Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Mdulo nico
Objetivo do Mdulo:
Objetivos da Unidade:
Pg. 1
Para refletir
Acontece de voc no dar conta do seu servio, tendo at que levar tarefas
para fazer em casa? Aspectos essenciais como lazer e famlia ocupam cada
vez menos espao em sua vida? Voc se sente irritado sem motivo, tenso,
cansado, tem dificuldade para se descontrair? Sofre de mau humor, e reclama
que trabalha demais?
Compreenda que nem sempre trabalhar muito significa produzir muito. Muitas
vezes damos aquele duro no servio, mas as coisas no evoluem. Fica a
impresso de que deixamos a desejar e que nossa pouca produtividade
atrapalha o desempenho da equipe. Enquanto isso, o volume de servio sobre
nossa mesa s aumenta.
Da resulta angstia; insatisfao; baixa autoestima; temor de desemprego, o
que em conjunto acarreta ainda menor produtividade. Isso pode chegar,
inclusive, a prejudicar a sade mental e orgnica da pessoa.
Pg. 2
Como nem todos param no mesmo instante, importante que esse intervalo
acontea fora do local de trabalho, para no atrapalhar quem j esteja
descansado, e concentrado no servio.
Ateno
Pg. 3
Uma boa administrao do tempo envolve alguns cuidados fceis de ter e que
realmente contribuem com o expediente, vamos a alguns deles:
Quanto arrumao dos papis, nada que esteja sobre sua mesa h mais de
15 dias sem uso deve ser a mantido. Papis pouco, ou raramente, utilizados
devem ser guardados fora da rea de trabalho imediato.
Veja os dois ambientes abaixo. Qual deles mais se assemelha ao seu local de
trabalho? Qual deles mais produtivo?
Pg. 4
Ateno
Organize no apenas sua mesa, mas principalmente sua rotina. Tenha anotado
em uma agenda de computador, ou papel, os assuntos mais imediatos, que
no possam ser esquecidos. Escalone as prioridades, de forma que nada seja
deixado de lado.
Ateno
Voc deve compreender que a boa gesto do tempo passa pela definio de
prioridades. importante definir o que imediato e o que pode ser feito depois,
estabelecendo tempos para cada tarefa, buscando cumpri-los sem tortura.
Para essa definio de prioridades, devem existir metas claras, ou seja, saber
onde se deseja chegar de forma individual e coletiva. Sob esse aspecto, o
planejamento estratgico do mandato contribui muito com um melhor
aproveitamento do tempo.
Pg. 5
Saiba mais: Outro hbito importante para a boa gesto do tempo a delegao
de tarefas.
Delegar Tarefas: Como fazer dar certo? Ao delegar uma tarefa, estamos
transmitindo para outra pessoa atividades e compromissos que esto sob
nossa responsabilidade. Normalmente o chefe transfere para um ou mais
subordinados, uma ou mais atividades. Para que possamos delegar tarefas
com sucesso devemos levar alguns fatores em considerao. De nada adianta
delegar tarefas para ter mais tempo para outros trabalhos se o tempo gasto
para acompanhar as atividades for maior do que o tempo economizado com a
transferncia das tarefas para outras pessoas. a boa e velha relao custo x
benefcio. Pode parecer bvio, mas bastante comum a figura do chefe que
transfere uma tarefa e quer acompanhar seu andamento bem de perto, nos
mnimos detalhes. Esta postura acaba sobrecarregando o chefe e faz com que
o subordinado pense que no merece confiana.
Pg. 6
Destaca o consultor Jlio Battisti, ainda, alguns pontos que devem ser
considerados para a delegao de tarefas:
Seja claro e objetivo na delegao. A pessoa deve saber com clareza o que
dela esperado;
Princpio 80/20
Caso invistamos nosso tempo e energia profissional nos 20%, que o que
realmente traz efeitos, seremos capazes de alcanar ainda melhores
resultados.
Pg. 7
difcil ter que admitir que a maior parte daquilo que fazemos no dia a dia do
gabinete significa esforo intil, ou de baixa relevncia, mas da refora-se a
necessidade de planejamento que realmente foque naquilo que promova bons
resultados.
Para refletir:
Pg. 8
Para refletir:
Note que, com o passar dos dias, essa forma de organizao estar cada vez
mais presente na sua memria. Observe o relgio ao final do ms e perceba
que o tempo passou a contar a seu favor. Boa sorte!
Pg. 9
Para refletir:
Quantas vezes j chegou algum no seu gabinete com um pedido impossvel
de ser atendido, dizendo ter sido enviado pelo prprio parlamentar, para que o
procurasse e provesse com soluo seu problema? Provavelmente o cidado
abordou o poltico no corredor que, sem dar ateno ao assunto, o encaminhou
ao gabinete apenas para livrar-se da situao de momento e delegar outra
pessoa a tarefa de dizer "no".
Pg. 10
Sntese:
Objetivos da Unidade:
Pg. 1
Pg. 2
Pg. 3
Pg. 4
Perceba que nessa etapa do processo, a mensagem est sujeita a uma srie
de interferncias, perdas ou rudos, notadamente influenciadas pela cultura da
organizao, ou do gabinete.
Pg. 5
Para refletir:
Pg. 6
O correio eletrnico muito bom para registrar a conversa. boa prtica que,
aps uma conversa face a face, ocorra uma breve troca de mensagens de
correio eletrnico, para reafirmar, confirmar e registrar o que foi conversado.
Pg. 7
Pg. 8
Ateno:
Pg. 9
Saber ouvir nada tem a ver com silenciar e esperar que o outro fale. certo
que isso seja necessrio, contudo, quem ouve bem consegue compreender o
outro, ainda que dele discorde. Quem sabe ouvir demonstra interesse e
contribui com o estabelecimento do dilogo.
Ateno:
O saber ouvir vai desde a leitura do gestual do interlocutor, das expresses que
emprega, observao cuidadosa de seu ser como um todo. Por essa razo a
conversa face a face muito mais eficiente do que o e-mail para a
comunicao. Dessa forma consegue-se ouvir alm das palavras.
Alm disso, nem sempre as pessoas so sinceras e abertas para expor suas
reais intenes e pensamentos. Isso pode provocar percepes equivocadas
da realidade.
Pg. 10
Sntese
Objetivos da unidade:
Pg. 1
Pg. 2
Ateno:
Pg. 3
Toda reunio deve ter um lder, ou coordenador, que assume um papel mais
administrativo. Esse pode ser o chefe de gabinete. interessante que haja
rodzio entre coordenadores da reunio. Isso favorece a cultura da delegao e
da disciplina.
Pg. 4
Pg. 6
Toda reunio deve ter uma ata, que o registro da ocasio. o secretrio da
reunio quem redige a ata, posteriormente revisada e divulgada dentre os
participantes.
Pg. 7
Atentar-se para a pauta. Nela pode haver algum tpico que lhe diga
respeito diretamente. Informe-se sobre isso previamente com o
coordenador. Leia a pauta com antecedncia.
Prepare-se para a reunio, chegue na hora e preserve a ateno no foco
da discusso, no participando de conversas paralelas.
Organize seus argumentos de forma clara. Colete dados, grficos. Se
necessrio, organize uma breve apresentao.
Saiba ouvir seja flexvel. Pondere se as contraposies s suas ideias
no possuem boa fundamentao.
Empregue sua melhor inteligncia emocional, tenha educao, evite
gestos de impacincia e contrariedade.
Lembre-se de que a linguagem corporal e o tom de voz falam mais que
suas palavras.
No rejeite por completo a opinio diversa. Procure identificar nela
algum ponto de concordncia.
Utilize dados consistentes e confiveis. Registre e cite as fontes.
Empregue argumentos positivos, e no negativos. Substitua o voc est
errado... por penso que isso seja diferente....
Deixe sempre espao para a construo coletiva. As pessoas devem
participar de suas boas solues, compartilhe com elas o sabor do
acerto. Essa a melhor forma de evitar a sabotagem e a m vontade
velada.
Pg. 8
Agora que voc conhece alguns aspectos que podem favorecer a realizao de
reunies efetivas, cuide de coloc-los em prtica nas reunies de que participe.
Encare a reunio de trabalho como algo srio, que muito pode contribuir com a
eficincia do gabinete. Prepare-se para ela, atenda s orientaes do
coordenador, oua e coloque seus pontos de vista com clareza e respeito s
ideias adversas.
Objetivos da unidade:
Pg. 2
Pg. 3
Pg. 4
Pg. 5
Pg. 6
Atento observador da equipe, o chefe deve empregar com eficincia uma das
principais ferramentas para a gesto estratgica de pessoas, que o feedback,
ou retorno.
Diz a Wikipedia:
Para dar o feedback, escolha o local e o momento mais apropriado, e que seja
em particular, uma vez que a presena de mais pessoas pode constranger
quem o recebe, caso seja negativo.
Pg. 7
Pg. 8
Pg. 9
Objetivos da Unidade:
Pg. 1
Pg. 2
Pg. 3
Pg. 4
Trata-se de uma situao em que as partes tero que entrar em acordo e
ceder, para que o mandato ganhe e o projeto de lei seja aprovado com louvor
na data festiva.
Pg. 5
Pg. 6
Pg. 7
Pg. 8
Por fim, resta ao final da negociao, deixar claro para as partes o pacto
firmado, por escrito, se necessrio, ficando todos engajados em seu
cumprimento.
Perceba que, a este ponto de nosso exemplo, esgotou-se apenas uma etapa
da negociao. Agora, a assessoria legislativa, e a de comunicao, devem se
atentar para o novo cronograma, de 35 dias para a elaborao, e de 15 para a
divulgao, e neles realizarem seus trabalhos.
Sempre que for necessria repactuao, esta deve ser feita com os mesmos
preceitos da pactuao inicial. Observe, contudo, que o combinado deve ser
atendido. Eventuais alteraes devem acontecer apenas em situaes
absolutamente excepcionais, sob risco de perder a credibilidade e a confiana.
fcil perceber que uma boa negociao passa, necessariamente, por uma
boa gesto de conflitos funcionais. Isso acontece diariamente no gabinete
parlamentar, no apenas em situaes que envolvam a atividade de legislar,
que um objetivo imediato do mandato parlamentar, mas tambm em
situaes corriqueiras da rotina da atividade.
Pg. 9
No exemplo dado, note que deve haver toda uma estratgia de suporte ao
atendimento do prazo pactuado. A rea administrativa deve fazer contatos,
marcar reunies, providenciar a logstica. A rea poltica deve formar o
convencimento dos atores polticos envolvidos, a rea de comunicao deve
empregar os recursos de que disponha para dar ampla divulgao do
processo. trabalho de equipe.
Na rotina interna do gabinete, talvez, o mais hbil negociador deve ser o chefe
de gabinete. Deve ele empregar dos recursos aqui mencionados, para negociar
nas mais diversas situaes, e com os variados atores da atividade, que vo
desde o prprio parlamentar at a copeira do gabinete.
Para refletir:
Sntese
Para ter acesso aos Exerccios de Fixao, v a pgina inicial do curso e clique
em Exerccio de Fixao Mdulo II.