, ao telefone, em reunio, somente para urgncia e utilize-as sempre que necessrio, para que seus colegas possam conhecer seu status e evitar interrupes desnecessrias.

3 AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A ORGANIZAO

O aumento da produtividade passa a ser visvel depois de ter adotado algumas tcnicas de organizao. Em um primeiro momento, voc pode at pensar que muito trabalhoso organizar seu trabalho, sua casa, sua vida. De fato, a organizao gera um trabalho extra no incio. Porm depois que todas as coisas estiverem em seu devido lugar s tcnicas de organizao forem obedecidas constantemente, seu trabalho diminuir e sua qualidade de vida aumentar diariamente. Longe da baguna, dos papis desnecessrios e com as informaes que mais precisa por perto, com certeza, no apenas sua produtividade, mas tambm suas eficincias aumentaro. Junto com o aumento da produtividade vm os elogios, as promoes, o tempo para ficar com a famlia e tambm um tempo extra no trabalho para desenvolver novos projetos, novas e pessoais tcnicas de organizao e quem sabe at para ajudar outro departamento.
Cpia no controlada - AN03FREV001

14

Para o aumento da produtividade, a organizao essencial. E somente aps organizando seu ambiente de trabalho, poder ter absoluta certeza de que realmente funciona. Faa um desafio consigo mesmo. Organize-se e veja pessoalmente todos os benefcios.

4 SISTEMA DE CATEGORIAS, COMO FUNCIONA?

Quem j estudou administrao deve ter ouvido falar sobre organizao, sistema e mtodos o famoso OSM. O sistema de categorias um auxiliador para que os mtodos de organizao funcionem de maneira rpida e eficaz. Quando nascemos j revelamos indiretamente o ato de categorizar as coisas. Dividimos as cores, os alimentos, separamos nossos pais dos demais familiares e assim por diante. Por isso, o funcionamento e a prtica do sistema de categorias no sero nada difceis. Categorizar algo nada mais do que separar, classificar. Portanto, esse mtodo tende a ajud-lo a classificar as informaes, tornando-as mais acessveis. J utilizamos esse mtodo anteriormente, quando formamos as caixas utilizao imediata, utilizao posterior etc. Utilize sempre esse mtodo, para classificar no apenas suas informaes, mas tambm as tarefas e seu prprio tempo. Faa pequenas separaes em sua agenda, seu caderno de anotaes, no computador ou ento em caixas ou pastas. Caso esteja trabalhando com informaes, separe aquelas que so mais importantes, as que voc precisa mais, as que precisam ser trabalhadas, por exemplo: Pasta verde informaes teis no dia a dia; Pasta amarela informaes teis no final do ms; Pasta vermelha informaes urgentes;
Cpia no controlada - AN03FREV001

15

Pasta marrom informaes anuais; E assim sucessivamente conforme sua necessidade. Haja da mesma forma com tarefas: Caixa branca tarefas para serem concludas hoje. Caixa preta Arquivo Caixa azul tarefas para serem concludas durante a semana (...) E utilize essa tcnica sempre que precisar, inclusive com seus

compromissos da semana: Segunda-feira trabalho extra; Tera-feira Jogo de futebol; Quarta-feira Sair com a namorada; Quinta-feira Estudar para o concurso; Sexta-feira Livre Mas cuidado, estabelea suas particularidades, no entanto, as tenha como regra, no caso de compromissos. Evite ao mximo ter que mudar sua rotina, mas caso venha a ser necessrio trabalhar dois dias por semana, faa-o, contribuindo para uma nova folga na semana seguinte. Dividindo dessa forma, organizando seu dia a dia, tudo passar a se tornar mais simples e absolutamente nada ser visto como um imprevisto ou algo de que voc no gostaria de fazer.

5 MTODOS DE ORGANIZAO TRABALHO x CASA

Muitas so as pessoas que reclamam de no ter tempo para os filhos, para a esposa (o), para os amigos, para os familiares, etc. Principalmente as mulheres, vivem reclamando do pouco tempo que tm para se dedicar aos afazeres domsticos e principalmente aos seus filhos. Neste tpico, voc aprender que com um pouco mais de organizao, possvel adquirir tempo suficiente para conciliar a vida do trabalho com a casa.

Cpia no controlada - AN03FREV001

16

Adote algumas tcnicas pessoais, importantes para que nada, nem ningum saiam prejudicados, tais como: - Tente almoar com seu filho ou esposa (o), sempre que possvel, principalmente se seu trabalho for prximo ao seu local de trabalho. - Entre uma tarefa e outra, reserve um tempo, para falar com as pessoas da sua casa pelo tempo. No so necessrios mais de 15 minutos, para matar as saudades ou resolver aquele probleminha familiar. - Demonstre seu interesse pelas pessoas da sua casa, perguntando sobre o dia deles e colocando-se disposio para auxili-los com um apoio, conversa ou abrao. - Sempre que possvel comparea a escola de seus filhos ou ao local de trabalho de seu esposo (a). - Procure deixar o trabalho na empresa, levar tarefas para casa, alm de estressante para voc transmite toda tenso do trabalho para sua famlia. - D muita ateno aos seus filhos quando estiver em casa, geralmente as crianas so egostas e precisam muito da presena dos pais; - Se precisar, contrate uma empregada, para que nos momentos em que estiver em casa, possa dedicar-se exclusivamente a voc e sua famlia. Gerenciar os momentos com a famlia ou at mesmo aqueles reservado para si prprio, um mtodo de organizao que permite dar mais valor ao tempo e com o passar dos meses, voc conseguir perceber um aumento nesse tempo. Organize e respeite cada situao, quando estiver no trabalho procure no pensar nos problemas enfrentados em casa e quando estiver em casa, aproveite cada minuto com sua famlia, sem preocupar-se com o trabalho. Os benefcios disso sero colhidos pelo seu bem-estar e sua qualidade de vida.

6 QUAIS OS BENEFCIOS DA AGENDA

Na maioria das vezes, ns profissionais, acreditamos que a agenda tem uma nica utilidade, lembrar-nos dos compromissos que temos ao decorrer dos dias,
Cpia no controlada - AN03FREV001

17

meses ou anos, mas agora, voc entender que a agenda mais do que uma ferramenta de lembrete e ver que poder utiliz-la em benefcio da sua organizao. Quem que nunca ouviu algum dizer, eu irei consultar minha agenda, me deixe anotar isso na minha agenda ou ento, quem que nunca viu algum subindo ou descendo escada com uma agenda nas mos. Se existem tantas pessoas assim utilizando a agenda, porque ela realmente funciona. O problema, que muitos profissionais, utilizam essa ferramenta de maneira incorreta ou ento desorganizam as informaes de forma que elas no sejam proveitosas o suficiente. A agenda no apenas um instrumento para que voc lembre-se de reunies, mas sim, para que todas as suas funes do dia sejam nela anotadas. Muitos modelos, inclusive, apresentam as horas, para que possa organizar ainda mais seu dia a dia e administrar seu tempo. A agenda seu segundo crebro e absolutamente tudo, desde seus compromissos profissionais, pessoais at suas mais simples tarefas devem ser anotadas. impossvel lembrar-se de tudo durante o dia, por isso, o auxlio dessa ferramenta indispensvel para sua organizao.

6.1 COMO UTILIZAR CORRETAMENTE A AGENDA

Como vimos no tpico anterior, agenda mesmo muito importante. No importa se ela de papel ou eletrnica, o importante que esteja preenchida de forma correta, de modo que lhe auxilie a todo o momento. Escolha uma agenda conforme sua necessidade. Existem diversos tipos, que apresentam pginas dirias, semanais ou mensais. H tambm quelas de bolso, de mesa e de computador. Pesquise e adquira aquela que mais se encaixa em suas necessidades.

Cpia no controlada - AN03FREV001

18

Mas no pense que basta apenas

compr-la e tudo funcionar

imediatamente, como se ela falasse sozinha. O processo de organizao por meio da utilizao da agenda depender dos seus hbitos e da sua persistncia. Lembrem-se todos os dias de consult-la constantemente, de preferncia antes de iniciar qualquer nova atividade. E habitue-se a anotar todos os seus compromissos e tarefas, sem esquecer-se de nenhum. comum que em algumas situaes, voc pense no vou anotar esse, porque com certeza lembrarei, no seja ignorante, dependendo do que acontecer no decorrer do seu dia, poder sim esquecer-se daquele compromisso ou atividade. Leve sempre a agenda com voc, isso tornar mais fcil o controle e anotao de seus compromissos. No cai na tentao de anotar coisas demais para fazer em um nico dia, obedea a seus limites e o tempo para execuo de cada tarefa. Caso contrrio, a frustrao ser constante em seu trabalho. Caso verifique que est sendo complicado agendar compromissos profissionais e pessoais em uma mesma agenda, utilize uma para cada ambiente, mas no se esquea de carreg-las com voc para que sempre que preciso as informaes e anotaes estejam na mo.

7 EQUIPAMENTOS E ACESSRIOS EFICIENTES PARA ORGANIZAO

At aqui conhecemos mtodos e ferramentas de organizao, infalveis e que nos proporcionam um ambiente mais tranquilo e eficaz. Agora iremos conhecer alguns equipamentos e acessrios (alm da agenda) que auxiliam ainda mais na eficincia de nossos trabalhos e na administrao de nosso tempo. Alguns dos itens aqui apresentados podem ser fabricados pela prpria empresa ou profissional ou podem ser encontrados nas principais lojas de equipamentos e acessrios de organizao, bem como por meio de sites que ofeream esses produtos para compra via internet.

Cpia no controlada - AN03FREV001

19

Blocos de arrumao: So blocos de diversos tamanhos, feitos de papel carto, madeira ou plstico, colorido ou no, utilizado para organizao de pastas ou caixas de arquivo. Podem ser guardados em qualquer parte do ambiente de trabalho e montados de acordo com a necessidade do profissional.

FONTE: Disponvel em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Colunas rotativas: Bastante utilizadas para arquivo de pastas e permitem classific-las de acordo com suas cores e utilidades por parte do profissional. Existem modelos capazes de armazenar mais de 140 pastas. um equipamento que ocupa pouco espao no ambiente de trabalho devido ser montado em andares.

FONTE: Disponvel em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Caixas de arquivo: Essas so familiares para a maioria dos profissionais. So caixas coloridas ou no, feitas de papelo ou plstico, que cooperam para a classificao e armazenamento de inmeros documentos. Geralmente utilizada para arquivos extensos ou o chamado arquivo inativo (arquivo de documentos sem utilidade atual, mas que podero ser teis no futuro).

Cpia no controlada - AN03FREV001

20

FONTE: Disponvel em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Pastas de arquivo: Tambm muito conhecidas no ambiente de trabalho, as pastas de arquivo so utilizadas para armazenar e classificar documentos que dependem de consulta rotineira. Tambm so fabricadas em diversas cores, para facilitar a identificao por parte dos profissionais.

FONTE: Disponvel em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Pastas suspensas: So pastas utilizadas para arquivo de processos ou jogos de documentos. Geralmente estas pastas so arquivadas em gaveteiros ou mdulos de arrumao e etiquetadas com o nome dos clientes, produtos, tarefas ou conforme necessidade dos profissionais.

Cpia no controlada - AN03FREV001

21

FONTE: Disponvel em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Separadores ou protetores de documentos: So pastas transparentes e coloridas, utilizadas para armazenar ou classificar documentos com pouco volume. Geralmente utilizadas para serem guardadas em gavetas, armrios ou at mesmo para ficarem sobre a mesa ou em locais de fcil acesso.

FONTE: Disponvel em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Arquivos deslizantes: Uma tima opo para arquivos em massa. Ocupam um espao razovel na empresa, mas garantem a comodidade e segurana dos documentos por longos perodos.

FONTE: Disponvel em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.

Cpia no controlada - AN03FREV001

22

Arquivos de ao: So os modelos de arquivo fixo, mais utilizados pelas empresas. Otimizador de espao proporciona o agrupamento, classificao e segurana dos documentos, de forma que o profissional obtenha com rapidez, as informaes necessrias.

FONTE: Disponvel em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.

Estantes em ao: Utilizadas para armazenar com segurana e organizao todas as caixas ou pastas de arquivos inativos ou semi-inativos.

FONTE: Disponvel em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.

Esses so alguns acessrios e equipamentos que podem ser utilizados por voc na organizao da sua empresa o at mesmo da sua casa. Porm, no so os nicos, o mercado est recheado de novidades para que seus documentos sejam bem guardados. Visite uma loja na sua cidade ou na internet e conhea outros produtos. Avalie e escolha qual produto mais se encaixa nas suas necessidades.

Cpia no controlada - AN03FREV001

23

8 ORGANIZANDO E-MAILS, CORRESPONDNCIAS E OUTROS DOCUMENTOS DIRIOS

Pense na organizao a partir de agora, como um conjunto de ideias para que as informaes teis no seu dia a dia sejam encontradas e administradas com facilidade. No existem regras para a organizao de suas coisas, existem sim ferramentas e algumas tcnicas que auxiliam voc nas suas atividades dirias. Vejamos mais algumas dessas tcnicas:

Para o e-mail: Todos os dias, o seu departamento recebe vrios e-mails, e cada um deles tem uma finalidade, diz respeito a um determinado assunto, pode ser o incio ou a concluso de uma negociao ou simplesmente uma mensagem ou piada enviada por seus amigos. Comece a classificao dos seus e-mails, descarte aquelas mensagens que so profissionais, caso ache necessrio, guarde-as em alguma pasta do seu computador ou salve-as em um CD de dados. Somente com mensagens profissionais, crie pastas para armazenamento, no prprio gerenciador de e-mails. Por exemplo, Assuntos pendentes, vendas, informaes teis, negociaes, etc. Verifique cada e-mail e direcione-os para a pasta que voc criou, conforme o assunto. Se preferir crie pastas no gerenciador como nome da empresa ou pessoa que lhe enviou o e-mail. Enfim, atente-se ao detalhe de que a organizao voc quem faz e a forma como suas mensagens sero armazenadas e distribudas, deve ser conforme as suas necessidades dirias.

Cpia no controlada - AN03FREV001

24

Para correspondncias: Evite acumular correspondncias de hoje com as de amanh. Reserve um tempo todos os dias, somente para leitura, classificao, resposta e arquivo das suas correspondncias. Classifique-as de acordo com o assunto e arquive-as conforme suas necessidades, por departamento, por tema, em ordem alfabtica, por assunto, etc. Descarte as correspondncias que no so importantes ou aquelas que voc no precisa arquivar. Evite acmulo de papel, considerando apenas aquelas que realmente tm importncia e devem ser guardadas para consultas futuras.

Para outros documentos: A organizao de documentos na empresa deve ser feita somente depois de o profissional avaliar a importncia de cada um. Analise quais os documentos que voc trabalha e classifique-os. Por exemplo, se seu trabalho com finanas, separe os documentos em pastas como faturas pagas, faturas a pagar, processos judiciais, contas a receber, cheques, boletos, etc. Crie quantas pastas forem necessrias, classifique e arquive cada documento, certificando-se de que todas as informaes, e-mails, cartas, anotaes, estejam grampeados no documento principal. Posteriormente verifique as pastas que mais so utilizadas no seu dia a dia e deixe-as prximas de sua mesa. As demais podem ser arquivadas em arquivos ou estantes de ao, mdulos, gaveteiros ou armrios, mas de forma que sejam localizados com facilidade. Dentro das pastas, voc pode organizar cada grupo de documento, de forma prtica para pesquisa, como por exemplo, em ordem alfabtica ou em ordem de data.

Cpia no controlada - AN03FREV001

25

9 ORGANIZANDO ARQUIVOS PESSOAIS

Assim como seu ambiente de trabalho, imprescindvel que seus documentos pessoais tambm recebam uma pitada de organizao. Procure, agrupe e classifique todos os seus documentos pessoais. Separe uma pasta em sua casa ou at mesmo no trabalho, para que todos os seus documentos sejam arquivados e protegidos. Chamamos aqui de documentos pessoais, todos aqueles que dizem respeito a voc, carteira de trabalho, certificados de concluso ou participao em cursos, histricos, exames mdicos, RG, CPF, etc. Organize tambm, utilizando as mesmas tcnicas j vistas at aqui, documentos como contas de gua, luz, telefone, parcelamentos em lojas, cartes de crdito, notas fiscais de compra, comprovantes de depsitos, e outro que sejam julgados importantes. Crie pastas em casa, de contas a pagar, contas pagas, assuntos pendentes, escola das crianas e outras que sejam necessrias. No utilize as gavetas ou caixas em armrios, para armazenar documentos importantes. Lembre que a organizao dever ser respeitada tanto na sua casa, como no ambiente de trabalho, como em voc prprio. Tenha sempre a vista aqueles documentos mais importantes e na hora de arquiv-los, classifique-os por assunto, data, nome ou ordem alfabtica, de forma que as informaes sejam encontradas com facilidade e rapidez.

10 ORGANIZANDO ARQUIVOS DE TRABALHO

Como j vimos anteriormente, existem diversas tcnicas de organizao, principalmente no ambiente de trabalho. Siga-as conforme sua necessidade respeite-as e adapte-se a elas. Torne uma rotina, classificar e arquivar papis diariamente.
Cpia no controlada - AN03FREV001

26

No basta colocar os documentos em uma pasta, precisa orden-los de modo que quando precisem ser utilizados, sejam encontrados rapidamente. Agrupe-os em forma de processos, de modo que as informaes no se espalhem no decorrer dos dias, por exemplo: Voc trabalha com negociao de produtos. Hoje, recebeu uma solicitao de oramento e respondeu com uma lista de produtos e preos. Amanh, recebeu o pedido, enviou uma comunicao interna para a produo, que respondeu com os prazos de entrega. Consequentemente o cliente precisou ser comunicado por e-mail sobre as datas em que iria receber seus produtos. Houve o acompanhamento dirio dessa produo por escrito. A nota fiscal foi emitida e tambm o boleto de cobrana. Um aviso de sada da mercadoria foi encaminhado via fax ao cliente e um ms depois voc recebeu o comprovante de pagamento. Note nesse exemplo, quantos documentos foram envolvidos na tramitao. Nesse caso, eles podem ser arquivados individualmente, porque fazem parte de um mesmo assunto, geram um processo. Por isso, essencial manter o acompanhamento dirio de seus arquivos, para que a organizao torne-se algo agradvel, que diminua suas tarefas dirias, no para tornar-se um peso ou causar o aumento e acmulo de trabalho. Mesmo que a vontade de deixar para amanh, venha fazer parte do seu dia, persista, e mantenha as regras que voc mesmo criou para manter seu ambiente de trabalho organizado, eficiente e saudvel. No guarde lixos, use suas gavetas para armazenar pastas ou materiais de escritrio, jamais para guardar papis sem utilidades ou que no estejam classificados. Utilize o mtodo das cores, para diferenciar clientes, assuntos, pendncias, etc. Por exemplo: Nas pastas vermelhas sero colocados todos os processos pendentes; nas pastas azuis todos os processos em andamento e nas pastas verdes todos os processos que foram concludos, dessa forma, cada vez que um cliente ligar para saber sobre seu processo, antes mesmo de abrir a pasta voc j sabe qual a situao em que ele se encontra.

Cpia no controlada - AN03FREV001

27

11 DICAS PARA AGILIZAR O LEVANTAMENTO DE INFORMAES

1 Crie um quadro de anotaes (informaes), e coloque-o em um ponto estratgico de sua sala; (ensinamos como fazer esse quadro na pgina 16); 2 Mantenha sempre prximo de voc, as pastas com documentos importantes e de maior utilidade no seu dia a dia; 3 Faa uma caixa de mesa, com tabelas e informaes necessrias para o desempenho de suas tarefas dirias; 4 Cole em um local de fcil visibilidade, as informaes mais importantes; 5 Arquive seus documentos em forma de processos, agrupando tudo que diz respeito a determinado assunto; 6 Armazene os documentos em pastas coloridas e respeite a ordem de cores que criou para cada situao. 7 Utilize um mapa de informaes, colocando nele, tudo que ser til para aquele dia, por exemplo, taxas de cmbio, valores faturados, duplicatas a receber, telefone dos clientes com negociao em andamento, etc. 8 Crie planilhas dinmicas (pode ser no Excel), que permitam filtrar as informaes no ato da pesquisa; 9 Tenha em mos um caderno de anotaes, com as principais informaes e acontecimentos do dia; 10 Procure manter sua agenda e suas caixinhas de tarefas em ordem e atualizadas;

12 ORGANIZANDO ARQUIVOS ELETRNICOS

Da mesma forma que os papis, os documentos eletrnicos so importantes e precisam ser organizados. Comece a organizao de seu computador, criando uma pasta para assuntos profissionais e outra para assuntos pessoais.
Cpia no controlada - AN03FREV001

28

Analise e classifique cada documento. Crie subpastas para cada assunto, cliente ou processo, conforme suas necessidades. Mova cada documento para subpastas, conforme sua classificao anterior. Por exemplo, pasta profissional chama-se DEPTO COMERCIAL, nessa pasta existem subpastas XXX S/A, ZZZ LTDA, WWW LTD, XZX S/A, cada documento eletrnico correspondente a esses clientes devem ser movidos para a respectiva pasta. Dessa forma, sempre que precisar encontrar de maneira rpida e organizada todos os documentos.

13 FAZENDO BACKUP

O backup o meio mais utilizado para guardar de maneira segura, todos os arquivos eletrnicos, livrando-os de serem completamente perdidos, caso o computador venha a ter algum problema. Chamado de cpia de segurana, o backup fundamental, para que nossas informaes sejam protegidas. imprescindvel que o backup seja realizado pelo menos uma vez por semana. Em algumas empresas existe um sistema, que realiza essa tarefa diariamente, semanalmente ou mensalmente, de uma forma geral, ou seja, em todos os computadores da empresa. Mas caso, sua empresa no use fazer backup tenha o cuidado de fazer o seu. Em alguns casos, mesmo com o backup da empresa, importante termos o nosso, para evitar qualquer atraso ou desconforto no momento em que precisar das informaes perdidas. Para fazer o seu prprio backup basta ter em mo um dispositivo de armazenamento de dados, um CD-ROM, um pen drive (USB), um DVD ou at mesmo fitas magnticas, disco rgido ou sistemas on-line.

Cpia no controlada - AN03FREV001

29

Os mais fceis de serem utilizados e guardados, so o CD-ROM e o pen drive, que podem ser transportados com facilidade e no precisam de nenhum cdigo de acesso ou liberao. Sendo assim, uma vez por semana, transmita todas as pastas do seu computador para o dispositivo de armazenamento da sua preferncia, para garantir faa sempre duas cpias de segurana, uma para voc e outra para ficar na empresa, dessa forma, no existir estresse em caso de perdas acidentais de informaes.

14 ORGANIZANDO SEU TEMPO E GANHANDO QUALIDADE DE VIDA

Chegamos ao fim de nosso e-book, bem provvel que o seu ambiente de trabalho e sua vida pessoal, j estejam organizados ou ento, que estejam caminhando em direo a organizao. Voc j deve ter percebido alguns benefcios que a organizao traz para sua vida. A tendncia que quanto mais organizado voc venha a ser, mais tempo ter disponvel para exercer outras atividades, inclusive aquelas que lhe do prazer. O simples fato de conseguir um tempo para si mesmo, j lhes trazem grandes satisfaes. A organizao colabora tambm para diminuir seu estresse e evitar ataques nervosos, quando algo precisa ser visto imediatamente. S em saber onde est cada coisa, automaticamente, nos sentimos mais leves, mais eficazes, mais rpidos. Na medida em que a organizao for mantida, o tempo de sobra ir aumentar, proporcionando uma vida mais saudvel e mais feliz. Trabalhar em um ambiente confortvel, que preze pela ordem, faz com que trabalhemos mais confortveis, mais pacientes e sejamos tambm mais flexveis e menos exigentes conosco mesmo. Voc deve ter percebido que dar prioridade aos assuntos urgentes nos tira da linha a tempo de sermos atropelados pelo trem.
Cpia no controlada - AN03FREV001

30

 muito bom saber que nem tudo urgente e que existem tarefas que podem ficar para amanh, dando-nos o direito de desfrutar um pouco mais da vida, ao lado daqueles que amamos. Saber que possvel reservar um tempo para ns mesmos, j nos traz satisfao, alegria e cada vez mais vontade e capacidade de sermos bons profissionais. Ao sermos organizados, administramos melhor o tempo e quem mais ganha com esse sacrifcio, somos ns que adquirimos cada vez mais qualidade de vida.

Cpia no controlada - AN03FREV001

31

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CRUZ, Tadeu. Manual de Organizao II, metodologia com formulrios. Rio de Janeiro: E-papers, 2004, 171 p.

DENT, Fiona Elsa. Influencie pessoas, em apenas 1 hora. So Paulo: Nobel, 2004. 30 p.

LEVY, Mike. Seja organizado, em apenas 1 hora. So Paulo: Nobel, 2004. 58 p.

SMALLIN, Donna. Organize-se. So Paulo: Gente, 2004, 224 p.

FIM DO CURSO!

Cpia no controlada - AN03FREV001

32