TOTVS - Microsiga Protheus – PCO

20/07/2011
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Sumário

Sumário ........................................................................................................................................... 2
1 Conceitos Básicos................................................................................................................... 3
1.1 Novas Funcionalidades........................................................................................................... 3
2 Controle de Fases do Planejamento ....................................................................................... 4
2.1 Unidade Orçamentária do Planejamento ............................................................................... 5
2.2 Projeto de Planejamento Orçamentário ................................................................................. 5
2.3 Revisão da Planilha de Planejamento ..................................................................................... 6
3 Controle de Fases do Orçamento ........................................................................................... 7
3.1 Unidade Orçamentária de Orçamento.................................................................................... 8
3.2 Projeto de Controle Orçamentário ......................................................................................... 8
3.3 Restrição Orçamentário ......................................................................................................... 9
3.4 Simulação Orçamentária ........................................................................................................ 9
3.5 Regra de Distribuição Orçamentária....................................................................................... 10
3.6 Importação de Dados para Orçamento................................................................................... 11
4 Conclusão .............................................................................................................................. 12

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Versão 1.0
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1 Conceitos Básicos

Olá!
Neste vídeo apresentaremos as novidades do processo de negócio Orçamento, da linha de produto Microsiga Protheus, o qual
contempla o módulo Planejamento e Controle Orçamentário.

1.1 Novas Funcionalidades

O Módulo de Planejamento e Controle Orçamentário, focado nos processos de Planejamento oferece as seguintes soluções neste
novo Release:

 Controle de fases do planejamento: Possibilita aos gestores o acompanhamento do status da planilha orçamentária, além de
permitir restrições das ações que podem ser realizadas em cada fase.
 Unidade orçamentária do planejamento: Possibilita ao usuário cadastrar as unidades orçamentária que representam a estrutura
orçamentária da empresa atribuindo às mesmas os direitos de usuário para manutenção dentro de um projeto orçamentário. A
unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento quanto em projetos de orçamento.
 Projeto de planejamento orçamentário: Possibilita o cadastro de projetos orçamentários vinculados a uma planilha orçamentária
e a unidades orçamentárias, permitindo ao usuário a visualização do valor total orçado em uma planilha e de sua estrutura
empresarial.

Revisão da planilha de planejamento: Funcionalidade já existente para a planilha de orçamento, que possibilita ao usuário possuir
o histórico de todas as alterações sofridas pela planilha ao longo de sua construção.

 Controle de fases do orçamento: Possibilita aos gestores o acompanhamento do status da planilha orçamentária além de permitir
restrições das ações que podem ser realizadas em cada fase.
 Unidade Orçamentária do Orçamento: Possibilita ao usuário cadastrar as unidades orçamentária que representam a estrutura
orçamentária da empresa, atribuindo às mesmas, os direitos de usuário para manutenção dentro de um projeto orçamentário. A
unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento como em projetos de orçamento.
 Projeto de Controle Orçamentário: Possibilita o cadastro de projetos orçamentários vinculados a uma planilha orçamentária e a
unidades orçamentárias, permitindo ao usuário a visualização do valor total orçado em uma planilha e de sua estrutura
empresarial.
 Restrição Orçamentária: Possibilita a definição de restrição de valores para as contas orçamentárias informadas nas planilhas que
compõe um projeto orçamentário.
 Simulação orçamentária: Possibilita o maior controle sobre os orçamentos da empresa simulando suas planilhas de orçamentos e
gerar gráficos para a melhor visualização da variação de valores das contas, disponibilizando além da opção de comparação de
planilhas a utilização de fórmulas matemáticas para calcular desvios, médias, juros e demais cálculos.
 Regra de distribuição orçamentária: Possibilita ao usuário cadastras regras de distribuição de valores orçamentários para sua
posterior utilização na construção e manutenção de planilhas orçamentárias.
 Importação de dados de orçamento de outros módulos do ERP para o orçamento: Possibilita a integração do ambiente PCO com
informações de outros sistemas através de arquivos XML.
Processos

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2 Controle de Fases do Planejamento

Este controle visa permitir ao gestor do orçamento acompanhar o processo de evolução da construção da planilha de
planejamento através de seu status, denominado de fase. Para cada fase, o gestor pode definir as ações que poderão ser realizadas com
o planejamento, evitando desta forma, alterações e manutenções indevidas para aquele momento da planilha.

O ambiente PCO possuirá três fases de planejamentos padrões, previamente configuradas, e permitirá que o usuário crie novas
fases. As ações disponíveis para cada fase são padrões do ambiente, sendo que cada nova fase será automaticamente vinculada às ações
disponíveis.

Caso sejam disponibilizadas novas ações por fase no ambiente, os cadastros de fases já existentes, serão automaticamente
atualizados, sendo que as ações das novas fases assumirão o status de ativado/desativado, seguindo a regra padrão do sistema para
aquele novo controle disponibilizado respeitando o legado do ambiente.

As fases padrões do planejamento disponibilizadas são: Planejamento, Revisão e Execução.

O Processo de controle de fases do planejamento possui as seguintes etapas:

1. Cadastro de fases:
O usuário poderá criar novas fases de planejamento através do cadastro de fases.

2. Configuração das ações:

Após a criação de uma fase, ou para as fases já existentes, o usuário deverá configurar as ações que estarão disponíveis para
aplicação nas planilhas de planejamento em função da fase na qual estas se encontrarem.

3. Utilização do ambiente:
Após as configurações das ações disponíveis para cada fase, estas ações passaram a ser validadas em todo o ambiente, sendo que
os usuários contarão com o recurso de alterar a fase da planilha em função da evolução dos trabalhos de planejamento orçamentário.

Configuração das Utilização do

Cadastro de Fases
Ações ambiente

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2.1 Unidade Orçamentária do Planejamento

Nova entidade do ambiente Orçamentário que possibilita ao usuário cadastrar a hierarquia que representam a estrutura
orçamentária da empresa atribuindo os direitos aos usuários para manutenção dentro de um projeto orçamentário.

A unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento como em projetos de orçamento, e deverá ser
vinculada a um centro de custo para sua utilização.

A configuração das unidades orçamentárias é a premissa para utilização dos projetos de planejamento e orçamento, sendo que a
estas entidades serão vinculadas as diversas planilhas que compõem a peça orçamentária da empresa.

2.2 Projeto de Planejamento Orçamentário

O projeto de planejamento orçamentário é uma forma de visualização de toda a peça orçamentária de uma empresa, a qual pode
comportar diversas unidades orçamentárias, cada qual com uma planilha de planejamento vinculada.

Esta funcionalidade se aplica a empresas que possuem uma estrutura orçamentária mais complexa, com vários níveis de
constituição e gerenciamento do planejamento do orçamento.

Através da estrutura do projeto de planejamento, o usuário pode representar a estrutura departamental da empresa através das
unidades orçamentárias, às quais são vinculadas aos centros de custos dos departamentos. A cada unidade orçamentária pode ser
vinculada uma planilha de planejamento, sendo que o gestor do orçamento terá a visão completa de toda a peça orçamentária da
empresa.

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Projeto de Planejamento Unidades Orçamentárias

Manutenção da Planilha Planilhas de

Planejamento Planejamento

Importante: Por meio do projeto de planejamento não é possível incluir unidades orçamentárias, pois estas devem estar
previamente cadastradas em função do vinculo Unidade x Usuário.

2.3 Revisão da Planilha de Planejamento

Funcionalidade já disponível para a planilha de orçamento, a qual permite que o usuário possua todos os históricos de alteração e
todas as versões estruturais pelas quais a planilha de planejamento passou em seu processo de construção.

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3 Controle de Fases do Orçamento

Este controle visa permitir ao gestor do orçamento acompanhar o processo de evolução da construção da planilha orçamentária
através de seu status, denominado de fase.Para cada fase, o gestor poderá definir as ações que poderão ser realizadas com o orçamento,
evitando desta forma alterações e manutenções indevidas para aquele momento da planilha.

O ambiente PCO possuirá três fases orçamentárias padrões, previamente configuradas, e permitirá que o usuário crie novas fases.
As ações disponíveis para cada fase são padrões do ambiente, sendo que cada nova fase será automaticamente vinculada as ações
disponíveis.

Caso sejam disponibilizadas novas ações por fase no ambiente, os cadastros de fases já existentes serão automaticamente
atualizados, sendo que as ações das novas fases assumirão o status de ativado/desativado seguindo a regra padrão do sistema para
aquele novo controle disponibilizado respeitando o legado do ambiente.

As fases padrões do orçamento disponibilizadas são: Planejamento, Revisão e Execução.

O Processo de controle de fases do orçamento possui as seguintes etapas:

1. Cadastro de fases:
O usuário poderá criar novas fases orçamentárias através do cadastro de fases.

2. Configuração das ações

Após a criação de uma fase, ou para as fases já existentes, o usuário deverá configurar as ações que estarão disponíveis para
aplicação nas planilhas orçamentárias em função da fase na qual estas se encontrarem.

3. Utilização do ambiente:
Após as configurações das ações disponíveis para cada fase, estas ações passaram a ser validadas em todo o ambiente, sendo que
os usuários contarão com o recurso de alterar a fase da planilha em função da evolução dos trabalhos orçamentários.

Configuração das Utilização do

Cadastro de fases
ações ambiente

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3.1 Unidade Orçamentária de Orçamento

Nova entidade do ambiente Orçamentário que possibilita ao usuário cadastrar a hierarquia que representam a estrutura
orçamentária da empresa atribuindo os direitos aos usuários para manutenção dentro de um projeto orçamentário.

A unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento como em projetos de orçamento, e deverá ser
vinculada a um centro de custo para sua utilização.

A configuração das unidades orçamentárias é a premissa para utilização dos projetos de planejamento e orçamento, sendo que a
estas entidades serão vinculadas as diversas planilhas que compõem a peça orçamentária da empresa.

3.2 Projeto de Controle Orçamentário

O projeto orçamentário é uma forma de visualização de toda a peça orçamentária de uma empresa, a qual pode comportar
diversas unidades orçamentárias, cada qual com uma planilha orçamentária vinculada.

Esta funcionalidade se aplica a empresas que possuem uma estrutura orçamentária mais complexa, com vários níveis de
constituição e gerenciamento do orçamento.

Por meio da estrutura do projeto de orçamento o usuário pode representar a estrutura departamental da empresa pelas
unidades orçamentárias, as quais são vinculadas aos centros de custos dos departamentos. A cada unidade orçamentária pode ser
vinculada uma planilha de orçamento, sendo que o gestor do orçamento terá a visão completa de todo a peça orçamentária da empresa.

Projeto Orçamentário Unidades Orçamentárias

Manutenção da Planilha
Planilhas Orçamentárias
Orçamentária

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3.3 Restrição Orçamentário

Funcionalidade do projeto orçamentário que permite ao gestor do orçamento definir os limites máximos que podem ser definidos
para os valores das contas orçamentárias para todas as planilhas orçamentárias vinculadas àquele projeto.

Com esta restrição o gestor do orçamento tem como garantir que toda a peça orçamentária está de acordo com as limitações da
empresa, mesmo esta sendo formada por diversas planilhas.

3.4 Simulação Orçamentária

Permite a elaboração do orçamento anual, utilizando-se de dados históricos e fórmulas matemáticas (média, desvio padrão,
aplicações percentuais, etc.) para facilitar a tarefa de elaboração orçamentária.

O Processo de Simulação possui as seguintes etapas:

1. Criação da Simulação:
O usuário seleciona uma planilha orçamentária e uma versão da planilha como ponto de partida para a simulação.

2. Alteração da Simulação:
O usuário poderá manipular as informações das células da planilha orçamentária aplicando fórmulas matemáticas aos intervalos
da planilha, além de abrir outras planilhas para comparação e utilização dos dados na edição da simulação corrente.

3. Efetivação da Simulação:
O Usuário poderá efetivar a planilha simulada, gerando uma nova versão da Planilha Orçamentária selecionada na criação da
simulação com as devidas alterações realizadas durante a etapa de Alteração da Simulação.

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Criação da Alteração da Efetivação da

Simulação Simulação Simulação

3.5 Regra de Distribuição Orçamentária

Funcionalidade que possibilita ao usuário cadastrar regras de distribuição de valores orçamentários para sua posterior utilização
na construção e manutenção de planilhas orçamentárias.

O cadastro de regras de distribuição orçamentárias, a exemplo de um cadastro de rateio, irá permitir o usuário criar uma regra
contendo as combinações de entidades orçamentárias e seus percentuais.

Esse cadastro irá servir como facilitador na montagem da planilha orçamentária, pois irá permitir maior agilidade no
preenchimento do orçamento de contas com regras fixas de distribuição.

Após o cadastro das regras de distribuição, o usuário poderá aplicá-las na manutenção das planilhas orçamentárias empregando
um Wizard que o auxiliará na utilização e manutenção destas regras.

Ao confirmar o Wizard a rotina carregará os itens da planilha com as entidades da regra de distribuição e os valores dos períodos
conforme informado.

A aplicação das regras de distribuição somente será efetivada caso o usuário salve as alterações através da opção Gravar da
planilha.

Manutenção da
Cadastro de Regras Aplicação das regras
Planilha

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Importante: Para que as informações geradas pela regra de distribuição sejam efetivadas é necessário gravar a planilha
orçamentária após a confirmação do Wizard.

3.6 Importação de Dados para Orçamento

O Engine de Integração é uma ferramenta voltada para auxiliar os usuários a desenvolver um orçamento de forma mais eficiente,
disponibilizando por meio de integração as informações de sistemas legados além de informações de diferentes módulos da Linha de
Produto Microsiga Protheus. Desta forma, o usuário terá todas as informações necessárias ao orçamento em um só lugar, podendo
atualizar estas informações conforme sua necessidade.

O usuário realizará todos os cadastros e configurações padrão do PCO, cadastrando a planilha orçamentária e suas entidades. Em
seguida, configurará o Engine de integração realizando a amarração entre o Engine x Planilha Orçamentária x Entidades da planilha.

Configuração do Configuração do Carga Inicial das

PCO Engine informações

Processamento dos
Atualização do Leitura do Arquivo
pontos de
saldo orçamentário XML
lançamento

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4 Conclusão

No módulo Planejamento e Controle Orçamentário, da linha de produto Microsiga Protheus versão 2011 release 11.5, foram
contempladas funcionalidades que adéquam o ambiente às necessidades de mercado, melhorando a construção, o controle e o
gerenciamento do orçamento.

As próximas disponibilizações darão continuidade ao processo de adequação do ambiente às necessidades e práticas do mercado,
tornando a ferramenta mais flexível e aumentando sua usabilidade.

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