CONTRATO USP/ECOFROTAS Nº 17/2012 - ABASTECIMENTO DE VEÍCULOS POR CARTÃO

INSTRUÇÕES DE ORDEM GERAL PARA O GESTOR/SUPLENTE DO CONTRATO

I - Antes do veículo sair para abastecer – verificar se:

a) Foi entregue ao condutor o cartão do veículo a ser abastecido.

b) O cartão possui crédito suficiente para o abastecimento.
c) Verificou na lista fornecida, quais são os postos credenciados pela Ecofrotas para a USP. Consultar
somente a lista disponibilizada no site http://www.usp.br/da2/?q=node/63 - não salvá-la no
computador – a lista do site será atualizada sempre que ocorrer inclusão ou exclusão de postos.

II - Antes do veículo sair para abastecer – orientar o condutor para:

a) Verificar se a bomba de combustível é para pagamento a vista.

b) Observar que o abastecimento seja efetuado em posto que ofereça menor valor por litro – a falta da
tomada desta providência compromete a economia estimada para esta contratação.
c) Se o posto está aceitando o cartão da Ecofrotas.
d) Se a conexão do aparelho de transmissão de dados do cartão para a Ecofrotas está ativa.
e) Avisar o frentista para encher o tanque e que não é para arredondar o abastecimento – encerrar
imediatamente após o travamento da bomba (para evitar bloqueio do cartão por exceder a capacidade
do tanque, encharcamento do filtro de cartão ativado do gargalo, transbordamento e emissão de odor
no interior do veículo).
f) Se também for abastecer o reservatório de partida a frio, obrigatoriamente abastecer primeiro o tanque
do veículo e efetuar a transação por cartão e depois abastecer o reservatório de partida a frio e efetuar
nova transação por cartão.
g) Que no ato do abastecimento, se ocorrer falta de energia elétrica ou de acesso ao sistema da Ecofrotas,
a transação (transação em contingência) poderá ser efetuada por meio do formulário disponível no
posto para esse fim, via SAC no telefone 4002-4900, opção 2 (24 horas) ou via URA (Unidade de Resposta
Audível) no telefone 4002-5555 ou ainda, por meio da coleta de dados em nota ou cupom fiscal (vide
documento “Procedimentos de Transação em Contingência”) – este procedimento não é realizado sem
a apresentação do cartão.
h) Em caso de bloqueio de transação por erro de quilometragem em abastecimento anterior, o condutor
deverá manter contato com o gestor para correção, se o problema ocorrer em dia normal de trabalho e
no horário comercial. Fora deste período, o contato deverá ser mantido com a Ecofrotas, no telefone
4002-4900, opção 2 para este fim.

OBS: Veículo bicombustível (etanol/gasolina) deve ser abastecido com etanol. Abastecimento com gasolina
somente em caráter excepcional e devidamente justificado, por escrito, quando de sua ocorrência.

III – Depois de abastecer o veículo, orientar o condutor para:

a) Confirmar no ato se os dados do comprovante do cartão não apresentam erro. No caso de erro a
transação deve ser imediatamente cancelada e refeita.
b) Solicitar cupom ou nota fiscal e confirmar no ato se ela não apresenta erro. No caso de erro a transação
deve ser imediatamente cancelada e refeita.
c) Registrar no verso do Controle de Tráfego o abastecimento efetuado (o comprovante da transação não
desobriga o condutor de registrar o abastecimento) e no campo para o número do cupom fiscal, colocar
primeiro o número da autorização do comprovante do cartão, depois o número do cupom fiscal.
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d) Após o uso do veículo e quando da devolução do Controle de Tráfego, grampear na frente deste (canto
superior direito) o cupom fiscal e em cima deste o comprovante do cartão (não entregar estes
documentos soltos - organização e minimização de extravio de documentos).
e) Aproveitar a presença no posto para calibrar os pneus do veículo (incluindo o estepe) – esta atitude economiza
combustível, evita o desgaste prematuro do pneu e ainda melhora a dirigibilidade.

OBSERVAÇÕES GERAIS

a) O abastecimento com etanol em veículos bicombustíveis não se vincula a viabilidade do preço do

combustível x rentabilidade do veículo (em km/l), mas sim à questão ambiental (o etanol é menos
poluente) e em atendimento às exigências de legislação estadual e do próprio Cadterc – Cadastro de
Serviços Terceirizados do Governo do Estado de São Paulo, no qual o presente contrato se baseia.
b) Não é possível efetuar duas transações de abastecimento em menos de uma hora. Por este motivo, para
que seja possível no mesmo ato abastecer o tanque e o reservatório de partida a frio, a sequência é a
descrita no item “II letra f”.
c) Estão liberados para abastecimento os seguintes combustíveis: etanol, gasolina e diesel – todos na
versão “comum”.
d) Orientar os condutores da unidade para que não deixem para reabastecer o tanque somente quando
ele estiver com menos de ¼ de sua capacidade – isto evita problemas de falta de combustível (pane
seca), entupimento de bicos, entre outros problemas.
e) Zelar para que os condutores de sua unidade diariamente recolham os veículos com o tanque cheio
e sempre antes das trocas de motoristas, a fim de evitar imprevistos com emergências, bem como
para que o controle por condutor e veículo possa ser efetuado com parâmetros confiáveis, de tal forma
que a orientações aos condutores, quanto à condução consciente e econômica, possam ser pontuais e
objetivas.
f) Zelar para que todos os abastecimentos dos veículos da frota sejam efetuados exclusivamente com o
uso do cartão, solicitando do usuário o remanejamento/recolhimento do valor, se necessário.
g) Conscientizar usuários de cartão e do sistema, que a senha é sempre pessoal e intransferível – jamais deve ser
compartilhada - ela é necessária para realizar a transação ou o acesso ao sistema, mas também identifica o usuário
– cuidado com a guarda. Procure memorizá-la.
h) No caso de utilização do veículo em projetos/convênios em que haja a necessidade de emissão do
cupom fiscal em nome do docente responsável ou do órgão de fomento para que o docente possa
ressarcir a unidade, deverá ser fornecido ao docente a via original do documento, arquivando-se cópia
na Seção de Transportes/Veículos, junto com o comprovante da autorização da transação e do Controle
de Tráfego de uso do veículo.
i) Considerando a existência de contrato para toda a USP, o pagamento de abastecimento de veículos por
outro meio que não seja o uso do cartão, poderá ser objeto de questionamento pelo Tribunal de Contas
do Estado.
j) Mesmo para abastecimento em posto interno há necessidade de que o cartão possua crédito – neste
caso a cobrança do valor não ocorrerá na fatura da Ecofrotas, mas como tem sido efetuada até então,
via remanejamento orçamentário.
k) Por este motivo, o relatório de cobrança da Ecofrotas relacionará todos os abastecimentos, inclusive os
de posto interno, só que este último não será cobrado na fatura.
l) O comprovante do cartão não é comprovante de compra, nem documento fiscal – ele é apenas o
comprovante da transação por cartão, mas é importante, já que o controle do sistema Ecofrotas baseia-
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se apenas nele – já a finalidade do cupom fiscal é o de comprovar a compra do combustível,

principalmente para o caso de eventual queixa posterior, assim como para garantir que ocorra a devida
arrecadação de impostos pelo estabelecimento comercial.
m) O cupom fiscal deve atender às exigências de dados solicitadas pela legislação ou unidade (CNPJ, razão
social, etc.), assim como ocorre com qualquer outra aquisição de material.
n) O comprovante do abastecimento e o cupom devem representar exatamente a quantidade e o valor
apresentado na bomba (sem acréscimos ou reduções).
o) O valor total da DANFE deverá exibir o montante existente no relatório, já com a redução de (-2,99%) =
taxa negociada pela USP, bem como excluindo os abastecimentos efetuados em posto interno.
p) O faturamento será quinzenal (de 1 a 15 e de 16 ao último dia do mês), não podendo existir a cobrança
de juro ou multa. A cobrança do consumo deve vir separada da taxa de administração.
q) Mensalmente, nos dias 16 a 18 e 01 a 03, acessar o sistema da Ecofrotas, obter a DANFE e o relatório de
abastecimentos do período, conferi-los, acusar o recebimento e encaminhá-los à área financeira da
unidade, para pagamento.
r) O montante disponibilizado para cada unidade é renovado mensalmente e não é cumulativo.
s) Para o controle dos pagamentos, providenciar abertura de processo anual com o título “Controle de
Pagamentos – Contrato 17/2012 – Ecofrotas”, instruindo-o com a nota de empenho. Por meio dele
serão efetuados todos os pagamentos, devidamente instruídos com a DANFE e o relatório de
detalhamento do título, anotado com o respectivo recebimento dos serviços.
t) Havendo cobrança indevida (abastecimento não efetuado, duplicidade, juro, multa, entre outros),
assim como não tendo sido considerada na DANFE a redução descrita no item “m”, manter contato
imediato com a contratada, para correção. A contagem do prazo para pagamento será interrompida e
reiniciará somente após a correção.
u) O cartão coringa visa, exclusivamente, substituir, temporariamente, cartão extraviado (por perda, furto,
roubo, etc.). Quando de sua utilização, informar ao condutor o motivo da divergência da placa do cartão
com a do veículo.
v) O cartão coringa deve ser mantido bloqueado quando não estiver em uso
w) No caso de furto ou roubo do cartão, este deverá ser imediatamente cancelado, o que
automaticamente vai gerar um novo cartão. Já no caso de perda, o cartão deverá ser apenas bloqueado,
até a confirmação da perda, quando então, deverá ser cancelado. Lembramos que o cancelamento é
irreversível e gera um novo cartão.
x) Antes de utilizar o cartão coringa é necessário atribuir-lhe a placa do cartão que ele está substituindo –
caso contrário o abastecimento será registrado com a placa do cartão coringa, o que não é o correto,
inclusive porque desta forma, não haverá integração do abastecimento no Sistema Frota.
y) A atribuição de placa ao cartão coringa não transporta automaticamente o crédito que o cartão do
veículo já possuía. Há necessidade de atribuir crédito do cartão do veículo para o cartão coringa ou até
mesmo complementá-lo, se for o caso. Por este motivo, encerrado o uso do cartão coringa, também
deverá ser providenciado o remanejamento do saldo deste para o cartão do veículo.
z) Abastecimento efetuado em posto não relacionado na lista de postos credenciados pela Ecofrotas para
a USP está sujeito a não ser reconhecido/aceito pela Ecofrotas e, consequentemente, poderão ser
objeto de ressarcimento pelo condutor – portanto, zelem pelo cumprimento das condições
determinadas para a execução do contrato.
aa) O gestor/suplente são os responsáveis pela tomada de providências necessárias relacionadas ao uso do
sistema da Ecofrotas, bem como as de ordem operacional, administrativa e financeira para o bom
cumprimento do contrato.
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bb) Verificar se todos os veículos da frota apresentam capacidade correta do tanque, solicitando alteração,
se necessário.
cc) Zelar para que não existam veículos indevidamente ativos no sistema (veículo recolhido/transferido
deve ter o cartão imediatamente cancelado).

III – Procedimentos básicos no sistema Ecofrotas:

Obtendo a nota fiscal e o relatório de faturamento (todo dia 01 ou 02 e 16 ou 17)

a) Acessar o menu NFS-e>CONSULTA NFS-e

b) Clicar na CHAVE DE ACESSO
c) Na tela exibida digitar os caracteres conforme solicitado.
d) Acessar o menu CONSULTA>DETALHAMENTO DE TÍTULO.
e) Digitar o número “9” no campo NÚMERO DO FORMULÁRIO FISCAL (o número 9 é um facilitador de
busca de documentos) e clicar em CONTINUAR
f) Observar o vencimento do título e, confirmado tratar-se do correto, clicar em SOLICITAR.
g) Em seguida acessar o menu RELATÓRIOS>RELATÓRIOS PARA DOWNLOAD
h) O arquivo do relatório estará disponível para visualização/download somente quando o ícone BAIXAR
ARQUIVO estiver colorido, o que pode levar alguns segundos. Pode ser necessário recarregar a página
teclando em F5 ou refazendo o acesso o menu RELATÓRIOS>RELATÓRIOS PARA DOWNLOAD.
i) Os navegadores Google Chrome e Mozilla Firefox mostram-se mais práticos para baixar o arquivo. Caso
utilize o Internet Explorer, verifique a possível exibição de barra de informações na parte superior da
tela, solicitando confirmação da ação (talvez seja necessário refazer a solicitação BAIXAR ARQUIVO) ou
consulte a área de informática de sua unidade para configurar o Internet Explorer para facilitar o
download.

Alterando limite de cartão

a) Acesse o menu RELATÓRIOS>VEÍCULOS

b) Na tela exibida clique em CONTINUAR
c) Clique na placa do veículo. Na tela exibida, clique na aba LIMITES DO CARTÃO.
d) Clique na palavra ABASTECIMENTO/SERVIÇOS e siga as instruções da tela, finalizando ao clicar em
ATUALIZAR.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

Ao atribuir crédito no cartão, observe que, se escolher a opção “somente para o período”, no próximo
dia 1º (primeiro), o cartão volta a apresentar apenas os R$ 100,00 que lhe foram atribuídos inicialmente
pelo SAT. Caso queira manter o valor que está atribuindo para os demais meses, escolha a opção “no
período atual e no próximos períodos”
1) A soma dos valores atribuídos aos cartões não deve extrapolar o montante mensal de sua unidade.
Remaneje crédito entre os cartões quando necessário. Para este procedimento é importante reduzir o
valor de um veículo para poder acrescentar em outro.

Gerenciando os créditos e o consumo dos cartões

a) Acesse o menu RELATÓRIOS>EXTRATO SIMPLIFICADO

b) Na tela exibida clique em CONSULTAR.