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O Gerenciamento Dos Documentos Do Sistema Da Qualidade
O Gerenciamento Dos Documentos Do Sistema Da Qualidade
O GERENCIAMENTO
QUALIDADE
DOS
DOCUMENTOS
DO
SISTEMA
DA
INTRODUO
O objetivo deste artigo apresentar conceitos bsicos sobre a sistemtica de documentao de processos de
trabalho, sua estruturao e gerenciamento, segundo as diretrizes ISO 9000.
O controle de documentos considerado um dos alicerces do sistema da qualidade, pois, com ele, o
cumprimento dos requisitos estabelecidos evidenciado, a informao atualizada sobre como desenvolver
cada atividade de conhecimento dos colaboradores da empresa e, alm disso, os processos de trabalho da
empresa contam com um ambiente propcio para sua melhoria contnua.
Com a sistematizao de cada atividade e o seu desenvolvimento de forma controlada, uniforme e integrada, a
qualidade do produto ou servio da empresa tende a ser assegurada, contribuindo, desta forma, para o seu
avano competitivo.
processos de trabalho;
as relaes comerciais so facilitadas (qualidade assegurada/reconhecimento internacional);
h reduo de riscos e de custos;
benefcios para a empresa (competitividade, lucro, produtividade);
benefcios para os clientes (confiana, satisfao);
benefcios para os empregados (desenvolvimento individual, oportunidade de treinamento, maior
3
integrao entre os setores etc. ).
Basicamente, aps a estruturao de um sistema da qualidade baseado nas normas ISO 9000, as seguintes
mudanas podem ser observadas na empresa:
resultados do trabalho passam a ser previsveis;
h reduo de refugos e retrabalhos;
organizao no ambiente de trabalho;
reviso de rotinas, com melhorias;
preveno priorizada em detrimento da correo;
3
Estruturar um sistema que contenha todos os processos documentados que afetam a qualidade do produto ou
servio exige muito esforo por parte dos colaboradores da empresa, assim como uma metodologia para
documentar adequadamente o processo, ou seja, elaborar um documento vlido para o sistema da qualidade.
Convencionou-se apresentar os documentos do sistema da qualidade em uma hierarquia tpica (quadro 1).
importante ter em mente as funes de cada nvel da documentao e lembrar que a nomenclatura pode diferir
de organizao para organizao, desde que os objetivos sejam preservados.
QUADRO 1
Estrutura tpica da documentao do sistema da qualidade
HIERARQUIA/
FUNO NO SISTEMA DA QUALIDADE
NOMENCLATURA TPICA
1 nvel manual da qualidade
Diretrizes
(inclui a Poltica da Qualidade)
2 nvel procedimentos
5W
o qu, quem, quando, por que, onde
3 nvel instrues de trabalho
1H
especificaes tcnicas, etc
como
4 nvel registros da qualidade
documentos comprobatrios
(evidncias objetivas)
Definida a estrutura da documentao, alguns passos devem ser seguidos para documentar um processo pela
primeira vez. Sugere-se o seguinte:
Em razo da importncia do controle de documentos para um sistema da qualidade, a Srie ISO 9000 dedica
dois requisitos diretos sobre o tema:
Esses requisitos esto presentes ao longo de toda a Srie de Normas ISO 9000 (ver quadro 2) e esto
detalhados com pequenas diferenas de enfoque de acordo com o objetivo de cada norma na qual esto
presentes.
QUADRO 2
As normas da Srie ISO 9000 e os requisitos relacionados ao controle documental
Normas ISO 9000
NBR 9000-1
NBR 9000-2
NBR 9000-3
NBR 9001
NBR 9002
NBR 9003
NBR 9004-1
NBR 9004-2
NBR 9004-3
NBR 9004-4
Controle de
Documentos
5
4.5
6.2
4.5
4.5
4.5
5.3
5.4.3
5.3
---
Registros da Qualidade
--4.16
6.3
4.16
4.16
4.16
17
idem
17
---
Para um maior entendimento de cada requisito, ser apresentada, a seguir, uma releitura dos requisitos,
buscando uma interpretao das aes sugeridas.
REQUISITO CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS RELEITURA
O requisito traz como diretrizes bsicas o seguinte:
a empresa deve estabelecer e manter procedimentos documentados para controle, alterao e
aprovao dos documentos integrantes do sistema da qualidade.
devem existir processos de trabalho documentados para:
- elaborao/emisso,
- aprovao,
- alterao/reviso/cancelamento,
- distribuio/recolhimento,
- controle de todos os documentos do sistema da qualidade em operao;
os documentos devem estar disponveis nos locais de trabalho, e quando obsoletos, devem ser
a empresa deve estabelecer e manter procedimentos documentados para identificar, coletar, indexar,
arquivar, armazenar, manter, dispor e reter os registros da qualidade;
os registros da qualidade devem estar prontamente recuperveis e devem estar armazenados em local
apropriado;
deve existir uma sistemtica que permita a verificao da responsabilidade e autoridade sobre os
registros emitidos e a interao entre as reas da empresa;
Com base nas diretrizes estabelecidas, o seguinte processo de trabalhos deve ser documentado:
QUADRO 3
TTD X ISO 9000
Item da TTD
Lista de registros
Classificao
rea emitente
Local de arquivo
Data de expurgo
Com a TTD, os registros da qualidade so gerenciados de maneira organizada, assegurando sua integridade
fsica e seu acesso pelas reas de interesse.
REGISTRO DA QUALIDADE ESCLARECIMENTOS ADICIONAIS
Antes de avanar no tema, importante deixar um exemplo que diferencie claramente a funo de um
documento de 2 ou 3 nvel (procedimento, por exemplo) e de um registro da qualidade. Esta diferena deve
ficar clara, evitando-se, assim, qualquer problema no controle de documentos, pois, na prtica, observa-se uma
certa dificuldade em entender os limites de cada documento.
Tomemos como exemplo um fato qualquer, por exemplo, uma auditoria interna realizada na empresa. Um
procedimento do sistema da qualidade responsvel por documentar o processo de trabalho auditorias
internas. Este procedimento detalha o que fazer, quando, onde, por que e quem o responsvel por cada uma
das atividades que, no conjunto, formam a auditoria. O procedimento, portanto, traz as diretrizes em relao
atividade.
Voltando ao exemplo, a auditoria realizada (fato). Aps o seu trmino, uma srie de registros da qualidade
so gerados: relatrio de auditoria interna, plano de aes corretivas, etc. Os registros evidenciam o que foi
realizado e, principalmente, se as aes foram baseadas nas diretrizes estabelecidas.
Um documento, portanto, "existe antes do fato e o registro aps o fato". Observe o esquema ilustrativo:
antes... FATO
(procedimento)
depois...
(registro)
Relatrio de auditoria
plano de aes corretivas
etc.
O registro da qualidade, portanto, um documento gerado com a funo de comprovar como determinada
atividade foi desenvolvida. Ele atua como um espelho do sistema da qualidade, da sua importncia, pois, a
partir de sua anlise, podem ser geradas aes corretivas e preventivas, detectar-se a necessidade de revisar
documentos, ou refazer treinamentos etc.
O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS DA QUALIDADE BASEADO NA ISO 9000
1
O texto a seguir foi extrado na ntegra da ISO 9004-2 de 1993 e resume, objetivamente, o que o controle da
documentao:
"Toda a documentao deve ser legvel, datada (incluindo as datas de reviso), clara, prontamente identificvel,
alm de incluir a devida autorizao.
Devem ser estabelecidos mtodos para o controle da emisso, distribuio e reviso dos documentos.
Os mtodos devem assegurar que os documentos sejam:
-
assunto do documento;
classificao/codificao;
tipo;
data do original;
documentos relacionados;
b) uma anlise das normas da Srie ISO 9000, para um entendimento claro das aes sugeridas;
c) buscar aprender com a realidade de outras empresas um sistema de gerenciamento de documentos
5
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1. ABNT / CB-25. Associao Brasileira de Normas Tcnicas / Comit Brasileiro da Qualidade. Coletnea
de normas de garantia da qualidade. Rio de Janeiro : ABNT, 1994. p.i.
2. BRUMM , Eugenia K. Gerenciar registros para a conformidade ISO 9000. Traduo de Simone Martins.
Controle da Qualidade. So Paulo, v.5, n.34, p.11-5, mar.1995.
3. ISO SRIE 9000 ao alcance de todos. 6.ed. Rio de Janeiro : MCG Qualidade em Sistemas, 1994. 29p.
4. OLIVEIRA , Marcos Antnio Lima de. Documentao para a ISO 9000. Rio de Janeiro : Qualitymark
Editora, 1994. 116 p.
5. VALLS, Valria Martin. Controle documental conforme a ISO 9000. Controle da Qualidade, v.5, n.40,
p.42-6, set. 1995.
6. VALLS, Valria Martin. O espao do bibliotecrio no gerenciamento de documentos do Sistema da
Qualidade. mar.1995 (Ensaios APB, 16).