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: IT 045
Instrução de Trabalho - IT Revisão: 003
Data: 22/08/2019
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Título
INSTRUÇÃO PARA CONTROLE E USO DE VEICULOS DA EMPRESA E LOCADOS
Sugestor Responsável Aprovação
Grupo de Trabalho Coordenador de Manutenção
Objetivo Usuário
Definir responsabilidades e instituir o procedimento para uso e Manutenção e condutores de
controle de veículos das empresas do Grupo Philus. veículos

QUADRO DE CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO

RESPONSÁVEL PELA
VERSÃO MOTIVO DA ALTERAÇÃO DATA
ALTERAÇÃO

001 Revisão Geral 28/09/2018


Thomas Bilek
Alteração da frequência de consulta
002 16/01/2019
de multas no sistema Detran Ariceli Rugilo

003 Alteração na tarefa de abastecimento 22/08/2019


Caroline Borsato

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Ref.: IT 045
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1. REGISTROS
IMP 248 – Ficha de Controle de Veículos

2. RESPONSABILIDADES

2.1. Motoristas
o Dirigir o veículo de acordo com as normas e regras de trânsito, acatando as ordens das autoridades
policiais e fiscalizadoras;
o Portar sempre documento de habilitação quando do uso;
o Não fumar no interior do veículo, em obediência à legislação em vigor;
o Zelar pela limpeza e conservação do veículo;
o Operar o veículo conscientemente, obedecendo rigorosamente as suas características técnicas e as
instruções sobre manutenções;
o Verificar constantemente, e principalmente antes da utilização, se o veículo está em perfeitas
condições, com acessórios obrigatórios e com documentação em ordem;
o Comunicar todas as ocorrências verificadas durante o uso, utilizando para isto o campo
“Observações/Ocorrências” do IMP 248 - Ficha de Controle de Veículos;
o Informar imediatamente o Departamento de Manutenção quando da ocorrência de panes mecânicas
ou acidentes durante o uso dos veículos;
o Preencher corretamente o IMP 248 - Ficha de Controle de Veículos, sob pena de sanções
disciplinares, e informar quando o veículo necessitar de abastecimento ou lavagem;
o Entregar junto com a IMP 248 - Ficha de Controle e as chaves a notificação quando da aplicação de
multas, ou dar ciência ao Departamento de Manutenção quando não houver notificação;
o É proibido conduzir pessoas estranhas ao quadro de funcionários das empresas do Grupo Philus,
exceto com autorização da gerência ou diretoria.

2.2. Departamento de Manutenção


o Realizar a gestão da frota de veículos no que tange a verificação e arquivo do IMP 248 - Ficha de
Controle, controle de abastecimento, controle de manutenções, verificação de multas e tratativas para
apresentação do condutor perante o órgão de trânsito.
o Inspecionar a limpeza e conservação dos veículos, realizando a lavagem periodicamente;
o Realizar o abastecimento dos veículos;
o Considerar todos os veículos locados pelas empresas do Grupo Philus como veículos da frota;
o Acessar periodicamente o site da Locadora para verificar possíveis notificações/multas referente aos
veículos locados de todas as empresas do Grupo;
o Informar a locadora e solicitar substituição do veículo em caso de problemas informados pelo
motorista.

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2.3. Recepção
o Realizar o agendamento de uso dos veículos leves;
o Fornecer ao condutor a prancheta do veículo contendo documento, chaves e IMP 248;
o Verificar, na devolução da prancheta, se houve o registro no IMP 248 e se há observações a serem
comunicadas à Manutenção;
o Comunicar à Manutenção as observações anotadas no IMP 248;
o Solicitar caso necessário à Manutenção o abastecimento e a lavagem do veículo;
o Realizar, com o apoio da Manutenção, a consulta de multas no sistema do Detran.

2.4. Portaria
o Realizar a entrega e recolhimento das pranchetas quando a Recepção não estiver aberta, conferindo o
preenchimento correto do IMP 248 e informando à Manutenção a necessidade de abastecimento,
lavagem ou reparos.

3. INSTRUÇOES PARA O USO DOS VEÍCULOS

3.1. Orientações Gerais

A reserva do veículo deve ser feita à Recepção, antecipadamente. Deverá ser informado o destino e o
horário estimado de devolução.

É obrigatório o preenchimento correto do IMP 248 – Ficha de Controle de Veículos Leves, fornecido fixado à
prancheta juntamente com as chaves e documento do veículo. Os primeiros campos do impresso (Data,
Hora, KM inicial, Nome e Destino) devem ser preenchidos antes do início da viagem e nunca ao retorno.
Deve ser verificado se está preenchido corretamente pelo usuário anterior a data, hora e principalmente a
quilometragem final. Caso não esteja correto, informar a Recepção para as devidas providências.

Após o retorno à empresa, deve ser finalizado o preenchimento do IMP 248 (Data, Hora e KM final), e o
veículo deverá ser estacionado na sua respectiva vaga. Se observar alguma anomalia no veículo durante o
uso do mesmo, deve ser informado no campo “Observações / Ocorrências” do impresso o tipo de problema
identificado, e o fato deve ser informado na entrega da prancheta. Solicitar caso necessário à Manutenção ou
à Recepção o abastecimento e a lavagem do veículo. Caso o tanque de combustível esteja abaixo da
metade ao retornar para a empresa, o abastecimento deve ser solicitado;

Ao devolver as chaves e pranchetas à Recepção, deverá ser imediatamente conferido se o impresso foi
devidamente preenchido. Caso não esteja preenchido, a Recepção irá solicitar ao condutor que preencha. O

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não preenchimento do IMP 248 ou o preenchimento de maneira incorreta poderão implicar na aplicação de
sanções administrativas.
Em casos de multas de trânsito, o condutor deverá avisar a Recepção ou à Portaria sobre o ocorrido, e
passar a informação para o superior imediato.

3.2. Utilização de veículos fora do horário comercial

Para utilização de veículos no período da noite (após as 18h), fim de semana e feriados, as chaves e
pranchetas dos mesmos ficarão sob responsabilidade da Portaria da empresa. O funcionário deverá estar
devidamente uniformizado antes da retirada do veículo.

Ao devolver as chaves e pranchetas à Portaria, o porteiro irá imediatamente conferir se o impresso foi
devidamente preenchido. Caso não esteja preenchido, o porteiro irá solicitar ao condutor que preencha. O
não preenchimento do IMP 248 ou o preenchimento de maneira incorreta poderão implicar na aplicação de
sanções administrativas.

A Portaria deverá informar à Manutenção caso haja necessidade de abastecimento ou lavagem do veículo,
ou outras anotações no IMP 248.

3.3 Acidentes de Trânsito

Em caso de acidentes de trânsito envolvendo veículo da empresa, o condutor ligará imediatamente para
Portaria e para o departamento de Segurança do Trabalho. Não remover o veículo do local do acidente até a
liberação pela autoridade policial ou Autarquia de Trânsito, exceto quando for acertado entre as partes.

O SESMT providenciará, através do IMP 312 – Relatório de Ocorrência de Trânsito, o relatório com os fatos
ocorridos, e encaminhará para Direção assim que finalizadas as investigações. Se for lavrado um Boletim de
Ocorrência, este deverá ser encaminhado à Diretoria juntamente com o relatório.

4. PROCEDIMENTOS PARA TRATATIVA DE MULTAS

O Departamento de Manutenção deverá fornecer à Recepção uma planilha contendo todos os veículos da
frota das empresas do Grupo, com as informações necessárias para se realizar a consulta no site do Detran.
Caso novos veículos sejam incorporados à frota, a planilha deverá ser atualizada pelo Dep. de Manutenção.

A Recepção deverá consultar o extrato dos veículos próprios da empresa no site do Detran todo dia 15 e 30
de cada mês (ou próximo dia útil, caso seja final de semana ou feriado) buscando assim ter conhecimento

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imediato de possíveis multas de trânsito não notificadas. No dia 15 de cada mês, todos os veículos deverão
ser consultados. No dia 30, somente os veículos de propriedade da Zero Resíduos deverão ser consultados.

Uma vez notificada a multa de trânsito, um e-mail deverá ser repassado imediatamente para o Departamento
de Manutenção, que irá realizar as devidas tratativas. Caso nenhuma multa seja encontrada, um e-mail
informando que a consulta foi realizada deverá ser enviado.

Ao receber a informação de qualquer infração, o Departamento de Manutenção deverá primeiramente


consultar se há um IMP 248 – Ficha de Controle de Veículos arquivado daquele veículo para a data da
infração.
 Havendo a ficha e podendo ser identificado o condutor, enviar a multa por e-mail com alta prioridade
ao RH e ao condutor, destacando o prazo informado na multa para essa identificação.
 Caso não haja ficha para identificação do condutor, enviar a multa por e-mail com alta prioridade ao
RH, e no caso de carros locados, ao departamentos de Compras e à gerência da empresa locadora
do carro, solicitando a identificação do condutor e também destacando o prazo informado na multa
para essa identificação. Caso não seja identificado o condutor por falta de preenchimento do IMP
248 na data da infração, o próximo usuário do veículo depois da data da infração poderá sofrer
sansões administrativas, por não informar a recepção a falta do preenchimento correto do IMP 248.

A empresa ou departamento usuário do veículo deverá informar o condutor do veículo que cometeu a
infração, caso ainda não tenha sido identificado, e enviar a multa assinada e uma cópia da CNH desse
condutor ao Departamento de Manutenção.

4.1. Procedimento para Veículos Locados

No caso de veículos locados, o acesso ao sistema da locadora para verificação de possíveis infrações de
trânsito deverá ocorrer duas vezes por semana, todas as segundas-feiras e quintas-feiras.

Para veículos da locadora Localiza, locados por longo prazo, o Departamento de Manutenção deverá
informar o condutor pelo sistema da Locadora, enviando a multa assinada e a cópia da CNH.

No caso de veículos locados por curto período de tempo, ou que já foram devolvidos, o usuário deverá
informar a data da locação e devolução do veículo por e-mail ao setor de Manutenção, que deverá proceder
com a identificação do condutor junto à locadora e ao órgão de trânsito dentro do prazo permitido.

O procedimento de identificação de condutor poderá variar de acordo com a Locadora do veículo. O


Departamento de Manutenção deverá se informar, ao verificar qualquer infração, qual é o procedimento
correto para identificação do condutor daquela locadora.

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5. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS


Armazenamento /
Identificação Recuperação Retenção Disposição
Proteção
IMP 248 – Ficha de Controle de IMPRESSO / PASTA Data
2 anos Descarte
Veículos SUSPENSA Decrescente

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