SGH Sistema de Controle de Estoque

Sistema SGH – Controle de Estoque
SP Data Serviço de Processamento de Dados Ltda

Contagem – MG
www.spdata.com.br / spdata@spdata.com.br / 31 3399 2500
Gestão de Compras
 Utilitários – Calculo de Estoque – Segurança – Por Item
Permite que seja definido para quantos dias uma compra será realizada, podendo ser também uma compra ser
definida por curva ABC. Neste processo utiliza-se como calculo a média de consumo trimestral.
Obs.: A identificação da curva a que o item pertence deve ser emitido o relatório de curva ABC parametrizando
para que seja gravado a curva que o item foi analisado no cadastro do item.
Após este processo realizado, será gravado no cadastro de itens – guia “Dados para Compras” o estoque mínimo
necessário para um consumo do item de acordo com o número de dias definido.
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Outros relatórios que auxiliam na análise de compras são: Itens por fornecedor, Estoque Mínimo, Compras por
fornecedor, Consumo Médio, Ultimas compras, etc..
 Necessidade de Compra – Geração
Tem como função gerar automaticamente os itens a comprar conforme estoque de segurança definido para cada
item. Este relatório também tem como função gerar um documento para que os itens sejam orçados.
A geração de uma
necessidade de compra
permite que seja gerado
de acordo com um grupo
ou subgrupos ou
referências, locais de
armazenagens, atribuir
uma margem de
segurança e de acordo
com a classificação dos
itens. No relatório que é
impresso está
identificado o número do
pedido gerado.
Para este pedido gerado
não é identificado o
fornecedor ou os
fornecedores que
participaram do processo
de compra.
OBS.: A necessidade de compra pode ser gerenciada também com a identificação item a item pelo usuário
solicitando a compra dos itens ao setor de compras.
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A manutenção da necessidade de compra permite que seja orçado um item que ainda nunca foi comprado antes
sem a necessidade de cadastrá-lo como um item de estoque. Para isto basta teclar <ENTER> no campo “Item”
com o mesmo com código 0 (zero). Veja acima.
Para completar o processo, existe um relatório para analise das necessidades de compra geradas pelo estoque ao
setor de compras.
 Gestão de Compras – Pedidos – Manutenção

Tem como função de definir os fornecedores que participaram da compra. Nesta tela também é identificado qual
setor as compras terão destino – Destino de Compra.
Os pedidos podem ser consultados através da tecla de pesquisa F2 no campo “Docto”, onde é aberto outra tela
com todos os pedidos.
A tecla F2 também pode ser acionada no campo Código para visualização de todos os fornecedores e selecionar
um ou mais fornecedores que participaram do processo de compra. Neste mesmo campo pode ser acionada a tecla
de função F3 onde são visualizados somente os fornecedores que estão participando da compra. Fig. 1
No grid onde se localiza os itens a comprar ao clicar duas vezes em um item, pode ser observado os fornecedores
e os valores orçados. Observe que o grid tem sua cor alterada.
Pesquisa com F2
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Pesquisa com F3
Após definir os fornecedores, é habilitado o botão “Exportar para Fornecedores” que tem como função gerar um
arquivo eletrônico. Este arquivo deve ser enviado ao fornecedor juntamente com o programa “SGHCOT.EXE”. O
fornecedor deve ser instruído para que preencha a planilha enviada para posterior importação.
Formado do arquivo gerado: E-YYYYYY-XXXXXX-ZZZZZZ.CPE, onde: E = Exportação, YYYYYY = Código

do documento de compra, XXXXXX = Código do Fornecedor no Sistema SGH e ZZZZZZ = Data do pedido de
compra.
Nesta tela também é habilitado o botão “Importar Lançamentos” onde como o próprio nome diz, tem como função
importar a cotação enviada pelo fornecedor. O formato do nome é o mesmo da exportação.
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No grid dos lançamentos, guia onde estão descritas as informações Código, Nome Fornecedor, Situação, etc,
existe uma facilidade que ao clicar em qualquer uma delas, o Sistema ordena as informações em ordem crescente
conforme o título descrito.
Ao clicar em “Exportar para Fornecedores” abre-se uma tela de parâmetros que permite o envio automaticamente
do pedido por email aos fornecedores que participam da compra.
Para ativar esta função basta clicar em Parâmetros do Sistema, guia Dados para Compra e definir as configurações
do servidor de Internet e o modelo de pedido para a ser enviado. Veja tela abaixo.
Configuração do servidor de Internet para envio automático da cotação para compra
 Gestão de Compras – Pedidos – Definição de Vencedores

Após importado ou lançado a cotação realizadas pelos fornecedores, está função faz uma busca pelos melhores
preços e identifica-os no corpo do pedido pela coluna “Situação” onde é alterado de “Orçamento” para “Pedido”.
Os itens em que o fornecedor não conseguiu o melhor preço continuam como “Orçamento”.
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 Gestão de Compras – Pedidos – Relação de Vencedores

Relatório em que lista somente os itens identificados como “Pedidos” para cada fornecedor.
OBS.: É impresso um fornecedor por página.
 Gestão de Compras – Pedidos – Compra Simplificada

Relatório em que lista somente os itens identificados como “Pedidos” para cada fornecedor. A diferença para
“Relação de Vencedores” está no layout do documento.
OBS.: É impresso um fornecedor por página.
 Gestão de Compras – Pedidos – Emissão de Pedidos

Permite a emissão de pedidos para orçamento ou para ordem de compra conforme identificado nos parâmetros de
cada modelo.
Um detalhe pode ser observado no modelo III onde é possível imprimir o valor da ultima compra tendo uma
previsão de quanto ficaria a mesma. Para isto deve ser observado:
1) Fornecedor inicial e final deve ser igual a 0 (zero)
2) Deve ser listado como “Orçamento”
3) Imprimir Ultimo Preço também deve estar marcado
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 Gestão de Compras – Pedidos – Listagem – Modelo V

Extrai um relatório diário de compras por grupo de materiais e medicamentos, relacionado as compras nos últimos
três meses, o acumulado do mês e o valor total.
 Gestão de Compras – Pedidos – Planilha de Orçamento

Possibilita a impressão da planilha de orçamento ou mapa de compra. Este layout pode ser personalizado de
acordo com a necessidade do Cliente.
 Gestão de Compras – Pedidos – Exportação para Fornecedores

Tem a mesma função do botão “Exportação para Fornecedores” existente no corpo do pedido. Esta função foi
explicada acima quando falamos sobre a opção de “Manutenção” de um pedido.
 Gestão de Compras – Pedidos – Mapa de Cotação

Emite um relatório para anotação dos preços orçados pelos fornecedores. Possui espaço para até 5 fornecedores.
 Gestão de Compras – Pedidos – Relação de Participantes

Relatório que apresenta, como o próprio título diz, a relação dos participantes de uma ou mais compras.
 Gestão de Compras – Pedidos – Relatório

Apresenta por destino de compra um relatório dos pedidos podendo ser classificados por cada “Destino de
Compras”, Tipo de compra, etc...
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 Gestão de Compras – Pedidos – Tela de Cotação

Permite em uma visualização rápida e precisa de uma planilha eletrônica de orçamento. Os itens são listados a
esquerda e a direita os fornecedores. Para os fornecedores que apresentarem o melhor preço as colunas, “Marca e
Valor Unitário” é marcado da cor azul e a fonte em negrito.
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Para finalizar o processo de compra, integramos a ordem de compra ao lançamento da Nota Fiscal. Para isto é
necessário marcar a opção “Pedidos na Nota Fiscal”, existente em Parâmetros do Sistema, guia Usuário.
Ao lançar a Nota, após passar pelo campo ICMS, abre-se a tela abaixo solicitando que seja informado o pedido a
que a Nota se refere.
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Ao identificar todos os itens que possuem identificação “Pedido” na ordem de compra são anexados
automaticamente na Nota Fiscal. Após a consolidação da Nota os itens passam a ter sua “Situação” no pedido
alterado para “Comprado”. Veja abaixo.
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Passo a passo para a utilização do módulo de Gestão de Compras:

 Emitir o Relatório de Curva ABC / Consumo do Período para que o sistema grave
qual a curva que o iten pertença na opção de Tabelas / Itens / Gerenciamento /
Dados para Compras.
 Ir até a opção de Utilitários / Cálculo de estoque / Mínimo e Máximo / Por íten para
definir qual será o estoque mínimo e máximo para cada íten.
 Em seguida, utilizar a mesma opção porém deveremos parametrizar o cálculo de
estoque de segurança / Por iten para que possamos definir o estoque de segurança
de acordo com o número de dias informado.
 A partir daí, utilizar a opção de Gestão de Compras / Necessidade de Compra /
Geração para definir qual os itens que iremos comprar de acordo com os cálculos
internos realizados pelo sistema. Vale lembrar que o sistema gera automaticamente
um documento com o status de ‘Orçamento’ com os itens informados no relatório.
 Em seguida ir até a opção de Pedidos / Manutenção, selecionar o documento gerado
na opção de necessidade de compra, informar os fornecedores que desejamos cotar
e utilizar a opção de ‘Exportar para forns’.
Obs: Para que o fornecedor possa acessar o arquivo que foi enviado, deveremos
mandar o executável Sghcot.exe. Ao receber o arquivo enviado pelo fornecedor já com os preços
informados, nesta mesma opção basta acessar novamente o documento e selecionar a opção
‘Importar lançamentos’ .
 Logo em seguida, utilizar a opção de Pedidos / Definição de vencedores para que o
sistema possa calcular os melhores preços e definir qual os vencedores daquele
documento.
 O próximo passo é utilizar a opção de Emissão de Pedidos parametrizando os
modelos III ou V marcando a opção ‘Listar como’ Pedido. Nesta opção, o sistema
irá gerar documentos com o status de ‘Pedido’ para cada fornecedor de acordo com
os itens selecionados com o menor preço.
 Para finalizar, se parametrizado a opção em Tabelas / Parâmetros / Por Usuário
‘Pedidos na nota fiscal’, ao efetuar uma movimentação de entrada de nota fiscal, o
sistema irá mostrar uma tela para pesquisar ou digitar o número do documento de
pedido referente aquele fornecedor e mostrará automaticamente todos os itens
daquele pedido.
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 Gestão de Compras – Pedidos – Manutenção

Formado do arquivo gerado: E-YYYYYY-XXXXXX-ZZZZZZ.CPE, onde: E = Exportação, YYYYYY = Código

Configuração do servidor de Internet para envio automático da cotação para compra

 Gestão de Compras – Pedidos – Definição de Vencedores

 Gestão de Compras – Pedidos – Relação de Vencedores

 Gestão de Compras – Pedidos – Compra Simplificada

 Gestão de Compras – Pedidos – Emissão de Pedidos

 Gestão de Compras – Pedidos – Listagem – Modelo V

 Gestão de Compras – Pedidos – Planilha de Orçamento

 Gestão de Compras – Pedidos – Exportação para Fornecedores

 Gestão de Compras – Pedidos – Mapa de Cotação

 Gestão de Compras – Pedidos – Relação de Participantes

 Gestão de Compras – Pedidos – Relatório

 Gestão de Compras – Pedidos – Tela de Cotação

Passo a passo para a utilização do módulo de Gestão de Compras:

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