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Dicasdo Excel
Dicasdo Excel
Este documento faz parte do material didtico oferecido no Curso Introduo a Informtica
Bsica da Faetec, composto pelo resultado de pesquisas sobre o assunto na Internet, contendo
material interessante para aprofundar no tema Excel. Pode ser acessado atravs do link
http://info.abril.com.br/dicas/cat_12_0.shl.
SUMRIO
A macro do Excel sumiu? Ento ache onde ela est!............................................................. 3
Ache o valor mximo de uma planilha com o Excel 97/2000 ............................................... 3
Aprenda a posicionar um grfico tridimensional numa planilha Excel ................................. 4
Arredondamento e formatao de clulas .............................................................................. 4
Clculo da moda no Excel...................................................................................................... 5
Como buscar planilhas na web e levar para o Excel 2000/XP............................................... 5
Como calcular juros no Excel ................................................................................................ 6
Como calcular nmero de dias decorridos entre duas datas com o Excel 97/2000 ............... 9
Como configurar impresso para vrias planilhas de uma s vez no Excel 97/2000 ............ 9
Como consolidar vrias planilhas numa s com o Excel 97/2000/XP................................... 9
Como dar nome s clulas no Excel 97/2000 ...................................................................... 10
Como determinar o nmero que mais aparece numa planilha Excel 97 .............................. 10
Como fazer sries personalizadas para AutoPreenchimento com o Excel 97/2000 ............ 10
Como lidar com a formatao condicional no Excel 97/2000 ............................................. 11
Como lidar com linhas mltiplas em clulas com o Excel 97/2000 .................................... 11
Como lidar com objetos de desenho em planilhas do Excel 97/2000 .................................. 11
Como lidar com seqncias numricas no AutoPreenchimento do Excel 97/2000 ............. 11
Como montar no Excel um controle das finanas pessoais ................................................. 12
Como mudar a visualizao das tabelas no Excel 97........................................................... 13
Como preservar o contedo de uma clula no modo de edio do Excel 97/2000.............. 13
Como recuperar informaes de planilhas corrompidas do Excel ....................................... 14
Como recuperar uma planilha danificada no Excel ............................................................. 14
Como salvar uma planilha como documento web no Excel 97/2000 .................................. 14
Como somar a jato no Excel 97/2000 .................................................................................. 14
Como usar no Excel XP para publicar automaticamente nmeros na internet .................... 15
Como usar o Excel 97/2000/XP como um banco de dados ................................................. 15
Como usar planilha com HTML e ActiveX no Excel 2000................................................. 15
Como usar planilhas 3D ....................................................................................................... 16
Como usar planilhas dinmicas no Excel 97........................................................................ 17
Concatenando valores no Excel 97/2000 ............................................................................. 18
D para chamar clulas pelo nome, amigavelmente, no Excel 97/2000 .............................. 18
Diretrio-padro do Excel.................................................................................................... 18
Duas planilhas na tela........................................................................................................... 18
Duplicando frmulas no Excel 97/2000............................................................................... 19
Explorando o AutoPreenchimento do Excel 97/2000 .......................................................... 19
Faa clculos com nmeros de outras planilhas com o Excel 97/2000/XP ......................... 19
Formatando regies de uma planilha no Excel 97/2000 ...................................................... 20
H outra soluo interessante derivada dessa primeira: possvel criar um grfico que
incorpore automaticamente os novos valores dirios includos na planilha. Mais uma vez,
acione Inserir/Nome/Definir e digite a frmula Eixo_X:
=DESLOC(Plan1!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan1!$A:$A)-1)
Agora, crie um grfico - melhor em outra planilha, para ocupar todo o espao disponvel.
Inicialmente, conclua o grfico vazio. Em seguida, clique nele com o boto direito e escolha
Dados de Origem. Abre-se uma janela com esse nome. Escolha a orelha Seqncia e clique no
boto Adicionar. Agora, na caixa Nome, d um ttulo para o grfico. No campo Valores,
digite:
=Plan1!Dados
Isso diz ao Excel quais dados devem ser usados para gerar o grfico. Por fim, na caixa Rtulo
dos Eixos das Categorias (X), informe:
=Plan1!Eixo_X
O grfico est pronto. Para test-lo, v planilha e inclua novos pares data-valor. Funciona!
De agora para a frente, alimente os dados e o grfico vai se fazer sozinho.
so usados nas operaes. Resultado: depois de clculos em cascata, voc obtm valores que
no so os esperados. Para garantir que o Excel exiba na tela o mesmo nmero guardado na
memria, use a funo ARRED, de arredondamento. Ela pede o nmero e a quantidade
desejada de casas decimais.
clculo de novo financiamento. Por extenso, as clulas da rea 2 e da rea 3 s devem exibir
alguma informao se as quatro clulas da rea 1 estiverem preenchidas. Para garantir isso,
vamos criar uma frmula nomeada (sempre em Inserir/Nome/Definir), Tudo_Preenchido, que
funciona como um teste lgico, do tipo sim/no:
=SE(Valor_Financiado*Taxa_Juros
*Prazo_Meses*Data_Inicio>0;1;0)
Aqui, o truque o seguinte: multiplicam-se os quatro valores das clulas na rea 1. Se todos
estiverem preenchidos, o resultado ser um nmero positivo; se pelo menos um estiver em
branco, ser zero. Assim, se a frmula Tudo_Preenchido responde sim (valor 1), os clculos
devem ser executados para preencher as reas 2 e 3. Se for no (valor 0), aquelas regies so
mostradas em branco.
As frmulas para as clulas Total_Juros (E13) e Custo_Total (E14) so, respectivamente:
=-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado)
=SE(Tudo_Preenchido;ARRED(Pagamento_Mensal;2)*Num_Pagamentos;"")
Em Total_Juros, usa-se a funo IPGTO, do Excel, que fornece os juros acumulados de um
investimento. Tambm nesse caso, como se trata de dbitos, o sinal negativo. Na frmula do
Custo_Total, preste ateno para a funo ARRED (arredondamento), aplicada apenas ao
valor do pagamento mensal. Ela garante que a multiplicao dos valores mostrados para
Pagamento_Mensal e Num_Pagamentos produz, exatamente, o nmero mostrado em
Custo_Total. Sem essa funo, apareceria um nmero aproximado.
A rea 3 da planilha, que apresenta a discriminao de cada pagamento, encimada por um
cabealho com sete ttulos de colunas: Nmero; Data do Pagamento; Balano Inicial;
Pagamento; Principal; Juros; e Balano Final. Selecione essas sete clulas e nomeie-as como
Linha_Cabealho, definida pela seguinte frmula:
=LIN(Tabela de Amortizao! $17:$17)
Ainda no havamos dito que nossa folha de clculo foi batizada como Tabela de
Amortizao. Nessa tabela, o cabealho corresponde linha 17. Como a rea 3 pode se
estender por mais de uma pgina impressa, acione Arquivo/Configurar Pgina/orelha Planilha
e, na caixa Linhas a Repetir na Parte Superior, digite Linha_Cabealho. Avancemos, agora,
para o miolo da rea 3. Vamos construir a primeira linha, logo abaixo do cabealho.
Naturalmente, as sete clulas dessa linha tm frmulas especficas. A clula Nmero
apresenta apenas o valor Pagamento_Num, ou seja, a seqncia 1, 2, 3 etc. Sua frmula :
=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Pagamento_Num;"""")
Aqui, entra em cena novo teste lgico, que a varivel Nao_ Pago, tambm definida por uma
frmula nomeada:
=SE(Pagamento_Num<=Num_Pagamentos;1;0)
Esse teste indica se a linha deve ou no ser preenchida. A resposta ser sim enquanto o
nmero do pagamento for menor ou igual ao total de pagamentos. A clula Data do
Pagamento deve exibir a data inicial do financiamento acrescida de um ms:
=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Data_Pagamento;"")
Ela se baseia na frmula nomeada Data_Pagamento:
=DATA(ANO(Data_Inicio);MS(Data_Inicio)+Pagamento_ Num;DIA (Data_Inicio))
A clula Balano Inicial tambm depende de outra frmula nomeada, Balano_Inicial, que,
por sua vez, aplica a frmula do valor futuro:
=-VF(Taxa_Juros;Pagamento_ Num-1;-Pagamento_Mensal;Valor _Financiado)
Balano Final, a ltima clula, tem base idntica:
=-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num;-Pagamento_Mensal;Valor_Financiado)
O valor a ser exibido na coluna Pagamento sempre o mesmo e corresponde a
Pagamento_Mensal. Como em todas as clulas da rea 3, ele s deve ser escrito se os dados
para o clculo foram preenchidos e se a linha se refere a uma prestao no paga:
=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Pagamento_Mensal;"")
Por fim, vm as clulas para os valores Principal e Juros, que discriminam, no valor da
prestao, quanto equivale restituio do capital e quanto corresponde a juros. Principal e
Juros so, tambm, duas frmulas nomeadas. A primeira baseia-se na frmula PPGTO, do
Excel:
=-PPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor _Financiado)
Juros, por sua vez, usa a frmula interna IPGTO:
=-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_ Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado)
Todas as clulas da primeira linha ativa da rea 3 devem ser copiadas para as linhas seguintes.
Na planilha-exemplo, essas cpias foram estendidas at a linha 377, que corresponde
prestao nmero 360 - ou seja, um financiamento de 30 anos, o prazo mximo aceito pela
aplicao.
A essa altura, sua calculadora de financiamentos j est completa. Faltam apenas detalhes de
acabamento. Para concluir o trabalho, selecione as clulas ativas da rea 1 e d o comando
Formatar/Clulas. Na orelha Proteo, desligue a caixa Travada. Agora, acione
Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha (a definio de senha opcional). Voc acaba de criar
uma espcie de formulrio. As clulas para entrada de dados esto livres e todas as outras,
protegidas. Assim, qualquer usurio poder usar a planilha sem o risco de modific-la. Essa
aplicao foi testada nas verses 2000 e 2002 do Excel.
Junho.xls, na qual a receita mensal se encontra na planilha Plan2, clula G7. Nesse caso, para
obter a receita do semestre, use a frmula:
=SOMA(Janeiro:Maio!C5)+h:\docs\[Junho.xls]Plan2!G7
Pincel e d um duplo clique nele. O cursor se transforma num pequeno pincel. Selecione a
rea que deseja formatar e - veja l! - todas as clulas apresentam o mesmo formato daquela
clula original. O pincel continua ativo. Aplique o formato s outras reas. Acione a tecla Esc
para desarmar o pincel.
Agora, faltam apenas os clculos finais. A linha Total de Despesas corresponde soma de
todas as acumulaes parciais de despesas. Na coluna de julho:
=B18+B24+B30+B35
Por sua vez, a linha Resultado corresponde ao total de receitas menos o total de despesas:
=B9-B38
Execute procedimentos idnticos para somar as linhas na coluna Total. Na linha Salrio, por
exemplo, o total ser a frmula:
=SOMA(B5:G5)
Arraste a ala desse total at as duas linhas seguintes e repita esses procedimentos em cada
rea das despesas. Cada valor digitado ser acumulado no sentido vertical e no horizontal.
Est concluda a planilha. Apague os nmeros digitados como teste e digite os valores de
verdade. Voc pode fazer o download da planilha criada neste exerccio. Ela est disponvel
no site de Info no endereo ftp://ftp.info.abril.com.br/orcamento.zip. fcil adapt-la ao
verdadeiro perfil de suas contas, inclusive passando do plano pessoal para o familiar.
em vez de mostrar apenas os nmeros, ela permite a edio da tabela com todo tipo de
clculo. Para isso, a pgina Web incorpora um objeto ActiveX com o princpio ativo do
Excel. Ah, essa planilha viva tem uma limitao: no faz grficos.
Diretrio-padro do Excel
Como padro, o Excel salva os arquivos na pasta Meus Documentos. Mas, se voc quiser,
pode mudar essa destinao dos arquivos do Excel. Para isso, acione Ferramentas/Opes e
traga para o primeiro plano a orelha Geral. A, na caixa Local Padro do Arquivo, digite o
diretrio em que os arquivos devem ser salvos.
Por fim, eis um exemplo para extrair o contedo de uma clula num arquivo XLS guardado
num servidor web:
=http://www.servidor.com.br/docs/[Estoque.xls]Plan2!C4
certeza, algum colega seu, que trabalha com a mesma planilha, configurou o programa para
executar clculos somente aps um comando do usurio (F9). Essa opo til,
especialmente quando se est adicionando dados a uma planilha muito grande. O
desligamento do reclculo automtico evita que o Excel refaa uma extensa cascata de
operaes aps a incluso de cada nmero. Assim, o usurio pode inserir os dados e s depois
usar o F9 ou reabilitar o modo automtico.
terrestre e dois elos de corrente. Os hyperlinks podem apontar para outras planilhas na mesma
pasta de trabalho, ou para arquivos externos - em sua mquina, num drive de rede local ou na
Internet.
simulao, a planilha volta condio original quando voc fecha a caixa de dilogo. Voc
pode voltar ao comando Atingir Meta e indicar outro item como varivel. Em alguns casos, o
programa avisa que no encontrou uma soluo. Isso ocorre quando o item que est variando
no pode assumir um valor necessrio para arredondar a conta.
se a idia somar os trs gastos, troque o 4 pelo 9. Por restrio do Excel, a Subtotal no
funciona no clculo 3D, de clulas numa seqncia de planilhas. A sada possvel para utilizar
a funo criar nova planilha com dados pinados das outras.
Horas
h - A hora entre 0 e 24, em um ou dois algarismos.
hh - A hora entre 00 e 24, sempre em dois algarismos.
m - Junto com o h, indica minutos, de 0 a 59.
mm - Minutos entre 00 e 59.
ss - Segundos, de 00 a 60.
3. Preenchendo a clula com traos
s vezes, pode ser interessante preencher com traos o espao no usado na clula. Para
completar uma clula com traos depois de digitado um texto nela, use o cdigo de
formatao @*-. Se quiser deixar um espao entre o texto e o primeiro trao, escreva @* (com espao entre o asterisco e o hfen). Nmeros em planilhas so alinhados direita. Nesse
caso, os traos devem ser colocados esquerda do nmero para preencher a clula. Para isso,
use o cdigo *-#. Tambm nesse caso, voc pode deixar um espao em branco entre o ltimo
trao e o nmero, inserindo-o entre o hfen e o sustenido. Note que o # toma o lugar do
nmero, e, o @, o do texto.
4. Ocultando valores
Muitas vezes, algumas clulas da planilha so usadas para clculos intermedirios, mas voc
no quer que elas fiquem visveis ao usurio. Para ocultar o contedo de uma clula que
contm um nmero, use o formato ;; (duas vezes ponto-e-vrgula). Se a clula contiver texto,
use ;;; para ocultar o contedo. Note que, no caso desses dois cdigos, o Excel no mostra
nada no campo Exemplo.
5. A receita dos formatos
Cada cdigo de formatao criado pode ter at trs sees para nmero e uma quarta seo
para texto. Essas sees determinam o formato para nmeros positivos, nmeros negativos,
zeros e texto, respectivamente. Se voc incluir apenas duas sees para nmeros, a primeira
ser usada tanto para nmeros positivos quanto para zeros, e a segunda para nmeros
negativos. Se usar apenas uma seo para nmeros, todos os nmeros usaro aquele formato.
As sees so separadas por ponto-e-vrgula, como neste exemplo:
#.###,00;[vermelho]
(#.###,00);0,00;Info @
Com esse formato, nossos nmeros tero duas casas depois da vrgula e um ponto separando
os milhares. Nmeros negativos vo aparecer em vermelho e entre parnteses. Se a clula
contiver texto, ele ser antecedido pela palavra Info e por um espao em branco.
6. Texto e nmero juntos
Para exibir tanto texto quanto nmeros numa clula, coloque os caracteres de texto entre aspas
( ) ou preceda um nico caractere com uma barra invertida (). Inclua os caracteres na seo
apropriada dos cdigos de formato. Experimente este formato para datas: d/mmm. As datas
sero exibidas na forma 25/jan, 13/ mai etc. Vejamos mais um exemplo:
R$ 0,00 Crdito;
R$ -0,00 Dbito
O Excel vai exibir uma quantia positiva como R$ 324,76 Crdito e uma negativa como R$
-234,76 Dbito.
7. Cores nos nmeros
Para definir a cor dos caracteres numa seo do formato, digite o nome de uma destas oito
cores entre colchetes ([ ]) na seo: Preto, Ciano, Magenta, Branco, Azul, Verde, Vermelho e
Amarelo. O cdigo de cor deve ser o primeiro item da seo. Veja o exemplo: [azul]#;
[vermelho]#; [preto]#; [verde]#
8. Condies na formatao
possvel definir formatos de nmero que sero aplicados apenas se o nmero atender a uma
condio especificada. Para isso, inclua a condio entre colchetes. A condio consiste num
operador de comparao e num valor. O formato a seguir, por exemplo, exibe nmeros
menores ou iguais a 200 em vermelho e nmeros maiores que 200 em azul:
[Vermelho][<=200];[Azul][>200]
2. Opes na caixa
Deixe a planilha Plan1 e parta para Plan2. A vamos construir a planilha do pedido (veja a
ilustrao nesta pgina). Formate as colunas Preo Unitrio e Total para duas casas decimais e
as colunas Peso (vamos trabalhar com gramas) e Quantidade para nmeros inteiros. Agora,
defina quantos itens sero suportados em seu pedido. So cinco em nosso exemplo, mas voc
pode optar por um nmero maior. Passemos incluso das caixas de combinao na planilha.
Com o comando Exibir/Barras de Ferramentas, deixe visvel a barra Caixa de Ferramentas de
Controle e trace, na coluna Produto, uma caixa de combinao (combo box).
Ajuste a altura e o comprimento do objeto. Clique com o boto direito na caixa de
combinao (o nome-padro dela ser ComboBox1) e escolha, no menu, a opo
Propriedades. Na janela Propriedades, ajuste a linha List-FillRange para a faixa de clulas de
Plan1 que contm a lista de opes que vo aparecer na caixa. A indicao feita no seguinte
formato: Plan1!A2:A12
A regio indicada corresponde lista dos produtos, sem incluir a primeira linha (ttulo).
Agora, copie o objeto e cole-o na clula imediatamente abaixo. Repita essa colagem conforme
o nmero de linhas operacionais que pretenda incluir no pedido. Automaticamente, elas
recebem nomes seqenciais: ComboBox1, ComboBox2 etc. Todas as caixas de combinao
contm a mesma lista de produtos. Para fechar a estrutura da planilha, crie, na coluna Total,
um totalizador parcial, que conter o somatrio dos valores dos produtos. Na prxima linha,
deixe um espao para o valor do frete a ser calculado e, por fim, vem o total geral, que
corresponde soma dos produtos mais o valor do frete. Um lembrete: o boto com o esquadro
azul, na Caixa de Ferramentas de Controle, alterna entre o modo de desenvolvimento e o
modo de ao da planilha.
3. Automao do clculo
A parte externa do documento est pronta. Agora, precisamos adicionar os recursos de
automao. Nosso objetivo, definido no incio, preencher automaticamente as informaes
de preo e peso, assim que o usurio escolha o produto. Entramos, ento, no Visual Basic.
Precisamos montar uma rotina, associada ao clique numa opo da caixa de combinao, que
leia o preo e o peso do produto escolhido em Plan1 e os escreva, na linha da caixa de
combinao acionada, em Plan2. O procedimento idntico para qualquer uma das caixas de
combinao. Para conferir o cdigo, baixe a planilha de exemplo no site da INFO:
ftp://ftp.info.abril.com.br/pedido_auto.zip. Quando a opo escolhida na caixa de combinao
o espao em branco, so zerados o preo e o peso naquela linha. Uma funo em VBA
calcula o valor do frete com base no peso total do pedido. Essa funo aplica a poltica de
frete adotada pela empresa. Em nosso exemplo fictcio, o frete no cobrado para pedidos
com peso menor que 200 gramas.
Mercadorias pesando entre 200 e 1000 gramas pagam 5 reais de envio; entre 1000 e 5000
gramas, 10 reais; e acima de 5000 gramas, 30 reais. A funo Frete recebe o total do peso das
mercadorias e aplica essas regras para determinar o valor do frete. Ela chamada pela
frmula:=Frete(peso_total)
4. Boto Zerar
Na planilha-pedido, adicionamos ainda um boto de comando chamado Zerar, que limpa
todas as anotaes j feitas num pedido. Para que a planilha no fique cheia de zeros, acione
Ferramentas/Opes e, na orelha Exibir, desmarque a caixa Valores Zero. Assim, as linhas de
pedido no utilizadas ficaro em branco.
O boto Zerar fica fora da rea de impresso do pedido. Para determinar a regio a ser
impressa, basta selecion-la e dar o comando Arquivo/rea de Impresso/ Definir rea de
Impresso. Conclua o documento, incluindo o espao para os dados da pessoa ou empresa que
faz a encomenda. No cabealho, insira tambm um logotipo de sua empresa. No exemplo, h
ainda o boto Limpar, que apaga as informaes do cliente. Conforme as caractersticas reais
da atividade, possvel criar muitos outros recursos para esse documento.