Governo Estadual de Mato Grosso do Sul

Secretaria de Estado de Educao

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Es

Programa Poltico-Educacional
Escola Inclusiva: Espao de Cidadania
Gesto 2003 - 2006
 Governo Estadual de Mato Grosso do Sul
Secretaria de Estado de Educao

Manual da
Secretaria
Escolar

Campo Grande
Junho de 2005
 SUMRIO

APRESENTAO 5

1 - INTRODUO 7

2 - O SECRETRIO ESCOLAR 9
Seu Papel 9
Seu Perfil 9
Deveres 11

3 - GESTO DA SECRETARIA ESCOLAR 13

4 - ESCRITURAO ESCOLAR 15
1 - Requerimento de Matrcula 16
2 - Dirio de Classe 16
3 - Mapa Colecionador de Canhotos 17
4 - Atas de Resultados Finais 18
5 - Histrico Escolar 18
6 - Transferncia 19
7 - Portaria 19
8 - Declarao 20

5 - ARQUIVO ESCOLAR 21

6 - NOES COMPLEMENTARES 23
Atos Legais 23
Sistema de Ensino 24
Sistema de Ensino Estadual 25

7 - ANEXOS 27

3
 APRESENTAO

O fortalecimento das escolas como um dos locais privilegiados para o

desenvolvimento da cidadania envolve todos os trabalhadores em educao e,
neste contexto, esto inseridos os(as) Secretrios(as) Escolares. Para tanto,
preciso que os recursos humanos que integram as secretarias escolares sejam
qualificados, tanto na competncia especfica quanto em relao aos fins
oficiais.

Os tpicos abordados neste Manual serviro de ponto de partida para

que se planeje, execute e avalie o trabalho realizado na Secretaria Escolar,
atendendo os requisitos tcnicos e assegurando o cumprimento da legislao
em vigor.

Esta publicao tem por objetivo servir como instrumento de trabalho

aos integrantes da Secretaria Escolar, a fim de que possam cooperar no sentido
de desempenhar com eficincia e de maneira eficaz as funes que lhes
competem para garantir a perfeita dinamizao do sistema escolar.

A forma simples adotada para a elaborao deste trabalho constitui

uma opo para o(a) Secretrio(a) Escolar consultar com facilidade e direcionar
suas aes.

Hlio de Lima
Secretrio de Estado de Educao

5
 INTRODUO 1
tarefa de todos que atuam na unidade escolar participar de sua
organizao. A diviso de responsabilidades e a conjugao de esforos so
atitudes indispensveis para o xito das aes desenvolvidas na unidade escolar.
Assim sendo, o planejamento, a execuo e a avaliao so aes que devem ser
realizadas em conjunto por todos, de forma que seus reflexos sejam percebidos
por toda a comunidade escolar.
A Secretaria Escolar o setor componente da unidade escolar
responsvel pela documentao sistemtica da vida da escola em seu conjunto.
Seu papel o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro:
Pda vida escolar dos alunos;
Pda vida funcional dos professores, dos tcnicos e administrativos;
Pdos fatos escolares.
O Secretrio ou Secretria Escolar tem por responsabilidade organizar,
sistematizar, registrar e documentar todos os fenmenos que se processam no
mbito da unidade escolar, tornando vivel seu funcionamento administrativo
e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos.
Exaltar a importncia que tem a documentao em qualquer atividade
humana organizada pode ser algo desnecessrio. Basta lembrar da importncia
que tm para ns, hoje, os documentos que nos so outorgados, para perceber-
se o quanto de valor h nos registros e anotaes feitos pela Secretaria de uma
unidade escolar. Os documentos que expede assumem um carter de
testemunho, de prova, que acompanhar o aluno e influenciar sua vida de
forma significativa.
H, ainda, um outro aspecto da documentao: o registro das
atividades didtico-pedaggicas desenvolvidas pela unidade escolar com todas
as suas implicaes. Uma unidade escolar passa por constantes mutaes, e as
etapas dessas transformaes devem ser retratadas em benefcio de seu prprio
crescimento e desenvolvimento, j que a reflexo ordenada sobre o passado
indispensvel para o replanejamento que visa ao aperfeioamento.
Nesse sentido, ressaltamos a importncia significativa da funo do
Secretrio ou Secretria Escolar em todo o processo escolar. Tendo constatado a
necessidade urgente na preparao desses profissionais, a Secretaria de Estado
de Educao, ao publicar este Manual, oferece a esses profissionais subsdios
para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Escolar, que devem se
pautar nos seguintes princpos:
Pda esttica da sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro);
Pda poltica da igualdade (valorizar o prprio trabalho e o trabalho dos
outros)

7
 Pda tica da identidade (defesa do valor da competncia, do mrito, da
capacidade, contra os favoritismos de qualquer espcie, e da importncia da
recompensa pelo trabalho bem feito que inclui o respeito, o reconhecimento e a
remunerao condigna) da atividade profissional em questo.
A tica da identidade inclui a esttica da sensibilidade e a poltica da
igualdade que, reunidas, proporcionam ao trabalhador saber ser, saber
fazer, saber conviver, que recobrem dimenses prticas, tcnicas e cientficas
adquiridas por meio de cursos, treinamentos, capacitaes e/ou por meio das
experincias profissionais. Tambm inclui traos de personalidade e carter que
ditam comportamentos nas relaes sociais de trabalho, como: capacidade de
iniciativa, comunicao, disponibilidade para inovaes e mudanas,
assimilao de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade,
saber trabalhar em equipe, ser capaz de resolver problemas e realizar trabalhos
novos e diversificados.
Os crescentes avanos tecnolgicos acabam mudando tanto o perfil do
profissional quanto a metodologia do trabalho. Hoje, o profissional da
Secretaria Escolar tem que estar atualizado com as novas tecnologias da
informao e da comunicao.
Este Manual no tem o objetivo de esgotar as orientaes e discusses
sobre o trabalho da Secretaria Escolar, mas, sim, de abordar alguns aspectos que
fazem parte do cotidiano da unidade escolar como um todo, servindo como um
instrumento de trabalho aos Secretrios e Secretrias e demais membros da
Secretaria Escolar, a fim de que possam cooperar no sentido de
desempenharem com eficincia e de maneira eficaz as funes que lhes
competem, garantindo a perfeita dinamizao do processo escolar.

8
 O SECRETRIO ESCOLAR 2
Seu papel

A funo de Secretrio (a) Escolar exercida por profissional com

formao mnima em nvel mdio, designado por meio de ato do Secretrio de
Estado de Educao.
Como o papel do (a) Secretrio (a) Escolar confunde-se com o de um
administrador, sua influncia vital para o sucesso do processo escolar.
O (a) Secretrio (a) Escolar um dos elementos a quem a Direo da
unidade escolar delega poderes. Sua posio to importante que uma unidade
escolar funciona melhor ou pior, dependendo, em boa medida, de seu (sua)
Secretrio (a).
A fim de bem desempenhar seu papel e cumprir suas
responsabilidades, necessrio ao () profissional que se dedica a essa atividade
possuir algumas caractersticas pessoais: ser tico, responsvel, organizado e ter
habilidade para o relacionamento humano.
Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas
essas caractersticas, mas o importante lembrar que todas elas podem e devem
ser desenvolvidas, num processo que, ao seu final, s trar benefcios, tanto no
plano profissional como no pessoal.
A responsabilidade administrativa bsica do(a) Secretrio(a) Escolar
DECIDIR sobre assuntos relacionados aos servios pertinentes Secretaria e
de COMANDAR e ORIENTAR a execuo dos mesmos.

Seu pERFIL

O(A) Secretrio(a) Escolar, como profissional de Gesto

Administrativa, deve coordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria
Escolar, organizar o ambiente e administrar racional e conjuntamente os
aspectos administrativos, econmicos e de relaes humanas implicados,
utilizando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados
a sua disposio, com as seguintes competncias administrativas:
Pconhecer os fundamentos, os objetivos, a estrutura, a organizao e o
funcionamento da Secretaria Escolar e da unidade escolar;
Pavaliar e organizar informaes, estruturando-as de forma a suprir as
necessidades da unidade escolar e demais rgos da Secretaria de Estado de
Educao;
Pelaborar manuais e rotinas de trabalho, definindo os mtodos

9
particulares de execuo a serem aplicados;
Pelaborar organogramas e funcionogramas, visando s delegaes de
funes e os limites de responsabilidades;
Porganizar plano de distribuio de trabalho, acompanhar a qualidade
da execuo e observar prazos;
Porganizar servios especficos a serem executados;
Porganizar formalmente publicaes de editais e outros informes para
divulgao;
Pidentificar a importncia e as formas de organizar as atividades de
arquivamento;
Pelaborar instrues disciplinadoras sobre o sistema de arquivo,
particularizando acesso, guarda e destruio;
Pclassificar documentos em conformidade com a origem da operao;
Porganizar e manter arquivo de documentos;
Pdimensionar e organizar espaos fsicos, instalaes e equipamentos
destinados Secretaria Escolar;
Pinterpretar exigncias e formalidades da legislao educacional;
Pacompanhar documentalmente o processo de matrcula e avaliao;
Putilizar aplicativos de informtica;
Pdiagnosticar necessidades de programas de capacitao, reciclagem,
treinamento e desenvolvimento de pessoal administrativo;
Preceber, classificar, registrar, distribuir, acompanhar, multiplicar
documentos (livros tcnicos, legislao, boletins, informativos e manuais);
Pelaborar relatrios, encaminhando os aos responsveis;
Pinteragir com os demais rgos da unidade escolar e da Secretaria de
Estado de Educao;
Pelaborar relatrios sobre os resultados envolvendo avaliao de novas
tecnologias administrativas.
As responsabilidades do Secretrio Escolar incidem sobre a unidade
escolar como um todo: Grupo Tcnico Pedaggico; Corpo Docente; Grupo de
Apoio Operacional e Corpo Discente.
Qualidades a serem consideradas na ao administrativa do (a)
Secretrio (a): capacidade de liderana; capacidade de articulao; capacidade
de deciso e capacidade de delegao de responsabilidades.
O(A) Secretrio(a) Escolar como lder deve ser: executivo(a);
motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e
oientador(a).
Como o(a) Secretrio(a) Escolar o(a) responsvel legal pela gesto da
Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escriturao e expedio de
documentos escolares, autenticando-os pela aposio de sua assinatura, bem
como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os

10
atos escolares, a tica profissional no trato de todo esse trabalho administrativo
importantssima.
Segundo o dicionrio Aurlio, tica o conjunto de normas e
princpios que norteiam a boa conduta do ser humano.
O padro tico-profissional definido a partir da concepo de pessoa
e sociedade.
A tica profissional evidencia:
Pimportncia e valores;
Pcompromissos e postura tica;
Prelao pessoa x sociedade;
Pcarter moral do ato profissional;
Pconcepo de pessoa x sociedade.
Falar sobre tica falar sobre responsabilidade, deveres e condutas
inerentes profisso.
tica estar de acordo com os padres de sua profisso:
P ter responsabilidade;
P regra moral que todo o profissional deve ter;
P compromisso de vida e com a vida.

DEVERES

So deveres do (a) Secretrio (a) Escolar:

Presponsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar;
Pzelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
Pcumprir as determinaes da Direo;
Pcoordenar e fiscalizar o servio da Secretaria Escolar, fazendo a
distribuio eqitativa dos trabalhos entre seus auxiliares;
Porganizar o arquivo escolar;
Pmanter em dia a escriturao, o arquivo, a correspondncia escolar e
o registro de resultados de avaliao de alunos;
Pmanter atualizado o arquivo de legislao e de documentao da
unidade escolar;
Pconhecer a legislao do ensino vigente, zelando pelo seu
cumprimento, no mbito de suas atribuies;
Pmanter o arquivo de documentao de alunos e funcionrios lotados
na unidade escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de
proporcionar rapidez nas informaes;
Panalisar, juntamente com a Direo ou Coordenao Pedaggica, as
transferncias recebidas;
Pencarregar-se da correspondncia oficial da unidade escolar,

11
submetendo-a assinatura da Direo;
Pelaborar relatrios, atas, termos de abertura e encerramento de livros
e quadros estatsticos;
Pdivulgar, no prazo estabelecido, os resultados bimestrais das
avaliaes realizadas;
Pentregar aos professores os Dirios de Classe devidamente
preenchidos, no que lhe compete;
Pvetar a presena de pessoas estranhas na Secretaria Escolar, a no ser
que haja autorizao da Direo;
Pdivulgar e subscrever, por ordem da Direo, instrues, editais e
todos os documentos escolares;
Psecretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela
unidade escolar, quando necessrio;
Pmanter atualizadas as pastas individuais dos servidores e alunos da
unidade escolar;
Pprestar esclarecimentos quando solicitado;
Patender aos corpos Docente, Discente e Tcnico-Administrativo,
prestando-lhes informaes e esclarecimentos relativos escriturao escolar e
legislao do ensino;
Patender s solicitaes do Assessor Tcnico Escolar na sua tarefa de
inspeo escolar;
Pparticipar de reunies e treinamentos, quando convocado;
Pinstruir processos, quando solicitado, pelos rgos competentes;
Pacompanhar as reunies dos Conselhos de Classe, registrando os
resultados finais;
Passinar, junto com o Diretor, a documentao escolar dos alunos;
Presponsabilizar-se pela autenticidade da documentao escolar
expedida.

12
 GESTO DA SECRETARIA ESCOLAR 3
A palavra gesto vem do latim gestione, ato de gerir; significa gerncia,
administrao.
Segundo o dicionrio Aurlio, GESTO a manuteno de controle
sobre um grupo, uma situao ou uma organizao, de forma a garantir os
melhores resultados.
O conceito de gesto pressupe a idia de participao, isto , do
trabalho associado de pessoas analisando situaes, decidindo sobre seus
encaminhamentos e agindo sobre elas em conjunto.
Sendo assim, entendemos que um bom relacionamento a base para
uma boa gesto, uma vez que dirigir uma atividade interpessoal e o (a)
Secretrio (a) Escolar desenvolve seu trabalho com outras pessoas e por meio
delas. Enfim, est comprovado que o (a) Secretrio (a) Escolar a pea chave
para o sucesso do trabalho da Secretaria Escolar.
Constata-se desse modo, que todo (a) Secretrio (a) Escolar
responsvel por criar condies adequadas de trabalho, em que haja respeito e
confiana, definindo e distribuindo tarefas, dando apoio aos que esto sob sua
liderana, revendo e avaliando resultados, de forma a assegurar condies para
o alcance dos objetivos estabelecidos coletivamente.
Secretarias Escolares administradas com eficincia e liderana mantm
atmosfera e ambiente de trabalho tranqilos e propcios aprendizagem.
A Secretaria Escolar o centro da administrao escolar, j que
congrega uma equipe que colabora com a Direo da escola e com todos os
demais setores envolvidos no processo pedaggico e na vida escolar.
O atendimento de qualidade, por parte da Secretaria Escolar, faz toda a
diferena, pois por meio dela que vemos refletido todo o desenvolvimento da
unidade escolar. A qualidade da informao e sua disponibilidade imediata
significam decises melhores e mais rpidas.
Na sua essncia o trabalho desenvolvido pela Secretaria Escolar
resume-se em:

13
 SECRETARIA ESCOLAR

ATENDIMENTO aos profissionais da educao,

pais e alunos, representantes da
comunidade e de rgos pblicos.

ESCRITURAO ESCOLAR, por meio do registro de: dados

dos alunos, professores e demais funcionrios; dados sobre os
resultados pedaggicos alcanados pela unidade escolar; redao
e expedio de correspondncia administrativa.

ARQUIVAMENTO de toda documentao: dos alunos, da unidade

escolar, dos servidores, de escriturao escolar, pedaggicos,
financeiros, administrativos, correspondncias e legislaes.

EXPEDIENTE - efetiva registros

escolares e funcionais.

FORNECIMENTO DE INFORMAES

14
 ESCRITURAO ESCOLAR 4
Conceito: Escriturao Escolar o registro sistemtico dos fatos e
dados relativos vida escolar do aluno e da unidade escolar, com a finalidade de
assegurar, em qualquer poca, a verificao:
Pda identidade de cada aluno;
Pda regularidade de seus estudos;
Pda autenticidade de sua vida escolar;
Pdo funcionamento da escola.
unidade escolar compete organizar a escriturao escolar para
atender, prontamente, s solicitaes de informaes e esclarecimentos.
A organizao da vida escolar faz-se atravs de um conjunto de normas
que visam garantir o acesso, a permanncia e a progresso nos estudos, bem
como a regularidade da vida escolar do aluno, abrangendo os seguintes
documentos:
1 - Requerimento de Matrcula;
2 - Dirio de Classe;
3 - Mapa Colecionador de Canhotos;
4 - Atas de Resultados Finais;
5 - Histrico Escolar;
6 - Transferncia;
7 - Portaria;
8 - Declarao.
A Escriturao Escolar e o Arquivamento de documentos so de
responsabilidade do (a) Secretrio (a) da unidade escolar, cabendo a
superintendncia Direo.
Alguns princpios como objetividade, simplicidade, autenticidade e
racionalidade devem ser observados no ato da efetivao do registro.
Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e
assinatura(s) do(s) responsvel(is) pelo registro.
Os documentos expedidos pela unidade escolar sero,
obrigatoriamente, assinados pelo Diretor e pelo (a) Secretrio (a), co-
responsveis pela verdade do registro. Suas assinaturas devero estar
acompanhadas dos respectivos nomes, por extenso e sotopostos , bem como do
nmero de registro profissional do ato de designao.

15
1 - Requerimento de Matrcula:

Conceito: Requerimento de Matrcula o documento formal que

vincula o aluno a uma unidade escolar;
O Requerimento de Matrcula elaborado pela unidade escolar,
contendo dados de identificao do aluno, endereo residencial, curso, srie,
turno, turma, ano letivo, cor, raa, data, assinatura do responsvel legal,
deferimento da Direo e espao para observao;
O Requerimento de Matrcula, por sua natureza, de tal
responsabilidade que no pode ser preenchido simplesmente pelo prprio
aluno ou responsvel legal, mas com acompanhamento, assistncia,
conferncia de dados, documentos e assinaturas por funcionrios experientes
ou treinados da Secretaria Escolar;
A matrcula s pode ser deferida pelo(a) Diretor(a) quando for
constatado que os documentos do aluno esto completos, conforme a legislao
vigente, assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na
documentao apresentada pelo aluno ou responsvel legal;
O Requerimento de Matrcula no deve conter rasuras, espaos em
branco ou aplicao de corretivos.

2 - Dirio de Classe

Conceito: Dirio de Classe o documento fundamental para registro

do diagnstico inicial da turma, freqncia do aluno, planejamento, avaliaes
e relatrio final do trabalho do professor, bem como da carga horria prevista na
Matriz Curricular.
O Dirio de Classe o documento de escriturao escolar coletivo, em
que devem ser registrados, sistematicamente, as atividades desenvolvidas com a
turma e o resultado do desempenho e freqncia dos alunos.
Objetivos:

a) Registrar:
Pa freqncia do aluno;
Pa avaliao e o controle do aproveitamento do aluno;
Pos dias letivos, inclusive datas de recuperao, provas, exames finais,
se houver;
Pa execuo do currculo, por meio do contedo programtico
ministrado;
Pa carga horria.

b) Comprovar a veracidade e a regularidade dos atos praticados

16
 Compete Secretaria Escolar fornecer ao professor o Dirio de Classe
com a Relao Nominal dos Alunos, conforme a cpia da Certido de
Nascimento ou Casamento, de forma legvel e sem rasuras e s a ela compete
acrescentar o nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo e as
observaes referentes a transferncia, cancelamento, remanejamento,
classificao, especificando o amparo legal, bem como anular os espaos
destinados freqncia dos mesmos.
Compete ainda Secretaria Escolar conferir as notas registradas nos
Dirios de Classe com as notas registradas nos respectivos canhotos.
A escriturao do Dirio de Classe de exclusiva competncia e
responsabilidade do professor, que dever mant-lo atualizado e organizado,
registrando a freqncia e notas dos alunos, o contedo programtico, as aulas
previstas e dadas, observando o Calendrio Escolar aprovado. Quando ocorrer
reposio de aulas, as mesmas devem ser registradas, tambm, no espao
destinado s observaes.
Compete Direo verificar e vistar, bimestralmente, os Dirios de
Classe e no permitir a sua retirada da unidade escolar, pois os mesmos devem
estar sempre disposio da Secretaria Escolar para as informaes necessrias,
mantidos em local apropriado, que assegure sua inviolabilidade.
Deve-se evitar qualquer tipo de rasuras. Caso haja necessidade, as
rasuras devem ser devidamente observadas e assinadas por quem as efetuou.

3 - Mapa Colecionador de Canhotos

Conceito: Mapa Colecionador de Canhotos um documento obriga-

trio no arquivo da unidade escolar, composto por canhotos bimestrais
entregues pelos professores Secretaria Escolar aps o encerramento de cada
bimestre, na data prevista no Calendrio Escolar aprovado.
Os canhotos devem conter freqncia, aproveitamento do aluno, n de
aulas previstas e dadas, devidamente assinados pelo professor.
de exclusiva competncia e obrigao da Secretaria Escolar conferir
as mdias dos canhotos com as dos Dirios de Classe no ato de seu
recolhimento, fazendo constar data e assinatura do responsvel pelo
recebimento, bem como elaborar o canhoto da Mdia Anual e Final.

Ex.: Conferido
Em:________/___________/__________
Nome:____________________________
Assinatura: _______________________

17
 O Mapa Colecionador de Canhotos deve ser organizado contendo a
relao nominal dos alunos, de acordo com o Dirio de Classe.
Nos Canhotos e no Mapa Colecionador de Canhotos no deve conter
rasuras, espaos em branco ou aplicaes de corretivos.

4 - Ata de Resultados Finais

Conceito: Ata de Resultados Finais o principal documento de

escriturao escolar onde se registra o resultado final da situao do aluno no
ano letivo, sendo o documento que legitima sua vida escolar e que servir de
base para expedio do Histrico Escolar e Guia de Transferncia.
As Atas de Resultados Finais devem ser elaboradas pela Secretaria
Escolar, confeccionadas em duas vias, sem rasuras e abreviaturas.
A relao nominal dos alunos deve estar de acordo com o Dirio de
Classe.
No espao destinado ao Resultado Final devero constar as notas
obtidas pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos.
A nomenclatura das reas de conhecimento ou disciplinas deve ser
registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada.
A data de encerramento do processo de avaliao deve ser a data do
ltimo dia de atividade previsto no Calendrio Escolar.
No termo de encerramento deve constar a data da elaborao do
documento.
Os espaos em branco devem ser cancelados.
As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo
Diretor e pelo Secretrio Escolar, cabendo-lhes inteira responsabilidade por
estes atos.
Uma via do documento ser arquivada na unidade escolar, aps sua
compatibilizao pelo Assessor Tcnico Escolar e a outra via ser recolhida no
rgo Competente ao qual a unidade escolar jurisdicionada.

5 - Histrico Escolar

Conceito: Histrico Escolar o documento que registra a vida escolar

do aluno.
Deve ser preenchido em duas vias, devidamente datado e assinado pelo
Secretrio Escolar e Diretor da unidade escolar, com seus respectivos carimbos,
sendo uma via entregue ao aluno e a outra arquivada em sua pasta.
No cabealho, alm dos dados da unidade escolar, como nome, n do
ato legal de Autorizao de Funcionamento, devem constar os dados do aluno,
e a ltima srie cursada por ele.

18
 O registro das notas deve ser de acordo com o dos canhotos ou das Atas
de Resultados Finais. O registro da carga horria deve ser de acordo com a
estabelecida na Matriz Curricular aprovada e operacionalizada.
O Histrico Escolar no deve conter rasuras, espaos em branco ou
aplicao de corretivos.
Todos os esclarecimentos sobre a vida escolar do aluno devem ser
apostilados no verso do Histrico Escolar, contendo data e assinatura do
Secretrio Escolar e do Diretor, com seus respectivos carimbos.

6 - Transferncia

Conceito: Transferncia a passagem do educando de uma para outra

unidade escolar, inclusive de pas estrangeiro, com base na equivalncia e
aproveitamento de estudos.
Para a expedio das transferncias, sero utilizados formulrios
prprios.
No anverso do formulrio deve-se registrar:
1 - Cabealho - dados de identificao da unidade escolar, dados de
identificao do aluno, situao escolar do aluno no ano letivo concludo ou no
ano em curso;
2 - Organizao vida escolar do aluno, em conformidade com o regime cursado,
registrando, tambm, a carga horria, o resultado obtido, o nome da unidade
escolar, a cidade e Estado onde a mesma est localizada, o ano, o local e a data de
expedio do documento, com assinatura dos responsveis pela sua expedio
(Diretor e Secretrio).
No verso do formulrio, quando da expedio do documento, no
decorrer do ano letivo, ou seja, Cursando, devero ser registrados os
resultados obtidos at a data da expedio, como tambm todas as observaes
pertinentes situao do aluno.

7 - Portaria

Conceito: Portaria o documento de ato administrativo exarado por

chefes de reparties ou outras autoridades constitudas contendo: instruo
acerca de aplicao de leis ou regulamentos, aprovao de documentos de
carter interno, constituio de comisses ou expresso de decises dessas
comisses.

19
8 - Declarao

Conceito: Declarao o instrumento em que se afirma a existncia ou

inexistncia de um estado, direito ou fato.
Estrutura:
PTtulo
PTexto
PFinalidade
PLocal e data
PAssinatura sobre carimbo.

A Escriturao Escolar o mecanismo que garante a realizao do

processo pedaggico.
A escola deve expedir tantas vias dos documentos escolares quantas
forem solicitadas pelo aluno ou responsvel legal, isentas de qualquer taxa.

20
 ARQUIVO ESCOLAR 5
Arquivo Escolar o conjunto ordenado de papis que documentam e
comprovam os fatos relativos vida escolar do aluno e vida funcional dos
corpos docente e administrativo.
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e
atualizado, de forma a oferecer informaes aos seus usurios, com rapidez e
presteza.
A unidade escolar tem que ter um arquivo gil e moderno; um arquivo
exemplar, informatizado, se possvel. As tarefas da Secretaria Escolar tm,
essencialmente, um carter de registro de documentao, entretanto vivemos
agora o tempo da velocidade da informao, portanto a racionalizao e a
simplificao dos registros e arquivamento de documentos escolares so
necessrias e urgentes. Do contrrio, a unidade escolar estar expondo seu
nome a justificadas crticas.
O responsvel direto por tudo isto o (a) Secretrio (a) Escolar.
O Arquivo Escolar deve obedecer a critrios pr-estabelecidos que
norteiam o trabalho, proporcionando um mnimo essencial de diretrizes,
capazes de conduzir com eficcia as atividades a que o servio se destina.
Os documentos constituem arquivo quando so guardados em
satisfatrias condies de segurana. Apresentam-se classificados e ordenados
de modo a permitir rapidamente a sua localizao e consulta, observando:
facilidade na busca de documentos; simplificao na manipulao; acessividade
para qualquer pessoa; economia de tempo e espao; resistncia ao uso
constante; capacidade de extenso; disposio lgica; arranjo que possibilite
limpeza e conservao; segurana; resistncia ao do tempo, que assegure a
invulnerabilidade dos documentos.
O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo, passivo (vivo ou
morto), ou ainda, nico (AEU).
Ao arquivo ativo (vivo) pertencero todas as pastas de assentamentos
individuais e todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a
funcionrios e a professores em atividades na unidade escolar.
Ao arquivo passivo (morto) pertencero todas as pastas de
assentamentos individuais e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e
ex-funcionarios da unidade escolar.
O arquivo escolar nico (AEU) organizado sem a distribuio de
acordo com o curso e a organizao curricular a que pertence (curso, srie,
mdulo, etapa, etc). Sua organizao por ordem alfabtica utilizando o ltimo
sobrenome (Maria de Ftima Vieira da Costa deve ser utilizado na organizao
o sobrenome - Costa). Deve ser constitudo um fichrio (manual ou

21
informatizado) com fichas nas quais conste um cdigo indicando a parte do
arquivo (gaveta, prateleira ou outros) em que est arquivado o pronturio do
aluno, o nome do mesmo, outras informaes que achar necessrias. A mesma
organizao pode ser utilizada no arquivamento dos documentos dos corpos
docente e administrativo.
Assim, sempre que se elaborar um documento ou organizar um
arquivo, dever haver a preocupao de verificar se os que vierem em futuro
remoto entendero e sabero perfeitamente o que se escriturou e qual o seu
adequado funcionamento.
Nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a
prvia autorizao escrita do Diretor.

22
 NOES COMPLEMENTARES 6
ATOS LEGAIS

A educao e o ensino so regidos por normas e diretrizes que

disciplinam sua ao e exigem de todos a obedincia aos princpios bsicos que
tornam coerentes as aes educacionais.
Tais normas e diretrizes so elaboradas respeitando-se os princpios
hierrquicos que estabelecem a ordem de precedncia de seus dispositivos.
A precedncia inicia-se a partir da Constituio da Repblica
Federativa do Brasil.
Para disciplinar ou interpretar os dispositivos constitucionais, os
rgos da Administrao Pblica expedem atos jurdicos que recebem a
denominao especfica de Atos Administrativos.

Ato Administrativo toda manifestao de vontade da

Administrao Pblica que, agindo nessa qualidade,
tenha por fim imediato adquirir , resguardar, transferir,
modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor
obrigaes aos administradores ou a si prpria.

Em sentido amplo so todas as manifestaes do Executivo, porm, em

certas circunstncias, tambm outras autoridades podem expedir atos
administrativos.

Lei elaborao Poder Legislativo

Ao Poder Executivo cabe sancionar a Lei (aprovar, confirmar ou

ratificar e mandar public-la; promulgar).
A Lei, uma vez publicada, passa a ser do conhecimento de todos, sem
exceo:
- Constituio Federal;
- Constituio Estadual;
- Lei Orgnica do Municpio.
- Abrangncia determinada na ementa.
Quando o Poder Executivo, em um perodo anormal de governo,
ultrapassa os limites de sua competncia e encampa a funo legislativa, a

23
norma jurdica que dela emana denomina-se Decreto-Lei e tem a mesma fora
da Lei.
Decreto - regulamenta uma Lei. Ao executivo cabe elaborar as
disposies de aplicao que completam e do preciso Lei votada pelo
Legislativo.
Portarias - ato administrativo - como auxiliar do Presidente da
Repblica, ao Ministro cabe baixar normas que ofeream aos funcionrios de
sua Pasta, indicaes precisas, formas de ao. As portarias dos Ministros e as
portarias dos Diretores de Departamentos so atos normativos administrativos.
O Decreto n11.439/2003/MS, em seu art. 2 dispe: Constituem
espcies privativas de atos administrativos de competncia:
I - do Governador, Decreto;
II - dos Secretrios de Estado e Procuradores-Gerais, a Resoluo;
III - dos Diretores-Presidentes de entidades da administrao indireta e
do Reitor da Universidade Estadual, a Portaria;
IV - dos rgos colegiados de natureza deliberativa e executiva, a
Deliberao;
V - das autoridades referidas dos incisos II e III e demais agentes da
administrao, a ordem de servio, a instruo normativa ou administrativa, as
comunicaes, os editais ou outros atos similares que emanem comandos
administrativos.
As Resolues, quando tratam de assuntos pertinentes s reas de
competncia de mais de uma Secretaria, denominada Resoluo Conjunta.

SISTEMA DE ENSINO

Pelo disposto na Constituio Federal e na Lei de Diretrizes e Bases da

Educao Nacional - LDBEN - Lei n 9394/96, notamos que o legislador,
constituinte e ordinrio, levando em conta que o Brasil uma Repblica
Federativa, optou - em matria de organizao de ensino - pela frmula
pluralista: a da pluralidade dos sistemas de ensino.
Em matria de educao, a atividade essencial da Unio est em legislar
sobre Diretrizes e Bases da Educao Nacional.
Mas, Unio incumbem tambm outras atividades. Deve descer ao
plano da ao, para organizar o Sistema de Ensino Federal.
Em relao s Unidades Federadas e ao Distrito Federal, cumpre-lhes,
primordialmente, realizar, organizar os seus sistemas, dando-lhes uma tal
coordenao que possam eles funcionar e atingir os objetivos traados.
Tanto o Sistema de Ensino Federal, quanto os Estaduais e os
Municipais, esto sujeitos LDBEN, como tambm esto sujeitos ao Conselho
Nacional de Educao, na medida em que esse rgo um rgo nacional.

24
 Cada Sistema de Ensino composto por um conjunto de rgos
funcionando harmoniosamente: os rgos administrativo e normativo,
representados pelo Poder Pblico e os rgos executores de Ensino, que so os
estabelecimentos de ensino.
Podemos visualizar um Sistema de Ensino na representao grfica a
seguir:
SISTEMA DE ENSINO

RGO ADMINISTRATIVO RGO NORMATIVO

ESTABELECIMENTO DE ENSINO

Os rgos e entidades integrantes do Sistema Estadual de Ensino so:

Prgo Executivo (SED);
Prgos Normativos (CEE, CME);
Prgos Intermedirios.
Da, pode-se concluir da existncia dos seguintes Sistemas de Ensino:
(art. 14, 15, 16, 17 e 18 da LDBEN).
PSistema de Ensino Federal;
PSistema de Ensino Estadual;
PSistema de Ensino do Distrito Federal;
PSistema de Ensino Municipal.

Sistema de Ensino Estadual

O Sistema de Ensino Estadual constitui o conjunto harmonioso de

rgos que regulamenta, administra e executa o ensino no territrio do Estado.
O Sistema Estadual de Ensino tem como objetivo melhorar os nveis
educacionais da populao, atravs da promoo, orientao, coordenao,
execuo e do controle das atividades relacionadas com o ensino no territrio
do Estado, de conformidade com as diretrizes e polticas de ao do Governo.
Secretaria de Estado de Educao, rgo executivo do Sistema
Estadual de Ensino, observada a poltica de desenvolvimento econmico e
social do Estado, compete: elaborar, participar, promover e zelar pelo
cumprimento da legislao e das normas educacionais.

25
Constituem o Sistema Estadual de Ensino:
Pas instituies de educao, de todos os nveis e modalidades, criadas
e mantidas pelo Poder Pblico estadual;
Pas instituies de educao superior, criadas e mantidas pelo Poder
Pblico municipal;
Pas instituies de ensino fundamental e mdio, criadas e mantidas
pela iniciativa privada;
Pa Secretaria de Estado de Educao, rgo executivo do Sistema, e
demais rgos e entidades de educao integrantes da estrutura organizacional
do Poder Executivo;
Po Conselho Estadual de Educao, rgo normativo do sistema;
Po Frum Estadual de Educao.
O rgo normativo do Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do
Sul o Conselho Estadual de Educao de MS, criado pelo Decreto Lei n 8/79,
teve seu Regimento aprovado pela Resoluo SED/MS n1848, de
26/04/2005, e constitudo de: Cmara de Educao Bsica- CEB; Cmara de
Educao Profissional e Educao Superior CEPES; Cmara Conjunta CC;
Plenria.
A Plenria e Cmaras do Conselho manifestar-se-o por meio de um
dos seguintes instrumentos:
PIndicao ato propositivo subscrito por um ou mais conselheiros,
contendo proposio justificada de estudo sobre qualquer matria de interesse
da Plenria ou Cmaras, com numerao corrida e data da respectiva aprovao
nas Cmaras ou na Plenria;
PParecer ato especfico pelo qual a Plenria ou qualquer da Cmaras
atestam ou emitem juzo sobre matria de uma competncia, com numerao
renovada anualmente, contendo ementa, relatrio e anlise da matria, voto do
relator e concluso das Cmaras ou da Plenria;
PDeliberao normativa, suspensiva, de cassao e de indeferimento
atos legais decorrentes de parecer ou indicao, destinados a estabelecer normas
e fixar diretrizes sobre matrias de competncia do Conselho, a serem
observadas pelo Sistema Estadual de Ensino, com numerao corrida, e data da
respectiva aprovao na Plenria;
PDeliberao concessiva ato legal decorrente de parecer, destinado a
deliberar sobre matria de competncia de Cmara ou Plenria.
As deliberaes do Conselho Estadual de Educao so homologados
pelo Secretrio de Estado de Educao.
A Lei n2787, sancionada em 24 de dezembro de 2003, institui e
organiza, no mbito do Estado de Mato Grosso do Sul, o Sistema Estadual de
Ensino.

26
 ANEXOS 7
Legislao Bsica
Legislao Federal

Constituio Federal
Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional, alterada pelas
Lei N9.394/96 Leis Ns 9.475/97; 9.536/97; 10.237/01; 10.639/03; 10.793/03
e 11.114/05

Lei N10.172/01 Plano Nacional de Educao

Parecer CNE/CEB N05/
Proposta de regulamentao da Lei N9394/96
97
Parecer CNE/CEB/
Esclarece dvidas sobre a Lei N9394/96
N12/97
Lei N8.069/90 Estatuto da Criana e do Adolescente

Legislao Estadual

Constituio estadual
Lei N2.787/03 Lei do Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul

Lei N2.791/03 Plano Estadual de Educao

Deliberao CEE/MS Dispe sobre funcionamento da Educao Bsica no Sistema
N6.363/01 Estadual de Ensino
Deliberao CEE/MS Incluso de Pargrafo no art.44 da Deliberao N6363/01
N6.534/02
Resoluo/SED N1531/03 Funcionamento da Ed. Bsica na Rede Estadual de Ensino
Dispe sobre organizao curricular, regime escolar do Ensino
Resoluo/SED N1.800/04
Fundamental. e do Ensino Mdio na Rede Estadual de Ensino
Resoluo/SED N1.797/04 Dispe sobre organizao do ano escolar na Rede Estadual de
Ensino, para o ano de 2005
Dispe sobre a revogao dos dispositivos que tratam da classifi-
Resoluo/SED N1.878/05 cao e reclassificao na Resoluo/SED n 1800, de 7 de de-
zembro de 2004, e d outras providncias.

Decreto, Decreto-Leis e Leis Federais

Altera dispositivo da Lei N 4.375 de 17/08/1964
Decreto-Lei N 715/69
(Lei do Servio Militar)
Dispe sobre tratamento excepcional para os alunos portadores
Decreto Lei - N1.044/69
das afeces que indica
Dispe sobre a regulamentao das profisses de Artistas e de
Lei Federal N6.533 /78
Tcnico em Espetculos de diverses

27
 Atribui a estudante em estado de gestao o regime de exerc-
Lei Federal N6.202 /75
cios domiciliares institudo pelo Decreto Lei n1044 de 1969
Determina providncias para cumprimento da obrigatoriedade
Lei Federal N6.236 /75
do alistamento eleitoral

Decreto e Leis Estaduais

Registro e o controle da freqncia dos servidores em exerccio

Decreto N 10.738/02 nos rgo e entidades do Poder Executivo
Decreto N10.521/01 Organizao da Unidades Escolares da Rede Estadual Ensino
Institui os Conselhos das Unidades Escolares Estaduais
Decreto N9.606/99
- COUNES.
Dispe sobre a designao de Professor para exercer a funo de
Decreto N9.560/99 Coordenador Pedaggico ou de Inspetor Escolar nas Unidades
Escolares da rede de Ensino
Cria as Unidades de Apoio incluso de Portador de Necessi-
Decreto N9.404/99
dades Especiais Unidade de Incluso
Lei N2.384/01 Dispe sobre a livre organizao estudantil
Probe aos estabelecimentos oficiais de Ensino cobrana de ta-
Lei N434/83
xas e contribuies que especifica
Lei Complementar Dispe sobre o Estatuto dos Profissionais da Educao
N87/00 Bsica/MS, alterada pela Lei Complementar N97/01
Dispe sobre o Estatuto dos Funcionrios Pblicos do Poder
Lei N1.102/90 Executivo, Autarquias,Fundaes Pblicas de MS, alterada pelas
Leis Ns. 1672/96; 2157/00 e 2260/01

Legislao - Educao Infantil

Parecer CNE/CEB Diretrizes Curriculares para Educao Infantil

N022/98
Resoluo CNE/CEB
Institui as Diretrizes Curriculares para a Educao Infantil
N01/98
Parecer CNE/CEB Diretrizes Operacionais para a Educao Infantil
N04/02

Legislao - Ensino Fundamental

Parecer CNE/CEB
Diretrizes Curriculares Nacionais
N04/98
Resoluo CNE/CEB
Institui as Diretrizes Curriculares Nacionais
N02/98
Deliberao CEE/MS
Ensino Religioso
N7760/04

28
Legislao - Ensino Mdio
Parecer CNE/CEB Diretrizes Curriculares Nacionais
N15/98
Resoluo CNE/CEB
Institui as Diretrizes Curriculares Nacionais
N03/98
Parecer CEE/MS N444/99 Diretrizes Curriculares

Legislao - Educao para Jovens e Adultos

Parecer CNE/CEB N11/00 Diretrizes Curriculares

Resoluo CNE/CEB
Estabelece as Diretrizes Curriculares Nacionais
N01/00
Deliberao CEE/MS Fixa normas para Cursos de Educao de Jovens e Adultos
N6.220/01

Legislao - Educao Profissional

Decreto Federal Regulamenta o 2 do art. 36 e os arts. 39 a 41 da LDB

N 5.154/04
Resoluo CNE/CEB
Estabelece as Diretrizes Curriculares
N 04/99
Parecer CNE/CEB
Diretrizes Curriculares
N 16/99
Parecer CNE/CEB N Aplicao do Decreto 5.154/2004
39/04
Resoluo CNE/CEB
Atualiza as Diretrizes Curriculares
N 1/05
Deliberao CEE/MS Funcionamento da Ed. Profissional em MS da Deliberao
N 6.321/01 CEE/MS N 6321/01
Deliberao CEE/MS Alterao do art. 5 e art. 16 da Deliberao CEE/MS
N 7.014/03 N 6.321/01

Legislao - Educao Escolar Indgena

Parecer CNE/CEB N Diretrizes Curriculares Nacionais de Educao Escolar Indgena

14/99
Parecer CNE/CEB N Fixa Diretrizes Nacionais para funcionamento das escolas
03/99 indgenas
Deliberao CEE/MS N
Organizao, estrutura e funcionamento das escolas indgenas
6.767/02
Criao da categoria de Escola Indgena no mbito da Educao
Decreto N10.734/02
Bsica, do Sistema Estadual de Ensino/MS

29
Legislao - Educao Especial

Decreto Federal Regulamenta a lei 7853/89 - dispes poltica nacional para inte-
N 3.298/99 grao da pessoa portadora de deficincia
Parecer CNE/CEB
Diretrizes Nacionais para Educao Especial na Educao Bsica
N 17/01
Resoluo CNE/CEB
Diretrizes Nacionais para Educao Especial na Educao Bsica
N 02/01
Institui o programa ou complementao ao atendimento espe-
Lei Federal N 10.845/04
cializado s P.P.D e d outras providncias
Regulamenta as leis 10.048/00 da prioridade de atendimento s
Decreto Federal
pessoas que especifica a 10.098/2000 que estabelece normas
N 5.296/04
gerais e critrios bsicos para promoo da acessibilidade
Decreto Estadual Poltica Estadual para promoo e integrao da pessoa porta-
N 10.015/00 ra de deficincia a normas de proteo
Deliberao CEE/MS Dispe sobre a Educao Escolar de alunos com necessidades e-
N 7.828/05 ducacionais especiais no Sistema Estadual de Ensino
Estabelece normas gerais e critrios bsicos para promoo da
Lei N 10.098/00 acessibidade das pessoas portadoras de deficincia ou com mo-
bilidade reduzida

Legislao - Educao Bsica do Campo

Parecer CNE/CNE Diretrizes operacionais para Educao Bsica nas escolas

N 36/01 do campo
Resoluo CNE/CEB Institui diretrizes operacionais para Educao Bsica nas escolas
N 01/02 do campo
Deliberao CEE/MS Funcionamento da Educao Bsica do Campo no Sistema Es-
N 7.111/03 tadual de Ensino/MS
Resoluo SED/MS Dispes sobre organizao da Educao Bsica do campo na
N 1.840/05 Rede Estadual de Ensino de MS

Legislao - Curso Normal de Nvel Mdio

Parecer CNE/CEB Diretrizes Curriculares Nacionais para formao de professores

N 01/99 na modalidade normal nvel mdio
Resoluo CNE/CEB Institui Diretrizes Curriculares Nacionais para formao de do-
N 02/99 cente da educao infantil e dos anos iniciais do ensino fun-
damental, em nvel mdio, na modalidade normal
Deliberao CEE/MS Oferta do normal mdio no Sistema Estadual de Ensino de
N 7.110/03 Mato Grosso do Sul

30
DELIBERAES/CEE/MS

Fixa normas para a matrcula, transferncia, adaptao de alu-

N 87/80
nos e d outras providncias
N 307/82 Fixa normas para validao e convalidao de estudos
N 1.672/87 Dispe sobre matrcula de alunos estrangeiros nos estabeleci-
mentos do Sistema Estadual de Ensino/MS
Fixa normas para regularizao de vida escolar e convalidao
N 4.490/96
de estudos e d outras providncias
Fixa normas para inspeo nos estabelecimentos do Sistema Es-
N 4.504/96 tadual de Ensino que oferecem o ensino de 1 e 2 Graus, Edu-
cao Pr-Escolar, Educao Especial e d outras providncias
Dispe sobre a revogao do inciso II, do art. 5, da Delibera-
N 6.552/02 o/CEE/MS n 4.490, de 25/04/1996, que fixa normas para a
regularizao de vida escolar e convalidao de estudos
Fixa normas para a equivalncia de estudos e revalidao de Di-
N7.000/03 ploma ou Certificado de cursos realizados em pais estrangeiro e
d outras providncias
Dispe sobre os institutos da Classificao, da Acelerao de Es-
N7.844/05 tudos e do Avano Escolar, para o Sistema Estadual de Ensino
de Mato Grosso do Sul e d outras providncias.

PARECER/CEE/MS

Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao

Parecer N 223/97, /MS sobre a lei N 9.394/96:Sistema de Ensino, Educao Bsi-
ca, Educao Profissional
Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao
Parecer N 373/97
/MS sobre a Lei N 9.394/96
Parecer N 075/98 Sistema de Ensino
Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao
Parecer N 113/98
/MS sobre a Lei N 9.394/96
Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao
Parecer N 299/98
/MS sobre a Lei N 9.394/96
Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao
Parecer N 326/98 /MS sobre a elaborao de Regimento Escolar, consoante Lei
N 9.394/96
Orientaes s escolas do Sistema Estadual de Ensino que ofe-
Parecer N 443/98 recem a Educao Bsica, sobre as adequaes Lei N 9.394
/96, a partir do ano de 1999
Parecer orientativo sobre as Diretrizes Curriculares do Ensino
Parecer N 127/99
Fundamental - artigos 26, 27 e 28 da lei N 9.394/96
Parecer N 443/99 Parecer orientativo sobre escola plo e extenso
Documentao e arquivo escolar das instituies de ensino do
Parecer N132/00
Sistema Estadual de Ensino de MS

31
Parecer N 353/03 Apurao de freqncia da Educao Bsica
Matrcula de crianas com 06 anos de idade no primeiro ano do
Parecer N184/03
Ensino Fundamental

32