Aprenda a estabelecer prioridades

por Paulo Kretly*

Produtividade é a mensuração da produção no tempo, e o princípio-chave

do gerenciamento do tempo e da vida é organizar e executar com base em
prioridades e metas. A fórmula para melhorar a produtividade é simples:
priorizar, organizar e desempenhar.

Priorizar significa decidir o que mais importa, quais valores levar a cabo,
quais metas perseguir. Organizar significa agendar nossos próprios
compromissos ou delegar tarefas a outros a fim de atingir a meta.
Desempenhar significa disciplinar nossa atividade de acordo com um plano
a fim de se obter os resultados desejados.

Para determinar suas prioridades, responda as seguintes questões: O que

mais importa? O que eu desejo atingir, pessoal ou profissionalmente? Quais
são os resultados que estou buscando? Ou, para ir ainda mais fundo, faça
esta pergunta vital: no meu enterro, o que espero que seja dito a meu
respeito? Que tipo de pessoa eu terei sido? O que eu valorizei? Que
contribuições prestei?

Muitas pessoas sentem-se estressadas ou insatisfeitas porque não têm

tempo suficiente para fazer tudo o que precisam. O problema é que nós
achamos que devemos fazer tudo. "Uma das maiores necessidades que
temos atualmente é aprender a dizer 'sim' e 'não'", diz o Dr. Stephen R.
Covey, autor dos best-sellers internacionais Os 7 Hábitos das Pessoas
Altamente Eficazes. "Nós devemos aprender a dizer 'não' às coisas que não
são prioritárias e aprender a ter um ardente 'sim' para as coisas que mais
importam para nós".

O problema para a maioria de nós é que freqüentemente administramos

nossa vida conforme a urgência. Assuntos urgentes costumam exigir
atenção imediata. Nós temos que reagir a eles da melhor forma que
pudermos. Se não escolhemos seletivamente nossas ações, ficamos
sufocados por coisas que não são urgentes para nós, mas sim para os
outros. Nós ficamos como uma barata tonta.

Líderes eficazes são aqueles que focam assuntos ou prioridades

importantes mas não urgentes. Isto requer iniciativa e proatividade: nós
devemos agir sobre eles. Atividades tais como planejamento, preparação,
manutenção preventiva e comunicação interpessoal são importantes mas
negligenciadas com freqüência, porque a maior parte das pessoas não toma
iniciativa. Em geral nós esperamos até que uma crise ou problema surja
para reagirmos.
Pessoas de sucesso são proativas. Elas desenvolvem a disciplina de fazer
coisas importantes mas não necessariamente "urgentes". O sucesso vem de
ser proativo, de trabalhar naquilo que mais importa, de conduzir resultados
em longo prazo e de continuidade. Pessoas reativas, por outro lado, vêem-
se presas nas coisas que menos importam.

A frase gerenciamento de tempo é um tanto quanto equivocada. Afinal,

todos têm exatamente a mesma quantidade de tempo, mas alguns
conseguem realizar várias vezes mais do que outros com a mesma
quantidade de tempo. Autogerenciamento ou gerenciamento da vida são
expressões melhores porque implicam que nós gerenciamos nós mesmos
no tempo que nos é destinado.
Pessoas pró-ativas fazem importantes contribuições enfocando atividades
que fazem uma diferença significativa nos resultados.

Muitos executivos e líderes famosos, de todos os segmentos, servem como

bons exemplos de "autogerenciadores". Suas idéias e seu trabalho fluem a
partir de valores e metas cuidadosamente selecionados. Eles investem sua
energia em prioridades máximas e novas oportunidades - eles colocam em
primeiro o mais importante.

*Paulo Kretly é presidente da FranklinCovey Brasil.