Comunicao organizacional

Eu sei que voc acha que entendeu o

que voc pensa que eu disse, mas no estou certo de voc tenha percebido que o que voc ouviu no precisamente o que eu quis dizer
Aviso na Sala de Imprensa do Pentgono

Comunicao
Um processo que consiste em um emissor transmitindo uma mensagem, atravs de um meio, para um receptor que reage
Kotter (1977)

Faltando qualquer um dos elementos (emissor, mensagem, receptor), a comunicao no acontece

Administrao - definies
Etimolgico do latim ad+minister = funo, direo, movimento, aproximao Evoluo etimolgica: ao lado do pequeno; aquele que se pe a servio dos outros; o que se apequena para melhor servir Conceito cientfico: estudo das teorias e mtodos relacionados Propsitos: trata de movimentos cientficos, traduzidos por concepes, teorias e tcnicas que permitem realizar transaes entre as organizaes e o ambiente e cumprirem seus objetivos e metas com elevado grau de eficincia, eficcia e efetividade Outros significados: pessoa ou conjunto de pessoas que compem a direo superior de uma organizao. O conjunto de rgos e funcionrios de um governo. Forma ou contedo de arte e da tcnica de conduzir, dirigir, idealizar, empreender planos, diretrizes, misses e decises

Comunicao interpessoal
Envolve pessoas se relacionando umas com as outras Envolve significados compartilhados. O processo s se completa se as pessoas concordarem quanto definio dos termos que esto usando O processo nitidamente simblico, pois envolve gestos, sons, letras, nmeros, palavras, etc. que s podem representar ou sugerir as idias que elas pretendem comunicar a base para a comunicao organizacional

Comunicao interpessoal
Emissor d as informaes. Seleciona os dados, d ordem ou disposio adequada, estrutura o discurso. No discurso deve ser claro e objetivo, entusiasta e inteligente para prender a ateno dos ouvintes Receptor pblico, auditrio ou platia pode ser simptico, adverso ou indiferente Meios voz, gestos Mensagem o essencial do discurso, idias a serem transmitidas. Deve ser adequada oportunidade. A interpretao da mensagem muito delicada, pois cada um interpreta de acordo com suas prprias vivncias e conhecimentos

Comunicao nas organizaes

Lei geral: Jamais nos comunicamos de forma to eficiente quanto pensamos Reteno de contedo das mensagens So imprecisas as comunicaes hierrquicas Devem ser bem desenvolvidas e bem comunicadas Mensagens repetidas por meio de diversos veculos maior preciso, compreenso e recordao A escolha do veculo deve levar em conta o comunicador, a audincia e a situao Preferncia: comunicao oral

Comunicao escrita
Mais eficiente no caso de :
Mensagens longas Contendo dados financeiros, de produo, quantitativos Para complementar a comunicao oral

Evita mudanas no contedo simblico das mensagens No evita distores de significado devido a problemas de semntica Proporciona tangibilidade de algum fato, acordo ou transao Serve como prova testemunhal Ratifica acordo Protege nas relaes de obrigaes contratuais Registros escritos so necessrios para satisfazer exigncias legais

Comunicao escrita
Tamanho da organizao Estudar cuidadosamente a natureza da redao efetiva A ao de colocar as palavras no papel prestase maior permanncia do que ao falar Veja a imprescindibilidade da comunicao Inexistem expresses fisionmicas que mostram a reao ou observao, indicando se foi transmitido o sentido que se pretendia imprimir mensagem Objetividade excluir palavras pomposas de sentido vago e intangvel

Comunicao escrita
Extenso da sentena Polissilbicas Palavras de interesse humano Complexidade Dificuldade
ndice de nevoeiro (Gunning 1952): ( N mdio de palavras numa sentena + N de palavras com 3 ou mais slabas num trecho de 100 palavras) x 0,4 = n de anos de escolaridade formal que uma pessoa necessitaria para ler o trecho com facilidade e compreenso Adultos preferem ler 2 graus abaixo do seu nvel de habilidade

Escritores de sucesso. Best-sellers

Comunicao conforme o teor da mensagem

Informativa: a informao predomina na mensagem, em lugar das tentativas de influenciar comportamentos Instrutora: ocorre quando o emissor procura influenciar, mostrando efeitos que o comportamento do influenciado deve ter. H tambm a instruo de como cumprir a ordem Estimuladora ou motivacional:ocorre quando o emissor procura influenciar o receptor, mostrando-lhe a convenincia de este se comportar de certa forma, o qual deve conduzir efetivao da meta pretendida

Comunicao escrita
O problema A anlise crtica Habilidades Estilo redacional
Prolixidade Bacharelismo Chaves

Redao empresarial
Objetividade Clareza Confiabilidade Exatido dos dados Susceptibilidade (?)

Comunicao na relao negocial

Audio Linguagem Empatia Feedback Opinies Fluxo de informaes Fonte Tempo Sobrecarga na comunicao Confiana mtua Canais

Aspectos da comunicao
Psicolgicos: percepo, ateno, motivao, atitudes, memria, hbitos de pensamento Semiolgicos: emprego dos signos e cdigos para comunicar palavras, gestos, tom de voz, escritos Semnticos: significados das palavras, dos objetos e das pessoas e sua interpretao Sintticos: estrutura ou organizao dos contedos e dos signos Cibernticos:retroinformao e o dilogo, com a quantidade de idias transmitidas por diversos canais e com a capacidade deste para levar sinais

Comunicao oral
Desvantagens em relao escrita Palavras faladas carregam emoo:
Diversidade de significados (contexto) Inflexes da voz - Entonao pode mudar a direo do discurso.

Gesto: ao comunicativa, uso comedido Fisionomia do comunicador rubor, careta, sorriso, espanto. Ator e autor.

As funes da comunicao
Indicativa ou referencial: a mensagem indica algo, seja um objeto ou idia Emotiva: a mensagem quer suscitar emoes (associaes de idias, projees, identificaes etc.) Imperativa: a mensagem tenta impor um comportamento. Pode ser categrica ou hipottica Contato ou ftica: procura estabelecer vnculo psicolgico com o receptor (cumprimento) Esttica: pretende criar uma sensao harmoniosa (uma pintura, um quadro) Metalingstica:a mensagem fala de outra mensagem ou de si mesma (filme sobre a histria do cinema, livro de ensino-aprendizagem)

O processo da descrio
D os traos essenciais de um fato, lugar ou personagem por meio de palavras Caractersticas: aquilo que e prprio do objeto, pessoa ou paisagem. Atingir o aspecto singular, o que distingue Circunstncias: podem ser fsicas ou psicolgicas. Acudir os dados recebidos pelos rgos de sensao (viso, audio, paladar, olfato, tato) A linguagem oral diferente da escrita

O processo da descrio
No sinnimo de enumerao Cronografia: descrio de um momento especial (uma manh agitada, uma noite de festa) Topografia: descrio de um lugar (perto do mar, montanha, planalto) Etopia: descrio dos costumes e paixes dos homens, suas tendncias, virtudes e vcios Diferente de narrao. Depende do ngulo de viso do emissor, ou seja, o princpio e o encerramento da exposio esto submetidos ao critrio e viso do expositor
Furini, 1999

Narrao
Refere-se basicamente a pessoas e ambientes D a sensao de que se tira uma fotografia instantnea Constitui uma exposio de fatos, seu elemento primordial o tempo. Exige ordem cronolgica Quando narramos, entramos na descrio Deve-se evitar hesitaes, explicaes longas e repeties O ouvinte deve participar mental e emocionalmente do fato relatado Furini, 1999

Estrutura do discurso
Partes:
Introduo tambm chamada exrdio, prlogo ou promio 1 parte do discurso. D idia do assunto que ser tratado No deve ser: vulgar, longo, separado, transferido, comutvel No usar: palavras no usuais, arcasmos, linguagem puramente potica Deve ser conciso, despertar interesse do pblico Corpo tambm chamado logos, que por sua vez consta de narrao, prova e refutao Encerramento conhecido como eplogo ou perorao

Discurso recursos do orador

A voz: inflexes e timbre
Masculina: tenor, bartono, baixo Feminina: soprano, meio-soprano, contralto

A postura O olhar As mos Os gestos

Discurso recursos do orador

O silncio alerta, comove, cria expectativa, d palestra um clima de gravidade ou solenidade, convida reflexo O exemplo descansa a mente dos ouvintes, cria associaes de fatos semelhantes, movimenta a imaginao e as emoes. Pode ser verdico ou inventado pelo autor. Indutivo A mxima serve como apoio. As de melhor aceitao so aquelas que enunciam uma maneira de pensar aprovada por todos. Vai do universal para o particular A piada culta e delicada constitui o sal do discurso
(Ccero)

Comunicao organizacional
Formal Informal Vertical ascendente / descendente Horizontal

Comunicao formal fatores bsicos

Canais formais: so as redes interpessoais, intergrupais e entre grupos e pessoas Estrutura de autoridade: determina quem se comunica com quem, obedecendo hierarquia e estabelecendo responsabilidades (status, poder) A especializao do trabalho: facilita a comunicao dentro de grupos diferenciados jarges, metas, objetivos, estilos pessoais A propriedade da informao: a posse por parte de certos indivduos, de informaes e conhecimentos estratgicos

Comunicao informal - Boatos

Linha nica A diz para B que diz para C com modificaes no contedo original Fofoca pessoa descobre e conta a todos a informao que obteve, normalmente no ligada ao trabalho Probabilidade a notcia difundida de forma aleatria indiferentes pessoa que a recebe; geralmente usada quando o fato interessante mas provavelmente insignificante Do grupo a informao transmitida a poucos indivduos selecionados, os quais transmitem a outros que confiam ou gostariam de receber favores. Podem ser interessantes ao receptor. Padro dominante nas organizaes (Barros)

Comunicao formal fatores bsicos

Canais formais: so as redes interpessoais, intergrupais e entre grupos e pessoas Estrutura de autoridade: determina quem se comunica com quem, obedecendo hierarquia e estabelecendo responsabilidades (status, poder) A especializao do trabalho: facilita a comunicao dentro de grupos diferenciados jarges, metas, objetivos, estilos pessoais A propriedade da informao: a posse por parte de certos indivduos, de informaes e conhecimentos estratgicos

Sistemas e processos formais e informais de comunicao

Reunies Resolues Portarias Cartas circulares Memorandos Comunicaes internas Conversas pessoais Cartas annimas Telefonemas E-mails

Grupos informais
Coletividades identificveis, estruturadas, de pessoas que desempenham papis segundo determinadas normas (tcitas ou implcitas), interesses e valores sociais para a consecuo de objetivos comuns, nem sempre coincidentes com os da organizao Uma de suas funes ajudar seus membros a se comunicar, inclusive criando redes de comunicao informais

Richter (1973 in Barros)

Comunicao formal
Existe para dar suporte eficcia dos agrupamentos deliberadamente criados pelos seus administradores encarregados de realizar tarefas especficas destinadas a ajudar a organizao a atingir seus objetivos Auxiliar a rede de interaes e organizar as unidades de trabalho Possibilita aprendizagem organizacional

Comunicao vertical
De cima para baixo:
flui dos indivduos em nvel hierrquico superior e as formas mais comuns so instrues para tarefas, memorandos oficiais, comunicados de poltica, mtodos, manuais e publicaes da empresa

De baixo para cima:

Informaes comunicadas aos superiores para tomada de deciso. Filtro. Necessria, mas difcil. Os tipos mais comuns so caixa de sugestes, encontros grupais e mtodos de reclamao e apelo

Comunicador/ Emissor
Deve ser claro, coerente e racional Reconhecer e compreender a natureza e importncia dos smbolos Apreciar a posio e a autoridade do ouvinte Prever o impactos de suas palavras junto ao pblico receptor

Tcnicas de elaborao de mensagens - Idias bsicas

Conhecimento
da estrutura burocrtica da lngua do papel a desempenhar dentro da empresa

A importncia do vocabulrio
Diferentes significados de acordo com o contexto Conhecimento da terminologia tcnica e da linguagem ordinria da comunicao Linguagem administrativa x jarges profissionais especializados

Caractersticas predominantes na linguagem administrativa

Expresses limitadas Frases curtas com predominncia do indicativo e imperativo Frases abreviadas e condensadas Repetio de slogans e clichs Apario de palavras e frmulas da moda Utilizao de termos genricos e abstratos Multiplicidade de eufemismos Profunda correo, preciosidade Ornamentos com vocabulrio contbil, cifras

Efeitos da linguagem administrativa

Afastamento dos empregados em reao ao linguajar Distncia entre o discurso e os fatos Aumenta as diferenas e as especificidades de cada contexto Maior custo para elaborao, enunciao e difuso da mensagem Maior preocupao com a elaborao do que com a anlise e os resultados propriamente ditos No uniformidade do discurso da empresa

Gramtica
Trata das:
Classificaes das palavras Mudanas em sua forma Estruturas das frases Funes das palavras

Dicionarizao Anglicismos Galicismos Neologias Xenofobia

Redao
Deve a redao (...) primar pela boa linguagem. Para esta concorre tambm o expurgo dos galicismos vitandos, que aqui e acol enodoam nosso vernculo, ora por pobreza do vocabulrio de quem escreve, ora por comodidade ou capricho inslito em aceitar os produtos aliengenas em detrimento do que nosso Ney (1965)

Palavras
Uso cotidiano Evoluo dos idiomas em funo da vontade popular Sentido original e as transformaes
Salrio, secretria, tratante, tratadista, famigerado

Elaborao de mensagem escrita

Seleo de palavras que transmita o significado da maneira mais eficiente Conscincia da capacidade de quem recebe de atribuir significado Atrair e manter a atrao do leitor Ilustraes Contedo: quase sempre controlado por modelos e formulrios planejados Discursos escritos por profissionais Deve ter informao suficiente para cobrir o assunto em questo e alcanar os objetivos do escritor passado Desaconselhvel uso de palavras redundantes ou suprfluas Reduzir a carga do leitor sumrio, apndice, lista

Algumas diretrizes para redigir bem

Use palavras e expresses simples Palavras curtas e conhecidas Pronomes pessoais sempre que for apropriado Sentenas e pargrafos curtos Verbos ativos Apresente ilustraes e exemplos Seja parcimonioso no uso de adjetivos Exprima seus pensamentos de maneira lgica e direta Evite palavras desnecessrias Mostre educao e inteligncia

10 mandamentos sobre como preparar uma mensagem eficaz

1. Esclarea suas idias antes de tentar comunic-las 2. Examine a finalidade da comunicao 3. Compreenda o ambiente fsico e humano ao comunicar 4. Ao planejar a comunicao, consulte outras pessoas para obter apoio, alm dos fatos 5. Considere o contedo e as conotaes da mensagem 6. Sempre que possvel, comunique algo que ajuda ou valorizado pelos destinatrios 7. Faa acompanhamento posterior 8. Comunique mensagens que so de importncia tanto a curto quanto a longo prazo 9. As aes devem ser congruentes com a comunicao 10. Procure ser uma pessoa que escuta (e l) bem
American Management Association

Escrever bem :
Obedecer as regras gramaticais, evitando erros de sintaxe, de pontuao, de ortografia etc. Procurar a clareza, evitando palavras e frases obscuras ou de duplo sentido Agradar ao leitor, empregando expresses elegantes e fugindo de um estilo muito seco Para ser eficaz so necessrias:
Clareza e objetividade para que nossa mensagem implique numa resposta Preciso para que o outro compreenda o que estamos pensando Persuaso para obter colaborao e a resposta esperada

preciso tomar cuidado com:

Interferncia fsica: dificuldade visual, m grafia das palavras, cansao, falta de iluminao etc. Interferncia psicolgica: mensagens que contenham agressividade, aspereza, antipatia etc.

Fatores determinantes do veculo para transportar a mensagem

Contedo e condies de emisso da mensagem Objetivos do remetente Situao e contexto da comunicao entre remetente e destinatrio Condies de recepo da mensagem Veculos: bilhete, telegrama, telex, carta, fax, ofcio, e-mail, relatrio, jornal, revista, out-doors

Objetivos de quem redige:

Obter e fornecer informaes Promover ao especfica Promover, manter ou encerrar relacionamento comercial

Exemplos de eufemismo
Subemprego desemprego Terceira idade velhice Funcionrios empregado

Caro aluno, em breve, teremos mais material para estudo. Bom proveito!