TCNICAS

DE
SECRETARIADO

















Dezembro 2011

2

Sumrio

O (A) SECRETRIA (A) NA EMPRESA ................................................................................................ 3
COMUNICAO ..................................................................................................................................... 5
ATENDIMENTO TELEFNICO ............................................................................................................ 9
ATENDIMENTO AO PBLICO ........................................................................................................... 11
AGENDA PESSOAL ............................................................................................................................... 13
TICA ....................................................................................................................................................... 15
RELAES HUMANAS ........................................................................................................................ 16
ADMINISTRAO DO TEMPO .......................................................................................................... 20
A IMPORTNCIA DA INFORMTICA NA EMPRESA NOS TEMPOS DE HOJE ..................... 23
TEXTOS COMPLEMENTARES ............................................................................................................ 24
CDIGO DE TICA ............................................................................................................................... 26
EXERCITANDO OS CONHECIMENTOS ........................................................................................... 30

3

O (A) SECRETRI A (A) NA EMPRESA

Assessorar outro profissional uma atribuio do secretrio profissional.
O secretario cria para seu chefe uma infra estrutura de apoio.
Um, secretario eficiente dever ser idneo, ter capacidade de
discernimento, ter iniciativa. Deciso, esprito de organizao e igualdade, alm
de conhecimentos tcnicos, que lhe permitiro exercer a funo de secretario.
No trabalho de secretrio uma qualidade fundamental a habilidade
para o relacionamento humano. O dinamismo tambm muito importante
nesta funo. Ser dinmico e ter iniciativa, rapidez de raciocnio e inteligncia,
significam a capacidade de trabalho.
Conhecer os objetivos profissionais de seu chefe e o que ele espera de
seu assistente de real importncia para um secretrio consiste de seus
deveres. Ao ingressar numa empresa, vele a pena o funcionrio analisar a
descrio de seu cargo, isto o que se espera dele. Estar sempre atento e
no fugir responsabilidades devem ser suas diretrizes.
importante que o secretrio, diariamente, procure imbuir-se de
pensamentos positivos, mentalizado sempre:
MELHOR- MELHOR MELHOR
A CADA NOVO DIA ESTOU APERFEIOANDO
MEU NVEL PROFISSIONAL
Assim sendo, o desafio do aprimoramento cai sendo atingido e
novos patamares surgiro, pois o crescimento profissional e de vida sempre
constante.
CARREIRA SECRETARIAL
Primeira Fase: SECRETRIADO JNIOR
Trata-se do profissional em incio de carreira, muitas vezes ainda
estudante do curso de secretariado. Suas funes esto limitadas em
desempenhar tcnicas secretariais.

4

Segunda fase: SECRETRIO SNIOR
O profissional j com alguma prtica de tempo de carreira. Alm das
tcnicas j citadas na primeira fase da carreira, ele redige qualquer tipo de
texto no nvel da comunicao empresarial, tem conhecimento de outro idioma,
pode funcional com uma pequena equipe formada por digitadora recepcionista
, mensageiro.

Terceira Fase: SECRETRIO EXECUTIVO
Atua em nvel de assessoramento, planejamento, organizando e
controlando tempo, rotinas, comunicao, imagem. Para tanto, domina todas
as tcnicas secretariais;
5

COMUNI CAO

O QUE COMUNICAO?

As comunicaes so o centro gravitacional de todas as atividades
humanas. Literalmente nada acontece sem que haja prvia comunicao. Um
grande nmero de problemas pode ser ligado falta de comunicao - saber
qual o problema j ter meia soluo.
Comunicar bem no s transmitir ou s receber bem. COMUNICACO
troca de ENTENDIMENTO, e ningum entende ningum sem considerar alm
das palavras, as emoes e a situao em que fazemos a tentativa de tornar
comuns conhecimentos, idias, instrues ou qualquer outra mensagem, seja ela
verbal, escrita ou corporal.

QUAL O CAMINHO PARA AS COMUNICAES?
As comunicaes so como uma rua de duas mos, e a tarefa de
comunicar-se no est concluda at que haja compreenso, aceitao e ao
resultante. A finalidade da comunicao afetar comportamentos. Um erro
comum o de emitir instrues por escrito e acreditar que sua interpretao
ser, assim, mais precisa e que no haver possibilidade de problemas. Temos
plena necessidade de tanto verificar a receptividade de uma instruo escrita
como a de examinar o entendimento de instrues verbais. As recompensas
das boas comunicaes so grandes, mas difceis so os meios de se obte-las,
para isto sempre esteja atento s bases para a boa comunicao.
FRASES QUE MATAM A COMUNICAO OU O QUE VOC NO
DEVE FAZER.
Frequentemente durante o processo de comunicao nos deparamos
com situaes e frases que interrompem e at matam a comunicao, voc
possivelmente j escutou ou sem querer disse:
Ns no podemos nos permitir...
Mande a idia para a diretoria atravs dos canais
competentes...
No funcionaria na nossa empresa...
Traga essa idia qualquer dia na prxima semana...
Marque uma entrevista com minha secretaria...
Escreva-a e coloque na caixa de sugestes...
Ns no temos tempo a perder com isso...
6

O que voc esta tentando fazer, virar a empresa de cabea
para baixo...
Se pudermos continuar fazendo as coisas como fazemos
atualmente e melhor-las com o tempo j o bastante...
J tentamos uma idia exatamente como essa e no
funcionou...
Somos muito pequenos para isso...

A COMUNICAO VERBAL E NO-VERBAL
A Comunicao entendida como a transmisso de estmulos e
respostas provocadas, atravs de um sistema completa ou parcialmente
compartilhado. todo o processo de transmisso e de troca de mensagens
entre seres humanos.
Esquema da Comunicao de R. Jakobson:

Contexto

Emissor Mensagem Receptor

Contacto


Cdigo

Para se estabelecer comunicao, tem de ocorrer um conjunto de
elementos constitudos por: um emissor (ou destinador), que produz e emite
uma determinada mensagem, dirigida a um receptor (ou destinatrio). Mas
para que a comunicao se processe efetivamente entre estes dois elementos,
deve a mensagem ser realmente recebida e descodificada pelo receptor, por
isso necessrio que ambos estejam dentro do mesmo contexto (devem
ambos conhecer os referentes situacionais), devem utilizar um mesmo cdigo
(conjunto estruturado de signos) e estabelecerem um efetivo contacto atravs
de um canal de comunicao. Se qualquer um destes elementos ou fatores
falhar, ocorre uma situao de rudo na comunicao, entendido como todo o
fenmeno que perturba de alguma forma a transmisso da mensagem e a sua
perfeita recepo ou descodificao por parte do receptor.
ELEMENTOS DA COMUNICAO:
- Codificar: transformar, num cdigo conhecido, a inteno da
comunicao ou elaborar um sistema de signos;
- Descodificar: decifrar a mensagem, operao que depende do
repertrio (conjunto estruturado de informao) de cada pessoa;
7

- Feedback: corresponde informao que o emissor consegue obter e
pela qual sabe se a sua mensagem foi captada pelo receptor.
LINGUAGEM VERBAL: As dificuldades de comunicao ocorrem
quando as palavras tm graus distintos de abstrao e variedade de sentido. O
significado das palavras no est nelas mesmo, mas nas pessoas (no
repertrio de cada um e que lhe permite decifrar e interpretar as palavras);
LINGUAGEM NO-VERBAL: As pessoas no se comunicam apenas
por palavras. Os movimentos faciais e corporais, os gestos, os olhares, a
entoao so tambm importantes: so os elementos no verbais da
comunicao.
a) expresso facial: no fcil avaliar as emoes de algum apenas a
partir da sua expresso fisionmica. Por vezes os rostos transmitem
espontaneamente os sentimentos, mas muitas pessoas tentam inibir a
expresso emocional.
b) movimento dos olhos: desempenha um papel muito importante na
comunicao. Um olhar fixo pode ser entendido como prova de interesse, mas
noutro contesto pode significar ameaa provocao.
Desviar os olhos quando a emissora fala uma atitude que tanto pode
transmitir a idia de submisso como a de desinteresse.
c) movimentos da cabea: tendem a reforar e sincronizar a emisso de
mensagens.
d) postura e movimentos do corpo: os movimentos corporais podem
fornecer pistas mais seguras do que a expresso facial para se detectar
determinados estados emocionais. Por ex.: inferiores hierrquicos adaptam
posturas atenciosas e mais rgidas do que os seus superiores, que tendem a
mostrar-se descontrados.
e) comportamentos no-verbais da voz: a entoao (qualidade,
velocidade e ritmo da voz) revela-se importante no processo de comunicao.
Uma voz calma geralmente transmite mensagens mais claras do que uma voz
agitada.
f) a aparncia: a aparncia de uma pessoa reflete normalmente o tipo de
imagem que ela gostaria de passar. Atravs do vesturio, penteado,
maquiagem, apetrechos pessoais, postura, gestos, modo de falar, etc.As
pessoas criam uma projeo de como so e de como gostariam de ser
tratadas. As relaes interpessoais sero menos tensas se a pessoa fornecer
aos outros a sua projeo particular e se os outros respeitarem essa projeo.
8

Concluso: na integrao pessoal, tanto os elementos verbais como os
no-verbais so importantes para que o processo de comunicao seja
eficiente.

O QUE EU PRECISO TER PARA SER UM(A) BOM RECEPSIONISTA
Gostar de Servir e de fazer o outro feliz
Gostar de Lidar com gente
Ser extrovertido
Ter Humildade
Cultivar um estado de Esprito positivo
Satisfazer as necessidades do Cliente
Cuidar da Aparncia
9

ATENDI MENTO TELEFNI CO

PARA FALAR BEM AO TELEFONE: necessrio observar os seguintes
parmetros:
USE O VOLUME CERTO DE VOZ: Posicione o monofone/telefone
corretamente junto ao ouvido e a boca.
USE A VELOCIDADE CORRETA PARA FALAR: Falar muito rpido
pode causar mal entendido e gerar desconfiana. No confundir Ser
breve com ser Veloz. Falar muito lento tambm um problema, sua
voz soar como uma cano de ninar e far voc parecer enfadonho
(Desagradvel) e desentusiasmado. FALE A UMA VELOCIDADE
REGULAR DE CONVERSAO.
USE RIQUEZA DE VARIAO NA SUA VOZ: Pessoas gostam de falar
com pessoas no com mquinas. Atravs de entonao (mais grave ou
mais aguda) uma mesma palavra dentro de uma frase, pode transmitir
emoes diferentes ao serem pronunciadas. Sons graves so mais
vigorosos e srios, enquanto os agudos so mais alegres e vivos. Use a
combinao dos dois para enfatizar idias ou argumentos.
FALE: Para ser bem compreendido, preciso ter boa dico e falar com
voz clara expressiva. Articule bem as palavras, no coloque na boca
lpis, caneta palito, no mastigue chiclete bola ou qualquer outra coisa,
enquanto falar ao telefone;
USE AS PALAVRAS CERTAS: O cdigo usado dever ser de
conhecimento do receptor. Use palavras e termos que o cliente conhea
ou ela no compreender sua mensagem. Use um vocabulrio eficiente
pra se fazer entender e entender e seja simples, correto e preciso.

PARA OUVIR BEM AO TELEFONE
10

1. Jamais interrompa o Interlocutor: Coloque-se no lugar dele e oua
sem interromper LEMBREM-SE Quando duas pessoas falam a
mesmo tempo, nenhuma est ouvindo.
2. Fique Atento: Concentre sua ateno no que o cliente est dizendo.
Para tal , coloque de lado suas preocupaes e no se distraia.
Atende para entonao de voz do interlocutor, isto pode ajuda lo a
perceber exatamente o que ele est sentindo.
3. Entenda Tudo o que est sendo dito: Se voc no entender tudo,
faa perguntas, pois se voc no esclarecer tudo imediatamente, um
ponto perdido pode embara-lo mais tarde.
4. OUA: Assim como se fala sem dizer, pode-se escutar sem ouvir.
Enquanto uma pessoa fala, no fique pensando na resposta;faa isto
antes, preparando bem seus argumentos.Nunca tire concluses
antecipadas do que o cliente est dizendo. Nem tente terminar suas
frases mentalmente.

11

ATENDI MENTO AO PBLI CO

FORMULRIOS

CONTROLE DE LIGAES TELEFNICAS

Nome da Empresa:______________________________ _________________ Data:
___/___/___

Solicitada Recebida OK Interessado Fone Assunto Providencias








RECADOS

Data ___/____/___ Hora:

Para Sr.(a):__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

NA SUA AUSNCIA

O SR. ________________________________________________
Da empresa /Instituio____________________________________________
Fone: ___________________________________
( ) Esteve aqui ( ) Voltar
( ) Telefonou-lhe ( ) Pede falar-lhe
Recado:_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________.
Anotado por : ___________________________________________________.



PAUTA DE REUNIO

Assunto da Reunio:






Convocada por:
Data: ___/___/___ Hora de incio:
Hora de Trmino: Local:
Participantes:
12

Assuntos:
Responsvel:
Material de Apoio:

MARCAO DE REUNIO

DATA HORRIO Assunto e N de
Participantes
Responsvel Nome e
Rubrica do
responsvel
Setor Ramal











ATA DE REUNIES

ATA DE REUNIES
Data da Realizao: Horrio:
Tema de Reunio:
Presentes:

Assunto
Discutido
Deciso Prazo p/
Resoluo.
Responsvel


13


AGENDA PESSOAL
A perfeio do trabalho de secretrio depende, em grande parte, da
agenda. De aspecto insignificante, ela assume vital importncia no decorrer da
rotina diria.
Agenda um livro que em que se anotam compromisso, despesas,
atividades e horrio, sejam particulares ou profissionais, visando organizar seu
tempo e auxili-lo a planejar suas atividades. Liste todas as tarefas que ter de
realizar no dia seguinte, ou durante o ms; a essas anotaes e planejamento
denomina-se agenda.Seu objetivo facilitar a eficincia, pois possibilita
organizar e lembrar compromissos.
Anote compromissos de seu chefe, indicando data, horrio, e local de
realizao.
Deve haver coerncia entre sua agenda com a de seu chefe, isto
mantenha- as identicamente anotadas; entre um compromisso e outro reserve
uma hora para atrasos, ou compromissos urgente que no foram marcados.
Voc pode ter muitas tarefas para realizar, mas se estabelecer
prioridades, o tempo se tornar maior. Seja rigoroso quanto s tarefas
estabelecidas em sua agenda.
Uma boa tcnica para se utilizada ao fazer anotaes o uso de um
cdigo de cores.
a) Se voc quiser utiliz-lo, pode anotar as viagens com tinta
vermelha, por exemplo, as entrevistas com azul e assim por diante;
b) A escolha da cor fica o seu critrio. O que importa a
localizao rpida do compromisso, facilitando a elaborao de
relatrios etc.
MODELO DE AGENDA

NOME DA EMPRESA:_______________________________
Nome do Chefe:_________________________

HORRIO 2 FEIRA 3 FEIRA 4 FEIRA 5 FEIRA 6 FEIRA
08h00
09h00
10h00
11h00
12h00
12h30
14

14h00
15h00
16h00
17h00
18h00

15


TI CA
A palavra tica de origem grega, ethos, e significa costume. A tica
dever ser entendida como um conjunto de princpios bsicos que visa
disciplinar os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
TICA PROFISSIONAL
Em todas as profisses existem princpios que visam disciplinar e
orientar os procedimentos das pessoas, em termos morais e d conduta em sua
vida profissional.
So os chamados Princpios ticos da Profisso. Tais princpios tratam
de aspectos relativos a discrio, lealdade, honestidade, sigilo, conscincia
profissional.
A tica profissional cada vez mais importante como instrumento de
crescimento social e profissional do indivduo.
Todos os cdigos de tica profissional trazem em seu texto a maioria
dos seguintes princpios.
Honestidade no trabalho
Lealdade para com a Empresa
Formao de uma conscincia profissional
Execuo do trabalho no mais alto nvel de
rendimento
Respeito dignidade da pessoa humana
Segredo profissional
Discrio no exerccio da profisso
Prestao de Contas ao chefe hierrquico
Observao das normas administrativas da empresa
Tratamento corts e respeitoso a superiores, colegas
e subordinados hierrquicos.
Apoio e esforo para aperfeioamento da Profisso.
16

RELAES HUMANAS
As seis palavras mais importantes:
Eu admito que cometi um erro.
As cinco palavras mais importantes:
Voc fez um bom trabalho.
As quatro palavras mais importantes:
Qual a sua opinio?
As trs palavras mais importantes:
Se voc puder...
As duas palavras mais importantes:
Muito obrigado.
A palavra mais importante:
Ns.
A palavra menos importante:
Eu
Relaes humanas o estudo do comportamento humano e no das
normas de boas maneiras.
O ser humano necessita auto conhecer-se e conhecer tosos aqueles
com os quais convive. A razo da curiosidade pelo outro e eterno
conhecimento, a necessidade natura da constante avaliao que o individuo
faz de si mesmo e dos outros.
O respeito mtuo base do relacionamento amigo.
Relaes interpessoais no Trabalho
Dentro de uma empresa, um das principais qualidade desejveis do
secretrio sua capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares,
colegas visitantes.
O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como o
secretrio trabalha com os outros e da forma como influncia e outros para
trabalhem com ele.
17

AS RELAES SECRETRIO/CHEFIA
O secretrio , antes de qualquer coisa, o principal assessor da chefia.
Seu interesse em colaborar e seu decidido apoio chefia constituem
elementos essenciais para que a empresa possa desenvolver suas atividades
de forma correta e produtiva.
Voc deve procurar conhecer os hbitos e os mtodos de trabalhar de
seu chefe. Esse conhecimento ir facilitar o relacionamento o relacionamento
entre vocs. Assim, por exemplo, importante saber qual o melhor momento
para tratar de determinados assuntos que exijam uma postura psicolgica
favorvel de seu chefe.
Conhecendo seu chefe, voc saber qual o melhor momento para
interromper uma reunio, a fim de transmitir um recado, por exemplo.
Esse conhecimento permitir a voc organizar e tomar providncias no
sentido de ajud-lo a resolver problemas, particulares em momentos difceis.
Alguns lembretes adicionais que podero ajud-lo a estabelecer uma
relao cordial e produtiva de trabalho com seu chefe:
Procure manter um nvel de respeito no relacionamento com o
chefe, evitando sempre tomar liberdades excessivas (fazer
brincadeiras de mau gosto, ridiculariz-lo chamar sua ateno
para uma falha ou erro etc.
Evite fazer criticas chefia a nvel pessoal ou profissional junto a
terceiros e por que no demonstrar reprovao quanto s suas
manias pessoais ou no trabalho.
Use tratamento adequado ao dirigir-se ao seu Chefe.
Procure no se manifestar frente a assuntos familiares que lhe
so apresentados.
Estabelea com seu chefe a prioridades das tarefas a serem
realizadas.
Evite interromper seguidamente seu chefe, procurando reunir
assuntos a serem discutidos.
18

Aceite crticas eventualmente formulados pela chefia, e/ou
diretores sem desanimar ou perder o interesse pelo trabalho.
Procure ter bom senso e equilbrio no relacionamento com a
chefia, evitando exageros de conduta pessoa ou profissional.
Auto Estima: a maneira como ns vemos a ns mesmos. Cada pessoa
tem uma imagem de si mesmo que influencia tudo o que ela diz, faz ou
percebe em relao ao mundo.A auto-estima est relacionada a nosso
valores, crena, competncia e metas pessoais.
VALORES: Formam base do carter de uma pessoa, refletindo as
coisas que ela considera importante na vida, ou seja, as coisas que so
bsicas para a mesma como pessoa.
Exemplo: Para uns valores ser RICO, para outros, ter PAZ.
CRENAS: So idias que as pessoas tm do mundo e de como ele
funciona.
Exemplo: Certas pessoas acham crem que ler livros no importante.
Outros, que o estudo no essencial para o indivduo crescer
profissionalmente.
COMPETNCIA: Conhecimento , capacidade e habilidade de luma
pessoa que favorecem a forma e os resultados que alcana ao lidar com
pessoas e desenvolver atividades.
METAS PESSOAIS: So objetivos que uma pessoa persegue a fim de
satisfazer suas necessidades bsicas. A auto-estima reflete o modo como as
pessoa organiza suas metas,crenas e valores. Voc deve procurar manter a
imagem que faz de si adotando comportamentos consistente com suas
competncias, valores, crenas, e metas pessoais.
Para melhorar sua auto estima voc precisa:
Procure no comparar-se aos outros. Afinal, voc um ser nico,
com suas caractersticas, defeitos e qualidades.
19

Encare os problemas sem se abater, sem se sentir frustrado.
Procure superar o sentimento de auto-piedade, de sentir-se
constantemente como vtima dos acontecimentos.
Avalie objetivamente suas possibilidades de alcanar
determinados objetivos, a fim de no se frustrar ao no alcan-lo
20

ADMI NI STRAO DO TEMPO
CAUSAS DO DESPERDCIO DO TEMPO: Falta de,Planejamento,
Informaes eficiente, disciplina no cumprimento da agenda de cada um,
definio clara de objetivos na execuo das tarefas, compromissos com os
resultados, identificao de prioridades, incapacidade para dizer no , m
utilizao dos recursos ( telefone,fax,Xerox,computador), execuo do servio
particular em horrio comercial, Resistncia a mudanas.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejamento Cada hora aplicada em planejamento eficiente poupa
trs ou quatro na execuo e produz melhores resultados.
Organizao A organizao um outro facilitador na execuo das
tarefas, uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informaes.
Delegao a chave da administrao eficaz. Quem delega deve
faz-lo tranquilamente confiando que o outro capaz de realizar. A eficincia
de uma pessoa varia diretamente, de acordo com a sua capacidade para
delegar.
Telefone Use o para evitar descolamento desnecessrio; para obter
informaes.
Comunicao A linguagem simples, concisa e isenta da ambigidade
assegurar a compreenso e poupa o tempo com mal- entendidos.
EFICCIA VERSUS EFICINCIA
Com relao Secretria, o assunto foi perfeitamente definido pelo
professor Srgio Antonio de Marques Gonalves Diz:
H somente uma definio realstica e no-ambigua da eficcia
secretarial. Eficcia o grau no qual a secretria alcana as exigncias de
produtos de sua posio. Este conceito de eficcia o tema central da
Gerncia. A tarefa da profissional ser eficaz. sua nica tarefa. A eficcia
21

secretarial deve ser definida em termos de produto em vez de insumo, mas por
aquilo que ela alcana do que por aquilo que ela faz.
A eficcia no uma qualidade que uma secretaria traz para situao.
encar-la, dessa forma nada mas que uma volta teoria dos braos de
liderana, hoje rejeitada, a qual sugeria que os lderes mais eficazes tinham
qualidades especiais no possudas pelos lderes menos eficazes.
A eficcia deve ser entendida como algo que algum produz em uma
situao, dirigindo- a adequadamente. Ela representa produto, no insumo. A
secretria deve raciocinar em termos de desempenho, no de personalidades.
Para que voc entenda claramente a diferena entre eficcia e
eficincia, veja o quadro a seguir:
SECRETARIA EFICIENTE
PREOCUPA-SE EM
SECRETARIA EFICAZ
PREOCUPA-SE EM
Fazer as coisas bem. Fazer as coisas certas.
Resolver Problemas. Produzir Alternativas criativas.
Salvar guardar os recursos. Maximizar a utilizao de recursos.
Reduzir custos. Aumentar lucro.
Desculpar-se pelos atrasos. Chegar no horrio certo.
Colocar um lembrete na
correspondncia, desculpando-se
pelo erro.
Corrigir os erros e entregar o trabalho
em tempo.
Agradar ao chefe escondendo-lhe os
problemas da empresa,
principalmente em relao a
comunicao e inter-relacionamento
pessoal.
Mostrar os erros e as possveis
alternativas de soluo.
Cumprir ordens Discutir o trabalho a ser realizado,
apresentando alternativas de
solues.
22

Contentar-se com argumentos do tipo:
Meu gerente diz que eu trabalho
bem;entre ns no h conflitos;Eu
trabalho o dia todo;Todas as cartas
so despachadas no mesmo dia.
Fazer uma descrio do seu cargo
para saber exatamente quais so
suas responsabilidades. Sem interferir
no trabalho dos outros; fazer
avaliao de desempenho para
discutir seus pontos fracos e fortes,
positivos e negativos interessantes ou
no para empresa. Procurar definir
suas reas de eficcia e determinar
seus objetivos.
Trabalhar em funo da sua
personalidade e cultura.
Trabalhar para atingir objetivos e
produzir resultados para a empresa.


23

A I MPORTNCI A DA I NFORMTI CA NA EMPRESA NOS TEMPOS DE
HOJ E
A cada dia que passa, a informtica vem adquirindo cada vez mais
relevncia na vida das pessoas e nas empresas. Sua utilizao j vista como
instrumento de aprendizagem e sua ao no meio social vm aumentando de
forma rpida entre as pessoas. Cresce o nmero de famlias que possuem em
suas residncias um computador. Esta ferramenta est auxiliando pais e filhos
mostrando-lhes um novo jeito de aprender e ver o mundo. Quando se aprende
a lidar com o computador novos horizontes se abrem na vida do usurio.Nas
organizaes no poderia ser diferente, toda empresa necessita ser
informatizada para se manter no mercado de trabalho e acompanhar as
tecnologias, o computador veio para inovar e facilitar a vida das empresas.
Atualmente nenhuma empresa pode ficar sem o auxlio da informtica,
atravs dela,que tudo resolvido.O mundo est informatizado, A informtica
talvez seja a rea que mais influenciou o curso do sculo XX. Se hoje vivemos
na Era da Informao, isto se deve ao avano tecnolgico na transmisso de
dados e s novas facilidades de comunicao, ambos impensveis sem a
evoluo dos computadores.
O fruto maior da informtica em nossa sociedade o de manter as
pessoas devidamente informadas, atravs de uma melhor comunicao,
possibilitando assim, que elas decidam pelos seus rumos e os de nossa
civilizao.
Existe informtica em quase tudo que fazemos e em quase todos os
produtos que consumimos. muito difcil pensar em mudanas, em
transformaes, inovaes em uma empresa sem que em alguma parte do
processo a informtica no esteja envolvida.



24


TEXTOS COMPLEMENTARES

Secretria moderna tem que ser multifuncional
No final da dcada de 60, os anncios recrutavam moas com boa
aparncia, que soubessem atender ao telefone e tivessem prtica com
datilografia e tirar xerox. Agora, os mesmos anncios solicitam apenas um pr-
requisito: que a secretria executiva seja multifuncional. Somente na Bahia so
mais de 30 mil profissionais na rea. As exigncias e a forma de encarar a
profisso evoluram ao longo dos anos, o que levou a uma valorizao da
carreira.
Engana-se quem acha que as secretrias esto fadadas a passar o
resto da vida submissas ao patro e conformadas com um salrio pouco
animador. Hoje, elas so parte atuante nas decises dentro das organizaes.
O ttulo de multifuncional oferecido s que so conhecedoras de todos os
processos dentro da empresa. Alm disso, no podem deixar de saber mais de
um idioma e entender o mercado internacional.
Algumas conseguem dar conta das agendas de dois ou mais executivos
ao mesmo tempo, como o caso da secretria da presidncia do Hospital
Espanhol, Rose de Melo, 34 anos.
J so 14 anos lidando com executivos em cargos gerenciais nos mais
diversos segmentos da economia. Com remunerao mdia de R$ 2 mil, Rose
oferece ao presidente e ao superintendente do hospital todo o suporte na
gesto de informaes e de pessoas. " preciso compreender e lidar com as
necessidades de cada um. So muito dinmicos e exigentes", conta. Para
garantir uma boa colocao, investiu na especializao em relaes pblicas.
"Assim pude aperfeioar a comunicao dentro e fora da empresa", frisa.
CONHECIMENTO - Pode at parecer que relaes pblicas nada tem a
ver com secretariado. Pelo contrrio. Ser secretria exige conhecimento em
diversas reas, como explica a presidente do Sindicato das Secretrias da
Bahia (Sindseb), Rita Moreira.
"O mercado exige essa formao diferenciada. O profissional tem que
ter algo mais. Por isso, a secretria precisa saber mais de um idioma, ter
noes de psicologia, gesto de pessoas, administrao, dentre outros
requisitos", diz.
A partir de um levantamento que levou em conta as guias de
contribuio sindical, o Sindseb descobriu que os salrios na Bahia variam de
R$ 350 a R$ 4.800
25

Os valores mais baixos so oferecidos s profissionais com nvel
tcnico. Para quem consegue obter diploma, a remunerao passa a ser mais
atrativa. "O espao est acabando para quem no possui formao. Empresas
que contratam pessoas sem o curso tm prejuzo pela falta do preparo
profissional", assinala.
Com relao ao mercado de trabalho, Rita afirma que a maioria das
oportunidades ainda aparece no assessoramento de executivos, mas existem
caminhos que tambm podem ser promissores, como investir na abertura de
empresas especializadas na seleo de mo-de-obra nessa rea. Outra opo
a carreira acadmica, ampliada desde que as faculdades privadas se
consolidaram no mercado. Ufba criou o primeiro curso do Pas
Em 1969, o Plo Petroqumico de Camaari trazia fora economia
baiana. justo a que surge a necessidade de profissionais para assessorar os
novos executivos Nasce, ento, o primeiro curso de secretariado do Pas,
oferecido pela Universidade Federal da Bahia (Ufba). Tempos depois, a Ufba
ainda viria a ser a primeira instituio do Norte e Nordeste a lanar um curso de
ps-graduao. Somente em 1985 a profisso regulamentada pela Lei 7.377,
que acabou sendo alterada pela Lei 9.261/96. . De acordo com a vice-
coordenadora do curso de secretariado da Ufba, Brbara Dultra, o ensino
tambm se modificou ao longo dos anos. Se no passado era importante ter
uma profissional tcnica, agora, a universidade busca formar pessoas que
saibam comandar. " preciso entender as organizaes para gerenciar as
decises. Os alunos saem da universidade sabendo lidar com conflitos e
entendo como dar suporte para que o executivo tome decises", explica.
Na grade curricular esto includas disciplinas como marketing e
panorama sociopoltico no Brasil e no mundo. "Quem no possui essa
formao no tem uma viso completa do mercado", assegura. Brbara
garante que a procura pelo curso tem sido cada vez maior. Em alguns
semestres a concorrncia do vestibular foi superior a de Pedagogia e
Engenharia.
NAS PRIVADAS - Outra vitria da profisso se deu no final da dcada
de 90, quando o Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e
Tecnolgico (CNPq) reconheceu o secretariado como cincia que deveria ter
pesquisas especficas. Desde ento, mestres e doutores comeam a fazer
estudos mais concretos sobre a profisso e sua evoluo. Para a coordenadora
do curso no Centro Universitrio da Bahia (FIB), Karine Freitas, esse tipo de
incentivo tende a fortalecer os desejo dos mais jovens em investir na profisso.
Aos que j esto no mercado, Karine aconselha que mantenham os estudos
continuados e busquem ampliar cada vez mais a rea de atuao. Uma dica
importante conhecer o mercado internacional e entender processos como os
de importao e exportao. " necessria uma viso estratgica do que
acontece", diz. Uma caracterstica bsica entender as relaes humanas
dentro e fora das organizaes

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CDI GO DE TI CA
O Cdigo de tica um dos instrumentos bsicos para o direcionamento
correto da atuao como profissionais. Se voc ainda no o conhece, invista
cinco minutos na sua leitura. Se voc j o conhece, aproveite para reler. Deixe-
o sempre mo, divulgue-o entre colegas de profisso, mostre-o ao
setor de RH de sua empresa e aos executivos.
Publicado no Dirio Oficial de 7 de junho de 1989.
Capitulo I - Dos Princpios Fundamentais
Art.1. - Considera-se Secretrio ou Secretria, com direito ao
exerccio da profisso, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em
vigor.
Art.2. - O presente Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar
normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerccio de sua
profisso, regulando-Ihes as relaes com a prpria categoria, com os poderes
pblicos e com a sociedade.
Art.3. - Cabe ao profissional zelar pelo prestgio e
responsabilidade de sua profisso, tratando-a sempre como um dos bens mais
nobres, contribuindo, atravs do exemplo de seus atos, para elevar a categoria,
obedecendo aos preceitos morais e legais.
Captulo II - Dos Direitos
Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias:
1. Garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de
Regulamentao;
2. Participar de entidades representativas da categoria;
3. Participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os
direitos da categoria
4. Defender a integridade moral e social da profisso, denunciando
s entidades da categoria qualquer
tipo de aluso desmoralizadora;
5. Receber remunerao equiparada dos profissionais de seu
nvel de escolaridade
6. Ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos
cuja finalidade seja o aprimoramento profissional;
7. Jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista em
vigor
** Captulo III - Dos Deveres Fundamentais**
Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e
Secretrios:
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1. Considerar a profisso como um fim para a realizao
profissional;
2. Direcionar seu comportamento profissional, sempre a
bem da verdade, da moral e da tica;
3. Respeitar sua profisso e exercer suas atividades, sempre
procurando aperfeioamento;
4. Operacionalizar e canalizar adequadamente o
processo de comunicao com o pblico;
5. Ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises,
sabendo colocar e expressar suas atividades;
6. Procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua
profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar
o desempenho de suas atividades;
7. Lutar pelo progresso da profisso;
8. Combater o exerccio ilegal da profisso;
9. Colaborar com as instituies que ministram cursos especficos,
oferecendo-Ihes subsdios e orientaes.

Captulo IV - Do Sigilo Profissional
Art.6. - A Secretria e o Secretrio, no exerccio de sua profisso, deve
guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so confiados.
Art.7. - vedado ao Profissional assinar documentos que possam
resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Captulo V
- Das Relaes entre Profissionais Secretrios
Art.8. - Compete s Secretrias e Secretrios:
1. Manter entre si a solidariedade e o intercmbio, como forma de
fortalecimento da categoria;
2. Estabelecer e manter um clima profissional corts, no
ambiente de trabalho, no alimentando discrdia
e desentendimento profissionais;
3. Respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem
preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social;
4. Estabelecer um clima de respeito hierarquia com liderana e
competncia.
Art.9. - vedado aos profissionais:
1. Usar de amizades, posio e influncias obtidas no
exerccio de sua funo, para conseguir qualquer
tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em
detrimento de outros profissionais;
2. Prejudicar deliberada mente a reputao profissional de outro
secretrio;
3. Ser, em funo de seu esprito de solidariedade, conivente com
erro, contraveno penal ou infrao a este Cdigo de tica.
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Captulo VI - Das Relaes com a Empresa
Art.10. - Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas
atividades:
1. Identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente
facilitador e colaborador na implantao de mudanas
administrativas e polticas;
2. Agir como elemento facilitador das relaes interpessoais na sua
rea de atuao;
3. Atuar como figura-chave no fluxo de informaes desenvolvendo
e mantendo de forma dinmica e contnua os
sistemas de comunicao.

Art.11. vedado aos Profissionais:
1. Utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter
favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho
diferenciada em relao aos demais;
2. Prejudicar deliberadamente outros profissionais, no
ambiente de trabalho

Capitulo VII - Das Relaes com as Entidades da Categoria
Art.12. - A Secretria e o Secretrio devem participar
ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os
movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.
Art.13. - Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em
entidades da categoria, no se utilizar dessa posio em proveito prprio.
Art.15. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se
relacionem com o seu campo de atividade profissional.
Art.16. - As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes,
tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto s
entidades de classes a que pertencem.

Captulo VIII - Da Obedincia, Aplicao e Vigncia do
Cdigo de tica
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Art.17. - Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo
Secretrio.
Art.18. - Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar
os estudantes, quanto aos princpios e normas contidas neste Cdigo.
Art.19. - As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro
penalidades, desde a advertncia cassao do Registro Profissional na forma
dos dispositivos legais e/ou regimentais, atravs da Federao Nacional das
Secretrias e Secretrios.
Art.20. - Constituem infraes:
1. Transgredir preceitos deste Cdigo;
2. Exercer a profisso sem que esteja devidamente habilitado nos
termos da legislao especfica;
3. Utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretrias e/ou
Secretrios para quaisquer fins, sem o endosso dos
Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e da Federao Nacional
nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel
Nacional.














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EXERCI TANDO OS CONHECI MENTOS

1. Complete as seguintes frases.

a) ____________outro profissional uma atribuio do secretario
profissional.
b) Suas ___________________esto limitadas em desempenhar
tcnicas secretariais.
c) Atua e, nvel de
_________________,___________________,_________________ e
controlando.

2. Defina COMUNICAO:





3. Cite as fases da carreira secretarial e especifique cada uma.








4. Sabemos que para ser um(a) secretario(a) devemos ter varias
habilidades, cite-as.




5. Diferencie Comunicao Verbal da no Verbal.




6. Conceitue:

a) Codificar:
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b) Descodificar:
c) Feedback:
7. Defina Linguagem verbal e Linguagem no verbal;






8. Conceitue TICA:





9. Sabemos que no ambiente de trabalho devemos nos portar bem, diante
disto certo trazermos problemas pessoas para nosso ambiente de
trabalho? Por qu?





10. Defina:

a) Planejamento:
b) Organizao:
c) Delegao:


11. Na sua opinio como deve ser a relao da secretaria com a chefia?




12. Quais os princpios da TICA?



13. Como deve ser a organizao da agenda?



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14. Conceitue ATA:



15. Cite a forma correta de um atendimento ao telefone;



16. Cite o esquema da comunicao:




17. Defina:
a) Secretario Junior:
b) Secretario Snior:
c) Secretario Executivo:
18. Defina Dinamismo.




19. Cite os elementos da Comunicao: