Apostila Outlook 2000

APOSTILA
MICROSOFT OUTLOOK 2000







SUMRIO

I. INTRODUO
II. INICIANDO O OUTLOOK 2000
III. OUTLOOK HOJE
IV. ATALHOS DO OUTLOOK
V. CONFIGURAR CONTA DE CORREIO ELETRNICO
VI. RECEBER E-MAIL
VII. FILTRAR MENSAGENS
VIII. ENVIAR E-MAIL
IX. CALENDRIO
X. CONTATOS
XI. TAREFAS
XII. ANOTAES
XIII. ITENS EXCLUDOS
XIV. ENVIO DE FAX
XV. ENDEREOS
XVI. TERMO DE USO






















INTRODUO
1
Apostila Outlook 2000
O Microsoft Outlook o principal cliente de mensagens e colaborao para ajud-lo a
obter os melhores resultados, combinando o lder em suporte para correio eletrnico, nos
padres da Internet e do Microsoft Exchange Server, com o calendrio integrado e os
recursos para gerenciamento de tarefas e contatos.
No Outlook, as informaes so organizadas em pastas. Quando voc iniciar o Outlook
pela primeira vez, a pasta da Caixa de entrada abrir. Use a Caixa de entrada para ler e
enviar mensagens de correio eletrnico, solicitaes de reunies e tarefas.


INICIANDO O OUTLOOK 2000
Para iniciar o programa Outlook 2000 clique em
Iniciar/Programas/Microsoft Outlook.










OUTLOOK HOJE
Aqui esto alguns dos novos recursos do Outlook 2000:
2
Apostila Outlook 2000
O Outlook hoje apresenta uma viso geral personalizvel das informaes sobre as
tarefas e do calendrio do correio eletrnico em um lugar nico. Para acessar facilmente o
Outlook hoje, basta clicar no cone na barra do Outlook ou selecionar o Outlook hoje para
exibio padro ao iniciar o Outlook a fim de priorizar o seu trabalho.

ATALHOS DO OUTLOOK
Para ir a outra parte do Outlook rapidamente, clique num cone de atalho na barra do
Outlook esquerda da Caixa de entrada. Por exemplo, clique em Calendrio para abrir a
pasta Calendrio. A faixa de pastas (barra horizontal acima do exibidor de informaes)
mostra o nome da pasta aberta. Para ver a lista completa das suas pastas, clique no
nome da pasta na faixa de pastas.






CONFIGURAR CONTA DE CORREIO ELETRNICO
Para receber e enviar mensagens, voc precisa ter uma conta de e-mail bem configurada.
3
Apostila Outlook 2000
Para configurar uma ou mais contas de e-mail clique em Ferramentas/Contas.



Clique no boto Adicionar/Correio.
Voc deve preencher os campos oferecidos pelo assistente.
Na primeira tela voc deve informar o nome de exibio. Pode ser seu prprio nome.

4
Apostila Outlook 2000


Aps preencher com o nome desejado para exibio clique no boto Avanar.

Na prxima dela voc dever informar o seu endereo de correio eletrnico. Digite o seu
e-mail e clique em Avanar.
5
Apostila Outlook 2000


Na prxima dela informe os servidores para envio (smtp) e recebimento (pop) de correio
eletrnico.

6
Apostila Outlook 2000

Caso voc no tenha em suas mos estas informaes, ligue para o telefone do suporte
de seu provedor.
Geralmente o servidor para receber correio eletrnico costuma ser
pop.nomedoprovedor.com.br
Para envio de mensagens smtp.nomedoprovedor.com.br

Substitua nomedoprovedor pelo nome de se provedor de Internet.

Clique no boto Avanar para informar o nome da conta e senha para login. No espao
para o Nome da conta coloque seu user name. Digite a senha de acesso para conexo
com o servidor no espao para senha.

7
Apostila Outlook 2000



O assistente finalizar a configurao de sua conta de correio lhe perguntando a forma de
conexo ao servidor.
Marque a forma de conexo que mais lhe convir.

8
Apostila Outlook 2000

Se suas respostas estiverem corretas o assistente ir informar que voc criou com xito
uma conta de correio eletrnico, clique no boto Concluir para finalizar.

RECEBER E-MAIL
Quando o Outlook iniciado vai para a pasta de Caixa de entrada. Se voc estiver on-
line o programa descarrega do servidor as mensagens enviadas para sua conta de e-mail.
As mensagens enviadas para voc ficam nesta pasta at que voc as leia e apague-as.

9
Apostila Outlook 2000

Verifique se a mensagem recebida contm arquivos anexados observando.
Uma mensagem com anexo est acompanhada de uma ( ) figura de anexo.

Voc pode responder as mensagens recebidas, baseado na data, nome do remetente,
anexo, assunto e no texto da mensagem.

Dia, ms e ano.





10
Apostila Outlook 2000
Remetente


Assunto

Texto


Baseado nestas informaes voc poder filtrar mensagens indesejadas, responder as
mensagens que julgar mais importante, no descarregar mensagens com arquivos
anexos com extenses suspeitas, etc.

Para responder ao autor da mensagem clique no boto ( ) Responder.
Para responder a todos que lhe enviaram mensagens clique no boto ( )
Responder a todos.




11
Apostila Outlook 2000
FILTRAR MENSAGENS
Voc pode filtrar mensagens indesejadas criando algumas regras.
Para filtrar certas mensagens clique em:
Ferramentas/Organizar.

Caso a opo Organizar no esteja visvel. Clique no Atalho Caixa de entrada, clique
agora em Ferramentas/Organizar.



Organize sua caixa de entrada.
Clique em ( ) Nova pasta, para criar uma nova pasta.
Para fechar o Organizar caixa de entrada clique no boto ( )Fechar.

Voc conta com opes variadas para filtrar os remetentes.
Voc pode atribuir cores aos remetentes. Por exemplo, um remetente que j seu cliente
j algum tempo pode atribuir a ele cor verde. J aquele cara chato pode receber a cor
vermelha.
Clique na opo Usando cores, e filtrar os remetentes atribuindo a eles cores.

Configurar o Assistente de regras a melhor maneira para filtrar remetentes
indesejados.






Clique em Assistente de regras.
12
Apostila Outlook 2000
Com a janela de Assistente de regras aberto, clique no boto Nova...



Selecione uma regra. Esta regra pode ser baseada no contedo da mensagem, no
remetente seja ele importante ou indesejado.

Caso tenha selecionado Mover as novas mensagens de algum.
Voc ter que indicar a pessoa e a pasta para qual a mensagem ser enviada.

13
Apostila Outlook 2000


Clique na opo pessoas ou lista de distribuio.
Caso sua lista de contato esteja vazia, clique em Novo contato.
Preencha os dados da pessoa que deseja incluir no seu contato.

14
Apostila Outlook 2000


Voc pode preencher com todos os dados do novo contato, ou simplesmente preencher
com o nome e e-mail do contato.
Aps preencher os dados clique em OK. Voc j conta com um novo contato.
Passe este contato para o lado direito da janela Endereos da regra clicando no boto
( ) incluir.
Clique em OK para fechar esta janela e retornar ao Assistente de regras.

Voc poder notar que o(s) nome(s) do(s) contato(s) j est(o) visveis na parte inferior
do Assistente de regras.
Especifique a pasta para qual as mensagens deste(s) contato(s) sero armazenadas,
clicando em mover para pasta especificada.






15
Apostila Outlook 2000
Se este um contato indesejado, e voc no quer ler as mensagens deste individuo,
ento selecione a pasta Itens excludos.


Clique no boto OK.

Clique em Avanar para prosseguir com a configurao do Assistente de regras.
A prxima dela mostra somente as configuraes que acabou de criar at agora. Voc
pode configurar certas condies, como assunto, Cc, Para, etc.
Clique em Avanar.

Se tiver certeza de que no quer receber mensagens deste(s) contato(s) indesejado(s).
Marque a opo Excluir definitivamente.
Clique em Avanar para Finalizar o Assistente de regras.










ENVIAR E-MAIL
16
Apostila Outlook 2000
Para criar uma mensagem, clique no menu Arquivo, aponte para Novo e clique em
Mensagem de correio eletrnico. Digite os nomes dos destinatrios nas caixas Para e Cc.



Digite o assunto da mensagem na caixa Assunto e, em seguida, digite a mensagem na
caixa de texto. Quando a mensagem estiver pronta para ser enviada, clique em Enviar.









Para inserir um arquivo em sua mensagem, clique na ( ) figura de Anexo ou clique em
Inserir/Arquivo.
17
Apostila Outlook 2000


Escolha o arquivo desejado e clique no boto Inserir.

Voc pode enviar mensagens imediatamente ou envia-las mais tarde clicando no boto
Enviar/receber.
Para economizar tempo de conexo a Internet, descarregue todas as mensagens da
caixa de entrada e desconecte do servidor.
Dessa forma voc ter mais tempo para responder as mensagens recebidas e enviar as
respostas somente quando se conectar ao servidor novamente.

18
Apostila Outlook 2000


Para no enviar as mensagens imediatamente quando clicar no boto enviar clique em
Ferramentas/Opes.

Na guia Entrega de correio desmarque a opo Enviar mensagem imediatamente
quando conectado.

19
Apostila Outlook 2000


Para deixar o Outlook verificar a chegada de novas mensagens enquanto estiver
conectado ao servidor, marque a opo Verificar novas mensagens a cada (escolha o
perodo) minutos.

Marque a opo, No fazer download de mensagem maiores do que (escolha um valor)
KB. Isso filtra mensagens que contenha um arquivo anexado grande demais.
Para salvar estas opes clique no boto OK.









20
Apostila Outlook 2000
CALEANDRIO
Para acessar o Calendrio de maneira simples e rpida clique no atalho Calendrio no
canto esquerdo da tela nos Atalhos do Outlook.

Voc pode acessar o Calendrio a fim de visualizar em que dia cair determinada data.
Poder por exemplo marcar uma reunio para determinado dia e ter certeza que este dia
no cair num Sbado ou Domingo.
A tela Calendrio mostra o dia atual com24hs e no canto direito mostra Dia/Ms/Ano.



A data atual pode ser vista no topo deste pequeno calendrio.
Abaixo segue o Ms e o Ano.

Voc pode clicar nas setas (esquerda e direita) para retornar o(s) ms(es) ou avanar.
Logo abaixo do ms e ano ficam os dias da semana. Domingo, Segunda-feira, Tera-
feira, Quarta-feira, Quinta-feira, Sexta-feira e Sbado.
A data atual estar marcada com um quadrado vermelho ao redor, e tarefas agendadas
estaro em negrito.







21
Apostila Outlook 2000
Ao clicar na tarefa agendada automaticamente ser mostrado o dia da tarefa e horrio
que ocorrer a tarefa.



O calendrio mostra em que determinado dia da semana cair uma data, e tambm para
agendar seus compromissos.

CONTATOS
Armazene seus clientes, pessoas, endereos, telefones teis no item Contatos.
Para abrir o item Contatos clique no Atalho Contatos.



Ao executar o item Contatos pela primeira uma tela semelhante tela abaixo, lhe
informar que no h nenhum item neste modo de exibio.

22
Apostila Outlook 2000


Para criar um novo contato. D um clique duplo na rea vazia.
Uma nova tela abrir para que sejam preenchidos os dados do novo Contato.

23
Apostila Outlook 2000


Para este novo contato voc deve preencher o maior nmero de dados disponveis para
cadastro.

Nome completo: Digite o nome completo do contato.

Cargo: cargo que ocupa em uma empresa.

Empresa: nome da empresa onde trabalha

Arquivar como: geralmente o Outlook inverter o nome do contato. Por exemplo:
Leonardo da Vinci, torn-se, Vinci, Leonardo da.

Endereo: que pode ser comercial, residencial, outros.

Telefone: voc pode mudar cada item. Se o contato tiver telefone, fax e celular os demais
itens podero ser omitidos.
24
Apostila Outlook 2000
Correio eletrnico: digite neste espao o e-mail do contato. Voc poder incluir at trs
e-mails.

Endereo da pgina Web: home page do contato ou empresa onde trabalha.

Os itens Nome completo e Endereo, so clicveis. Quer dizer que voc poder incluir
informaes mais detalhadas sobre o contato e se u endereo.

Nome completo: detalhes.
Tratamento: Dr. Dra. Prof., Profa., Sr., Sra., e Srta.

Nome: nome do contato

Segundo nome: segundo nome do contato

Sobrenome: sobrenome do contato

Sufixo: Filho, Jnior, Neto, Snior, Sobrinho.


Endereo: detalhes

Endereo: Endereo completo do contato, incluindo rua, nmero da residencial ou
empresa, bairro.

Cidade: cidade onde o contato mora, ou onde empresa est instalada.

Estado: digite o Estado.

Cep: digite o Cep

Pas/ Regio: Escolha o pas de origem.



Crie informaes adicionais no espao maior, reservado para observaes.
25
Apostila Outlook 2000



Voc pode preencher as demais guias (Detalhes, Atividades, Certificados, Todos os
campos) ou finalizar o cadastro do contato clicando no boto ( ) Salvar e
fechar ou no boto ( ) Salvar e novo.
Aps salvar este novo contato, ele estar visvel no item Contatos.



Para localizar com rapidez um determinado contato, clique no boto com a letra inicial do
contato.








Exemplo para localizar Maria clique no boto com a letra m.
26
Apostila Outlook 2000



TAREFAS
Agende suas reunies, eventos, compromissos atravs do item Tarefas.
No se atrase mais para um compromisso, deixe que o Outlook 2000 te avise sobre seus
compromissos, e no perca mais seus compromissos.
Para abrir o item Tarefas mais facilmente clique no atalho Tarefas.


27
Apostila Outlook 2000


Para criar uma nova Tarefa d um clique duplo em qualquer rea vazia.
Uma nova tarefa sem ttulo ser iniciada.



Em assunto digite o assunto da tarefa ou compromisso.
Escolha a data de incio e da concluso da tarefa.
Marque a opo lembrete e escolha o horrio para ser lembrado.
No boto de caixa de som defina o som que soar no lembrete ou clique em procurar,
para escolher outro som.
28
Apostila Outlook 2000
No espao maior (parte debaixo) voc pode digitar informaes adicionais.
Na guia Detalhes, nem sempre ser necessrio o preenchimento de algum campo.


Porque as opes a serem preenchidas no correspondem necessidade da maioria dos
usurios do Outlook 2000.
Para salvar esta tarefa clique no menu Arquivo/Salvar.
Voc j poder visualizar esta tarefa na janela principal do item Tarefas.

Dando um clique duplo na tarefa criada, voc poder fazer modificaes de horrio,
assunto, observaes, lembrete, etc.







Para ser lembrado de uma tarefa, voc precisa estar com o Outlook aberto.
29
Apostila Outlook 2000



No necessrio estar trabalhando no Outlook. O programa pode estar minimizado e
voc executando outras atividades, como digitar um texto no processador de texto Word.

ANOTAES
Voc ainda usa aquele papel lembrete auto-adesivo (POST IT) espalhados ao redor de
seu micro, ou utiliza o velho risque e rabisque. O Outlook juntamente com seu item mais
simples, a Anotaes lhe oferecem uma chance de trocar os papeis autocolantes por uma
maneira fcil de anotar informaes.

A seguinte situao acontece todos os dias:
Voc recebe uma ligao de um cliente, que deseja falar com fulano, mas fulano no est
naquele momento. Voc anota o recado. O recado anotado fica grudado no seu micro at
que possa ser passado para o tal fulano.

Para pequenos lembretes utilize o item Anotaes do Outlook, de fcil uso e fica
gravado em seu micro at que voc resolva exclui-lo.



O visual da prpria anotao se parece muito com os lembretes auto-adesivos.
30
Apostila Outlook 2000

Aps digitar a anotao clique no boto ( ) Fechar.
Sua anotao j pode ser visualizada na tela principal do item Anotaes.



Para excluir uma anotao, selecione-a, e clique no boto ( ) Excluir.

ITENS EXCLUDOS
Como o nome j diz esta pasta abriga todos itens que foram excludos.
Suas anotaes, e-mails, tarefas, contatos, que foram excludas fazem parte dessa pasta.
Para visualizar o contedo de um desses itens excludos de um clique duplo sobre o item
desejado para abri-lo.



Para excluir definitivamente um item da pasta Itens excludos, selecione o item que deseja
excluir, e clique no boto ( ) Excluir.

31
Apostila Outlook 2000


O programa Outlook pedir uma confirmao. Clique em sim para dar um fim no item
desejado.

ENVIO DE FAX
Com o programa Outlook voc envia fax com a mesma facilidade com que envia um e-
mail.
Basta executar o assistente de fax escolher o modem padro.
Aps ter o assistente configurado clique no menu Arquivo/Novo/Fax.
No campo Para, no deve ser digitado o nmero do Fax de destino, mas sim um nome
de contatos. Se voc no souber o nome corretamente clique no boto ( ) Para
escolha o contato desejado.



32
Apostila Outlook 2000
Se for enviar uma copia para outro contato digite o nome do contato ou clique no boto
( ) Copia de destino.
No campo Assunto digite o assunto da mensagem. Digite a mensagem em si no espao
reservado para mensagem.
Aps terminar de digitar a mensagem clique no boto ( ) Enviar.



O programa ir discar para o fax de destino (contato), e aps o processo de envio
estiver completo, a conexo com o fax destino (contato) ser encerrada.


33