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baseada em
Processos
(ref. GESTO POR PROCESSOS de Saulo Barbar) by Edmilson J. Rosa
Gesto baseada em Processos
Definio de Processos
O que Processos?
Um conjunto definido de passos para a realizao de uma tarefa;
Um processo definido aquele que descrito suficientemente em detalhes de forma que possa
ser consistentemente usado;
Processos definidos auxiliam no planejamento e na execuo de um servio.
Processos Organizacionais
So atividades coordenadas que envolvem:
Pessoas;
Procedimentos;
Recursos;
Tecnologia.
Processos de Negcio
Um processo de negcio consiste de cinco elementos:
Tem seus clientes;
composto de atividades;
Estas atividades so voltadas para criar valor para seus clientes;
Atividades so operadas por atores que podem ser seres humanos ou mquinas;
Freqentemente envolve vrias unidades organizacionais que so responsveis por todo o processo.
MISSO
Quais os recursos e atividades para O que a organizao produz para Para quem a organizao serve?
gerar os produtos? o cliente?
INFRA-ESTRUTURA DA INFORMAO
Como gerenciar o fluxo de informaes?
desenhado para ilustrar claramente as vrias causas que afetam um processo, por classificao e relao das causas. Para
cada efeito existem seguramente, inmeras causas dentro de categorias como as 6 Ms: mtodo, mo-de-obra, matria-prima
mquinas, mensurao e meio ambiente. Nas reas de servios e processos transacionais utilizam-se como categorias bsicas:
procedimentos, pessoas, ponto, polticas, medio e meio ambiente.
Um diagrama de causa e efeito bem detalhado tomar a forma de um a espinha de peixe e da o nome alternativo de
diagrama espinha de peixe. A partir de uma definida lista de possveis causas, as mais provveis so identificadas e
selecionadas para urna melhor anlise, Quando examinar cada causa, observe fatos que mudaram, como por exemplo, desvios
de norma ou dos padres. Lembre-se de eliminar a causa e no o sintoma do problema. Investigue a causa e seus
contribuidores to fundo quando possvel.
Componentes
Razes
Para identificar as informaes a respeito das causas do seu problema.
Para organizar e documentar as causas potenciais de um efeito ou caracterstica de qualidade.
Para indicar o relacionamento de cada causa e subcausa as demais e ao efeito ou caracterstica de qualidade.
Reduzir a tendncia de procurar uma causa "Verdadeira", em prejuzo do desconhecido. ou esquecimento de outras
causas potenciais.
Benefcios
Ajuda a enfocar o aperfeioamento do processo
Registra. visualmente. as causas potenciais que podem ser revistas e atualizadas.
Prov urna estrutura para o brainstorming.
Envolve todos.
Etapas de anlise
Definir o efeito: Algumas vezes. o efeito um problema, como "erros em pedidos". Outras vezes alguma coisa que
necessita ser descrita em termos de qualidade. como "desenvolver o melhor treinamento em motivao gerencial".
Gerar idias: "Brainstorming" urna maneira de um grupo gerar muitas idias em um curto espao de tempo.
Identificar a principal categoria: Baseado na lista de idias, gerar uma lista de categorias. Reduzir o nmero de
categorias, se algumas so comuns a outras. Verificar se as idias se ajustam dentro das categorias estabelecidas. O diagrama
de causa e efeito no pode ter mais de 5 a 7 categorias.
Avaliar as idias: A avaliao pode conter a explanao de idias, o agrupamento das que esto fortemente relacionadas, ou
sua eliminao. A avaliao visa aquele que deu a sugesto, porque a idia agora pertence ao grupo.
Projetar a folha para a coleta de dados: Baseado no diagrama de causa e efeito e nas causas potenciais do problema
listadas nele, projete urna folha de coleta de dados para obter as informaes para validar a causa real.
Os diagramas de causa e efeito identificam apenas causas possveis, somente os dados indicaro as causas reais. Quando o
diagrama de causa e efeito utilizado para fins de planejamento, concentre a ateno sobre um resultado desejado. A seta
principal aponta para o que desejamos que acontea e as setas menores dos ramos representam vrios meios necessrios
para alcanar o resultado. espinha-de-peixe-2004.ppt
(ref. GESTO POR PROCESSOS de Saulo Barbar) by Edmilson J. Rosa
Gesto baseada em Processos
Exemplo
Um diagrama de causa e efeito para as reclamaes dos clientes de um restaurante. Se os clientes reclamam que o
garom rude, deve-se, antes de o gerente tomar qualquer ao, identificar a causa deste comportamento, Neste
exemplo. os garons so rudes porque esto sempre com pressa, e esto sempre com pressa porque atendem muitas
mesas. Ento. o processo de atendimento das mesas deveria ser o foco da ao do gerente, em vez de advertir os
garons para serem mais educados.
Existem vrios modelos para diagramao e modelagem dos processos, como (detalhamento no material):
Organogramas;
Script de Processos;
UML (Unified Modeling Language)
Mapa de Processos:
o Diagramas diversos (modelo SIPOC, diagrama de bloco, IDEF0, fluxograma vertical ou linear, fluxograma
funcional ou horizontal, planilhas e formulrios);
Outros (rede PERT, diagrama de classe, outros)
Porm iremos nos ater ao modelo mais utilizado e que considero de maior eficincia para todas as organizaes, uma
mescla entre fluxograma vertical e funcional (conhecido como modelo Swimlane, usado para representar os papis
desempenhados (funes) pelos diferentes atores que interagem com os processos que esto sendo representados), o
resultado desta mescla chamo de modelo Matricial de apresentao de processos.
Anlise de
Unidade A
solo
Capina
Unidade B
Monta
equipe
recebe
Anlise solo
OK devolve
resultado
distribui P1/UA
equipe
trabalha
terra
Prepara o Controle de
Unidade C
terreno pragas
Plantio Inspees
Unidade D
Adubagem
Unidade E
Colheita
Unidade F
Os projetos de redesenho, em geral, aps a fase de levantamento dos processos entram numa fase de estudo e melhoria dos
processos. Nesta fase sero utilizadas tcnicas com a 5W1H (Do Ingls: Who, When, What, Where, Why e How, com o
objetivo de simplificar; eliminar; reunir e padronizar os processos.) para aperfeioar a forma que o trabalho realizado nas
organizaes.
Este aperfeioamento pode ser acompanhado de estudos tanto de tempos para a identificao de gargalos e quanto de
redundncias de trabalho.
Outros importantes estudos dos processos so as anlises de paralelismo, simultaneidade, seqnciamento e alocao de
recursos s atividades, inclusive pessoas.
A representao dos processos possibilita a discusso em torno da ordem do fluxo das etapas, da alocao de recursos a estas
e das interfaces entre processos. Quando a representao realizada em um software modelador que realiza anlises,
possvel, associando tempos s etapas dos processos, por exemplo, a identificao de gargalos e, ainda, a realizao de
simulaes. O resultado destas anlises pode ser a alterao no fluxo do processo (processos cortando ou no mais de uma
rea) ou modificaes na alocao de recursos, sejam eles mquinas ou pessoas.
Exemplo Ilustrativo
Presidncia
Precificao Contabilidade
Custos
Tecnologia
Compresso Delegao de Autoridade Apropriada
do Tempo e Responsabilidade
Simplificar
Automatizar
Qualidade Integrar
na Fonte
Custo Benefcio
Exemplo
Ilustrativo
AUMENTAR NVEL DE
ESTOQUE
Porm, esta viso deve entrar j durante o redesenho para minimizar conflitos. J a partir
deste momento fatos comeam a acontecer, principalmente a viso de que reviso de processos
sinnimo de corte de pessoas.
A reviso de processos algo que uma empresa busca para aumentar sua eficincia (fazer
melhor as coisas) e eficcia (fazer as coisas certas) algo inevitvel!!!
Em uma situao inevitvel, como o ser humano pode reagir?? Dois extremos:
1. Vou boicotar e impedir que isto acontea (enxerga o RISCO)
2. Vou mostrar que concordo que isso inevitvel e vou mostrar que estou preparado para o
futuro (enxerga a OPORTUNIDADE)