TCNICAS DE ARQUIVO

Professor Jos Silvino Filho

Silvino.qualidade@gmail.com

Telefone residencial: (61) 3877-9576

Celular: 9631-3707

Scrates contou como a divindade que inventou a escrita foi

repreendida por Tamuz, no Egito:
Se os homens aprenderem isto, estar implantado o
esquecimento em suas almas: eles deixaro de exercitar a
memria porque confiaro no que est escrito e chamaro as
coisas lembrana no mais de dentro do si, mas por meio de
marcas externas; o que descobriste um remdio no para a
memria, mas para a lembrana.

ETIMOLOGIA

ARCHION

ARQUIVUM

ARQUIVO

REGISTRO HISTRICO

3000 2800 a. C. Data do acervo arquivstico mais

antigo que se conhece, encontrado em Uruk (hoje
Varka), na Mesopotmia. Conjunto formado de placas
(tabuletas) de argila, em escrita cuneiforme acadiana.

CONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por

rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos. Art. 2 da Lei 8.195,
de 08 de janeiro de 1991.

Conjunto de documentos de qualquer natureza,

produzidos e/ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica
ou privada, orgnica e sistematicamente acumulados em razo
de suas funes e atividades, e preservados a ttulo de
referncia, prova e fonte de pesquisas.

CRIAO DO ARQUIVO NACIONAL DO BRASIL

1838 Em 02.01.1838, atravs do regulamento n 2, foi

normalizado o art. 70 da constituio e criado o arquivo pblico
do imprio, hoje denominado ARQUIVO NACIONAL.

1988 - Art. 23 da Constituio Federal competncia

comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios: Inciso III proteger os documentos, as obras e
outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os
monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios
arqueolgicos.

1991 - Em 08.01.1991 foi sancionada a Lei 8.159, que

dispes sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.

SEMELHANAS E DIFERENAS ENTRE ENTIDADES DOCUMENTRIAS

CARACTERSTICAS

ARQUIVO

BIBLIOTECA

MUSEU

CENTRO DE
DOCUMENTAO

GNERO
DOCUMENTAL

Documentos textuais
e especiais. Exemplares nicos. Originais

Obras gerais, obras de referncia, obras raras, reserva

tcnica, multimeios e peridicos. Exemplares mltiplos

Objetos e artefatos
bi/tridimensionais e
realia. Exemplares
nicos.

Multimeios. Exemplares
nicos e mltiplos.

TIPO DE ACERVO

Conjuntos originados
pela procedncia.
Fundos de Arquivo.

Colees reunidas por

classes temticas.

Colees reunidas
por classes temticas

Colees reunidas por

classes temticas

FONTE PRODUTORA

Processo Decisrio

Atividades humanas nos

campos da Cultura, Cincia
e Tecnologia.

FINALIDADE

Prova e Referncia

Educao, pesquisa,
entretenimento.

Educao, pesquisa,
entretenimento.

Educao, pesquisa,
entretenimento.

FORMAS DE
ENTRADAS

Passagem natural da
fonte geradora nica

Compra, doao, permuta

de fontes mltiplas.

Compra, doao,
permuta de fontes
mltiplas.

Compra, doao,
permuta de fontes
mltiplas.

PROCESSAMENTO

Registro, arranjo e
descrio.

Tombamento, classificao
e catalogao.

Tombamento, classificao e catalogao.

Tombamento, classificao e catalogao.

CLIENTELA

Administrador,
Pesquisador, cidado.

Pesquisador, estudante,
cidado.

Pesquisador, estudante, cidado.

Pesquisador, estudante,
cidado.

A natureza. Atividades
Atividades humanas nos
humanas nos campos
campos da Cultura, Cincia
da Cultura, Cincia e
e Tecnologia.
Tecnologia.

Referncia: BELLOTTO, Eloisa L. Arquivos Permanentes: tratamento documental - So Paulo: T.A Queiroz, 1991

FINALIDADE E FUNES DOS ARQUIVOS

 FINALIDADE

Servir a Administrao
Referncia Legal de Direitos Adquiridos
Constituir a Base de Conhecimento da Histria

 FUNES

Manter a Guarda e a Conservao dos Documentos

Facilitar a utilizao e a acessibilidade aos acervos
arquivsticos

ARQUIVOLOGIA

Estudo, Cincia e Arte dos Arquivos

A Arquivologia o complexo de conhecimentos

tericos e prticos relativos organizao de
arquivos e s tarefas essenciais do arquivista, de
recolhimento e conservao de arquivos de valor
permanente
e
elaborao
dos
respectivos
instrumentos de pesquisa, bem como s de
eliminao de documentos de valor transitrio e de
controle de arquivo em formao. Compreende a
anlise, identificao, avaliao, arranjo, descrio,
conservao, restaurao, reproduo e uso dos
arquivos como fonte da histria. considerada
cincia, disciplina, tcnica e arte.

ARQUIVSTICA

Princpios e tcnicas a serem observados na

constituio, organizao, desenvolvimento, e utilizao
dos arquivos.

Tcnica e prtica voltadas aplicao de conhecimentos

tericos e experincias s tarefas de produzir, arranjar,
descrever, difundir, utilizar e tornar acessveis aos
usurios, os acervos arquivsticos.

O termo arquivstica tem sido empregado, tambm, como

designativo da tcnica de organizao e poltica de
arquivos de um pas ou regio geogrfica.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Unicidade da Funo Arquivstica

Teoria das Trs Idades dos Documentos

Arquivos Correntes

Arquivo Intermedirio

Arquivo Permanente

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (CONTINUAO)

TODO ARQUIVO UM COMPONENTE

ORGNICO DA INSTITUIO

O ARQUIVO A MEMRIA DA INSTITUIO

NO EXISTE ARQUIVO MORTO

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (CONTINUAO)

CONCEITOS DE:

Transferncia
Recolhimento
Avaliao de documentos

 microavaliao
 macroavaliao

Destinao de documentos
Guarda e conservao de documentos

PRINCPIOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVOLOGIA

Princpio do respeito provenincia

Princpio do respeito ordem original

CONCEITO DE CLASSIFICAO

Ato ou efeito de classificar.

Classificar

distribuir
coisas
que
apresentem
caractersticas semelhantes em classes distintas. O termo
classificao tem conotao com o termo separar.

Classificar estabelecer ou conceber uma classe ou

classes de uma pluralidade de coisas. Significa que as
semelhanas das coisas formam o ncleo da classe e,
desde ento, outras coisas com as mesmas semelhanas
so referidas ou designadas para aquela classe.

PRINCPIOS ORIENTADORES DA CLASSIFICAO

impossvel classificar coisas de um universo que

desconhecemos. O assessoramento de um experto
compensar a nossa falta de domnio da rea de
conhecimento objeto da classificao.

Na classificao sistemtica (hierrquica) partimos

sempre do genrico para o especfico, ou seja, do
todo para o particular e, da, para a mincia.

A classificao de arquivos sistemtica. O sistema

de classificao de arquivos corresponder mesma
configurao estrutural da unidade organizacional
geradora do acervo a ser arranjado.

PRINCPIOS ORIENTADORES DA CLASSIFICAO

(CONTINUAO)

A classificao deve ser executada em bases concebidas a

posteriore e, no, a priore. A funo determinar a gerao das
sries documentais e, no, o inverso.

A classificao anterior a ordenao. Primeiramente

classificamos e depois ordenamos, de conformidade com
critrios previamente estabelecidos. Tais critrios tero como
paradigmas
as
seqncias
numricas,
alfabticas
e
cronolgicas.

As sries determinantes das entradas primrias devero ser

eleitas pelos ttulos das funes e, jamais, pelas denominaes
imprecisas do tipo miscelnea ou diversos.

NVEIS HIERRQUICOS DO QUADRO DE CLASSIFICAO DE

ARQUIVOS

Nvel 1 - Decises Estratgicas Polticas Corporativas de

Desenvolvimento

Nvel 2 - Implementao dos

Planos de Desenvolvimento
(Ttico)

Nvel 3 - Projetos Tcnicos e

Programas de Ao Atividades Operacionais

CONCEITO DE INDEXAO

Ato de identificar e descrever o contedo de um

documento com termos representativos dos seus
assuntos e que constituem uma linguagem de
indexao.

O Indexador (Analista Documental) promove a

descrio do contedo do documento analisando-o,
atravs da aplicao de termos de indexao, com o
auxlio de vocabulrios controlados.

INDEXAO PRTICA

Estgios da Indexao

Seleo de Conceitos

Seleo de Termos de Indexao

Funo do Processo de Indexao

FUNO DO PROCESSO DE INDEXAO

Produo
Documental

Indexao

Arq. Corrente

Acervo
Base de Dados

Clientela

Processo Decisrio

Recuperao
da
Informao

Vocabulrio
Controlado

INDEXAO APLICADA AOS SISTEMAS ARQUIVSTICOS

SUBSISTEMA

BASE DE DADOS

COMUNICAES
ADMINISTRATIVAS (SERVIO DE
PROTOCOLO)

REGISTROS DE PROTOCOLIZAO, MOVIMENTAO,

SITUAO E DESTINAO DE PROCESSOS

ARQUIVO CORRENTE

NDICES, TABELAS, QUADROS, TESAUROS NECESSRIOS

AOS PROCESSOS DE CLASSIFICAO, ARQUIVAMENTO E
RECUPERAO, PRINCIPALMENTE NA APLICAO DE
MTODOS PARA BUSCAS INDIRETAS

ARQUIVO INTERMEDIRIO

NDICES SISTEMTICOS E TOPOGRFICOS, TABELAS E

QUADROS CRONOLGICOS (DATAS-LIMITE)

ARQUIVO PERMANENTE

REGISTROS (TOMBAMENTO) DE DOCUMENTOS RECOLHIDOS

EM CARTER PERMANENTE E INSTRUMENTOS (CATLOGOS
E NDICES) COORDENADOS E CUMULATIVOS DE PESQUISA

DINMICA DO PROCESSO DE INDEXAO DE DOCUMENTOS

POR ASSUNTO

ASSUNTO
HIERARQUIA
PLANO MACRO
(GENRICO)
PLANO INTERMEDIRIO
(ESPECFICO)

PLANO MICRO
(MINCIA)

DETALHAMENTO
SISTEMAS ORGANIZACIONAIS
GRANDES REAS

SELEO DE
DESCRITORES
TTULOS

FUNES
SERVIOS

PRIMEIRO NVEL: DESCRITORES

AUTORIZADOS (VOCABULRIO
CONTROLADO)

ROTINAS
PROCEDIMENTOS
PROCESSOS

SEGUNDO NVEL: DESCRITORES

AUTORIZADOS ( VOCABULRIO
CONTROLADO)

MATRIA/CONTEDO
(EMENTA)

TERCEIRO NVEL: TERMOS LIVRES

INDEXAO/ENTRADAS

PRIMRIAS
ELEMENTO

COMPONENTE

SECUNDRIAS
ELEMENTO

COMPONENTE

PROCEDNCIA

PESSOA FSICA OU
JURDICA
(AGENTE ATIVO)

REFERNCIA

INTERESSADO

PESSOA FSICA OU
JURDICA
(AGENTE PASSIVO)

REMISSIVAS

ANTONOMSIAS E NOMES
FANTASIAS

ASSUNTO

DESCRITORES (PALAVRASCHAVE) E CDIGOS.

EMENTA

RESUMO DO ASSUNTO

PROTOCOLO

NUMERAO SEQUENCIAL
ANUAL

BUSCA

RASTREAMENTO DE
PASSOS

DATA

PROTOCOLIZAO

SITUAO

VIGILNCIA CONTNUA

DOCUMENTO PRIMRIO
(ESPCIE/NMERO/
DATA)

BANCO DE REFERNCIAS DOCUMENTAIS

Entradas

Cdigos de Classificao

Arranjo Sistemtico (Assuntos)

Arranjo por Gneros de Documentos

Arranjo Topogrfico (Localizao)

ESQUEMA PARA CLASSIFICAO PELO MTODO DECIMAL

Arranjo
Arranjo p/Gnero
Sistemtico
de Documento
1

Arranjo
Topogrfico
4

Receptculo (caixa, estojo, etc.)

Prateleira ou Gaveta
Estante, Armrio, etc.
Fileira de Mveis
Detalhes e Ilustraes
Subdiviso Intrnseca
Diviso Intrnseca
Espcie de Documento
Natureza de Documento
Gnero de Documento
Item de Informao
Unidade de Informao
Subsrie/ Subclasse
Srie/ Classe
Subfundo/ Acervo Especfico
Fundo de Arquivo/Acervo Geral
1
2
3
4

Tabela de reas do Conhecimento

Tabela de Tipologia Documental
Tabelvel
No Tabelvel

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO

Buscas Diretas e Indiretas

Mtodo Numrico Simples ou Numrico Ordinrio

Mtodo Dicionrio

Mtodo Enciclopdico

Mtodo Duplex

Mtodo Decimal

Mtodo Alfabtico-nominal

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO ATRIBUTOS

INFORMACIONAIS

MTODO

ATRIBUTO
INFORMACIONAL

ORDEM ALFABTICA

NOME

ALFABTICO-NOMINAL
NUMRICO ORDINRIO
DGITO - TERMINAL

NMERO
ASSUNTO

DICIONRIO
ENCICLOPDICO
UNITERMO

DECIMAL (DEWEY)
DUPLEX
CRONOLGICO
VIGILNCIA CONTNUA
(FOLLOW-UP)

DATA
LOCAL

ORDEM NUMRICA

GEOGRFICO

MTODO DICIONRIO

FINALIDADE
Arquivamento de documentos por assunto em ordem alfabtica rigorosa,
sem estabelecer qualquer tipo de afinidade, correlao e hierarquia entre
os ttulos. A sua construo foi inspirada na tcnica de composio dos
dicionrios, onde os ttulos esto em ordem alfabtica, sem que haja
qualquer tipo de vinculao entre os verbetes.

CARACTERSTICAS

Direto quanto as buscas

Rpido e seguro quanto a recuperao da informao
Lgico e racional
Fcil de ser aplicado e manuseado
No se aplica a grandes acervos
periodicamente submetido a adaptaes

MTODO DICIONRIO INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

Leitura e interpretao do item documental.

Identificao do assunto (idia central do texto).

Converso das expresses coloquiais para termos

autorizados (palavras-chave ou descritores).

Ordenao e arquivamento.

MTODO ENCICLOPDICO - FINALIDADE

Arquivamento por assuntos, de documentos que

tratam de matrias correlatas, hierarquizadas, a
partir de uma abordagem geral. Para sua
composio, o mtodo tem como paradigma a
hierarquizao de assuntos das enciclopdias.

MTODO ENCICLOPDICO - CARACTERSTICAS

Direto no que se refere s buscas dos documentos.

Dispensa a montagem de ndices e tabelas auxiliares de consulta.
Rene num s conjunto os documentos que abordam matrias
correlatas, de forma hierarquizada.
Rpido e seguro quanto s buscas, pois obedece a critrios
racionalmente definidos.
Deve ser implantado por profissionais que conheam a empresa, suas
atividades e funes.
Deve ser implantado por profissionais experientes em tcnicas de
arquivo; ou com o assessoramento direto destes.
Devido ao crescimento proporcionado pelo surgimento de novos
assuntos deve ser periodicamente submetido a adaptaes.

MTODO ENCICLOPDICO - INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

Identificar e selecionar os assuntos que devero compor o plano de

arquivo.

Padronizar os termos (palavras-chave) de acordo com o jargo

tcnico de cada rea.

Classificar e ordenar todos os assuntos em observncia aos

princpios da hierarquia dos conjuntos (sries, subsries, grupos,
etc.).

Planejar as entradas primrias e secundrias.

MTODO DECIMAL

1

FINALIDADE

Arquivamento
de
documentos
por
assunto, de forma sistemtica, ou seja,
hierarquizada, a partir de uma abordagem
geral. Para sua composio, este mtodo
tem como paradigma o Sistema Decimal
de Melvil Dewey para classificao
bibliogrfica.

MTODO DECIMAL (CONTINUAO)

2 CARACTERSTICAS
Permite o agrupamento de assuntos correlatos.
ilimitado no que se refere a capacidade de subdiviso de assuntos e de
expanso.
Fcil de ser memorizado no que se refere aos primeiros sumrios.
O campo de abertura das sries documentais e suas subdivises
limitado em nove itens.
Dificulta a incluso de novos assuntos quando o sumrio respectivo
estiver completo.
Deve ser implantado por um especialista.
Requer clarividncia das possibilidades de expanso das funes
inerentes a cada sistema organizacional ou grande rea.
Sofre alteraes provenientes das mudanas estruturais e funcionais da
empresa.

MTODO DECIMAL INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

1
CONSTRUO DOS SUMRIOS (CLASSFICAO E
CODIFICAO)

Identificar e listar os sistemas organizacionais (atividadesmeio) e grandes reas (atividades-fim). Compor o(s)
primeiro(s) sumrio(s).
Listar, de forma exaustiva, todas as funes e processos
inerentes a cada sistema organizacional ou grande rea.
Compor o(s) segundo(s) sumrio(s).
Listar, de forma exaustiva, todos os assuntos relativos a cada
funo ou processo. Compor os sumrios subseqentes.
Como fator de confiabilidade, repassar as tarefas duas ou mais
vezes.

MTODO DECIMAL - INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

2 EXEMPLOS DE CONSTRUO DOS SUMRIOS

CDIGOS
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900

PRIMEIRO SUMRIO
SRIES PRINCIPAIS
Administrao Geral
Engenharia
Industrializao
Publicidade e Marketing
Exportao
Importao
Recursos Naturais
Planejamento Estratgico
Sistema da Qualidade
Transportes

MTODO DECIMAL INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

CDIGOS
000
010
020
030
040
050
060
070
080
090

SEGUNDO SUMRIO
SUBSRIES (ATIVIDADES-MEIO)
Administrao Geral
Recursos Humanos
Oramento e Finanas
Material
Patrimnio
Servios Gerais
Documentao
Assessorias e Consultorias
Modernizao Administrativa
Outros Assuntos Administrativos

MTODO DUPLEX

1 FINALIDADE
Arquivamento de documentos por assunto, de forma hierarquizada, a partir
de uma abordagem geral. Difere do mtodo decimal por no limitar as
quantidades de sries documentais de assuntos e, por conseguinte,
permitir que o arquivista programe a extenso dos sumrios.

2 CARACTERSTICAS

Permite o agrupamento das sries documentais de assuntos correlatos.

construdo para buscas indiretas, ou seja, requer a montagem de ndices
e tabelas auxiliares de consulta.
Um lapso pode ocasionar nova entrada de assuntos j classificados e
codificados, em nveis hierrquicos diferenciados.
Deve ser concebido e implantado por especialistas que sejam
conhecedores da estrutura orgnico-funcional da empresa.

MTODO DUPLEX INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

Listar, de forma exaustiva, todos os assuntos relativos aos

processos e funes (atividades-meio e fim) da empresa ou
rgo beneficirio.
Converter os ttulos em linguagem coloquial para a linguagem
documentria, ou seja, empregar o jargo tcnico prprio de
cada rea.
As quantidades de sries e respectivas subdivises
determinaro, a priore, o formato (total de dgitos) dos
cdigos.
As subdivises das sries em subsries e seqncias
respectivas, a fim de diferenci-lo do mtodo decimal, sero
separadas entre si por um travesso ( - ).

MTODO DUPLEX - INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

EXEMPLOS DE CONSTRUO SUMRIOS
CDIGOS
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

SRIES
Administrao Geral
Assessorias e Consultorias
Planejamento Estratgico
Engenharia da Produo
Recursos Naturais
Industrializao
Publicidade e Marketing
Transportes
Sistema de Controle da Qualidade
Comisso Permanente de Preveno de Acidentes
Documentao e Informao
Exportao
Importao

MTODO DUPLEX - INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

CDIGOS
10
10-01
10-01-01
10-01-02
10-01-03
10-02
10-03
10-04

SUBSRIES
Documentao e Informao
Fundos de Arquivo
Fase Corrente
Acervo Intermedirio
Acervo Permanente
Cedoc
Biblioteca
Informtica

MTODO ALFABTICO-NOMINAL

1 CONCEITO
Arquivamento de nomes de pessoas fsicas e jurdicas, em ordem
alfabtica, com observncia das regras para alfabetao.

2 CARACTERSTICAS
Lgico e racional.
Simples quando ao arranjo de guias, projees e pastas.
Direto no que se refere s buscas.
Agrupa nomes com grafias semelhantes na mesma seo.
Fcil de ser manuseado.
Requer reorganizao peridica sempre que so criadas novas unidade
de arquivamento.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL INSTRUES DE ARQUIVAMENTO

Preparar
guias
e
projees
primrias,
secundrias e subsidirias.
Montar o arquivo a partir das sees primrias.
Emitir etiquetas de acordo com as regras de
alfabetao.
Adotar critrio nico para o arranjo dos itens
documentais nas unidades de arquivamento.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ENTRADAS LETRA POR

LETRA E PALAVRA POR PALAVRA

ENTRADA LETRA POR LETRA

ENTRADA PALAVRA POR PALAVRA

MONTE BRANCO, Alice

(MONTEBRANCOALICE)

MONTE BRANCO, Alice

MONTEIRO, Dbora
(MONTEIRODEBORA)

MONTE LONGO, Beatriz

MONTE LONGO, Beatriz

(MONTELONGOBEATRIZ)

MOTEIRO, Dbora

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO

Nomes prprios

Sobrenome e Patronmico

Prenome

Diferenciadores de Parentescos

Antonomsias (codinomes, cognomes, nomes artsticos,

perfrases, etc.) e Remissivas do tipo Ver (V:).

Consultar a norma ABNT NBR 6023 - Informao e documentao - Referncias - Elaborao

ALFABETAO - REGRAS PARA PESSOAS FSICAS

1. Nomes procedentes de pases ocidentais, com exceo dos de

lngua espanhola, daro entrada pelo ltimo sobrenome, e, logo
aps, separado por vrgula, o prenome.
Exemplo:
Antnio Humberto de Souza;
Joaquim Jos da Silva Xavier; e
Dbora de Freitas Arajo.
Entraro como:
ARAJO, Dbora de Freitas;
SOUZA, Antnio Humberto de; e
XAVIER, Joaquim Jos da Silva.

ALFABETAO - REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

2. Considerar-se- a ordem alfabtica do prenome sempre que

houver dois ou mais elementos com os mesmos sobrenomes.
Exemplo:
Altair Cavalcante;
Etelvina Maria Cavalcante; e
Vanise de Oliveira Cavalcante.
Entraro como:
CAVALCANTE, Altair;
CAVALCANTE, Etelvina Maria; e
CAVALCANTE, Vanise de Oliveira.

ALFABETAO - EGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

3. Os componentes indicadores de graus de parentesco no devem
ser considerados como sobrenomes, ou seja, no se deve dar
entrada pelos mesmos. Todavia devemos consider-los como
componentes de distino para alfabetao dos membros de uma
famlia.
Exemplo:
Antnio Rocha Miranda;
Antnio Rocha Miranda Filho;
Antnio Rocha Miranda Sobrinho;
Antnio Rocha Miranda Neto;
Entraro como:
MIRANDA, Antnio Rocha;
MIRANDA FILHO, Antnio Rocha;
MIRANDA NETO, Antnio Rocha;
MIRANDA SOBRINHO, Antnio Rocha.

ALFABETAO - REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

4. No se separam os sobrenomes compostos de um

substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen.
Exemplo:
Adriana Monte Alto;
Luciana Castelo Branco; e
Waldir Villa-Verde.
Daro entrada como:
CASTELO BRANCO, Luciana;
MONTE ALTO, Adriana; e
VILLA-VERDE, Waldir.

ALFABETAO - REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

5. A regra estabelecida para nomes formados com um
substantivo e um adjetivo prevalecer para sobrenomes
compostos com as palavras SANTA, SANTO, SO.
Exemplo:
Alcebades de Santo Antnio;
Maria Gorette Santa Rosa; e
Maria Vitalina de So Jos.
Entraro como:
SANTA ROSA, Maria Gorette;
SANTO ANTNIO, Alcebades de; e
SO JOS, Maria Vitalina de.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

6. As iniciais tm preferncia aos prenomes nas

entradas de evocados com o mesmo sobrenome.
Exemplo:
J. Teixeira;
J.D. Teixeira; e
Jos Dias Teixeira.
Sero alfabetados na seguinte ordem:
TEIXEIRA, J.;
TEIXEIRA, J.D.; e
TEIXEIRA, Jos Dias.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)
7. As partculas de nomes estrangeiros, quando originalmente
escritos com iniciais maisculas, comporo os sobrenomes.
Exemplo:
David OBrien;
Henry Du Pont; e
Theodore Mc Adam.
Sero alfabetados como segue:
DU PONT, Henry;
MC ADAM, Theodore; e
OBRIEN, David.
NOTA: devero ser arquivados na mesma seo como se
tivesse a sua grafia completa, os sobrenomes escritos de
forma abreviada, como, por exemplo: MC ADAM, Mc ADAM
e MADAM.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

8. Se o nome vier precedido do ttulo (honorfico acadmico,

etc.) do seu possuidor, o mesmo ser posposto entre
parnteses.
Exemplo:
Presidente Juscelino Kubitschek de Oliveira;
Prmio Nobel da Paz de 1987 Oscar Arias Sanchez; e
Professor Norberto Bobbio.
Sero alfabetados como segue:
ARIAS SANCHEZ, Oscar (Prmio Nobel da Paz de 1987)
BOBBIO, Norberto (Professor); e
OLIVEIRA, Juscelino Kubitschek de (Presidente).

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

9. A entrada dos nomes procedentes de pases de lngua espanhola farse- pelo penltimo sobrenome (o patronmico).
Exemplo:
Jos Manoel Mata Castilln;
Luis Nes Contreras; e
Manuel Romero Tallafico.
Sero alfabetados como segue:
MATA CASTILLN, Jos Manuel;
NES CONTRERAS, Luis; e
ROMERO TALLAFICO, Manuel.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

10.Os nomes orientais (rabes, chineses, japoneses e outros)

daro entrada como so originalmente escritos.

Exemplo:
Gibran Khalil Gibran;
Shy Yn Nakamura; e
Tsen Yutang.
Sero alfabetados como segue:
GIBRAN KHALIL GIBRAN;
SHY YN NAKAMURA; e
TSEN YUTANG.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

11. No sero considerados para efeito de alfabetao os artigos e

preposies (a, o, de, d, da, do, e, um, uma).
Exemplo:
Alessandra Regina do Prado;
Ana Maria de Almeida e Silva; e
Maria Alice dOliveira.
Sero alfabetados como segue:
OLIVEIRA, Maria Alice d;
PRADO, Alessandra Regina do; e
SILVA, Ana Carla de Almeida e.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

12. No so considerados para efeito de alfabetao os sinais grficos,

como til, cedilha, crase e outros. Todavia recomendvel, no caso da
cedilha dar entrada primeiramente nos nomes escritos com c e depois
os escritos com .

Exemplo:

Sero alfabetados como segue:

Joo Cmara;
Jos Camar;
Marcelo de Freitas Franca;
Marcelo de Freitas Frana;
Maria Clia Campanh;
Mariana Clia Campanha.

CMARA, Joo;
CAMAR, Jos;
CAMPANH, Maria Clia;
CAMPANHA, Mariana Clia;
FRANCA, Marcelo de Freitas; e
FRANA, Marcelo de Freitas.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

13. Os sobrenomes ligados por apstrofo so alfabetados como
uma palavra s.
Exemplo:
Mrcia Santanna;
Joaquim DAras; e
tila OFerrail.
Sero alfabetados como segue:
DARAS, Joaquim;
OFERRAIL, tila; e
SANTANNA, Mrcia.
Alm das regras ora citadas e amplamente conhecidas dos
arquivistas, sugerimos a incluso de mais cinco j aplicadas com
resultados positivos pelo autor deste trabalho como segue:

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

14. Aps os prenomes comuns para homens e mulheres, devero ser
colocados entre parnteses as iniciais dos sexos das pessoas:
Masculino (M), Feminino (F).
Exemplo:
Aneci Ferreira;
Darcy Villas-Boas; e
Juracy Vasconcellos.
Sero alfabetados como segue:
FERREIRA, Aneci (M);
FERREIRA, Aneci (F);
VASCONCELLOS, Juracy (M);
VASCONCELLOS, Juracy (F);
VILLAS-BOAS, Darcy (M); e
VILLAS-BOAS, Darcy (F).

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

15. Sero arquivados na mesma seqncia os nomes cujas

grafias podem ser diferentes, mas com a mesma pronncia.

Exemplos:

Sero alfabetados como segue:

Raimundo Nonato de Souza;

Raul Cortes;
Raymundo Nonato de
Sousa;
Valter Menezes;
Vicenta Corts Alonso;
Walter Meneses.

CORTEZ, Raul;
CORTS ALONSO, Vicenta;
MENEZES, Valter;
MENESES, Walter;
SOUZA, Raimundo Nonato de;
SOUSA, Raymundo Nonato de.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

16.
Devem ser convencionados recursos diferenciais para os
homgrafos, a serem pospostos aos nomes, entre parnteses. Tais
recursos podem ser as matrculas funcionais ou escolares, os nmeros
de processos, etc. desde que a conveno conste de remissivas.
Exemplo:
Joo da Silva (Matrcula 10299);
Joo da Silva (Matrcula 03445);
Raimundo Nonato de Sousa (Matrcula 05493); e
Raimundo Nonato de Sousa (Matrcula 10399).
Sero alfabetados como segue:
SILVA, Joo da (matrcula 03445);
SILVA, Joo da (matrcula 10299);
SOUSA, Raimundo Nonato de (matrcula 05493); e
SOUSA, Raimundo Nonato de (matrcula 10399).

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

17. Sero arquivados na mesma seqncia os nomes que
possuam slabas formadas com uma e com duas consoantes,
mas com a mesma pronncia.

Exemplo:

Sero alfabetados como segue:

Antnia Brito;
Antnio Brito;
Beatriz Barcellos;
Bento Barcelos;
Clarice Almeida Penna; e
Clarindo Salgado Pena.

BARCELLOS, Beatriz;
BARCELOS, Bento;
BRITO, Antnia;
BRITTO, Antnio;
PENNA, Clarice Almeida; e
PENA, Clarindo Salgado.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

18. As antonomsias (cognomes, alcunhas, pseudnimos, nomes

artsticos) no devem ser consideradas para fins de alfabetao.
Todavia, as entradas em tais casos, devem ser acompanhadas de
remissivas do tipo ver.
Exemplo:
Edson Arantes do Nascimento (Pel);
Paulo Evaristo Arns (Cardeal Arns); e
Sebastio Bernardes de Souza Prata (Grande Otelo).

Continua...

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

Sero alfabetados como segue:
Entrada pelo nome:
ARNS, Paulo Evaristo [(Dom) (Cardeal Arns)];
NASCIMENTO, Edson Arantes do (Pel); e
PRATA, Sebastio Bernardes de Souza (Grande Otelo).
Entrada pela antonomsia:
CARDEAL ARNS - Ver ARNS, Paulo Evaristo (Dom);
GRANDE OTELO - Ver PRATA, Sebastio Bernardes de Souza; e
PEL - Ver NASCIMENTO, Edson Arantes do.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO REGRAS PARA PESSOAS FSICAS (CONT.)

Para aplicao de que venham a ser criadas pelo arquivista no

cumprimento da funo de arranjo do acervo documental,
devem observadas as seguintes recomendaes:
a) criar remissivas para todas as entradas;
b) transcrever as regras adotadas, quando da elaborao do
plano de arquivo.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS
19. A entrada pela razo social das empresas pblicas e privadas,
instituies, organismos e rgos governamentais far-se- da
forma como se apresentam. Caso o nome seja precedido de artigo
ou preposio que faa parte do mesmo, tais partculas devem ser
pospostas entre parnteses.

Exemplo:
A Tribuna da Imprensa;
Fundao Oswaldo Cruz;
Joo Fortes Engenharia S/A; e
The Library of Congress.

Sero alfabetados como segue:]

FUNDAO OSWALDO CRUZ;
JOO FORTES ENGENHARIA S/A;
LIBRARY OF CONGRESS (THE); e
TRIBUNA DA IMPRENSA (A).

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)
20. Os nomes de instituies estrangeiras devero ser precedidos dos
nomes dos respectivos pases.
Exemplo:
Arquivo Nacional da Torre do Tombo, de Portugal;
Associao Nacional de Bibliotecrios, Arquivistas e Arquelogos, da
Espanha;
Biblioteca Nacional de Lisboa, Portugal; e
Universidade de Londres, Inglaterra.
Sero alfabetados como segue:
ESPANHAASSOCIAO
NACIONAL
DE
BIBLIOTECRIOS
ARQUIVISTAS E ARQUELOGOS;
INGLATERRA - UNIVERSIDADE DE LONDRES;
PORTUGAL - ARQUIVO NACIONAL DA TORRE DO TOMBO; e
PORTUGAL - BIBLIOTECA NACIONAL DE LISBOA.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO/REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)
21. Aps os nomes de casas bancrias e instituies que possuam
representaes em outras praas do territrio nacional alm da matriz,
devero ser apostos, entre parnteses, os nomes ou cdigos das agncias
e cidades respectivas.
Exemplo:
Agncia do Banco do Brasil S/A., do Campus Universitrio da UnB, BSB;
Delegacia Estadual do Distrito Federal, da Associao Brasileira de
Normas Tcnicas (ABNT);
Sero alfabetados como segue:
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS - ABNT (Delegacia
Regional do Distrito Federal);
BANCO DO BRASIL S/A. (Agncia SUNIV/Braslia)

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)
22. Os nmeros (escritos por extenso, algarismos arbicos e
romanos) relativos a identificao de conferncias, simpsios,
congressos, reunies, etc., devero ser apostos entre parnteses
depois dos respectivos ttulos.
Exemplo:
I Seminrio de Biodegradao de Bens Culturais- Papel e
Madeira;
Primeiro Seminrio Universitrio de Gesto de Documentos;
7 Congresso Brasileiro de Arquivologia.
Sero alfabetados como segue:
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (7);
SEMINRIO DE BIODEGRADAO DE BENS CULTURAISPAPEL E MADEIRA (I);
SEMINRIO UNIVERSITRIO DE GESTO DE DOCUMENTOS
(PRIMEIRO).

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)

23. Na alfabetao dos nomes de empresas e

instituies pblicas e privadas devem ser
consideradas as razes sociais com que foram
registradas e no os seus nomes comerciais de
fantasias e siglas. As siglas podem ser apostas
entre parnteses aps a entrada pela razo social
da firma ou instituio.

Continua...

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)
NOME FANTASIA OU SIGLA

RAZO SOCIAL

ARMAZEM ST TEREZA

RODRIGUES DA SILVA E FILHOS LTDA.

CNPq

CONSELHO
NACIONAL
DO
DESENVOVIMENTO CIENTFICO E
TECNOLGICO.

FGV

FUNDAO GETLIO VARGAS

Sero alfabetados como segue:

CONSELHO NACIONAL DO DESENVOLVMENTO CIENTFICO E

TECNOLGICO (CNPq);
FUNDAO GETLIO VARGAS (FGV); e
RODRIGUES DA SILVA E FILHOS LTDA.
NOTA: caso necessrio, face ao hbito frequente de consultas pelo nome
fantasia, aconselhvel a entrada de ambos, para recuperao por referncia
cruzada.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)
24.Quando o nome de uma empresa iniciar por um algarismo
arbico, a entrada se dar como se a grafia fosse a do
numeral cardinal respectivo, porm como primeiro
elemento da seo, sem obedecer ordem alfabtica
interna.
Exemplo:
a) 2 Irmos Vitalli Representaes Ltda.. Entrar em
primeira ordem na seo D;
b) 3M do Brasil S/A. entrar em primeira ordem na
seo T

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ALFABETAO - REGRAS

PARA PESSOAS JURDICAS (CONT.)
25. Os nomes de cidades e pases estrangeiros devem, se possvel,
ser transcritos nas suas verses em portugus.
Exemplo:
BERLINER;
NIPPON; e
OSTERREICH.
Sero alfabetados como segue:
ASTRIA;
BERLIM; e
JAPO.
As regras sugeridas pelo autor e as que venham a ser criadas pelo
leitor quando no exerccio da funo arquivstica, devero ser registradas
por ocasio da elaborao do plano de arquivo. Igual ateno deve ser
dispensada elaborao do plano de remissivas caso por caso.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL ABREVIATURAS DE NOMES

Face necessidade de abreviar nomes prprios muito

extensos, formados por vrios componentes, objetivando
enquadr-los nos espaos reservados em formulrios e
mquinas (computadores), criamos as regras a seguir
apresentadas, a ttulo de sugesto, para abreviaturas de nomes
de pessoas fsicas e jurdicas, inteiramente compatveis com as
regras para alfabetao.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES - PESSOAS FSICAS

Os nomes prprios formados por mais de trs

componentes, cuja quantidade e caracteres seja superior
s posies reservadas em boletins e mquinas para
cadastr-los, devero ser abreviados, conforme segue:

Continua...

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES - PESSOAS FSICAS (CONT)

1. As iniciais de todos os componentes abreviados

devem ser transcritas em caracteres maisculos
seguidas de ponto (.).
2. prefervel abreviar os prenomes que os
sobrenomes. No se deve, em hiptese alguma,
abreviar o primeiro de um prenome formado por
vrios componentes.
3. Os sobrenomes de procedncia ocidental, com
exceo dos de lngua espanhola, formados por
dois ou mais componentes, devero ter
preservada a grafia do ltimo, transcrevendo-se
as iniciais dos que o antecedem.

Continua...

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES - PESSOAS FSICAS (CONT)

Exemplo:
Joo Carlos Eduardo Ribeiro de Almeida e Silva;
Maria Rita de Cssia Fonteneles Braga.
Podero ser abreviados como segue:
BRAGA, Maria R. de C. Fonteneles;
SILVA, Joo C. E. de Almeida e.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES - PESSOAS FSICAS (CONT)

6. Os componentes designativos de parentesco sero

abreviados atravs do registro da primeira (maiscula) e
da ltima (minscula) letras de que so formados.
Exemplo:
Jnior, Filho, Sobrinho;
Sero, respectivamente abreviados como segue:
Jr., F, S.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES / PESSOAS JURDICAS

No sendo possvel, face a grande extenso do nome de uma

instituio, cadastr-lo em inteiro teor, o mesmo dever ser
abreviado de acordo com os seguintes critrios:

7. O primeiro e o ltimo componentes, exceto os

diferenciadores do tipo de sociedade comercial ou
industrial (S/A., CIA., LTDA.), devero ser transcritos
por extenso.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES / PESSOAS JURDICAS (CONT)

8. Os componentes intermedirios entre o primeiro e o

ltimo, cujas formas de abreviao sejam
padronizadas e conhecidas, devero ser transcritos
segundo os critrios convencionalmente aceitos.
Exemplo:
Conselho, Comrcio, Indstria;
Sero, respectivamente, abreviados como segue:
Cons., Com., Ind.

MTODO ALFABTICO-NOMINAL
ABREVIATURAS DE NOMES / PESSOAS JURDICAS (CONT)
9. Dos componentes intermedirios entre o primeiro e o ltimo, cujas
formas de abreviao sejam desconhecidas, devem ser conservadas as
partes invariveis de estruturao das palavras, ou seja, os radicais,
seguidos de letras ou slabas que deem sentido s abreviaturas.
Exemplo:
Tecnolgico, Abastecimento, Planejamento;
Sero, respectivamente, abreviados como segue:
Tecnol., Abastec., Planej.
Considerando a hiptese da regra nmero 9, medida em que forem sendo
criadas, as abreviaturas devero constar de remissivas, as quais devero
sempre ser consultadas para evitar que o mesmo nome seja abreviado de
maneiras diferentes em ocasies distintas. Sempre que se fizer necessrio
abreviar o nome de uma instituio mister consultar os registros anteriores
para se certificar j adotados com relao mesma.

MTODO NUMRICO SIMPLES OU NUMRICO ORDINRIO

1 FINALIDADE
Arranjo das unidades de arquivamento por pessoa fsica ou jurdica
(correspondente, cliente, funcionrio, interessado, ru, partes, etc.),
independentemente da ordenao onomstica.

2 CARACTERSTICAS
Buscas indiretas
Requer conhecimento de regras de alfabetao (ver Mtodo Alfabtico
Nominal)
Simples e, por conseguinte, fcil de ser concebido e implantado
Ilimitado quanto a expanso
De acesso restrito (sigiloso) caso necessrio
Permite o reaproveitamento de nmeros vagos
Permite a criao de cadastros em aproveitamento aos ndices
auxiliares de consulta

MTODO NUMRICO SIMPLES INSTRUES DE

ARQUIVAMENTO

Numerao seqencial de tombo

Indexao em referncia cruzada (nmero
de dossi ou unidade de arquivamento e
nome do interessado)
Criao de cadastro de clientes e
fornecedores em base de dados
Controle de abertura de novas unidades de
arquivamento atravs da grade numrica.
Idem renumerao
Arranjo dos itens documentais nas unidades
de arquivamento
Extenso do mtodo
Utilizao de novas ferramentas de trabalho

MTODO NUMRICO SIMPLES PASTA MISCELNEA OU

DIVERSOS

Critrios para abertura da unidade de arquivamento

Arranjo dos itens documentais nas unidades de

arquivamento

MTODO NUMRICO SIMPLES FINALIZAO

Extenso do Mtodo

Utilizao de novas ferramentas

de trabalho

Codificao do Sistema de
Arquivo de uma Gerncia
Operacional

--------------------------------------------------------------------------------------CDIGO
ASSUNTO
--------------------------------------------------------------------------------------000
Assuntos Estratgicos (Colegiado Superior)
100
Assuntos da rea Operacional
200
300
400
500
600
700
800
900
--------------------------------------------------------------------------------------Nota: os cdigos 200 a 900 permanecero abertos
para assuntos genricos (sries) de toda a
organizao.

--------------------------------------------------------------------------------------CDIGO
ASSUNTO
--------------------------------------------------------------------------------------100
Assuntos da rea Operacional
101
Organizao e Funcionamento
110
Documentao Geral de Clientes
111
Dossis de Clientes
111.000
rgos Pblicos
111.100
Organizaes Governamentais
111.200
Empresas Privadas
120
Documentao Geral de Fornecedores
121
Dossis de Fornecedores
121.000
Pessoas Jurdicas (PJ)
121.100
Parceiros Preferenciais
--------------------------------------------------------------------------------------Nota: As subsries 101 a 109 destinam-se aos assuntos
relativos s atividades-meio da Gerncia Operacional.