Revista de Gesto e Projetos - GeP e-ISSN: 2236-0972 DOI: Organizao: Comit Cientfico Interinstitucional Editor Cientfico: Roque Rabechini

Jnior Avaliao: Double Blind Review pelo SEER/OJS Reviso: Gramatical, normativa e de formatao

GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOS ORIGINADOS POR MEIO DE LICITAO

PROJECT SCOPE MANAGEMENT ARISING THROUGH BIDDING

Alexandre Golin Krammes Mestre em Engenharia e Gesto do Conhecimento pela Universidade Federal de Santa Catarina UFSC Analista de Suporte ao Usurio do Softplan Planejamento e Sistemas E-mail: agolink@gmail.com (Brasil)

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOS ORIGINADOS POR MEIO DE LICITAO

RESUMO A licitao, procedimento administrativo voltado para a aquisio de servios e bens pelo Estado, um tema relevante para gestores pblicos, fornecedores de servios e bens e para a sociedade em geral. O presente artigo tem como objetivo analisar o projeto bsico ou termo de referncia, elementos fundamentais de um edital de licitao, como instrumentos para o gerenciamento do escopo na gesto de projetos, principalmente na definio e controle do escopo. Alm de trazer conceitos gerais e regulamentos sobre o tema licitao, o texto pretende esclarecer quais os objetivos e qual a importncia do projeto bsico ou do termo de referncia, buscando mostrar at que ponto a adequada delineao do servio ou compra pretendido por rgo da Administrao Pblica, ainda na fase do edital, pode contribuir para a gesto do projeto. O texto abrange o estudo dos instrumentos de definio do objeto a ser licitado desde a elaborao do edital da licitao, at a conseqente contratao do vencedor. O trabalho baseado principalmente em pesquisas bibliogrficas sobre o tema em livros, artigos e repositrios de jurisprudncia. Palavras-chave: Licitao; Gerenciamento de Projetos; Estado; Termo de Referncia; Projeto Bsico.

PROJECT SCOPE MANAGEMENT ARISING THROUGH BIDDING

ABSTRACT Public bidding, a administrative procedure that regulates the aquisition of services and goods for the State, is a relevant theme for public managers, suppliers of services and goods and for the community. The present article intend to analyse the basic project or reference term, fundamental elements of a public bidding edict, as instruments to scope management, mainly about the definition na control of the scope. Besides bringing general concepts and legal informations about public biddings, this article want to clarify wich are the objetives and the importance of basic project of reference term, trying to show how the correct description of the service or purchase intended by the public institution, still at the stage of notice, can contribute to the project management. The text covers the study of the instruments of definition about the bidding object, from the preparation of the bidding notice, until the subsequent hiring winner. The work is mainly based on literature, articles and case repositories. Keywords: Public Bidding; Project Management; State; Reference Term; Basic Project.

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Alexandre Golin Krammes 1 INTRODUO

A licitao um instrumento utilizado constantemente pelo Poder Pblico e que tem por objetivo a seleo de propostas, oferecidas por empresas habilitadas, para a compra de bens, servios e realizao de outros tipos de transaes. Nesse sentido, muito comum que, com a definio do vencedor do procedimento licitatrio e sua posterior contratao, seja necessrio haver a gesto de um novo projeto, que tem por finalidade a efetiva entrega do objeto contratado. A viso projetizada uma prtica recomendada em todas as fases do procedimento licitatrio, e seja qual for o objeto a ser adquirido. Mas, de fato, torna-se ainda mais importante quando o objetivo da licitao a execuo de um servio, como, por exemplo, a implantao de um software corporativo em uma grande instituio pblica. Esta uma necessidade que decorre da maior complexidade e abrangncia de projetos dessa natureza. O presente artigo visa investigar a importncia do chamado projeto bsico ou termo de referncia, documentos criados ainda na fase preparatria do procedimento, como instrumentos utilizados para o gerenciamento do escopo dos projetos originados a partir de uma licitao. O tema justifica-se por dois motivos. Primeiro porque no so raros os casos onde, por falha no edital de licitao, a administrao pblica adquire bens ou servios inapropriados para o fim a que se destinam, causando grandes prejuzos ao errio. Segundo porque muito importante que os gestores desse tipo de projeto, notadamente aqueles que atuam no lado dos fornecedores, saibam onde e como buscar subsdios para que o contrato conquistado seja adequadamente cumprido garantindo que as definies iniciais do objeto no sejam alteradas a ponto de comprometer o resultado esperado. O estudo proposto foi construdo utilizando o mtodo dedutivo. Utilizando referenciais tericos a partir da realizao de pesquisa bibliogrfica, parte-se de conceitos gerais, at o momento de analisar especificamente o instrumento integrante da licitao, e sua importncia para o gerenciamento do escopo. O presente trabalho est estruturado da seguinte forma. Inicialmente ser abordado o conceito e alguns dos componentes de um procedimento licitatrio. Na seqncia o chamado termo de referncia, principal instrumento utilizado para definir o objeto do contrato, ser analisado de forma pormenorizada, visando identific-lo como documento essencial para a posterior gesto do projeto.

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao 2 LICITAO: CONCEITO E FASES

A licitao um procedimento da administrao pblica que visa regular a aquisio de bens ou a contratao de servios por entidade governamental. Trata-se de procedimento obrigatrio, adotado em qualquer nvel: municipal, estadual, federal ou em quaisquer outras empresas ou entidades de carter pblico. Carlos Pinto Coelho Motta define de forma bastante clara o conceito. Segundo o autor, licitao o "procedimento administrativo pelo qual a Administrao Pblica, obediente aos princpios constitucionais que a norteiam, escolhe a proposta de fornecimento de bem, obra ou servio mais vantajosa para o errio" (2008, p. 2). Regulado pela Lei 8.666/93, o tema de suma importncia para os administradores pblicos tendo em vista sua obrigatoriedade e por configurar-se como um procedimento que possui extensa quantidade de regras e princpios a serem seguidos. Somente com a estrita observncia dos seus requisitos reconhecida sua completa validade. A relevncia do procedimento pode ser notada no texto da prpria Constituio Federal. A Carta Magna determina que o processo de licitao obrigatrio, sendo raras as possibilidades para que a aquisio de bens ou a contratao de servios no seja feita sob esta forma. Apenas em casos muitos restritos o administrador de entidade estatal pode dispensar a abertura do procedimento licitatrio. No caput do artigo 37 da Constituio so mencionados os princpios que a administrao pblica deve obedecer na sua atuao: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia. Logo aps, o mesmo artigo fornece uma lista de outras obrigatoriedades, entre eles a realizao de procedimentos licitatrios. O inciso XXI determina que obras, servios compras e alienaes devem ser contratados mediante licitao, com exceo dos casos especificados em lei. A principal indicao legal a de que o procedimento deve assegurar a igualdade de condies para os interessados, mediante a qualificao tcnica e econmica que garantam o cumprimento das obrigaes impostas pelo contrato firmado. Mais adiante, outro dispositivo da Constituio refora a obrigatoriedade do procedimento licitatrio. O artigo 175 indica a licitao como sendo o nico mtodo vlido para que servios pblicos possam ser operacionalizados por entidades privadas, seja de forma direta, nos regimes de concesso ou permisso.

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Alexandre Golin Krammes Os procedimentos licitatrios possuem duas grandes fases, a interna e a externa. A fase externa destina-se prioritariamente a garantir a concorrncia entre os interessados em prestar servios ou oferecer materiais para o Estado, tratando-se, assim, de fase posterior onde o objeto a ser adquirido j deve estar bem definido. Alm de outros trabalhos a serem realizados pelos administradores pblicos, na fase interna, tambm chamada de fase preparatria, que a administrao precisa planejar e definir o objeto da licitao. Alm de justificar a necessidade da aquisio preciso descrever detalhadamente o que ser adquirido e quais os mtodos que sero utilizados.

3 O TERMO DE REFERNCIA OU PROJETO BSICO

Como mencionado, definir claramente o que a administrao pretende adquirir requisito obrigatrio ao se iniciar uma nova licitao. Nesse sentido, a lei 8.666 e outras legislaes suplementares apontam determinados instrumentos que tm como principal objetivo a completa caracterizao do objeto do futuro contrato. Foi a lei de licitaes que trouxe o conceito de projeto bsico. Tal a definio fornecida pelos legisladores no artigo 6 da lei 8.666:

IX - Projeto Bsico - conjunto de elementos necessrios e suficientes, com nvel de preciso adequado, para caracterizar a obra ou servio, ou complexo de obras ou servios objeto da licitao, elaborado com base nas indicaes dos estudos tcnicos preliminares, que assegurem a viabilidade tcnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliao do custo da obra e a definio dos mtodos e do prazo de execuo, devendo conter os seguintes elementos: a) desenvolvimento da soluo escolhida de forma a fornecer viso global da obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza; b) solues tcnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulao ou de variantes durante as fases de elaborao do projeto executivo e de realizao das obras e montagem; c) identificao dos tipos de servios a executar e de materiais e equipamentos a incorporar obra, bem como suas especificaes que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o carter competitivo para a sua execuo; d) informaes que possibilitem o estudo e a deduo de mtodos construtivos, instalaes provisrias e condies organizacionais para a obra, sem frustrar o carter competitivo para a sua execuo; e) subsdios para montagem do plano de licitao e gesto da obra, compreendendo a sua programao, a estratgia de suprimentos, as normas de fiscalizao e outros dados necessrios em cada caso; f) oramento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de servios e fornecimentos propriamente avaliados; (BRASIL b, 2010)

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao Como visto acima, a lei da licitao define o conceito de projeto bsico como o conjunto de elementos suficientes, com nvel de preciso adequado, para caracterizar a obra ou servio. Tal requisito, ao contrrio do que se possa supor, no restrito aos projetos de engenharia. Acrdo do Tribunal de Contas da Unio indica que inclusive a contratao de sistemas de informtica deve obedecer aos preceitos estabelecidos no inciso IX do artigo 6 da lei 8.666/93. O procedimento licitatrio deve ser feito tendo em vista a viabilidade do projeto, forma de contratao e manuteno necessria do sistema. (MOTTA, 2008, p. 146) Mesmo na legislao antiga sobre o tema, a adequada definio sobre o que est sendo contratado pelo Poder Pblico era de especial relevncia. Lucia Valle Figueiredo explica que "o objeto da licitao deve tambm estar bem definido sob pena de, se no caracterizado plenamente, enchansar problemas futuros, inclusive a invalidao da licitao por indefinio do que se pretende contratar. (1981, p.44) A lei 8.666 prev as seguintes modalidades de licitao: concorrncia, tomada de preos, convite, concurso e leilo. Criado em lei posterior, ainda pode ser utilizado o tipo chamado prego. justamente na legislao que criou este ltimo tipo de licitao que surgiu outro instrumento utilizado para a definio de objetos a serem licitados, o chamado termo de referncia. A redao do Decreto n. 3.555/00, que aprova o regulamento da modalidade prego para aquisio de bens e servios, fornece o conceito do termo de referncia, salientando que a sua produo, tal com o projeto bsico, tambm se d ainda na fase preparatria do procedimento. Segundo o inciso I do artigo 8, a definio do objeto a ser licitado deve estar no termo de referncia, devendo ser precisa, suficiente e clara. No entanto so proibidas especificaes que possam inviabilizar a competio entre os interessados por serem excessivas, irrelevantes, desnecessrias ou que, de qualquer forma, limitem demasiadamente o fornecimento do objeto. Ou seja, preciso detalhar o objeto, mas seguindo parmetros gerais que garantam sua utilidade de fato, e no apenas especificidades incuas ao objetivo do contratante. O inciso II do mesmo artigo citado acima ainda prescreve que o termo de referncia deve possibilitar a avaliao de custos, mediante oramento que considere a situao atual do mercado. E mais, impe que no documento constem tambm a definio dos mtodos, as estratgias de suprimento e os prazos para a execuo do contrato. Resumidamente, o termo de referncia indica no apenas o objeto que ser contratado, mas tambm, as faixas de preo a serem pagas, como ele dever ser entregue e quais os prazos para cumprimento das obrigaes.

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Alguns autores afirmam que o termo de referncia tem semelhanas com o projeto bsico, sempre exigido para a contratao de obras de engenharia. (SANTANA, 2009, p. 183) Na prtica, os dois instrumentos so utilizados com a mesma finalidade, apenas a denominao distinta. Jair Eduardo Santana afirma que elaborao do edital, principal documento da fase preparatria, por muitas vezes falha, omissa, contraditria e inconsistente. Muitas vezes ocorre uma sequencia de equvocos na concepo do procedimento, o que acaba afetando o instrumento de convocao dos interessados. Santana, para justificar a quantidade de adjetivos desabonadores, conta um caso de "certame licitatrio de desfecho trgico". Em determinado municpio so compradas pela prefeitura galinhas para controle da populao de escorpies. Mas o vencedor da licitao entrega as predadoras em um caminho frigorfico! Ou seja, prontas para serem devoradas, e no devoradoras dos indesejados hspedes. (2009, p. 179) A elaborao destes documentos, ainda na fase preparatria da licitao, o planejamento detalhado do prprio certame e do que se pretende com ele. Mesmo sendo possvel sua posterior complementao, j se deve determinar como o objeto da licitao deve ser executado, atravs da definio de mtodos, estratgia de suprimentos e prazo de execuo. (NIEBUHR, 2006, p. 122) Genildo Gomes (2010), citando o ilustre autor de Direito Administrativo Hely Lopes Meirelles, lembra que o objeto a ser contratado a alma da licitao. Mais adiante, em sua didtica postagem, lembra que toda alma precisa de um corpo. Logo, se o objeto o corpo, o Projeto ou Termo de Referncia a alma da licitao. Seguindo a mesma linha de raciocnio o professor comenta que, em sua experincia profissional, tem encontrado diversas situaes onde o corpo da licitao est extremamente doente. A conseqncia disso no poderia ser outra, contrataes de servios com resultados e produtividade de muito baixo nvel e aquisies de materiais de pssimas qualidades (GOMES, Genildo, 2010). Mesmo sem adentrar a fundo em casos prticos, facilmente possvel deduzir que a afirmao do professor verdadeira. Ora, se o gestor pblico descreve de maneira vaga o que a administrao necessita, a chance de haver problemas muito grande. O fornecedor no saber com alto grau de certeza qual sua obrigao estando em situao de potencial entrega de produto ou servio fora das especificaes necessrias. O gestor pblico, por sua vez, corre o risco de receber objeto imprprio ou de m qualidade e, dependendo do caso, no

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao ter nem a possibilidade de reclamar, tendo em vista que ele prprio deu causa ao fato. Ou seja, prejuzo para a prpria administrao percebida apenas no ato da entrega. Jair Eduardo Santana (2009) ensina que o sucesso de um prego, e aqui possvel dizer de toda uma licitao, conseqncia intimamente ligada a elaborao de um adequado termo de referncia. Segundo o autor o termo de referncia possui o cdigo gentico da licitao e, conseqentemente do contrato que ser firmado entre o Poder Pblico e o vencedor do certame. possvel ir mais alm, afirmando que tal documento a essncia de qualquer tipo de licitao. O termo de referncia o instrumento que "materializa o cenrio em que se desenvolver a aquisio. Cada objeto tem suas caractersticas, sua qualidades intrnsecas, seu cuidado especfico. O termo de referncia ir, portanto, concretizar essa realidade particular, atravs da formulao de regras para o certame". (SANTANA, 2009, p. 182) Desta forma, sabendo que em procedimentos licitatrios existem documentos que devem, obrigatoriamente, descrever com detalhes o objeto e a forma de entrega deste, resta saber como estes documentos podem efetivamente auxiliar no gerenciamento de escopo do projeto. o assunto que ser abordado a seguir.

4 O GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOS LICITADOS Assim como os projetos surgidos em entidades privadas, que tem por objetivo a criao de novos produtos ou servios destinados ao mercado e, conseqentemente ao lucro; tambm projetos originados em entidades pblicas precisam ser geridos de forma coordenada e sistemtica, mesmo sendo seu principal interessado a populao em geral. Ou seja, a gesto de projetos fator fundamental para o sucesso de empreendimentos de qualquer natureza, seja qual for a natureza da sua instituio de origem. Como visto nos captulos acima, ao Estado obrigatria a definio prvia do objeto que ser contratado, fixando as diretrizes que serviro de base para a escolha dos fornecedores. Mais que isso. As entidades pblicas devem elaborar detalhadamente os requisitos do que ser contratado. No entanto, infelizmente, esta tarefa por muitas vezes relegada a segundo plano pelos gestores pblicos e seus assessores. Este fato faz com que frequentemente surjam projetos bsicos e termos referncia que comprometem a qualidade ou at mesmo inviabilizam a efetiva obteno do objeto licitado. As falhas de planejamento so muito comuns na rea. Revista de Gesto e Projetos - GeP, So Paulo, v. 4, n. 3, p 30-45, set./dez. 2013.
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Alexandre Golin Krammes Sem muito esforo fcil perceber os grandes prejuzos que tais problemas trazem tanto para o poder pblico quanto para as empresas vencedoras de tais certames licitatrios.

Tudo isso tem uma nica razo: subestimar ou desconhecer as tcnicas de modelagens de projetos para elabor-los de forma a garantir a eficincia da contratao ou da aquisio. Temos visto as pessoas achando que para elaborar um termo de referencia ou projeto bsico, basta conhecer a legislao. Bom que se diga que projetos e termos de referencias pertencem ao conhecimento de gesto e no da cincia jurdica. As normas jurdicas, a exemplo da lei 8666/93 e a recente IN 02/2008 do MPOG, no so por si s suficientes para passar os conhecimentos de tcnicas de modelagens que essas ferramentas exigem. Essas Normas informam apenas que para licitar necessrio ter um projeto ou o termo de referencia conforme a legislao do prego. Ainda assim, podemos perceber que a IN 02/2008 tem todo o escopo de natureza gerencial. (GOMES, Genildo, 2010)

O captulo 5 do PMBOK trata do gerenciamento do escopo que, em linhas gerais, a definio dos processos necessrios para que projetos incluam todo e somente o trabalho necessrio para sua adequada finalizao. Segundo o guia tais processos so: a coleta de requisitos; a definio do escopo; a criao da estrutura analtica de projeto; a verificao do escopo; e o controle do escopo. Tais processos, apesar de estarem representados separadamente, operam de forma integrada, exigindo esforo de vrios componentes da equipe de execuo e outros interessados. Sua ocorrncia percebida e atualizada em vrias fases dos projetos e tm impacto em todas as outras reas de conhecimento. O plano de gerenciamento do escopo fornece as diretrizes sobre como o propsito final do projeto ser definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado (PMBOK, p. 92). Sua forma varivel. Pode ser detalhada ou concisa, formal ou informal, variando de acordo com as necessidades e tamanho do projeto.

4.1 A DEFINIO DO ESCOPO

Dentre os processos mencionados pelo PMBOK, possvel destacar dois de maior relevncia em relao aos projetos originados a partir de licitaes. O primeiro destaque refere-se definio do escopo. Este processo abrange a descrio pormenorizada do projeto, bem como do produto que ser obtido na finalizao dos trabalhos. Jos Carlos Cordeiro Martins indica que a entrada basilar deste processo a descrio do produto ou servio, mas, logo adiante em seus ensinamentos, lembra que no se deve confundir o escopo do produto com o escopo do projeto.

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O escopo do produto composto pela especificao tcnica que descreve o conjunto de funcionalidades e o desempenho desejado para o produto, e deve ser elaborado antes do escopo do projeto. O escopo do projeto define o conjunto dos trabalhos que sero executados para construir e entregar o produto. (MARTINS, 2004, p. 23)

possvel perceber que em projetos nascidos de uma licitao o termo de referncia ou o projeto bsico j deve fornecer grande parte dos elementos que faro parte tanto do escopo do produto, quanto do escopo do prprio projeto. O administrador pblico, ao indicar que precisa implantar um software em determinadas reparties, por exemplo, precisa definir no apenas quais so as funcionalidades necessrias do programa, mas tambm como ser feita a efetiva instalao nas mquinas, os treinamentos e o acompanhamento com os usurios. As entradas para a definio do escopo so, segundo o PMBOK: o termo de abertura do projeto, a documentao dos requisitos e os ativos de processos organizacionais. Fora o termo de abertura do projeto, que somente poder ser elaborado aps a efetiva contratao dos vencedores da licitao, os dois ltimos elementos; a documentao dos requisitos e os ativos de processos organizacionais; j devero estar praticamente prontos na fase de execuo do contrato. Explica-se. A documentao de requisitos j dever constar do termo de referncia, ao menos de forma geral, pois so estes prprios requisitos que indicam se o objeto atende as necessidades da administrao. Como indica o PMBOK, os requisitos podem comear em um alto nvel e progressivamente se tornar mais detalhados conforme mais detalhes so conhecidos. (PMBOK, p. 97). Ou seja, alto nvel ainda na preparao da licitao, e mais detalhado quando o objeto comear a ser obtido de fato, aps a contratao. J os ativos de processos organizacionais indicam as instrues, procedimentos, planos e padres da entidade para mensurar a conduo do trabalho. Tais condies tambm so previamente indicadas aos participantes de uma licitao, servindo como elemento importante para a gesto do projeto. As ferramentas e tcnicas para definir o escopo so: opinio especializada, anlise do produto, identificao de alternativas e oficinas (PMBOK, p. 100). Estudando tais aes possvel notar que o administrador pblico tambm dever ter elaborado o edital de licitao com base em informaes previamente coletadas para que o objeto pretendido esteja adequadamente descrito. Elaborar o termo de referncia ou o projeto bsico , em grande parte, definir o escopo do futuro projeto!

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Alexandre Golin Krammes A declarao do escopo1 do projeto a principal sada do processo de definio do escopo. Neste documento descrito em detalhes quais os trabalhos a serem realizados e quais so as entregas resultantes destes trabalhos. Outro objetivo deste documento planificar o entendimento sobre o projeto para todos os interessados. Esta fase inicial possui importncia para uma grande quantidade de stakeholders, passando pelo sponsor, membros da equipe executora e terceiros, mesmo que no diretamente envolvidos na execuo do projeto. Muitos projetos iniciam com uma idia vaga do resultado final ou com apenas uma definio superficial. Assim, muitos projetos falham devido m definio do escopo. (SOTILLE, 2007, p. 22) Kim Heldman resume com clareza o objetivo acima destacado. Para a autora a declarao do escopo informa a todos os interessados no projeto qual exatamente ser o resultado obtido quando o trabalho estiver terminado. (2006, p. 96) Sendo assim, possvel deduzir que em projetos originados a partir de procedimentos licitatrios, a declarao do escopo de fundamental importncia para alinhar expectativas de forma bastante ampla. Suas informaes so utilizadas pelos contratantes, administradores dos rgos estatais; membros da equipe executora, que normalmente abrange funcionrios de empresas privadas e servidores de carreira ou em cargos de confiana; e, at mesmo, por membros da sociedade civil, interessados nos resultados da licitao. Por conter a descrio das principais atividades a serem realizadas, o escopo do projeto tambm o instrumento utilizado para que o cronograma e o oramento do projeto sejam elaborados. Esta caracterstica faz que seja necessrio um controle bastante criterioso do escopo durante a execuo do projeto, tendo em vista que qualquer mudana pode afetar o planejamento na ntegra, afetando negativamente sua execuo.

4.2 O CONTROLE DO ESCOPO Se a definio do escopo do produto e do servio um processo que merece especial ateno dos gestores pblicos, pois, como visto acima, grande parte das suas informaes devem provir do prprio projeto bsico ou termo de referncia; o segundo processo que merece destaque no presente estudo est mais voltado aos vencedores de uma licitao, e refere-se ao controle do escopo.

Um exemplo de declarao de escopo pode ser visto em: http://wiki.pge.ce.gov.br/index.php/Declarao _de_Escopo__Portal_Digital_de_Licitaes_-_Prego_Eletrnico

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao A especial relevncia dada ao processo de controle o escopo do projeto (e do produto) justifica-se pela necessidade do executor saber exatamente o que deve ser feito e como agir em casos onde o objeto precisa ser alterado em plena fase de execuo. Esta uma das atividades mais importantes dos gestores, pois dependendo do nvel de alterao o projeto pode ruir por completo, seja pela extrapolao do tempo, do oramento disponvel ou ainda outras causas. Em projetos licitados este cuidado voltado ao que deve ser produzido no projeto, est intimamente ligado as mudanas nas regras governamentais. Nestes casos, a alterao das regras do jogo muitas vezes so originadas pela prpria rotatividade dos sponsors, ocupantes de cargos pblicos temporrios, eletivos ou de confiana. O que para a maioria dos projetos eminentemente privados um evento externo e casual, para projetos originados a partir de uma licitao uma realidade a ser considerada desde o incio, ou seja, desde a assinatura do contrato e criao dos documentos de planejamento. Tal considerao encontra ainda mais embasamento quando trata-se de projetos longos, sujeitos a uma maior nvel de mudana de regras em virtude da mudana da equipe gestora e, muitas vezes do prprio sponsor do projeto. Jos Carlos Cordeiro Martins comenta que o controle do escopo tambm essencial quando percebido algum erro ou omisso na prpria definio do escopo do produto ou servio. Este tipo de problema normalmente ocorre por dois motivos. Primeiro, pela falta de planejamento no incio do projeto. Segundo, pela falta de atuao dos gerentes e tentativa de realizar mais do que os recursos disponveis permitem. (2004, p. 72) A habilidade de comunicao no controle do escopo de suma importncia para os gestores de projetos originados por licitao.
Na verdade, aqui temos um quesito poltico, que envolve muita habilidade no trato e negociao, pois sua maior orientao fazer com que as mudanas propostas ou necessrias ajudem o projeto. Sua atuao est sobre os fatores de mudanas dentro do projeto e deve influenci-las para que trabalhem em prol do projeto, garantindo que as eventuais mudanas sejam benficas a ele. (SOTILLE, 2007, p. 107)

Por mais trabalhoso e burocrtico que possa ser, preciso formalizar as regras para que o controle do escopo seja realizado de forma adequada, impedindo que decises polticas, muitas vezes descontextualizadas da realidade afetem o andamento do projeto. O fato que os executores de projetos originados a partir de licitao, principalmente aqueles que esto atuando no lado dos contratados, devem dedicar especial ateno no controle do escopo, de forma a revestir sua atuao em parmetros viveis de execuo. Revista de Gesto e Projetos - GeP, So Paulo, v. 4, n. 3, p 30-45, set./dez. 2013.
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Alexandre Golin Krammes 5 CONCLUSO

A gesto de projetos originados a partir de licitaes tema de grande interesse, tanto para os gestores pblicos quanto para as organizaes que competem entre si para oferecer produtos e servios para as organizaes estatais. Por se tratar de procedimento obrigatrio e revestido de uma srie de regras especficas, torna-se necessrio o profundo conhecimento de suas caractersticas. Mas os administradores pblicos precisam ter em mente que, na elaborao de um edital de licitao, no basta definir genericamente o produto ou servio pretendido pelo Estado. Os procedimentos devem, desde o incio, adotar os conhecimentos e prticas j amplamente utilizados na gesto de projetos de organizaes privadas. Esta orientao deve ser seguida principalmente na elaborao do projeto bsico ou termo de referncia. So estes os documentos que definiro, ainda que de forma bsica, todo o trabalho que dever ser realizado e o que se espera como resultado da contratao a ser efetuada. Sua elaborao deve seguir mtodos reconhecidamente eficazes, que garantam o pleno entendimento do projeto e sua viabilidade, atendendo s necessidades do ente estatal contratante. Servidores e administradores de entidades pblicas devem estar cientes da necessidade de se estudar no apenas leis e regulamentos especficos relativos s licitaes. preciso conhecer a cincia da gesto para fazer grandes contrataes e aquisies com base num corpo sadio da licitao que o projeto ou termo de referncia. (GOMES, Genildo, 2010) Por outro lado, os pretendentes em assumir a entrega do objeto ou os participantes j contratados, vencedores de certames licitatrios, devem estudar detalhadamente o objeto pretendido pela instituio pblica. Esta ateno necessria em toda a tramitao pr-contrato mas, principalmente, na assinatura do contrato de execuo e incio dos trabalhos. Em casos de termos de referncia falhos, preciso que os gestores de projetos definam o escopo do projeto e do produto de forma a atender a necessidade do Estado, mas ao mesmo tempo garantindo a viabilidade do projeto, tendo em vista todas as outras reas importantes para a gesto. Neste sentido, importante ressaltar que as regras definidas no contrato podem suprir as falhas detectadas nos termos de referncia. Se os contratados pelo poder pblico forem hbeis no ajuste de pontos obscuros ou duvidosos transcritos nos termos de referncia, esclarecendo tais circunstncias no documento que formaliza a transao, haver segurana jurdica na execuo e gesto do projeto. Em outras palavras. Se termo de referncia estava inconsistente, que a correo seja realizada no contrato, pois este instrumento que passa a valer.

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao Tambm preciso a elaborao de regras claras para que o controle do escopo seja eficaz, menos sujeito a inesperadas alteraes de rumo da instituio pblica, decorrente da mudana dos ocupantes de seus cargos diretivos. Os executores externos do projeto precisam dar especial ateno aos documentos que indicam as mudanas de escopo, pois apenas a partir destes textos sero encontrados subsdios que podem justificar eventuais atrasos ou mesmo a deteco de provvel inviabilidade do projeto por conta das mudanas de escopo exigidas pelos gestores da parte estatal. Aos vencedores de uma licitao vale a pena citar as palavras de Mauro Afonso Sotille para o fechamento do tema. Uma regra prtica para a correta determinao do escopo do projeto fazer o que o cliente quer, no o que ele diz que quer (SOTILLE, 2007, p. 28). Em outras palavras, certos casos necessitam que se v alm das palavras que descrevem o objeto licitado, traduzindo de forma mais clara o que pretende o administrador pblico. Termos de referncia e projetos bsicos so os instrumentos nos quais os agentes do estado dizem o que querem. preciso transcrever para o contrato e para o escopo do projeto o que eles realmente precisam. Aos interessados nesta temtica, sugere-se a realizao de estudos que analisem casos especficos de gesto de projetos originados por licitao, procurando determinar at que ponto o sucesso ou fracasso do projeto estiveram relacionados com a definio do objeto, antes e aps sua contratao.

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Alexandre Golin Krammes REFERNCIAS

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Gerenciamento do Escopo em Projetos Originados por Meio de Licitao

Sotille, Mauro Afonso. Gerenciamento do Escopo em Projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007.

___________________ Data do recebimento do artigo: 25/08/2013

Data do aceite de publicao: 15/10/2013

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