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MANUAL

COM PERGUNTAS E RESPOSTAS

SOBRE

NOTA FISCAL ELETRNICA

ATENO: A presente Cartilha possui carter meramente


informativo. Sua eventual adoo para casos concretos
exigir o exame dos fatos e aspectos circunstanciais prprios
de cada situao, devendo-se levar em conta que outros
posicionamentos podem existir sobre a matria, estando
sempre presente o risco de litgio administrativo ou judicial,
cujos fundamentos ou conseqncias devem ser avaliados
pelas partes diretamente interessadas.
SUMRIO

I. ASPECTOS GERAIS

1. O que Nota Fiscal Eletrnica NF-e? .......................................................................... 1


2. Qual a legislao regulando a emisso da NF-e? ............................................................. 1
3. A partir de quando a NF-e ser exigida? ............................................................................. 1
4. Quem ser obrigado a adotar a NF-e? ................................................................................. 2
5. Quais so as operaes alcanadas e quais so os documentos fiscais em papel que a NF-
e substitui?............................................................................................................................ 5
6. Qual o procedimento para passar a emitir a NF-e? .......................................................... 5
7. A NF-e substituir 100% das Notas Fiscais emitidas em papel? ........................................ 6
8. Com a emisso da NF-e, quais sero as alteraes para o meu cliente? ............................. 6
9. O destinatrio da mercadoria poder exigir o documento fiscal em papel, modelo 1 ou
1A ao invs da NF-e? .......................................................................................................... 6
10. A NF-e e o seu documento auxiliar DANFE podem ser utilizados para documentar
vendas de mercadorias a rgos pblicos? .......................................................................... 7

II. OBRIGAES ACESSRIAS

11. Com a NF-e, ser necessrio obter previamente a AIDF? ................................................. 7


12. A partir da emisso da NF-e, como ficar a gerao do SINTEGRA, GIA, livros
Registro de Entrada, Sada, etc? .......................................................................................... 7
13. A partir do recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, no haver mais a
necessidade de fornecer ao Fisco os arquivos de escriturao eletrnica? .......................... 8
14. Aps o recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, devo guardar os arquivos
contendo as informaes das NF-e j emitidas? .................................................................. 8
15. E as pessoas jurdicas destinatrias, tambm esto obrigadas a manter a guarda de algum
tipo de documento relativo a NF-e? .................................................................................... 8
16. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrnico das NF-es, os rgos fazendrios
podero disponibilizar informaes para recuperao desses arquivos? ............................. 9
17. Como ser feita a emisso da declarao de ingresso da NF-e para remessas Zona
Franca de Manaus? .............................................................................................................. 9

III. MODO OPERACIONAL

18. Como funciona o modelo operacional da NF-e? ................................................................. 9

Emisso e autorizao da NF-e


19. Quais sero as validaes necessrias para autorizao de emisso da NF-e? .................... 10
20. Como ser a numerao da NF-e? (relativa a cada operao e NF-e em papel) .............. 11
21. Qual o limite de mercadorias que podero ser lanadas numa nica NF-e? ....................... 11
22. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE? ................. 12
23. possvel o envio da NF-e por lote ou a emisso deve ser feita nota a nota? .................... 12
24. Pela digitao no site da Secretaria da Fazenda, possvel emitir a NF-e? ........................ 12

IV. Correo, cancelamento e inutilizao de NF-e


25. possvel alterar uma NF-e emitida? .................................................................................. 13
26. Quais so as condies e prazos para o cancelamento de uma NF-e? ................................. 13
27. Como fica a chamada carta de correo no caso da NF-e? .............................................. 13
28. Como sero solucionados eventuais erros na emisso de NF-e? ......................................... 14
29. O que inutilizao de nmero de NF-e? ........................................................................... 14

V. Envio da NF-e da mercadoria ao destinatrio


30. Qual a forma de entrega da NF-e/DANFE ao meu cliente? ................................................ 15
31. Qual o documento fiscal dever acompanhar o trnsito da mercadoria acobertada pela
NF-e? ................................................................................................................................... 15
32. A NF-e ser aceita em outros Estados e pela Receita Federal do Brasil? ........................... 16
33. Como ser feita a confirmao de entrega de mercadoria com a NF-e? ............................. 16
34. Como proceder nos casos de recusa do recebimento de mercadoria em operao
acobertada por NF-e? ........................................................................................................... 16

VI. Consulta de uma NF-e na Internet


35. Como realizada a consulta de uma NF-e na Internet? ...................................................... 16
36. A consulta de validade, existncia e autorizao de uma NF-e obrigatria? .................... 16
37. Como proceder quando a NF-e no estiver disponvel para consulta no Ambiente
Nacional? ............................................................................................................................. 17
38. Por quanto tempo a NF-e poder ser consultada? ............................................................... 17
39. Existe alguma forma de consultar o status de vrias NF-es de uma nica vez? ................ 17
40. As empresas que ainda no emitem o documento eletrnico e receberam uma ou mais
NF-e, atravs do DANFE, podero escriturar o documento auxiliar sem consulta prvia? 18

VII. Escriturao da NF-e


41. Se a minha empresa for autorizada a emitir a NF-e, dever estar obrigatoriamente 18
preparada para receber e escriturar a NF-e na entrada de mercadorias?..............................
42. Como os contadores tero acesso a NF-e de seus clientes? ................................................. 18
43. Como os contadores escrituraro uma NF-e recebida por uma empresa? ........................... 19
44. Como efetuar a escriturao de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA, se a NF-e permite
9 caracteres? ......................................................................................................................... 19

VIII. Contingncia com a NF-e


45. Como proceder no caso de problemas com a emisso da NF-e? ......................................... 19
46. Como fica a numerao da NF-e emitida em contingncia? ............................................... 20

IX. DANFE - DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e

47. O que o DANFE? ............................................................................................................. 20


48. Qual a finalidade do cdigo de barras unidimensional do DANFE? .................................. 21
49. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento dever ser impresso? ........................ 22
50. Como feita a emisso do DANFE? ................................................................................... 22
51. possvel a impresso dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a
consulta da NF-e? ................................................................................................................ 22
52. Nos casos de operaes interestaduais e de exportao, que documento dever
acompanhar as mercadorias? ............................................................................................... 22
53. H obrigatoriedade de manter a guarda do DANFE (emitente e destinatrio)? .................. 23
54. Na hiptese de extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria, como dever o
contribuinte emitente proceder? .......................................................................................... 23
55. No caso de vendas para pessoa fsica, que documento fiscal dever ser entregue? ............ 23

X. CERTIFICAO DIGITAL

56. Como garantida a validade jurdica de uma NF-e? .......................................................... 24


57. Como adquirir uma assinatura digital? ................................................................................ 24
58. Que tipo de certificado a minha empresa dever adquirir para assinar a NF-e? ................. 24
59. Na hiptese da pessoa jurdica possuir vrios estabelecimentos emissores de NF-e, ser
necessrio obter uma assinatura digital para cada estabelecimento? .................................. 24

XI. NOTA FISCAL DE SERVIOS E NOTA FISCAL


CONJUGADA

60. Como dever ser realizada a emisso de Nota Fiscal com ISS no caso de utilizao da
NF-e? ................................................................................................................................... 25
61. A NF-e de Servios da Prefeitura do Municpio de So Paulo segue o modelo da NF-e
nacional? .............................................................................................................................. 25

XII. APNDICE

62. Web Services do ambiente de homologao da SEFAZ Virtual do Estado de So Paulo e


da Receita Federal do Brasil ............................................................................................... 26
63. Fontes de pesquisa e legislao ............................................................................................ 26
I. ASPECTOS GERAIS

1. O que Nota Fiscal Eletrnica NF-e?

Nota Fiscal Eletrnica - NF-e modelo 55, um documento digital, emitido e armazenado
eletronicamente, cujo objetivo documentar, para fins fiscais, as operaes de circulao
de mercadorias, substituindo assim, a nota fiscal impressa em papel tradicionalmente
utilizada, modelo 1 ou 1A.

Sua validade jurdica garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e
integridade) e pela recepo, pelo Fisco, do documento eletrnico, antes da ocorrncia do
fato gerador.

A partir da gerao da NF-e a Secretaria da Fazenda poder monitorar todas as etapas do


processo de circulao de mercadorias, atravs do uso dos arquivos eletrnicos,
proporcionando maior rapidez e segurana fiscalizao.

2. Qual a legislao regulando a emisso de NF-e?

A Nota Fiscal Eletrnica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica DANFE


foram institudos em todo o territrio nacional pelo Ajuste SINIEF 07/05, por meio do
Decreto n 50.110/2005, alterado pelos Ajustes SINIEF n 04/06, 05/07 e 08/07. O Ato
COTEPE/ICMS 22/08, dispe sobre as especificaes tcnicas da NF-e. Este Ato Cotepe
contempla o Manual de Integrao do Contribuinte, que contm todo o detalhamento
tcnico da Nota Fiscal Eletrnica e do DANFE.

No Regulamento do ICMS do Estado de So Paulo foram acrescentados os artigos 212-O e


212-Q ao Livro I, que dispem sobre o Documento Fiscal Eletrnico (DFE), entre os quais
consta a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), modelo 55, que ser emitida exclusivamente em
substituio Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, por contribuinte previamente credenciado pela
Secretaria da Fazenda.

3. A partir de quando a NF-e ser exigida?

O Protocolo ICMS 10/07, alterado pelo Protocolo ICMS 68/08, dispe sobre a obrigatoriedade
de utilizao da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) para a partir de 1 de abril de 2008 para
determinados segmentos, de acordo com o cronograma a seguir explanado.

5
4. Quem ser obrigado a adotar a NF-e?

Conforme determina o Protocolo ICMS 10/07, com as alteraes introduzidas pelos


Protocolos ICMS 88/07, 24/08 e 68/08, a emisso da NF-e ser obrigatria para os
seguintes contribuintes:

I. A partir de 1 de abril de 2008, nas operaes de vendas internas e


interestaduais, excludas as vendas com gasolina de aviao (GAV) e querosene
de aviao (QAV), dos seguintes contribuintes:

Fabricantes de cigarros;
Distribuidores ou atacadistas de cigarros;
Produtores, formuladores e importadores de combustveis lquidos, assim definidos
o e autorizados por rgo federal competente;
Distribuidores de combustveis lquidos, assim definidos e autorizados por rgo
federal competente;
Transportadores e revendedores retalhistas TRR, assim definidos e autorizados
por rgo federal competente.

II. A partir de 1 de junho de 2008, para as demais operaes relativas os contribuintes


supra relacionados, inclusive as vendas com gasolina de aviao (GAV) e
querosene de aviao (QAV).

III. A partir de 1 de setembro de 2008, para os seguintes contribuintes estabelecidos no


Estado do Mato Grosso:

Fabricantes de automveis, camionetes, utilitrios, caminhes,


nibus e motocicletas;
Fabricantes de cimento;
Fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamento alopticos
para uso humano;
Frigorficos e atacadistas que promoverem as sadas de carnes frescas, refrigeradas
ou congeladas das espcies bovinas, sunas, bufalinas e avcola;
Fabricantes de bebidas alcolicas inclusive cervejas e chopes;
Fabricantes de refrigerantes;
Agentes que, no Ambiente de Contratao Livre (ACL), vendam energia eltrica a
consumidor final;
Fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados
e perfilados de ao;
Fabricantes de ferro-gusa.

6
IV. A partir de 1 de dezembro de 2008, aos contribuintes relacionados no item
III, estabelecidos nos demais Estados e no Distrito Federal;

V. A partir de 1 de abril de 2009, aos seguintes contribuintes:

Importadores de automveis, camionetes, utilitrios, caminhes,


nibus e motocicletas;
Fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veculos automotores;
Fabricantes de pneumticos e de cmaras-de-ar;
Fabricantes e importadores de autopeas;
Produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de
petrleo, assim definidos e autorizados por rgo federal competente;
Comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petrleo;
Produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados
de petrleo, assim definidos e autorizados por rgo federal competente;
Comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes derivados de petrleo;
Produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e
revendedores atacadistas a granel de lcool para outros fins;
Produtores, importadores e distribuidores de GLP gs liquefeito de petrleo,
assim definidos e autorizados por rgo federal competente;
Produtores e importadores GNV gs natural veicular;
Atacadistas de produtos siderrgicos e ferro gusa;
Fabricantes de alumnio, laminados e ligas de alumnio;
Fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcolicas e
refrigerantes;
Fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas;
Fabricantes e importadores de resinas termoplsticas;
Distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcolicas, inclusive
cervejas
e chopes;
Distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes;
Fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e
xarope utilizados na fabricao de refrigerantes;
Atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e
acondicionamento associada;
Atacadistas de fumo beneficiado;
Fabricantes de cigarrilhas e charutos;
Fabricantes e importadores de filtros para cigarros;
Fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros,
cigarrilhas
e charutos;
Processadores industriais do fumo.

7
A obrigatoriedade de adoo da NF-e modelo 55, aplica-se a todas as operaes em todos
os estabelecimentos dos contribuintes referidos no Protocolo ICMS 68/2008, localizados
nos Estados de Acre, Alagoas, Amap, Amazonas, Bahia, Cear, Esprito Santo, Gois,
Maranho, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Par, Paraba, Paran,
Pernambuco, Piau, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rondnia,
Santa Catarina, So Paulo, Sergipe, Tocantins e Distrito Federal, ficando vedada a emisso
de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1A.

Nas hipteses a seguir relacionadas, no se aplica a obrigatoriedade de emisso da NF-e,


modelo 55 em substituio a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A:

Ao estabelecimento do contribuinte que no pratique, nem tenha praticado


quaisquer operaes internas e interestaduais h pelo menos 12 (doze) meses,
ainda que a atividade seja realizada em outros estabelecimentos do mesmo
titular (inciso I do 2 da Clusula primeira do Protocolo ICMS 24/08);

Nas operaes realizadas fora do estabelecimento, relativas s sadas


de mercadorias remetidas sem destinatrio certo, desde que os documentos
fiscais relativos remessa e ao retorno sejam NF-e (inciso II do 2 da
Clusula primeira do Protocolo ICMS 24/08, com a alterao introduzida pelo
Protocolo ICMS 68/08);

Na hiptese dos itens 2, 31 e 32 supra transcritos, s operaes praticadas


por contribuinte que tenha como atividade preponderante o comrcio atacadista,
desde que o valor das operaes com cigarros ou bebidas, conforme a hiptese,
no tenha ultrapassado 5% (cinco por cento) do valor total das sadas do
exerccio anterior (inciso III do 2 da Clusula primeira do Protocolo ICMS
24/08, com a alterao introduzida pelo Protocolo ICMS 68/08);

Na hiptese do item 10 supra transcrito, ao fabricante de


aguardente (cachaa) e vinho que tenha auferido receita bruta, no exerccio
anterior, inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) (conforme
inciso IV do 2 da Clusula primeira do Protocolo ICMS 24/08);

Na entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 kg


(duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde
que, ao fim do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas.
(conforme inciso V do 2 da Clusula primeira, acrescentado pelo
Protocolo ICMS 68/08).

8
Considerando os benefcios que a adoo da NF-e ensejar, novos segmentos podero ser
obrigados a emitir a NF-e, conforme estratgia a ser definida pelo Conselho Nacional de
Poltica Fazendria CONFAZ.

5. Quais so as operaes alcanadas e quais so os documentos fiscais que


a NF-e substitui?

At o presente momento a legislao que disciplina a emisso da NF-e permite que o


documento virtual substitua a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, que normalmente utilizada
para documentar operaes comerciais com mercadorias entre pessoas jurdicas.

Portanto, a NF-e substitui a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, em todos os casos em que estes
documentos so utilizados, ou seja, operaes de importao, exportao, interestaduais e
internas, mesmo que de simples remessa.

6. Qual o procedimento para passar a emitir a NF-e?

As pessoas jurdicas obrigadas ou interessadas em emitir a NF-e devero observar as


seguintes disposies:

Possuir acesso Internet;

Solicitar credenciamento da pessoa jurdica como emissora de NF-e na


Secretaria da Fazenda responsvel pela localidade onde esteja localizado o
estabelecimento. O credenciamento em uma Unidade da Federao no
credencia a empresa perante os demais Estados, ou seja, a empresa deve solicitar
credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e
nos quais deseja emitir NF-e;

Possuir certificao digital (certificado digital, emitido por


Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR, contendo o CNPJ da
empresa);

Adaptar o sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o Emissor de


NF-e disponibilizado gratuitamente pela SEFAZ/SP;

Testar os sistemas em ambiente de homologao em todas as Secretarias


da Fazenda em que desejar emitir NF-e;

Obter a autorizao da Secretaria da Fazenda para emisso de NF-e em


ambiente de produo (NF-e com validade jurdica).

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Observaes importantes: As NF-e enviadas para o ambiente de produo tm validade
jurdica junto a SEFAZ-SP e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A, ao
passo que as NF-e enviadas para o ambiente de homologao NO tm validade jurdica e
NO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.

7. A NF-e substituir 100% das Notas Fiscais emitidas em papel?

O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que no seja obrigado sua emisso dever
emitir, preferencialmente, NF-e em substituio a Nota Fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A.

No caso dos estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, (vide resposta questo n 04) aps
o incio da obrigatoriedade prevista na legislao, devem emitir NF-e em todas as suas
operaes, pois a nota fiscal eletrnica modelo 55 deve substituir 100% das Notas Fiscais
modelo 1 ou 1A.

8. Com a emisso da NF-e, quais sero as alteraes para o meu cliente?

Com a adoo da NF-e, a principal mudana para o destinatrio ser a obrigatoriedade de


consulta da NF-e, a fim de verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo
digital, no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br), onde o destinatrio tem
disposio o aplicativo visualizador, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil,
disponvel na opo download.

Caso o destinatrio no seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente conservao do


arquivo digital j mencionada, ele poder conservar o DANFE relativo NF-e e efetuar a
escriturao da NF-e com base nas informaes contidas no DANFE, desde que feitas s
verificaes citadas acima.

Ateno: Relativamente s operaes em que seja obrigatria a emisso da NF-e, o


destinatrio dever exigir a emisso do documento eletrnico, sendo vedada a recepo de
mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada
a hiptese prevista na emisso de DANFE em formulrio de segurana devido a problemas
tcnicos na emisso da NF-e.

9. O destinatrio da mercadoria poder exigir o documento fiscal em papel, modelo


1 ou modelo 1A ao invs da NF-e?

O destinatrio da mercadoria no poder exigir o documento fiscal em papel, modelo 1 ou


1, tendo em vista a existncia de disposio expressa no pargrafo segundo da Clusula
segunda do Ajuste SINIEF 07/2005, que veda a emisso da Nota Fiscal modelo 1 ou 1A
por contribuinte obrigado a emitir NF-e modelo 55, exceto na hiptese prevista no referido
Ajuste ou quando a legislao estadual assim determinar.

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10. A NF-e e o seu documento auxiliar DANFE podem ser utilizados
para documentar vendas de mercadorias a rgos pblicos?

Sim, a NF-e pode e deve ser utilizada em substituio Nota Fiscal em papel, modelo 1 ou
1A, em todas as operaes acobertadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas
vendas rgos pblicos da Administrao Direta ou Indireta.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) uma representao grfica


simplificada da NF-e, cujas atribuies so informar o nmero de Chave de Acesso da NF-
e, permitir a consulta s informaes daquela e acompanhar a mercadoria em trnsito.

O rgo pblico receber o DANFE juntamente com a mercadoria e dever promover a


consulta da validade jurdica da NF-e que o referido documento auxiliar estiver
acobertando, no Portal da Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo ou no Portal
Nacional da NF-e, utilizando a chave de acesso, preferencialmente atravs do leitor de
cdigo de barras.

Aps a consulta ora descrita e desde que verificada a existncia e validade da NF-e, o
DANFE poder ser utilizado como documento hbil a comprovar documentalmente a
regularidade da operao junto auditoria do Tribunal de Contas, em substituio s Notas
Fiscais em papel, modelos 1 ou 1A.

II. OBRIGAES ACESSRIAS


11. Com a NF-e, ser necessrio obter previamente a AIDF?
(Autorizao de Impresso de Documento Fiscal)

Com a adoo da NF-e, no existe mais a figura da AIDF, uma vez que no haver mais a
impresso grfica do documento fiscal.

A autorizao de emisso do documento fiscal passa a ser automtica e executada para cada
NF-e, que poder ter ou no a autorizao emitida pela Secretaria da Fazenda.

12. A partir da emisso da NF-e, como ficar a gerao do SINTEGRA, GIA, livros
Registro de Entrada e Sada, etc?

At o presente momento esto mantidas todas as obrigaes acessrias exigidas, exceto a


obteno de AIDF para emisso da NF-e.

Com a implantao progressiva da NF-e, bem como da Escriturao Fiscal e Contbil


Digital (SPED Fiscal e Contbil), subprojetos do Sistema Pblico de Escriturao Digital

11
(SPED), a tendncia que, futuramente, inmeras obrigaes acessrias sejam
paulatinamente substitudas ou mesmo dispensadas.

13. A partir do recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, no haver mais a


necessidade de fornecer ao Fisco os arquivos de escriturao eletrnica?

As obrigaes acessrias a que os contribuintes esto sujeitos devero contemplar tambm


as informaes j transmitidas por meio da NF-e, ou seja, existe a necessidade de fornecer
ao Fisco os arquivos de escriturao eletrnica.

Com a implementao progressiva dos subprojetos do SPED, a tendncia que,


futuramente estas informaes j estejam contempladas nos diversos mdulos do sistema.
At a efetiva implantao dos demais mdulos do SPED, os arquivos devem ser fornecidos
ao Fisco, conforme legislao em vigor.

14. Aps o recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, devo guardar os


arquivos contendo as informaes das NF-e j escrituradas?

Sim. O emitente dever manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na
legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais, conforme estipula o artigo 202
do Regulamento do ICMS/SP, aprovado pelo Decreto n 45.490/2000.

Caso o destinatrio no tenha condies de receber o arquivo digital, dever armazenar o


DANFE pelo prazo decadencial.

15. E as pessoas jurdicas destinatrias, tambm so obrigadas a manter a guarda de


algum tipo de documento relativo a NF-e ou DANFE?

Caso a empresa destinatria seja emitente da NF-e, poder armazenar apenas e to somente
o arquivo digital recebido, pelo prazo decadencial estabelecido na legislao tributria para
a guarda dos documentos fiscais.

Na hiptese do destinatrio no ser contribuinte credenciado para a emisso de NF-e,


poder, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operao pelo
prazo decadencial estabelecido pela legislao em substituio ao arquivo eletrnico da
NF-e, devendo ser apresentado administrao tributria, quando solicitado.

importante reforar que o destinatrio de mercadoria amparada por NF-e dever sempre
verificar a validade e autenticidade da NF-e, bem como a existncia de Autorizao de Uso
da respectiva NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE
acompanhando a mercadoria.

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16. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrnico das NF-es, os rgos
fazendrios podero disponibilizar informaes para a recuperao desses
arquivos?

No haver disponibilizao das informaes, pois assim como a guarda das Notas Fiscais
em papel fica a cargo dos contribuintes, a cargo destes ficar a guarda dos documentos
eletrnicos.

Os recursos necessrios guarda dos documentos digitais, incluindo back-up, tm custo


muito inferior do que a guarda dos documentos fsicos, permitindo ainda a rpida
recuperao do arquivo bem como as informaes complementares.

17. Como ser feita a emisso da declarao de ingresso da NF-e para


remessas Zona Franca de Manaus?

A SUFRAMA Superintendncia da Zona Franca de Manaus est desenvolvendo um a


verso do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional SINAL compatvel com a
NF-e, com maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores da
Nota Fiscal Eletrnica, cuja implantao ir facilitar o processo de envio da documentao
fiscal, registro e vistoria das mercadorias, resultando na simplificao e maior agilidade no
processo de comprovao do internamento de mercadorias destinadas rea incentivada,
administrada pela SUFRAMA.

Para maiores informaes, consulte o stio da SUFRAMA na Internet:


http://www.suframa.gov.br

III. MODELO OPERACIONAL


18. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

A empresa emissora da NF-e gerar um arquivo eletrnico com as informaes fiscais da


operao comercial, com base no leiaute estabelecido no Ato Cotepe/ICMS n 22/2008, por
meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela
Administrao Tributria.

No Estado de So Paulo a Secretaria da Fazenda disponibilizou um programa emissor da


Nota Fiscal Eletrnica, cujo download pode ser obtido no endereo eletrnico
www.fazenda.sp.gov/nfe.

Esse mesmo arquivo dever ser assinado digitalmente pelo emitente a fim de garantir a
integridade dos dados ali lanados, bem como a sua autoria.

13
O arquivo eletrnico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) ser transmitido pela
Internet SEFAZ, que far uma prvia validao do arquivo e devolver um protocolo de
recebimento (Autorizao de Uso), sem o qual no poder haver o trnsito da mercadoria
(essa validao pode ser comparada a obteno de AIDF), conforme as Clusulas terceira e
quinta do Ajuste SINIEF n 07/2005, artigos 5 e 7 da Portaria CAT n 104/2007 e Ato
Cotepe/ICMS n 22/2008.

Aps o recebimento da NF-e, a SEFAZ disponibilizar consulta, atravs da Internet, para o


destinatrio e outros interessados que detenham a chave de acesso do documento
eletrnico.

Este mesmo arquivo da NF-e ser ainda transmitido pela SEFAZ Receita Federal do
Brasil, que conter um repositrio nacional de todas as Notas Fiscais Eletrnicas emitidas
e, no caso de operao interestadual, para a Secretaria da Fazenda do Estado de destino da
operao.

Para acobertar o trnsito da mercadoria, ser impressa uma representao grfica


simplificada da NF-e, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum
e nica via, que conter a impresso, em destaque, da chave de acesso para consulta da NF-
e na Internet, alm de um cdigo de barras unidimensional, que facilitar a captura e a
confirmao de informaes da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira nos demais Estados
da Federao.

IV. Emisso e autorizao da NF-e:


19. Quais sero as validaes necessrias para autorizao de emisso da NF-e?

Uma vez enviado o arquivo da NF-e, antes de conceder a Autorizao de Uso, a Secretaria
da Fazenda analisar, no mnimo, os seguintes requisitos (artigo 8 da Portaria CAT
104/2007):

Situao cadastral do emitente;


O credenciamento do emitente para emisso da NF-e; C. a autoria da assinatura
do arquivo digital da NF-e;
A integridade do arquivo digital da NF-e;
A observncia do leiaute do arquivo digital, estabelecido no Ato Cotepe ICMS n
14/2007;
A numerao da NF-e

Aps a anlise do arquivo da NF-e, a Secretaria da Fazenda comunicar o emitente,


alternativamente:

14
da concesso da Autorizao de Uso da NF-e;
da denegao da Autorizao de Uso da NF-e, devido irregularidade cadastral do
emitente;
da rejeio do arquivo digital da NF-e devido a:
falha na recepo ou no processamento do arquivo;
falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;
no credenciamento do emitente para emisso de NF-e;
duplicidade do nmero da NF-e;
falha na leitura do nmero da NF-e;
outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo digital da NF-e.

A comunicao do resultado da verificao do arquivo digital pela Secretaria da Fazenda


ser realizada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro
por ele autorizado, contendo, conforme o caso, i) o nmero do protocolo; ii) a chave de
acesso; iii) o nmero da NF-e ou a data e a hora do recebimento da solicitao de
Autorizao de Uso da NF-e.

Caso ocorra a denegao ou a rejeio do arquivo da NF-e, o protocolo do resultado conter


as informaes sobre o motivo pelo qual a Autorizao de Uso de NF-e no foi concedida,
conforme determina o artigo 9 da Portaria CAT 104/2007.

20. Como ser a numerao da NF-e (relativa a cada operao e NF-e em papel) ?

Independente do tipo de operao, a numerao da NF-e ser seqencial de 1 a


999.999.999, por estabelecimento e por srie, devendo ser reiniciada quando atingido este
limite e ser totalmente distinta e independente daquela utilizada pela Nota Fiscal modelo 1
ou 1A (em papel).

O contribuinte poder adotar sries distintas para a emisso da NF-e, observado, no Estado
de So Paulo, o disposto no artigo 196 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto
n 45.490, de 30 de novembro de 2000, mediante a lavratura de termo no livro Registro de
Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia RUDFTO.

21. Qual o limite de mercadorias que podero ser lanadas numa nica NF-e?

Uma NF-e aceita at 990 itens de produto. Dever tambm ser observado o tamanho do
arquivo XML que deve ser transmitido SEFAZ para se obter a autorizao de uso, o
qual no poder exceder a 500 Kbytes.
Com relao ao DANFE, este poder ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um
DANFE poder ter tantas folhas quantas forem necessrias para discriminao das

15
mercadorias. O contribuinte poder utilizar tambm at 50% da rea disponvel no verso do
DANFE.

Observaes:

Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma
ou mais folhas;
A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.

22. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?

No caso de uma operao acobertada por NF-e, a mercadoria somente poder circular
quando houver Autorizao de Uso da NF-e, devidamente acompanhada pelo
correspondente DANFE. Portanto, a NF-e dever ser emitida e autorizada pela SEFAZ
antes da circulao da mercadoria, cabendo empresa avaliar o melhor momento para
emisso e autorizao da Nota Fiscal Eletrnica.

Com relao ao DANFE, indiferente para a SEFAZ o momento de sua impresso dentro
da rotina operacional interna, que poder ser posterior ou no ao carregamento da
mercadoria, contanto que o documento auxiliar correspondente NF-e que acoberta a
operao sempre acompanhe a mercadoria.

23. possvel o envio da NF-e por lote ou a emisso deve ser feita nota a nota?

A NF-e um documento autnomo, portanto sua emisso deve ser feita nota a nota, pois
cada NF-e deve ter a sua prpria assinatura digital individual.

O processo de transmisso da NF-e deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e poder
conter at 50 NF-e, mas no deve exceder o tamanho mximo de 500 Kbytes.

bom lembrar que cada NF-e tem a sua prpria assinatura digital individual. Portanto, se
num lote de 50 NF-es, 3 notas forem rejeitadas, as demais 47 retornaro da SEFAZ com a
Autorizao de Uso e ser apontado o motivo de rejeio de 3 NF-e.

24. Pela digitao no site da Secretaria da Fazenda, possvel emitir a NF-e?

No, o modelo nacional da NF-e pressupe a existncia de arquivo eletrnico com


assinatura digital gerado pelo contribuinte, a partir dos sistemas em seu prprio ambiente
gerador.

16
V. Correo, cancelamento e inutilizao da NF-e:
25. possvel alterar uma NF-e emitida?

Aps a concesso de Autorizao de Uso, a NF-e no poder sofrer qualquer alterao, pois
qualquer modificao no seu contedo invalida a sua Assinatura Digital.

26. Quais so as condies e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

O emitente poder requerer o cancelamento de uma NF-e cujo uso tenha sido previamente
autorizado pelo Fisco (protocolo Autorizao de Uso) e desde que no tenha ainda
ocorrido o fato gerador (sada da mercadoria do estabelecimento). Atualmente o prazo
mximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de So Paulo de 168 horas (7 dias) a
partir da autorizao de uso.

Para proceder ao cancelamento, o emitente dever fazer um pedido especfico gerando um


arquivo XML para tanto. Da mesma forma que a emisso de uma NF-e de circulao de
mercadorias, o pedido de cancelamento tambm dever ser autorizado pela SEFAZ. O
Layout do arquivo de solicitao de cancelamento poder ser consultado no Manual de
Integrao do Contribuinte, disponvel na seo downloads.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poder ser consultado no site da
Secretaria da Fazenda do Estado de localizao da empresa emitente ou no site nacional da
Nota Fiscal Eletrnica (www.nfe.fazenda.gov.br).

27. Como fica a chamada carta de correo no caso de NF-e?

Aps a concesso da Autorizao de Uso de NF-e, o emitente poder sanar erros em


campos especficos da NF-e por meio de Carta de Correo Eletrnica CC-e, transmitida
Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo.

A Carta de Correo Eletrnica CC-e dever atender ao leiaute estabelecido em Ato


Cotepe e a assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-
estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil, contendo o nmero do CNPJ do
estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

A cientificao da recepo da CC-e pela Secretaria da Fazenda (comunicao da recepo)


ser feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme
o caso, a chave de acesso, nmero da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitao
pela Secretaria de Estado da Fazenda. O nmero do protocolo no implica a validao das
informaes contidas na CC-e.

17
Havendo mais de uma CC-e para a mesma NF-e o emitente dever consolidar na ltima
todas as informaes anteriormente retificadas (conforme dispe artigo 19 da Portaria CAR
n 104/07).

Observao importante: Ainda no h leiaute definido em Ato Cotepe para gerao do


arquivo da Carta de Correo Eletrnica.

28. Como sero solucionados eventuais erros na emisso de NF-e?

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ no pode ser mais modificada, mesmo que seja para
correo de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existncia prpria e a
autorizao de uso da NF-e est vinculada ao documento eletrnico original, de modo que
qualquer alterao de contedo ir invalidar a assinatura digital do referido documento e a
respectiva autorizao de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da
circulao da mercadoria, a NF-e poder ser cancelada e ser ento emitida uma Nota
Eletrnica com as correes necessrias.

H ainda a possibilidade de emisso de NF-e complementar nas situaes previstas no


artigo 182 do Regulamento do ICMS.

29. O que inutilizao de nmero da NF-e?

Durante a emisso da NF-e, possvel que ocorra uma quebra de seqncia de numerao,
que pode ser ocasionada por problemas tcnicos ou falhas no sistema do contribuinte. Por
exemplo, as NF-es n 100 e 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por algum
problema de ordem tcnica, no foi utilizada antes da emisso da n 110.

Neste caso, dever o emitente solicitar a inutilizao do nmero da NF-e, mediante Pedido
de Inutilizao de Nmero de NF-e, at o 10 (dcimo) dia do ms subseqente quele em
que ocorrer a quebra de seqncia da numerao.

A funcionalidade da inutilizao de nmero de NF-e tem o objetivo de permitir que o


emissor comunique a SEFAZ, no prazo supra mencionado, os nmeros de NF-e que no
sero mais utilizados em virtude da ocorrncia de quebra de seqncia. Este procedimento
tem carter de denuncia espontnea, podendo o Fisco no reconhecer o pedido nos casos de
dolo, fraude ou simulao, devidamente apurados.

18
VI. Envio da NF-e da mercadoria ao destinatrio:

30. Qual a forma de entrega da NF-e / DANFE ao meu cliente?

No h regras pr-estabelecidas quanto a forma de entrega da NF-e pelo fornecedor ao seu


cliente, de modo que a entrega poder ocorrer da maneira que melhor convier s partes.

A transmisso da NF-e, de comum acordo, poder ocorrer, por exemplo, por e-mail,
disponibilizado num stio da Internet e acessvel mediante senha de acesso.

Com relao a obrigatoriedade da entrega, importante mencionar que a Clusula dcima


do Ajuste SINIEF 07/05 (com as alteraes feitas pelo Ajuste SINIEF 04/06) determina que
o emitente e o destinatrio devero manter, em arquivo digital, as NF-es pelo prazo
estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais.

Caso o destinatrio no seja credenciado para emitir NF-e, dever manter em arquivo o
DANFE relativo a NF-e da operao.

Portanto, conclui-se que a remessa do arquivo digital da NF-e obrigatria nos casos em
que o destinatrio seja emitente de Nota Fiscal Eletrnica, ou, mesmo no o sendo, requeira
o arquivo digital.

31. Qual documento fiscal dever acompanhar o trnsito da mercadoria acobertada


pela NF-e?

O trnsito da mercadoria dever ser acompanhado pelo DANFE Documento Auxiliar de


Nota Fiscal Eletrnica, que dever ser impresso em papel comum (exceto papel jornal), no
formato A4 (210x297mm) em folhas soltas ou formulrio contnuo, ou ainda ser pr-
impresso, conforme estipula o 4 da Clusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrnica dever conter cdigo de barras, conforme
padro estabelecido em Ato Cotepe e poder conter outros elementos grficos, desde que
no prejudiquem a leitura do seu contedo ou do cdigo de barras por leitor ptico
(conforme artigo 10 da Portaria CAT 104/2007).

O formulrio de segurana dever atender os requisitos e recursos de segurana elencados


pelo artigo 15, da Portaria CAT 32/96 e o fabricante do aludido formulrio dever observar
o disposto pelo artigo 17 da Portaria CAT supra mencionada.

19
32. A NF-e ser aceita em outros Estados e pela Receita Federal do Brasil?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federao aprovaram o Modelo de Nota Fiscal


Eletrnica atravs do Ajuste SINIEF 07/05 e suas alteraes. Independentemente de
determinado Estado estar ou no apto a autorizar os seus contribuintes a serem emissores de
NF-e, o modelo 55 reconhecido como hbil para acobertar o trnsito e o recebimento de
mercadorias em qualquer parte do territrio nacional.

33. Como ser feita a confirmao de entrega de mercadoria com a NF-e?

Neste ponto, no houve nenhuma alterao em relao ao procedimento comercial j


anteriormente aplicvel Nota Fiscal modelo 1 ou 1A. No leiaute do DANFE existe um
espao destinado confirmao de entrega de mercadoria, que se assemelha ao canhoto
existente no modelo 1 ou 1A, podendo ser destacado e entregue ao remetente.

34. Como proceder nos casos de recusa do recebimento de mercadoria em operao


acobertada por NF-e?

A recusa de recebimento de mercadoria pode ocorrer de duas formas: i) o destinatrio emite


uma Nota Fiscal de devoluo de compras ou; ii) o destinatrio recusa a mercadoria no
verso do prprio DANFE, destacando os motivos pela qual opinou pela recusa.

Na segunda hiptese, o emitente da NF-e dever emitir uma NF-e de entrada para receber a
mercadoria devolvida.

VII. Consulta de uma NF-e na Internet:

35. Como realizada a consulta de uma NF-e na Internet?

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) poder sempre ser consultada pela
Internet, no stio da Secretaria da Fazenda do Estado de localizao da empresa emitente
(www.fazenda.sp.gov.br/nfe) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br)

36. A consulta de validade, existncia e autorizao de uma NF-e obrigatria?

A consulta da validade, existncia e autorizao de uma NF-e obrigatria por parte do


destinatrio da mercadoria, a fim de verificar a idoneidade do documento digital, conforme
determina o pargrafo primeiro da Clusula dcima do Ajuste SINIEF 07/05, com a
redao dada pelo Ajuste SINIEF 04/06.

20
Cabe destacar que o destinatrio no necessita imprimir qualquer documento para
comprovar a realizao da consulta de validade da NF-e.

37. Como proceder quando a NF-e no estiver disponvel para consulta no Ambiente
Nacional?

Conforme o modelo operacional, aps a autorizao de uso, a NF-e sempre ser transmitida
pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer,
entretanto, eventualmente, problemas tcnicos que adiem esta transmisso, de modo que a
NF-e no conste imediatamente no ambiente nacional aps sua autorizao.

Neste caso, a autorizao de uso da NF-e dever ser consultada no site da SEFAZ que a
autorizou (no Estado de So Paulo a consulta est disponvel na seo Consulta).

A eventual ausncia momentnea da NF-e para consulta no ambiente nacional no


condio suficiente para refutar a validade do documento, desde que o mesmo conste como
autorizado no site da SEFAZ do emitente.

No caso de contingncia em que o trnsito da mercadoria acobertado por DANFE


impresso em formulrio de segurana (vide as questes sobre Contingncia com a NF-e),
se no prazo de 30 (trinta) dias contados do recebimento da mercadoria o destinatrio no
puder obter informaes relativas concesso da Autorizao de Uso da NFe, dever
comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculao

38. Por quanto tempo a NF-e poder ser consultada?

A consulta aos dados da NF-e poder ser promovida dentro do prazo de 180 (cento e
oitenta) dias, contados da recepo do documento digital pela Secretaria da Fazenda
Estadual.

Aps este prazo, a consulta retornar com informaes parciais que identificaro a NF-e
(nmero, data de emisso, CNPJ do emitente e destinatrio, valor do documento e sua
situao), ficando disponvel pelo prazo decadencial aplicvel guarda de documentos
fiscais.

39. Existe alguma forma de consultar o status de vrias NF-es de uma nica vez?

No. Conforme j mencionado, cada NF-e possui a sua respectiva Assinatura Digital e
Autorizao de Uso, razo pela qual a consulta de status de nota fiscal eletrnica deve ser
realizada uma por vez.

21
40. As empresas que ainda no emitem o documento eletrnico e receberam uma ou
mais NF-e, atravs do DANFE, podero escriturar o documento auxiliar sem
consulta prvia?

Aos contribuintes que no esto preparados para recepcionar a NF-e facultado proceder a
escriturao do documento eletrnico com base nas informaes contidas no DANFE, o
qual dever ser arquivado em substituio NF-e.

Contudo, importante destacar que o DANFE no se confunde com a NF-e, pois trata de
uma simples representao grfica do documento fiscal eletrnico. Por esta razo,
obrigao de todos os destinatrios a verificao da validade, autenticidade e da existncia
de Autorizao de Uso da NF-e, estejam estes credenciados ou no emisso da nota fiscal
eletrnica.

Este procedimento de consulta garante segurana de idoneidade do documento fiscal e


resguarda o destinatrio em caso de eventual fiscalizao por parte do Fisco.

VIII. Escriturao da NF-e:

41. Se a minha empresa for autorizada a emitir a NF-e, dever estar


obrigatoriamente preparada para receber e escriturar a NF-e na entrada de
mercadorias?

A pessoa jurdica receptora da mercadoria no obrigada a escriturar a NF-e


automaticamente atravs de um sistema eletrnico, sendo-lhe facultado proceder a
escriturao do documento digital nos moldes da Nota Fiscal modelo 1 ou 1A.

J no que diz respeito a recepo, a empresa receptora dever sempre realizar a consulta de
validade da NF-e no Portal Nacional da NF-e ou no stio da Internet da Administrao
Tributria da Unidade Federada do emissor do documento digital.

Os contribuintes credenciados a emitir a NF-e esto obrigados a manter em arquivo digital


as NF-e recebidas pelo prazo previsto na legislao tributria. A escriturao da NF-e
dever ser realizada com os dados contidos na NF-e, obedecendo s mesmas disposies e
prazos aplicveis aos demais documentos fiscais.

42. Como os contadores tero acesso a NF-e de seus clientes?

Com relao s NF-es emitidas, os contadores podero requisit-las aos seus clientes e
visualiz-las atravs do Programa Visualizador desenvolvido pela Receita Federal do
Brasil, disponvel para download no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

22
43. Como os contadores escrituraro uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos de escriturao fiscal no foram alterados com a criao da NF-e. Por


outro lado, a NF-e trs a possibilidade de simplificar o procedimento e dependendo do nvel
de adaptao a ser gerido nos sistemas internos de escriturao, algumas etapas podero ser
automatizadas, como por meio, por exemplo, de recuperao automtica de informaes do
arquivo de uma NF-e.

44. Como efetuar a escriturao de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e


permite 9 caracteres?

De acordo com o disposto no item 11.1.9A do Manual de Orientao do Convnio ICMS


57/95 (SINTEGRA), o procedimento a ser adotado para a situao reportada o
preenchimento do campo 08 com os 6 (seis) ltimos dgitos.

IX. Contingncia com a NF-e:

45. Como proceder no caso de problemas com a emisso da NF-e?

Quando, em decorrncia de problemas tcnicos, no for possvel gerar ou transmitir um


arquivo digital da NF-e ou obter resposta relativa Autorizao de Uso do documento
digital em tela, o contribuinte dever gerar outro arquivo digital, informando que este foi
gerado em situao de contingncia e adotar uma das seguintes providncias:

Transmitir o arquivo digital da NF-e para a Receita Federal do Brasil, por meio
da Internet, observados os requisitos mencionados no tpico emisso de NF-e
(emisso com base no leiaute estabelecido n Ato Cotepe/ICMS n 22/2008)
e emitir o respectivo DANFE;
Emitir o correspondente DANFE em formulrio de segurana, para acobertar a
mercadoria at o destino.

Caso o contribuinte opte por enviar o arquivo digital Secretaria da Receita Federal do
Brasil, esta poder conceder a Autorizao de Uso da NF-e, denegar a aludida autorizao
ou rejeitar o arquivo digital do documento fiscal.

Na hiptese de o contribuinte optar pela emisso do DANFE em formulrio de segurana,


referido documento dever:

23
conter a indicao, no campo de observaes, da expresso DANFE
emitido
em decorrncia de problemas tcnicos;.
ser emitido no mnimo, em 2 (duas) vias, que tero a seguinte destinao:
b.1.) uma via acompanhar a mercadoria em seu trnsito, devendo o
destinatrio conserv-la em arquivo pelo prazo previsto no art. 202
do RICMS/SP, ou seja, por no mnimo 5 anos;
b.2.) a outra via dever ser conservada em arquivo pelo emitente pelo
prazo mencionado na letra b.1.

O emitente dever ainda lavrar termo no livro Registro de Uso de Documentos Fiscais e
Termos de Ocorrncia RUDFTO, modelo 6, informando o problema tcnico ocorrido, a
data e a hora do incio e do trmino da ocorrncia, os nmeros dos formulrios de
segurana utilizados, bem como os nmeros e as sries das NF-es geradas no perodo
(conforme art. 202 do RICMS/SP, Portaria CAT n 32/96, artigos 12 a 14 e 17 da Portaria
CAT n 104/07 e Ajuste SINIEF n 07/05).

46. Como fica a numerao da NF-e emitida em contingncia?

O contribuinte dever respeitar a numerao da NF-e que vinha sendo utilizada at ento,
lembrando que preciso informar que se trata de Nota Fiscal Eletrnica emitida em
contingncia.

X. DANFE DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e


47. O que o DANFE?

Para acompanhar a mercadoria no seu (dela) transporte, o contribuinte credenciado dever


emitir o DANFE Documento auxiliar de Nota Fiscal Eletrnica. Trata-se de uma
representao simplificada da NF-e que no substitui nem se confunde com uma Nota
Fiscal Eletrnica.

O DANFE tem as seguintes funes bsicas:

obedecer o leiaute estabelecido pelo Ato Cotepe / ICMSn 22/08;


ser impresso em papel comum (exceto papel jornal) de tamanho A4 (210 x 297),
podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulrio continuo, formulrio pr-
impresso ou formulrio de segurana, de forma que no prejudique a leitura das
informaes nele contidas;

24
conter cdigo de barras unidimensional com a chave numrica de 44 posies,
para que se consulte a NF-e que representa, a partir de um leitor apropriado;
acompanhar a mercadoria em trnsito, fornecendo outras informaes
bsicas sobre a operao em curso (emitente, destinatrio, valores, etc);
auxiliar na escriturao das entradas acobertadas por NF-e, no caso
de destinatrio impossibilitado de receber o arquivo do documento fiscal
eletrnico da NF-e.

O DANFE somente poder ser utilizado para acompanhar a mercadoria em trnsito aps a
concesso de Autorizao de Uso de NF-e ou, quando em decorrncia de problemas
tcnicos, no for possvel gerar ou transmitir o arquivo digital da NF-e ou obter resposta
relativa mencionada autorizao.

Esse documento poder ser utilizado, ainda, para facilitar a consulta da NF-e, visto que
dever conter a chave de acesso da nota fiscal eletrnica. Outros elementos grficos
podero ser inseridos no documento auxiliar, desde que no prejudiquem a leitura do seu
contedo ou do cdigo de barras, por leitor ptico.

Quando a legislao tributria exigir a utilizao de vias adicionais ou previr a utilizao


especfica das vias das Notas Fiscais modelo 1 ou 1A, o contribuinte credenciado a emitir
NF-e dever imprimir tantas cpias do DANFE quantas forem necessrias para atender
exigncia, sendo todas elas consideradas originais.

Os contribuintes, mediante autorizao de cada Unidade Federada, podero solicitar


alterao do leiaute do DANFE, previsto no Ato Cotepe para adequ-lo s suas operaes,
desde que mantidos os campos obrigatrios (cf. clusula nona, 6 e 7 do Ajuste SINIEF
07/05).

Para fins fiscais, aplica-se ao DANFE o disposto pelo 2 do artigo 6 da Portaria CAT n
104/07, ou seja, ainda que formalmente regular, este documento no ser considerado
idneo, se for emitido ou utilizado com dolo, fraude, simulao ou erro que implique,
mesmo que a terceiro, o no-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida.

48. Qual a finalidade do cdigo de barras unidimensional do DANFE?

O cdigo de barras unidimensional contm a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrnica e


permite o uso de leitor de cdigo de barras para consultar a NF-e no Portal da Secretaria da
Fazenda do Estado de So Paulo e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse cdigo de barras uma representao grfica do Cdigo de Acesso da NF-e (um
cdigo numrico de 44 posies). Reforamos que o DANFE deve conter as duas

25
representaes, ou seja, dever conter tanto o cdigo numrico da Chave de Acesso como o
cdigo de barras correspondente.

49. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento dever ser impresso?

O DANFE deve ser impresso pelo contribuinte, emitente da NF-e, antes da circulao da
mercadoria, pois o trnsito desta acobertada por NF-e sempre dever estar acompanhado do
DANFE correspondente.

Respeitada esta condio, o DANFE poder ser impresso, reimpresso ou copiado a


qualquer momento, para atender s obrigaes tributrias dos contribuintes envolvidos.

50. Como feita a emisso do DANFE?

Para que no haja nenhuma divergncia entre o DANFE e a NF-e, o ideal que o
documento auxiliar seja impresso pelo mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrnica,
pois no poder haver divergncias entre os dados lanados na NF-e e no Documento
Auxiliar.

51. possvel a impresso dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como
fica a consulta da NF-e?

Deve haver apenas um Documento Auxiliar por NF-e. Contudo, este documento auxiliar
poder ser emitido em mais de uma folha, podendo ser utilizadas quantas folhas forem
necessrias para discriminao de mercadorias. O contribuinte poder utilizar at 50% da
rea disponvel no verso do DANFE.

Como o DANFE nico, o mesmo cdigo de barras representativo da NF-e dever constar
em todas as folhas do DANFE.

52. Nos casos de operaes interestaduais e de exportao, que documento


dever acompanhar as mercadorias?

Conforme j mencionado, a NF-e modelo 55 juntamente com o seu documento auxiliar


DANFE substitui a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A, sendo aceito no trnsito da
mercadoria em operaes internas, interestaduais e com destino ao exterior, at o momento
do embarque, em qualquer parte do territrio nacional.

Tal disposio est expressamente prevista nos incisos I e II do pargrafo primeiro da


clusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05, com as alteraes introduzidas pelos Ajustes
SINIEF 04/06 e 08/07.

26
53. H obrigatoriedade de manter a guarda do DANFE (emitente e destinatrio)?

A regra geral que o emitente e o destinatrio devero manter em arquivo digital as NF-e
pelo prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais,
devendo ser apresentadas administrao tributria, quando solicitado. Assim, o emitente e
o destinatrio devero armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatria das mercadorias e da NF-e, emitente de NF-e, ela no


precisar, portanto, guardar o DANFE (pois est obrigada a receber a NF-e), devendo
guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatrio no seja contribuinte credenciado para a emisso de NF-e, o


destinatrio poder, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da
operao pelo prazo decadencial estabelecido pela legislao em substituio ao arquivo
eletrnico da NF-e, devendo ser apresentado administrao tributria, quando solicitado.

Reforamos que o destinatrio sempre dever verificar a validade da assinatura digital e a


autenticidade do arquivo digital da NF-e, e a concesso da Autorizao de Uso da NF-e.

54. Na hiptese de extravio do DANFE durante o transporte de mercadoria,


como dever o contribuinte emitente proceder?

O contribuinte emitente dever reimprimir o DANFE e encaminh-lo ao transportador ou


ao destinatrio, dependendo da localizao da mercadoria.

Caso o destinatrio j tenha recebido a mercadoria e no necessitar do DANFE, hiptese


aplicvel na situao em que o comprador tambm emitente de Nota Fiscal Eletrnica, a
entrega do DANFE dispensvel.

55. No caso de vendas para pessoa fsica, que documento fiscal dever ser entregue?

Conforme j reiteradamente mencionado, a Nota Fiscal Eletrnica modelo 55 substituiu a


Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A, normalmente emitida nas operaes entre pessoas
jurdicas.

Em determinadas situaes, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A tambm emitida


consumidores pessoa fsica. Nesta hiptese, a NF-e substituir normalmente o modelo 1 ou
1A, cabendo a ressalva de que, a pessoa fsica consumidora dever receber o DANFE como
representao fiscal do documento eletrnico e poder consultar a sua existncia e validade
pela Internet.

27
XI. CERTIFICAO DIGITAL
56. Como garantida a validade jurdica de uma NF-e?

A NF-e tem sua validade jurdica assegurada pela assinatura digital, conferida pelo
Certificado Digital do emitente, padro ICP-Brasil, que assegura ao documento, a certeza
de sua integridade.

A Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil foi instituda pela Medida


Provisria n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, de forma garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das aplicaes de
suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a
realizao de transaes seguras, viabilizando assim, o uso do documento eletrnico.

57. Como adquirir uma assinatura digital?

Para adquirir uma assinatura digital necessrio adquirir um certificado digital junto s
Autoridades Certificadoras que oferecem, alm da assinatura digital, outras funcionalidades
tais como a identificao do usurio e o controle de acesso, proporcionando maior
segurana e eficincia do que o sistema de senhas.

58. Que tipo de certificado a minha empresa dever adquirir para assinar a NF-e?

O certificado digital exigido para emisso da NF-e aquele emitido pela Autoridade
Certificadora credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil,
tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.

Para maiores informaes sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e


prestadores de servios habilitados na ICP-Brasil, consulte o site
http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp.

59. Na hiptese da pessoa jurdica possuir vrios estabelecimentos emissores de NF-


e, ser necessrio obter uma assinatura digital para cada estabelecimento?

No, a pessoa jurdica que tenha vrios estabelecimentos poder utilizar o Certificado
Digital da matriz para assinar digitalmente as NF-es emitidas pelas filiais.

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XII. NOTA FISCAL DE SERVIOS E NOTA FISCAL CONJUGADA
60. Como dever ser realizada a emisso de Nota Fiscal conjugada com ISS no caso
de utilizao da NF-e?

A NF-e conjugada depende de prvio convnio ou protocolo de cooperao entre a


Secretaria da Fazenda e a Prefeitura do Municpio onde estiver localizado o
estabelecimento emitente.

No Estado de So Paulo, estes convnios e protocolos ainda no foram firmados, de forma


que o contribuinte que exera operao de circulao de mercadorias e prestao de
servios concomitantemente dever emitir dois documentos distintos: para vendas
(circulao de mercadoria), dever utilizar a NF-e e para prestao de servios, dever
emitir o documento fiscal pertinente.

61. A NF-e de Servios da Prefeitura do Municpio de So Paulo segue o modelo da


NF-e nacional?

No. A Municipalidade de So Paulo possui modelo prprio de Nota Fiscal Eletrnica de


Servios, institudo pela Lei Municipal n 14.097, de 8 de dezembro de 2005, de uso
restrito aos prestadores de servio localizados neste municpio, sujeitos ao ISSQN
Imposto sobre Servios de Qualquer Natureza.

Portanto, tratando-se de pessoa jurdica que realize operaes sujeitas ao recolhimento do


ISSQN e do ICMS, dever o contribuinte emitir a NF-e de acordo com a operao
realizada, no sendo possvel, at o presente momento, a emisso conjugada de NF-e
relativa s operaes de circulao de mercadorias e prestao de servios.

29
XIII. APNDICE
Web Services do ambiente de homologao da SEFAZ Virtual do Estado de So Paulo
e da Receita Federal

Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrnica: http://www.nfe.fazenda.gov.br

Portal Estadual da Nota Fiscal Eletrnica: http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/

Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo: http://www.fazenda.sp.gov.br/

XIV. FONTES DE PESQUISA:


FISCOSOFT Roteiro de procedimentos: ICMS/SP Nota Fiscal
Eletrnica (NF-e)

Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo perguntas


freqentes (www.fazenda.sp.gov.br);

Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrnica


http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/#)

Legislao correlata:

Ajustes SINIEF 07/2005, 11/2005, 04/2006; 05/2007, e 08/2007;


Portarias CAT 32/1996, 53/1996, 104/2007; 12/2008, 28/2008,
43/2008, 46/2008, 78/2008, 83/2008, 95/2008, 99/2008 e 103/2008;
Ato COTEPE / ICMS n 22, de 25/06/2008;
Protocolo de Cooperao n 03/2005 II ENAT;
Protocolos ICMS 10/2007, 30/2007, 80/2007, 88/2007, 24/2008 e
68/2008;
Regulamento do ICMS/SP artigos 186, 202, 212-O a 212-Q.

ATENO: A presente Cartilha possui carter meramente


informativo. Sua eventual adoo para casos concretos
exigir o exame dos fatos e aspectos circunstanciais prprios
de cada situao, devendo-se levar em conta que outros
posicionamentos podem existir sobre a matria, estando
sempre presente o risco de litgio administrativo ou judicial,
cujos fundamentos ou conseqncias devem ser avaliados
pelas partes diretamente interessadas.