Serviço de fotocópia

Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Roberto Simões
Diretor-Presidente
Luiz Eduardo Pereira Barreto Filho
Diretor Técnico
Carlos Alberto dos Santos
Diretor de Administração e Finanças
José Claudio Silva dos Santos
Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial
Mirela Malvestiti
Coordenação
Nídia Santana Caldas
Equipe Técnica
Carolina Salles de Oliveira
Autor
FABIO DE OLIVEIRA NOBRE FORMIGA
Projeto Gráfico
Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.
http://www.staffart.com.br
Apresentação do Negócio
“Tire uma xerox, por favor”. Embora todo mundo entende que o autor
da frase esteja solicitando uma fotocópia, o termo “xerox” é mais um
exemplo de marca que virou sinônimo de produto, assim como
“Gillete” e “Bombril”. Na verdade, Xerox é uma marca patenteada de
uma empresa multinacional, sediada em Rochester, nos Estados
Unidos. Sua história confunde-se com a história da própria fotocópia,
ou cópia xerográfica.
O serviço de fotocópia tem origem no final dos anos 40, quando a
Xerox, à época apenas uma pequena fábrica norte-americana de
produtos fotográficos, decidiu aproveitar o processo de xerografia para
criar a primeira máquina fotocopiadora, a Xerox Model A. O novo
equipamento permitia a fotocópia de documentos em papel comum,
utilizando os princípios da eletricidade estática, mas a primeira das
máquinas xerográficas a ganhar as prateleiras veio à luz somente em
1949 quando foi introduzida a primeira copiadora.
Essa nova invenção revolucionou a forma como as pessoas se
relacionavam com o papel, proporcionando a capacidade de
multiplicar conhecimento, divulgar produtos e serviços, armazenar
cópias de documentos e gerar novos negócios.
Com a chegada do mundo digital, os oráculos de plantão anunciaram o
fim do papel, e conseqüentemente, da fotocópia. Contrariando o senso
comum, a informatização de empresas e domicílios ampliou o
consumo de papel, devido à necessidade de impressão de uma
quantidade cada vez maior de dados e informações.
Porém, o negócio de fotocopiadora teve que se reinventar. Houve uma
integração tecnológica entre os serviços de fotocópia, digitalização e
impressão de documentos, disparando a modernização dos
equipamentos e criando uma oferta maior de serviços para as empresas
e cidadãos. Os empreendedores que desejam trabalhar neste segmento
precisam estar antenados sobre a necessidade tecnológica de seus
clientes, visto que apenas a singela fotocópia não garante mais o

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 3

retorno sobre o investimento realizado.

Mercado
O mercado consumidor de fotocópias é bem amplo, englobando desde
o cidadão comum que necessita de cópias esporádicas de um
documento até pequenas empresas que dependem deste serviço para o
seu processo produtivo de trabalho. O segmento fatura mais de R$ 400
milhões por ano, registrando crescimento em média de 10% ao ano,
impulsionado principalmente por escolas e cursinhos que utilizam
materiais didáticos em forma de apostilas e textos encadernados. O
serviço também é muito demandado por profissionais liberais, tais
como advogados, consultores e despachantes.
Para atender essa demanda, as empresas que prestam serviços de
fotocópias precisam competir com gráficas de conveniência,
papelarias, lotéricas, bancas de revistas e pequenos estabelecimentos
que também possuem o equipamento. Quase sempre, estes
concorrentes diretos não possuem o serviço de fotocópia como o
principal negócio do estabelecimento, mas exercem uma forte
influência no mercado, roubando clientes das empresas especializadas.
Por exemplo, há mais de 25 mil papelarias no país que oferecem o
serviço, geralmente negócios pequenos e familiares.
Outro fenômeno importante que vem abalando o mercado de
fotocópias é a terceirização de todo o processo de impressão dentro da
empresa, também chamada de “Outsourcing de impressão”. Esta
mudança de processos reduziu o custo de grandes empresas e
escritórios. Ao invés de adquirirem máquinas mediante leasing ou
financiamento, as grandes corporações contratam empresas de
tecnologia da informação para prover os serviços de impressão, cópia,
fax e scanner. Estas empresas disponibilizam modernos equipamentos
de impressão nas dependências dos clientes e cobram por demanda, de
acordo com a quantidade de folhas impressas, cópias e digitalizações.

4 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

As máquinas tornam-se ilhas de impressão dentro da empresa,
atendendo a dezenas de computadores. Mensalmente, um técnico
verifica o número de impressões, digitalizações e cópias solicitadas
para emitir a fatura. A nova modalidade de negócio barateou o acesso
às fotocopiadoras para as grandes instituições e reduziu a demanda por
serviços externos de fotocópias.
Outro fator que poderá causar uma considerável mudança no mercado
de fotocópias está ligado às copiadoras que atuam junto às
universidades e faculdades, onde a maioria de seu trabalho é
reproduzir cópias de livros das bibliotecas das escolas para os alunos.
A Associação Brasileira dos Direitos Reprográficos (ABDR), entidade
que defende os interesses das editoras de livros, pretende mudar esse
cenário. Segundo matéria do jornal Gazeta Mercantil datada de
04.05.2009 - Caderno A a atividades de cópia de livros universitários
causa um prejuízo de R$ 400 milhões por ano ao setor editorial
brasileiro, correspondendo a mais de 2 bilhões de cópias ilegais por
ano.
Uma solução encontrada pela ABDR para este problema se
concretizou na criação da “Pasta do Professor”. O projeto, iniciativa
inédita das editoras brasileiras, tem como objetivo disponibilizar
conteúdos editoriais em formato diferente e fragmentado, como apoio
da internet.

Com ele os professores poderão formar suas “pastas” com as

bibliografias básicas e os alunos terão acesso de forma fácil por meio
dos pontos de vendas já existentes. O material será personalizado,
impresso com o nome da editora e do aluno, em locais previamente
homologados. Dessa forma, todos os envolvidos neste processo saem
ganhando. Autores e editoras serão remunerados pela utilização do
material copiado e copiadoras, alunos e professores terão acesso legal
a parte do conteúdo dos livros.
Devido ao risco intrínseco ao negócio, recomenda-se a realização de
ações de pesquisa de mercado para avaliar a demanda e a
concorrência. Seguem algumas sugestões:

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 5

• Pesquisa em fontes como prefeitura, guias, IBGE e associações de
bairro para quantificação do mercado alvo;
• Pesquisa a guias especializados e revistas sobre o mercado de
fotocópias. Trata-se de um instrumento fundamental para fazer uma
análise da concorrência, selecionando concorrentes por bairro, faixa de
preço e especialidade;
• Visita aos concorrentes diretos, identificando os pontos fortes e
fracos dos estabelecimentos que trabalham no mesmo nicho;
• Participação em seminários especializados."

Localização
A localização do ponto comercial é uma das decisões mais relevantes
para uma empresa de fotocópias. Áreas próximas a escolas,
faculdades, cartórios, repartições públicas e centros comerciais podem
garantir um bom faturamento. Dentre todos os aspectos importantes
para a escolha do ponto, deve-se considerar prioritariamente a
densidade populacional, o perfil dos consumidores locais, a
concorrência, os fatores de acesso e locomoção, a visibilidade, a
proximidade com fornecedores, a segurança e a limpeza do local.
Alguns detalhes devem ser observados na escolha do imóvel:
• O imóvel atende às necessidades operacionais referentes à
localização, capacidade de instalação do negócio, possibilidade de
expansão, características da vizinhança e disponibilidade dos serviços
de água, luz, esgoto, telefone e internet?
• O ponto é de fácil acesso, possui estacionamento para veículos, local
para carga e descarga de mercadorias e conta com serviços de
transporte coletivo nas redondezas?
• O local está sujeito a inundações ou próximo a zonas de risco?
• O imóvel está legalizado e regularizado junto aos órgãos públicos
municipais?
• A planta do imóvel está aprovada pela Prefeitura?

6 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

• Houve alguma obra posterior, aumentando, modificando ou
diminuindo a área primitiva?
• As atividades a serem desenvolvidas no local respeitam a Lei de
Zoneamento ou o Plano Diretor do Município?
• Os pagamentos do IPTU referente ao imóvel estão em dia?
• A legislação local permite o licenciamento das placas de sinalização?

Exigências legais específicas

Para registrar uma empresa, a primeira providência é contratar um
contador – profissional legalmente habilitado para elaborar os atos
constitutivos da empresa, auxiliá-lo na escolha da forma jurídica mais
adequada para o seu projeto e preencher os formulários exigidos pelos
órgãos públicos de inscrição de pessoas jurídicas.
O contador pode informar sobre a legislação tributária pertinente ao
negócio. Mas, no momento da escolha do prestador de serviço,
deve-se dar preferência a profissionais indicados por empresários com
negócios semelhantes.
Para legalizar a empresa, é necessário procurar os órgãos responsáveis
para as devidas inscrições. As etapas do registro são:
• Registro de empresa nos seguintes órgãos:
-Junta Comercial;
- Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
- Secretaria Estadual da Fazenda;
-Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;
- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (a empresa ficará
obrigada ao recolhimento anual da Contribuição Sindical Patronal);
- Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema
“Conectividade Social – INSS/FGTS”;
- Corpo de Bombeiros Militar.
• Visita à Prefeitura da cidade onde pretende montar a sua empresa
(quando for o caso) para fazer a consulta de local;

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 7

• Obtenção do alvará de licença sanitária – adequar às instalações de
acordo com o Código Sanitário (especificações legais sobre as
condições físicas). Em âmbito federal a fiscalização cabe a Agência
Nacional de Vigilância Sanitária, estadual e municipal fica a cargo das
Secretarias Estadual e Municipal de Saúde (quando for o caso);
• Preparar e enviar o requerimento ao Chefe do DFA/SIV do seu
Estado, solicitando a vistoria das instalações e equipamentos.
As empresas que fornecem serviços e produtos no mercado de
consumo devem observar as regras de proteção ao consumidor,
estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). O CDC,
publicado em 11 de setembro de 1990, regula a relação de consumo
em todo o território brasileiro, na busca de equilibrar a relação entre
consumidores e fornecedores.
O CDC somente se aplica às operações comerciais em que estiver
presente a relação de consumo, isto é, nos casos em que uma pessoa
(física ou jurídica) adquire produtos ou serviços como destinatário
final. Ou seja, é necessário que em uma negociação estejam presentes
o fornecedor e o consumidor, e que o produto ou serviço adquirido
satisfaça as necessidades próprias do consumidor, na condição de
destinatário final. Na maioria das vezes, os negócios envolvendo
artigos usados não possuem garantias contratuais e são baseados
apenas em relações de transparência e confiança.
Portanto, operações não caracterizadas como relação de consumo não
estão sob a proteção do CDC, como ocorre, por exemplo, nas compras
de mercadorias para serem revendidas pela casa. Nestas operações, as
mercadorias adquiridas se destinam à revenda e não ao consumo da
empresa. Tais negociações se regulam pelo Código Civil brasileiro e
legislações comerciais específicas.
Alguns itens regulados pelo CDC são: forma adequada de oferta e
exposição dos produtos destinados à venda, fornecimento de
orçamento prévio dos serviços a serem prestados, cláusulas contratuais
consideradas abusivas, responsabilidade dos defeitos ou vícios dos
produtos e serviços, os prazos mínimos de garantia, cautelas ao fazer
cobranças de dívidas.

8 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

Neste setor, a empresa também deve cumprir a legislação sobre
direitos autorais. A Lei nº 9.610, de 19/02/98, regula a cópia de um ou
vários exemplares de obras literárias, artísticas ou científicas, de
qualquer forma tangível, incluindo qualquer armazenamento
permanente ou temporário por meios eletrônicos ou qualquer outro
meio de fixação que venha a ser desenvolvido. A legislação permite a
reprodução de pequenos trechos de obras preexistentes, para uso
privado do copista, desde que feita sem intuito de lucro.

Estrutura
Para uma estrutura mínima com um ponto comercial, estima-se ser
necessária uma área de 70 m2, com flexibilidade para ampliação
conforme o desenvolvimento do negócio. Os ambientes podem ser
divididos nos seguintes espaços:
- Área para máquinas copiadoras;
- Área para administração da empresa;
- Área para estoque de material;
- Área para balcão de atendimento a clientes;
- Área para banheiros;
- Área para espaço copa/ refeitório e descanso de funcionários.
O local de trabalho deve ser limpo e organizado. O piso, a parede e o
teto devem estar conservados e sem rachaduras, goteiras, infiltrações,
mofos e descascamentos. O piso deve ser de alta resistência e
durabilidade e de fácil manutenção. Cerâmicas e ladrilhos coloridos
proporcionam um toque especial, enquanto granito e porcelanato
oferecem luxo e sofisticação ao ambiente. Paredes pintadas com tinta
acrílica facilitam a limpeza. Texturas e tintas especiais na fachada
externa personalizam e valorizam o ponto.
Sempre que possível, deve-se aproveitar a luz natural. No final do
mês, a economia da conta de luz compensa o investimento. Quanto às
artificiais, a preferência é pelas lâmpadas fluorescentes, que ressaltam

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 9

as cores dos alimentos.
Profissionais qualificados (arquitetos, engenheiros, decoradores)
poderão ajudar a definir as alterações a serem feitas no imóvel
escolhido para funcionamento da loja, orientando em questões sobre
ergometria, fluxo de operação, design dos móveis, iluminação,
ventilação, etc.

Pessoal
A tendência do negócio de fotocópias é trabalhar com uma estrutura
fixa mínima de poucos auxiliares. O serviço de tirar fotocópias não
exige uma elevada qualificação profissional, embora o funcionário
tenha que operar com equipamento de altíssimo custo. Portanto, o
treinamento técnico é fundamental para evitar prejuízos por estragos,
desperdício e operação inadequada do equipamento.
Independente do tamanho do empreendimento, uma empresa de
serviço de fotocópia deverá possuir os seguintes cargos:
Administrador do negócio – normalmente deverá ser exercido pelo
empreendedor ou alguém de sua confiança.
Auxiliar administrativo (a) – para cuidar dos processos administrativos
da empresa;
Balconista/atendente – para atender os clientes no balcão.
Obs.: quando ocorrer casos de entrega em domicílio, recomenda-se
firmar contrato com empresas de entrega via motoboy. Essa operação
reduz os custos e risco para a empresa.
O atendimento é um item que merece uma atenção especial do
empresário, visto que nesse segmento de negócio há uma tendência ao
relacionamento de longo prazo com clientes e empresas, além de
ajudar na indicação de novos clientes.
A qualificação de profissionais aumenta o comprometimento com a
empresa, eleva o nível de retenção de funcionários, melhora a
performance do negócio e diminui os custos trabalhistas com a

10 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

rotatividade de pessoal. O treinamento dos colaboradores deve
desenvolver as seguintes competências:
- Capacidade de percepção para entender e atender as expectativas dos
clientes;
- Agilidade e presteza no atendimento;
- Capacidade de apresentar e vender os serviços da empresa;
- Motivação para crescer juntamente com o negócio.
No caso de capacitação técnica, recomendam-se os cursos de
CorelDraw, para desenvolver logotipos, cartões de visitas e pequenos
folhetos, e de Photoshop, para o tratamento de fotos e imagens.
Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato dos
Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e
orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências
desagradáveis.
O empreendedor pode participar de seminários, congressos e cursos
direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se atualizado e
sintonizado com as tendências do setor. O Sebrae da localidade poderá
ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal
e treinamentos adequados.

Equipamentos
Um projeto básico certamente deverá contar com os seguintes
equipamentos:
- Máquinas fotocopiadoras;
- Máquinas de plastificação;
- Máquinas de encadernação;
- Guilhotina;
- Grampeadores;
- Computadores;
- Impressoras;
- Softwares e sistemas operacionais;

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 11

- Móveis e materiais de escritório;
- Prateleiras / Estantes;
- Balcão de atendimento;
- Telefone;
- Aparelho de fax.
Caso haja demanda por impressão de pequenas quantidades,
recomenda-se a aquisição de uma impressora jato de tinta ou laser com
resolução entre 1200 e 2400 DPIs. A impressora deve acompanhar um
computador com uma configuração mínima capaz de rodar softwares
gráficos, como o CorelDraw e Photoshop. Porém, tais impressoras
não são adequadas para a impressão de grandes quantidades, pois os
custos de manutenção e dos insumos (papel e cartuchos de tinta) são
elevados.
Com um capital maior, recomenda-se a aquisição de uma impressora
offset monocolor ou bicolor, que varia de modelo e tamanho máximo
de impressão. Por exemplo: uma impressora Multilite Monocolor pode
imprimir 6.000 impressos traços por hora ou 4.000 no formato: 24 X
33cm. Neste caso, sugere-se também a compra de uma imagesseter
(impressora de fotolito), uma processadora de fotolito, uma prensa de
contato para gravação de chapas e uma processadora de chapas.
A utilização adequada dos equipamentos é fundamental para reduzir o
processo de depreciação. Se a máquina estiver bem conservada, o
produto final sairá com qualidade, evitando o desperdício de material.
O empreendedor também deve se preparar para a renovação
programada dos equipamentos obsoletos por máquinas mais
modernas. A cada dia são lançados novos equipamentos com
tecnologia mais avançada, mais rápida, mais barata, com melhor
qualidade de impressão e com manutenção simplificada. Não se
recomenda adquirir constantemente o equipamento top de linha, pois o
custo seria proibitivo. Também não se deve manter um parque
tecnológico atrasado. O segredo é equilibrar com sensatez a
substituição das máquinas, planejando o retorno do investimento
realizado.

12 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

Matéria Prima / Mercadoria
Os principais serviços oferecidos por uma empresa de fotocópias são:
- Cópias: a partir do original, são reproduzidas cópias xerográficas
(preto e branco e colorida);
- Encadernação: o material a ser encadernado é perfurado para a
colocação de espiral;
- Plastificação: o material é recoberto por uma camada de plástico
duro;
- Digitalização: a partir de uma cópia impressa, o documento é
escaneado e gravado em arquivo PDF.
As principais matérias primas utilizadas são papel e toner. O
empreendedor deve procurar fornecedores confiáveis que possam
suprir estes materiais com preço baixo, prazos de pagamento
confortáveis e compromisso de entrega.

Organização do processo produtivo

As etapas de trabalho de uma empresa de serviço de fotocópia se
dividem em dois blocos: 1- Atividades comerciais; 2 – Atividades
administrativas.
1- ATIVIDADES COMERCIAIS
- Recepção do cliente;
-Execução do trabalho;
-Entrega do serviço;
-Recebimento do serviço.

2- ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS
-Compra de suprimentos (papel, tintas, tonners, etc.);
-Execução de serviços bancários;

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 13

-Pagamento de fornecedores;
-Pagamento de funcionários;
-Apuração dos dados da empresa.

Automação
Atualmente, existem diversos sistemas informatizados (softwares) que
podem auxiliar o empreendedor na gestão de uma pequena empresa
(vide http://www.baixaki.com.br ou
http://www.superdownloads.com.br). Seguem algumas opções:
• Automatiza Financeiro;
• Sistema CRGNET;
• Financeiro;
• Orçamento Empresarial;
• SIC – Sistema Integrado Comercial;
• PDV Empresarial Professional;
• Sintec-pro;
• InstantCashBook;
• Direct Control Standard;
• Desktop Sales Manager;
• SGCON – Sistema Gerencial Contábil;
• Advanced Accounting Powered by CAS;
• Contact your Client Professional;
• JFinanças Empresa;
• GPI – Gerenciador Pessoal Integrado;
• SGI – Sistema Gerencial Integrado;
• MaxControl;
• Apexico VAT-Books;
• Yosemite Backup Standard;
• ERP Lite Free;
• II Worklog;
• Business Reports;

14 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

• Fortuna 6.0;
• Terrasoft CRM;
• Plano de Contas Gerencial;
• Spk Business;
• Controle de estoques;
• Magic Cash.
Antes de se decidir pelo sistema a ser utilizado, o empreendedor deve
avaliar o preço cobrado, o serviço de manutenção, a conformidade em
relação à legislação fiscal municipal e estadual, a facilidade de suporte
e as atualizações oferecidas pelo fornecedor, verificando ainda se o
aplicativo possui funcionalidades tais como:
• Controle dos dados sobre faturamento/vendas, gestão de caixa e
bancos (conta corrente);
• Controle de mercadorias;
• Organização de compras e contas a pagar;
• Emissão de pedidos;
• Controle de taxa de serviço;
• Lista de espera;
• Relatórios e gráficos gerenciais para análise real do faturamento da
empresa.

Canais de distribuição
O termo canais de distribuição ou marketing foi durante muito tempo
considerado apenas mais um dos componentes do composto
mercadológico, juntamente com produto, preço e promoção. Com as
mudanças ocorridas nos últimos anos em termos de crescimento do
poder dos distribuidores, avanços tecnológicos, necessidade de
sustentação de uma vantagem competitiva, entre outros fatores, a
distribuição passou a ser vista como o maior meio de se conseguir um
avanço e crescimento no mercado.
Neste sentido, os canais de distribuição vêm ganhando cada vez mais
importância no meio empresarial e suas estruturas evoluem em termos

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 15

de formatos e alternativas mais criativas e inovadoras. Com o aumento
da concorrência nos diferentes mercados, ter uma estratégia de canais
de distribuição bem planejada corresponde a ter os produtos nas
prateleiras e conseqüentemente participação no mercado.
As estruturas dos canais variam de acordo com o ramo da empresa, a
localização, tamanho de mercado, entre outras variáveis. Quanto maior
o grau de serviços que o produto exige, maior tende a serem os níveis
de intermediários utilizados e a distância com o consumidor final. No
caso de um empreendimento inicial e pequeno, o canal de distribuição
de uma EMPRESA DE SERVIÇO DE FOTOCÓPIAS poderá ser
único e direto com o cliente.
1–EMPRESA DE SERVIÇO DE FOTOCÓPIA------------------->
EMPRESA CLIENTE

Investimentos
O ideal para o empreendedor é que o mesmo busque ajuda junto ao
SEBRAE, para elaborar seu PLANO DE NEGÓCIO, antes de dar
qualquer passo nos seus projetos, pois todo negócio, tem que ser
estudado no detalhe, para não vir a sucumbir prematuramente.
O tamanho do investimento em um negócio de uma EMPRESA DE
SERVIÇO DE FOTOCÓPIAS dependerá do tamanho do projeto do
empreendedor.
Caso o empreendedor deseje ter uma visão preliminar antes de partir
para a elaboração do PLANO DE NEGÓCIO, basta que o mesmo
realize uma boa Pesquisa de Mercado. Se já atuou no ramo de
fotocópias como empresário ou como empregado, é bom avaliar se já
sabe o suficiente e se está bem atualizado conforme o mercado atual
do negócio em estudo.
Visite o maior número possível de empresas de fotocópias, converse
com os proprietários e empregados faça amizade com o maior número
possível de empresários, troque idéias, confira as diferentes
percepções sobre o mercado, sobre as dificuldades etc.

16 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

Caso não venha do ramo, terá que aprender muito, e o melhor caminho
é pesquisar, conversar com as pessoas do ramo e questionar até
entender o melhor possível como se ganha dinheiro com a distribuição
de folhetos.

Deverão ser relacionadas como INVESTIMENTO, as despesas com:

imóvel (aluguel ou compra); instalações (todos os móveis e
máquinas); equipamentos, contratações de serviços e de empregados,
treinamentos, documentações para legalização da empresa e o
montante do valor relativo ao Capital de giro.
Em geral pode-se montar uma EMPRESA DE SERVIÇO DE
FOTOCÓPIAS com um investimento inicial de cerca de R$
50.000,00.
Para facilitar o estudo preliminar, elaboramos no quadro abaixo, uma
simulação deste estudo, o qual servirá para orientar o trabalho do
empreendedor. Lembramos que os dados inseridos no mesmo são
meramente ilustrativo

INVESTIMENTO NO PROJETO - Estudo

Preliminar
(Os valores são simbólicos)
Detalhamento Desembolso
Desembolso Desembolso Subtotal
1º mês 2º mês
3º mês
Invest. em Instal. 1.000,00
- 1.500,00 2.500,00
Investimento em
Equip. e Softwares 12.000,00 12.000,00
11.000,00 35.000,00
Serv. de terceiros 500,00 -
500,00 1.000,00
Gastos c/ abert. da

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 17

e inaug. empresa . .
1.500,00 1.500,00
Reserva p/ gastos
não previstos -
- 1.500,00 1.500,00

Subtotal 13.500,00
12.000,00 16.000,00 41.500,00
Res. p/Cap. de giro -
- 8.500,00 8.500,00
TOTAL
13.500,00 12.000,00 24.500,00
50.000,00

Geralmente, as máquinas são adquiridas por meio de crédito no

sistema de financiamento ou por operação de leasing, com opção de
compra ou troca por outra máquina mais moderna ao final do
pagamento. Caso o capital inicial seja limitado, o empreendedor pode
optar por adquirir máquinas usadas ou até alugar equipamentos até que
tenha condições de comprar uma nova.

Capital de giro
Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa
precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo de negócio.

O capital de giro precisa de controle permanente, pois tem a função de

minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios onde a
empresa atua.

O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à

ocorrência dos fatores a seguir:

18 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

· Variação dos diversos custos absorvidos pela empresa;
· Aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades
desse mercado;
· Baixo volume de vendas;
· Aumento dos índices de inadimplência;
· Altos níveis de estoques.

O empreendedor deve ter um controle orçamentário rígido de forma a

não consumir recursos sem previsão.

O empresário deve evitar a retirada de valores além do pró-labore

estipulado, pois no início todo o recurso que entrar na empresa nela
deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do
negócio. Dessa forma a empresa poderá alcançar mais rapidamente
sua auto-sustentação, reduzindo as necessidades de capital de giro e
agregando maior valor ao novo negócio.

A necessidade de capital de giro corresponde a 20% do volume total

de investimento para a operação de uma empresa de fotocópias. O
empreendedor necessita de dinheiro em caixa para cobrir o pagamento
em espécie dos autônomos, após o trabalho realizado.

Custos
Custos são todos os recursos consumidos na produção de um bem ou
serviço e que serão incorporados posteriormente no preço dos
produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários,
honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos
consumidos na atividade da empresa.

O cuidado na administração dos custos envolvidos na compra,

produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio e
uma empresa de serviço de fotocópias, indica que o empreendedor

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 19

poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como
ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor
preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os
custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.

Para facilitar o entendimento e para futuros estudos preliminares, por

parte do empreendedor, foi elaborado como exemplo, um quadro
contendo uma simulação deste estudo. Lembramos que os dados
inseridos no mesmo são meramente ilustrativos.

CUSTOS MENSAIS
1 Salários e encargos 4.000,00
2 Tributos, impostos, contribuições e taxas 1.000,00
3 Aluguel, segurança 2.000,00
4 Água, luz, telefone e acesso a Internet 800,00
5 Material para higiene e limpeza da
empresa e funcionários 200,00
6 Recursos para manutenções corretivas 100,00
7 Assessoria contábil e jurídica 300,00
8 Propaganda e publicidade da empresa 300,00
TOTAL 8.700,00

Diversificação / Agregação de valor

Agregar valor significa oferecer produtos e serviços complementares
ao produto principal, diferenciando-se da concorrência e atraindo o
público-alvo. Não basta possuir algo que os produtos concorrentes não
oferecem. É necessário que esse algo mais seja reconhecido pelo
cliente como uma vantagem competitiva e aumente o seu nível de
satisfação com o produto ou serviço prestado.

As pesquisas quantitativas e qualitativas podem ajudar na

20 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

identificação de benefícios de valor agregado. No caso de uma
empresa de fotocópias, existem várias oportunidades de diferenciação,
tais como:
· Oferta de serviços complementares a fotocópias: digitalização de
documentos, plastificação, encadernação, impressão de fotos;
· Consultoria em comunicação para auxiliar na criação de peças
publicitárias (marcas, folderes, cartazes e cardápios);
· Serviço de entrega de encomendas em domicílio;
· Venda de produtos de papelaria.

Divulgação
A divulgação é um componente fundamental para o sucesso de uma
empresa de fotocópias. As campanhas publicitárias devem ser
adequadas ao orçamento da empresa, à sua região de abrangência e às
peculiaridades do local. Abaixo, sugerem-se algumas ações
mercadológicas acessíveis e eficientes:
· Confeccionar folders e flyers para a distribuição em empresas e
escritórios;
· Participar de feiras gráficas e de impressão;
· Oferecer brindes para clientes que indicam outros clientes;
· Firmar convênio de terceirização de impressão com empresas e
escritórios;
· Patrocinar eventos por meio da impressão gratuita de folderes e
cartazes. Em troca, solicita-se a divulgação da marca da empresa de
fotocópias na peça publicitária, sob a inscrição “Apoio: XXX”.

O empreendedor deve sempre entregar o que foi prometido e, quando

puder, superar as expectativas do cliente. Ao final, a melhor
propaganda será feita pelos clientes satisfeitos e bem atendidos.

Informações Fiscais e Tributárias

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 21

O segmento de serviço de fotocópia, assim entendidos os serviços
fotocópias mecânicas ou eletrostáticas para terceiros e o serviços de
plotagem, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial
Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, instituído pela Lei
Complementar nº 123/2006, caso a receita bruta de sua atividade não
ultrapassar R$ 240.000,00 (microempresa) ou R$ 2.400.000,00
(empresa de pequeno porte) e respeitando os demais requisitos
previstos na Lei.

Nesse regime de tributação, o empreendedor poderá recolher os

seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento
fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional):

• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);

• CSLL (contribuição social sobre o lucro);
• PIS (programa de integração social);
• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);
• ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços);
• INSS - Contribuição para a Seguridade Social relativa a parte da
empresa (Contribuição Patronal Previdenciária– CPP)

Conforme a Lei Complementar nº 128/2008, as alíquotas do

SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, vão de 6,00% a
17,42 %, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso
de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo
SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no
primeiro mês de atividade, o empreendedor utilizará como receita
bruta total acumulada, a receita do próprio mês de apuração
multiplicada por 12 (doze).

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade

conceder benefícios de isenção e/ou substituição tributária para o

22 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

ICMS, a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera
Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL – Se a receita bruta anual

não ultrapassar a R$ 36.000,00, o empreendedor poderá se enquadrar
como empreendedor Individual – MEI, ou seja, sem sócio. Neste caso,
os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em
valores fixos mensais conforme abaixo:

O empresário não precisa recolher os tributos acima (nem pelo sistema

unificado), exceto: ISS e ICMS independente do faturamento, quando
devido de acordo com o ramo de negócio, para este caso:

I - Sem empregado
• R$ 51,15 → a título de contribuição previdenciária do empreendedor
• R$ 5,00 → a título de ISS Imposto sobre serviço de qualquer
natureza.

II - Com um empregado
Neste caso o empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores
acima, os seguintes percentuais:
• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração;
• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do
empregado.

Conclusão: Para este segmento, tanto como LTDA quanto MEI, a

opção pelo Simples Nacional sempre será muito vantajosa sobre o
aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do
estabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias.

Fundamento Legal: Leis Complementares 123/2006, 127/2007,

128/2008 e Resoluções do CGSN – Comitê Gestor do Simples
Nacional.

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 23

Eventos
A seguir, são indicados os principais eventos sobre o segmento:
BIENAL DO LIVRO
São Paulo – SP
Fone: (11) 5087-7746
Website: http://www.abigraf.org.br
E-mail: abigrafo@abigraf.org.br

BRASIL PROMOTION
Feira de Soluções Gráficas, Brindes, Serviços para Realização de
Eventos e Merchandising no PDV
São Paulo – SP
Fone: (11) 3723-5200
Website: http://www.brasilpromotion.com.br

BRASIL SCREEN & DIGITAL SHOW

Feira Internacional de Serigrafia e Impressão Digital
São Paulo – SP
Fone: (11) 3060-5000
Website: http://www.semanainternacional.com.br
E-mail: técnica@redealcantara.com.br

FEIRA ESCOLAR
São Paulo - SP
Fone: (11) 5184-1515
Fax: (11) 5181-4501
Website: http://www.greenfield.brm.com

FIEPAG
Feira Internacional do Papel e da Indústria Gráfica
São Paulo – SP

24 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

Fone: (11) 3060-5000
Website: http://www.semanainternacional.com.br
E-mail: técnica@redealcantara.com.br

PRÊMIO BRASILEIRO DE EXCELÊNCIA GRÁFICA

Associação Brasileira de Tecnologia Gráfica
São Paulo – SP
Fone: (11) 6097-6700
Website: http://www.abtg.org.br
E-mail: abtg@abtg.org.br

Entidades em Geral
A seguir, são indicadas as principais entidades de auxílio ao
empreendedor:

ABIGRAF
Associação Brasileira da Indústria Gráfica
Rua do Paraíso, 533.
CEP: 04103-000
São Paulo - SP
Fone: (11) 5087-7777
Fax: (11) 5087-7733
Website: http://www.abigraf.org.br
E-mail: abigraf@abigraf.org.br

ABTG
Associação Brasileira de Tecnologia Gráfica
Rua Bresser, 2315.
CEP: 03162-030
São Paulo - SP
Fone: (11) 2797-6700

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 25

Fax: (11) 2797-6716
Website: http://www.abtg.org.br
E-mail: abtg@abtg.org.br

ABDR
Associação Brasileira de Direitos Reprográficos
Avenida Ibijaú 331 - 8 andar, conj. 82 CEP 04524 020 - São Paulo/SP
Fone: 11 5052 5965
Website: http://www.abdr.org.br/
E-mail: abdr@abdr.org.br

Receita Federal
Brasília - DF
Website: http://www.receita.fazenda.gov.br

SNDC
Sistema Nacional de Defesa do Consumidor
Website: http://www.mj.gov.br/dpdc/sndc.htm

Normas Técnicas
Não existem normas técnicas que regulamentem este
segmento empresarial.

Glossário
Seguem alguns termos técnicos extraídos do glossário disponível em
http://www.printondemand.com.br:
ACABAMENTO: Fase final da produção física de uma publicação,
compreendendo, usualmente, a dobragem das folhas impressas,
alceamento dos cadernos.
ALCEAR/ALCEAMENTO: É o arranjo das folhas ou cadernos
impressos, de forma a ficarem na ordem correta para encadernação (e

26 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

também depois, o arranjo dos cadernos para formar um livro).
APARAS: Sobras resultantes dos cortes finais de acabamento das
folhas ou rolos de papel. Na indústria de celulose e papel, também são
chamados de aparas os papéis já usados, recolhidos para reciclagem.
APÊNDICE: Em uma obra, representa o anexo que a complementa;
suplemento.
ARTE FINAL: Qualquer trabalho (desenho, foto, ilustração, etc.)
pronto para reprodução.
COPYRIGHT: Termo em inglês. Significa direitos de reprodução. A
quem pertencem os direitos sobre a obra.
GRAMATURA: Peso do papel em gramas por metro quadrado.
GUILHOTINA: Máquina de acabamento usada para o corte
intermitente de uma quantidade de folhas; seu corte é mais preciso e
perfeito que o da cortadeira.
IMPRESSÃO DIGITAL: Qualquer método de impressão no qual a
imagem é impressa diretamente no papel ou em outro substrato,
diretamente de um arquivo digital.
IMPRESSÃO SOB DEMANDA (Print On Demand – POD):
Processo de impressão eletrônico que entrega exatamente o que o
cliente deseja, quando o cliente precisa e no lugar onde for necessário.
OFFSET: Sistema de impressão indireta (papel não entra em contato
com matriz). A matriz é presa na máquina através de um cilindro que
transmite a imagem para um outro cilindro de borracha (cauchu) e este
por sua vez transfere ao suporte. Utiliza tinta gordurosa e pastosa com
formas metálicas e planográficas. É o sistema mais versátil,
permitindo a impressão em plásticos, metais, papelões e até mesmo
pano. O sistema se originou da litografia em 1900 por Rubel Ira.
REPROGRAFIA: Demais formas de impressão não tradicionais.
Tipo: fotocópia, xerografia, heliografia, etc.
RESMA: Conjunto de quinhentas folhas de papel.
RETÍCULA: Área em uma página impressa dividida em pequenos
elementos de grafismo e contra-grafismo (na forma de pontos ou
linhas) onde variações no tamanho, na espessura ou no número de
elementos de grafismo são utilizadas para simular visualmente as

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 27

variações nos meio-tons das imagens de tom contínuo originais. Os
tipos mais comuns de retícula são as convencionais (de freqüência
modulada, nas quais varia o tamanho dos pontos), as estocásticas (de
freqüência modulada, onde varia a quantidade de pontos) e – mais
recentemente – as híbridas. Impressoras digitais podem usar tipos
específicos de retícula para obter melhor qualidade. (em inglês,
screen).

Dicas do Negócio
O empreendedor que deseja entrar no ramo de fotocópias pode,
inicialmente, se assustar com o custo dos equipamentos. O
investimento necessário para a compra das máquinas imobiliza um
montante elevado do capital inicial. Além disso, ao calcular o retorno
sobre o investimento, o empreendedor vai descobrir que precisará
vender uma quantidade muito alta de fotocópias e impressões para
pagar o equipamento.
Uma dica pode ser o leasing ou o aluguel de máquinas usadas. Neste
caso, o investimento requerido é bem menor, além da possibilidade de
enquadrar o seu custo na despesa mensal, de acordo com a demanda.
Dessa forma, o empreendedor terá tempo para conhecer melhor o seu
público e planejar a expansão dos serviços.
Uma forma de garantir um faturamento mínimo mensal, sem depender
exclusivamente da demanda de pessoas físicas, é firmar contratos de
prestação de serviços para empresas, escritórios e profissionais
liberais. Durante o mês, a loja providencia as fotocópias e impressões
para estas empresas e, ao final do mês, emite uma fatura única
detalhada dos serviços prestados. Inclusive, a fatura mensal facilita o
controle da empresa ou do escritório sobre seus custos variáveis com
os serviços de fotocópias.

28 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

Características específicas do empreendedor
No segmento de fotocópia, o empreendedor precisa estar atento às
tendências de tecnologia da informação na área de impressão. Deve
identificar os movimentos deste mercado e adaptá-los à sua oferta,
reconhecendo as preferências dos clientes e os principais lançamentos
em equipamentos.
Além disso, existem outras características importantes que o
empreendedor deve possuir, para enfrentar os desafios de um
empreendimento:
Capacidade de assumir riscos (calculados) – Isto quer dizer, não ter
medo de desafios, arriscar conscientemente. Calcular com detalhes
(PLANO DE NEGÓCIOS) as chances de o empreendimento ser um
sucesso.
Senso de oportunidade – Enxergar oportunidade, aonde as outras
pessoas só vêm ameaças. Aprender com os erros dos outros
empresários, evitando assim perdas de tempo e dinheiro.
Conhecimento do ramo – conhecer muito bem o ramo que escolheu.
Preferencialmente que trabalhe no mesmo ou tenha trabalhado. Caso
não seja possível, faça muitas pesquisas, muitas visitas aos
concorrentes. Não economize neste quesito, pois mais tarde você será
recompensado.
Organização – Ser organizado, compreender que os resultados
positivos virão em conseqüência da aplicação dos recursos
disponíveis, conforme o planejamento do empreendimento. Não
permitir desvios exagerados em relação ao planejado. Caso identifique
falhas no percurso, buscar a correção com muita rapidez.
Iniciativa e disposição – Ser pró-ativo, buscar novidades para seu
negócio, dar sempre o primeiro passo, não esperar pelos outros.
Pesquisar novos caminhos, estar sempre atento com as novidades do
mercado, de uma forma geral.
Liderança – Ser uma pessoa que todos gostem de trabalhar com você,

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 29

em função de seu espírito de liderança; respeitando a cada um,
trazendo todos os funcionários ao seu lado e nunca abaixo de você.
Faça um trabalho de equipe; delegue autoridade, mas acompanhe.
Defina metas e cobre com responsabilidade.
Otimista e auto motivado (sempre) – Não importa o tamanho dos
problemas que enfrentará no andamento de seu empreendimento. O
que importa é que todos os dias, o empreendedor precisa buscar dentro
de si motivos para estar sempre motivado, pois agindo assim, sua
equipe nunca esmorecerá e a vitória virá com certeza.

Bibliografia Complementar
BAER, Lorenzo. Produção Gráfica. Senac, 1999.
BARBOSA, Conceição. Manual Prático de Produção Gráfica.
Principia, 2004.
COLLARO, Antonio C. Produção Visual e Gráfica. Summus, 2005.
COLLARO, Antonio C. Produção Gráfica: Arte e Técnica da Mídia
Impressa. Prentice-Halll, 2008.
FERLAUTO, Cláudio. O Tipo da Gráfica, uma Continuação. Rosari,
2002.
FERLAUTO, Cláudio; JAHN, Heloisa. O Livro da Gráfica. Rosari,
2001.
FERNANDES, Amaury. Fundamentos da Produção Gráfica. Rubio,
2003.
OLIVEIRA, Marina. Produção Gráfica para Designers. 2AB Editora,
2002.
PID – PRINT ON DEMAND. Disponível em:
<http://www.printondemand.com.br>. Acesso em 17 de junho de
2008.
SEBRAE. Biblioteca On-line. Disponível em:
<http://www.sebrae.com.br>. Acesso em 17 de junho de 2008.
A História da XEROX

30 Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia

Disponível em: http://mundodasmarcas.blogspot.com/2006/...
Acesso em: 15 jul.2010.

Equipamentos para montar sua copiadora

Disponível em: http://www.assisteme.com.br/noticia.php?...
Acesso em: 15 jul. 2010.

Prejuízo com cópias de livros é de R$ 400 milhões por ano

Disponível em: http://www.abdr.org.br/site/textoview.as...
Acesso em: 27 jul. 2010.

A velha e dura concorrência

Disponível em: http://www.papelearte.com.br/especial/25...
Acesso em: 27 jul.2010.

Idéias de Negócios - servico-de-fotocopia 31