Universidade do Sul de Santa Catarina - UNISUL

Gerson Luíz Joner da Silveira

Reitor

Sebastião Salésio Herdt

Vice-Reitor

Prof. Ailton Nazareno Soares

Pró-Reitor Acadêmico

Cristiane Salvan Machado

Coordenação de Integração das Bibliotecas

Apoio:

Setor de Psicologia - SP - Projeto Com. Vivência

Acessoria de Assuntos Estratégicos - ASSEST
Pró-Reitoria Acadêmica - Proac
Coordenações das Bibliotecas dos campi e seus multiplicadores
 Universidade do Sul de Santa Catarina
Coordenação de Integração das Bibliotecas

Biblioteca Universitária : Cartilha 5S

Tubarão, 2004
 Sumário

1 COISAS QUE VOCÊ JÁ DEVE SABER........................................................... 5

2 UMA CULTURA ORIENTAL............................................................................. 5

3 CINCO O QUÊ?................................................................................................ 6

3.1 O Senso de Seleção.................................................................................................. 6

3.2 O Senso de Ordenação.............................................................................................. 7

3.3 O Senso de Limpeza.................................................................................................. 7

3.4 O Senso de Saúde..................................................................................................... 8

3.5 O Senso de Autodisciplina......................................................................................... 8

4 O X DA QUESTÃO............................................................................................ 9

5 COISAS QUE VOCÊ PRECISA SABER.......................................................... 9

5.1 Origem........................................................................................................................ 9

5.2 Os 5S......................................................................................................................... 9

5.3 As Justificativas do Processo..................................................................................... 10

5.4 Os Novos 5S.............................................................................................................. 11

5.5 Benefícios 5S............................................................................................................. 12

6 OS BASTIDORES............................................................................................. 13

6.1 Implementação do Método......................................................................................... 13

Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

1 COISAS QUE VOCÊ JÁ DEVE SABER

O processo 5S propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam a
transformar o ambiente de trabalho e familiar. Ao fazer isso, entretanto,
transforma hábitos e atitudes das pessoas em relação a esses ambientes, aos
seus colegas e a si mesmas.
Por esse motivo o programa 5S propõe que façamos uma reflexão sobre a
nossa vida, sobre o modo como nos comportamos com relação a nós mesmos,
aos nossos parentes, amigos, vizinhos, colegas de trabalho. Em relação à nossa
casa, nossa rua, nosso bairro, nossa cidade, nosso país.
Em resumo, o programa 5S questiona a nossa situação enquanto
cidadãos, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrática,
onde cada indivíduo tem direitos e obrigações e deve esforçar-se para cumprir
suas obrigações. E, mais resumidamente,

“A CONSCIÊNCIA É A ESTRUTURA DAS VIRTUDES” (Bacon)

Praticar o 5S é praticar "bons hábitos" ou "bom senso". Apesar da

simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua
implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos
conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas, portanto
um processo “educacional”.

2 UMA CULTURA ORIENTAL

O programa 5S teve início no Japão, logo após a 2ª Guerra Mundial, para

combater a sujeira das fábricas, tendo sido formalmente lançado no Brasil em
1991 através da Fundação Christiano Ottoni, em Minas Gerais.
Como você deve ter percebido, cada "S" é conhecido por diversas
denominações. Porém, neste projeto, utilizaremos a terminologia de cada "S" da
seguinte maneira:

Senso de Seleção 1º S
Senso de Ordenação 2º S
Senso de Limpeza 3º S
Senso de Conservação 4º S
Senso de Autodisciplina 5º S

O termo "Senso de” significa "exercitar a

capacidade de apreciar, julgar e
entender". Significa ainda a "aplicação
correta da razão para julgar ou raciocinar

5
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

em cada caso particular”.

3 CINCO O QUÊ?

3.1 O Senso de Seleção

Saiba como praticar a Seleção

¾ Avalie se aquilo que não é

necessário para você, não será útil para
outra pessoa.
¾ Evite guardar coisas
“temporariamente” na idéia de que elas
serão úteis algum dia.
¾ Não guarde informações
desnecessárias na memória do
computador.
¾ Não receba informações, dados
ou relatórios inúteis (converse com seu
fornecedor e o instrua sobre o que
receber).
¾ Seja firme consigo mesmo e fiel
às suas decisões.

6
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

Regra: Eliminar tudo que é desnecessário.

3.2 O Senso de Ordenação

Saiba como praticar a Ordenação

¾ Separe o que usa a toda hora,

todo dia, toda semana, todo mês e
coloque o material de uso mais
freqüente perto de você e o de uso
menos freqüente, mais longe.
¾ Determine o lugar de cada coisa;
¾ Desenvolva a comunicação
visual – de segurança, de informação, de
orientação, etc.
¾ As comunicações nos quadros
de avisos devem ter validade.

Regra: Um lugar para cada coisa e cada coisa em um lugar.

3.3 O Senso de Limpeza

Saiba como praticar a Limpeza

¾ Dividir a área que deverá ser

limpa e determinar seus responsáveis.
¾ Definir o que deve ser limpo, a
ordem e a execução do trabalho.
¾ As informações devem ser
corretas (limpas).
¾ Limpar mesas, prateleiras,
luminárias, varrer pisos, passarelas e
áreas.
¾ Eliminar a causa da sujeira.

7
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

Regra: Mais importante que limpar, é não sujar.

3.4 O Senso de Saúde

Saiba como praticar a Saúde

¾ Exercitar a criatividade para tornar as

anormalidades mais visíveis fazendo com que
qualquer pessoa atenta possa identificá-las.
¾ Manter a mentalidade do correto.
¾ Avisos para ajudar as pessoas a evitar erros
operacionais.
¾ Adote padrões definidos: o que deve ser feito,
como deve ser feita a manutenção, o que fazer em
caso de emergência, etc.
¾ As áreas de uso comum, como banheiros e
refeitórios, refletem o grau de zelo consigo mesmo e
com o seu colega de trabalho.

Regra: Melhorar continuamente para que os sensos anteriores não

retrocedam.

3.5 O Senso de Autodisciplina

Saiba como praticar a Autodisciplina

¾ Estude o comportamento
humano.
¾ Entenda o conceito de
empatia.
¾ Seja um bom amigo na
Empresa.
¾ Seja um bom ser humano.

8
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

Regra: Fazer do PROGRAMA 5S's um hábito de vida.

4 O X DA QUESTÃO
O 5s é um processo simples, como você pode ver. Agora
que você já sabe o que fazer, não perca tempo. No entanto
lembre-se, não seja apenas “duas mãos-de-obra”, mas um
“cérebro de obra”.
O que se busca é que você seja criativo, inovador, crítico,
ousado e que nunca pare de conhecer e aprender; afinal, você
vive grande parte do seu dia-a-dia em uma biblioteca e o nosso
maior diferencial é o conhecimento que adquirimos.
Então conheça o que está por trás de tudo isso, saiba o que você
realmente está fazendo, porque você está fazendo e pense sobre
isso. PENSE sobre isso!

5 COISAS QUE VOCÊ PRECISA SABER

Informe-se, leia mais, saiba mais e seja mais!

5.1 Origem
Este método foi concebido por Kaoru Ishikawa, em 1950, no Japão do pós-
guerra, inspirado na necessidade que havia de colocar ordem na grande confusão
a que ficou reduzido o país após a derrota na Segunda Guerra Mundial. O método
demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria
economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão
da qualidade e produtividade utilizado naquele país.

5.2 Os 5S
a) Significado do Senso de Seleção

Ter senso de seleção é identificar materiais, equipamentos, ferramentas,

utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, descartando ou
dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das
atividades.

b) Significado do Senso de Ordenação

Ter Senso de Ordenação é definir locais apropriados e critérios para

estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios,
informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura,
localização e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu
devido lugar".

9
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

c) Significado do Senso de Limpeza

Ter Senso de Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para

manter limpo o ambiente (paredes, armários, teto, gavetas, estantes, piso), sendo
que os locais mais limpos, não são os que mais se limpam, mas os que
menos se sujam.
O mais importante neste conceito não é o ato de limpar, mas o ato de "não
sujar". Isto significa que além de limpar é preciso identificar a fonte de sujeira e as
respectivas causas, de modo a evitarmos que isto ocorra (bloqueio das causas).

d) Significado do Senso de Conservação

Significa que o estado de excelência obtido nos três primeiros sensos deve
ser mantido, a pessoa neste nível não só está como é excelente. Para se
assegurar que a conservação está sendo cumprida, aleatoriamente são feitas
avaliações de alguns itens de excelência, o resultado segue uma classificação.

e) Significado do Senso de Autodisciplina

Ter Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir

normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou
informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física.
Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de",
"se predispor a".

5.3 As Justificativas do Processo

A implantação do processo 5S exige uma visão diferenciada da que está

em voga, no momento, dentro das empresas. Hoje, muitas empresas estão
buscando o processo como um instrumento para dar início àcaminhada dentro da
gestão pela qualidade total, por ser de simples implantação e resultados rápidos
a curto prazo, satisfazendo, assim, nossa ânsia das "coisas" acontecerem dentro
da organização. Utilizar o processo 5S como uma porta de entrada para a
qualidade total, é uma boa opção, pois ele auxilia na preparação do terreno
organizacional. Ele estimula a organização, a disciplina, a criatividade, a
padronização, a resolução de problemas e a maturidade da equipe para absorver,
futuramente, com mais facilidade a metodologia da gestão pela qualidade total.
É um equívoco, no entanto, pensar que o processo é de fácil implantação e
com resultados rápidos, pois ele exige uma mudança cultural que necessita de
tempo e persistência para acontecer. O processo 5S é de simples compreensão,
mas não de fácil implantação e os resultados rápidos são de curta duração e
necessitam de reforços planejados para não voltar à"estaca zero".
O sucesso do processo, no nosso parecer, precisa de três pilares bem
definidos e trabalhados de maneira conjunta e bem estruturada. Estes pilares são:
comprometimento, responsabilidade e planejamento a longo prazo.

10
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

Pode-se ressaltar como fundamentais as atribuições dispostas a seguir.

¾ Definir objetivos alinhados com as necessidades da Unisul.

¾ Monitorar os itens de controle.
¾ Facilitar a integração do processo na rotina da Biblioteca.
¾ Disponibilizar um orçamento específico ao desenvolvimento do processo.
¾ Estimular o planejamento a longo prazo e o uso das ferramentas da
qualidade no gerenciamento de processos.
¾ Trabalhar em parceria com a estrutura do programa e gestores, buscando
as causas reais dos andamento ou não da implantação em todos os
setores da biblioteca.
¾ Participar de eventos internos e externos.
¾ Oportunizar o desenvolvimento das pessoas e dos processos.

Os gestores têm um papel fundamental no processo de implantação e

manutenção do programa, pois são eles que têm a autoridade legal e real para
fazer a mudança acontecer. É o gestor que disponibilizará tempo aos seus
colaboradores, para a triagem das necessidades levantadas e facilitará a sua
operacionalização, ressaltando os ganhos para a equipe.
Além disso, o gestor é o líder de sua equipe e seu comprometimento é
fundamental, pois se não fizer, isso afetará a credibilidade desse instrumento
administrativo.
A escolha da equipe interna deve ser cuidadosa, pois a biblioteca irá
investir nessas pessoas de forma diferenciada. Deve ser oportunizado, à equipe
interna, treinamentos específicos para o seu desenvolvimento, assim como
devem ser criados mecanismos que favoreçam a permanência destes o tempo
necessário, a fim de garantir o retorno do investimento feito. Esta equipe terá
como funções básicas, coordenar a implantação, disseminar a nova cultura,
perpetuar os ganhos e prever ações que amenizem a "mobilidade" das pessoas,
isto é, não personalizar o processo, a tecnologia deve ser da biblioteca e não dos
indivíduos. Muitas empresas fazem o planejamento operacional e não estratégico
do processo e este, normalmente, decai após o dia "D".O planejamento
proporciona o registro histórico da implantação, a organização e priorização das
atividades a serem realizadas, focalização de esforços/recursos, assim como, a
busca e solução dos problemas, dentro da metodologia da gestão da qualidade
total.
A organização que implantou ou pretende implantar o programa 5S deve
ter em mente que os pilares do sucesso são o início da jornada e que esta vale a
pena não só pela chegada, mas sim pela caminhada.

Aqueles que dizem que não dá para fazer, devem

sair da frente daqueles que já estão fazendo
Joel Barker
5.4 Os Novos 5S
Em 1986, quando se imaginava que os 5S estivesses totalmente esgotados
em suas aplicações, um grupo de consultores especializados em Qualidade e
Produtividade escreveu um livro aprimorando ainda mais essa técnica: "Os Novos
5 S".

11
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

A diferença de abordagem, responsável pela melhoria dos Novos 5S, está

concentrada nos 3º e 5º S – Seisso e Shitsuke. Seisso, passou a ter significado
de limpeza com inspeção, para verificar e garantir a funcionalidade. Assim, não
basta estar limpo. É preciso que tudo esteja em condições de ser utilizado a
qualquer momento.
Em relação ao 5º passo, Shitsuke, a disciplina passa a ter uma
interpretação diferente, mais autônoma e livre – educação e formação ética e
moral. O ambiente onde convivo é partilhado por outros. Portanto, toda e qualquer
mudança deve ocorrer tendo como princípio o bom senso. Assim, com esta nova
conotação, os Novos 5 S preconizam a eliminação dos problemas na origem, não
nos efeitos. O que se busca não é atenuar o efeito, mas eliminar a causa. Não se
trata de limpar sempre, mas evitar que se suje.
Desta forma, pode-se dizer que os 3 primeiros S têm em sua aplicação o
sentido operacional, ficando os dois últimos com a função de sustentar o que foi
desenvolvido pelos primeiros.
Com a proposta de propiciar a melhoria no ambiente de trabalho e na vida
de um modo geral, os conceitos dos Novos 5S podem atuar diretamente no
resgate da dignidade do servidor como profissional e cidadão participante do
processo de mudança da comunidade onde vive.

5.5 Benefícios 5S

Benefícios Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Eliminação do desperdício x x x x x
Organização do espaço x x o o o
Racionalização do tempo o x o x x
Redução do estressedas pessoas o x o x x
Redução de condições inseguras o o x o x
Prevenção de quebras o o x o x
Aumento da vida útil dos equipamentos o o x o x
Padronização o x o
Prevenção da poluição x o x
Melhoria da qualidade o x x
Melhoria de relações humanas o o x o x
Incremento da eficiência x x x x x
Confiabilidade dos dados o o x
Redução de acidentes o o x o x
Incentivo à criatividade x x x x x
Autodisciplina o o x
Dignificação do ser humano o o o x x
Base para Qualidade Total o o o x x
Legenda : o-Boa contribuição x-Ótima contribuição

12
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

6 OS BASTIDORES
6.1 Implementação do Método

a) Criação e Composição do Comitê

Os integrantes do Comitê atuarão como facilitadores ou multiplicadores, sendo

também responsáveis pelo treinamento das demais pessoas que farão parte do
movimento.

ƒ Facilitador - é o disseminador de conteúdo e deverá exercer o papel de

consultor durante a implantação do método.

ƒ Multiplicador – é o responsável pela multiplicação de um assunto

específico da Qualidade para todas as pessoas que estejam envolvidas no
processo de implantação.

Poderão integrar o Comitê pessoas com conhecimento em diversas áreas

(Ex: médicos, dentistas, religiosos, professores, marceneiros, mecânicos,
encanadores, eletricistas, ambientalistas, etc.), com o objetivo de facilitar a
movimentação das pessoas e a execução das tarefas.
Após definida a composição do Comitê, inclusive da equipe de apoio, o
Comitê irá se dedicar ao planejamento de atividades até o dia da implantação,
bem como agendar os passos seguintes.
Esses passos deverão estar dispostos numa planilha, de maneira que seja
estabelecido um cronograma a ser seguido pelo Comitê, onde conterá, além do
prazo, o responsável pela ação.

b) Perfil e Atribuições do Coordenador

Perfil

ƒ Amplo conhecimento da instituição, do bairro, da comunidade, da cidade,

etc.
ƒ Respeitado, tanto pessoal quanto tecnicamente na instituição, no bairro, na
comunidade, na cidade.
ƒ Conhecimento e interesse por assuntos relacionados à qualidade.
ƒ Livre acesso a direção da instituição, líderes comunitários, religiosos,
profissionais liberais, lideranças partidárias.
ƒ Boa comunicação, credibilidade.
ƒ Disponibilidade para aprender.
ƒ Noções técnicas de didática.

Atribuições

ƒ Propor o plano de implantação do método.

ƒ Exercer a coordenação geral da implantação do método.
ƒ Responsável pela disseminação dos conceitos do método.
ƒ Monitorar e avaliar toda implantação do método.

13
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

ƒ Elaborar o orçamento da implantação.

ƒ Elaborar o balanço da implantação.

c) Planejamento das Atividades

As atividades apresentadas neste item e a sua seqüência têm por objetivo

criar um referencial teórico sobre o processo e proporcionar conhecimento para
uma avaliação mais fundamentada do método.

d) Mapeamento das Áreas

O local a ser implantado o Método 5S deverá ser analisado, de modo a

facilitar não apenas o desenvolvimento das ações do Comitê, como também a
comunicação entre o Comitê e as demais pessoas envolvidas. A análise deverá
obedecer a critérios que contemplem todos os pontos a serem atingidos pela
implantação como um todo.

e) Sensibilização (Multiplicação dos Conceitos do Método)

A multiplicação deverá ser levada a efeito pelo Comitê, através da

apresentação dos conceitos do Método e do seu cronograma de implantação,
com informações detalhadas sobre cada conceito e o "Dia D", ressaltando sua
importância para a prática dos demais S, além de orientações de como cada
pessoa poderá colaborar no processo.
É importante que a composição do grupo para a sensibilização seja
heterogênea, procurando uma interação entre as pessoas que integram a
localidade.
A carga horária sugerida para o treinamento é de 7 horas. O Comitê deverá
adequar o tempo à realidade da localidade.
Durante o treinamento, o multiplicador deverá solicitar voluntários para as
funções de força-tarefa e de representantes dos diversos segmentos que
compõem a ação e identificar outros participantes que tenham perfil adequado à
execução de atividades na área da qualidade.
Para um maior envolvimento, recomenda-se que os convites para a
palestra e o evento sejam feitos individualmente, através de visitas por parte do
Comitê.

f) Definição dos Representantes dos Segmentos Diversos e da Força-Tarefa

O Comitê definirá formalmente os nomes dos Representantes dos

segmentos diversos e daqueles que comporão a Força-Tarefa, escolhendo,
dentre os voluntários, os que possuam o perfil adequado para cada atividade.
Recomenda-se que, antes da formalização, cada pessoa seja contatada
para confirmação da sua disponibilidade em participar, esclarecendo qual será
sua função no processo, considerando-se que poderá haver desistência por
motivos diversos.

g) Reunião de Avaliação do Processo

14
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

É importante que o Coordenador do Comitê reúna-se com a Comissão dos

Responsáveis pelos diversos segmentos, para relatar as atividades planejadas,
apresentar os próximos passos e discutir as dificuldades encontradas.
Recomenda-se que as reuniões sejam pautadas para agilizar os trabalhos
e evitar perda de tempo. Todas as decisões devem ser registradas em ata.
Sugere-se realizar estas reuniões após a conclusão de cada três ou quatro
passos do processo, permitindo, desse modo, dar consistência ao andamento da
implantação e manter o Comitê e a Comissão de Representantes sempre
atualizados.

h) Levantamento das Necessidades

O Comitê deverá elaborar planilhas para serem utilizadas pelos

participantes, cujo preenchimento deverá ser orientado pelo representante dos
segmentos :

ƒ "Planilha de Solicitação de Material"- discriminar e quantificar os produtos

necessários para limpeza e organização de cada local;
ƒ "Planilha de Descrição de Melhorias"- discriminar as necessidades relativas
à manutenção, aquisições modificação de lay-out, construções, etc.

Toda a documentação deverá ter um padrão uniforme, para facilitar o

manuseio e a elaboração dos relatórios.

i) Documentação da Situação Atual

Consiste em fotografar os locais-alvo da ação de implantação do Método:

salas, jardim, ruas, praças, prédios, etc. A concordância, bem como a aceitação
por parte daqueles que freqüentam o local é imprescindível para o resultado final.
Para tanto, são necessários os esclarecimentos do objetivo das fotos e a
orientação quanto ao melhor ângulo.
Recomenda-se evitar fotografar pessoas e objetos pessoais para não
causar constrangimento.

j) Montagem do Quadro de Fotos

As fotos deverão ser colocadas de modo a permitir a inclusão das outras

que registrarão as melhorias da ação do "Dia D" e durante o processo de
implantação.
O quadro deverá ser afixado no próprio local fotografado, em lugar visível,
de modo que todos possam acompanhar as mudanças que estiverem sendo
efetuadas.
A montagem das fotos deve ficar a cargo de pessoa da localidade ou
segmento que tiver melhor habilidade para a organização. Recomenda-se não
afixar o quadro em local que possa causar constrangimentos.

15
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

l) Seleção de Ações Viáveis

O Comitê deverá, juntamente com os Representantes dos segmentos,

analisar os pedidos descritos nas planilhas de solicitação de melhorias,
selecionando e priorizando aquelas que poderão ser executadas no próprio "Dia
D" e estabelecer uma pauta de reuniões com os responsáveis pelos segmentos,
para as demais que serão analisadas e executadas no decorrer da implantação
do Método.

m)"Feed-Back” para Ações Não-Viáveis

Após analisar as ações que não poderão ser executadas a médio e longo
prazo, no decorrer da implantação, o Comitê deverá estar atento às justificativas
das possíveis negativas, de modo a não frustrar os participantes quanto ao
processo de melhorias e também para que não traga prejuízos na continuidade da
implantação do Método 5S.

n) Definição das Áreas de Descarte Local

O Comitê e os Representantes dos segmentos deverão definir os locais

adequados para receber o material descartado, considerando a facilidade de
acesso tanto para quem está descartando, quanto para a Força-Tarefa que será
responsável pela transferência para a área de descarte global.

o) Definição das Áreas de Descarte Global

Também será definido pelo Comitê, juntamente com os Representantes

dos seguimentos, o local onde serão agrupados os materiais descartados por
todas as localidades.
Deve ser um local amplo, coberto, seguro e que possa ser ocupado
durante o período em que o Comitê estará efetuando a avaliação e contabilizando
o total de materiais descartados, bem como decidindo o destino dos materiais
inúteis à localidade.

p) Distribuição das Atividades

O Comitê fará reunião com Representantes dos segmentos e a Força-

Tarefa, para definir as atribuições e apresentar as instruções operacionais,
principalmente para o "Dia D".

q) "Dia D"

É o lançamento da implantação do Método 5S na localidade. Iniciando pela

prática dos três primeiros S. Até esta data, é necessário que o Comitê tenha
cumprido e seguido com atenção todas as etapas.
Sugere-se uma cerimônia de abertura com a reunião de todas as pessoas
da localidade envolvidas, incluindo-se a fala de um representante, esclarecendo o
objetivo do dia e qual resultado se espera dessa ação.

16
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

r) Documentação do “Depois”

Consiste em fotografar os ambientes onde foram realizados o descarte e as

melhorias efetuadas para que se possa comparar o aspecto com as fotos tiradas
anteriormente.
Recomenda-se utilizar o mesmo ângulo das primeiras fotos para se ter
clareza das mudanças ocorridas.

s) Divulgação das Fotos

Utilizando o mesmo quadro das fotos tiradas antes do "Dia D", anexar as
fotos do "Depois" e afixá-las nas localidades para que todos possam apreciar o
trabalho realizado e o esforço conjunto.

t) Contabilização do Descarte

O Comitê, juntamente com os Representantes dos segmentos e a Força-

Tarefa, serão os responsáveis por preparar o balanço do resultado da atividade.
Lixo e sucata devem ser pesados. Bens móveis devem ser relacionados e
anotados os que foram disponibilizados para as organizações dentro da
localidade.
Os materiais não aproveitados deverão ser relacionados e seu destino
anotado (venda, doação, etc.).
Sugere-se enriquecer o relatório com fotos ou filmagem para fins de
registro e avaliação posterior.

u) Promoção

Em conformidade com os objetivos estabelecidos pela Comissão composta

por representantes dos diversos segmentos da localidade, a implantação do
Método 5S terá uma série de ações que serão concretizadas num período
previamente determinado pela Comissão.
Após o lançamento da implantação do Método, com a realização do "Dia
D", o Comitê deverá ter um plano de sustentação que acompanhará o
desenvolvimento da prática dos demais S em toda localidade.
É recomendado que, até a data do lançamento, ou seja, o "Dia D", seja
feito um pré-lançamento, com frases de efeito em forma de cartazes ou faixas,
para serem veiculados com antecedência de pelo menos 15 dias da data
programada para o lançamento, divididos em períodos de 5 dias cada, chamando
a atenção e convidando à participação.
Sugere-se, também, a confecção de peças promocionais, contendo uma
logomarca para o evento.
Pode-se promover um concurso para a escolha da logomarca.
As peças promocionais podem ser sacolas plásticas, botton, boné,
camiseta, flanela, caneta, adesivo, selo, etc.
Também pode-se confeccionar manual de orientação (para os
multiplicadores e representantes dos segmentos, contendo a metodologia do 5S),
cartilhas para os demais participantes com os conceitos do Método 5S.

17
Programa de Gestão da Qualidade - Biblioteca Universitária -------------------------

v) Divulgação dos Resultados

Como parte da finalização da primeira etapa do processo de implantação

do Método 5S, sugere-se divulgar os resultados da contabilização do descarte,
com uma cerimônia de confraternização, expondo as fotos, exibindo o filme, bem
como divulgando os destaques e a dedicação na atuação conjunta de todas as
pessoas participantes.
O Comitê será o responsável por organizar a divulgação, distribuindo,
inclusive, relatório por escrito para a Comissão de Representantes dos segmentos
diversos e afixando-o em local de fácil acesso para o conhecimento dos demais
envolvidos.

x) Reconhecimento

O reconhecimento consiste em dar expressão aos resultados das

avaliações que serão realizadas durante o processo de implantação, bem como
no decorrer da implementação, ou seja, na aplicação dos demais S.
Esse processo de reconhecimento e avaliação se fará em três momentos:

1. Auditoria 5S – manutenção do movimento

2. Avaliação anual ou semestral do movimento
3. Premiação

O sistema de avaliação deve focar:

ƒ Comprometimento com o processo;

ƒ Resultados em função da aplicação dos 5S.

Também deve avaliar:

ƒ a natureza e profundidade das mudanças de comportamento das pessoas;

ƒ a eficiência das informações proporcionadas aos participantes;
ƒ o resgate, a melhoria contínua e a internalização dos 5 "Sensos",
ƒ a satisfação dos participantes, realização das atividades em equipe,
colaboração e sugestões espontâneas, relacionamentos, etc.

A avaliação será feita em formulário padronizado, onde serão atribuídos

pontos, na escala de 1 a 5, crescente de acordo com o grau de envolvimento na
aplicação dos conceitos dos 5S.
O objetivo da avaliação é educar para a busca da melhoria contínua e
preparar o ambiente para os futuros passos da Qualidade Total.
Assim, os avaliadores deverão ter como enfoque prioritário à orientação e o
aconselhamento às pessoas da localidade, incentivando-as à melhoria continua.
Também como incentivo à melhoria, pode-se premiar o segmento e/ou
pessoas que se destacaram no decorrer do movimento, utilizando diplomas,
medalhas ou troféus, de modo que haja um aperfeiçoamento constante.”

18