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O eSocial entrou em vigor em janeiro de 2018 para as empresas que possuem faturamento
maior que R$ 78 milhões. Para outros empregadores e contribuintes, a obrigatoriedade será
aplicada um pouco depois, no dia 1º de julho do ano que vem.
O objetivo é que os cadastros dos empregados estejam corretos, situação que garante mais
segurança na fiscalização das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Segundo o site Contábeis, 80% das empresas não cumprem os prazos oferecidos pela
legislação para que as obrigações sejam cumpridas. Essa situação é ainda mais evidente
quando os processos são relativos a folha de pagamento, admissão de funcionários, atestado
de saúde ocupacional (ASO) e comunicação de acidentes de trabalho (CAT).
Esse cenário precisa mudar, e é por isso que criamos este post. Vamos dar dicas práticas para
você adequar a sua empresa às novas exigências trabalhistas com o passo a passo a seguir.
Continue a leitura e confira tudo sobre o eSocial!
Isso depende das características do seu negócio. É importante entender que o sistema
eletrônico a ser implementado trará mudanças para os processos e a cultura da organização.
Ou seja, a responsabilidade da adaptação é de todos os colaboradores, desde a direção até o
setor produtivo.
A primeira questão que você deve observar é o tamanho da sua empresa. Ela pode ter porte
pequeno, médio ou grande. Depois, você precisa fazer uma nova categorização, relacionada ao
tipo do negócio e do empreendedor. Veja:
É o tipo menos comum. Nesse caso, a empresa tem um departamento de Recursos Humanos
(RH) interno ou contratou um escritório de contabilidade que faz os serviços de terceirização
ou outsourcing.
Se o seu negócio se encaixa nesse conceito, ele tem mais vantagens, pois conta com
profissionais especializados em contabilidade na sua própria estrutura interna. Isso faz com
que as modificações sejam mais facilmente internalizadas.
Se a empresa se encaixa nessa categoria, é provável que exista certa dificuldade de se adaptar
às modificações, por não contar com tantos recursos tecnológicos no dia a dia organizacional.
Apesar de haver esse obstáculo inicial, é possível se adequar às novas exigências facilmente se
você contar com a ajuda de um profissional. É importante destacar que esse tipo de negócio
não costuma ter problemas para fazer modificações.
As empresas dessa categoria são a maioria e apresentam grande resistência aos processos de
mudança e informatização. Costumam não dar muita atenção para avisos e ofertas de soluções
mais vantajosas e que permitem a automatização dos processos.
Conseguiu perceber em quais categorias a sua companhia está enquadrada? Marque duas que
estejam de acordo com a realidade do seu negócio. Por exemplo: grande e resistente às
mudanças ou pequeno e inovador.
2. Indique as inconformidades
O grande problema de as empresas não usarem o prazo até 2018 para se adaptarem ao eSocial
é que isso vai gerar problemas futuros.
De acordo com o Diário do Comércio, a Receita Federal fez uma pesquisa em que constatou
que 22% dos empreendimentos têm problemas relacionados aos cadastros dos empregados.
Essas inconformidades precisam ser trabalhadas, porque o objetivo das diretrizes que entrarão
em vigor é resolver problemas que são comuns atualmente. Por exemplo: trabalhadores com
mais de um número de PIS ativo, funcionários que se separaram ou casaram e mudaram o
sobrenome, empregados antigos que trocaram de endereço ou agregaram outros
dependentes, etc.
A regularização deve ser feita pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis). Os dados
incorretos (como nome, CPF, data de nascimento e PIS/NIS dos trabalhadores) devem ser
retificados com o apoio de um certificado digital.
Ficou assustado? Não precisa. É importante apenas entender que a nova ferramenta
disponibilizada pretende modificar a cultura das empresas, ou seja, mudar o jeito de executar
os processos para que eles sejam padronizados.
O que você deve fazer é descobrir as inconformidades e verificar quantas vezes elas são
praticadas. Algumas das situações que devem ser analisadas são:
cadastros incompletos;
admissão incompleta;
fechamentos retroativos, seja do ponto, seja das apurações realizadas em períodos diversos
ao do mês-calendário;
alocação de mão de obra baseada exclusivamente nas notas fiscais e sem conhecimento
verídico dos fatos;
pagamentos extrafolha;
ajuda de custo de natureza salarial, isto é, os valores têm natureza salarial, mas são pagos
como ajuda de custo;
atestados não lançados como afastamento, já que essa categoria é obrigatória para os
documentos válidos de 3 a 15 dias e, em alguns casos, também para os de 1 ou 2 dias;
isenções tributárias, porque elas exigem que a empresa possua o processo judicial em mãos;
pagamento de médias, considerando que verbas variáveis e fixas se refletem em férias e 13º
salário, tanto como média quanto como valor mais recente;
atestados retroativos;
trabalhadores terceirizados ou sem vínculo, cujos cadastros devem estar completos com CPF
e data de nascimento;
pagamentos fora do prazo, ou seja, o salário foi pago no dia 30 de um mês, mas o Imposto
de Renda (IR) foi calculado como sendo do mês posterior.
Vale a pena ressaltar que essas possíveis inconformidades são apenas algumas das situações a
observar, pois é possível que existam outras que você deve enumerar.
O grande objetivo, aqui, é relacionar o que está sendo feito de errado e indicar o que deve ser
executado para que as inconformidades sejam solucionadas e a sua empresa esteja pronta
para se adaptar às novas exigências.
A ideia é desenvolver uma cartilha que possa ser consultada sempre que necessário. O
documento deve descrever de forma detalhada como o processo de adaptação vai funcionar e
quais prazos devem ser seguidos.
Vamos dar um exemplo para ficar bem claro. Imagine que o manual vai tratar da admissão de
um novo colaborador. Situação bastante comum, não é mesmo? Veja como o manual pode ser
estruturado:
Conceito: acordo feito entre empregador e empregado que segue as regras da Consolidação
das Leis do Trabalho (CLT). Ambas as partes se responsabilizam a cumprir seus direitos e
deveres, sendo que cabe ao funcionário executar sua função com dedicação.
foto 3×4;
cópia de RG e CPF;
cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) para quem exercer a função de motorista;
cópia do certificado de reservista ou alistamento militar;
É importante destacar que esse modelo pode ter algumas informações diferentes, conforme o
cargo. Ele deve conter o máximo de informações possível e contar com prazos bem claros para
que os processos internos fiquem mais fáceis.
Se você usa alguma solução de integração na sua empresa, vale a pena exemplificar o processo
ou trazer vídeos explicativos para sanar qualquer tipo de dúvida.
O procedimento da cartilha deve ser seguido para todos os serviços, como demissão,
afastamento, férias, etc. Se o seu empreendimento já possui um documento como esse, é
possível somente revisá-lo e ajustar os itens necessários.
Existem 45 eventos previstos no sistema que entrará em vigor em 2018. Para preenchê-los, as
informações devem partir de diferentes setores.
Essa integração é necessária devido à complexidade das exigências que serão cobradas a partir
do ano que vem. São tantos dados e informações, que todos os departamentos da sua
companhia precisam ter acesso às obrigatoriedades. Ou seja, é preciso fazer um processo de
conscientização.
Isso se torna mais simples se você conhece o que será solicitado e pode fazer o levantamento
dos setores envolvidos. Também é preciso identificar a forma de estruturação do negócio e em
qual local e momento as informações nascem, a fim de cumprir os prazos determinados.
É claro que essas questões dependem muito da empresa e de seu porte. Por isso, vamos
mostrar, a seguir, algumas áreas que devem ser consideradas, lembrando que é preciso fazer
uma análise e uma adaptação ao funcionamento do seu negócio. Confira:
Esse setor disponibiliza a maioria das informações requeridas pelo novo sistema, o que
significa que a organização das tabelas iniciais será de responsabilidade do software utilizado
no DP.
RH
Fiscal
Contábil
O departamento contábil possui informações relativas à distribuição de lucros e outras que são
apuradas ao fim do exercício.
Financeiro
Os trabalhadores sem vínculo ou terceirizados têm seus pagamentos efetuados pelo setor
financeiro, mediante a apresentação de um Recibo de Profissional Autônomo (RPA). Esse é um
evento previsto, que deve contar com outros pagamentos de remuneração, pelo fato de a
informação do eSocial ser de acordo com o regime de caixa.
Esse setor tem grande contribuição, devido aos eventos relativos ao acompanhamento da
saúde do empregado (ou seja, ASO), CATs, aposentadoria especial, condições ambientais e
possíveis fatores de risco, afastamentos temporários e exposição a agentes nocivos.
Com o eSocial, haverá a possibilidade de criar perfis para acessar e enviar os dados pelo
certificado digital.
Jurídico
As empresas precisam investir em TI, porque haverá uma grande quantidade de dados
gerados, todos os dias, sem validação. Por isso, é preciso contar com boa internet, uma
infraestrutura de equipamentos adequada e softwares que colaborem com a integração dos
dados.
5. Revise os documentos
O eSocial não considera eventos passados. Seu foco são as ocorrências e os acontecimentos
que se derem a partir de janeiro do referido ano. Mesmo assim, é preciso revisar os
documentos e se assegurar de que tudo estará adequado.
Muitos pontos que serão obrigatórios não têm atenção atualmente e acabam passando
despercebidos. A vantagem é que, como dissemos, apenas os dados atualizados para o
período a partir de 2018 é que valem.
Cadastros
Tabelas
As tabelas de cargos, rubricas, processos e horários devem ser exportadas antes de janeiro de
2018 para que a sua empresa faça a apuração dos impostos e as movimentações necessárias.
Você deve se atentar especialmente aos seguintes pontos:
duplicidade de registros;
rubricas, que devem ser incidentes sobre INSS, IRRF, FGTS, 13º salário, DSR e férias;
cargos, que devem contar com a descrição completa da função e apresentar o vínculo com o
CBO;
horários de trabalho, que devem apresentar a escala completa e o total correto de horas
semanais;
processos, com a validação e o lançamento daqueles que oferecem algum tipo de isenção
para a companhia.
Contratos
Pode ser necessário revisar outros dados, conforme as exigências do eSocial válido a partir de
2018.
Essa etapa não deve ser deixada para dezembro, apesar de ser uma das últimas. O objetivo,
aqui, é verificar os dados atuais dos colaboradores para encontrar possíveis divergências em
comparação com o que está descrito nos sistemas da Caixa Econômica Federal, do INSS e da
Receita Federal.
A análise deve abranger nome do empregado, NIS, CPF e data de nascimento. Você vai enviar
esses quatro dados, e o governo responderá se há alguma divergência ou se eles estão
qualificados.
Em caso de divergência, será indicado o órgão em que a informação deve ser regularizada. Em
alguns casos, a empresa pode fazer isso; em outros, é exigido que o próprio empregado vá até
o local para corrigir o problema.
Trabalhadores que não estiverem qualificados não podem ser enviados ao eSocial, o que
significa, na prática, que não se poderá fazer os fechamentos mensais, entre outras atividades.
Existem softwares que já fazem a rotina desse processo, mas você também deve ter uma visão
geral para se certificar de que tudo está correto. As divergências mais frequentes são as
seguintes:
CPF suspenso;
número de CPF diferente ou não existente no cadastro do INSS, da Caixa, do Banco do Brasil
e do INSS.
Vale a pena destacar que os caracteres especiais não são válidos para a consulta.
A última etapa se refere à automatização dos processos. Isso garante que os dados serão mais
atualizados e confiáveis e poderão ser acessados rapidamente. Para a empresa, essa
característica representa transparência, agilidade e instantaneidade.
Os processos serão mais facilmente automatizados se você contar com um software que
integra os dados, como aqueles relativos a desligamento, admissão, folha de pagamento, etc.
A definição das atribuições de cada setor são especificadas no software, que pode, ainda,
possibilitar a inclusão de mais usuários.
A revisão de cadastros, contratos, tabelas e atividades é mais simples, porque os dados ficam
disponíveis no software, e os dados que faltam podem ser rapidamente preenchidos.
A qualificação cadastral de todos os registros é agilizada, pelo fato de o software já estar
adaptado às novas regras.
Como sempre, a tecnologia deve estar a seu favor, e se você seguir este passo a passo com a
adoção de um software específico para o setor de RH, tudo ficará muito mais fácil.
Agora você já sabe como adaptar a sua empresa ao eSocial. Ficou com alguma dúvida ou tem
experiências para compartilhar? Deixe um comentário!