GUIA PRTICO DO PROGRAMA 5S

? SUMRIO
?

INTRODUO .................................................................................................................... 03

O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04

SENSO DE SELEO ....................................................................................................... 05

SENSO DE ORDENAO .................................................................................................. 06

SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10

SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11

SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12

VOC PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13

CONCLUSO ..................................................................................................................... 14

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

? INTRODUO
Este Guia Prtico do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execuo do Programa de
Gesto Pela Qualidade Total do 2 CTA.
?

Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo especfico de
melhorar as condies de trabalho e criar o Ambiente da Qualidade.
Aps muita reflexo sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vrios
especialistas tm concludo que, antes de mais nada, preciso uma ampla faxina no sentido
fsico e mental.

? ONDE ENCONTRAR ?
?

Arquivos na Intranet : pasta Escritrio da Qualidade Total

Correio eletrnico: Ser enviada uma cpia deste manual para todas os facilitadores e
multiplicadores.

Impresso: no Escritrio da Qualidade Total.

rea de descarte: Todas as Divises devero deixar o material inservvel no Sec Mat / Almox.

? QUEM SOMOS?

? COMISSO DE DIREO GERAL (CDG):

FUNO

PARTICIPANTE

Coordenador

Ch do 2 CTA

Presidente Executivo
Gerente do projeto

Sb Ch do 2 CTA
Ch Div Adm

Gerente Executivo do progeto

Ch Eqt

MISSO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gesto Total pela

Qualidade no 2 CTA .

? COMISSO EXECUTIVA (CE)

FUNO

PARTICIPANTE

O QUE FAZ

FACILITADOR

Chefes de Diviso

Facilita e d meios para os

multiplicadores e colaboradores
trabalharem em prol da qualidade
total

MULTIPLICADOR

Chefes de Sees e Setores

Adquire conhecimentos e repassa

aos companheiros de Seo,
incentivando-os prtica.

COLABORADORES

Todos

Colaboram para a manuteno e

desenvolvimento da qualidade total

FL - 2

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

O PROGRAMA 5S
O 5S a preparao do ambiente fsico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total.
JAPO

BRASIL

DEFINIO

SEIRI

SENSO DE SELEO

SEITON

SENSO DE ORDENAO

- Efetuar a arrumao dos objetos, materiais e

informaes teis, de maneira funcional,
possibilitando acesso rpido e fcil.

SEISO

SENSO DE LIMPEZA

- Limpar eliminar a sujeira inspecionando para

descobrir e atacar as fontes de problemas.

SEIKETSU

SENSO DE BEM-ESTAR

- Eliminar fatores que possam atuar negativamente

sobre os indivduos no ambiente de trabalho.

SHITSUKE

SENSO DE DISCIPLINA

- Conscientizar as pessoas da necessidade de

buscar o autodesenvolvimento e consolidar as
melhorias alcanadas com a prtica dos 4S
anteriores

- Selecionar os documentos, materiais,

equipamentos necessrios dos desnecessrios,
visando a utilizao racional.

OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S

I.

Ficarei com o estritamente necessrio.

II.

Definirei um lugar para cada coisa.

III.

Manterei cada coisa no seu lugar.

IV.

Manterei tudo limpo e em condies de uso.

V.

Combaterei as causas de sujeira.

VI.

Identificarei toda situao de risco.

VII. Trabalharei com segurana.

VIII. Questionarei toda norma ou padro at
entend-lo.
IX.

Procurarei formas de melhorar meu trabalho.

X.

Honrarei todos os compromissos.

FL - 3

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

FL - 4

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

SENSO DE SELEO
Tenha S o necessrio, na quantidade certa.
? O QUE FAZER:

? Separar o til do intil, fazendo a pergunta quando eu uso ?

Toda hora;

Todo dia;

Periodicamente;

Eventualmente;

No utilizado - descartar.

Como posso DESCARTAR ?

?

Trocando

Recuperando

Colocando no lixo

Vendendo

Recolhendo ao Almoxarifado

Etc.

? IMPORTANTE:
?

Observe todos os locais, no deixe escapar nada: objetos, mquinas, mveis, papeis desatualizados e
sem utilizao;

Depois de remover as coisas consideradas inteis, verifique se no til para outra pessoa ou Seo.

No esquea de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.

? BENEFCIOS:
?

Utilizao mais racional do espao;

Eliminao do excesso de ferramentas, armrios, estantes, documentos de validade limitada;

Eliminao do tempo de procura de documentos e materiais;

Facilidade de controle da carga.

? DICAS:
?

Inicie pela sua mesa e/ou armrio;

Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princpio, reduzir, jogando o mximo possvel fora.
Desfaa-se das velhas verses de manuais, procedimentos e catlogos. Livre-se de toda 2, 3 ou
4 cpia de itens e de qualquer informao que tenha uso. Esquea o que no vlido. Use o
computador, imprima o mnimo necessrio, remeta seu Doc pela INTRANET, atravs do OUTLOOK
EXPRESS ou pelo PROTWEB.

? MODELO:
FL - 5

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

Uma forma de selecionar retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente
aqueles realmente necessrios, armazenando-os de acordo com sua freqncia de uso (ver anexo na
pasta Seleo).

SENSO DE ORDENAO
Use o bom senso.
? CAMPANHA:
UM MELHOR
A campanha do um melhor um meio de dinamizar as operaes e facilitar o gerenciamento.
Basicamente, uma forma de evitar a redundncia, na medida em que afasta o no-essencial e refora a
essncia, por exemplo:
?

Localizao nica (manter cada arquivo em um nico local);

Processamento de um dia (evita acmulo de Servio);

Projetos com um arquivo (consolidao de arquivos);

Reunies de uma hora (limitar reunies a uma hora);

Documentos de uma pgina;

Telefonemas de um minuto;

Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o nmero de ferramentas a, no mximo, uma por
pessoa);

Arquivamento de uma cpia (manter apenas o documento original e no fazer vrias cpias).

? COMO FAZER:

Aps a seleo preciso dispor o material de acordo com a freqncia de uso:

MATERIAL

PROVIDNCIAS

Necessrio e de uso freqente

Mant-lo o mais prximo possvel do usurio.

Necessrio e de uso espordico

Mant-lo em instalaes centrais que permitam

uma otimizao do uso.

de ?

Recuper-lo em funo do custo/benefcio e da

disponibilidade financeira.

Desnecessrio, porm til para outras ?

pessoas ou sees

Fornec-lo para interessados ou transferindo a

carga

Desnecessrio, porm til para outros ?

fins

Adapt-lo ou alien-lo

Necessrio,
recuperao

porm

Desnecessrio e intil

precisa

Expor o material durante um perodo definido para

possveis interessados;

Descart-lo.

FL - 6

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

MATERIAL

PROVIDNCIAS

Manuais de instruo, legislaes e ?

documentos

Crie um arquivo para todos os tipos de documentos

e agrupe por assunto.

Materiais extras de expediente

Coloc-los em armrio ou de volta no almoxarifado.

Provrbios ou citaes

No mximo dois por mural. Jogue fora outros ou

coloque no arquivo pessoal (cuidado com a
baguna visual).

Materiais promocionais

Pesos de papis, relgios, etc. Guarde no armrio

e reveze quando novos chegarem.

? CDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificao das carteiras de trabalho das Sees/Escales e
demais controles das mesmas.

01. IDENTIFICAO EXTERNA DAS DIVISES/SEES (previamente determinada):

Para identificar a porta externa das Sees e Escales, utilizar o cdigo de cores abaixo:
COR

NOME DA COR

DIVISO

Verde escuro

Chefe e Subchefe

Marrom

Div Op

Azul

Div Tec

Vermelho

Sec Infor

Especificaes (modelo nos anexos da pasta Ordenao):

?

Fonte: arial (azul)

Cor de fundo: branca

Cor da tarja: cdigo de cores acima

Posio na porta: abaixo do smbolo do 2 CTA.

Modelo:

DIVISO ADMINISTRATIVA

EQT - ESCRITRIO DA
QUALIDADE TOTAL

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

02. IDENTIFICAO INTERNA DA SEO/SETOR

Cada carteira deve ter a sua cor e identificao dos arquivos, pastas e armrios de acordo com a
atividade que exerce.

? IMPORTANTE:
Todas as identificaes devero seguir ao padro descrito nos modelos constantes dos anexos para
identificao de armrios, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc:
?

Fonte: arial

Cor da fonte e borda: cdigo de cores (determinado pelos integrantes da Seo)

Cor de fundo: branco

?

ARQUIVOS

Maneira mais efetiva de se etiquetar

Maneira menos efetiva de se

uma pasta;

etiquetar uma pasta, a no ser

Utilize o cdigo de cores na fonte ou

que a pasta seja arquivada

da maneira que identifique melhor o

deitada

responsvel pelo arquivo.

? OBSERVAES:
?

De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimenses quando o nome for grande ou vrios
itens forem citados;

Evite a discriminao diversos, escreva de forma clara e concisa;

Utilize sempre o bom senso.

? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:

?

Procure colocar a identificao de forma visvel utilizando as cores de acordo com o anexo;

Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seo saibam: pode ser atrs da porta ou
num mural visvel, evite colar nas paredes.

? ONDE ME ENCONTRO:
?

Faa de acordo com as necessidades de sua Diviso/Seo, identificando os locais mais visitados
(modelo na pasta Ordenao);

Quadro Onde me Encontro no foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de
Seo tero menos trabalho em encontr-lo numa emergncia, se este for usado corretamente.

? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislao correspondente (ver anexo
na pasta Ordenao).

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

? LISTA DE VERIFICAO DA CORRESPONDNCIA:

Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seo, evitando a ocorrncia de erros (ver
anexo na pasta Ordenao).

? IDENTIFICAO DAS ATRIBUIES

?

Escreva suas atribuies de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seo,
identifiquem de forma rpida e fcil a carteira que precisa consultar;

Coloque-a em cima da mesa de forma visvel (anexo pasta Ordenao);

O material para a moldura das atribuies pode ser, por exemplo, de acrlico ou improvisado com
papelo (o escritrio da Qualidade Total ter um laboratrio onde estaro expostos alguns
modelos).

? DICAS:

? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:

1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos;
2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferncia a ltima);
3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfcie de sua mesa para processamento imediato;
4. Leve suas tralhas em excesso para casa;
5. Apenas itens de uso freqente devem ficar prximos a sua carteira de trabalho.

? PARA ORGANIZAR SUA MESA:

?

A freqncia de uso a chave para a localizao, pense em sua mesa inteira como espao
principal. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa us-los com freqncia. Comece
pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso
significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta;

O objetivo no uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, a capacidade de encontrar
coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o
que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade;

Se tiver uma caixa de sada, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;

RELEMBRANDO...
1. Limpe sua mesa no final de cada dia;
2. Seja seletivo sobre o que manter;
3. Jogue coisas fora,
4. Arquive rapidamente.

? SEJA ORGANIZADO(A):
?

Ser desorganizado como girar em uma roda gigante. H a sensao de movimento mas, quando
o divertimento acaba, se est no mesmo local em que se estava quando ele comeou. (Odete

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

Pollar)
?

A falta de organizao tambm faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer parea
maior do que realmente . (Odette Pollar)

Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda parte. A maneira de lembrar
anotando, mas de forma organizada. Ento, ao guardar coisas, faa uma anotao, conforme
quadro abaixo:

FL - 10

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

ONDE

PROVIDNCIAS

Agenda

Anote tudo e tenha apenas uma

Lista de coisas a fazer

Lista de projetos

Priorize aes e tenha apenas uma com no mximo 15 itens

Separar atividades dirias de projetos de longo prazo

? BENEFCIOS DE SER ORGANIZADO(A):

?

Maior controle sobre minha mesa;

Outros podem encontrar informaes quando eu estiver fora;

Liberdade do caos;

Ser um bom exemplo;

Ter mais tempo.

? FRASES DE EFEITO:
?

Servem de estmulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seo e serem trocadas, por
exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenao, tem alguns modelos de frases.

Use a criatividade!.

SENSO DE LIMPEZA
Mais importante que limpar no sujar

? COMO FAZER ?
EM TRS ETAPAS
Limpeza macro

Limpeza do ambiente

Limpeza local

Tratar dos locais de trabalhos e os especficos

Limpeza micro

Nos objetos e ferramentas especficos, identificar e corrigir as causas

? IMPORTANTE
?

Cada um responsvel pela limpeza de sua rea, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO;

Material de limpeza deve sempre estar disponvel a todos;

Estabelea locais prprios para o lixo e estude a melhor forma de retir-lo;

Combata as FONTES DE SUJEIRA.

? DICAS
?

Defina responsveis para as reas comuns;

Meio limpo no existe;

Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armrios de metal passe polidor de carro e cera
karnu.

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

? SEJA UM HERI TODOS OS DIAS

Como????

No jogue coisas no cho o lugar do lixo no lixo;

Conserve limpos mesas, gavetas, armrios,

Antes de guardar, limpe o material usado.

? BENEFCIOS:
?

Bem estar quanto sade fsica e mental;

Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho;

Melhoria e preservao dos equipamentos e maior vida til;

Eliminao das causas de sujeira;

Eliminao de desperdcios;

Ambiente mais agradvel e sadio.

? MODELOS:
?

Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que
podem ser usados pela Seo ou com base neles serem criados outros;

importante que a forma de controle seja prtica e sempre utilizada.

SENSO DE BEM-ESTAR
Quem no cuida de si mesmo no pode fazer servios de qualidade

? COMO FAZER ?
?

Mantenha os trs primeiros sensos: Seleo, Ordenao e Limpeza;

Cuide-se: faa exames peridicos e exerccios fsicos;

Educao alimentar;

Estimule confiana, amizade e solidariedade.

? DICAS IMPORTANTES
?

Fale com as pessoas e no das pessoas;

Faa o seu descarte mental;

Tenha algumas plantas na sua Seo tornando o seu ambiente de trabalho mais agradvel.

? BENEFCIOS
?

Higiene mental;

Qualidade de vida no trabalho.

TENHA ORGULHO DO QUE FAZ

FL - 12

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAO IMPORTANTE NO PROCESSO
? MOTIVAO

? O QUE ????
?

No algo que devemos buscar externamente, fora de ns.

Estar motivado um exerccio dirio.

testar e reformular os nossos planos, idias, metas, nos conhecer melhor...

sair em busca do que nos impulsiona.

O SER HUMANO S CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL.

? COMO FAZER ?
?

Estabelea desafios;

Supere-se.

? DICA
Mamangava (na concluso).

SENSO DE DISCIPLINA
CONSCIENTE
O sucesso conseqncia do nosso comprometimento

? COMO FAZER ?
?

Treinamento, repetio, insistncia, persistncia;

Critica construtiva;

Seja claro e objetivo na comunicao e nos procedimentos;

COMPROMETIMENTO com o servio, com os companheiros e consigo mesmo.

? DICAS IMPORTANTES
?

Tornar um hbito;

Elogiar sempre;

Acompanhar o processo criticando se necessrio;

Mudar a maneira de falar e encarar a vida, isto , agir proativamente. Ex: ao invs de dizer: A
qualidade no vai dar certa. Diga: Vamos tentar, ns temos condies de alcanar a qualidade;

Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seo / cumprimentar / seu nome. Por
exemplo: 1 Seo, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

? BENEFCIOS
?

Reduo das necessidades de controles;

Consolidao do trabalho em equipe;

Desenvolvimento pessoal;

Conscientizao das responsabilidades de cada um.

? MODELOS
?

Coloque no mural o nome dos superiores hierrquicos de sua organizao (de forma visvel para
consultar quando necessrio - anexo pasta Ordenao);

Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenao).

SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS

OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

VOC PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqncia pratica? Use os seguintes critrios:
?

QUASE NUNCA

(1)

S VEZES

(2)

QUASE SEMPRE

(3)

SEMPRE

(4)

? Confira os resultados no final

01 Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critrio de priorizao

02 Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado

03 Estou consciente dos hbitos pessoais que gostaria de mudar

04 Anoto todas boas idias que tenho

05 Mantenho somente coisas necessrias no meu local de trabalho

06 Pratico hbitos saudveis para manter minha sade fsica e mental

07 Sou um indivduo paciente e persistente em tudo que fao

08 Gosto de trabalhar em equipe

09 Sou bom ouvinte

10 Mantenho minha mesa limpa e organizada

11 Sou capaz de perdoar um erro

12 Critico em particular e elogio publicamente

13 Coloco-me no lugar do outro

14 Sou, enfim, um criador de qualidade de vida

TOTAL

? AVALIAO
?

Acima de 50 pontos:
Voc pode melhorar sozinho, pois um agente consciente da prpria histria.

Entre 40 e 50 pontos:
Voc est no caminho certo, mas pode melhorar.

Entre 30 e 40 pontos:
Voc precisa se esforar um pouco mais.

Abaixo de 30 pontos:
Voc precisa de um 5S radical.

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

? CONCLUSO

Somente quando os integrantes se sentirem

orgulhosos por terem construdo um local de trabalho
digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente
ter-se- compreendido a verdadeira essncia dos 5S.

---

MAMANGAVA

Foi estabelecido cientificamente que a mamangava

no pode voar.
Sua cabea grande demais e suas asas pequenas
demais para sustentar o corpo.
Segundo as leis da aerodinmica, simplesmente no
pode voar.
Mas ningum disse isso mamangava.
E assim, ela voa...

FL - 16

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003

? BIBLIOGRAFIA
BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record,
1993.

CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG:
Fundao Cristiano Ottoni, 1994.

ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Traduo
Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.

OSADA, Takashi. Housekeeping, 5Ss: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. So Paulo, SP:
Instituto IMAN, 1992.

Por Dentro dos 5S. 4o RCC.

Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998

Programa 5S. Estado-Maior do Exrcito, 1996.

Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.

Programa 5S. Policlnica Militar de Porto Alegre, 1998

RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantao Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da
Qualidade, 1994.

SILVA, Joo Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3 Ed. Belo Horizonte, MG: Fundao Cristiano
Ottoni, 1994.

FL - 17