FACULDADES INTEGRADAS CLARETIANAS RIO CLARO

SECRETARIADO EXECUTIVO TRILNGE

ARQUIVO E SISTEMA DE ORGANIZAO PELA BUSCA FCIL DE INFORMAES (DOCUMENTOS) NA ROTINA DIRIA DO SECRETRIO.

MARCIA MACEDO DE FREITAS

RIO CLARO SP 2003/2004

FACULDADES INTEGRADAS CLARETIANAS RIO CLARO

ARQUIVO E SISTEMA DE ORGANIZAO PELA BUSCA FCIL DE INFORMAES (DOCUMENTOS) NA ROTINA DIRIA DO SECRETRIO.

MARCIA MACEDO DE FREITAS

Monografia apresentada como exigncia parcial para obteno do grau de Bacharel em Secretariado Executivo Trilnge, comisso de Avaliao das Faculdades Integradas Claretianas, sob orientao da Professora Cleusa Aparecida Teresin Curila

RIO CLARO SP 2003/2004

A Comisso de Avaliao das Faculdades Integradas Claretianas considera aprovada a presente monografia.

Prof. Cleusa Aparecida Teresin Curila - Orientadora

Prof. Elisabete Scaglia Trento

Marcia Macedo Freitas

Agradeo a Deus, a meus pais, minhas irms, meus amigos (as) de classe Mrcia, Marta, Carina, Vanderlei, Nivaldo, Sandra, Priscila e Luciene, a todos os professores principalmente a Cleusa e Elisabete que me ajudaram a concluir esse trabalho tendo muita pacincia.

SUMRIO

INTRODUO ...................................................................................1 Captulo 1- GESTO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO .............5

1.1 Conceito........................................................................................................ 5 1.2 Organizao................................................................................................... 9 1.3 Arquivo de Prosseguimento ........................................................................ 10 1.4 Transferncia............................................................................................... 12 1.5 Tipos de Arquivo........................................................................................ 13 1.6 Atualizao de Arquivos ............................................................................. 15 1.7 Centralizao e Descentralizao................................................................ 16

Captulo 2 - ARQUIVAMENTO .....................................................18

2.1 Arquivo por Assunto ................................................................................... 18 2.2 Equipamento de Arquivo........................................................................... 19 2.3 Gerenciamento Eletrnico de Documentos............................................... 20 2.4 Arquivo Geogrfico.................................................................................... 21 2.5 Arquivo Numrico...................................................................................... 23 2.6 Sistemas de Arquivamento nas Empresas .................................................. 25

CONCLUSO ...................................................................................27 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...........................................29

RESUMO

A seguinte monografia trata do sistema de arquivamento, pois so muitos os papis a serem trabalhados no dia a dia do profissional secretrio. Foi realizada uma pesquisa bibliogrfica, em que os autores ajudam a encontrar o melhor sistema de arquivamento para empresa. Pde-se verificar que existem vrios mtodos de arquivamento: o arquivo por assunto, so arquivados os papis, como por exemplo de viagens nacionais e internacionais; o arquivo geogrfico, em que so arquivados por cidades, bairros, paises, territrios, estados e assim por diante; o arquivo numricos que um dos sistemas mais fceis, arquivo por nmero, basta colocar um numerao. Seguindo um desses sistemas ficar mais fcil e rpido manusear o arquivo. O trabalho levantou o seguinte problema: a falta de um sistema de documentos ou informaes arquivadas j h algum tempo, pode atrasar um servio ou at mesmo causar a perda de um negcio. Tambm foi levantado a hiptese para uma melhoria no sistema de informao com busca de documentos criados e os critrios adequados, ento pode-se agilizar no resgate de documentos e poder, assim, beneficiar o profissional na administrao do seu tempo e no departamento. O objetivo da pesquisa foi de auxiliar as empresas a ter um arquivo bem estruturado. Sendo assim, esse foi o objetivo desse trabalho, mostrar para as empresas como organizar um arquivo possibilitando o rpido manuseio de forma compactada, facilitando a busca de acordo com a necessidade da empresa.

INTRODUO
O assunto a ser desenvolvido nesta monografia encontra-se na rea de Recursos Secretariais, o qual aborda os temas relacionados profisso de secretrio.

NATALENSE (1998) declara que a palavra secretria vem do latim secretum, que significa lugar retirado, solido, audincia secreta, particular, segredo, mistrio, o que significa que tem que ser o mais discreta e tica possvel, ser tambm responsvel, serena, diplomata, organizada, amvel com todos e entusiasta. Pertence ao comportamento profissional da secretria pelo saber, o silncio diante de qualquer espcie de fofoca, assim como a ausncia de crtica ao trabalho realizado por terceiros.

No perodo de 1940-1990, a fora de trabalho feminina passou de 2,8 milhes para 22,8 milhes de pessoas, aumentando sua participao na populao ativa do pas de 19% para 35,5%. Em 1940, quase a metade (48%) da populao ativa feminina estava concentrada no setor primrio da economia. Em 1990 mais de dois teros (74%) da populao ativa feminina estava concentrada no setor tercirio, principalmente em algumas atividades, como servios comunitrios, servios de educao, servios de sade e servios domsticos.

NATALENSE (1998, p.6) O secretrio passa atuar na nova sociedade industrial (...) a profisso mantm-se eminentemente masculina at o sculo XX . NATALENSE (1998) relata que o trabalho era desenvolvido pelo homem como a fonte de renda familiar, com conseqncia das duas e inesquecveis guerra o homem largou seu trabalho para lutar no servio militar. As mulheres tiveram que lutar e conquistar seu espao. Depois as

mulheres eram fontes de sustento de sua famlia para a sobrevivncia, enquanto os homens lutavam e morriam nos campos de batalha. Isto ainda predominava, o homem no mercado de trabalho at o sculo XX. Aps esse sculo, o mercado estava sofrendo alteraes constantes, as mulheres por sua vez estavam conquistando cada vez mais o seu espao, e o melhor de tudo, sem preconceitos. Sendo visto at o presente momento, nas indstrias, no comrcio, nas mecnicas e outros ramos mais, at mesmo o trabalho braal e servios perigosos passam a ser executados por mulheres, passando de uma simples dona de casa para uma grande empresria de sucesso.

Afirma NATALENSE (1998), que nos anos 50, o secretrio era apenas o brao direito do chefe como so afirmadas nos diversos mitos da profisso. Ele apenas datilografava e assessorava o executivo em seus negcios particulares. Destaca NATALENSE (1998), que nos anos 60, inicia-se no Brasil, a formao dos gerentes. E como cada gerente necessitava de um secretrio, mais e mais a profisso era desvalorizada, chamada agora, de carto de visita da empresa ou simplesmente enfeite porque no havia trabalho para ele e para o gerente. Relata NATALENSE (1998), que nos anos 70, inicia-se o treinamento para os secretrios, a primeira grande mudana. Na dcada de 80, especificamente em 30 de setembro de 1985, a profisso de secretria foi regulamentada atravs da lei n 7.377 e em 29 de abril de 1987, foi criada a Categoria Diferenciada-Secretrias. O enriquecimento das tarefas de uma secretria moderna pode ser visto num comparativo de dois tipos estanques: o antigo e o atual. Evidentemente a apresentao desses tipos tem em vista apenas um efeito didtico, j que possvel encontrar secretrios do passado que apresentam desempenho de assistente administrativa e de suporte para executivos. Da mesma forma, possvel encontrar quem defenda o ponto de vista de que a profisso do secretrio deve compreender somente as tarefas de secretariado. Mantendo-se, portanto, aberta a discusso, pode-se dizer que antigamente o secretrio atendia a um executivo e que hoje ele assistente da empresa ou de uma rea, como por exemplo a diretoria.

H diversas rotinas a cargo de secretrio dentro de um escritrio como: organizao do seu ambiente de trabalho, agendamento dos compromissos dos chefes, organizao de arquivos, reunies, atendimento a clientes externos e internos, viagens, correspondncias, como a participao ativa do secretrio em todas as atividades inerentes secretariais tanto na empresa pblica como na empresa privada. O tema desse trabalho ARQUIVO E SISTEMA DE ORGANIZAO PELA BUSCA FCIL DE INFORMAES (DOCUMENTOS) NA ROTINA DIRIA DO SECRETRIO, foi escolhido a partir da necessidade do secretrio, de aprender a organizar os arquivos das organizaes, visando um melhor desenvolvimento de sua rotina, pois, o processo de arquivamento de documentos muito importante e precisa ser gerenciado a todo momento. O problema investigado e existente que a falta de um sistema confivel de busca de documentos ou informaes arquivadas j h algum tempo, pode atrasar um servio ou at mesmo causar a perda de um negcio. A provvel hiptese de uma melhoria que se ocorrer um sistema de informao com busca de documentos criados e os critrios adequados, ento pode-se agilizar no resgate de documentos e poder, assim, beneficiar o profissional na administrao do seu tempo e no departamento Segundo relata PAES (1997, p.35) Se arquivo um conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. Este aspecto revela um dilema de todos os Secretrios Executivos dispostos a possurem um arquivo de fcil localizao e manuseio dos documentos. Dentro deste contexto os objetivos deste trabalho so: s funes

Analisar como o secretrio faz a organizao do arquivo frente s suas novas funes, descrever formas de organizaes de arquivos, apresentar as possveis formas consideradas mais adequadas para uma melhor organizao e manuseio do arquivo. Embora arquivo parea ser um assunto antigo, existe a necessidade de trabalhos nesta rea, pois a pesquisa e seus resultados ajudam a entender e desenvolver da melhor forma possvel a organizao do mesmo. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanentes. A funo primordial dos arquivos guardar e disponibilizar as informaes contidas nos documentos. Ser desenvolvido em captulos, para melhor compreenso das tcnicas de arquivos e como faz-los CAPTULO 1- GESTO DE DOCUMENTO 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Conceito Organizao Arquivo de Prosseguimento Transferncia Tipos de Arquivo Atualizao de Arquivo Centralizao e Descentralizao

CAPTULO 2- ARQUIVAMENTO 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Arquivo por Assunto Equipamento de Arquivo Gerenciamento Eletrnico de Documentos Arquivo Geogrfico Arquivo Numrico Sistema de Arquivamento na Empresa

CAPTULO 1- GESTO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO

1.1- Conceito

A fonte de informao principal de cada rgo governamental o Documento, primordial para o planejamento, administrao e controle das operaes governamentais, refletindo conduo dos negcios pblicos. Como forma de manuseamento adequado para esses documentos, criou-se a Gesto de Documentos, que definida como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, e uso de avaliao e arquivamento dos documentos. (www.documentar.com.br, 2004).

O Secretrio Executivo encontrou uma maneira para guardar de forma organizada todos os documentos necessrios para a organizao, tornado-se uma fonte de retomadas de informaes na tomada de decises.

Relatado no site www.documentar.com.br (2004), a Gesto de Documentos visa assegurar a eficincia na produo, manuteno e destinao dos documentos, garantindo a disponibilidade da informao; assegurar a eliminao dos documentos sem valor administrativo ou cientfico; assegurar o uso adequado da microgrfica e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preveno dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histricos e cientficos. Assim, o Secretrio Executivo deixou de perder tempo com documentos desnecessrios, guardando somente os que tm muita importncia.

Possui trs fases bsicas para o manuseio da documentao; a produo que a elaborao dos documentos relacionados com a especificidade do rgo: elaborao e gesto de fichas e formulrios, controle da produo e difuso dos documentos de carter normativo e utilizao de processadoras de palavras e textos. A utilizao que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de sua funo administrativa. A terceira fase a da destinao que envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos. (www.documentar.com.br p).

O Profissional Secretrio est diretamente ligado documentao, ento de primordial importncia que tais documentos estejam guardados organicamente dentro de arquivos.

A aplicabilidade de um programa de Gesto de Documentos tornou-se fundamental, na medida que define os nveis de aplicao : o primeiro o Nvel Mnimo, que estabelece que o governo deve contar com programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente; o segundo o Nvel Mnimo Ampliado que complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio; o terceiro o Nvel intermedirio, que compreende os dois primeiros e, a adoo de programas bsicos relacionados com elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de arquivos correntes, gesto de correspondncia e documentos vitais, etc.. ; e o quarto o nvel Mximo, que inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de

correspondncia e telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de automao etc. www.documentar.com.br( 2004, s/p) Gorbea (1979) destaca que arquivar significa conservar numa mesma ordem, devidamente classificados, toda correspondncia e outros papis relacionados a um indivduo ou uma empresa, com diviso geogrfica, ou sobre determinado assunto, e assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deteriorao, destruio ou perda e ao mesmo tempo facilite a localizao e manuseio dos documentos. O Profissional Secretrio precisa ser muito bem organizado, para que os papis da empresa sejam protegidos de forma que no haja perda ou danos nos papis. Existem vrios tipos o arquivo pblico, que so rgos governamentais, federais, estaduais e municipais. Relatado no site www.documentar.com.br (2004), arquivo pblico o conjunto de documentos acumulados em decorrncia das funes executivas, legislativas e judicirias do poder pblico no mbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de servios pblicos. O Profissional Secretrio est diretamente ligado aos documentos pblicos, importante saber a funo do legislativo, executivo e judicirio. Dentro do arquivo h trs espcies: corrente, intermedirio e permanente. Como cita o site www.documentar.com.br (2004).

Afirma ainda que o arquivo corrente visa ao maior aproveitamento da informao disponvel e necessria para a tomada de decises. Sempre com o propsito de garantir a eficcia e a facilidade na classificao dos documentos em sua fase corrente. A atividade de arquivamento de documentos corrente d-se atravs da inspeo, verificando se a documentao destina-se ao arquivamento ou no da anlise, examinando o modo como a documentao deve ser arquivada, classificao caso a documentao ainda no seja classificada, ordenao para dispor da documentao de acordo com a codificao,

arquivamento para inverso do documento na unidade de arquivamento pr-estabelecido, e emprstimo, que se d a retirada de dossi do arquivo para emprstimo, fornecimento de informaes ou efetuar uma junta. (www.documentar.com.br, 2004)

importante para o Profissional Secretrio saber que o arquivo corrente tem uma freqncia de consulta muito grande nos documentos, por isso deve ser classificado corretamente.

No site www.documentar.com.br, (2004) comenta que os arquivos Intermedirios so documentos consultados com pouca freqncia, e os rgos que os recebem e os produzem podem solicit-los para tratar de assuntos idnticos ou recorrer a um problema especfico, no havendo porm, a necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Sua permanncia transitria. Inclui-se nesses fatos a questo dos direitos, sendo que os setores que transferem estes documentos tm o direito de consulta ou de tom-los por emprstimo. O direito do setor que transferiu permanece, sendo que as consultas devero ser rpidas e precisas. Somente o setor que transfere que pode autorizar a consulta ou emprstimo a terceiros.

O Profissional Secretrio precisa saber que o arquivo intermedirio tem pouca consulta de documentos, e quando necessitar desarquiv-los deve ser solicitado pelo responsvel que cuida do arquivo antecipadamente, e que uma vez retirado, o documento no pode ficar por muito tempo fora, pois outras pessoas podero utiliz-lo.

GORBEA (1979) afirma que arquivo permanente so documentos que, eventualmente sero consultados, sendo que este pode ser histrico, jurdico legal e tcnico ou administrativo. A funo do arquivo permanente reunir, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais de uso no-corrente, ou seja, concentrar sob sua custdia, conservar e tornar acessveis documentos no-correntes, que possam tornar-se teis para fins administrativos, pesquisas histricas e outros fins.

necessrio para o Profissional Secretrio saber que o arquivo permanente no arquivado para sempre, pois algum dia pode precisar de um documento que est arquivado h muitos anos.

1.2- Organizao
TEIXEIRA (1995), afirma que todo arquivo necessita de condies de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso, sendo que: segurana um meio de preveno de roubo e de livre acesso documentao confidencial. preciso a garantia de assegurar que qualquer documento que esteja arquivado h muito tempo, possa ser recuperado no momento que for solicitado. Flexibilidade: arquivo flexvel aquele que acompanha o desenvolvimento e o crescimento da empresa, sem nenhuma ou pouca complexidade. acesso a garantia de uma boa consulta para a localizao dos documentos. O Profissional Secretrio necessita ter muito cuidado com os documentos, para que no haja danos ou problemas com ele. Para arquivar rapidamente sem cometer erros, preciso organizar os documentos de modo compreensvel a todos que utilizar o sistema. O grande problema da arquivologia contempornea o volume de papis criados e acumulados pelas atuais administraes, e a necessria eliminao de documentos depois de

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devidamente avaliados. Para proceder a avaliao necessrio que se conhea a organizao de que se originam os documentos, bem como complexo das fontes arquivstica e documentao impressa, a avaliao h que se processada com perspectiva de conjunto em relao a documentao total. Por meio de anlise, chega-se atribuio de valores primrios e secundrios, que por sua vez, so medidos em termos de probatrios e informativos.( WINSTONS 1999, p.7). O Profissional Secretrio precisa fazer sempre uma atualizao dos documentos para no houver acumulo de papis que no ser mais necessrio. WINSTONS (1999) declara que lidar com os papis e documentos no escritrio no afoga o trabalho de superexecutivos. De fato, tratar de papis eficientemente parte do repertrio dos executivos de sucesso. Tem algo nos executivos do topo que os distingue do resto, a baixa tolerncia para os papis sem soluo em cima de suas mesas. Alguma s dicas para no acumular os papis: o primeiro ato separar o que no interessa e jogar tudo fora; o segundo ato passar adiante o que deve interessar a outras pessoas; em seguida, deve-se, agir fazer o que for preciso para acabar com o trabalho. (WINSTONS, 1999: p.07). importante para o Profissional Secretrio ter uma boa organizao, pois assim facilitar muito o seu dia a dia no trabalho com o manuseio dos papis, fazendo assim conseguir ter uma boa organizao dos documentos de sua mesa.

1.3- Arquivo de Prosseguimento

MEDEIROS (1995) relata que esse tipo de arquivo muito importante na empresa, porque acompanha os assuntos pendentes como as cartas que aguardam

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respostas, duplicatas a cobrar, faturas a pagar, contratos a serem assinados, enfim inmeros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados ou esquecidos. O arquivo de prosseguimento mais conhecido como arquivo de andamento, e precisa ser organizado diariamente. Existem mtodos tradicionais para esse tipo de arquivo como o cronolgico, alfabtico e moderno. necessrio para o Profissional Secretrio saber que esse arquivo de prosseguimento no pode ficar um dia sem consult-lo, porque tem documentos com prazo de pagamento, e se no cumprir com a data, ter problemas. Mtodo C ronolgico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias com os nome dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31, representando os dias dos meses. medida que os dias vo passando, devemos coloc-los nos ms seguinte. Mtodo Alfabtico: as pastas so colocadas em ordem alfabtica, nas margens superiores das pastas devem contar. Pois assim, que conseguimos manter-nos numa boa organizao a cada comeo de ms e fim de ms, arquivo da empresa. Mtodo Moderno: um desenvolvimento de tecnologia dentro das empresas pois existem computadores que usa um mtodo que tem fichas prontas para um controle para o final de cada ms da empresa. MEDEIROS (1999, p.146) O Profissional Secretrio tem que saber quais so os tipos de arquivo e as caractersticas deles.

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1.4- Transferncia

MEDEIROS (1999) afirma que h documentos que esto sujeitos ao fator tempo isto , h aquele que tem valor de um ano, outros de dois, trs, cinco ou mais anos, outros possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos. O Profissional Secretrio precisa saber que os documentos devem ser arquivados, pois eles so de muito valor e nunca deve ser destrudo. GORBEA (1976) declara que por isso que se tem uma transferncia de papel num arquivo grande, pois a transferncia pretende liberar o arquivo de papis sem utilidade, manter o espao disponvel e fcil, o trabalho de arquivar documento em bom estado de conservao e reduo de despesas desnecessrias de equipamentos. necessrio para o profissional Secretrio fazer transferncia dos documentos porque a quantidade de papel muito grande a fazendo assim dar mais espao para os prximos documentos. GORBEA (1976, p.150) acrescenta que: Um sistema de transferncia deve proporcionar um lugar onde se assegure a conservao do material transferido para evitar seu estrago, e a conservao da ordem estabelecida permitindo a localizao do material no instante em que for necessrio. O equipamento mais usado para a transferncia, de documentos consiste em gavetas de metal ou caixas de papelo ondulado. Algumas das caixas de metal esto expressamente desenhadas para colocar-se uma sobre as outras, outras so colocadas em estante de ao. existem muitos tipos de caixa de papelo para transferncia, elas renem as condies necessrias para a armazenagem de

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documentos. Algumas so reforadas para ser colocadas uma sobre as outras, porm outras no so reforadas e, portanto deve ser colocado em estantes com prateleiras de metal que lhes ofeream maior sustento.GORBEA (1976, p.150) O Profissional Secretrio precisa ter muito cuidado com os documentos para que no acontea nenhum dano com ele, por isso deve ser transferido para um lugar seguro, importante saber que existe um equipamento adequado que cabe todos os documentos para fazer a transferncia sem danific-los.

1.5- Tipos de Arquivo

Existem tipos de arquivo que facilitam a procura no momento oportuno. O primeiro tipo de arquivo o arquivo ativo e inativo.

TEIXEIRA (1995) comenta que o arquivo ativo mantm arquivados os papis de uso, consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso. Estrutura organizada para funcionar nas prprias reas que o utiliza, armazenando e ordenando documentos de uso freqente e que, portanto tem de estar sempre ao alcance do usurio, com a maior rapidez possvel. O Profissional Secretrio precisa saber a importncia do arquivo ativo pois ele esta sempre com acesso. TEIXEIRA (1995) declara que arquivo inativo guarda os documentos e papis que oferecem menos freqncia de uso, consulta ou referncia, e deva ser organizado com as mesmas tcnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes ser necessrio a imediata localizao e consulta. O Profissional Secretrio precisa ter conscincia que o arquivo inativo no tem muita freqncia de uso.

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Segundo o site www.acervo.com.br (2004), um bom acervo deve refletir a ao, a vida da empresa e seu compromisso com diferentes pblicos ou clientes, portanto, ele no significa em absoluto aquilo que se chama de arquivo inativo. Um acervo pode ser constitudo de vrias maneiras, dependendo do perfil de cada empresa, mas o fundamental que ele seja um sistema de informaes articulado, de fcil acesso, e que possibilite uma viso global dos processos, procedimentos e realizaes da empresa, em todos os nveis, para se tornar um instrumento de gesto significativo. As informaes necessrias precisam ser atualizadas e estar disponveis s pessoas que mais necessitam delas.

O arquivo inativo tem que ser organizado de uma maneira que se possa ter acesso fcil e rpido, sendo assim facilitar muito a consulta, e diminuir o gasto de tempo desnecessrio ao Profissional Secretrio.

Destacamos as principais vantagens na organizao do Arquivo Geral Inativo/AG: Reduo proporcionando otimizada; do uma espao fsico, utilizao mais

Padronizao do envio de documentos para o AGI, atravs de Guia de Remessa de Documentos; Localizao mais rpida do documento, utilizando o sistema exato; Eliminao de documentos, com aplicao do Prazo de Prescrio de Documentos/PPD; Treinamento aos usurios do novo sistema implantao e conscientizao da necessidade de manuteno do mesmo; Elaborao de Manual de Procedimento de Arquivo. ( www.acervo.com.br, 2004, s/p).

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O arquivo bem organizado uma vantagem que o profissional secretrio quando precisar manuse-lo com rapidez, facilitando ao Profissional Secretrio na busca de informaes.

1.6- Atualizao de Arquivos

MEDEIROS (1999, p.150) comenta que h um mtodo de transferncia de documento de um arquivo para outro, que manter a atualizao do arquivo, a seguir os tipos de atualizao de arquivo:

Transferncias peridicas so efetuadas em predeterminados intervalos como no arquivo inativo dependendo da sua freqncia de uso. Transferncias permanentes feito em dias e hora que no determinada, ou seja, quando j existe um acmulo de papis no arquivo ativo. Pois muito papel acaba atrapalhando o andamento do seu trabalho. Transferncias dirias so as mais recomendveis porque mantm em ordem os arquivos ativos, todo documento arquivado j no mesmo instante feito a transferncia no arquivo. Onde possvel ver a validade e vencimento do arquivo para sua transferncia.MEDEIROS (1999, p.150). Para no acumular muitos papis o Profissional Secretrio deve fazer as transferncias dos documentos no momento certo, facilitando assim o seu trabalho.

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Uma das maiores dificuldades com que se defrontam os escritrios, tanto pequenos como grandes, a falta de um sistema adequado de transferncia pois o acmulo de papis muito grande.

1.7- Centralizao e Descentralizao

MEDEIROS (1999) relata que os arquivos centralizados so aqueles que renem hum nico local fsico da empresa todos os documentos produzidos e recebidos, centralizado as atividades de recebimento, distribuio e expedio. A centralizao de um arquivo tem muitas vantagens.

Eficincia: Tem que ser eficiente e rpido no servio que est fazendo no arquivo. Responsabilidade: Tem que se mostrar um cuidado e uma proteo, pois a responsabilidade est em suas mos. Economia: grande a economia de equipamento, de tempo gasto no arquivamento, na localidade em preparao de cpias adicionais e referenciais. Uniformidade: uma padronizao de sistema dentro de um determinado arquivo. Utilizao: Amplia o uso do equipamento e conseqentemente, alonga sua vida til. MEDEIROS (1999, p.151 ) Um arquivo bem organizado oferece grandes vantagens ao Profissional Secretrio, tais como economia de tempo, auxilio a tomada de decises, eficincia e um nmero de erros reduzidos na realizao do trabalho por este profissional.

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PAES (1997), comenta que dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece existe um treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao, reduo de custos, economia de espao e equipamento. Agora tambm existem suas desvantagens na centralizao apontadas abaixo: Consulta dificultada: existe a necessidade de locomoo at o centro de arquivo, tal fato no ocorre com a descentralizao em que o arquivo do departamento se encontra a sua mo Acmulo de pessoas: Onde existe muitas pessoas no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta a consulta do documentos. Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo to necessrio a vida da empresa. (MEDEIROS, 1999, p.152) .

MEDEIROS (1999), comenta que a descentralizao, estabelece a organizao de arquivos descentralizados, ou departamentais, conforme a estrutura da empresa, as vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo so exatamente o oposto da centralizao. O Profissional Secretrio precisa saber que as solues variam de empresa para empresa, j que existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos, o importante verificar quais as condies mais adequadas na empresa e aplicar o mtodo mais apropriado.

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CAPTULO 2 - ARQUIVAMENTO

2.1- Arquivo por Assunto

MEDEIROS (1999) relata que arquivo por assunto um dos mtodo mais difceis de arquivamento, porque as pastas tm que estar organizadas por assunto, e a maior dificuldade escolher uma palavra adequada para definir o assunto. MEDEIROS (1999) afirma que para escolher a palavra adequada importante analisar a empresa, suas atividades e interesses, agindo assim, poder fazer uma relao de assuntos bsicos que podero ser divididos e subdivididos conforme a freqncia das consultas e o acesso ser rpido para localizar os documentos. Poder ser arquivado da seguinte forma: Viagens Internacionais areas martimas rodovirias documentao excurses hotis promoo vendas a crdito vendas a vista

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Viagens Nacionais

areas martimas rodoareas rodovirias

excurses hotis promoo vendas a crdito vendas a vista

Fonte: MEDEIROS (1999:168.)

Terminada a relao de assuntos, com a respectivas divises e subdivises, podemos comear a aplicar o mtodo de arquivamento. Os assuntos relacionados no exemplo constaro as fichas colocadas alfabeticamente.(MEDEIROS,1999,p.158). O Profissional Secretrio que utiliza organizar o arquivo por assunto encontra uma grande dificuldade, quando for procurar um documento poder no encontr-lo, pois o assunto escolhido depende da interpretao de quem organizou o arquivo.

2.2- Equipamento de Arquivo

PAES (1997) declara que no importa se a empresa tem uma boa arrumao, uma boa organizao, um bom lugar em que os equipamentos esto atualizados para a empresa. Pois quando estiver com todo o tipo de equipamento entregue em mos de seu chefe, para que ele possa ajudar em seu servio, sem precisar ficar repetindo vrias vezes o que ele tem que fazer. Quanto a forma de se arrumar os documentos, existem trs tipos de arquivos, sejam fichas a serem arquivadas: vertical, horizontal e rotativo.

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Horizontal, os documentos ficam uns sobre os outros em posio horizontal dento do mvel arquivador. O equipamento horizontal mais utilizado para plantas, mapas e desenhos. Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta Rotativo os documentos so colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consulta. PAES (1997, p.160.)

2.3- Gerenciamento Eletrnico de Documentos

Segundo www.cenadem.com.br (2004), o (GED) Gerenciamento Eletrnico de Documentos, um sistema que usa a tecnologia da computao para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses eletrnicas dos documentos em papel. O Profissional Secretrio precisa conhecer o sistema GED, pois muito til e prtico de ser utilizado, j que ele ter o apoio da informtica para auxili-lo.

Apesar das previses da chegada do escritrio sem papel, as empresas continuam sendo inundadas por toneladas de documentos, onde nos prximos dez anos cair a quantidade de documentos, pois o aumento da informao que esta dobrando a cada trs ou quatro anos, levar o total de documentos impressos para mais que o dobro do nvel atual. Controlar esta avalanche de papel funo bsica de um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos. ( www.cenadem.com.br, 2004, s/p.)

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importante que o Profissional Secretrio esteja sempre atualizado, porque o arquivo manual esta sendo desativado, pois a quantidade de papis esta crescendo cada vez mais nas empresas, e com o GED ser reduzido o nmero de papis. Segundo o site www.cenadem.com.br (2004), o GED tambm d maior segurana para a informao e melhora a eficcia do funcionrios, agilizando os processos de trabalho. Alm disso, permite reduzir valiosas reas e os custos decorrentes, diminuindo encargos da organizao com o gerenciamento da informao. O Profissional Secretrio se tornar mais eficiente, e ainda ter mais tempo para se ocupar com outras tarefas, pois este profissional nos dias de hoje acumula muitas outras funes dentro da organizao. Segundo o site www.cenadem.com.br (2004), armazenar e compartilhar documentos em imagens eletrnicas em vez de papel, oferece inmeras vantagens. Ao contrrio dos documentos em papel, que s podem ser examinados em um s lugar por vez, as imagens eletrnicas podem ser acessadas simultaneamente por vrios estaes remotas de trabalho. Os documentos sempre esto disponveis, muitas pessoas podem acessar o mesmo arquivo ou documento simultaneamente. Alm, disso os documentos e as pastas no so mal arquivados. Organizar os arquivos como imagens eletrnicas evita que os documentos se desorganizem ou se percam, alm de ocupar menos espao, facilitando a realizao de tarefas para o Profissional Secretrio.

2.4- Arquivo Geogrfico

GORBEA (1976) destaca que o arquivo geogrfico arquivado por divises geogrficas, ou seja, por pases, territrios, estados, cidades, bairros e assim por diante. A organizao do arquivo geogrfico depender dos distritos geogrficos onde residem os correspondentes, qual o tipo de negcio que ser o uso dos documentos arquivados.

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MEDEIROS (1999) aponta que o critrio da organizao do arquivo geogrfico determinada pela empresa, pois no h uma regra uniforme para todos os casos, mas a empresa dedica principalmente exportao que inclui os papis importadores. MEDEIROS (1999) demonstra que existem vantagens e desvantagens no arquivo geogrfico, depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porte e dos objetivos da empresa e a freqncia da utilizao dos documentos. Eis alguns casos em que se recomenda o uso do sistema geogrfico. 1 Empresas cujos departamentos de vendas organizam por reas geogrficas. Isso facilita grandemente o controle, a anlise e o resumo das atividades e tais departamentos. 2 Organizao que desempenham grandes quantidades de seus produtos ou mercadorias como material de segunda classe, exige que seja separada por estados e cidades ou bairros antes de fazer sua entrega. 3 Empresas de utilidade pblica que prestam servios a rea de considervel extenso, para facilitar e apressar seus trabalhos nos arquivos. 4 Casas de venda por servio de reembolso postal, casas editoras, casas de vendas por atacado e empresas de transporte tambm podem ser usadas no sistema de geogrfico com uma grande vantagem. (GORBEA,1976, p.106) O arquivo geogrfico tem como sua maior facilidade encontrar pessoas por uma localizao geogrfica, para o Profissional Secretrio essas informaes podem ajud-lo a estar em contato com a pessoa que ele deseja manter a comunicao.

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2.5- Arquivo Numrico

MEDEIROS (1999) aponta que o arquivo numrico um dos sistemas mais fceis de se manusear dentro de uma organizao, pois mais fcil de achar um documento que precisa usar numa hora de extrema urgncia mais prtico para a empresa no qual trabalha. importante que estabelea todas as possveis referncias cruzadas, registrandoas em guias inseridas na seqncia alfabtica, para evitar dvidas na hora da consulta. Natureza e uso do Sistema Numrico. GORBEA (1976) afirma que um dos requisitos de um bom sistema de arquivar poder localizar os documentos com facilidade e rapidamente ao serem eles solicitados. Os seguintes so alguns dos casos em que o sistema numrico deve ser usado de preferncia a outros: 1 Transao base de crdito, as quais se identificam por nmeros tais como contas por vendas em lojas de departamentos. 2 Pedidos de mercadorias a uma casa de vendas por servio postal. 3 Pedidos de peas de automveis enviados aos fabricantes. 4 Prmios de aplices de seguro, contas bancrias, etc. 5 Emprstimos e hipotecas. 6 Casos nos escritrios de advogados, consultrios mdicos e dentistas. 7 Projeto dos contratantes e companhias construtoras. 8 estudante em instituies educativas. 9 Licenas de motoristas 10 Licenas de automveis. 11 Patentes 12 Contratos. (GORBEA, 1976, p.124)

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GORBEA (1976) relata que esses itens, mencionados pela autora Sistema de Arquivo e Controle de Documentos, so muito importantes dentro de um sistema de arquivamento da empresa de trabalho. Dentro de um arquivo numrico existem vrios tipos de arquivo que so esses abaixo: MEDEIROS (1999) aponta que o mtodo numrico simples, numera-se pelos assuntos, clientes correspondentes, representantes pela ordem, de entrada dos documentos, sem preocupao com a ordem alfabtica. O mtodo prev trs etapas e utilizando o exemplo citado no mtodo de uma empresa imobiliria, pode se iniciar: 1 etapa: as primeiras subdivises de cada grupo recebem nmeros de 10 em 10, por exemplo: 100-ADMINISTRAO 200- ALUGUEL 300-COMPRA 2 etap as primeiras subdivises de a: cada grupo recebem nmeros 10 em 10 exemplo: 200- ALUGUEL 210- APARTAMENTO 220- CASA 230- ESCRITRIO 3etapa: as segundas subdivises tem nmero de 01em01: 200-ALUGUEL 210-APARTAMENTO 211- APARTAMENTO DE SALA E QUARTO 212- APARTAMENTO DE DOIS QUARTOS 213- APARTAMENTO DE TRES QUARTOS. ( MEDEIROS, 1999, p.128). PAES (1997) declara que o arquivo mtodo duplex remove a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal relativamente previso antecipada de todas as atividades, pois o plano inicial no precisa ir alm das necessidades imediatas, sendo abertas nas classes a medida que outros necessidades forem surgindo.

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Mtodo Nmero Duplex: os nmeros so dados de 10 em 10, para cada assunto principal. Na primeira etapa, tomando-se como exemplo a empresa imobiliria, tem-se: 10- ADMINISTRAO 20-ALUGUEL 30- COMPRA A segunda etapa prev as primeiras divises, mas o nmero principal vem do incio, seguido de hfens e da diviso de 01 em 01, assim: 20-ALUGUEL 20-1 APARTAMENTO 20-2 CASA 20-3 ESCRITORIO A terceira etapa continua a subdiviso, tambm de 01 em 01, como por exemplo: 20 ALUGUEL 20-1 APARTAMENTO 20-1-1 APARTAMENTO DE QUARTO E SALA 20-1-2 APARTAMENTO DE DOIS QUARTOS 20-1-3 APARTAMENTO DE TRES QUARTOS. MEDEIR OS (1999, p.179). Este mtodo muito vantajoso ao Profissional Secretrio, pois a forma mais simples de arquivar documentos, se considerarmos que o acmulo de informao documentada nos dias atuais uma prtica cotidiana, quando mais simples a organizao, ser mais simples recuperar as informaes.

2.6- Sistemas de Arquivamento nas Empresas

MEDEIROS (1999) afirma que os arquivos so depsitos de papis velhos que no se utilizam mais, mas so arquivados por tradio, porque algum dia esse documento pode ser til para dar informaes desejadas. A maioria dos arquivos esto mal organizados, mal administrado e tudo isso acaba dificultando na hora que precisa fazer uma localizao imediata do documento.

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MEDEIROS (1999) aponta que ter um arquivo moderno, bem estruturado facilitar muito na hora de consultar um documento, mas para que isso acontea necessrio que a empresa decida qual o melhor sistema de arquivamento. A empresa precisa atingir um fim especfico, logo abaixo algumas orientaes sobre os trs sistemas de arquivamento, dentre os quais poder escolher qual o mtodo que ser o melhor para manusear o arquivo. Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente sem necessidade de recorrer a um ndice. Nesse sistema, incluise, principalmente o mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes. Indireto: o arquivo, nesse caso, depende de um ndice para ser consultado. O sistema inclui em especial, o mtodo numrico de arquivamento e suas variaes. Semi-Indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Nesse sistema, h, por exemplo, o mtodo automtico, variedade do mtodo alfanumrico. ( MEDEIROS, 1999, p.163). MEDEIROS (1999) relata que a empresa escolhe qualquer desses sistemas esta mais ligado a ela, dependendo do campo de atividade, porte e objetivos de curto, mdio ou longo prazo, mas antes a empresa precisa compreender que o arquivo memria viva da empresa.

O Profissional Secretrio deve saber observar como a empresa funciona, para estabelecer qual o melhor mtodo de arquivamento, qual facilitar para que ele organize e recupere os documentos, na hora que eles forem necessrios, ajuntando na tomada de decises.

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CONCLUSO

Ao fazer o levantamento dessa monografia teve-se a oportunidade de conhecer um pouco mais sobre como manusear um sistema de arquivo em uma empresa.

Recapitulando sobre a Gesto de Documentos que uma rea da administrao geral que relaciona-se com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, no uso e na destinao final dos mesmos. Ela cobre todo o ciclo de existncia dos documentos para arquivamento permanente. So na verdade, todas as atividades inerentes s idades correntes e intermedirias dos documentos.

A Gesto de Documentos originou-se na poca em que era impossvel lidar com os moldes tradicionais, e as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administraes. Assim, foram estabelecidos princpios de racionalidade administrativa, a partir da interveno nas seguintes etapas do ciclo documental; produo, utilizao, conservao e destinao dos documentos.

De fato, a Gesto contribuiu para a garantia de que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; como tambm que o mnimo de documentos inteis fossem misturados documentos de valor permanente; ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente; garantir definio da parcela de documentos que constitussem o patrimnio arquivstico de um pas.

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GORBEA (1976 ) refora essa idia, quando diz que ter um arquivo na empresa muito importante, pois mantm os papis organizados e protegidos contra deteriorao, destruio ou perda. Um bom servio de arquivamento resulta com a combinao feliz do melhor critrio de classificar e dispor os documentos com a maneira acertada de tornar esses documentos acessveis a consulta de uma maneira fcil, prtica e rpida.

O objetivo foi alcanado, pois ter um arquivo bem estruturado, de acordo com as s e necessidade da empresa, s trar benefcio ao profissional secretrio, uma vez ter a documentao organizada, portanto conservada e pronta para ser recuperado no momento oportuno.

Segundo GORBEA (1976) o arquivo numrico um dos sistemas mais fceis de se manusear, pois mais fcil de achar um documento.

A hiptese foi confirmada atravs de pesquisa bibliogrfica de GORBEA (1976) que tendo um sistema de informao com critrios adequados poder agilizar o resgate de documentos, sendo assim beneficiar o profissional na administrao do seu tempo quando precisar de algum documento.

Novas pesquisas sobre gerenciamento eletrnico devem ser realizadas, pois a tecnologia hoje est muito avanada, em uma empresa quanto menos papel tiver, melhor ser para ela, para dar continuidade a essa pesquisa necessrio que pesquisem mais sobre gerenciamento eletrnico, pois um sistema que usa a tecnologia da computao para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses eletrnicas dos documentos em papel.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

GORBEA,J. Arquivo e Controle de Documentos 2 ed. So Paulo: Atlas, 1976. MEDEIROS, J.; HERNANDES,S. Manual da secretria. 6ed. So Paulo: Atlas, 1999. PAES, M. Arquivo teoria prtica. 3ed. Rio de Janeiro. Fundao Getulio Vargas, 1997. TEIXEIRA,Z. Prticas secretariais. 3ed. So Paulo: Erica,1995. WINSTONS, S. Segredos da Organizao dos altos Executivos. Revista Secretria Executiva. ed. Quantum 1999. Gerenciamento Eletrnico de Documentos. Disponvel em 10 de maio de 2004 <http:// www.cenadem.com.br>. Gesto de Documentos e Arquivo. Disponvel em 20 de maio de 2004 <http:// www.documentar.com.br>. Tipos de Arquivo: Ativo e Inativo. Disponvel em 13 de abril 2004 <http:// www.acervo.com.br>.