PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA

Portal Educação

CURSO DE
DICAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL

Aluno:

EaD - Educação a Distância Portal Educação

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 CURSO DE
DICAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL

Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.

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 SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO
2 POR QUE A ORGANIZAÇÃO PESSOAL É IMPORTANTE?
2.1 CONSEQUÊNCIAS DA DESORGANIZAÇÃO
2.2 VANTAGENS EM ORGANIZAR SUA VIDA
2.3 A ORGANIZAÇÃO, VOCÊ, SUA CASA E SEU TRABALHO
2.4 ORGANIZANDO SUA VIDA PROFISSIONAL
2.5 ORGANIZANDO O AMBIENTE DE TRABALHO
3 AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A ORGANIZAÇÃO
4 SISTEMA DE CATEGORIAS, COMO FUNCIONA?
5 MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO TRABALHO x CASA
6 QUAIS OS BENEFÍCIOS DA AGENDA
6.1 COMO UTILIZAR CORRETAMENTE A AGENDA
7 EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS EFICIENTES PARA ORGANIZAÇÃO
8 ORGANIZANDO E-MAILS, CORRESPONDÊNCIAS E OUTROS DOCUMENTOS
DIÁRIOS
9 ORGANIZANDO ARQUIVOS PESSOAIS
10 ORGANIZANDO ARQUIVOS DE TRABALHO
11 DICAS PARA AGILIZAR O LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES
12 ORGANIZANDO ARQUIVOS ELETRÔNICOS
13 FAZENDO BACKUP
14 ORGANIZANDO SEU TEMPO E GANHANDO QUALIDADE DE VIDA
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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 MÓDULO ÚNICO

1 INTRODUÇÃO

Caro aluno gostaria desde já de parabenizá-lo por adquirir esse e-book, é

visível que você está preocupado com a “organização” em diferentes aspectos da
sua vida.
Todos nós precisamos nos organizar, para que as coisas venham a tornar-
se fáceis e com rápidas soluções no decorrer do nosso dia a dia.
Creio que você já vivenciou momentos em que a organização foi
fundamental, ter que fazer uma ligação urgente e não lembrar-se onde colocou o
número, ter que entregar um trabalho na faculdade ou um relatório no escritório e
não sabia onde tinha guardado ou então, simplesmente, queria anotar alguma coisa
e não encontrava caneta ou lápis em nenhum lugar.
Isso já aconteceu ou acontece com qualquer pessoa, e são indícios simples
e claros, de que a organização é essencial e é óbvio, do quanto à desorganização
nos atrapalha.
Ser organizado, hoje, é uma obrigação.
Precisamos nos adaptar a ter tudo que precisamos com frequência sempre
por perto, mas mais do que isso, necessitamos fazer com que nosso tempo seja
proveitoso, respeitando nossos limites, nossas responsabilidade e em especial,
nossa qualidade de vida.
Por intermédio desse e-book, você vai aprender técnicas de organização,
que tornarão seu dia a dia mais produtivo e vai compreender que a organização é
mais do que uma qualidade, é um meio prático e eficaz para administrar seu tempo
e sua vida.
Boa leitura!

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2 POR QUE A ORGANIZAÇÃO PESSOAL É IMPORTANTE?

Quem é que nunca sonhou em ter mais tempo para ficar em casa, para a
esposa (o), para os filhos, para o lazer, para si mesmo?
Todos nós desejamos algum dia, deixar o trabalho de lado e dedicar um
pouco mais a nossa vida pessoal e familiar. No entanto, muitas vezes esse desejo
não é realizado, porque nossa vida profissional nos toma muito tempo.
É normal, que culpemos sempre nosso trabalho, a empresa, os
supervisores, por essa falta de tempo, mas o correto, é que essa responsabilidade
pessoal, familiar, particular é nossa.
Isso mesmo, não adianta você mudar de emprego, de cidade, de país, para
onde quer que vá, a falta de tempo irá lhe acompanhar e a tendência é que cada dia
mais, esse problema aumente e afete ainda mais a vida de milhares pessoas no
mundo todo.
Você deve estar se perguntando, quer dizer então que quem faz essa
dificuldade sou eu? Mas de que forma? Como isso é possível, sendo que todos os
dias eu luto para ir mais cedo para casa?
E a minha resposta para suas perguntas é bastante objetiva, SIM, você é o
culpado pela falta de tempo na sua vida.
Muitas vezes não percebemos ou fingimos não entender que estamos cada
vez mais nos dedicando em excesso ao trabalho, a vida profissional e esquecendo
que nada disso adiantaria, caso deixássemos de existir ou então ficássemos sem
condições de exercer nossos papéis na empresa.
Comprometer-se com a profissão é algo necessário, que valoriza o
profissional, mas dedicação em excesso pode cegar nossos olhos, e fazer com que
deixemos de ver o óbvio.
São muitas as razões que me levaram a essa conclusão. Em certas
ocasiões, estamos tão habituados a fazer as mesmas coisas todos os dias, que
deixamos de lado métodos que podem nos ajudar a realizar nossas tarefas com
mais rapidez ou que irão nos auxiliar de uma forma que possamos discernir o que é
urgente ou importante daquilo que pode esperar.

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 Em outras situações, acabamos não percebendo que algumas de nossas
atitudes, são tão exageradas e desorganizadas, que ao invés de estarmos
encontrando soluções, estamos criando problemas ainda maiores.
Ou então, deixamos de notar, que gastamos nosso tempo nos preocupando
com coisas inúteis ou até mesmo fazendo coisas inúteis.
Pensando em tudo isso, você começará a entender porque a organização é
tão importante no seu dia a dia.
Organizando sua vida pessoal, a venda que está fechando seus olhos,
começará a ser removida e aos poucos você verá que não existe falta de tempo,
mas sim tempo mal administrado.

2.1 CONSEQUÊNCIAS DA DESORGANIZAÇÃO

São muitas as consequências que a desorganização traz para o ser

humano, mas existem algumas que podemos considerar extremamente graves.
Quando falamos em organização, é imediato que nosso cérebro processe
algo como: uma casa ou escritório, limpos com todas as coisas no seu devido lugar
ou então, um arquivo cheio de pastas, com todos os documentos separados por
nome, tipo ou letra alfabética, quem sabe até, uma mesa sem papéis espalhados por
todos os lados.
Entretanto, a organização é mais do que as coisas no seu devido lugar, por
isso a falta dela, pode atrapalhar e muito a nossa vida pessoal e também a
profissional.
Vejamos algumas consequências graves que a desorganização nos causa:

Pouca produtividade: quando somos desorganizados é normal que haja

acúmulo de trabalho e que as tarefas ou decisões sejam adiadas.

Tudo passa a tornar-se URGENTE: muitas vezes deixamos de fazer o que

é importante, porque não conseguimos observar de modo geral, tudo que temos

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para fazer naquele dia, com o acúmulo de coisas importantes, tudo passa a ser
urgente.
Gasto de energia humana: essa é uma razão complexa e perigosa. Com o
acúmulo de trabalho, e todas as coisas urgentes para fazer, é natural que exijamos
mais de nós mesmos, consequentemente, quem mais sofre com essa exigência é
nosso organismo que passa a absorver todas as preocupações e ansiedades,
afetando assim não apenas o sistema nervoso, mas toda a estrutura do corpo.

Gasto de tempo: tal como o gasto de energia, o tempo é uma das

exigências da falta de organização. Quanto mais desorganizado formos, mais tempo
precisaremos para dar conta de exercer todas as nossas tarefas naquele dia. Com
isso, quem mais é afetado é nosso lado emocional, não apenas em nós mesmos,
mas principalmente, nossos amigos, nossos estudos, nossos sonhos e em especial
nossa família.
Sem contar, que a desorganização faz com que trabalhemos em dobro e
tenhamos maiores crises sentimentais, afastando de nós tudo aquilo que devíamos
ter sempre por perto.

2.2 VANTAGENS EM ORGANIZAR SUA VIDA

Existe coisa mais deliciosa do que chegar a casa ou no escritório e ver todas
as coisas no seu lugar?
Talvez você nem perceba o quanto é bom estar em um ambiente assim, pois
a desorganização já toma conta da sua vida.
Quando somos desorganizados é extremamente natural que não
percebamos o quanto esse hábito está nos prejudicando. Parece ser tudo normal e
pior, achamos que somos organizados ou que a desorganização faz parte de nós,
do nosso trabalho.
Muitas vezes, ainda repetimos para nós mesmos que a organização já nasce
com a pessoa, que é um hábito, um costume e que não somos assim e pronto.

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 Na maioria das situações, colocamos todas as causas possíveis para a
nossa falta de tempo, nosso stress, nosso acúmulo de trabalho, menos claro, a
desorganização.
Mas então como identificar se estamos ou não sendo desorganizados?
Caso você esteja reclamando muito sobre “meu tempo está curto”, “tenho
muito trabalho acumulado”, “não encontro nada do que preciso”, ou até mesmo
“estou superestressado”, cuidado, esses são indícios claros de desorganização.
Quando for identificado esse problema na sua vida, e você passar a usar
técnicas de organização e conviver com elas, tenho certeza de que jamais voltará a
se desorganizar.
Os benefícios da organização são tantos em nossa vida, que passamos até
mesmo há ter mais tempo para nós mesmos, para uma boa leitura, um bom filme,
uma boa música, um banho de duas horas e meia e muitas outras coisas que você
não faz há dias, meses ou até mesmo anos.
Além disso, a organização trará para sua vida pessoal e profissional, um
maior ânimo, mais entusiasmo, qualidade de vida, menos estresse e mais saúde.
Perante esses benefícios não poderíamos deixar citar aquilo que nos é mais
importante, com a organização você terá não só mais tempo para sua família, como
também terá mais chances de apreciá-la, compreendê-la e vivê-la.

2.3 A ORGANIZAÇÃO, VOCÊ, SUA CASA E SEU TRABALHO

Já vimos até aqui que a organização é fundamental.

A partir de agora, veremos como adquirir organização e torná-la um hábito
prático e eficaz na sua vida.
Existem três lugares diferentes, que a organização deverá entrar, em você,
na sua casa e no seu trabalho.
Primeiramente, você precisa observar se sua vida anda desorganizada, mas
para isso, preciso tirar de vez aquela venda dos seus olhos.
Não basta olhar a sua volta e tirar suas conclusões. Olhe para os lados,
observando aquilo que está vendo e se está afetando você.

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 Darei um exemplo simples e prático: Gire sua cabeça para um de seus lados
e veja se tem uma gaveta?
Caso sim abra a gaveta. O que tem nela? Não veja simplesmente se os
papéis estão empilhados ou se nela há materiais de escritório ou remédios, veja,
além disso. Os papéis são atuais? Os materiais de escritórios são utilizados com
frequência? Os remédios estão vencidos?
Vá ainda além, essa gaveta é utilizada com frequência? Está próxima de
mim?
Faça inúmeras perguntas, quantas achar necessário, até que você chegue à
conclusão que deseja.
Caso todas as respostas o levem a ver que poderia ser melhor, que aquela
gaveta poderia estar sendo mais bem utilizada, que muitas coisas dali poderiam ser
jogadas no lixo, então, convido-o a continuar lendo esse e-book.
Tenha em mente de que não é o ambiente que você está que deverá ser
organizado, mas principalmente “o seu eu”.
Em casa, podemos perceber que a organização é tão importante quanto no
trabalho.
As roupas passadas e separadas no armário nos permitem dormir um pouco
mais pela manhã, já que no outro dia não precisaremos procurá-las ou passá-las.
Os documentos pessoais agrupados por pessoa da família nos permitem
encontrá-los com maior facilidade, sem precisar nos estressar no momento de levar
os filhos para vacinação, por exemplo.
Um lugar certo para guardarmos as chaves ou a carteira evita atrasos
porque não precisamos procurá-las na hora de sair.
Um único lugar para deixarmos o controle da televisão, nos permite assistir
nossos programas prediletos sem atraso.
E se formos analisar, a lista de benefícios é gigantesca.
Já no nosso ambiente de trabalho, evitamos muitas consequências, que já
mencionamos anteriormente, como o acúmulo de tarefas, o atraso ao compromisso
pessoal, às horas-extras, as broncas do supervisor e muitas outras que veremos no
decorrer desse e-book.
Até aqui, tenho certeza de que você já compreendeu a importância de
estarmos em um ambiente organizado e de sermos organizados.

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 Nossa vida pessoal também precisa de organização. Nossos compromissos,
nossos problemas, nosso financeiro, absolutamente tudo, precisa ser analisado e
organizado de forma que venham a trazer benefícios para todos a nossa volta.

2.4 ORGANIZANDO SUA VIDA PROFISSIONAL

A partir daqui, começaremos a aprender técnicas e dicas sobre como

organizar nossa vida.
A vida profissional é a que nos toma maior tempo.
Afinal, a organização profissional, em muitas situações, não depende
exclusivamente de nós.
É extremamente importante que antes de iniciarmos qualquer tipo de
organização, saibamos que “organizar dá muito trabalho”, mas nos favorece em
dobro.
A organização não é uma coisa que iniciaremos hoje e concluiremos hoje
mesmo ou amanhã. Levaremos algum tempo, para que todo o processo venha a ser
concluído, mas os benefícios de organizar e manter a ordem são colhidos desde o
primeiro instante.
Em primeiro lugar sente, pense e avalie como está sua vida profissional
atualmente.
Neste instante não pense no ambiente de trabalho, sua mesa, suas tarefas,
seu supervisor, pense em você e sua profissão.
Avalie se você tem um objetivo ou projeto profissional.
Caso não tenha, essa é sua primeira tarefa, traçar um projeto profissional,
aquilo que você deseja profissionalmente, não apenas valores, sonhos, mas também
como e o que fazer para chegar até esse objetivo.
Mas caso já tenha um, então pense se você está caminhando em direção a
esse objetivo.
Organizar a vida profissional é justamente isso, pensar, avaliar e concluir se
seus objetivos podem ser alcançados e verificar o que é preciso fazer para alcançá-
los mais depressa.

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 Estabeleça metas e no decorrer dos dias, lute para conquistá-las.
Verifique também se está tendo tempo para as coisas que gosta de fazer,
como ler, estudar, namorar, ficar com os filhos, etc.
Caso sua resposta seja não, analise o que é preciso fazer para desfrutar de
tudo isso.
Estabeleça dias para ficar com sua família, sair com os amigos, visitar seus
parentes, estudar, etc.
Se isso não for possível porque sua vida profissional lhe toma muito tempo,
leia o próximo tema sobre organização do ambiente de trabalho, se nem dessa
forma, organizando o ambiente e suas tarefas, o tempo para você e sua família lhe
faltarem, pense com cuidado, pode ser que esteja na empresa errada e está na hora
de buscar um novo desafio, desta vez, mais organizado e sem vícios profissionais.

2.5 ORGANIZANDO O AMBIENTE DE TRABALHO

Iniciaremos agora, um processo de organização de ambientes, fundamental

para que o seu trabalho venha a torna-se mais eficaz.
Não se afobe com a bagunça e mantenha a ordem, mesmo que o cansaço
fale mais alto.
Esse sacrifício será recompensador, acredite e confie.
Tenha em mente de que organizar um ambiente, não indica livrar-se da
papelada, mas sim, torná-lo mais produtivo.
Está preparado? Então vamos lá:
Comece arrumando as gavetas, não tenha medo de descartar coisas
inúteis e velhas, dificilmente você precisará de uma conta de luz, por exemplo, de
1982 ou então de canetas que não escrevem.
Se fizer muito tempo que suas gavetas não são arrumadas, então utilize a
técnica da utilização, separando os documentos em quatro pilhas:
Utilização imediata: para aqueles documentos que precisam de resolução
hoje.

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 Utilização posterior: para documentos que podem ser resolvidos no decorrer
da semana.
Possível utilização futura: para documentos que devem ser arquivados.
Nenhuma utilização: papéis sem nenhuma utilidade e outros lixos.
Feito isso, sugiro que você separe em gavetas ou caixas, as pilhas da
utilização imediata e utilização posterior, nomeie-as e deixe-as visíveis.
A cada dia pela manhã, faça uma verificação na caixa de utilização imediata
e terá em mãos as tarefas que precisam ser executadas ainda nessa data.
Ao final do dia, faça a análise da caixa utilização posterior, e transfira os
documentos referentes às tarefas do dia seguinte, que passarão a ser imediatas.

Arrumando a mesa: descarte da sua mesa, tudo que não for trabalho do
dia. Deixe sobre a mesa materiais úteis no seu dia a dia, como canetas, lápis,
grampeador, folhas de rabisco, telefone, fax, etc.

Organizando a sala: Arrume uma estante ou armário, para separar livros,

revistas, jornais, rascunhos e outros materiais de informação.

Arquivo: Utilize o arquivo para guardar documentos de qualquer espécie.

Separa-os e catalogue-os por nome, tipo, ordem alfabética, assunto ou conforme
necessidade de uso. Evite deixar documentos de arquivo acumulados. Vá
arquivando os papéis conforme eles forem liberados para serem guardados.

Estantes: Utilize estantes para guardar livros importantes, ordene-os por

nome, assunto ou ordem alfabética, para facilitar a busca na hora de fazer uma
pesquisa.

Anotações: Evite fazer anotações em pedaços de papéis, reduzindo

chances de extravio das informações. Prefira utilizar agendas, cadernos ou blocos
de espiral. Registre suas anotações por data e guarde-as por no máximo um ano ou
no mínimo seis meses.

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 Fluxo de papéis: Anote ou exija que sejam anotados, a data de
recebimento de cada documento. Mantenha em um local de fácil acesso, pastas ou
caixas de “Entrada”, “andamento”, “arquivo” e outra para “saída”. Selecione sempre
os documentos constantes na caixa andamento e esvazie as demais pelo menos
uma vez por semana.

Correspondências: Escolha um horário diário para você abrir e responder

as correspondências. Para cada correspondência recebida, no ato, pergunte-se “o
que devo fazer” e faça imediatamente, não deixando para depois. Caso a resposta
seja “nada”, então a jogue no lixo, para não acumular papéis desnecessários e sem
uso.

Gerenciamento de tarefas: No início do dia, verifique as tarefas que possui,

faça uma lista em seu caderno de anotações. Ao lado de cada tarefa, marque as
urgentes e as importantes. Divida-as por prioridade e determine uma data para
conclusão das demais. Deixe sua lista de tarefas sempre visível. Nunca interrompa
a tarefa ao meio, mesmo que seja uma atividade cansativa e desagradável, siga em
frente até concluí-la. Marque todas as tarefas na medida em que forem sendo
concluídas.

Lixo, coisas e papéis desnecessários: Jogue tudo que for inútil fora. Não
se apegue a nada, se não serve, jogue no lixo. Manter a organização de sua mesa
fará com que suas tarefas sejam realizadas mais depressa e sem estresse.

Planejamento diário: No final da tarde, dedique no mínimo 10 minutos para

planejar e organizar o dia seguinte. Marque as atividades urgentes e importantes,
além daquelas que precisam ser finalizadas. Esse método é importante para evitar
bagunça e desorganização já no início no expediente.

Agenda: A agenda é um meio extremamente útil e necessário para que

suas atividades diárias sejam gerenciadas. Existem vários tipos de agenda,
manuais, eletrônicas, de bolso, etc. Escolha a mais adequada para seu trabalho.
Respeite seus limites ao agendar seus compromissos e tarefas diárias. Deixe

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sempre umas brechas para aquelas situações inesperadas e também para um café
com seu chefe ou seus colegas.

Quadro de anotações: Coloque na sua sala, um quadro para anotar as

informações mais utilizadas no seu dia a dia. Por exemplo, se você trabalha no
departamento de exportação ou importação, anote as entradas e saídas de navio.
Se seu departamento é o financeiro, utilize o quadro para anotar taxas de câmbio.
Adéque o quadro de anotações conforme suas necessidades e seu departamento.

Aviso de porta: Providencie um aviso de porta. Uma espécie de bolso com

alguns pedaços de papel escrito a situação daquele momento. Por exemplo, “estou
ocupado”, “ao telefone”, “em reunião”, “somente para urgência” e utilize-as sempre
que necessário, para que seus colegas possam conhecer seu status e evitar
interrupções desnecessárias.

3 AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A ORGANIZAÇÃO

O aumento da produtividade passa a ser visível depois de ter adotado

algumas técnicas de organização.
Em um primeiro momento, você pode até pensar que é muito trabalhoso
organizar seu trabalho, sua casa, sua vida. De fato, a organização gera um trabalho
extra no início. Porém depois que todas as coisas estiverem em seu devido lugar às
técnicas de organização forem obedecidas constantemente, seu trabalho diminuirá e
sua qualidade de vida aumentará diariamente.
Longe da bagunça, dos papéis desnecessários e com as informações que
mais precisa por perto, com certeza, não apenas sua produtividade, mas também
suas eficiências aumentarão.
Junto com o aumento da produtividade vêm os elogios, as promoções, o
tempo para ficar com a família e também um tempo extra no trabalho para
desenvolver novos projetos, novas e pessoais técnicas de organização e quem sabe
até para ajudar outro departamento.

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 Para o aumento da produtividade, a organização é essencial. E somente
após organizando seu ambiente de trabalho, poderá ter absoluta certeza de que
realmente funciona.
Faça um desafio consigo mesmo. Organize-se e veja pessoalmente todos os
benefícios.

4 SISTEMA DE CATEGORIAS, COMO FUNCIONA?

Quem já estudou administração deve ter ouvido falar sobre “organização,

sistema e métodos o famoso OSM. O sistema de categorias é um auxiliador para
que os métodos de organização funcionem de maneira rápida e eficaz.
Quando nascemos já revelamos indiretamente o ato de categorizar as
coisas. Dividimos as cores, os alimentos, separamos nossos pais dos demais
familiares e assim por diante.
Por isso, o funcionamento e a prática do sistema de categorias não serão
nada difíceis.
Categorizar algo nada mais é do que separar, classificar.
Portanto, esse método tende a ajudá-lo a classificar as informações,
tornando-as mais acessíveis.
Já utilizamos esse método anteriormente, quando formamos as caixas
“utilização imediata”, “utilização posterior” etc.
Utilize sempre esse método, para classificar não apenas suas informações,
mas também as tarefas e seu próprio tempo.
Faça pequenas separações em sua agenda, seu caderno de anotações, no
computador ou então em caixas ou pastas.
Caso esteja trabalhando com informações, separe aquelas que são mais
importantes, as que você precisa mais, as que precisam ser trabalhadas, por
exemplo:
Pasta verde – informações úteis no dia a dia;
Pasta amarela – informações úteis no final do mês;
Pasta vermelha – informações urgentes;

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 Pasta marrom – informações anuais;
E assim sucessivamente conforme sua necessidade.
Haja da mesma forma com tarefas:
Caixa branca – tarefas para serem concluídas hoje.
Caixa preta – Arquivo
Caixa azul – tarefas para serem concluídas durante a semana
(...)
E utilize essa técnica sempre que precisar, inclusive com seus
compromissos da semana:
Segunda-feira – trabalho extra;
Terça-feira – Jogo de futebol;
Quarta-feira – Sair com a namorada;
Quinta-feira – Estudar para o concurso;
Sexta-feira – Livre
Mas cuidado, estabeleça suas particularidades, no entanto, as tenha como
regra, no caso de compromissos. Evite ao máximo ter que mudar sua rotina, mas
caso venha a ser necessário trabalhar dois dias por semana, faça-o, contribuindo
para uma nova folga na semana seguinte.
Dividindo dessa forma, organizando seu dia a dia, tudo passará a se tornar
mais simples e absolutamente nada será visto como um imprevisto ou algo de que
você não gostaria de fazer.

5 MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO TRABALHO x CASA

Muitas são as pessoas que reclamam de não ter tempo para os filhos, para a
esposa (o), para os amigos, para os familiares, etc.
Principalmente as mulheres, vivem reclamando do pouco tempo que têm
para se dedicar aos afazeres domésticos e principalmente aos seus filhos.
Neste tópico, você aprenderá que com um pouco mais de organização, é
possível adquirir tempo suficiente para conciliar a vida do trabalho com a casa.

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 Adote algumas técnicas pessoais, importantes para que nada, nem ninguém
saiam prejudicados, tais como:
- Tente almoçar com seu filho ou esposa (o), sempre que possível,
principalmente se seu trabalho for próximo ao seu local de trabalho.
- Entre uma tarefa e outra, reserve um tempo, para falar com as pessoas da
sua casa pelo tempo. Não são necessários mais de 15 minutos, para “matar” as
saudades ou resolver aquele “probleminha” familiar.
- Demonstre seu interesse pelas pessoas da sua casa, perguntando sobre o
dia deles e colocando-se à disposição para auxiliá-los com um apoio, conversa ou
abraço.
- Sempre que possível compareça a escola de seus filhos ou ao local de
trabalho de seu esposo (a).
- Procure deixar o trabalho na empresa, levar tarefas para casa, além de
estressante para você transmite toda tensão do trabalho para sua família.
- Dê muita atenção aos seus filhos quando estiver em casa, geralmente as
crianças são egoístas e precisam muito da presença dos pais;
- Se precisar, contrate uma empregada, para que nos momentos em que
estiver em casa, possa dedicar-se exclusivamente a você e sua família.
Gerenciar os momentos com a família ou até mesmo aqueles reservado
para si próprio, é um método de organização que permite dar mais valor ao tempo e
com o passar dos meses, você conseguirá perceber um aumento nesse “tempo”.
Organize e respeite cada situação, quando estiver no trabalho procure não
pensar nos problemas enfrentados em casa e quando estiver em casa, aproveite
cada minuto com sua família, sem preocupar-se com o trabalho.
Os benefícios disso serão colhidos pelo seu bem-estar e sua qualidade de
vida.

6 QUAIS OS BENEFÍCIOS DA AGENDA

Na maioria das vezes, nós profissionais, acreditamos que a agenda tem uma
única utilidade, lembrar-nos dos compromissos que temos ao decorrer dos dias,

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meses ou anos, mas agora, você entenderá que a agenda é mais do que uma
ferramenta de lembrete e verá que poderá utilizá-la em benefício da sua
organização.
Quem é que nunca ouviu alguém dizer, “eu irei consultar minha agenda”,
“me deixe anotar isso na minha agenda” ou então, quem é que nunca viu alguém
subindo ou descendo escada com uma agenda nas mãos.
Se existem tantas pessoas assim utilizando a agenda, é porque ela
realmente funciona.
O problema, é que muitos profissionais, utilizam essa ferramenta de maneira
incorreta ou então desorganizam as informações de forma que elas não sejam
proveitosas o suficiente.
A agenda não é apenas um instrumento para que você lembre-se de
reuniões, mas sim, para que todas as suas funções do dia sejam nela anotadas.
Muitos modelos, inclusive, apresentam as horas, para que possa organizar
ainda mais seu dia a dia e administrar seu tempo.
A agenda é seu segundo cérebro e absolutamente tudo, desde seus
compromissos profissionais, pessoais até suas mais simples tarefas devem ser
anotadas.
É impossível lembrar-se de tudo durante o dia, por isso, o auxílio dessa
ferramenta é indispensável para sua organização.

6.1 COMO UTILIZAR CORRETAMENTE A AGENDA

Como vimos no tópico anterior, à agenda é mesmo muito importante.

Não importa se ela é de papel ou eletrônica, o importante é que esteja
preenchida de forma correta, de modo que lhe auxilie a todo o momento.
Escolha uma agenda conforme sua necessidade. Existem diversos tipos,
que apresentam páginas diárias, semanais ou mensais. Há também àquelas de
bolso, de mesa e de computador.
Pesquise e adquira aquela que mais se encaixa em suas necessidades.

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 Mas não pense que basta apenas comprá-la e tudo funcionará
imediatamente, como se ela falasse sozinha. O processo de organização por meio
da utilização da agenda dependerá dos seus hábitos e da sua persistência.
Lembrem-se todos os dias de consultá-la constantemente, de preferência
antes de iniciar qualquer nova atividade. E habitue-se a anotar todos os seus
compromissos e tarefas, sem esquecer-se de nenhum.
É comum que em algumas situações, você pense “não vou anotar esse,
porque com certeza lembrarei”, não seja ignorante, dependendo do que acontecerá
no decorrer do seu dia, poderá sim esquecer-se daquele compromisso ou atividade.
Leve sempre a agenda com você, isso tornará mais fácil o controle e
anotação de seus compromissos.
Não cai na tentação de anotar coisas demais para fazer em um único dia,
obedeça a seus limites e o tempo para execução de cada tarefa. Caso contrário, a
frustração será constante em seu trabalho.
Caso verifique que está sendo complicado agendar compromissos
profissionais e pessoais em uma mesma agenda, utilize uma para cada ambiente,
mas não se esqueça de carregá-las com você para que sempre que preciso as
informações e anotações estejam “na mão”.

7 EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS EFICIENTES PARA ORGANIZAÇÃO

Até aqui conhecemos métodos e ferramentas de organização, infalíveis e

que nos proporcionam um ambiente mais tranquilo e eficaz.
Agora iremos conhecer alguns equipamentos e acessórios (além da agenda)
que auxiliam ainda mais na eficiência de nossos trabalhos e na administração de
nosso tempo.
Alguns dos itens aqui apresentados podem ser fabricados pela própria
empresa ou profissional ou podem ser encontrados nas principais lojas de
equipamentos e acessórios de organização, bem como por meio de sites que
ofereçam esses produtos para compra via internet.

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 Blocos de arrumação: São blocos de diversos tamanhos, feitos de papel
cartão, madeira ou plástico, colorido ou não, utilizado para organização de pastas ou
caixas de arquivo. Podem ser guardados em qualquer parte do ambiente de trabalho
e montados de acordo com a necessidade do profissional.

FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Colunas rotativas: Bastante utilizadas para arquivo de pastas e permitem

classificá-las de acordo com suas cores e utilidades por parte do profissional.
Existem modelos capazes de armazenar mais de 140 pastas. É um equipamento
que ocupa pouco espaço no ambiente de trabalho devido ser montado em andares.

FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Caixas de arquivo: Essas são familiares para a maioria dos profissionais.

São caixas coloridas ou não, feitas de papelão ou plástico, que cooperam para a
classificação e armazenamento de inúmeros documentos. Geralmente utilizada para
arquivos extensos ou o chamado “arquivo inativo” (arquivo de documentos sem
utilidade atual, mas que poderão ser úteis no futuro).

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 FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Pastas de arquivo: Também muito conhecidas no ambiente de trabalho, as

pastas de arquivo são utilizadas para armazenar e classificar documentos que
dependem de consulta rotineira. Também são fabricadas em diversas cores, para
facilitar a identificação por parte dos profissionais.

FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Pastas suspensas: São pastas utilizadas para arquivo de processos ou

jogos de documentos. Geralmente estas pastas são arquivadas em gaveteiros ou
módulos de arrumação e etiquetadas com o nome dos clientes, produtos, tarefas ou
conforme necessidade dos profissionais.

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 FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Separadores ou protetores de documentos: São pastas transparentes e

coloridas, utilizadas para armazenar ou classificar documentos com pouco volume.
Geralmente utilizadas para serem guardadas em gavetas, armários ou até mesmo
para ficarem sobre a mesa ou em locais de fácil acesso.

FONTE: Disponível em: <http://www.manutan.pt>. Acesso em: 13 abr. 2010.

Arquivos deslizantes: Uma ótima opção para arquivos em massa. Ocupam

um espaço razoável na empresa, mas garantem a comodidade e segurança dos
documentos por longos períodos.

FONTE: Disponível em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.

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 Arquivos de aço: São os modelos de arquivo fixo, mais utilizados pelas
empresas. Otimizador de espaço proporciona o agrupamento, classificação e
segurança dos documentos, de forma que o profissional obtenha com rapidez, as
informações necessárias.

FONTE: Disponível em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.

Estantes em aço: Utilizadas para armazenar com segurança e organização

todas as caixas ou pastas de arquivos inativos ou semi-inativos.

FONTE: Disponível em: <http://www.londonarquivos.com.br>. Acesso em: 14 abr. 2010.

Esses são alguns acessórios e equipamentos que podem ser utilizados por
você na organização da sua empresa o até mesmo da sua casa. Porém, não são os
únicos, o mercado está recheado de novidades para que seus documentos sejam
bem guardados.
Visite uma loja na sua cidade ou na internet e conheça outros produtos.
Avalie e escolha qual produto mais se encaixa nas suas necessidades.

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8 ORGANIZANDO E-MAILS, CORRESPONDÊNCIAS E OUTROS DOCUMENTOS
DIÁRIOS

Pense na organização a partir de agora, como um conjunto de ideias para

que as informações úteis no seu dia a dia sejam encontradas e administradas com
facilidade.
Não existem regras para a organização de suas coisas, existem sim
ferramentas e algumas técnicas que auxiliam você nas suas atividades diárias.
Vejamos mais algumas dessas técnicas:

Para o e-mail:
Todos os dias, o seu departamento recebe vários e-mails, e cada um deles
tem uma finalidade, diz respeito a um determinado assunto, pode ser o início ou a
conclusão de uma negociação ou simplesmente uma mensagem ou piada enviada
por seus amigos.
Comece a classificação dos seus e-mails, descarte aquelas mensagens que
são profissionais, caso ache necessário, guarde-as em alguma pasta do seu
computador ou salve-as em um CD de dados.
Somente com mensagens profissionais, crie pastas para armazenamento,
no próprio gerenciador de e-mails. Por exemplo, “Assuntos pendentes”, “vendas”,
“informações úteis”, “negociações”, etc.
Verifique cada e-mail e direcione-os para a pasta que você criou, conforme o
assunto.
Se preferir crie pastas no gerenciador como nome da empresa ou pessoa
que lhe enviou o e-mail.
Enfim, atente-se ao detalhe de que a organização é você quem faz e a forma
como suas mensagens serão armazenadas e distribuídas, deve ser conforme as
suas necessidades diárias.

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Para correspondências:
Evite acumular correspondências de hoje com as de amanhã. Reserve um
tempo todos os dias, somente para leitura, classificação, resposta e arquivo das
suas correspondências.
Classifique-as de acordo com o assunto e arquive-as conforme suas
necessidades, por departamento, por tema, em ordem alfabética, por assunto, etc.
Descarte as correspondências que não são importantes ou aquelas que
você não precisa arquivar.
Evite acúmulo de papel, considerando apenas aquelas que realmente têm
importância e devem ser guardadas para consultas futuras.

Para outros documentos:

A organização de documentos na empresa deve ser feita somente depois de
o profissional avaliar a importância de cada um.
Analise quais os documentos que você trabalha e classifique-os.
Por exemplo, se seu trabalho é com finanças, separe os documentos em
pastas como “faturas pagas”, “faturas a pagar”, “processos judiciais”, “contas a
receber”, “cheques”, “boletos”, etc.
Crie quantas pastas forem necessárias, classifique e arquive cada
documento, certificando-se de que todas as informações, e-mails, cartas, anotações,
estejam grampeados no documento principal.
Posteriormente verifique as pastas que mais são utilizadas no seu dia a dia e
deixe-as próximas de sua mesa. As demais podem ser arquivadas em arquivos ou
estantes de aço, módulos, gaveteiros ou armários, mas de forma que sejam
localizados com facilidade.
Dentro das pastas, você pode organizar cada grupo de documento, de forma
prática para pesquisa, como por exemplo, em ordem alfabética ou em ordem de
data.

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9 ORGANIZANDO ARQUIVOS PESSOAIS

Assim como seu ambiente de trabalho, é imprescindível que seus

documentos pessoais também recebam uma pitada de organização.
Procure, agrupe e classifique todos os seus documentos pessoais.
Separe uma pasta em sua casa ou até mesmo no trabalho, para que todos
os seus documentos sejam arquivados e protegidos.
Chamamos aqui de documentos pessoais, todos aqueles que dizem respeito
a você, carteira de trabalho, certificados de conclusão ou participação em cursos,
históricos, exames médicos, RG, CPF, etc.
Organize também, utilizando as mesmas técnicas já vistas até aqui,
documentos como contas de água, luz, telefone, parcelamentos em lojas, cartões de
crédito, notas fiscais de compra, comprovantes de depósitos, e outro que sejam
julgados importantes.
Crie pastas em casa, de “contas a pagar”, “contas pagas”, “assuntos
pendentes”, “escola das crianças” e outras que sejam necessárias.
Não utilize as gavetas ou caixas em armários, para armazenar documentos
importantes.
Lembre que a organização deverá ser respeitada tanto na sua casa, como
no ambiente de trabalho, como em você próprio.
Tenha sempre a vista aqueles documentos mais importantes e na hora de
arquivá-los, classifique-os por assunto, data, nome ou ordem alfabética, de forma
que as informações sejam encontradas com facilidade e rapidez.

10 ORGANIZANDO ARQUIVOS DE TRABALHO

Como já vimos anteriormente, existem diversas técnicas de organização,

principalmente no ambiente de trabalho.
Siga-as conforme sua necessidade respeite-as e adapte-se a elas.
Torne uma rotina, classificar e arquivar papéis diariamente.

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 Não basta colocar os documentos em uma pasta, precisa ordená-los de
modo que quando precisem ser utilizados, sejam encontrados rapidamente.
Agrupe-os em forma de processos, de modo que as informações não se
espalhem no decorrer dos dias, por exemplo:
Você trabalha com negociação de produtos. Hoje, recebeu uma solicitação
de orçamento e respondeu com uma lista de produtos e preços. Amanhã, recebeu o
pedido, enviou uma comunicação interna para a produção, que respondeu com os
prazos de entrega. Consequentemente o cliente precisou ser comunicado por e-mail
sobre as datas em que iria receber seus produtos. Houve o acompanhamento diário
dessa produção por escrito. A nota fiscal foi emitida e também o boleto de cobrança.
Um aviso de saída da mercadoria foi encaminhado via fax ao cliente e um mês
depois você recebeu o comprovante de pagamento.
Note nesse exemplo, quantos documentos foram envolvidos na tramitação.
Nesse caso, eles podem ser arquivados individualmente, porque fazem parte de um
mesmo assunto, geram um processo.
Por isso, é essencial manter o acompanhamento diário de seus arquivos,
para que a organização torne-se algo agradável, que diminua suas tarefas diárias,
não para tornar-se um peso ou causar o aumento e acúmulo de trabalho.
Mesmo que a “vontade de deixar para amanhã”, venha fazer parte do seu
dia, persista, e mantenha as regras que você mesmo criou para manter seu
ambiente de trabalho organizado, eficiente e saudável.
Não guarde lixos, use suas gavetas para armazenar pastas ou materiais de
escritório, jamais para guardar papéis sem utilidades ou que não estejam
classificados.
Utilize o método das cores, para diferenciar clientes, assuntos, pendências,
etc. Por exemplo: Nas pastas vermelhas serão colocados todos os processos
pendentes; nas pastas azuis todos os processos em andamento e nas pastas verdes
todos os processos que foram concluídos, dessa forma, cada vez que um cliente
ligar para saber sobre seu processo, antes mesmo de abrir a pasta você já sabe
qual a situação em que ele se encontra.

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11 DICAS PARA AGILIZAR O LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES

1 C’rie um quadro de anotações (informações), e coloque-o em um ponto

estratégico de sua sala; (ensinamos como fazer esse quadro na página 16);
2 Mantenha sempre próximo de você, as pastas com documentos
importantes e de maior utilidade no seu dia a dia;
3 Faça uma caixa de mesa, com tabelas e informações necessárias para o
desempenho de suas tarefas diárias;
4 Cole em um local de fácil visibilidade, as informações mais importantes;
5 Arquive seus documentos em forma de processos, agrupando tudo que diz
respeito a determinado assunto;
6 Armazene os documentos em pastas coloridas e respeite a ordem de
cores que criou para cada situação.
7 Utilize um mapa de informações, colocando nele, tudo que será útil para
aquele dia, por exemplo, taxas de câmbio, valores faturados, duplicatas a receber,
telefone dos clientes com negociação em andamento, etc.
8 Crie planilhas dinâmicas (pode ser no Excel), que permitam filtrar as
informações no ato da pesquisa;
9 Tenha em mãos um caderno de anotações, com as principais informações
e acontecimentos do dia;
10 Procure manter sua agenda e suas caixinhas de tarefas em ordem e
atualizadas;

12 ORGANIZANDO ARQUIVOS ELETRÔNICOS

Da mesma forma que os papéis, os documentos eletrônicos são importantes

e precisam ser organizados.
Comece a organização de seu computador, criando uma pasta para
assuntos profissionais e outra para assuntos pessoais.

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 Analise e classifique cada documento.
Crie subpastas para cada assunto, cliente ou processo, conforme suas
necessidades.
Mova cada documento para subpastas, conforme sua classificação anterior.
Por exemplo, pasta profissional chama-se DEPTO COMERCIAL, nessa
pasta existem subpastas XXX S/A, ZZZ LTDA, WWW LTD, XZX S/A, cada
documento eletrônico correspondente a esses clientes devem ser movidos para a
respectiva pasta. Dessa forma, sempre que precisar encontrará de maneira rápida e
organizada todos os documentos.

13 FAZENDO BACKUP

O backup é o meio mais utilizado para guardar de maneira segura, todos os

arquivos eletrônicos, livrando-os de serem completamente perdidos, caso o
computador venha a ter algum problema.
Chamado de “cópia de segurança”, o backup é fundamental, para que
nossas informações sejam protegidas.
É imprescindível que o backup seja realizado pelo menos uma vez por
semana.
Em algumas empresas existe um sistema, que realiza essa tarefa
diariamente, semanalmente ou mensalmente, de uma forma geral, ou seja, em todos
os computadores da empresa.
Mas caso, sua empresa não use fazer backup tenha o cuidado de fazer o
seu.
Em alguns casos, mesmo com o backup da empresa, é importante termos o
nosso, para evitar qualquer atraso ou desconforto no momento em que precisar das
informações “perdidas”.
Para fazer o seu próprio backup basta ter em mão um dispositivo de
armazenamento de dados, um CD-ROM, um pen drive (USB), um DVD ou até
mesmo fitas magnéticas, disco rígido ou sistemas on-line.

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 Os mais fáceis de serem utilizados e guardados, são o CD-ROM e o pen
drive, que podem ser transportados com facilidade e não precisam de nenhum
código de acesso ou liberação.
Sendo assim, uma vez por semana, transmita todas as pastas do seu
computador para o dispositivo de armazenamento da sua preferência, para garantir
faça sempre duas cópias de segurança, uma para você e outra para ficar na
empresa, dessa forma, não existirá estresse em caso de perdas acidentais de
informações.

14 ORGANIZANDO SEU TEMPO E GANHANDO QUALIDADE DE VIDA

Chegamos ao fim de nosso e-book, é bem provável que o seu ambiente de

trabalho e sua vida pessoal, já estejam organizados ou então, que estejam
caminhando em direção a organização.
Você já deve ter percebido alguns benefícios que a organização traz para
sua vida.
A tendência é que quanto mais organizado você venha a ser, mais tempo
terá disponível para exercer outras atividades, inclusive aquelas que lhe dão prazer.
O simples fato de conseguir um tempo para si mesmo, já lhes trazem
grandes satisfações.
A organização colabora também para diminuir seu estresse e evitar ataques
nervosos, quando algo precisa ser visto imediatamente.
Só em saber onde está cada coisa, automaticamente, nos sentimos mais
leves, mais eficazes, mais rápidos.
Na medida em que a organização for mantida, o tempo de sobra irá
aumentar, proporcionando uma vida mais saudável e mais feliz.
Trabalhar em um ambiente confortável, que preze pela ordem, faz com que
trabalhemos mais confortáveis, mais pacientes e sejamos também mais flexíveis e
menos exigentes conosco mesmo.
Você deve ter percebido que dar prioridade aos assuntos urgentes nos tira
da “linha” a tempo de sermos atropelados pelo “trem”.

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 É muito bom saber que nem tudo é urgente e que existem tarefas que
podem ficar para amanhã, dando-nos o direito de desfrutar um pouco mais da vida,
ao lado daqueles que amamos.
Saber que é possível reservar um tempo para nós mesmos, já nos traz
satisfação, alegria e cada vez mais vontade e capacidade de sermos bons
profissionais.
Ao sermos organizados, administramos melhor o tempo e quem mais ganha
com esse sacrifício, somos nós que adquirimos cada vez mais qualidade de vida.

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 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CRUZ, Tadeu. Manual de Organização II, metodologia com formulários. Rio de

Janeiro: E-papers, 2004, 171 p.

DENT, Fiona Elsa. Influencie pessoas, em apenas 1 hora. São Paulo: Nobel,
2004. 30 p.

LEVY, Mike. Seja organizado, em apenas 1 hora. São Paulo: Nobel, 2004. 58 p.

SMALLIN, Donna. Organize-se. São Paulo: Gente, 2004, 224 p.

FIM DO CURSO!

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