o a c i f i t r e C grupo em

Realizao

Apoio

Conselho Brasileiro de Manejo Florestal FSC Brasil

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o a c i f i t r e C gru p o em

Realizao

Apoio

Conselho Brasileiro de Manejo Florestal

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FSC Brasil

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Apresentao
O objetivo desta cartilha fornecer informaes aos interessados em desenvolver um esquema de certificao em grupo, orientado principalmente para os padres do Forest Stewardshp Council - FSC. Essas informaes tambm podem ser teis a esquemas de certificao em grupo segundo outros padres.

A cartilha est dividida em 3 captulos:

Introduo certificao em grupo: Este captulo descreve a certificao em grupo e fornece informaes bsicas sobre como funciona esse modelo de certificao.

Construindo um esquema de certificao em grupo: Apresenta o passo-a-passo, em etapas, para montar um esquema de certificao em grupo.

Apoiando e envolvendo os membros do grupo: Discute a atuao dos membros do grupo e as formas de gesto.

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Introduo certificao em grupo

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O que certificao em grupo e por que til a muitos empreendimentos florestais?

Desde a criao da certificao florestal do FSC - Forest Stewardship Council ou Conselho de Manejo Florestal, empresas florestais maiores tm conseguido obter a certificao mais rpido do que as iniciativas de manejo florestal praticadas por comunidades ou pequenos proprietrios. A certificao em grupo uma alternativa para evitar ou minimizar esses fatores e significa basicamente reunir pequenas reas florestais sob o comando de um representante, denominado 'administrador do grupo'. Alm de agregar vrias funes o administrador do grupo ser a fonte de informao e o(a) responsvel pela organizao do processo de certificao. A certificao em grupo pode permitir a cada integrante se beneficiar de mercados maiores, sem perder o controle do manejo de sua rea florestal, j que rene um grande nmero de pequenas reas num mesmo grupo.

Responsabilidades do administrador do grupo

Criar e administrar o grupo; ! Estabelecer contato entre o grupo e a certificadora; ! Manter o certificado em nome do grupo; ! Fazer os contatos e selecionar a certificadora; ! Programar as visitas de avaliao e acompanhar os auditores; ! Relatar a todos as concluses dos auditores e assegurar que os problemas identificados sero adequadamente resolvidos.
!

Como funciona a certificao em grupo?

Na certificao em grupo, o 'administrador do grupo' (que pode ser uma pessoa, uma organizao, uma empresa, associao ou qualquer outra pessoa jurdica) desenvolve as regras a serem aplicadas ao grupo. Esse 'administrador' tambm fornece informaes, orienta e monitora o andamento do grupo. Por exemplo, no manejo, as experincias bem sucedidas de um integrante podem ser repassadas para os demais por meio dessa pessoa. O contato e a escolha da certificadora, a organizao das visitas de certificao, a preparao da documentao e o acompanhamento de todo o processo de certificao tambm so feitos pelo 'administrador'.

Por que a certificao em grupo reduz custos?

No esquema de grupo a certificao mais barata porque sendo o 'administrador do grupo' responsvel pelo controle do projeto, o certificador faz a auditoria nele e em apenas alguns integrantes do grupo, no precisando avaliar um por um, como ocorre na certificao individual. Alm disso, os requisitos de um processo de certificao como consultas pblicas, relatrios etc so feitos de uma s vez, e os custos so divididos por todos os integrantes do grupo.

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Construindo um esquema de certificao em grupo

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Componentes necessrios para iniciar um trabalho de certificao em grupo:

1) Uma entidade legal: O grupo, ou a

organizao encarregada pela administrao, tem que ter representatividade legal, e com ela so firmados os acordos com os integrantes e contrato com o certificador.

6) Consultas : A implementao dos padres

e o processo de certificao requerem consultas.

7) Reclamaes: necessrio estabelecer

procedimentos para tratar de reclamaes, tanto internas, encaminhadas pelos membros, como externas apresentadas por terceiros.

2 ) Estrutura da administrao e responsabilidades sobre o trabalho: Alguma estrutura de administrao

tem que existir para o 'administrador do grupo', contendo definio de papis e as responsabilidades de cada categoria de participante do grupo.

8) Monitoramento: O administrador deve

colocar em prtica um programa para monitorar regularmente os membros e garantir a obedincia dos padres e do prprio grupo.

3 ) Deciso sobre o tipo de afiliao: Embora alguns grupos aceitem como

seus membros qualquer tipo ou tamanho de floresta, a maioria deles est voltada para um tipo especfico de afiliados.

9) Manuteno de registros : O
administrador do grupo responsvel pela manuteno dos registros de cada integrante.

10) Treinamento e informao :

Definir requisitos mnimos de treinamento para o administrador do grupo e quaisquer funcionrios ou subcontratados encarregados de executar os diversos tipos de tarefas. Pode tambm ser til desenvolver programas de treinamento.

4) Interpretao dos requisitos dos padres de certificao para os integrantes do grupo: Uma tarefa
importante do trabalho do administrador do grupo a de interpretar os padres do FSC na forma em que se aplicam s circunstncias particulares dos afiliados ao grupo.

11) Declaraes sobre certificao:

Os integrantes devem entender e obedecer as diretrizes do FSC a respeito dos tipos de declaraes que podem ser feitas pelas organizaes certificadas.

5) Requisitos para afiliao: Cada

administrador do grupo precisa definir:
! Requisitos para admisso ao grupo; ! Regras para deixar o grupo; ! Regras para expulso do grupo.

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A estrutura de administrao do grupo

Todo grupo precisa ter uma estrutura de administrao para garantir seu bom funcionamento. Essa estrutura serve para classificar e dividir as tarefas entre os membros internos e terceiros, no caso de haver outras pessoas / organizaes envolvidas.Um organograma ou mesmo uma lista de responsabilidades pode ajudar nessa estruturao.

Quem pode ser membro do nosso grupo?

Na etapa de organizao importante decidir que tipo de membro pode fazer parte do grupo. Essa deciso que vai acabar definindo o tipo de grupo: tanto pode ser um grupo especfico por exemplo, manejadores de aa quanto um grupo maior por exemplo, manejadores da Reserva Extrativista do Rio Juru. O que no podemos esquecer que quanto maior o grupo mais complexa a sua organizao! Isso serve para mostrar qual o perfil do grupo e serve tambm para informar a outras pessoas/famlias porque elas podem ou no aderir ao grupo. Tambm existe a possibilidade dessa definio mudar com o tempo, caso os membros percebam que necessrio.

Por exemplo, os seguintes critrios podem ser usados para construir o perfil do grupo:

Tamanho do grupo: Haver um limite

Nmero de membros: Quanto maior for o

nmero de membros, mais organizao e mais infra-estrutura sero necessrias ao grupo.

A entidade legal
Na certificao em grupo, em que o contrato firmado entre o certificador e o administrador do grupo, o certificado mantido por este em nome do grupo. Por isso , necessrio que o administrador exista como uma entidade legal, pessoa jurdica; este um requisito da certificao credenciada pelo FSC. Podem ser consideradas entidades legais:
! ! ! ! !

mnimo ou mximo de participantes do grupo? Alguns grupos so criados para ter no mnimo x pessoas ou no mximo y.

Custo de adeso : A administrao do Tipo: O tipo de floresta pode ser um critrio de

incluso, por exemplo, proprietrios de reas com potencial madeireiro. grupo pode ser custeada por uma organizao externa. Contudo, se tiver que ser auto-sustentada financeiramente, indicado cobrar uma taxa de manuteno dos membros e, possivelmente, uma taxa anual para custear o monitoramento. Essas taxas devem ser pensadas e programadas com antecedncia, de forma a garantir uma renda suficiente para o bom funcionamento do grupo e para cobrir tanto os custos de administrao como os custos da certificao.

Manejo: Os responsveis pelo manejo podem

ser um critrio, por exemplo: s se aceita pequenos proprietrios que manejam suas prprias terras, ou pode no haver restries quanto a quem so os responsveis pelo manejo.

Uma empresa, inclusive uma empresa de propriedade e administrada por uma pessoa; Uma associao de carter privado ou de empresas industriais; Uma organizao no governamental (ONG); Uma organizao governamental; Uma organizao comunitria.

O que devemos lembrar que a entidade ser responsvel por manter o certificado em nome de todos seus membros e que, se algo acontecer que leve cassao do certificado, ela entidade- pode ser responsabilizada. Duas das principais tarefas do administrador do grupo so: realizar a avaliao inicial dos candidatos que desejam se integrar ao grupo e fazer o monitoramento dos membros.
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Localizao: A regio outro ponto interessante a se discutir. Alguns grupos so especficos de uma determinada localizao (ex. Reserva Extrativista do Rio Cautrio), outros aceitam membros de uma regio inteira (ex. Reservas Extrativistas de Rondnia)

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Afiliao ao grupo
O grupo precisa desenvolver os requisitos para a afiliao de novos membros. Esses requisitos para o quadro de associados garantem o bom funcionamento do grupo e asseguram a que os padres sero cumpridos. Os seguintes requisitos devem ser desenvolvidos:
! Adeso ao grupo; ! Desligamento do grupo.

Pedido formal de adeso ao grupo

Para fazer parte do grupo, alguns requisitos so necessrios: Solicitar um conjunto completo de informaes sobre as exigncias para sua adeso ao grupo, por escrito ou verbalmente.

O processo de adeso ao grupo deve ser simples e direto. importante lembrar que na certificao em grupo quando um novo membro admitido, suas reas de florestas sero consideradas automaticamente como certificadas!O administrador do grupo responsvel por garantir que o manejo praticado pelos interessados em aderir ao grupo j est cumprindo com os requisitos dos padres de certificao. Uma maneira fcil de atingir esse objetivo duplo por meio do desenvolvimento e aplicao de um processo que consiste de trs etapas:
! Fornecimento de informaes; ! Pedido formal de adeso ao grupo; ! Inspeo prvia antes da aceitao do novo membro.

Deve haver um documento formal de adeso ao grupo, assinado pelo interessado, declarando que:
! O interessado entende perfeitamente todos os

requisitos relacionados com sua adeso ao grupo; ! O interessado se torna membro do grupo; ! O interessado pretende permanecer no grupo por um longo perodo de tempo e manejar sua floresta de acordo com os requisitos do grupo. Esta uma exigncia para todos os grupos que desejam obter a certificao do FSC! No processo de admisso de novos membros til desenvolver um formulrio para registrar informaes bsicas: nome e coordenadas para contato do proprietrio ou responsvel pelo manejo; nome da regio ou floresta; detalhes da localizao, tamanho, espcies e tipos de produto etc. Voc pode tambm pedir aos interessados que incluam um resumo das questes relevantes abordadas nos padres, como, por exemplo, informaes sobre espcies raras, conservao, uso da floresta pelas comunidades locais ou qualquer outro assunto considerado importante.

Fornecimento de informaes
O grupo deve fornecer informaes para os interessados em fazer parte dele. Essas informaes representam o esquema do grupo e podem ser passadas em forma de cartilhas ou de reunies pblicas com os membros. As informaes, podem conter: Informaes gerais sobre o esquema de grupo indicando o responsvel por seu funcionamento, as caractersticas do quadro de associados etc. Deveres e obrigaes dos membros, inclusive como se d a adeso ao grupo, o desligamento, expulso e monitoramento. Nas obrigaes deve ficar bem clara a necessidade de uma visita inicial e de visitas anuais e de monitoramento. Padres FSC ( ou sua interpretao ) os quais o(a) candidato(a) ter que cumprir. O Processo da certificao descrevendo as atividades do certificador, direito do certificador e do FSC de ter acesso s reas dos membros do grupo, visitas programadas ou no-programadas durante o perodo do certificado, direito para tornar pblicas as informaes sobre a floresta do membro, etc. Procedimentos para resolver reclamaes incluindo a soluo de reclamaes de terceiros para com o grupo e as dos prprios membros sobre a administrao. Custos incluindo as taxas iniciais, as taxas anuais e outros custos possveis associados.
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Inspeo prvia para aceitao de novo membro

Como a aceitao ao grupo torna o produtor automaticamente certificado, essa etapa muito importante. O administrador do grupo precisa garantir que o candidato cumpra com todos os requisitos da certificao antes de ser aceito como um novo membro. Se for aceito um membro que no cumpre com os requisitos, o certificado pode ser cancelado para todos futuramente. A avaliao se iniciar quando todos os documentos de adeso estiverem corretamente preenchidos e devolvidos ao administrador do grupo. Ela pode comear com a verificao do cumprimento dos requisitos bsicos de adeso ao grupo: existem regras para tamanho mnimo? Localizao? Papel no projeto? Outras? Se ele passa por essa fase ento a prxima verificar se o seu manejo cumpre com os requisitos do grupo (padro adotado grupo). 17

Pode ser til que existam pessoas encarregadas por essas verificaes , como por exemplo:
! ! ! !

Motivos para a expulso

Existem vrias razes que podem justificar a expulso de um membro do grupo:

O administrador do grupo; Membros da equipe de administrao do grupo; Um consultor externo; Membros do prprio grupo.

Nessa hora, uma listagem (checklist) pode ajudar na avaliao e documentao, pois um meio prtico e seguro de verificar o cumprimento dos requisitos. O checklist pode inclusive orientar o candidato em que pontos ele ainda precisa se ajustar. Cumpridas todas as necessidades, num primeiro momento ou no, o novo membro pode ser aceito finalmente no grupo. Esse processo precisa ser:
o envolvid r a t s e pelo mbro novo me ntos adotados o , im s e dim Agora os proce o. s o d o t rup em dor do g a r t is n i adm

! Um membro foi informado que no estava cumprindo com os requisitos do grupo e no tomou as medidas necessrias dentro do prazo; ! O grupo chegou concluso de que um membro est violando as regras do grupo (por exemplo, executou o corte raso em toda sua floresta); ! Um membro tem deixado de pagar as taxas do grupo, mesmo depois de repetidas cobranas; ! Informando aos membros de seus problemas antes da expulso.
muito importante que o grupo tenha um meio de avisar aos membros a existncia de problemas antes de tomar a deciso da expulso. Isso possibilita aos membros que tomem providncias a fim de resolver os problemas e evitar a expulso. Uma boa maneira de se fazer isso utilizar comunicaes escritas ou advertncias oficiais. As cartas de advertncia devem informar com clareza quais os problemas e que prazo os membros tero para resolv-los. uma boa idia utilizar primeiro uma carta apenas informando a existncia do problema assim que ele surgir , e, se o problema continuar, enviar uma segunda carta avisando sobre a urgncia das providncias para resolv-lo e da possibilidade de expulso. Todas as cartas devem:
! Explicar claramente qual o problema; ! Informar o prazo para a soluo do problema; ! Explicar como o administrador do grupo vai verificar se o problema foi

! Documentado; ! Comunicado; ! Arquivado.

Desligamento do grupo
Qualquer membro pode deixar o grupo de duas formas:
! Por vontade prpria:um membro do grupo pode simplesmente se mudar, resolver vender suas terras etc. ! Por deixar de cumprir com as normas do grupo: expulso

Expulso do grupo
A certificao de um esquema de grupo depende do cumprimento dos requisitos por todos os seus membros. Se um dos membros no puder cumprir esses requisitos, ele pe em risco o certificado de todo o grupo, deve ser expulso. A deciso de expulsar algum do grupo pode ter conseqncias legais e financeiras srias. Portanto importante que todos os candidatos conheam as possveis causas da expulso e aceitem as condies antes de aderir ao grupo. Tambm fundamental que o procedimento de expulso seja previsto e conhecido por todos, para se ter certeza de que concordam caso seja necessrio expulsar algum. O processo de expulso tem que incluir detalhes sobre:
! Os motivos que podem levar um membro expulso; ! O modo pelo qual o membro ser informado dos problemas que podero levar sua expulso; ! O prazo que o membro em processo de expulso ter para apelar contra a deciso de expuls-lo e os

Se a comunicao por escrito no for apropriada ao seu grupo, haver necessidade de algum visitar o membro com problemas e explicar a ele o que est acontecendo. Informando ao grupo da expulso Se os problemas que levaram ao processo de expulso no forem resolvidos, dever ter incio o processo formal de expulso. Se possvel, ser interessante enviar uma carta a todos os membros do grupo informando sobre o incio do processo de expulso daquele membro.

resolvido;
! Sugerir que o membro entre em contato com o administrador do grupo

modos de apelao (ou seja, o prazo para apresentar queixas com relao ao processo de expulso e os modos de realizao dessas queixas).

(ou outra pessoa) para discutir o problema caso considere necessrio; ! Ser claramente datadas e assinadas; ! Ter uma cpia arquivada na pasta do quadro de associados.

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Montado o programa de monitoramento, as duas primeiras perguntas a serem feitas so:

! Quem realizar o monitoramento? ! Quando ser feito?

Geralmente, a maioria dos certificadores encoraja os administradores de grupo a monitorar cada membro pelo menos uma vez por ano. Contudo, em alguns grupos isso pode no ser necessrio ou possvel. Registros e documentos do sistema de grupo Uma tarefa importante do administrador cuidar dos documentos internos do esquema de certificao em grupo e manter registros adequados de todos os membros. Deve haver uma pasta para cada membro do grupo, contendo toda a documentao relativa quele membro. Documentos do sistema de grupo Na medida em que voc desenvolver seu esquema de certificao em grupo ir provavelmente constatar que tem de lidar com diferentes tipos de documentos como:
! ! ! ! ! !

Formulrios de adeso ao grupo; Informaes sobre o esquema do grupo; Obrigaes do quadro de associados; Regras para admisso, sada e expulso do grupo; Listagens de inspeo para avaliao e monitoramento; Formulrios de Requisio de Aes Corretivas (CAR) do processo de certificao

Alm desses documentos, podem ser estabelecidos procedimentos por escrito de outras responsabilidades que esto a seu cuidado como:

Monitorando os membros do grupo

Uma das tarefas do administrador do grupo garantir que o manejo florestal de todos os membros seja monitorado periodicamente para verificar o cumprimento com os requisitos do grupo e dos padres de certificao. Portanto, manter um programa de monitoramento uma das principais tarefas da administrao do grupo. Isso inclui:
! ! ! ! !

! Monitoramento; ! Expulso de um membro do grupo; ! Encaminhamento de Requisio de Aes Corretivas (CARs).

O conjunto desses documentos compe a documentao do sistema de grupo e muito importante que eles sejam bem administrados.

Treinamento e informao
O treinamento e a informao so tarefas importantes da administrao de um esquema de certificao em grupo, ele inclu o treinamento tanto dos membros da equipe de administrao como dos prprios membros do grupo.

Desenvolvimento de um programa de monitoramento (de verificao do cumprimento das normas); Desenvolvimento de listagem de monitoramento; Montagem de um mecanismo de preparao de relatrios de campo; Desenvolvimento de uma estratgia de amostragem, quando necessrio; Garantia de prticas de manuten-o de registros.
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Qualquer que seja a estrutura administrativa, existem certos conhecimentos que a administrao deve ter para garantir o bom funcionamento do grupo. necessria a contribuio de pessoas, com um bom entendimento de manejo florestal e de questes sociais e ambientais, para que os requisitos dos padres sejam adequadamente interpretados nos requisitos do grupo. Uma boa maneira de se obter esse tipo de conhecimento contratar pessoas com capacitao adequada, seja como empregados ou como consultores de curto prazo. Muitos administradores de grupo consideram que a informao uma das partes mais importantes do servio que prestam aos membros do grupo. As Informaes para o grupo podem incluir:
! Atualizaes na lista de membros para garantir que todos sejam informados sobre os novos integrantes e

sobre expulses;
! Mudanas nos padres do FSC ou nos requisitos do grupo e detalhes sobre como os membros devem ! ! ! ! !

reagir a essas mudanas; Programao de monitoramento para o ano e detalhes das visitas a serem realizadas; Informaes sobre os resultados do monitoramento realizado pela organizao certificadora; Informaes sobre as Requisies de Aes Corretivas (CARs) levantadas; Detalhes sobre alteraes na equipe de administrao do grupo; Informaes sobre reclamaes recebidas e o resultado de investigaes.

Uma das maneiras mais bsicas de se manter os membros informados por meio de um 'manual do associado', um documento contendo uma variedade de informaes sobre o grupo, seus requisitos e como tudo funciona.

Treinamento e assistncia aos membros do grupo

Esse programa pode conter:
! Treinamento sobre requisitos legais para o manejo florestal; ! Boas prticas de manejo florestal - esse tipo de apoio pode ser dado como assistncia na preparao dos

planos de manejo, na execuo do inventrio, no planejamento de operaes, no programa de monitoramento, nos planos de conservao e tambm nas questes de sade e segurana do trabalho; ! Treinamento em conservao da biodiversidade se sua equipe quiser pode contar com apoio de especialistas em ecologia florestal, manejo de fauna ou conservao. ! Consultas e interao com a comunidade. De acordo com os requisitos dos padres do FSC, importante que os membros conheam os requisitos que tratam da necessidade de interao com outras partes interessadas e a forma de conduzir consultas, solucionar problemas e dar o encaminhamento certo s reclamaes.

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Apoiando e envolvendo os membros do grupo

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Manual para os membros do grupo: A principal finalidade do manual dos membros do grupo reunir informaes como as regras do quadro de associados, os requisitos e os procedimentos do grupo. Representao dos membros: o conselho ou comisso dos membros: A principal funo da comisso assegurar uma boa comunicao entre a administrao do grupo e seus membros. Funes da comisso de membros
! Trazer para discusso as preocupaes dos membros do grupo; ! Discutir com a administrao do grupo as necessidades dos membros; ! Revisar as atividades administrativas do grupo, inclusive o programa de monitoramento, as auditorias de

certificao e de controle do certificador; ! Estar informada sobre as modificaes nos requisitos do FSC e decidir como o grupo pode adot-las; ! Trazer de volta aos membros as informaes da administrao do grupo; ! Planejar os programas de treinamento e cooperao. A comisso pode ou no estar envolvida com aspectos administrativos do grupo, como as candidaturas adeso e veto entrada de novos membros, expulses, reviso das Requisies de Aes Corretivas (CARs), encaminhamento de reclamaes e julgamento de apelaes. Deve haver um presidente para conduzir as reunies e garantir que as decises sejam levadas adiante. O presidente pode ser indicado pela comisso ou ser eleito pelo quadro de associados. A comisso pode necessitar de algum suporte administrativo para desempenhar suas tarefas, como organizar as reunies, convocar os membros e preparar as atas, sendo que o administrador pode fornecer esse suporte.

Alguns pontos especficos: A maior parte das organizaes certificadoras exigir que voc tenha pelo menos trs participantes em seu esquema antes de levar adiante o processo de certificao. Esse nmero pode ser maior para grupos que pretendem ter muitos membros. Se houver uma razo para que voc busque a certificao com menos de trs membros, ter de discutir essa questo com seu certificador e pedir que seja aberta uma exceo. Se o grupo crescer rapidamente em nmero de membros ou de reas florestais, ou se houver mudana nos tipos de membros, a maior parte das organizaes certificadoras realizar as visitas de controle mais cedo. Expanso do quadro de associados para incluir diferentes tipos de florestas: Um grupo pode incluir vrios tipos de associados, mas o administrador do grupo tem de ser capaz de demonstrar que seu grupo foi desenvolvido especificamente para lidar com cada tipo de associado nele includo.
Se o administrador de um grupo j existente decide expandir os tipos de associados, dever:
! Desenvolver documentao adequada (particularmente os requisitos do grupo e as listagens de admisso

e de monitoramento) para o novo tipo de associado;

! Informar a organizao certificadora sobre a expanso; ! Provavelmente se submeter a uma visita de controle antecipada para provar que o grupo se desenvolveu

adequadamente.

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