UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

AGNCIA PARA FORMAO PROFISSIONAL

ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS


















MANUAL TCNICO ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES
E INTERMEDIRIOS




















Campinas
Maro/2005

2
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS
AGNCIA DE FORMAO PROFISSIONAL
ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS










MANUAL TCNICO ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES
E INTERMEDIRIOS






Elaborao:
Neire do Rossio Martins


Colaborao:
Maria Aparecida Forti
Cristina Correia Dias Barbieri
Cirlene Domingues

Agradecimentos:
Equipe tcnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos
Agncia de Formao Profissional da Unicamp






CONTATOS:

Telefone: (19) 3788-6439
Site: www.Unicamp.br/siarq
e-mail: siarq@Unicamp.br

3
SUMRIO

1. Apresentao 5

2. Fundamentos legais 6
Lei Federal n 8.159 7
Deliberao CONSU A-8/95 7

3. Como organizar arquivos correntes e intermedirios

10
3.1 Estrutura Bsica Necessria 11
Recursos Humanos 11
Instalaes Fsicas 11
Recursos Materiais 12

3.2 Conceitos Bsicos
12
O que Arquivo? 12
Tipos de Arquivos 13
Sistema de Arquivos 13
Natureza dos Documentos 14
Idade dos Arquivos 16

3.3 Rotinas de Arquivamento
20
Inspeo 21
Leitura 21
Seleo 21
Data 22
Registro 22
Classificao 23
Ordenao 23
Arquivamento 24
Emprstimo de Documentos

24
4. Eliminao e Preservao de Documentos 26

4.1 Plano de Destinao de Documentos
27
4.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos 27
4.1.2 Eliminao de Documentos 29
4.1.3 Transferncia de Documentos 29

4.2 Recomendao para Preservao de Documentos

30

5. Documentos Digitais 31

5.1 Conceitos

32
5.2 Tipos Caractersticos de Documentos Digitais 33
5.3 Qualidade Original 33
4
5.4 Digitalizao 33

5.5 Sistema Eletrnico de gesto arquivistica de documentos 33
5.6 Recomendao para Conservao e Preservao de
Informaes em Documentos Digitais.


34
6. Referencias 35
7. Anexos 36
5
1. Apresentao

O objetivo deste manual oferecer informaes bsicas e prticas
sobre questes relacionadas organizao de arquivos. Visa facilitar a rotina
daqueles que atuam na Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) e se
deparam no dia-a-dia com questes relacionadas organizao de documentos.
Trata-se de um conjunto de conceitos e tcnicas que proporcionam aos
profissionais um roteiro para a adaptao, implementao e execuo da
organizao de arquivos correntes e intermedirios, incluindo noes de
preparao de planos de classificao e destinao de documentos e demais
rotinas de arquivamento.
Conhecer a legislao e os instrumentos adotados pela UNICAMP
auxilia no estabelecimento de critrios tcnicos dentro de padres especficos
facilitando o acesso e o uso da documentao, contribuindo dessa forma na
preservao dos documentos produzidos e recebidos.
Assim, o cuidado preventivo com os documentos e suas informaes
incluindo armazenamento adequado, higienizao do ambiente e princpios
bsicos de recuperao e acesso s suas informaes constitui algo possvel de
se alcanado.
As informaes deste manual foram baseadas em experincias dos
autores com a estruturao e organizao de arquivos da Unicamp e com o auxlio
da bibliografia citada.
6















2. FUNDAMENTOS LEGAIS DE ARQUIVO














7
Este captulo introdutrio tem como objetivo apresentar fundamentos legais
relativos ao uso e guarda de documentos arquivsticos.
As instrues normativas de procedimentos de arquivos e protocolos da
Unicamp esto relacionadas em anexo.

2.1 Lei Federal n 8.159/91
Objetivo: dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e
informao.

Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos
de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos
pblicos na forma da Lei.

Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.

Apresenta:

Conceitos e direitos gerais
Arquivos pblicos e arquivos privados
Organizao e administrao das instituies arquivsticas
pblicas
Acesso e sigilo dos documentos pblicos
8
2.2 Deliberao CONSU A-8/95
Objetivo: reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP

Artigo 1 - Fica criado o Arquivo Central do Sistema de Arquivo UNICAMP
(AC/SIARQ), como rgo complementar diretamente vinculado Reitoria, em
substituio Coordenadoria do Sistema de Arquivo, criada pela Deliberao
CONSU A-39/89, que fica extinta pela presente Deliberao.

CAPTULO I
DO SISTEMA DE ARQUIVOS

Artigo 2 - O Sistema de Arquivos tem os seguintes objetivos gerais:
I - desenvolver uma poltica de aperfeioamento das atividades arquivsticas,
compatvel com as necessidades de agilizao da informao e de eficincia
administrativa;
II - promover a interao e a interdependncia das Unidades responsveis pela
custdia de documentos considerando a integrao das diferentes fases da
gesto documental;
III - assegurar condies de conservao, proteo e acesso ao patrimnio
documental, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da
comunidade acadmica;
IV - preservar a memria da Universidade, protegendo seu acervo arquivstico,
para servir como referncia, informao, prova ou fonte de pesquisa cientfica.

Artigo 3 - Integram o Sistema de Arquivos da Universidade:
I - o Arquivo Central;
II - o Conselho Consultivo;
III - a Comisso Central de Avaliao de Documentos;
IV - a Rede de Arquivos.


2.3 Portaria GR n 105/93
Objetivo: baixas normas relativas ao Sistema de Protocolo da UNICAMP com
processamento automatizado.
mbito de aplicao: todas as unidades/rgos da UNICAMP.
Abrangncia documental: processos

Artigo 1 - Fica aprovada a implantao do sistema de Protocolo da UNICAMP,
com operao e controle automatizados, obedecidas as normas desta Portaria.

CAPTULO I
OBJETIVO DO SISTEMA

Artigo 2 - O Sistema de Protocolo tem por objetivo bsico armazenar e
fornecer informaes que identifiquem a existncia e localizao de
documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza
administrativa/jurdica, de interesse da UNICAMP.
9
Artigo 3 - O fornecimento de informaes, de que trata o item anterior, envolve
o acompanhamento das principais ocorrncias associadas movimentao
fsica do documento, e encerra-se apenas quando o documento completar seu
tempo de arquivamento necessrio para fins legais ou gerenciais, podendo
ento ser objeto de custdia permanente, ou eliminao, pelo Arquivo Central
(SIARQ).

Artigo 4 - Participam do Sistema de Protocolo da UNICAMP, na condio de
agentes diretos de sua operao:
a) O Protocolo Central, subordinado Diretoria Geral de Administrao (DGA),
b) O Protocolo de cada Unidade,
c) O recebimento, controle e expedio de documentos especficos de rgos
das Unidades,
d) O recebimento, controle e expedio de documentos especficos de
convnios,
e) A Coordenadoria do Sistema de Arquivos da UNICAMP - SIARQ.
10














3. COMO ORGANIZAR ARQUIVOS CORRENTES E
INTERMEDIRIOS















11
3.1 Estrutura Bsica Necessria

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita
de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos:

Recursos Humanos
Instalaes Fsicas
Recursos Materiais

3.1.1 Recursos Humanos

A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a
pessoal competente e responsvel para executar as operaes de:

a) Selecionar documentos.
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o mtodo de classificao adequado.
d) Ordenar documentos.
e) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
f) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
g) Localizar documentos.
h) Controlar a sada de documentos do arquivo.
i) Transferir e descartar documentos.

Para desenvolver estas atividades, o (a) secretrio (a) deve possuir alguns
requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos:

a) Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituio e da
sua rea de atuao.
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos.
c) Conhecer abreviaturas importantes.
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais
dos documentos.
e) Ser leal e discreto.
f) Ser metdico.
g) Possuir boa memria.

3.1.2 Instalaes Fsicas

A instalao dos arquivos requer anlise dos seguintes aspectos:

a) Iluminao: ampla, mas difusa, isto sem que tenha incidncia direta do
sol.

b) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.
12

c) Higienizao: limpo, bem cuidado.

d) Disposio (lay out): espao livre para locomoo, fcil consulta e
conservao dos documentos.

3.1.3 Recursos Materiais

Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que
economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que
apresente capacidade de expanso, seguro e resistente.

Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas
A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes. Observar tambm as etiquetas e
projees procurando sempre que possvel a padronizao dos materiais.
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3.2 Conceitos Bsicos
Para que voc possa entender como planejar e como escolher o melhor mtodo
ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha,
necessrio que se entenda o que so ARQUIVOS e DOCUMENTOS.

3.2.1 O que Arquivo?
Voc j sabe, mas vamos tentar dar mais valor a essa palavra?
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica adota a seguinte definio: Arquivo o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so
reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5).
Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de
relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo,
e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo
responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos
arquivos sob sua jurisdio.
Ex.: Arquivo Central da UNICAMP
Ex.: Arquivo Setorial da Faculdade de Educao

E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda
documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto).

3.2.2 Tipos de Arquivos
Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de
Arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os
produzem.

Os Arquivos podem ser classificados:

Segundo as entidades criadoras/mantenedoras
Pblicos (federal, estadual, municipal)
Privados
- Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes).
- Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
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Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas
informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas
e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo.
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito
especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios
e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais
especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados.

3.2.3 Sistema de Arquivos

Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de
uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado
e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.

Exemplo: Sistema de Arquivos da UNICAMP

3.2.4 E Documento?

a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma
ATIVIDADE, preservados para servir de prova, testemunho e pesquisa.

O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, memorando, relao de
remessa) ou Composto (Processo)

3.2.5 Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com
as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem
parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem
como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los:

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua
natureza e o modo como foi confeccionado:

Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz,
microficha, rolo, tira de microfilme, mapa, etc.

2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nesse contidas.

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Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma, etc.

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo.

Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico
(obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas); textual
(documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas,
objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, CD-ROM, etc).

4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de
acordo com a atividade que a gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Freqncia de Alunos,
Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Relatrio de
Atividades, Atestado de Matrcula, etc.

5. Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas.

3.2.6 E documento arquivstico?

a informao registrada independente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de
organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova
dessas atividades.

Elementos principais:

a) Intrnsecos ou forma intelectual:
Gnero
Espcie/tipo
Procedncia (entidade produtora)
Data (Data crnica)
Local (Data tpica)
Local
Autor
Destinatrio
Texto/contedo/assunto
Ao ou ato
Remetente
Cargo de remetente
Anotaes
Assinatura



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b) (Extrnsecos ou forma fsica)
Idioma
Cor
Letra
Selo
Quantidade
Forma
Formato
Logomarca
Suporte
Anexos

3.2.7 E Processo?

Unidade documental em que se rene oficialmente documento de natureza
diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um
conjunto materialmente indivisvel.

interessante lembrar que o processo tambm pertence aos rgos e reas que
desencadearam a ao que motivou sua criao e desenvolvimento,
independentemente de serem os protocolos e arquivos setoriais ou central que
coordenem sua gesto e tramitao.

Ex.: Processo de concurso de livre docente, pertence ao departamento que o
gerou; Processo de catlogo de cursos de graduao, pertence a coordenadoria
de graduao correspondente.


3.2.8 Gesto de documentos

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente (Lei Federal n. 8.159, 1991, Art. 3).

Todos as reas da universidade fazem gesto de documentos. O importante que
a gesto seja feita sob orientao tcnica fundamentada em instrumentos
aprovados pelo SIARQ.

3.2.9 Avaliao de Documentos
Processo de anlise de arquivos visando a estabelecer sua destinao de acordo
com os valores que lhes forem atribudos.

3.2.10 Idade dos Arquivos
Voc sabia que os Arquivos tambm tm ciclo de vida?

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, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato,
ao ou fato que motivou a sua produo e da sua freqncia de uso. Essa fase
se diz na Arquivologia que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo
de ser do documento).
Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo
da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou
mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado.

Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira
Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos
objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam
junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e freqncia de uso.
So muito usados pela administrao.

Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou
Semi-Ativo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento
temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena freqncia de uso pela
administrao.

Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou
Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo,
em funo do seu valor. O acesso pblico.

Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado
morto ou inativo.

Lembre-se: importante saber estes conceitos porque os mtodos de
organizao em cada fase do ciclo podero sofrer algumas diferenas, devido
freqncia de uso e mesmo pelo perfil do usurio.
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3.3 Metodologia de Organizao

Nessa apostila no trataremos da organizao de arquivo permanente, muito
embora a organizao deste seja uma conseqncia natural da gesto dos
arquivos anteriores.

3.3.1 Elaborao de Plano de Classificao

interessante que a sua unidade, rgo ou rea de trabalho tenha um plano de
classificao para que voc possa guardar os documentos dentro dos dossis ou
pastas certas.
Classificao , portanto, a seqncia de operaes que, de acordo com as
diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 16).
Todas as unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea
identifica suas pastas, caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante
entender como a sistemtica para se montar um plano que facilite o trabalho de
arquivamento, acesso e destinao dos documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas
estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer unidade da
UNICAMP. Siga as etapas abaixo sugeridas:

a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em que
voc trabalha
Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais
que so: Portarias, Deliberaes, Resolues, Regimento e Estatuto.
Voc poder encontrar essas informaes tambm em Atas e/ou
Relatrios da sua rea. Em ltimo caso, analise as atividades
desenvolvidas e as descreva.

b) Relacione e organize o que voc levantou
Dica: aproveite e organize uma pasta com os atos relativos a implantao
de sua unidade, rgo ou rea, baseado nas informaes que voc
conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que so produzidos a partir do
cumprimento das atividades identificadas
Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades que foram
levantadas.
Obs.: uma atividade pode gerar vrios documentos e um tipo de
documento pode ser produzido em grande escala.






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3.3.1.1 Montagem do Plano de Classificao

a) Relacione as atividades da sua rea

Exemplos:
- Agendar pacientes para atendimento odontolgico
- Assessorar reunies da Diretoria.
- Preparar minutas de correspondncias para Diretoria.
- Controlar o inventrio patrimonial do rgo.
- Registrar freqncia de funcionrios.
- Proceder ao cadastro de funcionrios.
- Controlar frias.
- Solicitar materiais de consumo/almoxarifado.
- Solicitar aquisio de materiais permanentes.
- Administrar convnios e contratos.

b) Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou
maiores (classes) ordenando-as em sub-classes:

Voc pode dar uma numerao seqencial s classes e subclasses.
Veja os Exemplos:

At. 1 Assessorar Diretoria
1.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas)
1.2 Elaborar/Minutas de Correspondncias

Notao/Pastas - 1. Asses. Diretoria
1.1 Reunies/Diretoria
1.2 Correspondncias/Convocaes

At.2 Inventariar Bens Patrimoniais
1.1 Inventariar Mveis (inventrios, correspondncias)
1.2 Inventariar Equipamentos (inventrios, manuais)
1.3 Inventariar Instalaes/Prdio (codificao e plantas)

At.3 Administrar Recursos Humanos
3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos)
3.2 Controlar Frias (escala, avisos de frias e recibos de frias)
3.3 Controlar Freqncia de Pessoal (papeletas, atestados)

At. 4 Administrar Material/Suprimentos
4.1 Comprar Material/Consumo (solicitao de compra...)
4.2 Comprar Material/Permanente (solicitao de compra...)
4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materiais...)

At.5 Administrar Convnio
5.1 Projeto FAPESP (projeto, carta de outorga, relatrios...)
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At.6 Controlar Manuteno do Prdio (solicitao de pintura do
prdio...)

Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as
pessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam
como que o arquivo est organizado, para que o acesso seja facilitado.


c) Codificao do Plano de Classificao

As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotou
podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao:

Nmero (ou cdigo da Classificao), ou
Nmero e o Nome da Atividade, ou
Nome da Atividade (pode ser abreviada)

Ex.1 MATERIAL/SUPRIMENTOS
Compra/Consumo

Ex.2 Projeo 1 4. SUPRIMENTOS/MATERIAL
4.1 Compra/Mat. Consumo

Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para identificar
as classes:

Ex.: Amarelo - atividades administrativas
Azul - atividades fim

Ateno: Sempre identifique a pasta ou a caixa com a sigla da unidade e da
rea ou sub-rea que os documentos pertencem, no canto superior esquerdo.

Ex. FEM/DIR CSS/CECOM
Secretaria de Eventos Serv. Atend. Mdico

Agora o critrio a ser adotado para a identificao das pastas deve levar
em conta os usurios do arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser
mantido e utilizado.

Lembre-se: Perceba como a identificao das atividades fundamental.
Qualquer um que consultar o seu arquivo vai verificar que existe uma
coerncia entre os documentos e as atividades desempenhadas pela unidade
e/ou rgo.



21
d) Plano de Classificao de Funes e Atividades da Unicamp

O Arquivo Central/SIARQ est elaborando um Plano de Classificao de Funes
e Atividades da Universidade a partir de estudos de atos legais que configuram
sua estrutura organizacional e funcional tais como: Estatutos, Regimento,
Deliberaes, Portarias. Deve ser validado pelos rgos administrativos e
acadmicos centrais e Comisso Central de Avaliao de Documentos.

O objetivo principal o de dotar as unidades e rgos de um nico instrumento de
classificao de atividades que facilite a organizao, o acesso e a interpretao
do contexto em que os documentos foram gerados, alm, de tornar mais eficiente
a coordenao e a gesto de documentos pelo SIARQ.

Exemplos:

1.03.00.00 GESTO DE RECURSOS HUMANOS
1.03.01.00 Execuo de polticas de recursos humanos
1.03.01.01 Elaborao de manuais de procedimentos
1.03.02.00 Seleo e desenvolvimento de recursos humanos
1.03.02.01 Recrutamento, seleo e mobilidade de pessoal
1.03.02.02 Capacitao e aperfeioamento funcional
1.03.02.03 Transferncias

1.04.00.00 GESTO DE BENS DE CONSUMO E PATRIMONIAIS
1.04.01.00 Controle de Aquisio e de Servios
1.04.01.01 Aquisio de materiais e de servios por Licitao
1.04.01.02 Aquisio de materiais e de servios com Dispensa de Licitao
1.04.01.03 Aquisio de materiais por importao
1.04.01.04 Contratao de servios


3.4 Rotinas de Arquivamento

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis
correspondentes, os funcionrios do arquivo devero obedecer a uma seqncia
de etapas:

3.4.1 Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu
destino, pois este pode chegar ao arquivo por diversos motivos:

a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
d) em obedincia a uma rotina.

importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se os
documentos possuem autorizao para serem arquivados (Ok, arquive-
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se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o
ltimo despacho.

Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuem
anexos e se esses esto no documento.
Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de
origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo.

3.4.2 Leitura: cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de
verificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. (se
j existe pasta ou se h necessidade de abrir nova).

3.4.3 Seleo: selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele
que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio
(como cpias, comunicados passageiros).

Lembre-se: A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao,
portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado, para
no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis
desnecessrios.

Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias e valores que
determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade do
servio e da preservao da memria do rgo.

Exemplos:

A sua rea assessora administrativamente a diretoria do rgo e
recebeu do: IMECC Cartazes, folders e convites ao diretor para
participar de um evento. Destinao possvel dos documentos:

- Afixar os cartazes e distribuir os folders: Eliminar quando tiver
ocorrido o evento.
- Convites ao diretor: Arquivar juntamente com a resposta do
diretor na pasta (Eventos/Convites - sempre em ordem
cronolgica).

Caso o Diretor faa parte do Evento como organizador ou
conferencista arquivar em pasta: (Diretoria/Eventos/Participao -
juntamente com o folder e o texto apresentado).

Caso tiver relao, ou seja, promovido pela Unidade montar dossis
que podero ser dispostos em ordem alfabtica do ttulo do evento
ou em ordem cronolgica de suas realizaes. Dentro das gavetas
do arquivo, as pastas seriam assim dispostas:


23
Ordem alfabtica dos eventos:

Congresso Brasileiro de Energia (3) 20 a 26-06-80
Congresso Latino Americano de Lingstica (1) 20 a 26-02-74
Congresso Paulista de Educao Fsica (9) 22 a 27-03-94



Ordem cronolgica do evento:

20 a 26-02-74 1 Congresso Latino Americano de Lingstica
20 a 26-06-80 3 Congresso Brasileiro de Energia
22 a 27-03-94 9Congresso Paulista de Educao Fsica

3.4.4 Datar: marcar a data de entrada do documento no arquivo.

3.4.5 Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os
documentos que daro entrada no arquivo ou no expediente. Colocar a
data, procedncia, breve descrio do contedo, nmero da Relao de
Remessa (RR) e o cdigo de localizao (de encaminhamento ou
arquivamento). Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria de
arquivamentos efetuados, e facilitar a busca.

Obs.: Se o seu setor tambm cuidar do expediente da rea fazer esse
registro quando o documento entrar na rea ou quando se expedido.
Assim sendo, coloque todas as informaes necessrias e no campo de
localizao preencha para onde ele foi encaminhado.

Modelo de Registro de Entrada
Data RR Procedncia Descrio Destinatrio Data Arquivo



Modelo de Registro de Sada
N. Descrio Destinatrio Data RR Arquivo


3.4.6 Classificao: Determinar como ser arquivado o documento, de
acordo com o mtodo e a classificao adotado pela organizao. Escrever
a lpis no documento onde dever ser arquivado. Para que os documentos
pblicos de uso dirio estejam conservados de maneira ordenada e
acessvel necessrio que os mesmos estejam bem arquivados e bem
classificados

Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a
sua procedncia e a data.
24

Ex.1: Procedncia: Gabinete do Reitor
Comunicado estabelecendo normas para contratao de pessoal para
arquivos.
Pasta: Diretoria / RH / ATOS GR (podero entrar Portarias e demais atos
do Reitor relativos a RH).

Ex.2: Procedncia: Diretoria
Cpia de ofcio do diretor solicitando auxlio de determinada rea, para
elaborar o projeto que est em anexo.
Pasta: Diretoria / PROJETO (acondicionar as cpias do ofcio e do
projeto, depois arquivar tudo o que estiver relacionado ao projeto nesta
pasta).
Se necessrio abrir outra sub-classe dentro dessa.
Ex.: Diretoria / PROJETO / PRESTAO DE CONTAS

Dica: Caso voc tenha um Caderno ou sistema eletrnico para registrar
os ofcios expedidos, indique em um campo especfico a pasta em que
foi arquivada a cpia.

Ex.3: Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que o
conserto de torneira seno uma das atividades de Manuteno do
Prdio.

Ento voc poder arquivar em uma Pasta: MANUTENO PRDIO
(guardando todos os documentos que nascerem em funo da
manuteno, independente do assunto: conserto de torneira, pintura,
telhado, etc.).
Se houver necessidade, dado o volume de documentos acumulados,
pode-se abrir sub-classe (nova pasta) para a atividade.

Ex.: MANUTENO EQUIPAMENTOS / MICROCOMPUTADORES

3.4.7 Ordenao: disposio dos documentos dentro das pastas e
destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito
da natureza dos documentos. Vejam os mtodos bsicos:

Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo
com a seqncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em
enciclopdico e dicionrio quando se trata de assuntos (Anexo 2).

Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de
acordo com a sucesso temporal.

Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades
territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras).

25
Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos.

Ordenao Numrica: disposio de acordo com a seqncia numrica
atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de
dados.

Ex.: Na pasta MANUTENO PRDIO voc poder arquivar os
documentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro o
Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC
solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de
que j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTEC
que o servio foi concludo.

importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo
sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao
e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso
para quem pesquisa.

3.4.8 Arquivamento: Guarde os documentos dentro das pastas e das
caixas j contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de
classificao.
Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade
correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da
pasta os cdigos da unidade/rgo/rea respectivos.

3.4.9 Emprstimo de Documentos: Para se controlar melhor os
documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo,
interessante que se adote um sistema de controle de emprstimo de
documentos.
Voc pode criar um formulrio de Requisio de documentos com os
seguintes dados:

- a) Identificao do documento.
- b) Classificao ou pasta a qual ele pertence.
- c) O nome do requisitante e o setor.
- d) Assinatura e datas de emprstimo e devoluo.

Lembre-se: O arquivamento correto e a localizao imediata dos documentos,
depende, em grande parte, da preciso e cuidado com que so executadas cada
uma dessas operaes.







26













4.Eliminao e Preservao de Documentos

















27
4.1 Plano de Destinao de Documentos

Para eliminar e/ou preservar documentos arquivsticos a unidade ou rgo deve
fazer o seu plano de destinao.

O Plano o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia da
avaliao, se encaminhe os documentos guarda temporria ou permanente,
eliminao. Instrues e formulrios para de eliminao, transferncia de
documentos entre arquivos e recolhimento, tabelas de temporalidade e manuais
de aplicao so alguns dos elementos que constituem um plano.

Cada unidade ou rgo pode ter o seu plano de destinao, bem como a
Universidade ter um plano geral. O SIARQ tem buscado reunir todas os atos, as
instrues e tabelas para sistematizar um plano unificado de destinao.

Para elaborar um plano de destinao o rgo deve, segundo a Deliberao do
SIARQ, nomear a Comisso Setorial podendo utilizar o modelo de Portaria
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/instrucao_de_nomeacao_csad.doc

O Arquivo Central/SIARQ tem orientao tcnica para arquivos setoriais no
endereo: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/formularios.html

4.1.1 Tabelas de Temporalidade de Documentos

O mais importante instrumento de destinao de documentos a Tabela de
Temporalidade Documentos, "Instrumento de destinao, aprovado por
autoridade competente, que determina prazos para transferncia,
recolhimento, eliminao e reproduo de documentos.(CAMARGO;
BELLOTTO, 1996, p. 72).

O Arquivo Central da UNICAMP, de acordo com a Deliberao A-8/95, o rgo
que tem a atribuio de assessorar a elaborao dessas tabelas

Na UNICAMP essa tabela elaborada por Comisses Setoriais constitudas nas
Unidades e rgos, consolidada e aprovada pela Comisso Central de Avaliao
de Documentos que avalia aspectos legais, jurdicos, administrativos e histricos
dos documentos. Essas normas so publicadas em Dirio Oficial do Estado e
passam a vigorar 30 dias aps a publicao

So instrumentos de destinao que contemplam prazos de guarda de
documentos, aprovados pela Comisso Central de Avaliao de
Documentos/SIARQ. Foram elaboradas originalmente pelas Comisses Setoriais
de Arquivos das Unidades, portanto somente podero ser utilizadas no mbito
das prprias Unidades que as aprovou.

Objetivo: estabelecer normas para destinao de documentos.
mbito de aplicao: todas as Unidades/rgos da UNICAMP.
28
Abrangncia documental: todas as espcies documentais.

4.1.1.1 As Tabelas instrues de uso, disponveis para consulta e aplicao
so:

Tabela de Temporalidade da Procuradoria Geral- as Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Procuradoria Geral contm sries de
documentos relativas s normas e legislaes da Universidade.
Tabela de Temporalidade do Gabinete do Reitor- as Tabelas de
Temporalidade de Documentos do Gabinete do Reitor contm sries de
documentos relativas s atividades da Administrao Superior da
Universidade.
Tabela de Temporalidade dos Institutos e Faculdades- as Tabelas de
Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades (Srie:
Unidades de Ensino e Pesquisa) foram elaboradas num esforo conjunto
do Sistema de Arquivos da UNICAMP: equipe tcnica do Arquivo Central,
Comisso Central de Avaliao de Documentos, Comisses Setoriais de
Arquivos e Dirigentes de Unidades.

Manual para Aplicao das Tabelas de Temporalidade de
Documentos dos Institutos e das Faculdades: instrues para
aplicao de Tabelas de Temporalidade de Documentos dos
Institutos e Faculdades elaboradas pelas Comisses Setoriais de
Arquivos de Unidades e aprovadas pela Comisso Central de
Avaliao de Documentos da

Tabela de Sries Gerais contm sries de documentos relativas s
atividades administrativas comuns a todas as Unidades. Foi elaborada pelo
Arquivo Central/SIARQ durante a avaliao dos documentos da DGA -
Diretoria Geral da Administrao. Pode ser utilizada pelas Comisses
Setoriais de Arquivos para elaborao de Tabelas de Temporalidade
referentes a reas e atividades afins.

Diretoria Acadmica (DAC) - Contm sries de documentos relativas s
normas e ao registro e controle acadmico dos alunos de Graduao e de
Ps-Graduao.

Diretoria Geral da Administrao (DGA) - Abrange todas as atividades da
Unidade (Coordenao; Finanas/Oramento, Registros Contbeis,
Suprimentos, Controle Patrimonial e Prestao de Servios Especializados
de Marcenaria, Grfica eTransporte).

4.1.1.2 Atualizao das Tabelas de Temporalidade

As Tabelas devero ser atualizadas, anualmente, ou de acordo com as
necessidades das Unidades.
29
Durante a sua aplicao podem aparecer documentos e atividades que no foram
informados nas Tabelas, siga os procedimentos:

a) indique, mo, a competncia/atividade na Tabela da rea
correspondente, sugerindo prazo de arquivamento e destinao;

b) preencha todos os campos da Pr-Tabela de Temporalidade de
Documentos e encaminhe ao SIARQ/Arquivo Central para incorporao
e apreciao da Comisso Central de Documentos;

c) As Tabelas atualizadas e aprovadas sero publicadas e encaminhadas
s Unidades.


4.1.2 Eliminao de Documentos

Ao eliminar conjuntos de documentos a unidade deve entrar em contato com o
Arquivo Central para, conjuntamente, avaliar os aspectos jurdicos, legais e
administrativos que envolvem a documentao e definir se deve proceder a
eliminao.

4.1.2.1 Relao de Eliminao de Documentos

Havendo aprovao para a eliminao obrigatrio a elaborao da Relao de
Eliminao de Documentos, com todas as assinaturas exigidas. Os documentos
devem ser destrudos por incinerao ou fragmentao.

4.1.2.2 Perodos Histricos
A equipe do Arquivo Permanente do SIARQ elaborou um quadro de perodos
Histricos para os Arquivos dos Institutos e Faculdades, levando em conta as
datas de criao das unidades e de seu desenvolvimento inicial. Deve ser utilizado
por ocasio de se eliminar e recolher documentos guarda permanente.
(http://www.Unicamp.br/siarq/arq_setoriais/quadro_periodo_historico.pdf)

4.1.3 Transferncia de Documentos

a) Guarda Permanente
O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar a documentao de carter
histrico da Universidade, portanto, os documentos decorrentes da avaliao
promovida nas Unidades, devem ser transferidos ao Arquivo Central atravs do

4.1.3.1 Formulrio Relao de Destinao de Documentos.
Este deve ser preenchido em duas vias, sendo que uma permanecer no Arquivo
Central e a outra ser arquivada na Unidade/rgo/rea produtor.



30
b) Guarda Temporria
As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam o armazenamento
de documentos das suas vrias reas. Para o arquivo ativo encaminhar os
documentos que j esto destitudos de valor administrativo ou cujas aes j se
encerraram, poder utilizar o Formulrio Relao de Destinao de
Documentos.
Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o responsvel
pelo depsito e a outra dever ficar arquivada na rea produtora dos documentos
e que servir como instrumento de busca.


4.2 Recomendao para Preservao de Documentos
Medidas de conservao que visam preservar os documentos e em
conseqncia as informaes geradas pelas unidades necessrias ao
cumprimento de suas atribuies devem ser observadas durante a
produo, trmite e arquivamento corrente e intermedirio.
Recomenda-se:
a) No dobrar o papel.
b) No expor documentos luz solar.
c) No rabiscar os documentos.
d) Evitar o uso de fita adesiva.
e) Evitar utilizar materiais oxidantes como: (clipes metlicos, grampos),
devido s marcas irreversveis que causam no documento, e tambm os
elsticos que podem danificar os documentos.
f) No perfurar os documentos desnecessariamente.
g) Manter as mos sempre limpas.
h) No comer e beber prximo a documentos.
i) No use saliva para passar pginas de documentos.
j) Tomar cuidado ao transportar documentos.
k) No apoiar os cotovelos sobre os documentos.
31













5. Documentos Digitais

















32
5.1 Conceitos

De acordo com o Glossrio de Documentos Arquivsticos Digitais elaborado
pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de
Arquivos, seguem as seguintes definies:

Documento digital
1. Unidade de registro de informaes, codificada por meio de dgitos
binrios.

2. Documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por
computador.

Documento arquivstico digital
Documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado
e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos
arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento,
gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases
de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de
diversidade crescente.
Documento arquivstico processado por um computador.

5.2 Tipos caractersticos de Documentos Digitais

Correspondncia eletrnica (e-mail): um documento arquivstico, desde
que contenha informaes produzidas ou recebidas no decorrer das
atividades da instituio, ou seja, informaes que se constituem em fontes
de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)

Pginas de um website: So documentos arquivsticos na medida em
que tais pginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no
decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como
fonte de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)

Documento arquivstico eletrnico original: O primeiro documento
completo e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo,
isto , sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo
sistema jurdico; primitivo, isto , deve ser o primeiro a ser produzido de
forma completa; e efetivo, isto , deve ser capaz de alcanar os efeitos para
os quais foi produzido (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos).

Exemplos: Boletim de notas e freqncia de alunos de graduao emitido
pelas unidades pelo Sistema Acadmico; Aviso de Frias emitido pelo
Sistema de RH



33
5.3 Qualidade de Original

Documento transmitido eletronicamente
No ambiente eletrnico a qualidade de original dada de acordo com a rota
do documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando
um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que
recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados (informaes
necessrias para dar significado aos dados armazenados num sistema de
computador, dado sobre o dado) que o tornam mais completo e capaz de
gerar conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo
remetente considerado uma cpia. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)

Documento digitado e depois impresso
O original depende do contexto em que se d a produo do documento.
Se o documento digitado assinado, tramita e arquivado em papel, este
ser considerado original. Neste caso, o documento armazenado no
computador uma cpia que deve ser eliminada.
Se, ao contrrio, o documento digitado assinado, tramita e arquivado
eletronicamente, este ser considerado original. Neste caso, a impresso
em papel eventual e o documento da resultante considerado uma
cpia. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)

5.4 Digitalizao
Processo de converso de um documento convencional para o formato
digital ou processo de converso de imagens e sons de cdigo analgico
para cdigo digital por meio de dispositivo apropriado como uma scanner.

Ateno: ao adotar medidas de digitalizao de acervos arquivsticos de
sua unidade ou rgo, no eliminar os documentos convencionais
(papel, fitas cassete, vhs, etc) sem antes, obter autorizao da Comisso
Setorial de Arquivos de sua Unidade (Diretoria) ou a Comisso Central de
Avaliao de Documentos do SIARQ.


5.5 Sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caractersticos do
sistema de gesto de documentos arquivsticos processado
eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em
ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao
mesmo tempo. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)

Exemplo: Sistema de Protocolo da Unicamp permite o registro, o controle
do trmite, do arquivamento, da avaliao e acesso de processos;




34
5.6 Recomendaes Conservao e Preservao de Informaes em
Documentos Digitais

Recomenda-se:

a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrnico, que
contenham informaes importantes para e sobre a unidade e
mant-los em arquivo.
b) Documentos armazenados somente em meio eletrnico devem
possuir uma cpia em um CD ou disquete para facilitar o acesso aos
documentos em caso de alguma eventualidade .
c) Evitar deixar fitas cassete ou de vdeo, disquetes e CD-ROM,
prximos a campos magnticos.
d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescncia tecnolgica,
procure migrar as informaes de um suporte menos atualizado para
um suporte mais atualizado.: ex. fitas de vdeo para DVD, fitas
cassete para CD.
e) Tomar cuidado no manuseio das mdias digitais especialmente
com os CDs que podem riscar comprometendo a inteligibilidade das
informaes ali registradas.


Eliminaes de documentos digitais: As regras so as mesmas adotadas nos
planos de destinao de documentos aprovadas pela CCAD/SIARQ.
35
6. Referncias

ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/home.htm> Acesso em: 23 mar. 2005.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionrio de
Terminologia Arquivstica So Paulo: AAB/Ncleo Regional de So
Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986.

RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentos
eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea.
Rio de Janeiro: FGV, 2002.

SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP. SIARQ - Arquivo Central do Sistema
de Arquivos. Disponvel em: <http://www.UNICAMP.br/siarq> Acesso: 23 mar.
2005.
36













7. Anexos

















37
Anexo1
INSTRUES NORMATIVAS PARA ARQUIVOS E PROTOCOLOS DA
UNICAMP

Instruo Normativa SIARQ N 002/01
Objetivo: estabelecer procedimentos para encerramento, arquivamento e
reativao de processo e expediente protocolado.
mbito de aplicao: todas as Unidades/rgos da UNICAMP.
Abrangncia documental: processos e expedientes.

Consideraes:
O Encerramento constitui ato formal, expresso atravs de despacho, que deve
ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decises e
providncias pertinentes a Ao/Assunto de um E/P (Expediente ou de um
Processo) - considerando, evidentemente, a documentao at ento
disponvel.

O despacho de Encerramento extremamente necessrio, pois a partir dele
que se define:

a) - O arquivamento final do E/P.
b) - A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para o posterior
descarte (fragmentao dos documentos) ou seleo para arquivamento
histrico e permanente.

_____________________________________________________________
Instruo Tcnica SIARQ N 001/99
Objetivo: estabelecer procedimento para microfilmagem de documentos na
UNICAMP.

mbito de aplicao: todas as unidades/rgos da UNICAMP.
Abrangncia documental: documentos textuais.

Conceito:

Microfilmagem: Produo de imagens fotogrficas de um documento, em
tamanho altamente reduzido (filmes, microfichas etc).

Procedimentos:

Identificada a necessidade de se microfilmar documentos oficiais da
unidade/rgo, convocar o Arquivo Central do Sistema de Arquivos -
SIARQ/AC para que proceda a anlise tcnica sobre a documentao e a
empresa de microfilmagem, a ser contratada, cabendo a unidade/rgo
contratar os servios de terceiros para a prestao da microfilmagem.
http://www.dga.unicamp.br/login/instrucoes

38
Anexo 2
Relao de links de apoio

Recomendaes aos Arquivos Setoriais (Formulrios e Normas) Dispe de
instrues, recomendaes, formulrios, tabelas de temporalidade e documentos
de apoio.
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/formularios.html

Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991 - Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
http://www6.senado.gov.br/legislacao/ListaTextoIntegral.action?id=112053

Deliberao CONSU A-8/95 - Reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP.
http://www.pg. unicamp.br/delibera/1995/I_DELI95.htm#

Portaria GR 105/93 - Baixa normas relativas ao Sistema de Protocolo da
UNICAMP com processamento automatizado.
http://www.pg.UNICAMP.br/portarias/1993/INDNUM93.htm

Instruo Normativa Siarq/AC N 002/01 - Encerramento E Arquivamento De
Processo E Expediente (E/P).
http://www. unicamp.br/siarq/arq_setoriais/instrucao_normativa_encerramento.doc

Instruo Tcnica - Siarq/AC N 001/99 - Para Microfilmagem De Documentos
Na UNICAMP
http://www.UNICAMP.br/siarq/arq_setoriais/InstTec001.doc

Portaria GR - 104/03 - Constitui o Grupo de Trabalho para a Padronizao de
Procedimentos Tcnicos para Preservao e Acesso de Documentos Arquivsticos
eletrnicos da UNICAMP
http://www.pg. unicamp.br/portarias/2003/POR10403.htm

Tabela de Temporalidade da Procuradoria Geral - as Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Procuradoria Geral contm sries de
documentos relativas s normas e legislaes da Universidade
http://www.UNICAMP.br/siarq/arq_setoriais/ttd_pg.pdf

Tabela de Temporalidade do Gabinete do Reitor - as Tabelas de
Temporalidade de Documentos do Gabinete do Reitor contm sries de
documentos relativas s atividades da Administrao Superior da Universidade
http://www. unicamp.br/siarq/arq_setoriais/ttd_gabinete_reitor.pdf

Tabela de Temporalidade dos Institutos e Faculdades - as Tabelas de
Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades (Srie: Unidades de
Ensino e Pesquisa) foram elaboradas num esforo conjunto do Sistema de
Arquivos da UNICAMP: equipe tcnica do Arquivo Central, Comisso Central de
39
Avaliao de Documentos, Comisses Setoriais de Arquivos e Dirigentes de
Unidades
http://www. unicamp.br/siarq/arq_setoriais/ttd_institutos_faculdades.html

Tabela de Sries Gerais - contm sries de documentos relativas s atividades
administrativas comuns a todas as Unidades. Foi elaborada pelo Arquivo
Central/SIARQ durante a avaliao dos documentos da DGA - Diretoria Geral da
Administrao.Pode ser utilizada pelas Comisses Setoriais de Arquivos para
elaborao de Tabelas de Temporalidade referentes a reas e atividades afins
http://www. unicamp.br/siarq/arq_setoriais/tabsergerais.pdf

Diretoria Acadmica (DAC) - Contm sries de documentos relativas s normas
e ao registro e controle acadmico dos alunos de Graduao e de Ps-Graduao
http://www. unicamp.br/siarq/arq_setoriais/diracademica.pdf

Diretoria Geral da Administrao (DGA) - Abrange todas as atividades da
Unidade (Coordenao; Finanas/Oramento, Registros Contbeis, Suprimentos,
Controle Patrimonial e Prestao de Servios Especializados de Marcenaria,
Grfica e Transporte).
http://www. unicamp.br/siarq/arq_setoriais/ttd_dga.html
40
Anexo 3
Regras de Alfabetao

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao.

1 Nos nomes de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o
prenome.
Exemplo: Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece ordem alfabtica do
prenome

Exemplo: Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vtor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor

2 Os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo

41

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos

4 As iniciais abreviadas de prenomes tm precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira

Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos

5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so
considerados (ver tambm regra n 9).
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de
dAndrade, Ricardo
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do

6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto,
Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so
considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando
servirem de elemento de distino.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge
42
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge

7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Paulo Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Doutor)

8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos
casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n. 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt

Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge

9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais
comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra
maiscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien

Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
OBrien, Gordon

10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
43
Antonio de los Ros

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los

11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como
se apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang

Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang

12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de
ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo: Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getulio Vargas
Library of Congress (The)

13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e
assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero
aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3. Congresso de Geologia

Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.)
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Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o
arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para
evitar dvidas futuras
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior
Jos Flix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Jnior, Jos
Flix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em:

Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos Flix Alves