CENTRO NACIONAL EUROPASS

Realize de seguida o seu diagnóstico e saiba qual a sua

competência para Gerir o Tempo:

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Por vezes, o problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como
utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas
estabelecidas.

Gerir o tempo implica:

- Saber quais os nossos objetivos e prioridades.

- Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para
o alcançar.
- Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje.
- Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos
melhor!

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 • O que faz para garantir que cumpre prazos?

• Tem uma tarefa fácil e uma tarefa difícil para fazer. Qual é a tarefa que faz
primeiro?

• Estabelece um plano para cada dia ou para um período mais longo?

• Estabelece prioridades?

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionário que avalia várias áreas fulcrais na
gestão do tempo.

Instruções
Responda de forma tão honesta quanto possível, colocando um
círculo em torno da resposta que melhor o caracteriza.
Baseie-se na seguinte escala de resposta:

Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca / Quase

S Mv Av R N

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 S Mv Av R N
1. Escrevo os meus objetivos anuais para o meu trabalho.

2. Tenho uma lista de todos os pequenos trabalhos e pedidos de coisas para fazer que eu tenho de tratar nas
próximas semanas.

3. Revejo os meus objetivos a longo prazo todos os dias.

4. Pergunto constantemente a mim próprio /a como é que o que estou a fazer me ajuda a atingir os meus
objetivos.

5. Quando chego ao trabalho de manhã, começo normalmente o dia com um café, dois dedos de conversa ou
lendo o jornal.

6. Estabeleço prioridades para os diversos trabalhos e atividades que devo realizar.

7. Tendo a fazer primeiro as tarefas rápidas, fáceis e de que eu gosto mais.

8. Um grande problema do meu trabalho é estar constantemente a mudar prioridades.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 S Mv Av R N
9. Pelo menos uma vez por ano, faço um registo de como estou a usar o meu tempo durante uma ou
duas semanas.

10. Analiso constantemente tudo o que faço e procuro maneiras de melhorar o meu desempenho.

11. Frequentemente tenho de chegar mais cedo, ficar até mais tarde ou levar trabalho para casa para o
conseguir fazer todo.

12. Crises e urgências constantes e recorrentes no trabalho tiram-me demasiado do meu tempo.

13. Escrevo uma lista de coisas a fazer todos os dias.

14. Todas as semanas escrevo um plano semanal que inclui objetivos específicos, atividades, prioridades
e tempo estimado para cada tarefa.

15. Pelo menos uma vez por semana encontro-me com outras pessoas para coordenar planos de
atividades e prioridades.

16. Penso frequentemente que me devia organizar mais.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 S Mv Av R N
17. Todos os dias estabeleço um tempo específico para fazer as tarefas mais importantes.

18. Frequentemente distraio-me do meu horário e tendo a saltar de uma tarefa para outra.

19. Tenho um período de tempo determinado, todos os dias, para poder concentrar-me no trabalho
importante.

20. Mantenho flexibilidade no meu horário por forma a dar espaço para imprevistos.

21. Tenho um procedimento eficaz e sistemático de dividir e lidar com os meus papéis.

22. Analiso frequentemente as coisas que escrevo e procuro maneiras de eliminar, simplificar ou
melhorar esses papéis.

23. Utilizo sistemas de organização que me ajudam a não esquecer detalhes e a manter um correto
seguimento das questões que me foram confiadas.

24. A minha secretária e área de trabalho estão um bocado atulhadas e deviam estar mais arrumadas.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 S Mv Av R N
25. Analiso as interrupções que me fazem, e trabalho sistematicamente para reduzi-las ou eliminá-las.

26. Normalmente junto assuntos ou trato de várias tarefas numa só visita ou telefonema por forma a
não interromper tanto os outros durante o dia.

27. Distrações e socialização impedem-me às vezes de me concentrar no meu trabalho.

28. As interrupções são um grande problema no meu trabalho.

29. Frequentemente deixo de lado tarefas que me são desagradáveis.

30. Tendo a esperar até ao último minuto para começar a fazer algumas tarefas.

31. Frequentemente tenho de esperar a disposição certa ou a altura certa para fazer o meu trabalho
mais criativo.

32. Preocupo-me frequentemente com a possibilidade de ter tomado uma má decisão.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 S Mv Av R N
33. Rio-me bastante e passo momentos mesmo agradáveis tanto no meu trabalho como em casa.

34. As pessoas dizem-me frequentemente que eu devia parar um bocado e relaxar.

35. Normalmente durmo o suficiente, faço exercício físico regular e como comida saudável.

36. Sinto muita tensão e pressão no trabalho e tenho dificuldades em lidar bem com isso.

37. Tenho listas escritas de objetivos pessoais a longo prazo.

38. Sinto que não tenho tempo suficiente para a família, descanso ou outros interesses pessoais fora do
meu trabalho.

39. Sinto muita satisfação com a minha vida.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 Depois de responder a todas as questões deverá somar os pontos dados a cada pergunta.

ATENÇÃO: Deverá ter em conta que a forma de cotação varia entre as diferentes questões. Por
exemplo, na questão 5 a resposta “sempre/quase” vale 1 ponto, mas na questão 1, a mesma
resposta, ou seja, a resposta “sempre/quase” vale 5 pontos.

• Questões: 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 36, 38.

Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca/Quase

1 2 3 4 5

• Questões: 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 13, 14, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 33, 35, 37, 39, 40.

Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca/Quase

5 4 3 2 1

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 Utilize esta tabela para somar os valores obtidos em cada grupo de quatro questões. Cada um desses grupos
refere-se a um problema específico da gestão do tempo.

Valor obtido
1-4 Objetivos
5-8 Prioridades
9-12 Análise
13-16 Planificação
17-20 Horários
21-24 Papéis
25-28 Interrupções
29-32 Procrastinação

33-36 Pressão
37-40 Equilíbrio
Total

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

 Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais
para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.

Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o melhor partido do

seu tempo e da organização do seu trabalho.

Agora DESENVOLVA a sua competência para gerir o tempo

e a organização de trabalho:

1.O que é o tempo e como geri-lo

2.Estabelecer objetivos e prioridades
3.Planear atividades e tarefas
4.Organização pessoal
5.Organização do trabalho

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 O que é o tempo? O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera.
Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que
fazemos requer tempo e mesmo que não o usemos ele permanece
limitado. É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não
é adaptável.

É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O
TEMPO
É POSSÍVEL GERIRMO-NOS
A NÓS PRÓPRIOS

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 AGORA REFLITA:

SENTE QUE NÃO TEM TEMPO PARA NADA?

QUE O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO?

SERÃO APRESENTADAS ALGUMAS

ESTRATÉGIAS PARA QUE CONSIGA
RENTABILIZAR O MAIS POSSÍVEL O SEU
TEMPO.

No entanto, não se esqueça que o tempo é

LIMITADO a 24h diárias.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos são os
impedimentos a uma gestão de tempo eficaz.

Faça uma pequena reflexão:

-A que causas atribui as perdas de tempo?

1-____________________________________________
2- ____________________________________________
3- ____________________________________________

O que costuma fazer para que isso não aconteça?

1- ____________________________________________
2-_____________________________________________
3-_____________________________________________
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
 Dividimos as maiores preocupações com o
tempo em três grandes categorias:

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”

Esforçar-se demais;
Desorganização pessoal;
Incapacidade de dizer “não”;
Falta de autodisciplina;
Procrastinação, indecisão;
Deixar tarefas inacabadas;
Socializar.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
Falta de objetivos, prioridades
Interrupções pelo telefone;
e planeamento;
Visitantes ocasionais;
Delegação ineficiente;
Encontros;
 Pessoas não treinadas ou
Informação atrasada ou
inadequadas;
incompleta;
Falta de comunicação;
Papelada, formalidades,
Responsabilidade ou
leitura;
autoridade confusa;
Falta de pessoal ou excesso de
Falta de padrões, controlo e
pessoal;
relatórios dos progressos;
Barulho, distrações visuais.
Não saber escutar.
 São as mais difíceis de
dominar, derivam dos
hábitos adquiridos ao
longo da vida.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
No entanto, são as que
mais dão oportunidade de
trabalhar porque pode
fazer escolhas sobre a sua
forma de organização ,
desde que tenha
identificado as principais
causas.
 O que significa a gestão de tempo?

1. Estabelecer objetivos e prioridades

2. Planear atividades e tarefas

3. Organização pessoal

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Estabelecer objetivos;

Tem a certeza de que distingue

facilmente objetivos?

De seguida, realizará um exercício onde poderá responder a esta questão.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Por favor, imprima esta página e assinale com um X os que considera objetivos

Faça diariamente 20 cartas.

Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
Cante uma canção.
Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
Cite um exemplo de solidariedade.
Desenvolva o potencial da criança.
Dedique-se à sua equipa.
Defenda a democracia.
Escreva um relatório.
Seja uma boa cidadã/cidadão.
Identifique os objetivos desta lista.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Há 5 objetivos, conseguiu identificá-los?
É objetivo Faça diariamente 20 cartas.
Não é objetivo Aprecie bailado.
Não é objetivo Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
É objetivo Cante uma canção.
Não é objetivo Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
É Objetivo Cite um exemplo de solidariedade.
Não é objetivo Desenvolva o potencial da criança.
Não é objetivo Dedique-se à sua equipa.
Não é objetivo Defenda a democracia.
É Objetivo Escreva um relatório.
Não é objetivo Seja uma boa cidadã/cidadão.
É Objetivo Identifique os objetivos desta lista.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Mas porque é importante criar objetivos?
 Mensurável: algo que possa ser medido, não pode
ser algo abstrato;
 Atingível: não ser impossível de conseguir;
 Realista: não ser algo demasiado difícil nem
demasiado fácil;
 Compatível: Ser algo que você pode realizar e que
não vá contra o que você realmente quer;
 Prazo: definir prazos limite;
 Específico: não ser algo geral, mas algo concreto;
 Pessoal: algo seu, adaptável a si e ao que você
quer e não a outra pessoa;
 Escrito: deverá escrevê-lo para que não se
esqueça.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
 Deverá ter em conta a hierarquia dos objetivos

Diários

Semanais

Mensais

Trimestrais

Anuais

Longo prazo

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Realize agora uma reflexão, com vista a definir os seus objetivos.

Demore o tempo que for necessário mas tenha em conta

as características dos objetivos referidas anteriormente

Após preencher a tabela guarde-a consigo para que se vá

recordando e atualizando os seus objetivos.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Estabeleça os seus objetivos de longo, médio e curto prazo.

LONGO PRAZO MÉDIO PRAZO CURTO PRAZO

(POR EX.: DAQUI (POR EX.: ESTE (POR EX.:

A 4 ANOS) ANO) PRÓXIMO
SEMESTRE)

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Já lhe demos algumas formas de organização a partir dos seus objetivos, no
entanto, muitas são as vezes em que tem de estabelecer prioridades sobre
esses mesmo objetivos:

QUAIS IREI REALIZAR PRIMEIRO?!

Reflita um pouco:

Quais são normalmente os seus critérios para estabelecer prioridades.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 CRITÉRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 CRITÉRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Realize agora um exercício, onde trabalhará o estabelecer prioridades:

Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de pedras
grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro.

Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo
proposto?

Em 1.º lugar:
Em 2.º lugar:
Em 3.º lugar:
Em 4.º lugar:

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Solução:

1º - Pedras Grandes

2º - Pedras Médias

3º - Areia

4º - Água

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Imagine, agora, que o frasco com água representa a quantidade total de tempo que tem
disponível (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes representam as tarefas
mais importantes ou difíceis, que as pedras médias representam as tarefas rotineiras,
que os grãos de areia representam as tarefas triviais, sem importância e que a água
representa os imprevistos que por vezes enfrentamos.

Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou diário?

Tarefas importantes ou difíceis:

Tarefas rotineiras:
Tarefas triviais, sem importância:

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Urgente Não Urgente
Tenha em conta a Matriz

Importante
de prioridades que
ilustramos ao lado e vá
preenchendo com as
atividades do seu dia a
dia de modo a organizar-

Importante
se mais facilmente. Não

Tarefas importantes - estão ligadas aos objetivos fundamentais e

prioritários.
Tarefas urgentes - não podem ser executadas mais tarde.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 O segundo ponto da gestão do tempo após o estabelecer objetivos e prioridades é o
planear as atividades e tarefas e assim deverá ter em conta:

Plano de Trabalho Plano de Tempo

 Objetivos/resultados  Estimativa de duração

 Atividades  Horários

 Prioridades  Flexibilidade

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Mas então agora coloca-se a questão: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?!

 Obriga a pensar no futuro

 Ajuda a evitar problemas
 Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho
 Fornece mais tempo útil
 Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros
 Ajuda a gerir o tempo dos outros
 Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
 Ajuda a dizer “não” mais vezes
 Ajuda a trabalhar com mais calma
 Ajuda a fazer mais coisas

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Como fazer um Plano semanal?

 Defina objetivos
 Estabeleça prioridades para todas as atividades
 Seja realista quanto ao tempo
 Divida os trabalhos quando complexos
 Desenhe o seu plano em função do tempo
 Escolha a melhor sequência de atividades
 Defina os locais para realizar as tarefas
 Deixe um tempo para os imprevistos
 Transforme o ato de planear num hábito

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Como planear uma atividade? De seguida, ilustraremos uma forma de como poderá
realizar um projeto de forma planeada

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Após termos abordado temáticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades e
o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e último ponto:
organização pessoal – a partir de várias atividades que lhe apresentamos a seguir
poderá organizar melhor o seu tempo e torná-lo mais rentável.

Construa um horário para que se organize no seu dia a dia

• Junte os itens semelhantes
• Utilize os “tempinhos”
• Faça do tempo de transição um tempo produtivo
• Seja fiel ao seu horário
• Comece cedo
• Faça o horário em torno das atividades chave
• Avalie os seus horários
• Calendarize todas as suas atividades
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
  Minimize as interrupções:

• Analise as interrupções
• Seja breve
• Reorganize-se
• Defina 1 prazo
• Escreva
• Desloque-se
• Levante-se
• Conjugue os assuntos
• Aprenda a comunicar melhor

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Telefonemas, como se organizar:
• Agrupe os telefonemas a fazer
e faça de 1 vez
• Deixe mensagens completas
• Atualize o voicemail
diariamente
• Mantenha a área do telefone
arrumada
• Programe os números que
utiliza mais
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
Telefonemas, como os fazer:
• Planeamento
• Prepare a abertura
• Escolha a melhor altura para
ligar/pergunte
• Fale devagar
• Forneça informações detalhadas
• Se tiver de pedir para aguardar, explique
porquê e agradeça quando regressar
• “Antes de desligar queria ainda colocar-
lhe esta questão...”
• Deixe mensagens com significado
• Procure formas de contacto alternativas
 Telefonemas, O que não fazer ao telefone:

• Ter longas mensagens no voicemail, ou saudações pouco profissionais;

• Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente
• Falar com outras pessoas
• Autorizar interrupções
• Teclar no computador
• Ler o email
• Deixar mensagens num ritmo elevado

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Emails:
• Ver a caixa de correio regularmente NÃO
• Ler de acordo com o assunto e o
remetente
• Responder rapidamente
• Ser educado
• Gravar quando necessitar
• Ser breve
• Quando responder verificar quem vai
receber o seu email
• Limpar a caixa de correio regularmente
• Quando fizer forwards, mudar o
assunto
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
Cuidados a ter:
• Escrever tudo em maiúsculas ou
sinais de exclamação
• Ser abrupto
• Dar ordens
• Assumir que o seu email é lido
• Enviar mensagens confidenciais
• Gravar a menos que necessite
para documentação
• Reenviar anedotas, a menos que
saiba que o outro quer
 Procrastinação:

O que é a Procrastinação?
É a arte de adiar

Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas?

De seguida, apresentamos uma pequena

lista com possíveis razões, leia e reflita
sobre aquelas com que se identifica mais.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si?

• Desorganização
• Desejo de evitar tarefas desagradáveis
• Medo de falhar
• Medo do sucesso e suas implicações
• Não saber por onde começar
• Perfecionismo
• Falta de confiança e diálogos internos negativos
• Medo da mudança
• Medo da rejeição
• A tarefa parece ser tão difícil e ocupar demasiado tempo
• Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Agora irá fazer um exercício com o objetivo de tentar compreender porque adia as
suas atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o seu
tempo:
1.Faça uma lista completa de todas as coisas que tem
vindo a adiar;

2.Ao lado de cada uma, escreva a razão do adiamento.

Seja honesto/a. Depois veja se existem motivos comuns;

3.Escolha um item da lista para tratar esta semana;

4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa.

Defina tudo o que necessita para o fazer;

5.Marque uma hora para começar a fazer. Preocupe-se

apenas em começar – sem interrupções, sem pausas e
sem distrações.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
 IMPORTANTE: NÃO ADIE!!

Tente arranjar soluções:

 Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em
partes pequenas:

 Os grandes projetos são assustadores

 Os pequenos projetos parecem mais fáceis

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, deverá ter em conta também a
organização do seu trabalho e as diferentes fases que o constituem. De modo a
rentabilizar mais o seu tempo, reflita sobre as seguintes:

1º PASSO 2º PASSO

• O que faço na minha atividade • Para que serve esta tarefa?

profissional?

• Qual a sua finalidade?

Os principais objetivos desta fase são:
– Clarificar todo o tipo de
atividades que lhe competem; Os principais objetivos desta fase são:
– Tomar consciência das tarefas - – Eliminar tarefas ou procedimentos
de gestão e de execução - com desnecessários
que ocupa o seu tempo de
trabalho

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 3º PASSO 4º PASSO
• Como deverá ser realizada?
• Quem a deve fazer?
• Quais as informações ou os meios de
• Quem a poderá/ deverá fazer? que necessito para realizar a tarefa?

Os principais objetivos desta fase são:
– Delegar;
– Redefinir funções e
responsabilidades
Os principais objetivos desta fase são:
– Simplificar métodos,
procedimentos ou suportes de
informação;
– Afetar apenas os meios e as
informações necessários e
suficientes

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 5º PASSO

• Qual o prazo ou a data estipulada?

• Quando deverá estar concluída?

• Quanto tempo é necessário para a

realizar?

• Quando a deverei realizar? Qual a

melhor altura?

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Alguns pontos importantes para que o seu trabalho se organize mais facilmente e tenha
mais tempo para si:

Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho quando tem quem o possa
ajudar; (Reveja aqui a temática sobre Comunicação e trabalho em equipa)

Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais facilmente se

resolvam imprevistos;

Crie também dois documentos importantes:

Plano/Agenda ANUAL Lista DIÁRIA

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Plano/Agenda ANUAL

Dimensão adaptada às necessidades mas de acesso rápido e fácil.

Evite a utilização de duas agendas em simultâneo. Caso não seja

possível, estabelecer metodologias de sincronização.

Assente as datas limite para a realização das diversas tarefas.

Utilize dois níveis de registo: de visão rápida e alargado no tempo,

e a agenda propriamente dita com os pormenores.

Na agenda de papel, escrever a lápis para que possa fazer

alterações.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
 Lista DIÁRIA
Deverá ser colocada o mais junto possível da agenda.
Nela deverão figurar as tarefas que desejamos realizar naquele dia, por
ordem de prioridades.
No sistema de ordenação devem ser respeitados os seguintes princípios:
 Tarefas Importantes/Urgentes;
 Tarefas Importantes/Não Urgentes;
 Tarefas Não Importantes/Urgentes;
 Tarefas Não Importantes/Não Urgentes.
Reservar para cada tarefa um período de tempo determinado e controlar o
seu cumprimento no final do dia.
Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns poderão ser
prioritários.
Fazer controlos sistemáticos ao longo do dia.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
 Lista DIÁRIA

 Apontar todos os pormenores úteis e necessários à execução de cada tarefa

(números de telefone, endereços, local e hora da reunião ou do encontro etc).
 Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte,
aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos,
particularmente os urgentes.
 Se o planeamento através da lista diária não resultar, poderá dever-se ao
seguinte:
 tentativa de realizações excessivas para um só dia;
 falta de preparação para algumas tarefas;
 deficiências na formulação da tarefa;
 falta de informação necessária;
 dificuldades na planificação por excesso de pressão;
 algumas tarefas são abandonadas porque são muito difíceis, ou por
serem aborrecidas;
 falta de autoconfiança.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA”
 Após tudo o que lhe foi transmitido até agora, deixamos algumas questões
para que leia, reflita e responda o mais sinceramente possível:

Identifique e DESCREVA o seu principal fator desperdiçador do tempo

Identifique as CAUSAS da existência desse desperdiçador.

Invente as POSSÍVEIS SOLUÇÕES para anular ou reduzir esse desperdiçador.

Escolha uma ou duas soluções que irá PÔR EM PRÁTICA durante os próximos 15 dias.

Calcule o tempo que poderá vir a GANHAR com a prática dessa solução

Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados.

Resultados mais positivos/tempo ganho - Parabéns! Parta para outro desperdiçador.

Resultados menos positivos - Aplique outra solução!.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
O tempo é limitado por isso tente:

Não lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo: delegue tarefas e
aprenda a dizer que não;

Não ter um excesso de interrupções pelo telefone: organize os seus telefonemas e a forma de
os fazer;

Não ter um excesso de interrupções quando está a fazer trabalhos que requerem
concentração: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objetivos e prioridades e realize-as;

Não gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colaboradores ou colegas:
tente resolvê-los o mais rapidamente possível;

Não ter responsabilidade e autoridade não claramente definidas: ao delegar as tarefas diga o
que cada um tem de fazer, não se esqueça que a comunicação é essencial;

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”
Não abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se na tarefa
que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e prioridades e siga tudo à risca;

Não realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: Não se esqueça de
delegar as tarefas, não precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o seu tempo;

Não ter reuniões e contactos sem hora marcada e sem clara visão das prioridades: planeie a
sua agenda com as horas e assuntos a tratar;

Não ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas tarefas por
grau de importância e urgência, defina anteriormente os seus prazos e cumpra tudo o que
planeia;

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA”