Este modelo template 1 tem por finalidade auxiliar na elaborao de projetos de eventos. Para compor sua estrutura foram utilizados os seguintes documentos: apostila do Curso Organizador de Eventos - Educao Continuada (SILVA, 2008); Manual de Apresentao de Trabalhos Acadmicos do Centro Universitrio Toledo; e apostila de Projetos Tursticos (BALDERRAMAS, 2009). As adaptaes foram realizadas pelo Prof. Ms. Helerson de Almeida Balderramas. Neste item, deve ser elaborado um breve resumo do projeto, sua finalidade, a quem se destina, quem elaborou e em qual circunstncia ocorreu sua concepo.
1.1 Briefing do evento
O Briefing um levantamento de todos os dados referentes ao projeto, a base da sua estrutura (ver modelo anexo no final desta apostila). Possui duas funes: a diagnstica que trata de levantar dados para dimensionar o projeto, e a de comando, para deliberar as providncias (SILVA, 2008). Nesta etapa voc dever definir os seguintes itens: Tema do evento Local Data Horrio Pblico alvo Nmero previsto de participantes Condies para participao (pagamento de ingressos, inscries antecipadas, apresentao de convites, outras) Outras especificaes
1 Template: Modelo de documento sem contedo, apenas com a apresentao visual, ou seja, a formatao e instrues sobre onde e qual tipo de contedo deve entrar em cada item (BALDERRAMAS, 2009).
2 OBJETIVOS
2.1 Objetivo geral
Deve ser redigido na forma de texto indicando o que se pretende com o projeto; usar verbo no infinitivo para expressar melhor a ao a ser desenvolvida. Responder a questo: o que?
2.2 Objetivos especficos
Deve ser na forma de tpicos referente s etapas de realizao do projeto, usar verbos no infinitivo.
3 JUSTIFICATIVA
Esta parte extremamente substancial para um Projeto Profissional, pois ela retratar a importncia de sua execuo justificando assim os investimentos. Responder a questo: por qu? (o que justifica o trabalho e quais os motivos para faz-lo).
4 PROPOSTA
Nesta parte do projeto importante detalhar com objetividade e clareza o passo a passo de cada ao a ser realizada para o desenvolvimento do evento, desde a programao geral (atividade principal e paralelas), estratgias de divulgao (tipos de materiais utilizados, peas e formas de divulgao), servios necessrios (prprios e terceirizados).
5 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
O cronograma um descritivo de atividades previstas no perodo de tempo que antecede o evento. De acordo com o check-list e seu roteiro de atividades, torna-se importante visualizar, em um nico documento, as responsabilidades em seus prazos e as datas-limite de execuo, para que seja possvel o acompanhamento dirio das fases de planejamento (SILVA, 2008). Para isso, necessrio um cronograma de datas semanais, quinzenais, mensais ou at mesmo anuais, dependendo do prazo de planejamento e do porte do evento (ver modelo anexo ao final da apostila).
ATIVIDADES JAN FEV MAR ABR MAI JUN
Obs.: inserir quantas linhas forem necessrias.
5.1 Matriz de responsabilidades
Neste item so indicadas as funes e responsabilidades de cada membro da equipe.
RESPONSVEL ATIVIDADE DATA INICIAL DATA FINAL
Obs.: inserir quantas linhas forem necessrias.
6 PREVISO ORAMENTRIA
A previso oramentria trata-se de um levantamento de todos os custos e receitas, considerando os fornecedores para o servio ou produto. Com base nesses custos, estima-se o investimento no projeto de modo bem detalhado (SILVA, 2008). (ver roteiro anexo ao final da apostila).
Quadro 1 - Material de consumo
Quant. Descrio Valor unit. R$ Valor total R$
Total previsto Ex.: materiais de escritrio, papelaria, etc.
Quadro 2 - Material permanente
Quant. Descrio Valor unit. R$ Valor total R$
Total previsto Ex.: mveis, utenslios, objetivos, etc.
Quadro 3 Recursos humanos
Quant. Descrio Valor unit. R$ Valor total R$
Total previsto Ex.: pessoal tcnico e de apoio.
Quadro 4 Servios de terceiros
Quant. Descrio Valor unit. R$ Valor total R$
Total previsto Ex.: tudo o que for necessrio para contratar.
Quadro 5 Recursos administrativos
Quant. Descrio Valor unit. R$ Valor total R$
Total previsto Ex.: taxas, licenas, gastos de contratos, etc.
Quadro 6 Infra-estrutura
Quant. Descrio Valor unit. R$ Valor total R$
Total previsto Ex.: locao de salas e outros espaos, standes, etc.
6.1 Viabilidade do projeto
Quadro 7 Receitas
Descrio Quant. Valor unit. R$ Valor total R$
Total
Quadro 8 Oramento do projeto (Despesas)
Descrio Valor total R$ Infra-estrutura Material de consumo Material permanente Recursos administrativos Recursos humanos Servios de terceiros Total
REFERNCIAS
BALDERRAMAS, Helerson de Almeida. Projetos Tursticos. Araatuba: UNITOLEDO, 2009. 57p. (Apostila de disciplina).
GANDRA, L. M. (org). Manual de apresentao de trabalhos acadmicos. Araatuba: UNITOLEDO (Pr-Reitoria de Ps-graduao e Pesquisa), 2006.
SILVA, Elizabeth et al (Org). Bsico em Organizao de Eventos. So Paulo: SENAC, 2008 (Apostila do Curso Organizador de Eventos - Educao Continuada).
APNDICES
De elaborao do prprio autor, o apndice acrescentado a uma obra, por exemplo, Questionrio utilizado no trabalho, roteiro de entrevista, representao grfica e outros. identificado por letra maiscula, travesso e pelo respectivo ttulo de forma centralizada. Ex.: Apndice A Check-list do evento (PASSOS; ROKICKI; VIEIRA, 2006). Nos apndices devem constar as ferramentas de controle e acompanhamento (Check-list*), modelo de cartas, ofcios, fotos, publicaes diversas, anncios, material de divulgao, etc.
*Check-list: so listas de providncias a serem tomadas, necessrias aos colaboradores, de acordo com as responsabilidades e metas assumidas na montagem da equipe (SILVA, 2008).
ANEXOS
De elaborao de outro autor, o anexo acrescentado a uma obra, por exemplo, representao grfica (croqui), mapas de localizao, legislaes e outros. identificado por letra maiscula, travesso e pelo respectivo ttulo de forma centralizada. Ex.: Anexo A Croqui do local do evento (PASSOS; ROKICKI; VIEIRA, 2006).