Manual do Secretrio

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Manual do
Secretrio
de Interact Club

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Kimberli Berwig

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Kimberli P. Berwig
Apresentao:
com grande alegria e gratificao que me apresento
hoje, como Secretria Distrital de um distrito como o 4640,
e desenvolvo este Manual do Secretrio a todos os
secretrios da gesto 2008/2009, esperando tambm ser
til a futuros secretrios.
Para tanto, reuni diversas informaes sobre o que
acredito que um secretrio no pode deixar de saber para
ter uma tima gesto.
Os modelos apresentados nesse Manual so apenas
propostas demonstrativas, com a finalidade de exemplificar
visualmente a forma prtica do que requisitado em cada
item. Cada modelo pode (deve) ser individualmente
adaptado.

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ndice:
1. Rotary 5
1.1. - O que Rotary? 5
1.2. O objetivo de Rotary : - 5
1.3. Prova Qudrupla 6
1.4. Simbolismo 7
1.5. - Paul Percy Harris 7
2. Rotaract 10
2.1. O que Rotaract? 10
2.2. Objetivos 10
2.2.1. Desenvolvimento Profissional - 10
2.2.2. Desenvolvimento de Liderana - 10
2.2.3. Projetos de Prestao de Servios - 11
3. Interact 12
3.1. Introduo 12
3.2. O que Interact? 12
3.3. Objetivos 13
3.4. 20 bons motivos para pertencer ao Interact 13
4. Estrutura do clube 17
4.1. Porque saber disso? 18
5. Introduo Secretaria 19
5.1. Responsabilidades do Secretrio 19
6. Iniciando e Terminando a Gesto 20
6.1. Incio da Gesto 20
6.2. Trmino da Gesto 20
7. Arquivos e Documentos 21
7.1. Documentos 21

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7.2. Arquivos e Registros 22

7.3. Outros tipos de Documentos e Registros - 22
8. Distribuio de Material 25
8.1. Scios - 25
8.2. Convidados - 25
8.3. Recuperantes 27
9. Correspondncias 29
9.1. Papis e envelopes timbrados, carimbos 30
9.2. Envios (anuais) para o Rotary Internacional 31
9.3. - Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e
Internacionais, Informativos 31
9.4. Ofcios - 32
10. Ata 33
10.1. Livro Ata 33
10.2. Iniciar um Livro Ata - 33
10.3. Escrever o Livro Ata 34
10.4. Ata 34
11. Freqncia 37
11.1. Freqncia 37
11.2. O Livro de Presena 37
11.3. Freqncia Individual 39
12. Relatrio Distrital 41
12.1. Relatrio 41
12.2. Gesto 2008/2009 42
13. Importante 43

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1. ROTARY
1.1. O que Rotary?
Rotary uma organizao internacional de profissionais e
pessoas de negcios, lderes em suas reas de atuao, que prestam
servios humanitrios, fomentam elevado padro de tica em todas
as profisses e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no
mundo.
1.2. O objetivo de Rotary :
O objetivo do Rotary estimular e fomentar o IDEAL DE SERVIR,
como base de todo o empreendimento digno, promovendo e
apoiando:
PRIMEIRO: O desenvolvimento do companheirismo como elemento
capaz de proporcionar oportunidades de servir.
SEGUNDO: O reconhecimento do mrito de toda ocupao til e a
difuso das normas de tica profissional.
TERCEIRO: A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de
cada um na sua vida pblica e privada.
QUARTO: A aproximao dos profissionais de todo o mundo, visando
a consolidao das boas relaes, da cooperao e da paz entre as
naes.

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1.3. Prova Qudrupla

Durante muitas dcadas, Rotary Clubs e rotarianos em todo o

mundo tm usado a Prova Qudrupla, como instrumento para
desenvolver o respeito e compreenso entre os povos.

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Como se emprega a Prova indicado pelo rotariano de Chicago
a
idealizou.
Sugere ele que, primeiro, se decore o texto e, depois, se
adquira o hbito de confrontar pensamentos, palavras e atos com as
perguntas
formuladas.
um guia para se agir direito. Se guardada de memria e
aplicada no tratamento com terceiros, contribuir definitivamente
para
mais
efetivas
e
amistosas
relaes.
A experincia de muitos tem mostrado que se deve consultar
sistematicamente a Prova Qudrupla para avaliar a retido de
pensamentos, palavras e atos, logrando-se maior felicidade e xito.
que

1.4. Simbolismo
Os 24 dentes representam as 24 horas do dia. Cada rotariano
deve viver o Rotary em ao e pensamento durante todas as horas.
Os 6 raios representam as qualidades essenciais do rotariano, em
relao :
1. Famlia: Ser bom chefe de famlia.
2. Ao: Cumprir os deveres de cidado.
3. Amizade: Cultivar a capacidade de fazer e manter amigos.
4. Profisso: Seguir a tica profissional, agindo de acordo com os
princpios do Rotary.
5. Religio: Respeitar normas e princpio religiosos.
6. Instituio:
cooperando.

Manter

integrao

no

movimento

rotrio,

A cor do ouro evoca a nobreza e legitimidade dos propsitos

rotrios. A cor azul lembra o firmamento, indicando a universalidade
e a elevao dos mesmos propsitos.
1.5. Paul Percy Harris

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Paul Percy Harris (1868-1947), advogado, foi o
fundador do Rotary, a primeira e a mais internacional
das organizaes de clubes de prestao de servios
integrada por profissionais e executivos que programam
atividades humanitrias, promovem alto padro de
tica profissional, bem como paz e compreenso
mundial.
Nascido em Racine, Wisconsin (EUA), no dia 19 de
abril de 1868, Paul foi o segundo dos seis filhos de
George N. Harris e Cornlia Bryan Harris. Aos trs anos
de idade foi morar em Wallingford, Vermont (EUA) com
seus avs paternos, que o criaram. Casou-se com Jean
Thompson Harris (1881-1963), mas no tiveram filhos.
Formou-se em Direito na Universidade de Iowa e obteve o ttulo de
Doutor
Honorrio
da
Universidade
de
Vermont.
Paul Harris trabalhou como reprter de jornal, foi professor de
economia, ator de teatro e caubi. Fez inmeras viagens pelos
Estados Unidos e Europa, como representante de uma companhia de
mrmore e granito. Em 1896 decidiu advogar em Chicago. Certa
noite, durante uma caminhada aps jantar na casa de outro
advogado, Paul Harris, depois de ser apresentado a alguns amigos do
seu colega que eram proprietrios de casas comerciais naquele bairro
residencial de Chicago, se lembrou da vida na cidade de New England
onde cresceu. Esse episdio inspirou Paul Harris a organizar um clube,
sem restries polticas ou religiosas, para que executivos e
profissionais
tivessem
a
oportunidade
de
desfrutar
de
companheirismo
e
estabelecer
novas
amizades.
Em 23 de fevereiro de 1905, Paul Harris, juntamente com
outros trs homens de negcios: Silvester Schiele, comerciante de
carvo, Gustavus Loehr, engenheiro de minas, e Hiram Shorey,
alfaiate, formou o primeiro clube. O clube recebeu o nome de "Rotary"
devido ao fato de que seus scios se reuniam em rodzio nos
respectivos locais de trabalho. Seu quadro social cresceu
rapidamente. Muitos scios eram provenientes de cidades pequenas.
No terceiro ano do clube, Paul Harris assumiu a presidncia e decidiu
que a idia do Rotary Club deveria ser expandida a outras cidades
com o intuito de transform-lo em importante movimento de
prestao
de
servios.
O segundo Rotary Club foi fundado em So Francisco, Califrnia
(EUA), em 1908. Em agosto de 1910, quando o nmero de clubes
chegou a 16, foi organizada a Associao Nacional dos Rotary Clubs.
Quando, em 1912, o movimento tornou-se internacional, aps a
formao de clubes no Canad e Inglaterra, o nome passou a ser
"Associao Internacional dos Rotary Clubs". Paul Harris foi o primeiro
presidente de ambas as associaes. Em 1922, o nome foi abreviado

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para "Rotary International". Com o passar do tempo, abriram-se filiais
na Europa e sia. A Prova Qudrupla foi adotada em 1932. Contudo,
devido a duas guerras mundiais, por muito tempo a Europa Oriental
manteve suas portas fechadas ao Rotary. Somente em 1989, Rotary
Clubs foram restabelecidos na Polnia e Hungria. Em 1990 foi
formado o primeiro Rotary Club na ex-Unio Sovitica.
Em 27 de janeiro de 1947, por ocasio do falecimento do
Presidente Emrito do Rotary International, Paul Harris, havia cerca de
6000 Rotary Clubs pelo mundo todo, unidos pelos ideais rotrios de
companheirismo
e
prestao
de
servios.
Em todo o mundo, os rotarianos dedicam seu tempo e
conhecimentos a vrios programas profissionais e projetos de
prestao de servios comunitrios e internacionais. A Fundao
Rotria do Rotary International patrocina programas internacionais
educativos e humanitrios, a um custo anual de aproximadamente
US$ 60 milhes, oferecendo subsdios com o intuito de salvar vidas e
promover o bem estar social. Ademais, patrocina embaixadores
internacionais da boa vontade atravs dos programas de bolsas
educacionais a alunos e professores universitrios e de intercmbio
internacional de profissionais e executivos. Atualmente, o Programa
de Bolsas Educacionais da Fundao Rotria mundialmente o maior
programa patrocinado por uma organizao do setor privado. Cerca
de 1000 bolsas educacionais so concedidas anualmente. Atravs do
programa Plio Plus, o Rotary International j arrecadou mais de US$
230 milhes destinados compra de vacina antiplio, ao apoio
"mobilizao social", motivao dos setores pblicos e privado e
assistncia aos milhares de voluntrios das campanhas de
imunizao.
Embora Paul Harris dedicasse muito do seu tempo ao Rotary,
tambm se destacou por seus trabalhos cvicos e profissionais. Foi o
primeiro diretor-presidente da Associao Nacional para Crianas e
Adultos Deficientes. Foi membro do conselho diretivo da Ordem dos
Advogados dos Estados Unidos, bem como membro do conselho
diretor da Ordem dos Advogados de Chicago e seu representante no
Congresso Internacional de Direito em Hague (Holanda). Foi
homenageado com o prmio "Silver Buffalo", da Organizao dos
Escoteiros dos Estados Unidos, por distintos servios pr-juventude e
condecorado pelos governos do Brasil, Chile, Repblica Dominicana,
Equador, Frana e Peru.

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2. ROTARACT
2.1. O que Rotaract?
No incio dos anos 60, Rotary Clubs de
todo o mundo comearam a patrocinar grupos
de jovens universitrios, como uma atividade
da Avenida dos Servios Comunidade. Em
1968, reconhecendo a importncia dessa

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atividade, o conselho diretor e o presidente do Rotary International
(RI) em 1967-68, Luther Hodges, aprovaram o Rotaract como um
programa oficial do RI. O primeiro clube a ser admitido oficialmente
foi o Rotaract Club de North Charlotte, na Carolina do Norte, EUA.
Depois de vrias dcadas, o Rotaract tornou-se uma dinmica
associao internacional de clubes de prestao de servios, presente
em 120 pases e reas geogrficas, com mais de 130.000 scios em
6.000 clubes.
2.2. Objetivos
2.2.1

Desenvolvimento Profissional

Cada Rotaract Club deve oferecer aos scios, oportunidades

para desenvolvimento profissional atravs de seminrios e
conferncias sobre tpicos como os seguintes:
-

carreiras profissionais
atualidades tecnolgicas no mundo dos negcios
administrao e marketing
tica profissional
finanas e opes de crdito para o estabelecimento de empresas
2.2.2

Desenvolvimento de Liderana

As atividades de desenvolvimento de liderana visam ensinar os

scios a tornarem-se melhores lderes em sua vida pessoal, bem
como ajud-los a desenvolver clubes ativos, com projetos relevantes
de prestao de servios. Alguns tpicos importantes no treinamento
de lderes so:
- tcnicas de oratria
- tcnicas de promoo do Rotaract junto a scios potenciais
- estabelecimento de consenso entre os scios
- delegao de responsabilidades quanto a projetos e
acompanhamento
- oportunidades de promoo dos projetos
- recursos financeiros para o clube
- avaliao do sucesso do clube
2.2.3

Projetos de Prestao de Servios

"Dar de Si Antes de Pensar em Si" o princpio-guia do

Rotary. Os projetos de prestao de servios do Rotaract devem ter
como objetivo uma melhor qualidade de vida para os membros da
comunidade local e mundial. Tais projetos costumam procurar

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solues para problemas cruciais da atualidade, tais como violncia,
uso de drogas, Aids, fome, destruio do meio ambiente e
analfabetismo. Cada Rotaract Club deve programar pelo menos dois
grandes projetos de prestao de servios anualmente - um em prol
da comunidade local e outro de promoo da compreenso
internacional. Cada projeto deve envolver todos ou a maioria dos
scios.
O artigo VII dos "Estatutos Prescritos para o Rotaract
Club" explicam as atividades dos Rotaract Clubs e as diretrizes dos
projetos.

3. INTERACT
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3.1. Introduo
A maior dificuldade em se angariar novos scios e aumentar o
quadro social dos clubes de Interact conseguir explicar em poucas
palavras, e de maneira atrativa, o que Interact Club. importante
frisar que no fazemos parte apenas de um grupo de prestao de
servios, mas sim, de um club de formao de lderes. Infelizmente
nem todas as pessoas preenchem o perfil que se espera de um
interactiano, e por esse motivo, deixam de lado uma oportunidade
nica de crescimento.
O Interact tem uma rotatividade muito grande, em funo do
pouco tempo de movimento que cada um pode ter, diferentemente
de Rotaract e Rotary. Em vista disto, os clubes no podem se manter
fechados, porque com o envelhecimento dos scios e a eminente
sada do movimento pode acarretar o fim do clube. Estejam sempre
chamando scios novos e com o perfil que se espera de um
interactiano. O quadro social o maior patrimnio de um clube.
Ter o to falado esprito interactiano no nada alm do que
ter e respeitar os padres de fundao da instituio em 1962. E esse
esprito deve primeiramente partir do clube, na vontade e no
empenho de formar novos lderes, capacitar jovens, servir ao
prximo, criar novas amizades e principalmente viver Rotary.
3.2. O que Interact?
O Interact uma mescla de clube de
prestao de servios com clube social para jovens
de 14 a 18 anos de idade, e seu nome provm da
abreviao
de
International
Action
(Ao
Internacional). O primeiro clube foi fundado em 28 de
Outubro de 1962, em Melbourn, Flrida; hoje em dia,
existem milhares de clubes mundo afora, cada um
patrocinado por um Rotary Club que o motiva e
orienta. Mas os Interact Clubs so responsveis por sua prpria
administrao e manuteno, permitindo que os scios desenvolvam
suas habilidades de liderana ao mesmo tempo em que assimilam a
importncia do trabalho em equipe.
Cada Interact Club realiza pelo menos dois projetos de prestao
de servios anualmente. Um em benefcio da escola ou comunidade e
outro em prol da compreenso internacional. Embora os interactianos
trabalhem arduamente para que esses projetos sejam bem-sucedidos,
eles tambm se divertem travando amizades com outros
adolescentes e trabalhando em conjunto.
O Interact se tornou um fenmeno mundial, de rpido crescimento,
dispondo de um dos mais significativos programas de prestao de

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servios do Rotary, com mais de 10.700 clubs abrangendo cerca de
110 pases e reas geogrficas.
Interactianos muitas vezes motivam a criao de um Rotaract Club
e participam de seminrios RYLA (Prmio Rotrio de Liderana Juvenil)
alm do intercmbio de jovens e bolsas educacionais.
3.3. Objetivos
1 Desenvolver qualidades de liderana e integridade pessoal Os
valores de liderana e integridade pessoal adquiridos no Interact
sero usados durante toda a vida. indiscutvel o fato de que o
interactiano comprometido com o movimento ser no s um bom
profissional, mas acima de tudo, uma pessoa ntegra.
2 Prestar auxlio e ajuda ao prximo No h nada mais gratificante
do que ver o sorriso no rosto de uma criana. O Interact proporciona
essa experincia de doar-se a quem precisa.
3 Compreender o valor da responsabilidade individual e dedicao
ao trabalho S possvel adquirir todo conhecimento e valores do
movimento quando existe vontade de trabalhar. O interactiano que
leva a srio os objetivos de Rotary poder usufruir ao mximo do
Interact.
4 Promover compreenso e boa vontade internacional As aes
locais bem empregadas esto ajudando a tornar o mundo um local
melhor.
3.4. 20 bons motivos para pertencer ao Interact.
Amizade:
Em um mundo cada vez mais complexo o Interact satisfaz uma
das necessidades mais bsicas dos seres humanos: a do
companheirismo. Essa uma das razes pela qual o movimento foi
fundado em 1962.
Contatos profissionais:
Este foi o segundo motivo do surgimento do Interact. Toda
pessoa precisa de uma rede de contatos. O Interact representa um
corte transversal das profisses de uma comunidade, pois os
interactianos esto envolvidos em todos os ramos comerciais e
profissionais, ajudando-se uns aos outros.
Crescimento profissional:
O envolvimento com o INTERACT favorece o crescimento
pessoal na rea de relaes humanas.

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Experincias em Lideranas:
O Interact uma organizao que congrega lderes e pessoas
de sucesso. Servir em cargos interactianos sinnimo de experincia
em liderana. A pessoa aprende a lidar, motivar, influenciar e
comandar aqueles que j so lderes.
Atuao cvica na comunidade:
A ligao com um Interact club tornam seus scios melhores
cidados. Tipicamente, o Interact congrega as pessoas mais atuantes
de uma sociedade.
Informao atualizada:
As reunies semanais do Interact procuram manter seus scios
atualizados sobre o que acontece na sociedade e no mundo.
Discutem-se temas variados apresentados por palestrantes.
Diverso:
O Interact ainda oferece diverso. Todas as reunies semanais,
projetos do clube, atividades sociais e eventos so interessantes e
divertidos. Alm disso, prestar servios tambm divertido.
Oratria:
Muitas pessoas que ingressam em nossa organizao tem
receio de falar em pblico. O Interact permite excelncia em oratria,
fortalecimento da autoconfiana e aproveitamento de oportunidades
no meio de comunicao.
Cidado do Mundo:
Todo interactiano usa um distintivo, e recebido e incentivado a
participar das reunies de mais de 194 pases do mundo. So poucos
os lugares no mundo que no contam com um Interact Club. No
Interact fazemos amigos na comunidade local e mundial.
Assistncias durante viagens:
Como existem Interact Clubs em muitos lugares, com muita
freqncia interactianos que precisavam de mdico, advogados,
hotis, dentista, conselhos, etc., durante uma viagem conseguiam
atravs de Interact e de Rotary.
Entretenimento:
Todo Interact organiza reunies e atividades de entretenimento,
as quais so muito importantes para trazer diverso as nossas
ocupadas vidas profissionais ou de negcios. No Interact so

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organizadas conferncias, convenes, acampamentos, assemblias,
que, alm de informao, orientao, e servio interactiano, tambm
oferecem muita diverso.

Melhoria das habilidades scias:

Toda semana e em diversas reunies e eventos, o Interact
aperfeioa nossas personalidades e habilidades interpessoais,
oferecendo ambiente ideal para pessoas que gostam de sociabilizar.
Programas familiares:
O Interact e o Rotary oferecem um dos mais fantsticos
programas familiares do mundo, o Intercmbio de Jovens.
Conhecimentos profissionais:
Espera-se que todo interactiano envolva-se com a melhoria de
sua profisso ou ocupao, sirva em comisses de servios
profissionais e participe da divulgao da sua profisso.
Valores ticos:
Os interactianos aplicam em todas as atividades a Prova
Qudrupla, a qual reflete seus padres de tica. Espera-se que todos
os interactianos atuem eticamente em suas profisses e
relacionamentos pessoais.
Conscientizao Cultural:
Em encontros representados no Interact, mundialmente, quase
todas as religies, raas, culturas, nacionalidades e crenas polticas
esto presentes. Em nosso meio encontram-se os cidados de maior
destaque dos mais variados campos do conhecimento humano. Os
interactianos entram em contato com outras culturas e anseiam
trabalhar e ajudar as pessoas de todos os lugares. Conseqentemente
tornam-se melhores pessoas em seus prprios pases.
Prestgio:
Os interactianos so pessoas de prestgio: lderes no meio dos
negcios, profissionais, artsticos, governamentais, esportivos,
religiosos, estudantis e muitos outros.
Pessoas agradveis:
Acima de tudo os interactianos so pessoas agradveis. So
indivduos que crem que o valor de cada um reside em ter um bom
corao e no destaque pessoal.

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Oportunidades de servir:
O Interact formado por clubes dedicados a prestao de
servios. Seu interesse mximo a humanidade, seu produto de
maior valor a dedicao ao servir. Os melhores motivos para tornarse interactiano so as oportunidades de ajudar nossos semelhantes e
o bem-estar que resulta de nossas aes.

Recompensa:
Experincias vividas que voc jamais esquecer, e principalmente...
Amizades que voc ter para o resto de sua vida!

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4. ESTRUTURA DO CLUBE
4.1. Estrutura do Clube
Para melhor servir a comunidade e ao prximo, juntamente com
a capacitao e criao da questo de hierarquia, o Interact Club
dividido em cargos e avenidas, que so renovadas a cada gesto,
para que assim todos os scios tenham a oportunidade de
desenvolver sua liderana.
Presidncia - A principal funo do presidente administrar a
reunio e dar a palavra final. Sempre representar o seu Interact em
reunies interactianas, rotaractianas e rotarianas. tambm funo
do presidente entrante (ou Vice) selecionar o seu Conselho Diretor. A
escolha do presidente feita sob eleio, respeitando a vontade da
maioria, e o mesmo s poder voltar a esse cargo aps todos os
membros terem passado pelo cargo. Salvo casos especiais.
Vice-Presidente Geralmente a segunda pessoa mais votada na
eleio. Em caso de candidato nico o presidente entrante abre
votao para a escolha de seu vice. A funo do vice substituir o
presidente sempre que preciso e prestar auxlio s demais avenidas.
Secretrio Cuida de toda documentao recebida e expedida pelo
clube, bem como a criao de cartas e ofcios. A ata da reunio feita
pelo secretrio, que cuida tambm da freqncia dos scios.
Tesouraria - O tesoureiro o encarregado de receber tanto a
mensalidade dos companheiros quanto os lucros de campanhas.
responsvel pelo repasse das per captas a Representadoria, bem
como o controle do caixa para projetos de cunho social.

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Protocolo - O protocolo tem como funo comear a reunio
chamando a Mesa dos Trabalhos e anunciando os companheiros,
convidados e visitantes. ele tambm quem discorre toda reunio,
chamando os cargos e companheiros que queiram falar algo.
responsvel tambm por todo o protocolo oficial das reunies, posses,
eventos e projetos.
Avenida de Servios Internos Estimula a harmonia dentro de
clube atravs do companheirismo. Procura manter o clube sempre
organizado e nomeia comisses para auxili-lo nessa tarefa.
Avenida de Servios Comunidade Trata de verificar as
necessidades da comunidade e inform-las ao clube, para que assim,
sejam discutidas maneiras de san-las. Geralmente coordena projetos
de mbito social.
Avenida de Servios Profissionais Responsvel por organizar,
agendar e promover palestras com profissionais. Tambm d ateno
aos profissionais da sociedade, homenageando-os em suas datas
comemorativas.
Avenida de Servios Internacionais - Tem como funo manter o
clube informado sobre eventos mundiais. o elo do seu clube com os
demais existentes no planeta.
Esses so os cargos e avenidas padres existentes em todos os
clubes, porm, fica a encargo do presidente rever a criao de novas
funes, como a avenida de finanas, avenida de esportes, e etc.
Embora cada avenida tenha seu responsvel, qualquer scio e
visitante pode dar sugestes de projetos para ela.
4.2. Porque saber disso?
Poderamos apontar vrios motivos do por que saber como
funciona um clube. O principal deles que o presidente, muitas
vezes, representa o seu Interact Club, e sua funo saber como
cada cargo e avenida devem trabalhar.
Conhecer a estrutura do Interact no dever apenas do
presidente, mas sim, de todo interactiano.

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5. INTRODUO SECRETARIA
A secretaria um dos cargos mais importantes do conselho
diretor, pois dela depende o bom andamento dos trabalhos do clube.
O secretrio do Interact Club possui inmeras responsabilidades
e, por isso, deve ser uma pessoa organizada e detalhista, alm de ser
algum de confiana do clube. responsvel pelos arquivos e guarda
de todos os materiais burocrticos do clube.
Um secretrio eficiente prestativo e essencial a uma
boa administrao.
importante ressaltar que seu modo de trabalhar deve ser
detalhadamente explicado ao seu sucessor para assegurar a boa
continuidade dos trabalhos.
Muitas vezes, Interact Clubs indicam um segundo secretrio
para dividir as responsabilidades, o que aconselhvel. O 1
secretrio ficaria responsvel pelas atas e o 2 pelas
correspondncias, ou vice-versa.
O Rotary Internacional (RI) exercer o direito de eliminar de seu
bando de dados os Interact Clubs que tiverem suas correspondncias
devolvidas ao RI e tambm quando os funcionrios da sede mundial
encontrarem-se impossibilitados de obter informaes sobre os
referidos clubes, aps terem contatado os Representantes Distritais
de Interact e o Rotary Club patrocinador. Portanto, responda com o
mximo de presteza s correspondncias do RI, caso contrrio seu
clube poder ser desativado.

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5.1. Responsabilidades do Secretrio

Elaborar as atas de todas as reunies ordinrias e do Conselho

Diretor;
Organizar as fichas individuais (cadastros) de cada scio;
Controle de entrada e sada de correspondncias;
Livro de Presena e freqncias;
Admisso e baixa de scios;
Escrever e responder prontamente correspondncias dos outros
clubes;
Zelar pelo material do clube, organizando documentos, arquivos
e registros;
Distribuir material para o clube, convidados e recuperantes;
Enviar os relatrios mensais (do ms anterior) Secretaria
Distrital (SDI) ou ao Representante Distrital (RDI), at o dia 10
de cada ms.

6. INICIANDO E TERMINANDO A
GESTO
6.1. Incio da Gesto
PRIMEIRO: Informe-se se seu clube est em dia! A secretaria
continua sendo a mesma, o que troca o (a) secretario (a). Verifique
se est tudo em ordem com a secretaria da gesto anterior; tanto do
prprio Club, quanto Distrital ou do Rotary Internacional. Verifique,
ainda, se existe qualquer outro tipo de pendncia local, como
correspondncias para responder ou enviar. Resolva tudo o quanto
antes para no atrasar sua prpria parte no trabalho.
SEGUNDO: Zele pelo material do Club! Ele o patrimnio que vrias
pessoas construram e que continuamente recebe contribuio de
outras.

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TERCEIRO: Seja cuidadoso e detalhista com tudo o que voc faz! Os
seus registros do Club ficaro arquivados para as prximas gestes e
serviro como referncia. Quanto melhor, mais direto e direito for
realizado o trabalho, melhor para todas as partes.
6.2. Trmino da Gesto
Repasse os Arquivos devidamente organizados para o prximo
(a) secretrio (a). Uma lista do material e dos documentos que esto
sendo entregues poder facilitar o servio de ambas as partes.
Informe-o (a) sobre a existncia de alguma pendncia.
Comunique a Equipe Distrital Entrante sobre o novo Conselho
Diretor do Club, avise tambm o seu rgo Multidistrital
correspondente (DIIC) e o Rotary Internacional.
Alteraes no horrio, dia ou local da reunio tambm precisam
ser informadas.

7. ARQUIVOS E DOCUMENTOS
7.1. Documentos
Alguns Documentos so de indispensvel permanncia no
arquivo do Club:

Material de Treinamento: Para, quando for necessria,

alguma alterao na Equipe de Dirigentes do Club ao longo da
gesto. Auxilia e orienta os novos dirigentes em suas
respectivas funes (Presidente, Vice-presidente, Secretrio(s),
Tesoureiro(s), Protocolo(s), Presidentes de Comisses de
Servio). Pode ser requerido juntamente ao quadro de

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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Dirigentes Entrantes aps a Assemblia Distrital de Treinamento
(EDI). Lembrando que existe tambm o material destinado a
novos scios que auxilia a familiarizao com o Programa.

Regimento Interno do Club: Todos os Clubs contm normas e

diretrizes singulares. T-las em mos pode auxiliar em
questes internas como a porcentagem mnima de presena
exigida ou o comprometimento e valores das cotas mensais.

Manual: Contm informaes e diretrizes do Rotary

Internacional de como deve acontecer o Programa e os
respectivos procedimentos desde fundao at fechamento de
Clubs.

Alguns Documentos/Formulrios do Manual de Interact merecem

ateno especial:
Documentos Estaturios do Rotary Club Internacional: Em
resumo so as normas e diretrizes estabelecidas pelo Rotary
Internacional para o Programa:
Estatutos Prescritos (pg. 31 34)
Regimento Interno Prescrito (pg. 35 36)
Declarao de Normas (pg. 37 40)
Formulrios (Fundao do Club): So os Formulrios que o(s)
Rotary(s) Club(s) Patrocinado (es) preenche(m) e envia(m) para o
Rotary Internacional a respeito do(s) Club(s) a ser (em) fundado(s).
No h a necessidade de reenvio a no ser no caso de um novo(s)
Club(s):
Lista de Organizao de Club (pg. 41 42)
Formulrio de Pedido de Publicaes do RI (pg. 43)

Formulrios (Anuais): So os dados constantemente atualizados:

Formulrio de Dados de Dirigentes Entrantes (pg. 45)
(correspondncia 9.2)
Formulrio de Dados de Projeto (pg. 47 48) (correspondncia
9.2)
Formulrio de Scio (pg. 55) (distribuio de material 8.2)
Inscrio
para
Reconhecimento
(correspondncia 9.2)

da

Semana

Mundial:

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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7.2. Arquivos e Registros
Os materiais do Club, normalmente, podem ser arquivados.
Caso haja disponibilidade de uma sala, parte dela ou mesmo
um armrio junto ao espao destinado ao(s) Rotary(s) Club(s)
Patrocinador (es), providencie. Preferencialmente arquive o material
na sede das reunies para facilitar possveis consultas. Lembre-se
disso, principalmente, se o espao for conjugado ao do(s) Rotary(s)
Club(s) Patrocinador (es) porque no regra que as reunies
aconteam em um lugar comum a todos os Clubs.
Separe esses materiais em gavetas e/ou pastas e caixas.
Catalogue-os antes de guard-los e preocupe-se com a etiquetao;
faa-a de forma legvel, aparente e apresente apenas os dados mais
relevantes. Organize de forma fcil e compreensvel a qualquer
interessado.
Modelo de etiqueta:

INTERACT CLUB ___________________, DISTRITO 4640.

Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

Presidente: ______________________
Secretrio: ______________________
Comisso de Servios _______________________

(MATERIAIS CERTIFICADOS, FOTOGRAFIAS, ETC).

7.3. Outros tipos de Documentos e Registros
Pim: Individual. o smbolo dos participantes do Programa.
Cada novo scio recebe do Club seu Pim ao tomar pose oficialmente
ou, quando assumir determinado cargo na Diretoria, seu Pim
referente. A secretaria deve encarregar-se da compra de novas peas
e do armazenamento do que for sobressalente. O Club definir qual
parte ser responsvel pela reposio dos Pins extraviados. Por
exemplo, no caso do Scio/Dirigente perder seu Pim, o Club deve
ter definido se esse Scio/Dirigente deve pagar pela uma nova pea
ou se isso fica sob cargo financeiro do Club.
No caso dos Pins de Dirigentes, eles podem ser integralmente
repostos a cada nova gesto ou repassados da equipe que deixa a
diretoria para equipe entrante; isso fica a escolha de cada Club
lembrando que quando os Pins so repassados entre equipes de
dirigentes poder haver necessidade de reposio de alguma(s)
unidade(s) desse material por parte do Club.
Os Pins dirigidos, como os de Scio 100% ou de Scio
Fundador, servem de incentivo ou parabenizao, sendo uma
escolha do Club entreg-los. Scio 100% , normalmente, entregue

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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ao Scio que est em dia com o Club; essa definio varivel e pode
abranger um ou mais quesitos: freqncia, mensalidades,
participao nas atividades propostas, etc. Scio Fundador
entregue aos Scios que fundaram o Club em que participam ou para
Fundadores que, mesmo em outro Club, continuam participando da
Famlia Rotria.
Manuais e outros Livros: Pondere a necessidade de
diferentes tipos de Manuais/Livros. Converse com o Presidente,
Tesoureiro e Club sobre a possibilidade de aquisio desses materiais.
Muitas vezes h necessidade de informao extra e pode ser
oportuno manter esse tipo de informao no prprio Club. Facilita e
diminui o tempo de pesquisa e auxilia em projetos anualpermanentes.
Fotografias: Dizem que uma imagem vale mais do que mil
palavras.
Fotografe e/ou esteja em contato com os Scios que costumam
fotografar.
Organize um (ou mais) lbum(s) de fotografias para o Club.
Apresent-lo(s) para novos scios e convidados torna as atividades e
as intenes do programa menos abstratas, ajuda na prestao de
contas com Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e/ou Distrito, mantm
a lembrana de ex-scios e facilita a repetio de determinadas
atividades.
Organize de forma cronolgica e/ou dividida por Comisses de
Servio.
Lembre-se de identificar cada lbum e mesmo de deixar um
ndice para facilitar as consultas. Faa um cabealho individual, ou,
antes de cada grupo de fotos:
Nome do Projeto ou do Evento/Encontro;
Data (do dia em questo, do comeo e termino do
Projeto/Evento/Encontro, etc.);
Cidade/Local;
N de Edio (Projeto ou Evento/Encontro);
Comisso a que pertenceu (Projeto);
Quem est presente na foto (caso seja interessante mencionar);
Comentrios que marcaram a(s) foto(s) em questo;
Outros dados relevantes.
Modelo de rodap:

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INTERACT CLUB ___________________, DISTRITO 4640.
Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

PROJETO ________________
Avenida de Servios ____________
___________________ (Local), ___________ (Data)

Trofus, Certificados, Crachs: Normalmente as atividades

do Club e dos Scios/Dirigentes so reconhecidas com a entrega de
trofus e/ou certificados de reconhecimento; essa entrega pode ser
feita pelo prprio Club, pelo Distrito ou por alguma outra entidade
integrante da Famlia Rotria ou no.
Quando so recebidos pelo Club, trofus e certificados fazem
parte do arquivo da gesto em que foram recebidos e como qualquer
outro material devem ser cuidadosamente catalogados. Os trofus
normalmente permanecem expostos no espao fsico destinado ao
Club ou secretaria. Os certificados podem ser catalogados e
arquivados em pastas individuais/coletivas ou receber moldura para
serem, tambm, expostos. Quando recebidos em carter pessoal por
algum scio do Club, dirigente ou no, fotografe a ocasio para
registro.
Certificados
de
participao
em
Eventos/Encontros,
normalmente, so recebidos/entregues em carter pessoal por todos
os scios. O Club pode requerer, junto a organizao, um certificado
genrico para compor o histrico do Club naquele Evento/Encontro,
embora, nem sempre seja possvel consegui-lo. Outra possibilidade
receber a doao do certificado de ex-scios.
Os crachs so individuais, identificaes durante a
participao de um determinado Evento/Encontro. Mas tambm
possvel receb-los como doao de scios para o Club, integrando o
arquivo. Podero ento ser guardados e/ou expostos com as fotos;
catalogados e arquivados; expostos com os trofus e certificado(s) de
participao do mesmo Evento/Encontro.
Fotografe e registre quando o Club entregar trofus e
certificados. Tenha arquivado as empresas (telefones e endereos)
onde esse material foi cotizado e confeccionado; idias e modelos
que foram discutidos alm do que foi aprovado e, quando possvel,
pequenas amostras dos diferentes materiais sugeridos. Ser til na
necessidade de nova confeco/reedio do material.

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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8. DISTRIBUIO DE MATERIAL
(Varivel de clube para clube)
8.1. Scios
Pim: arquivos e documentos 7.3
Crachs: Alguns Clubs, quando em formao, adotam crachs
para facilitar a memorizao entre os Scios. Outros adotam crachs
permanentemente para facilitar a interao de convidados e/ou
recuperantes. Opo de cada Club.
8.2. Convidados
Pasta Informativa: Para acontecer aceitao de determinado
convidado, normalmente, preciso um nmero x de participao
em reunies e projetos a variante de Club para Club o Regimento
Interno. Antes de ser efetivado como scio ativo, interessante que
esse convidado em potencial conhea o programa em que participar.
Sugesto para ser analisada juntamente ao Club a criao de
uma Pasta Informativa. Ela poder apresentar peculiaridades do
grupo; uma pequena definio bsica do que , metas, como e por
que surgiu o programa; um pequeno lbum ou algumas fotos de
Projetos/Encontros/Eventos; e, ainda, uma carta de boas-vindas com
palavras de incentivo por parte dos scios ativos do Club. A devoluo
do material, aps o scio ser efetivado, ou mesmo, depois de
determinado tempo determinao do prprio Club; lembrando que
praticamente todo(s) o(s) convidado(s) tm scios ativos como seus
padrinhos o que auxiliaria na devoluo desse material quando assim
decidido.
Fichas de Cadastro (Formulrio de Scio): Cadastro de dados
individual de cada scio.
Esse cadastro, nada mais que, o Quadro Social ativo que o
Club mantm durante o ano.
Ao iniciar uma nova gesto, um Cadastro de Scios ativos
dever ser informado a tesouraria do Club, tambm, enviado para a
Representadoria Distrital. Qualquer alterao nesse Quadro de Scios,
adeses e baixas, durante a gesto devem ser comunicadas a

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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tesouraria do Club e a Representadoria Distrital essas alteraes
influenciam diretamente a cobrana e o pagamento per capita para
Representadoria Distrital, evitando faltas ou excessos. Isso tambm
facilitar, por exemplo, a cobranas de atrasados atravs da exatido
de scios em cada ms.
Acompanhando as modificaes do Quadro Social do Club, ser
possvel analisar a taxa de freqncia total do Club nas reunies e ao
final de cada ms. Ocasies em que calculada a porcentagem de
presena de cada scio individualmente para som-las como Club.
Fichas de convidados sujeitos a aprovao devem estar
separadas das fichas dos scios ativos, evitando transtornos com o
cadastro atual que o Club mantm com a Representadoria Distrital.
Essas fichas, aps aprovao do scio pelo Club, devero ser
adicionadas ao cadastro, o scio ento agora considerado ativo
integrar o Quadro Social do Club e o Cadastro Distrital.
O prprio manual do programa trs exemplo do que dever ser
preenchido no Formulrio. Nele devem constar os dados mais
aproveitados na comunicao Interna e localizao de cada scio.
Faa um catlogo com e-mails e celulares. Providencie que todos no
Club recebam uma cpia, inclusive o(s) Conselheiro(s) do(s) Rotary(s)
Club(s) Patrocinador (es) e Presidentes dos outros Clubs da Famlia
Rotria na sua cidade (Interact(s), Rotaract(s), Rotary(s), ASR). Alguns
Clubs tambm enviam essa lista para Clubs de diferentes cidades
como uma forma de fomentar o Companheirismo.
Mantenha o Cadastro atualizado!
Tenha, em todas as Reunies, cpias para entregar aos
Convidados em potencial.
Modelo de Formulrio de Scio:

FORMULRIO DE SCIO DO INTERACT CLUB

___________________
Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

Nome Completo: ______________________________

Data de Nascimento: __/__/____
Nome do Pai: _________________________________
Nome da Me: __________________________
Filho de Rotariano [ ] Sim [ ] No
Telefone: __________
Endereo: ________________
E-mail: _______________________
Qual seu objetivo ao ingressar nesse Club?

_______________________________________________
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Manual do Secretrio
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Compreendo e aceito os princpios do Interact, conforme
expressos em seus propsitos e objetivos, e concordo em aceitar
os Estatutos Prescritos para o Interact Club, a Declarao de
Normas Referentes ao Interact e o Regimento interno desse Club.
Assinatura: ___________________________________
__________ (Local), _____ (Dia) de ___________ (Ms) de ____. (Ano)
Como controle do Quadro Social, sugere-se a elaborao de
uma tabela de Admisses e Baixas. Ela poder ser mensal ou mesmo
bimestral, trimestral. Indiferente como seja feito o controle, ele
dever ser mensalmente repassado a tesouraria e, nos meses
necessrios, para Representadoria Distrital.
Modelo de Controle de Quadro Social:

INTERACT CLUB ___________________, distrito 4640.

Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos
QUADRO SOCIAL
Referente ao ms de: (Ms)
ADMISES
(Nome)
(Nome)
(Nome)
TOTAL:
BAIXAS
(Nome)
(Nome)
(Nome)
TOTAL:
8.3. Recuperantes
Recuperao: O carto de recuperao serve para abonar,
individualmente, as ausncias faltas de determinado scio em seu
respectivo Club. Cada carto abona uma falta influenciando a
porcentagem total de freqncia do scio. Ou seja, o carto dever
ser somado como presena, substituinte da ausncia, na
porcentagem total do scio ao final do ms.
um recurso vivel nos 15 dias anteriores ou nos 15 dias
posteriores a data da ausncia no Club participando na reunio de
outro Club/Entidade filiada a Famlia Rotria, por exemplo, outros
Clubs de Rotaract, Interact, Rotary, ASR. Esses cartes so requeridos

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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juntamente a secretaria do Club anfitrio, ou seja, o Club que recebe
o recuperante.
Quando recebida uma recuperao, o (a) Secretrio (a) deve
anunci-la entre as demais correspondncias; dizendo a qual scio e
a que data de reunio referente recuperao entregue.
Sempre tenha uma quantidade considervel de cartes em
cada nova reunio.
Esses cartes preciso conter determinadas informaes do
Club e do recuperante, como:
Nome do Club Anfitrio e Distrito;
Cidade e data;
Espao para preencher o nome do scio;
Espao para preencher o nome do Club do recuperante;
Espao para assinatura do Secretrio (a) do Club Anfitrio;
Podem ser acrescentados outros dados como o smbolo do
programa, local e horrio da reunio do Club Anfitrio, uma
demarcao para apontar a qual tipo de Club da Famlia Rotria
pertence o recuperante, etc.
Modelo de Carto de Recuperao:

Interact Club ___________________

Distrito 4640

O Interact Club ___________________agradece a visita

Reunies:
__________ (Dia),
______ (Horrio),
_______ (Local).

do (a) companheiro (a) ____________________ (Nome)

do

nome do Club

___________________________________________.

___________________ (Local), ___ (Dia), de __________

(Ms), de _____ (Ano).

________________
Secretrio (a)

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Manual do Secretrio
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9. CORRESPONDNCIAS
Encarregue-se da correspondncia. Lembre-se sempre da caixa
de correio ou do local em que recebida, torne o recebimento o
mais acessvel que puder.
Procure por endereos atualizados. Eles podero ser
providenciados nos portais do DIIC, por exemplo. Providencie uma
agenda para essas informaes. Informe-se sobre o sistema de maladireta para facilitar e baratear o envio. Sempre que possvel, envie
correspondncia com notcias, novidades e boletins informativos
divulgando o Club, faa convites para as diferentes atividades ao
longo do ano, parabenize os scios com cartes, etc.
No acumule correspondncias para responder ou por enviar.
Organize uma ficha com o que foi recebido/enviado, suas respectivas
datas com remetentes/destinatrios e uma pequena sntese do
assunto. Sempre responda, mesmo que seja para agradecer a
ateno.
Registre tudo em ATA. Apresente ao Club uma sntese do que
for importante no espao que a Secretaria tem durante a reunio.
Arquive tanto o que receber quanto o que enviar (cpias).
Guarde esse material em pastas de arquivo-morto, pastas Z ou de
qualquer outra maneira que evite algum tipo de extravio, separe de
forma cronolgica. Esse arquivo far parte do material da gesto e
servir de registro e pesquisa do que aconteceu durante o ano.
As correspondncias eletrnicas (e-mails) ao assumirem um
carter informativo devem receber o mesmo tratamento que uma

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Manual do Secretrio
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correspondncia normal. Ser apresentado ao Club, registrado em ATA
e respondido.
Crie um correio eletrnico exclusivo para o Club para evitar
transtornos, perda ou confuso de informaes. Por exemplo, evitar
que correios eletrnicos importantes sejam automaticamente
enviados para o lixo eletrnico do seu servidor por engano.
Mantenha a senha em segredo, entre Secretaria e Presidncia e,
quando necessrio, Tesouraria.
Modelo para controle de Correspondncias e Correios - Eletrnicos:

CORRESPONDNCIAS
Destino:

Remetente:

Tipo: (carta convencional, correio eletrnico, etc).

Tipo: (carta convencional, correio eletrnico, etc).

(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc).

Assunto:

(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc).

Assunto:

TOTAL ENVIADO:

TOTAL RECEBIDO:
OFCIOS

Destino:

Remetente:

Assunto:

Assunto:

TOTAL ENVIADO:
TOTAL RECEBIDO:
9.1. Papis e envelopes timbrados, carimbos
Certifique-se sobre quem necessita assinar a correspondncia.
Por exemplo, Ofcios devero apresentar a assinatura do (a)
Presidente, respostas a correspondncias simples podero ser
assinadas
apenas
pelo
(a)
Secretrio
(a),
pedidos
de
adeso/colaborao para determinada (o) atividade/projeto podem
contar com um visto do (a) Presidente da Comisso de Servio e
assim por diante.
Procure enviar material impresso ou, no mnimo, datilografado.
Nem sempre a manuscrita de fcil compreenso principalmente
quando enviada ao exterior. Com exceo dos correios eletrnicos,
preferencialmente, providencie assinaturas reais. Lembre-se de
providenciar cpias dos envios para registro e arquivo.
Personalize o material que ser enviado em nome do Club, das
folhas de papel aos envelopes. A esttica e o cuidado com a
correspondncia sempre so valorizados por quem a recebe. Cuide
com o excesso de cola e com materiais de diferentes
texturas/pesos/medidas que possam danificar ou mesmo quebrar
durante o envio como os souvenires, CDs, etc.
Para papis timbrados e envelopes:
Smbolo do Programa;
Nome do Clube e Distrito;
Data de Fundao do Club;

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Manual do Secretrio
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Nome do Rotary Club Patrocinador;

Endereo da sede e dia das reunies;
Outras informaes relevantes.

Modelo de Timbre para papis e envelopes:

Interact Club ___________________

Distrito 4640
Fundado em __ de ________ de ________.
Patrocinado por _____________________.

Reunies todos (as) os (as) __________________________, s ___ horas e ___ minutos, na (o) __________ (endereo), (cidade)
Paran.

Os carimbos so mais questo de ocasio e utilidade.

Podem variar apresentando desde smbolo do Programa com o
nome especfico do Club ou ter todos os dados que constam nos
papis e envelopes timbrados. Podem ser carimbos destinados para
determinada promoo para identificar convites e fichas ou, ainda,
podem apresentar o nome especfico do Club, do Presidente em
questo e/ou Secretrio para ser utilizado sob a assinatura do(s)
mesmo(s).
9.2. Envios (anuais) para o Rotary Internacional
Formulrio de Dados de Dirigentes Entrantes:
Recebido em janeiro, todos os anos. Tem data limite para ser
enviado ao Rotary Internacional. So os dados dos Dirigentes
entrantes, a atualizao feita para os Guias Internacionais de cada
gesto. Esses dados serviro como fonte de pesquisa para qualquer
membro da Famlia Rotria a partir do incio da nova gesto.
Formulrio de Dados de Projeto:
Arquivo de Projetos desenvolvidos. Tem estipulada uma data
limite para ser devolvido (normalmente 1de maio). Sendo que uma
cpia deve ser enviada ao Rotary Internacional (Sede Mundial e
Sucursal em So Paulo) e outra cpia a Representadoria Distrital.
um termmetro de como os projetos vm se desenvolvendo no
Brasil, e em outros paises.
Inscrio para Reconhecimento da Semana Mundial:
enviado anualmente. Esse Formulrio validar a participao
do Club nas quatro atividades propostas para sua semana especfica
dentro do calendrio de atividades do Rotary Internacional. A semana
proposta a partir do dia mundial dedicado ao Programa; Interact e
Rotaract tm datas diferentes (verificar no Manual). Pede-se que os

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Manual do Secretrio
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Clubs completem essas quatro atividades anualmente. Manter,
permanentemente, uma cpia desse Formulrio facilita a organizao
prvia das atividades.
9.3. Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e
Internacionais, Informativos
Boletins, Informativos nacionais ou internacionais, Jornais,
Convites... Escreva sempre que houver oportunidade. Comunique aos
outros Clubs quais atividades o seu Club est desenvolvendo.
Convide-os a participar dessas diversas atividades. Interaja.
Estimule a criao de um Jornal ou de um Boletim interno.
Ele pode conter informaes sobre as atividades extra-Club que os
scios vm desenvolvendo, poder informar de atividades na prpria
cidade ou regio, apresentar novos scios, etc. A idia principal desse
tipo de circular integrar os scios para que formem maiores vnculos
de Amizade.
Crie uma lista de correios eletrnicos ou uma rede para
telefonemas facilitando a comunicao no Club. Quanto mais
integrados os scios e os demais Clubs, maior e mais forte ser o
crescimento do grupo. Essas atividades, como circulares e lista para
comunicao, podero ser organizadas junto a Comisso de Servios
Internos.

9.4. Ofcios
Documento escrito para comunicao com rgos do Servio
Pblico ou ainda fins como, por exemplo, comunicao com
Autoridades Eclesisticas, Clubes e Associaes, etc.
Compe-se das seguintes partes:
1. Timbre: O papel dever estar timbrado no alto papel como
qualquer Correspondncia Oficial do Club, apresentando
Smbolo do Programa, nome do Club e outras informaes
importantes.
2. ndice e Nmero trs linhas abaixo, margem esquerda:
Escreve-se Ofcio e em seguida o nmero a ele referente. Na
seqncia uma barra oblqua (/) e os dois ltimos algarismos do
ano ou ano de gesto.
3. Data mesma linha do ndice e Nmero, margem direita:
Escreve-se a localidade e a data completa.
4. Cuidados e Tema(s) trs linhas abaixo: Aos Cuidados (A/C)
de quem chegar o Ofcio; dever aparecer nome completo

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Manual do Secretrio
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quando pessoa fsica ou que parte da Instituio receber a
Correspondncia, Secretria, por exemplo. E o(s) Tema(s)
principal (is) abordado.
5. Invocao trs linhas abaixo: Escreve-se o Cargo do Receptor
e em seguida o tratamento adequado. Por exemplo: Senhor
Secretrio; Excelentssimo Senhor Governador; etc. O Receptor
ser a pessoa na Instituio para a quem o Ofcio ser,
diretamente, dirigido.
6. Texto trs linhas abaixo: O texto deve ser datilografado em
espao dois. Deve ser objetivo. Apresentar a inteno e em
seguida uma explicao sintetizada dos motivos que
motivaram o envio do Ofcio.
7. Cumprimento final pargrafo prprio sem qualquer
numerao Contm a despedida e, quando for ocasio,
votos/apreo/estima a respeito do Receptor/Instituio.
8. Assinatura quatro linhas de espao: Nome civil do Emissor
com as iniciais maisculas indicando, logo abaixo, o Cargo que
ocupa com todas as letras maisculas. A assinatura se faz logo
acima do nome datilografado.
9. Endereo lado esquerdo; parte inferior do papel: Cada item
em uma nova linha:
Forma de tratamento exigida tendo apenas as iniciais
maisculas;
Nome Civil do Receptor com todas as letras maisculas;
Cargo do Receptor com as letras iniciais maisculas sendo
precedido pela sigla DD (abreviatura de Dignssimo);
Nome do Logradouro/Estabelecimento/Entidade e endereo com
as iniciais maisculas;
CEP (cdigo de Endereamento Postal), cidade e sigla da
Unidade da Federao (sigla do Estado ou Distrito Federal);
10.
Lembre-se de respeitar o nmero indicado de linhas de
espaamento entre um item e outro; no geral, recomendam-se
pelo menos trs linhas entre cada item abordado com exceo
dos pargrafos do Texto que deveram ser consecutivos. Dessa
forma o Oficio torna-se apresentvel e organizado.

10. ATA
10.1. Livro ATA
responsabilidade da Secretaria Cuide-o e manuseio com
responsabilidade.

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Manual do Secretrio
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um documento importante. Deve ser levado para todas as
reunies (Formais e/ou de Conselho Diretor) do Club porque est
sujeito a consultas em qualquer momento.
Funes:
Registro das reunies Formais (Ordinrias), Extraordinrias e
Assemblias Gerais;
Registro das reunies de Conselho Diretor;
Registro e Oficializao dos assuntos discutidos, ocorrncias
importantes, decises, etc.
Desconfie sempre da sua memria. Escreva a ATA durante as
reunies, ainda que em forma de rascunho, no deixe para escrever
depois da reunio ou durante a semana. O (a) Secretrio (a) precisa
estar atento a todos os pontos de discusso para transmitir fielmente
o que foi decidido; sem o excesso ou a falta de palavras. Sem
qualquer omisso refletindo apenas as deliberaes discutidas sem
descrever maiores detalhes de como aconteceu.
Escrever diretamente no Livro sujeitar-se a erros, rasuras, e
impossibilita a aprovao prvia, por parte do Club, do que ser
lavrado. Por isso aconselhvel optar por um rascunho. Esse
rascunho ser apresentado aprovao do Club na reunio seguinte
a que foi escrito, poder sofrer correes antes de transcrito ao Livro
ATA. Embora aconselhvel, fica a critrio dos Clubs.
A leitura da ATA anterior no comeo de cada nova seo ajuda
aos scios, principalmente os que estiveram ausentes, a retomarem
os pontos de discusso tratados. Clubs que possuem listas de correio
eletrnico em massa podem utiliz-la para, semanalmente, enviar aos
scios ausentes uma sntese da ATA. Evitando que os
trabalhos/atividades possam ser prejudicados ou atrasados.
tambm a critrio de cada Club.
10.2. Iniciar um Livro ATA
Deve ser um Livro prprio, com pginas numeradas e sem
margem.
Na primeira folha, junto data, deve aparecer o Termo de
Abertura e, na ltima folha conseqentemente, o Termo de
Encerramento.
Deve conter o nmero de folhas, propsitos (se reunies
formais, extraordinrias, etc.) e as assinaturas do Presidente e
Secretrio de quando se inicia o Livro.
Um cabealho, na capa do Livro, com os dados do Club, ano de
fundao, ano da gesto, Lema e outras informaes relevantes, alm
de deix-lo esteticamente mais apresentvel, facilitar a pesquisa e o
arquivamento.

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Manual do Secretrio
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10.3. Escrever o Livro ATA
1. Padronize. Use, preferencialmente, uma nica cor de caneta, ou
azul ou preta. Nunca canetas de cores diversas ou lpis.
2. Escreva com letra cursiva e legvel. Nunca letra de forma.
3. Deve apresentar as assinaturas do (a) Presidente e do (a)
Secretrio ao final de cada seo.
4. O Livro ATA no possui margens. Quando necessrias, devem ser
feitas pelo (a) Secretrio (a).
5. O Livro ATA deve ser escrito de forma cronolgica.
6. No salte ou arranque pginas; lembre-se que so numeradas.
7. No deixe linhas em branco. Isso evita o acrscimo de
informaes depois que a ATA j foi devidamente aprovada,
transcrita e assinada. Entre uma e outra ATA pode-se saltar
linhas desde que elas sejam traadas, inutilizando-as. No Corpo
da Ata no dever haver espaos.
8. Faa um rascunho e o transcreva com ateno. No rasure, ou
utilize recursos como corretivos e borrachas. um documento.
A melhor maneira de corrigir como em uma redao para
vestibular onde se escreve o que eu gostaria de dizer, ou
quero dizer e assim por diante.
9. A Errata serve para a correo de equvocos em ATA(s) anterior
(es). Essa correo dever, preferencialmente, acontecer na
seqncia da ATA com erro(s). Ela apresentar o nmero da ATA
e o que nela est errado, sua correo e as assinaturas do (a)
Presidente e do (a) Secretrio (a).
10.
Termo de Retificao funciona como a Errata.
Ao terminar seu rascunho, antes de transcrev-lo para o Livro
ATA, ou, antes de sujeita-lo a aprovao no Club pergunte-se Caso
eu no estivesse nessa reunio, conseguiria compreender tudo o que
foi dito apenas com a leitura dessa ATA? Resposta afirmativa. ATA
redigida corretamente.
10.4. ATA
Deve, principalmente, conter:
1. Tipo de Reunio Formal (Ordinria), Extraordinria, Conselho
Diretor, etc.;
2. Data, Horrio de incio e Local;
3. Por quem foi presidida;
4. Presentes;
Recuperantes: Scios de outros Clubs da Famlia Rotria. A ATA
deve apresentar, alm do nome, o cargo que a pessoa ocupa no
seu respectivo Club/Distrito.

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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Convidados: Convidados dos Scios do Club que potencialmente

se tornaro Scios ativos. Alm de seus nomes, dever constar
a quantidade de reunies que esse Convidado apresenta no
Club; se primeira, segunda e assim por diante.
Visitantes: So os demais Convidados que o Club recebe.
Palestrantes, Personalidades, Representantes de outras
Entidades e/ou Instituies, etc. So os Convidados que esto
visitando o Club, porm sem a pretenso de integrar o Quadro
Social, mas sim para prestar alguma conta/convite.
5. Aprovao e Correo da(s) ATA(s) anterior (es);
6. Declarao da Secretaria e da Tesouraria;
7. Sntese das Comisses de Servio e Dirigentes;
8. Sntese das decises Tomadas e do Programa;
9. Avisos;
10.
Horrio de encerramento.
11.
Assinaturas Presidente, Secretrio (a) (Scios).
Modelo:
ATA n

nmero da reunio por extenso, (nmero cardinal entre parnteses, opcional)

reunio, se Ordinria (Formal), Extraordinria, de Conselho, etc.

, Reunio

tipo da

nmero do Distrito segundo o Rotary

, Distrito
, do Rotary Internacional, gesto ano da gesto, com o lema respectivo
Lema do RI
. s horas por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional) horas, do dia por extenso
(nmero cardinal entre parnteses, opcional)
, do ms de ms em questo do ano de por extenso
(nmero cardinal entre parnteses, opcional)
, reuniu-se o Interact Club nome do Club na local da
reunio
na localidade de endereo incluindo cidade. Com a presena de porcentagem de
presena do total do Club por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional)
do(s) scio(s), sendo
nome dos scios presentes
quantidade por extenso (nmero cardinal entre
ele (s)
. Ausncia de
parnteses, opcional)
scio(s): nomes. O (A) protocolo nome do Protocolo cumprimentou
aos presentes, convidando-os a protocolo inicial da reunio, em seguida nomeou
Presidente do RI, Governante Distrital e Representante Distrital
e os componentes da mesa
quem est na mesa, comeando pelo (a) presidente
diretiva, que so
. Em seguida o (a)
Protocolo passou a palavra para o (a) Presidente que iniciou a seo.
Devolvendo a palavra ao (a) Protocolo, houve a informao das datas comemorativas
da semana, leitura da prova Qudrupla, etc...
e a nominao de Visitantes e
convidados (por parte de quem e a quantidade de visitas ao Club) e recuperantes
Recuperantes sendo
(Club, Cargo quando houver e Distrito), palestrantes ou outras autoridades presentes
, com um total de
Internacional (RI)

quantidade total de convidados e recuperantes por

extenso

(nmero

cardinal

entre parnteses, opcional)

Visitantes. A palavra foi passada ao (a) Presidente que abriu espao

para a Secretaria informar informes gerais: recuperaes, boletins, correspondncias, avisos, etc.
retomando a palavra, o (a) Presidente pediu a Tesouraria que fizesse
seus informes, informes gerais: saldos de entrada, sadas, dvidas, etc. O (a) Presidente abriu
a Pauta de Trabalhos. Foram discutidos assuntos, Comisses de Servios, votaes, etc.
Ficando decidido que decises tomadas e o que fica para prxima reunio. A reunio
encerrou-se s horrio por extenso e nmeros cardinais entre parnteses, opcional , lavra-se essa

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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ATA, assinada pelo(a) Presidente nome do(a) presidente e pelo(a) Secretrio(a)

nome do(a) secretrio(A)
.
A Pauta a ser discutida pode ser dividida por Comisses. Por
exemplo: (...) Foram discutidos na Comisso de nome da Comisso de Servios,
presidida/organizada por nome do (a) Scio, o(s) assunto(s) assuntos. Ficando
decidido nessa Comisso que decises tomadas e o que fica para prxima reunio.
Embora no seja fcil, quando h a aprovao e verificao
prvia da ATA para a transcrio no Livro, ela pode ser assinada pelos
scios ativos presentes na reunio. Por exemplo: (...) E, assinada
tambm, pelos Companheiros Scios ativos, presentes nessa
Reunio.
Lembrando: O Protocolo para informaes,
leituras e Reflexes, poder variar entre os Clubs.

nomeaes,

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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11. FREQNCIA
11.1. Freqncia
Cada Club, dentro do seu Regimento Interno, estipula uma
porcentagem de freqncia mnima para os seus scios.
Normalmente o no cumprimento dessa norma implica o
Desligamento/Afastamento do Scio.
Quanto a esses Desligamentos/Afastamentos, vale lembrar que:
Afastamento: Afastar um Scio no significa desliga-lo
definitivamente. Isso pode acontecer, por exemplo, a pedido do
prprio Scio. Apresentando motivos que sero avaliados pelo
Conselho Diretor/Club, a condio de Afastado poder ter um
tempo estipulado (dias, meses, reunies ou, ser indeterminado)
para que o Scio retorne efetivamente ao Club. Ele continuar
como
integrando
a
Organizao,
porm
sem
ser
necessariamente um Scio Ativo (podendo ser desligado,
durante esse perodo, do Cadastro Distrital de Scios). Ou, o
prprio Conselho Diretor/Club poder optar pelo afastamento de
algum Scio, analisando os motivos e estipulando as condies
da mesma forma.
Demisso: Demitir um Scio no significa afasta-lo
terminantemente do Club, mas sim da participao em
qualquer outro Programa/Club da Famlia Rotria. Quando
demitido do Programa/Club em que participa esse Scio no
poder ingressar em um novo Programa/Club da Famlia Rotria
mesmo que em outra cidade ou Distrito.
Desligamento: O Desligamento funciona como intermedirio
entre o que foi apresentado. Quando no h a possibilidade do
Scio participar ativamente de determinado Club, ele poder
desligar-se atravs de um Comunicado ao Conselho Diretor. Ele
deixar de fazer parte do Quadro Social do Club
definitivamente. Entretanto poder participar de outro
Programa/Club que melhor se adapte a sua condio. Por
exemplo, os Interactianos que, ao completarem 18 anos de
idade, impossibilitados de continuar no Programa, desligam-se
de seus Clubs e passam a participar de um Club de Rotaract.

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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11.2. O Livro de Presena
Termos de Abertura e Encerramento, aplicados no Livro ATA,
devem ser aplicados, nos mesmos moldes, a esse Livro. Ele registra a
freqncia individual de cada Scio nas reunies.
H Clubs que preferem que os Scios, Convidados e Visitantes,
assinem o prprio Livro ATA. Porm isso s ser possvel, com
exatido, quando a ATA for escrita diretamente no seu Livro durante
as reunies. Clubs que optam pela escrita de rascunho da ATA
sofreriam baixas nas assinaturas, por exemplo, de Visitantes
considerando que no sempre eles estaro presentes no dia em que a
ATA, referente ao dia em que estiveram no Club, for lavrada.
Isso, por outro lado, no ocorre quando h preferncia por um Livro
exclusivo para Registro de presena.
Cada Reunio tem sua prpria porcentagem de presena de Scios
e Visitantes, dessa forma cada Reunio deve ter sua pgina exclusiva
no Livro. Com um cabealho apresentando dados da respectiva
Reunio, como:
1. Nome do Club e Distrito;
2. Gesto e Lema Rotrio;
3. Nmero e tipo da Reunio;
4. Duas Colunas uma com os nomes dos scios em ordem
alfabtica e outra com espao para a assinatura dos scios;
5. Espao reservado para registro dos Convidados, Visitantes e
Recuperantes;
6. Porcentagem total de presena do Club calculada atravs do
nmero total de Scios do Club pelo nmero total de Scios
Presentes na Reunio.
Modelo de Livro de Presena:

INTERACT CLUB ___________________

DISTRITO 4640

Realizemos os Sonhos
Gesto 2008 2009

LIVRO DE PRESENA Dia __/__/__.

N da Reunio:
n

1
2

Tipo da Reunio:
SCIOS

ASSINATURA

(Nome)
(Nome)

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3
4
5

(Nome)
(Nome)
(Nome)
Porcentagem Total de Presena de Scios:

CONVIDADOS

1
2
3
4
5
n

VISITANTES

1
2
3
4
5
n

RECUPERANTES

1
2
3
4
5
n

1
2
3

CONSELHEIROS

ASSINATURA

(Nome)
(Nome)
(Nome)
___________________
(Nome)

__________________
(Nome)

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Secretrio (a) 2008/2009
2008/2009

Presidente

11.3. Freqncia Individual

Scios honorrios no precisam apresentar mnimo de
freqncia mensal.
Convidados em potencial devem ter a freqncia acompanhada
conforme o Estatuto Interno de cada Club para que no seja
extrapolado o tempo para votao.
Scios ativos tambm precisam ter esse acompanhamento
porque, normalmente, uma determinada porcentagem de ausncia do
Scio pode implicar no seu desligamento do Club. E, claro, ausncia
generalizada pode ser o reflexo de algum problema apresentado no
prprio Club ou entre os Scios/Convidados, algo que precisar ser
analisado.
Ao final do ms, o Scio ativo poder apresentar um mximo de
100% de presena. Essa porcentagem poder acontecer de duas
formas:
Participando de todas as Reunies Formais no prprio Club;
Recuperando Reunies em outros Clubs (distribuio de
material 8.3)
Poder acontecer de determinado Scio, no clculo ao final,
exceder os 100%. Apresentar, por exemplo, total de 125% de
presena. Isso acontecer com Scios que participam de todas as
Reunies Formais de seus respectivos Clubs ademais de participam
como Recuperante em outras Locais. Os Cartes sero normalmente
arquivados e somados a porcentagem do Scio. Mas independente
dessa quantidade excedida, continuar apresentando 100% como
total.

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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12. RELATRIO DISTRITAL

Acostume-se a conversar com a Representadoria Distrital. Seja
por telefone, por correio ou correio eletrnico, esteja sempre em
contato com a Equipe.
Os Clubs normalmente seguem um padro definido pela sua
respectiva Representadoria Distrital quanto aos dados que devero
ser mensalmente apresentados.
O modelo poder ser sugerido, ou, ainda, poder ser
padronizado pela Representadoria Distrital. Isso varia entre Distritos e
Gestes. Nessa gesto 2008/2009, os relatrios enviados pelos
secretrios (as) sero padronizados, como foram feitos na ltima
gesto.
O Relatrio dever ser preenchido mensalmente pelos
Clubs e repassado a Secretaria Distrital at o dia 10 de cada
ms.
12.1. Relatrio

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Kimberli Berwig

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Manual do Secretrio
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Mensal
. (Bimestral ou mesmo Trimestral dependendo do
Distrito. Informe-se com o (a) Secretrio (a) anterior ou com a
Secretaria Distrital). Muita ateno para a data de entrega. Ela
abrange os primeiros dez dias de cada ms.
atravs do Relatrio que a Equipe Distrital analisa
determinado Club; reconhece as atividades e os rumos que cada um
tem tomado e percebe as necessidades do Distrito.
Preocupe-se com a esttica. Esse Relatrio como qualquer
outro Documento, ele a representao grfica do que o Club est
desenvolvendo ao longo de cada ms (ou perodo de tempo). Faa
uma capa com os dados principais como nome, cidade, Fundao e
Patrocinador (es); o ms referente; nome do (a) Presidente e
Secretrio (a), etc. (Quando no padronizado). Cuide com qualquer
excesso seja nas cores ou na quantidade de informaes. Guarde-o
num envelope prprio alm do que ser usado no envio por correio
normal ou, se possvel, coloque-o numa pasta/encadernao. Quando
o relatrio enviado por correio eletrnico preocupe-se da mesma
maneira. A probabilidade de ser impresso pela Representadoria para
ser arquivado muito grande.
Obs:
Verifique, junto a Tesouraria do Club, a necessidade de envio do
comprovante de pagamento de per capita para a
Representadoria Distrital junto ao Relatrio Mensal de
Secretaria;
Caso no haja alguma especificao por parte do Distrito,
proponha que o Relatrio de Tesouraria seja entregue junto, ou
no mesmo perodo, que o Relatrio Mensal de Secretaria.
12.2. Gesto 2008/2009
Como j especificado, nesta gesto 2008/2009 os relatrios de
secretaria
sero
padronizados
para
melhor
controle
da
Representadoria e Secretaria Distrital e para esta ter arquivadas
todas as informaes necessrias de cada club.
Os relatrios sero enviados apenas por correio e devero ser
enviados at o dia 10 de cada ms (Por exemplo, enviar o relatrio do
ms de janeiro at o dia 10 de fevereiro) Secretria Distrital,
Kimberli Berwig, no endereo:
Kimberli Pauline Berwig
Avenida Marip, n 1155 Centro.
Marechal Cndido Rondon Paran.
CEP: 85960-000

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Manual do Secretrio
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Cada secretrio tambm poder enviar ao e-mail da Secretaria
do distrito informaes e dados sobre projetos, visitas, reunies,
festivas, entre outros, realizados pelo clube, assim como tambm
podero enviar fotos e vdeos.
OBS: Assim como o envio dos relatrios mensais, o envio de
informaes e fotos via internet contaro pontos ao clube no concurso
de melhor club do distrito.
E-mail da Secretaria Distrital:
sdi.4640@hotmail.com
Para quaisquer dvidas entre em contato com:

Lucas Veroneze Representante Distrital de Interact

Distrito 4640 Gesto 2008/2009:
Telefone: (45) 3378-1369
Celular: (45) 3312-2843
E-mail: lveroneze@hotmail.com

Kimberli Pauline Berwig Secretria Distrital de Interact

Distrito 4640 Gesto 2008/2009:
Telefone: (45) 3254-1812
Celular: (45) 9969-2070
E-mail: kim.4640@hotmail.com

13. IMPORTANTE
http://www.rotary.org - Rotary Internacional
http://www.rotary.org/languages/portuguese/index.html
Rotary Internacional (portugus)
http://www.rotary.org.br - Rotary Internacional no Brasil

http://diic.org - DIIC, Departamento de Informao do Interact Club.

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http://icnorte.bravehost.com/cadastro.htm - Cadastro de Clubs
no DIIC
http://www.rotary.4480.com.br/diic/anp.php - ANP, Arquivo
Nacional de Projetos.
http://www.omirbrasil.org.br - OMIR Brasil, Organizao Multidistrital
de Rotaract Clubs no Brasil.
Escritrio do Rotary Internacional no Brasil:
Rua Tagipuru, 209.
CEP: 01 156 000 So Paulo, SP.
Telefone: (11) 3826-2966
Fax: (11) 3667-6575
http://www.d4640.org.br/ - Distrito 4640

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