COMO FAZER 6 - COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Geraldo Alckmin
GOVERNADOR SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

ANDR PORTO ANCONA LOPEZ

Marcos Mendona
SECRETRIO DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

Marilda Suyama Tegg

DIRETORA DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

Fausto Couto Sobrinho

DIRETOR IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Luiz Carlos Frigerio

DIRETOR-PRESIDENTE EM EXERCCIO

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ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
COMO FAZER VOL. 6

Carlos Nicolaewsky
DIRETOR INDUSTRIAL

Richard Vainberg
DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO CEETEPS CENTRO DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA

Prof. Marcos Antnio Monteiro

DIRETOR-SUPERINTENDENTE

Prof. Laura Lagan

CHEFE DE GABINETE

Arquivo do Estado de So Paulo R. Voluntrios da Ptria, 596 Santana CEP: 02010-000 So Paulo SP Fone/Fax: (11) 6221-4785 www.arquivoestado.sp.gov.br arquivoestado@sp.gov.br

Imprensa Oficial do Estado Rua da Mooca, 1.921 Mooca 03103-902 So Paulo SP Tel.: (11) 6099-9800 Fax: (11) 6692-3503 www.imprensaoficial.com.br divulgacaoeditoriais@imprensaoficial.com.br SAC 0800-123 401

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO SO PAULO 2002

Foi feito o depsito legal na Biblioteca Nacional (Lei n . 1825, 20/12/1997)

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ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO Coordenao editorial LAURO VILA PEREIRA MARIZA ROMERO Editora responsvel JULIANA PADUA MELO ALKMIN Assistente editorial FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Reviso dos textos ADRIANA DE MATOS ALEXANDRE MICHELLIN TRISTO Capa e diagramao FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Criao de arte TEREZA REGINA CORDIDO Fotolito, impresso e acabamento IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS DE SO PAULO - ARQ/SP DIRETORIA Diretora ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO Vice-Diretora SILVANA GOULART FRANA GUIMARES Secretria RITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO Tesoureiro JOO MARTINS RODRIGUES NETO COORDENADORA DE CURSOS IEDA PIMENTA BERNARDES

SUMRIO
APRESENTAO O PROJETO COMO FAZER SOBRE O AUTOR 1. O QUE SO INSTRUMENTOS DE PESQUISA Conceito Instrumentos de pesquisa e classificao arquivstica Importncia das atividades de descrio 2. A NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIO ARQUIVSTICA O que a norma ISAD (G) Importncia de uma normalizao Problemas de uma normalizao Cuidados na aplicao da ISAD (G) 3. TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA Guias Inventrios Catlogos e ndices Problemas de nomenclatura 4. DIRETRIZES PARA A ELABORAO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA Que instrumento realizar A importncia dos guias e inventrios Etapas de elaborao 5. FORMATOS DE DIVULGAO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA Para uso local (fichrio, encadernado, etc.) Parte de publicao (em revista ou obra coletiva) Publicao autnoma formal (livro, fascculo, etc.) Suporte eletrnico (CD, disquete, Internet) REFERNCIAS GERAIS SOBRE OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA Glossrio dos termos utilizados Bibliografia Outras obras de interesse 07 08 09 10 10 11 12 14 14 16 17 19 22 23 29 32 34 36 36 37 38 44 44 45 46 47 50 50 54 55

Co-edio ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO Apoio Tcnico: CEETEPS - Centro de Educao Tecnolgica Paula Souza Governo do Estado de So Paulo Ficha Catalogrfica elaborada pelo Arquivo do Estado L85C LOPEZ, ANDR PORTO ANCONA COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA / ANDR PORTO ANCONA LOPEZ . - SO PAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2002. 64 P. (PROJETO COMO FAZER, 6). BIBLIOGRAFIA P. 57 ISBN: 85-86.726-39-7 (ARQUIVO DO ESTADO) ISBN: 85-7060-113-1 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO) 1. DOCUMENTOS DESCRIO. 2. PESQUISA INSTRUMENTOS. 3. ARQUIVSTICA. 4. SUPORTE ELETRNICO CD, DISQUETE E INTERNET. I. TTULO. II. SRIE. CDD 025.37 CDU 930.251

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APRESENTAO
O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus congneres. Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos. O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de renome internacional nesse campo de atuao. A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos. A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique, em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado. Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor do Arquivo do Estado

O PROJETO COMO FAZER

O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao aspecto da Arquivstica em foco. Visa no s o aperfeioamento tcnico de profissionais que atuam na rea, como a difuso de conhecimentos arquivsticos bsicos entre os interessados. Como uma de suas marcas caractersticas, a cada oficina corresponde um manual, de responsabilidade do professor.

Comisso de Cursos da ARQ/SP

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SOBRE O AUTOR
Andr Porto Ancona Lopez professor do curso de Histria da Universidade Estadual de Maring desde 1994. Especializou-se em organizao de arquivos pelo IEB/ECA-USP, aps ter se graduado em Histria pela FFLCH-USP. Seu mestrado em Histria Social (USP) foi publicado sob o ttulo Tipologia documental de partidos e associaes polticas brasileiras (Ed. Loyola, 1999). Doutorou-se recentemente em Histria pela FFLCH-USP com o trabalho As razes e os sentidos: finalidades da produo documental e interpretao de contedos na organizao arquivstica de documentos imagticos. Participou, como convidado, do curso Archives of Political Parties after the Collapse of the Comunism, promovido pela Open Society Archives e pela Central European University em Budapeste. autor de diversos artigos nas reas de Arquivologia e de Histria, tendo editado os Anais do X Congresso Brasileiro de Arquivologia (CD-ROM). Sua experincia arquivstica inclui passagens por vrias instituies, entre as quais podemos destacar o Centro de Documentao do Movimento Operrio (CEMAP), o Arquivo de Negativos da Prefeitura de So Paulo (SMCDPH) e o Arquivo do Municpio de Amparo, do qual foi diretor. Atua na rea de arquivos atravs da participao em projetos e consultorias e responsvel pela disciplina de descrio no Curso de Especializao em Arquivos do IEB/ECA-USP, desde 2001. e-mail: apalopez@uol.com.br

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O QUE SO INSTRUMENTOS
DE PESQUISA
Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados corre o risco de se tornar um verdadeiro mistrio para os usurios.

CONCEITO
Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientar a consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto os documentos. Tais instrumentos so assim definidos:
obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.1

Alm dos instrumentos de pesquisa tambm existem os instrumentos de controle. Estes ltimos tm como funo principal auxiliar no processo de organizao e manuteno de um acervo. So de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arquivo e no aos consulentes. Geralmente so compostos por tabelas, fichas avulsas, listagens etc., apresentando-se como documentos nicos e em constante confeco. Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificao ou organizao mnima. Tm como funo principal
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Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996, p.45.

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disponibilizar documentos para a consulta. Apresentam-se na forma de guias, inventrios, catlogos e ndices, sendo destinados no s ao corpo tcnico do arquivo (para controle do acervo) como tambm a todos os potenciais consulentes. Em geral, os instrumentos de pesquisa almejam uma grande difuso, motivo pelo qual so publicados em meios impressos ou eletrnicos, sempre que a instituio responsvel dispe de recursos para isso.

tende a apresentar resultados incompletos e excessivamente transitrios. Sem as referncias mnimas da classificao, a descrio tende a esvaziar os significados dos documentos.

IMPORTNCIA DAS ATIVIDADES DE DESCRIO

A organizao arquivstica de qualquer acervo pressupe no apenas as atividades de classificao, mas tambm as de descrio. Somente a descrio arquivstica garante a compreenso ampla do contedo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localizao dos documentos que o integram. Nesse sentido, podemos afirmar que as atividades de classificao s conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos mediante a descrio documental. Sem a descrio, corre-se o risco de criar uma situao anloga do analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e folhear, mas ao qual no pode ter acesso completo por no possuir meios que lhe permitam compreender a informao. A classificao arquivstica, desprovida das atividades de descrio, somente inteligvel para as pessoas que organizaram o acervo.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA E CLASSIFICAO

ARQUIVSTICA
Muitas vezes, as atividades de descrio so iniciadas durante a prpria classificao dos documentos. A sistematizao de informaes geradas para o controle durante a organizao pode ajudar a constituir timos instrumentos de pesquisa. Dados como o plano de classificao, os critrios de ordenao dos documentos nas sries, o arrolamento das datas-limite dos tipos documentais, entre outros, sero timos pontos de partida. Na organizao arquivstica, necessrio ter sempre em mente a importncia das atividades de descrio. Igualmente importante prever os instrumentos de pesquisa que podero ser produzidos como resultado direto da classificao arquivstica. Muitas vezes, uma informao, secundria no momento da classificao, pode vir a ser importante para a descrio do documento. Um bom planejamento pode concentrar esforos, ao coletar essa informao durante a classificao, agilizando a produo dos instrumentos de pesquisa. Entretanto, em muitas situaes isso no ocorre e as atividades de descrio acabam sendo realizadas em um momento posterior classificao arquivstica, como atividade parte. Nesses casos, a descrio costuma ser mais trabalhosa, justamente por ter que partir do zero, sem contar com informaes previamente reunidas pela classificao arquivstica. Do mesmo modo, a simples descrio de conjuntos documentais que no estejam devidamente classificados na organizao arquivstica uma tarefa no recomendada, j que

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A NORMA INTERNACIONAL
DE DESCRIO ARQUIVSTICA
Tendo em vista a importncia das atividades de descrio, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em sua reunio de 1988 (Otawa, Canad), iniciou a formulao de diretrizes para a criao de uma norma mundial de descrio arquivstica, elaborando uma verso preliminar da General International Standard Archival Description, a ISAD (G). A aprovao desse documento deu-se somente na reunio do CIA de 1993 (Estocolmo, Sucia), apoiada no pressuposto de que, durante aqueles cinco anos, a comunidade arquivstica internacional tivesse discutido profundamente o documento inicial e apresentado contribuies. Em setembro de 1999, novamente em Estocolmo, foi elaborada uma segunda edio da norma, cuja divulgao ainda bastante restrita. A segunda edio da norma s foi disponibilizada no web site do CIA s vsperas do XIV Congresso Internacional de Arquivos (Sevilla, 21-26 set. 2000), em 8 de agosto de 2000.

O QUE A NORMA ISAD (G)

A norma ISAD (G) prope padronizar a descrio arquivstica a partir de uma estruturao multinvel, isto , do geral ao particular, inserindo cada item da descrio na estrutura geral do fundo de arquivo, em uma relao hierrquica.
No primeiro nvel a descrio deve dar informaes do fundo como um todo. Nos nveis seguintes deve-se dar informao sobre as partes descritas. As

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descries resultantes se mostraro em uma relao hierrquica da parte at o todo, indo do nvel mais amplo (fundo) at o mais especfico.2

no prprio acervo como em outros arquivos, instituies ou publicaes. A adoo do sistema multinvel, somada indicao dos ttulos e definio de cada campo e subcampo da descrio, auxilia bastante na padronizao. O sistema multinvel permite descrever unidades ou conjuntos documentais sem o risco de perda de sua relao orgnica com o fundo do qual faz parte, desde que sua classificao obedea ao princpio da provenincia. A estrutura dos campos e subcampos possibilita que somente as informaes pertinentes hierarquia dos documentos descritos sejam anotadas, no havendo nus para a descrio no caso de descarte dos campos no essenciais. A estrutura hierrquica dos campos de descrio no sistema multinvel facilita sobremodo a implantao de sistemas informticos de controle.

Na definio do sistema multinvel, a aplicao do conceito de fundo de arquivo fundamental. Como sabemos, tal conceito encontra-se intimamente ligado ao princpio da provenincia, o que pressupe uma relao direta entre as atividades de descrio e as de classificao arquivstica. Entretanto, a ISAD (G) pouco se detm no estabelecimento de critrios e de conceitos para a classificao, criando o risco de defasagem entre essas duas atividades. A norma prope campos especficos, hierarquizados nos cinco grandes tpicos indicados abaixo: N(a): identificao determina o que est sendo descrito, o nvel hierrquico que ocupa, volume, datas, cdigos e ttulos; N(b): contexto indica tanto os dados bsicos referentes ao produtor dos documentos em questo como procura historicizar o percurso desses documentos at o ingresso no arquivo; N(c): contedo e estrutura procura resumir para o consulente as principais caractersticas dos documentos em questo, destacando as potencialidades de pesquisa, a forma de organizao e a representatividade do conjunto em funo de descartes prvios ou de posteriores acrscimos de documentos; N(d): acesso e utilizao orienta em relao aos aspectos prticos da consulta documental, realando a situao jurdica, as condies de acesso, as possibilidades legais de utilizao e reproduo, o idioma e os instrumentos de pesquisa disponveis sobre os documentos em questo; N(e): documentao associada aponta a relao dos documentos em questo com suas eventuais cpias ou reprodues e com os demais documentos relacionados, tanto

IMPORTNCIA DE UMA NORMALIZAO

A importncia de um instrumental como a ISAD (G) para a comunidade arquivstica mais evidente quando pensamos nas possibilidades abertas pelo avano da informtica em nvel mundial. Para que a troca eletrnica de informaes entre os acervos seja satisfatria necessrio que, cada vez mais, os arquivistas comecem a falar a mesma lngua. Nesse sentido, fundamental o estabelecimento de diretrizes bsicas para todas as atividades relacionadas organizao arquivstica, inclusive a descrio. A normalizao da descrio arquivstica tambm facilita o acesso s informaes do acervo por parte dos mais diversos consulentes. Assim, um pesquisador especializado pode localizar com facilidade a informao que deseja em diversos arquivos. A normalizao contribui no apenas para o intercmbio entre diferentes instituies, como tambm facilita o acesso e a consulta em geral.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G); item 2.1, p.17-18. Trad. livre.)

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PROBLEMAS DE UMA NORMALIZAO

Para que o ideal perseguido pela normalizao se torne concreto resta um longo caminho. Em linhas gerais, as crticas norma ISAD (G) focalizam dois aspectos: a representatividade e a relao entre as atividades de descrio e as de classificao arquivstica. A respeito da primeira verso da norma, a arquivista espanhola Antonia Heredia Herrera aponta um total descompasso entre os pases representados na Comisso ad hoc, responsvel pela elaborao da norma, e os grandes produtores de documentos em nvel mundial. A situao agrava-se com a ausncia de representantes de pases cuja tradio terico-metodolgica na discusso arquivstica no desprezvel, como a Itlia, por exemplo. Experincias de diferentes naes ficaram completamente margem da elaborao de uma norma com pretenses de alcance mundial. Antonia Heredia tambm indica a utilizao de uma bibliografia extremamente reduzida e redundante como base terica para a elaborao da norma. Esses problemas de representatividade que acarretam tambm problemas de divulgao comprometeram a inteno de que a norma aprovada em 1993 fosse o resultado de uma ampla rediscusso, em nvel mundial, do rascunho iniciado em 1988. A segunda verso da ISAD (G), de 1999, procurou ampliar seu escopo de representatividade, ao contemplar exemplificaes em portugus (do Brasil) e em italiano. No entanto, nota-se que a questo de uma normalizao terminolgica mais aprofundada continua necessria. Por exemplo, o entendimento espanhol da definio de srie apresentada pelo CIA em teoria no comporta o estabelecimento de sries temticas, alfabticas ou cronolgicas, as quais, todavia, so includas nos exemplos da norma, apresentando uma certa confuso entre as atividades arquivsticas de classificao e de ordenao. A maior conseqncia do descompasso entre o alcance internacional pretendido e as representatividades nacionais contempladas de cunho terminolgico. O conceito de tipologia documental definido pela norma, por exemplo, ao contrrio das terminologias

brasileira e espanhola, no estabelece qualquer relao direta com uma atividade e, por conseqncia, com o estabelecimento de sries documentais. No Brasil, as definies de srie e de tipo documental postuladas pelo Dicionrio de terminologia arquivstica distanciamse tanto da ISAD (G) original como de sua verso nacional. A norma, na realidade, no trabalha com o conceito de tipo e sim com o de forma, substitudo na verso nacional pelas terminologias forma, espcie e tipo do documento, criando, assim, outras divergncias conceituais. Diferentemente dos espanhis, os responsveis pela verso brasileira da norma no entendem a srie definida em funo de uma atividade institucional, mas por um sistema de arquivamento. Na realidade, o segundo entendimento aproxima-se mais de uma traduo literal da norma original ( filing system ou systme darchivage), enquanto a interpretao espanhola est mais prxima da organicidade proposta pelos princpios arquivsticos e contemplada nas definies de fundo e provenincia da ISAD (G). A utilizao da norma em pases de tradio ibrica, por exemplo, esbarra em inmeros problemas de ordem conceitual que acabam por comprometer os objetivos iniciais do CIA. A segunda questo diz respeito falta de uma definio mais precisa das atividades de classificao arquivstica, destacando-se, ainda na opinio de Antonia Heredia, a ausncia de qualquer conceituao capaz de definir os grupos e as colees. A definio de tais termos nos parece fundamental dentro das atividades de classificao, por se referir relao existente entre os documentos e seus produtores, conforme o princpio da provenincia. Na realidade, a maior preocupao da norma est em satisfazer as demandas de consulta, limitando o vnculo orgnico das unidades documentais apenas ao fundo de arquivo. A provenincia, como sabemos, identifica a organicidade entre os documentos e as atividades que os produziram, configurando uma relao hierrquica dentro do fundo arquivstico, a qual no contemplada pela ISAD (G). Os estudos de tipologia documental que buscam estabelecer as possibilidades de insero de diferentes espcies documentais em funes hierarquizadas , segundo outra arquivista espa-

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nhola, Vicenta Corts Alonso, so relegados a um segundo plano pela norma, com a priorizao das pequenas unidades e de seu contedo. Para essa autora, a tipologia o eixo principal do sistema e o seu conhecimento dever ocorrer dentro dos princpios arquivsticos e no:
por meio de sistemas feitos em funo da informao pedida pelos consulentes. [...] O consulente deve conhecer o mtodo de busca com os dados que o arquivista lhe oferece e que, em poucos casos, pode e deve descer at a unidade.3

A opo da norma, por favorecer as demandas dos consulentes em detrimento da organicidade do acervo, tambm apontada por Vicenta Corts como um desvio de cunho biblioteconmico e documentalstico. Para essa arquivista, h na ISAD (G) o risco de perda da idia de globalidade dos fundos arquivsticos; h tambm uma distino entre administrao e histria que ignora o dinamismo da teoria arquivstica das trs idades, isto , ignora que o documento corrente de hoje se tornar o permanente de amanh. Nesse sentido, deve-se questionar sobre a pertinncia da aplicao da descrio ISAD (G) aos arquivos correntes ou intermedirios.

te, contemplando mais profundamente as questes relativas organicidade da classificao arquivstica. O caminho do estabelecimento de pequenas modificaes pelos diferentes usurios da ISAD (G) , provavelmente, o mais acertado para o momento. Esperamos que tais ajustes tenham ressonncia na Comisso ad hoc, responsvel pela elaborao da norma, de modo que a prxima verso venha a representar melhor os procedimentos adotados pelos arquivistas, conforme o objetivo do documento preliminar de 1988. No Brasil, a sistematizao das propostas de descrio foi iniciada por Maria Amlia Migueis em 1976 (Roteiro para elaborao de instrumentos de pesquisa), sendo alvo de uma reviso por parte de Helosa Bellotto em 1987 (Descrio: processo e instrumentos). Tais propostas no diferem do esprito geral da norma, embora estejam mais preocupadas com a insero das atividades de descrio junto classificao arquivstica. Helosa Bellotto procura enfatizar a compreenso da organicidade dos documentos ao invs de favorecer uma descrio individualizada. Acreditamos que, ao lado da norma, as propostas de descrio sistematizadas no Brasil, especialmente a partir do final da dcada de 1980, podem se constituir num referencial, sobretudo no que diz respeito a uma definio sistemtica dos diferentes tipos de instrumentos de pesquisa, superando os problemas ainda no resolvidos pela ISAD (G).

CUIDADOS NA APLICAO DA ISAD (G)

preciso, contudo, valorizar os mritos da ISAD (G), a despeito dos problemas apresentados. Ela , sem dvida, uma primeira referncia fundamental para qualquer atividade de descrio. Entretanto, talvez o melhor seja encar-la mais como uma diretriz geral do que como uma norma propriamente dita. A utilizao dos princpios da estrutura multinvel proposta pela ISAD (G), somada a uma classificao arquivstica guiada pelo princpio da provenincia, pode atingir resultados promissores. Antonia Heredia, uma das mais ferrenhas crticas da norma, apresenta uma interessante proposta de ajus3

CORTS ALONSO, V. Prlogo, p. 11. Trad. livre.

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TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Apesar de serem atividades absolutamente distintas, classificao e descrio guardam entre si uma relao de complementaridade intensa. Assim, o ideal que, tanto no planejamento como na execuo de tais atividades, essa inter-relao seja considerada. Isso significa que os nveis das atividades de descrio devero sempre corresponder aos nveis da classificao dos documentos. Assim, diferentes tipos de instrumentos de pesquisa se definem em funo da menor ou maior profundidade desejada na descrio dos nveis da classificao arquivstica. A tabela seguinte resume a relao entre cada tipo de instrumento de pesquisa e o nvel da descrio.

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GUIAS
O guia , preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele a porta de entrada da instituio e permite um mapeamento panormico do acervo. No guia devero constar todos os dados bsicos necessrios para orientar os consulentes, desde as informaes prticas tais como o endereo da instituio, os telefones, o horrio de atendimento etc. at as informaes especficas sobre o acervo, como por exemplo os fundos e as colees que ele possui, seu nvel de organizao, as condies fsicas e jurdicas do acesso, as possibilidades de reproduo de documentos etc. O guia tambm deve conter uma pequena introduo que apresente o histrico da instituio e explique o processo pelo qual seu acervo foi formado. Atravs do guia, o pesquisador poder programar sua visita, sabendo exatamente quais so as condies de consulta, quais conjuntos documentais so pertinentes para seus interesses de pesquisa e quais so as condies de acesso. Ele ser o primeiro instrumento solicitado por qualquer consulente familiarizado com os procedimentos tcnicos do arquivo. Por ser o principal instrumento de divulgao, o guia permite diversas propostas para sua elaborao e apresentao. Algumas instituies fazem guias extremamente elaborados, repletos de imagens coloridas, impressos em papel de alta qualidade, com encadernaes luxuosas, acrescidos de textos complementares etc. Por outro lado, existem instituies que optam pela elaborao de instrumentos mais tcnicos, em formatos modestos - geralmente compostos por algumas folhas grampeadas ou encadernadas -, contendo apenas as informaes mnimas necessrias, mas nem por isso menos importantes. Na realidade, o fundamental que as informaes bsicas estejam presentes, de modo claro e acessvel para o pesquisador. A confeco de guias mais elaborados (e custosos) uma opo que cabe poltica de divulgao da instituio. Porm importante tomar cuidado para que a produo de um guia no seja retardada devido elaborao de um projeto faranico.

Tambm h que se considerar que a informao disposta nos guias extremamente sumria e efmera. As condies do atendimento (horrios, equipamentos, restries legais etc.) e dos acervos (organizao de antigos acervos, incorporao de novos documentos etc.) modificam-se com muita freqncia. Assim, a elaborao de um guia no pode ser vista como uma atividade definitiva. necessrio programar-se para as atualizaes deste instrumento j no momento da confeco do primeiro guia. Tecnicamente o guia se divide em duas partes distintas. A primeira (G1) traz os dados gerais sobre a instituio e sobre as condies de consulta, podendo conter, em princpio, as seguintes informaes: G1(a): nome da instituio; G1(b): endereo completo, telefone, fax etc.; G1(c): endereo eletrnico (somente se tiver um sistema que garanta a leitura e a resposta de todos os e-mails); G1(d): web site (no indicar endereos eletrnicos provisrios); G1(e): dias e horrios de consulta (no esquecer de indicar a situao em frias e feriados); G1(f): ficha tcnica da instituio (indicar tanto a situao na estrutura administrativa se faz parte de uma universidade, de uma fundao etc. e os setores em que se decompe como o nome e a funo dos principais responsveis); G1(g): localizao e facilidades externas instituio (meios de transporte, existncia nas proximidades de estacionamentos, lanchonetes, restaurantes, papelarias etc.); G1(h): breve histrico da instituio, indicando sua situao atual; G1(i): perfil do acervo (temtico ou no), indicando os objetivos e os critrios gerais para aquisio de fundos ou de colees, destacando a importncia de seus documentos; G1(j): condies e restries consulta (se necessita de requerimento prvio, se o acervo aberto a qualquer consulente ou apenas ao pblico especializado, se necessita de agendamento prvio da consulta, se a consulta

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paga ou gratuita, se h limites para a requisio de materiais (ex: uma caixa de cada vez); se permitido levar material prprio, como pastas e cadernos, para a rea de consulta etc.); G1(k): suporte consulta (indicar os equipamentos de que dispe tais como leitora de microfilmes, tomadas para a conexo de notebooks, equipamentos de udio e vdeo etc. a existncia de uma biblioteca de apoio, a possibilidade de acesso Internet etc.); G1(l): poltica de reproduo (se existe possibilidade de reproduo dos documentos: quais as formas, qual o custo e qual o prazo); G1(m): poltica de intercmbio institucional (se empresta arquivos e documentos de e para outras instituies e em que condies); G1(n): formas de acesso aos documentos (indicao dos instrumentos de pesquisa de que dispe); G1(o): outras publicaes da instituio; G1(p): prestao de servios (se oferece servios para terceiros como xerox, reproduo de documentos, transcrio de fitas, organizao de acervos etc).

Reproduzimos direita, guisa de exemplificao, parte da introduo do guia do Arquivo Edgard Leuenroth (AEL-UNICAMP):

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A segunda parte do guia (G2) se preocupa em descrever sumariamente os fundos e as colees. A melhor forma de fazer isso nos parece ser o estabelecimento de verbetes especficos para cada conjunto, nos quais devero constar basicamente os seguintes dados: G2(a): nome do fundo, da coleo ou do conjunto documental; G2(b): pequeno histrico contendo: identificao e trajetria do titular (quando cabvel); trajetria do conjunto documental em si (quem gerou, acumulou, custodiou etc.) at a sua incorporao ao acervo (modo e data de aquisio, pessoas e instituies envolvidas ); G2(c): caracterizao sumria do perfil do fundo ou da coleo; G2(d): tipos documentais mais freqentes (quando for relevante e possvel determinar); G2(e): documentos complementares (indicar os fundos e as colees na mesma ou em outra instituio que possam complementar o conjunto em pauta); G2(f): condies fsicas gerais do acervo, indicando no apenas o estado de conservao dos documentos, mas tambm a existncia de microfilmes e de cpias para a consulta, se for o caso; G2(g): estgio atual da organizao; G2(h): quantidade aproximada de documentos e datas-limite; G2(i): condies de acesso; G2(j): condies de reprodutibilidade; G2(k): instrumentos de pesquisa.

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A descrio efetuada pela Central de Documentao e Informao Cientfica Prof. Casemiro Reis Filho ( CEDIC - PUC / SP ), reproduzida a seguir, serve para exemplificar um verbete de guia:

INVENTRIOS
Os inventrios so, pela ordem hierrquica dos nveis da classificao, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumrio de um ou mais fundos ou colees. O objetivo descrever as atividades de cada titular, as sries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critrios de classificao e de ordenao. Ao contrrio do guia, os inventrios devem, necessariamente, abordar conjuntos documentais com algum nvel de organizao do ponto de vista da classificao arquivstica. A descrio das sries documentais de cada fundo uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos documentos de um arquivo. Uma boa descrio de cada fundo arquivstico permite que o pesquisador consiga detectar, preliminarmente, a possvel existncia e a localizao de documentos de seu

interesse. O acesso a um documento individual e especfico ocorrer mediante o conhecimento dos critrios de classificao e de ordenao interna das sries. Os inventrios, por se referirem a conjuntos documentais classificados, tm, ao contrrio do guia, uma vida til mais longa. No entanto, suas informaes devero ser reavaliadas sempre que novas incluses documentais forem feitas (no caso de fundos abertos), ou novos sistemas de ordenao e de acesso (com o incremento da informtica, por exemplo) forem executados. Pelo fato de o inventrio ser basicamente um instrumento para a pesquisa especializada, a elaborao de edies sofisticadas no compensa o investimento. Os inventrios tambm costumam ser apresentados em duas partes distintas. A primeira, na forma de introduo, busca descrever sumariamente o conjunto em pauta, enquanto a segunda procura delinear mais especificamente o contedo de cada srie. Para a descrio sumria do fundo, ou da coleo, as informaes existentes no guia sero de grande valia, mas, para o corpo do inventrio propriamente dito, haver a necessidade de constituir novos verbetes. Para a introduo do inventrio (I1) so necessrias as mesmas informaes destacadas na segunda parte do guia, acrescidas dos seguintes itens: I1(a): indicao da impor tncia dos documentos inventariados para a pesquisa; I1(b): explicao da forma e dos critrios de classificao adotados na organizao dos documentos em pauta; I1(c): delineamento e explicao do plano de classificao adotado; I1(d): definio terminolgica dos conceitos empregados. As referncias constitutivas do corpo do inventrio (I2) devero apresentar os seguintes itens: I2(a): situao no plano de classificao (nome do fundo, grupo etc.); I2(b): nome da srie e explicao de sua caracterizao, quando necessrio; I2(c): datas-limite e quantidade de documentos;

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I2(d): notao ou localizao da srie no fundo ou na coleo; I2(e): forma de ordenao dos documentos dentro da srie. O excerto do instrumento de pesquisa, reproduzido abaixo elaborado para a organizao de documentos do Partido Comunista Brasileiro , uma amostra da possibilidade de organizao de informaes de um inventrio:

CATLOGOS E NDICES
Os catlogos e ndices constituem instrumentos voltados para a localizao especfica de unidades documentais. O catlogo dar continuidade descrio da srie iniciada com o inventrio, detendo-se, agora, em cada documento, respeitando ou no a ordenao destes dentro da srie. Quando necessria, a descrio pea a pea tambm contar com instrumentos de pesquisa divididos em duas partes: introduo e corpo. O fundamental do catlogo que ele se atenha compreenso dos documentos dentro de suas relaes orgnicas com as atividades que os produziram. S possvel elaborar catlogos de sries que j estejam organizadas e, preferencialmente, inventariadas. Na introduo do catlogo, devero constar, alm dos dados gerais da srie (ou sries), levantados por ocasio da confeco do inventrio, as seguintes informaes C1(a): explicao sobre a importncia do catlogo e da descrio individualizada dos documentos em questo; C1(b): contextualizao da(s) srie(s) escolhida(s) dentro das atividades do titular do fundo; C1(c): indicao dos critrios eleitos para a ordenao dos documentos na classificao e na descrio, caso haja diferena entre ambas. A montagem do corpo do catlogo pode adotar tanto o formato de verbete (mais recomendvel para documentao muito diversificada) como o de tabela. De qualquer modo, necessrio indicar o seguinte: C2(a) tipo documental (caso no esteja determinado na srie); C2(b) ttulo do documento (se houver); C2(c) emissor e destinatrio (se for o caso); C2(d) funo imediata do documento (objetivo para o qual foi produzido); C2(e) resumo ou descritores do documento;

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C2(f) datas tpica e cronolgica; C2(g) caracteres externos mais relevantes (nmero de pginas, formato, dimenso etc.); C2(h) notao ou localizao do documento. A descrio dos manuscritos da Coleo Lamego um exemplo bastante ilustrativo da disposio das informaes em um verbete de catlogo, como podemos ver abaixo:

complementados por algum tipo de ndice. A ttulo ilustrativo, podemos verificar, no mesmo instrumento da Coleo Lamego, a indicao retirada do ndice onomstico para a referncia documental reproduzida anteriormente:

Os catlogos seletivos transcendem a dimenso arquivstica dos catlogos convencionais ao escolher documentos que atendam a critrios temticos, independentemente de sua posio no plano de classificao, podendo, inclusive, reunir documentos de fundos e arquivos distintos. Os ndices, como instrumentos de pesquisa autnomos, procuram decompor os documentos em descritores, que podem ser temticos, cronolgicos, onomsticos, geogrficos etc. Os ndices tm como objetivo permitir uma rpida localizao das unidades documentais que atendam a critrios especficos, tanto de uma nica srie como de diferentes fundos. Na confeco de ndices, devese tomar muito cuidado com a escolha dos termos a serem utilizados. Em tais tarefas a utilizao de vocabulrios controlados e tesauros imperativa. Entretanto, a forma mais comum de ocorrncia dos ndices sua integrao dentro de outros instrumentos de pesquisa, visando garantir possibilidades variadas de acesso aos documentos em questo. Os instrumentos de pesquisa muito extensos, como os catlogos de conjuntos documentais volumosos, geralmente so

importante atentar nesses instrumentos de pesquisa que somente algumas possibilidades se configuram como inerentes s atividades do arquivo. A descrio de documentos de vrios acervos pode ser uma atividade importante para determinadas pesquisas; no entanto, no deve ser encarada como uma das obrigaes da instituio de guarda. Assim, a confeco de catlogos seletivos ou de ndices que extrapolem o universo de um acervo especfico uma atividade de responsabilidade dos pesquisadores especializados ou dos documentalistas, mas no do arquivista. Uma das diferenas bsicas do documento arquivstico em relao aos documentos biblioteconmicos a sua relao orgnica com as atividades do produtor. Isso significa que os documentos arquivsticos so sempre produzidos em sries e que sua compreenso se dar de um modo coletivo e no isolado. A aplicao de procedimentos descritivos s unidades documentais, atravs de catlogos e de ndices, deve ser encarada como uma exceo.

PROBLEMAS DE NOMENCLATURA
As definies terminolgicas dos instrumentos de pesquisa na arquivstica brasileira modificaram-se com o tempo, embora o esprito geral da descrio tenha permanecido o mesmo. O primeiro impulso no sentido do estabelecimento terminolgico dessas atividades foi dado pela publicao do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, em 1990, reformulado em 1996 sob o ttulo de Dicionrio de Terminologia Arquivstica. O avano da profissionalizao dos arquivistas no Brasil tem direcionado a descrio para a

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contextualizao dos documentos dentro da organicidade estabelecida pelas sries documentais. Nesse sentido, as exaustivas descries de peas individualizadas tm dado lugar confeco de inventrios, na prtica cotidiana dos arquivistas. As definies anteriores publicao dos dicionrios citados contemplam uma grande gama de instrumentos de pesquisa destinados descrio de documentos individualizados. Com a nova terminologia, tais instrumentos foram incorporados ao conceito de catlogo. O quadro a seguir procura traar uma equivalncia terminolgica, considerando essa alterao e visando o melhor entendimento de obras ou de instrumentos que tenham sido publicados de acordo com a terminologia vigente antes da normalizao proposta pelos dicionrios.

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DIRETRIZES PARA A ELABORAO DOS
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
A confeco de instrumentos de pesquisa constitui uma das atividades essenciais de qualquer instituio detentora de acervos. As atividades de descrio, ao lado das de classificao, so etapas inerentes ao processo de organizao de um arquivo. Uma boa descrio, entretanto, requer um planejamento adequado que leve em conta tanto o estabelecimento de prioridades (que conjuntos descrever?, que instrumento realizar?) como a infra-estrutura necessria para tal atividade.

QUE INSTRUMENTO REALIZAR

A escolha do instrumento de pesquisa a ser produzido deve ser feita em funo do estabelecimento de uma poltica de descrio por parte da entidade. Essa poltica deve, em primeiro lugar, voltar-se para a efetivao do acesso a todos os arquivos de forma mais ou menos uniforme. Infelizmente, muito comum encontrar instituies que direcionam grandes esforos para a classificao e descrio detalhada de determinadas sries ou colees, relegando a um segundo plano o restante de seu acervo. importante lembrar que a importncia (histrica, artstica, esttica etc.) atribuda a determinados documentos sempre embasada em critrios alheios s atividades do arquivo. Nesse sentido, a descrio sistemtica de unidades documentais (por meio de catlogos) s deve se impor quando a totalidade do acervo j estiver devidamente descrita em inventrios. No obstante, muitas vezes o perfil dos acervos e do

No se pode precisar o momento da mudana. Em geral, as obras publicadas a partir de 1995 j incorporam as novas terminologias, enquanto que todas as anteriores a 1990 utilizam a antiga. Determinadas obras publicadas no incio dos anos 1990 mesmo algumas nas quais membros da equipe responsvel pela elaborao da primeira verso do Dicionrio colaboraram no incorporaram a nova terminologia, muitas vezes, em funo de os textos j estarem prontos e editados nas grficas.

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tipo de consulta dos quais so objeto demandam uma referenciao mais individualizada. Para esses casos, uma boa poltica de descrio ser capaz de estabelecer as prioridades.

A IMPORTNCIA DOS GUIAS E DOS INVENTRIOS

A primeira atividade de descrio de qualquer instituio detentora de acervos arquivsticos deve ser a elaborao de um bom guia o que no implica, necessariamente, edies esteticamente agradveis. a maneira mais rpida e mais eficiente de disponibilizar aos pesquisadores em geral uma viso mais global do acervo e da instituio de guarda. Mesmo em instituies cujo acervo ainda no esteja completamente organizado, o mapeamento geral feito por um guia fundamental para que se possa conhecer melhor a situao dos documentos e, assim, elaborar estratgias de organizao. Se o consulente dispuser de um guia que lhe apresente o perfil de cada conjunto documental armazenado pela instituio poder localizar rapidamente os documentos de seu interesse, utilizando, ento, os inventrios. A descrio individualizada de todo o acervo, feita sem a elaborao prvia de um quadro de classificao, incapaz de apresentar um panorama geral de cada srie documental, tal como faria, por exemplo, um inventrio. Ainda por meio dos inventrios, ele conseguir localizar documentos especficos quando for o caso mediante a compreenso dos critrios de ordenao interna das sries. Com estes dois instrumentos, o acesso pleno aos acervos pode ser efetivado. A importncia da elaborao dos inventrios ratificada por Antonia Heredia, para quem o arquivista:
tem que tirar proveito da minuciosidade, do rigor e da preciso do instrumento primeiro e primordial da atividade arquivstica, que o inventrio. [...] A tarefa de inventariar que requer conhecimentos histricos mais amplos e gerais para executar uma organizao sistemtica das sries de um fundo completo fixadas em um Inventrio, cumprindo finalidades orientadoras , dificilmente seria possvel com um processo mecanizado.4
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Os demais instrumentos responsveis por descries mais detalhadas de cada unidade documental devem ser encarados como um refinamento da poltica de descrio da instituio. A valorizao dada, no passado, confeco de catlogos desproporcional importncia prtica dessa atividade. Os esforos para a realizao dos catlogos e dos ndices somente devem ser mobilizados quando o guia e os inventrios estiverem plenamente finalizados. Apenas em algumas situaes excepcionais, ligadas poltica de acervo da instituio, ou a interesses muito especficos de consulta, que o tratamento descritivo de unidades se justifica. A descrio extremamente detalhada de peas documentais isoladas, por meio de catlogos e de ndices, deve ser encarada como uma exceo no universo dos arquivos. No obstante, quando necessria, dever ser realizada rigorosamente, tomando-se o cuidado de no desligar os documentos de seu contexto de produo, evidenciado pelo fundo e pela srie. O carter serial e coletivo dos documentos arquivsticos coloca a srie e no os documentos isolados como a unidade documental bsica.

ETAPAS DE ELABORAO
Na tarefa de elaborao dos instrumentos de pesquisa necessrio saber, em primeiro lugar, em que nvel de sintonia se encontram as atividades de descrio em relao s de classificao. Como j mencionamos antes, o ideal que a descrio seja planejada ainda antes da classificao documental. Muitas vezes, o gasto de algum tempo extra durante a classificao para a anotao de dados relativos descrio pode significar uma grande racionalizao de esforos. Por exemplo: se durante a ordenao interna dos documentos de uma srie for possvel a anotao das datas-limite, no momento da descrio no ser necessrio voltar queles documentos. A elaborao de inventrios de modo integrado classificao tambm tem como vantagem o fato de que as informaes sobre os documentos, sobre os critrios de classificao e ordenao etc. estaro frescos na mente do arquivista, evi-

HEREDIA HERRERA, A. Manual de instrumentos de descripcin documental; p.32-39. (Trad. livre.)

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tando-se a duplicao de esforos. Infelizmente essa situao nem sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se a descrever a posteriori os conjuntos documentais j classificados. Independentemente de se efetuar a descrio no mesmo momento ou aps a classificao, necessrio estabelecer uma sistemtica de coleta de informaes do acervo e de seus documentos. Nesse sentido, a utilizao de fichas eficientes, informatizadas ou manuais, muito importante. Tambm fundamental a realizao de um bom controle sobre o preenchimento e o processamento das fichas, a fim de se garantir uma padronizao rigorosa. A criao de manuais de preenchimento e a reviso sistemtica so imprescindveis. Igualmente importante ter controle do vocabulrio e das siglas utilizadas. O preenchimento em suporte informatizado diminui os encargos do revisor, graas aos bloqueios e padres que podem ser previamente programados; o esquema geral, porm, permanece o mesmo. As fichas devem conter outros campos alm daqueles requeridos pelo verbete em si, os quais contemplaro informaes de uso interno para viabilizao e para controle do trabalho, tais como: nmero da ficha, indicao de quem a preencheu, localizao topogrfica das unidades de armazenamento etc. A seguir apresentamos, guisa de exemplificao, a ficha confeccionada para mapeamento do acervo do Centro Paranaense de Documentao e Pesquisa (CPDP) e o manual correspondente:

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A listagem a seguir procura sintetizar as principais etapas da confeco de um instrumento de pesquisa: E(a): planejamento e definio de prioridades: escolha do material a ser descrito; escolha do tipo de instrumento; definio da forma de divulgao do instrumento; definio dos recursos materiais, humanos e financeiros; estabelecimento de cronograma; E(b): estabelecimento do contedo do instrumento: definio das informaes a serem apresentadas; definio do modo pelo qual as informaes sero apresentadas; estabelecimento do sistema de coleta e de processamento dos dados; E(c): preparao para o recolhimento das informaes: definio dos elementos do sistema informatizado (se for o caso); elaborao de fichas para coleta da informao; elaborao de manuais para o preenchimento das fichas a fim de se garantir sua correta utilizao e a manuteno de um padro; teste das fichas e do manual em uma parte do acervo; finalizao das fichas e do manual; treinamento do pessoal tcnico responsvel pelo preenchimento das fichas; escolha de um tcnico responsvel pelo preenchimento (ser o revisor das fichas, com o objetivo de garantir a padronizao das informaes); E(d): recolhimento das informaes: preenchimento das fichas; reviso das fichas; E(e): confeco do instrumento de pesquisa; E(f): divulgao do instrumento de pesquisa.

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FORMATOS DE DIVULGAO
DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA
A escolha do formato mais apropriado para a divulgao dos instrumentos de pesquisa deve levar em considerao sua dupla funo no acervo: controle e acesso. Dessa forma, instrumentos mais ligados ao controle do acervo demandaro um formato menos elaborado e, por vezes, mais funcional. Por outro lado, quando o objetivo principal for uma ampla difuso, formas mais abrangentes de divulgao devero ser buscadas. Isso significa que a escolha do formato para a difuso do instrumento varia em funo dos objetivos que norteiam sua criao. Tambm preciso ter em mente as disponibilidades financeiras, lembrando-se que nem sempre a soluo mais cara e elaborada a mais adequada para o que se pretende.

PARA USO LOCAL (FICHRIO, ENCADERNADO ETC.)

Instrumentos mais ligados ao controle do acervo, voltados principalmente para uma aplicao dentro da prpria instituio, podem ser feitos em forma de fichrios (manuais ou eletrnicos), compostos, por exemplo, por fichas de coleta de informaes. Apesar de propiciar um acesso restrito, tm grande eficcia, dependendo da qualidade da descrio efetuada. Entre seus pontos positivos destacam-se o baixo custo e a facilidade de atualizao, sendo altamente recomendveis para os casos em que as informaes sobre os conjuntos documentais sejam efmeras, devido incluso/excluso constante de documentos. Uma verso eletrnica de um fichrio tem a vantagem (dependendo do tamanho) de ser porttil e fcil de ser copiada a baixo custo.

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O fichrio, entretanto, apresenta um carter provisrio. medida que as informaes da parte descrita adquirem mais estabilidade, recomendvel fix-las tambm em um formato mais estvel. A produo de volumes encadernados com espiral, por exemplo uma alternativa simples e eficaz para que o instrumento passe a ter status de publicao, ainda que artesanal, em um formato mais agradvel para a consulta do que o fichrio. O volume encadernado tambm pode ser distribudo a bibliotecas, a outras instituies de arquivo e at a pesquisadores, permitindo uma divulgao maior do acervo. A divulgao de instrumentos de pesquisa na forma de volumes encadernados talvez seja uma das melhores solues atuais, se pensarmos na relao custo/benefcio. No obstante, preciso ter em mente que a aparncia artesanal do volume encadernado pode atrapalhar na divulgao para um pblico mais amplo. A criao de um guia, voltado apenas para o pessoal tcnico da instituio e para o usurio especializado, no formato de volume encadernado, perfeitamente adequada. Esse pblico-alvo preocupa-se principalmente com a preciso das informaes e no com a sua disposio esttica. Entretanto, se o guia for feito com o intuito de divulgao para um pblico no especializado visando apresentar-se como um carto de visita da instituio , a edio em espiral no recomendvel. Nesse caso, o que est em pauta no apenas a qualidade das informaes, porm o modo como elas so apresentadas. Os demais instrumentos de pesquisa, por sua prpria natureza mais tcnica, no enfrentam tantos problemas em relao a uma divulgao artesanal, uma vez que o tipo de informao que contm , por excelncia, voltado ao pblico especializado.

sas publicaes h a garantia de ampla circulao em um pblico altamente especializado. No so recomendveis, entretanto, quando o objetivo da difuso atingir um pblico mais amplo. Esse tipo de difuso requer um nvel de classificao e de descrio razoavelmente avanado. necessrio considerar, ainda, que geralmente o tempo mnimo decorrido entre o envio dos originais e o lanamento da publicao supera um ano. De igual modo, preciso lembrar que o momento do lanamento da publicao representa apenas o incio de um longo perodo de difuso do instrumento, que compreende as doaes dos autores, a entrada das obras em bibliotecas, o tempo necessrio para elaborao de resumos e de resenhas da obra, a indicao do trabalho em teses e em artigos etc. Assim, h que se tomar cuidado para que as informaes divulgadas se mantenham fidedignas no apenas no momento do envio dos originais, mas, pelo menos, durante meia dcada. Garantir a preciso das informaes por tanto tempo no significa manter esttica a organizao do acervo. Os avanos da classificao e da descrio devem correr naturalmente, mesmo porque o acmulo documental por meio de produo cotidiana, transferncia, recolhimento, compra ou doao uma constante nos arquivos. Assim, no haver problema se determinado fundo descrito no guia como no organizado vier a ser organizado ou se novos documentos forem acrescentados ao acervo. O que no pode acontecer a informao publicada deixar de guardar similaridade com a realidade do arquivo; por exemplo, se ocorrer modificao nos sistemas de classificao, ordenao etc.

PARTE DE PUBLICAO (EM REVISTA OU EM OBRA COLETIVA)

A publicao de instrumentos de pesquisa, sobretudo de guias e de pequenos inventrios, em obras coletivas, como revistas cientficas, anais de congressos ou coletneas, nos parece uma forma de divulgao extremamente eficiente e igualmente barata. Nes-

PUBLICAO AUTNOMA FORMAL (LIVRO, FASCCULO ETC.)

A publicao autnoma formal definida em oposio s edies artesanais encadernadas com espiral tem como vantagem transmitir uma imagem mais rigorosa do instrumento de pesquisa. No entanto, deve-se considerar que o rigor no est na forma

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da publicao em si, porm na qualidade do trabalho arquivstico. A transformao de um trabalho de descrio mal executado em livro em nada contribui para a imagem da instituio. O nvel de correspondncia entre as informaes publicadas e a realidade do acervo deve ser muito alto, garantindo uma razovel permanncia. De modo geral, a exigncia do pblico especializado ou no bem maior em relao s publicaes autnomas do que em relao s de carter coletivo ou provisrio, demandando cuidados redobrados. O custo mais elevado das publicaes autnomas impe que a opo por esse tipo de divulgao seja resultante de uma criteriosa avaliao da relao custo/benefcio. A consulta a instrumentos descritivos pelos pesquisadores fora do ambiente do arquivo pode, muitas vezes, ser muito til. O acesso s informaes por parte do consulente em seu prprio ambiente de pesquisa possibilita uma seleo prvia dos materiais a serem pesquisados, permitindo um planejamento e, conseqentemente, um melhor aproveitamento da visita ao arquivo. Nesse sentido, a edio de instrumentos como publicaes autnomas e a sua correspondente distribuio ao pblico especializado deve ser encarada tambm como uma forma de incrementar o atendimento ao pblico e o acesso ao acervo.

SUPORTE ELETRNICO (CD, DISQUETE, INTERNET)

A edio eletrnica vem se tornando uma alternativa prtica e de baixo custo em relao s edies convencionais. No entanto, a divulgao de instrumentos de pesquisa em suportes informticos deve levar em conta o carter efmero desses suportes, a necessidade de equipamentos e softwares adequados, alm de pressupor um certo nvel de conhecimento informtico por parte do pblico em questo. Nesse sentido, tais limitaes devem ser pesadas na hora da opo por uma difuso informatizada.

Com o barateamento dos custos e com a ampliao das potencialidades da informtica, algumas instituies j permitem o acesso on-line, via Internet, no s a seus instrumentos de pesquisa, como tambm a alguns documentos do acervo. O escaneamento e a incluso em CD-ROM de conjuntos documentais inteiros tm sido cada vez mais freqentes. possvel que, em breve, a terminologia arquivstica se veja obrigada a incorporar um novo tipo de catlogo que, em vez de descrever, reproduza digitalmente os documentos. No entanto, o fundamental que no se perca a organicidade existente dentro do conjunto documental. A despeito das sedutoras possibilidades abertas pela informtica, no podemos nos esquecer de que ela apenas uma ferramenta destinada a auxiliar em um trabalho arquivstico, cuja lgica o computador desconhece. A correta descrio arquivstica deve ocorrer como resultado complementar da atividade de classificao fiel ao princpio da provenincia e no como processo automtico, apenas resultante da insero desordenada de dados no computador, alimentado pela iluso de que a mquina ser capaz de restabelecer a lgica interna das sries e das unidades documentais. A informao desorganizada, quando informatizada, continua sendo apenas informao desorganizada. Atualmente, contamos com trs formas de difuso eletrnica de dados, mais ou menos acessveis a todos os consulentes: os disquetes, os CDs e a Internet. Cada uma delas tem especificidades que devem ser ponderadas, sempre tendo em mente o tipo de instrumento que ser realizado. A divulgao de um guia, por exemplo, enquadra-se com perfeio ao perfil da Internet, por seu pequeno volume de dados, pela sua necessidade de atualizao constante e pela sua vocao em se converter em carto de visita da instituio. Um catlogo muito extenso, por outro lado, seria mais adequado a um CD-ROM, tanto em funo de seu tamanho como em funo de seu carter mais estvel. O quadro a seguir procura sintetizar as principais diferenas existentes entre esses meios de divulgao eletrnica:

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REFERNCIAS GERAIS SOBRE

OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA

GLOSSRIO DOS TERMOS UTILIZADOS

As explicaes dos termos aqui apresentados foram transcritas e/ou traduzidas das seguintes obras: CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): norma internacional general de descripcin archivstica; ISAD-ESP; CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD (G): normas gerais internacionais de descrio em arquivo; ISAD-BRA; DICCIONARIO de terminologa archivstica; DIC-ESP; DICIONRIO de terminologia arquivstica; DIC-BRA; INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAD (G): general international standard archival description. 2 ed; ISAD-2 ed. Catlogo: instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao. DIC-BRA Catlogo seletivo: catlogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critrio temtico. DIC-BRA Classificao: seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. DIC-BRA Coleo: reunio artificial de documentos que, no mantendo relao orgnica entre si, apresentam alguma caracterstica comum. DIC-BRA Datas-limite: elemento de identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo. DIC-BRA

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Descrio: fase do tratamento arquivstico destinada elaborao de instrumentos de pesquisa para facilitar o conhecimento e a consulta dos fundos documentais e das colees dos arquivos. DIC-ESP Forma: uma classe de documentos distinguidos com base em caractersticas documentais fsicas (por exemplo, aquarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo, dirio, jornal, agenda, livro de minutas) comuns. ISAD-2; ed Forma, espcie ou tipo de documento includo na unidade de descrio, por exemplo, cartas, livros de registro. ISAD-BRA; O mesmo que tipologia. ISAD-ESP Fundo de arquivo: conjunto de documentos, de qualquer formato ou suporte, produzidos organicamente e/ou reunidos e utilizados por uma pessoa fsica, famlia ou organismo no exerccio das atividades e funes deste produtor. ISAD-ESP Guia: instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. DIC-BRA ndice: produto da indexao, como instrumento de pesquisa autnomo ou complemento de outro. DIC-BRA; Indexao: processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou palavras-chave que permitem a recuperao posterior do contedo de documentos e informaes. DIC-BRA Instrumentos de controle: instrumentos elaborados nas fases de identificao e avaliao. (...) os instrumentos de controle so os seguintes: fichrios de organismos, fichrios de tipos documentais, controles de sries, planos de classificao, registros topogrficos, registro grfico de depsitos; e na fase de avaliao: relaes, tabelas de temporalidade, registros gerais de entrada e sada, relaes de eliminao, informes e projetos de eliminao, relao de testemunhos resultantes de amostragem etc. DIC-ESP Inventrio: instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem de classificao. DIC-BRA Ordenao: disposio dos documentos de uma srie, a partir de elemento convencionado para sua recuperao [alfabtico, crono-

lgico, geogrfico, numrico-cronolgico, numrico simples, temtico, temtico-dicionrio, temtico-enciclopdico]. DIC-BRA Organicidade: qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora em suas relaes internas e externas. DIC-BRA Plano de classificao: esquema pelo qual se processa a classificao de um arquivo. DIC-BRA; Instrumento de controle resultante da fase de identificao, que reflete a organizao de um fundo documental ou da totalidade dos fundos de um arquivo e contm os dados essenciais de sua estrutura (denominao de grupos, sries, datas-limite etc.). DIC-ESP Princpio da provenincia: princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. DIC-BRA Provenincia: a relao existente entre os documentos e as instituies ou indivduos que os criaram, acumularam e/ou mantiveram e utilizaram na conduo de atividades pessoais ou institucionais. ISAD-ESP Recolhimento: passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. DIC-BRA Srie documental: seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. DIC-BRA; Documentos organizados de acordo com o procedimento administrativo ou conservados como uma unidade porque so o resultado da mesma gesto ou procedimento, ou da mesma atividade, tm uma mesma tipologia, ou devido a qualquer outra relao derivada de sua criao, recepo ou utilizao. ISAD-ESP Teoria das trs idades: sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento documental e utilizao. DIC-BRA Tesauro: vocabulrio controlado, baseado nas relaes de hierarquia, sinonmia e outras, no mbito de uma ou mais reas do conhecimento. DIC-BRA Tipologia documental: estudo dos tipos documentais. DIC-BRA Tipo documental: configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. DIC-BRA; Tipologia:

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o tipo de documento que pode existir em uma unidade de descrio, por exemplo: cartas, livros de atas. ISAD-ESP Transferncia: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. DIC-BRA Vocabulrio controlado: lista uniformizada ou padronizada de termos usados para garantir a recuperao da informao. DIC-BRA

BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO EDGARD LEUENROTH. Guia 1990. Campinas: IFCH, 1990. ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS (Ncleo Regional de So Paulo). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma terminologia arquivstica em lngua portuguesa. So Paulo: CENADEM, 1990. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Descrio: processo e instrumentos. Arquivo Rio Claro. Rio Claro (SP): Arquivo Pblico e Histrico do Municpio de Rio Claro, v.6, n.1, p. 8-30, jan. 1987; v.6, n.2, p. 4049, jun. 1987. CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): norma internacional general de descripcin archivstica. Trad. Luiz Garca et al. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD (G): normas gerais internacionais de descrio em arquivo. Trad. Vitor Manoel Fonseca et al. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1998. (Publicaes Tcnicas, 48). CORTS ALONSO, Vicenta. Prlogo. In: HEREDIA HERRERA, A. La norma ISAD (G); p. 9-11. Ver abaixo. DICCIONARIO de terminologa archivstica. 2. ed. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995. (Normas tcnicas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1). DICIONRIO de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros (Ncleo Regional de So Paulo); Secretaria de Estado da Cultura, 1996. DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Ver: ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Guia da Central de Documentao e Informao Cientfica Prof. Casemiro Reis Filho. So Paulo: EDUC, 1995. (Memria, documentao e pesquisa, 3). HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla: Diputacin Provincial, 1982.

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__________. La norma ISAD (G) y su terminologa: anlisis, estudio y alternativas. Madrid: Anabad/Arco, 1995. (Normas). INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAD (G): general international standard archival description. 2. ed. Ottawa, 2000. LOPEZ, Andr Porto Ancona. Tipologia documental de partidos e associaes polticas brasileiras. So Paulo: Histria Social USP/ Loyola, 1999. (Teses). __________. Centro Paranaense de Documentao e pesquisa: mapeamento e confeco de guia. Relatrio de pesquisa, 1996. Universidade Estadual de Maring, Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao. Processo 01665/95. MIGUEIS, Maria Amlia Porto. Roteiro para elaborao de instrumentos de pesquisa. Arquivo & Administrao. Rio de Janeiro, v.5, n. 2, p.7-20, ago. 1976. NOGUEIRA, Arlinda Rocha; BELLOTTO, Helosa Liberalli; HUTTER, Lucy Maffei. Inventrio analtico dos manuscritos da Coleo Lamego. So Paulo: IEB-USP, 1983. 2 v.

OUTRAS OBRAS DE INTERESSE

Com o incremento da profissionalizao dos arquivistas no Brasil, sobretudo a partir da dcada de 1990, inmeras publicaes vm surgindo a todo momento. Para no cometer injustias, as referncias abaixo no pretendem mostrar nem o mais significativo nem o mais importante de nossa literatura tcnica. Trata-se somente de indicaes de algumas obras que, de algum modo, complementam as idias aqui expostas e que, em princpio, podem ser adquiridas com alguma facilidade. As referncias bsicas sobre as atividades de descrio e os diferentes tipos de instrumentos de pesquisa encontram-se em: BELLOTTO, Helosa, Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo: TAQ, 1991. uma obra que se tornou referncia na literatura arquivstica brasileira. Com relao descrio, tomamos por base fundamentalmente o cap. 11, O processo da descrio: instrumen-

tos de pesquisa, que aprimora os artigos publicados em 1987, no Arquivo Rio Claro, j citados. Apesar de a edio ser de 1991, a redao de 1988, obrigando adaptao da terminologia usada nesse captulo de acordo com o quadro apresentado na pgina 22. Outra obra de carter geral o CD-ROM contendo os Anais do 10 Congresso da Associao dos Arquivistas Brasileiros. Apesar de o congresso ter ocorrido em 1994, o CD s foi publicado em 1998 e apresenta um grande mosaico (mais de 100 textos) sobre a arquivstica brasileira: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10, 1994, So Paulo. Anais do 10 Congresso Brasileiro de Arquivologia: rumos e consolidao da arquivologia. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros (Ncleo Regional de So Paulo), 1988 (CD-ROM). Em relao direta com os tpicos aqui tratados os Anais apresentam uma boa sntese das crticas que Antonia Heredia faz norma ISAD (G) no texto Observaciones sobre la norma ISAD ( G ) . Os princpios bsicos do sistema multinvel esto exemplificados nos materiais apresentados por Jaime Antunes Silva em Descrio multinvel: regras da descrio. Ana Clia Navarro de Andrade e Viviane Tessitore explicam como elaboraram o Guia da CEDIC, seguindo a norma ISAD (G), no texto Elaborao de guias: a experincia de um centro de documentao universitrio sobre movimentos sociais. Outros relatos sobre experincias com instrumentos de pesquisa podem ser observados em: MARTINS, Daniela Francescutti. Relaes entre o usurio e o guia de fundos na era digital: um relato de experincias; MIRANDA, Vnia Regina. Projeto NURC: a elaborao de um instrumento de pesquisa e LOPEZ, Andr. Integrao de centros de documentao: a definio de patamares tericos comuns como atividade preliminar. A verso oficial da norma ISAD (G) encontra-se disponvel no web site do Conselho Internacional de Arquivos, em ingls e em francs: <http://www.ica.org/cds/isad(g)e.html> <http://www.ica.org/cds/isad(g)f.html>

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A verso espanhola da norma, assim como a ntegra da anlise de Antonia Heredia sobre ela, alm do dicionrio de terminologia dos arquivistas espanhis, referidos anteriormente, podem ser encomendados no web site da Associao Espanhola de Arquivistas, Bibliotecrios e Documentalistas (ANABAD) em: <http://www.anabad.org/catalogo.htm> Publicaes relativas arquivologia em lngua espanhola tambm podem ser encontradas no web site da livraria Marcial Pons (Espanha), que contm uma seo dedicada aos arquivos: <http://www.marcialpons.es> Com relao s nossas concepes sobre tipologia documental, alm do livro j citado, a comunicao Tipologia documental e histria, parte integrante do CD ANAIS DO 10 CBA, traz algumas reflexes a esse respeito. Maiores informaes sobre o livro podem ser obtidas na Internet em: <http://sites.uol.com.br/tipologia/> Algumas diretrizes bsicas sobre a publicao de textos em CDROMs podem ser vistas em: LOPEZ, Andr Porto Ancona. Publicao em CD-ROM: uma alternativa edio convencional para divulgao de trabalhos de Cincias Humanas. Revista da Aduem. Maring: Associao dos Docentes da Universidade Estadual de Maring, v.2, n.1, p.29-33, jan./jun. 1999. Esse artigo tambm est disponvel na Internet em: <http://www.aduem.org.br/revista2/publicacao_em_cdrom.htm>

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