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INTRODUÇÃO
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experimentação. Outras práticas, porém, tive de aprender e continuo aprendendo. Afinal, o
sucesso passado não garante o sucesso nem do presente nem futuro. É preciso estar
sempre em processo de melhoria continua. Como todos sabem (se não sabem, saberão),
a única coisa que nunca muda é o fato de que tudo muda, o tempo todo.
A utilização das praticas formais de Gerenciamento de Projetos está tornando-se
cada vez mais popular. Faculdades e Universidades têm oferecido concorridos cursos de
pós-graduação em Gerenciamento de Projetos.
A adoção das praticas por si só não garante o sucesso. Porém, a utilização
sistemática de vários processos necessários ao bom desenvolvimento do Projeto, é uma
importante alavanca no sentido de alcançar o sucesso.
Os dois gráficos abaixo (figura 1 e 2), refletem uma pesquisa realizada pelo PMI, e
mostram que:
Figura 1. Impacto do uso das técnicas do PMI nos resultados dos Projetos
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Figura 2. Maturidade no uso das técnicas do PMI x resultados do projeto
“FEL” é o conjunto de iniciais para “Front End Level”, que, traduzido de forma
livre e ao pé da letra, seria “Nível ao Final da Frente”, que não teria muito sentido
para nós. A melhor tradução que conheço para o “FEL Index” é “Grau de Definição”.
Na verdade, quer dizer muito mais. Ele significa quantas e quais informações temos
e qual a qualidade delas em diversos momentos do planejamento do Projeto.
No caso de projetos de capital, existem três momentos em que se mede o
grau de definição. Quando imaginamos de forma preliminar o empreendimento,
temos o “FEL 1”. Para um melhor entendimento, digamos que o novo projeto é
construir uma casa. Essa primeira fase seria pensarmos em que bairro iremos
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construir; se será uma casa térrea ou sobrado, luxuosa ou simples. Terminando o
planejamento inicial, passamos para o projeto conceitual, em cuja fase diz-se que se
está em “FEL 2”. No hipotético exemplo da casa, definiríamos, nesta fase, qual o
terreno em que será construída, qual o nível do acabamento, a metragem
aproximada, o grau de iluminamento, o número de vagas na garagem, as
automatizações que pretendemos ter (portão, câmeras, cercas com alarme, etc.)
Terminado o projeto conceitual, que, no exemplo da casa, será um memorial
descritivo ou um contrato com as linhas gerais de como ela será, passaríamos para
o projeto básico que no caso de uma casa poderia ser um projeto de arquitetura.
Este ultimo caracterizado como “FEL 3”.
O IPA nos mostra através de estatísticas consistentes uma forte e clara co-
relação entre os “graus de Definição” em cada fase “FEL” (isto é, a quantidade e
qualidade das informações de que se dispõe em cada fase) e o sucesso do
Empreendimento. Assim, no exemplo hipotético da casa, se já tivermos passado do
ponto “FEL 2” e passado para o projeto sem possuir o terreno, ou mesmo sem ter
feito a sondagem preliminar do solo ou sem definir o número de quartos e
banheiros, a fase de “FEL 3” (arquitetura) já estará prejudicada. Quanto mais tarde
obtivermos as informações, tanto pior para o sucesso do “Projeto”.
Vamos, resumidamente, especificar o que deve ser feito em cada fase “FEL”, em
uma situação ideal:
FEL 1:
Pesquisa de mercado
Estudo de competitividade do Projeto
Início dos estudos de impacto ao meio ambiente e contatos com os órgãos
ambientais.*
Definição das Tecnologias
Estimativa informal de prazo
Estimativa inicial de custo
Requerimento de Patentes
Programas de Pesquisa e Desenvolvimento
Análise inicial de localização
* A questão do licenciamento ambiental é e será cada vez mais crítica. Desta forma,
mesmo que não se tenha ainda os dados para um EIA-RIMA (Estudo de Impacto
Ambiental – Relatório de Impacto no Meio Ambiente), recomendo fortemente que; já nessa
fase iniciem-se os contatos com o órgão ambiental. Essa questão deve ser posteriormente
prioridade absoluta do Gerente do Projeto, até que se obtenha as Licenças – L.P. =
Licença Preliminar e L.I. = Licença de Instalação. Delegar essa tarefa para a área de Meio
Ambiente ou Relações Institucionais, e “esquecer” é causa comum de insucesso na
implantação de Projetos de Capital.
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Produto do FEL 1: Ao terminar o FEL 1, deverão ser produtos dessa fase, servindo
como suporte à decisão de aprovação para o FEL 2:
Caso o Projeto seja aprovado nesta fase, emite-se um Termo de Abertura, mais
conhecido como “Project Charter”, conforme modelo abaixo:
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Termo de Abertura de um Projeto
DADOS GERAIS
:
NOME DO PROJETO: Construção de Unidade de Coque na Refinaria de Paulínia
DATA: 20/01/2001
NOME DO REQUISITANTE: Alan Kardec Pinto
PATROCINADOR (SPONSOR): Valdison Moreira
GERENTE DO PROJETO: Hedewandro Antonio Lucredi
NECESSIDADE DO NEGÓCIO
APROVAÇÕES
Requisitante: ___________________________________________________
Patrocinador (Exponsor):__________________________________________
Diretor de Contato:_______________________________________________
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Como nota-se, já são designados nesta fase o Gerente do Projeto, que irá conduzi-
lo até a entrada em Operação regular (100%). Também vários membros da equipe do
projeto podem ser definidos nesta fase.
O papel do Patrocinador (Exponsor), geralmente um integrante da Alta
Administração, é apoiar o Gerente do Projeto, cobrar os resultados parciais e finais,
enfim, ser um “interprete” entre a Administração da Empresa e a equipe do Projeto.
FEL 2:
Produto do FEL 2: Ao terminar o FEL 2, deverão ser produtos dessa fase, servindo
como suporte para o FEL 3 (a maioria das organizações consideram este momento o da
aprovação real do Projeto):
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FEL 3:
*Para mim, uma boa definição do Escopo é fator crítico de sucesso. Para isto, é
necessário envolver pessoal de Operação e Manutenção nesta fase, para que todos
os aspectos sejam levantados neste momento.
O IPA, tem uma metodologia própria, não claramente divulgada, de dar um número
para mensurar o FEL no momento de aprovação do Projeto (em geral, no final de
FEL 3). A pontuação vai de 3 a 12. Quanto maior a pontuação, pior o grau de
definição e, como dissemos, pior será o desempenho do Projeto.
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Figura 3. Sistema de Gerenciamento de Projetos baseado no FEL
Diz-se que, no Brasil, gasta-se pouco tempo planejando e muito tempo para
executar as coisas. Eu concordo com isso, e penso que no caso de Projetos de
Capital, isto é muito pronunciado, sendo umas das principais, senão a principal,
causa dos insucessos na implantação de Empreendimentos.
Na figura 4, mais abaixo, vemos que, quando se trata de Projetos, a
Implementação (Projeto detalhado + Execução) do mesmo é apenas uma parte da
cadeia Nós aqui, até há pouco tempo, e suspeito que ainda em muitas
organizações, tratamos os Projetos quase que exclusivamente na fase de
Implementação. Isto tem que mudar, para que aumentemos nossa competitividade
no planejamento e execução de Projetos, visando a boa Operação e a entrega dos
produtos ao cliente do Empreendedor, como é prática nos países que tem grande
competitividade.
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Figura 4. Cadeia completa de um Projeto
Outra prática que temos que nos habituar é a de, ao estudarmos com
profundidade as fases de Plano do Negócio (FEL 1), do Plano das Condições de
Contorno (FEL 2) e até do Plano de Implementação (FEL 3) , sempre vai existir a
possibilidade de cancelamento ou de retorno para mais informações. Vide figura 5
abaixo.
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A literatura diz que , estatisticamente, 75% das Idéias não passam pelo
“Gate”numero 1; que apenas 50% dos Projetos referentes às idéias remanescentes
passam pelo “Gate” número 2, mas que somente 1% dessas não passam pelo
“Gate”número 3.
No Brasil, infelizmente, o que ocorre é que, primeiro se decide, mais ou
menos empiricamente que vai-se concretizar o projeto, e depois , dependendo da
organização, vamos passar “só para cumprir tabela”, pelas fases “FEL 1” e “FEL 2”.
Não é à toa que as pessoas falam: “Mas que burocracia !!”. Pois é claro, se já está
tudo decidido, a verdadeira “colagem de figurinhas” que é atender os procedimentos
é uma verdadeira tortura que só faz com que o projeto se atrase.
De fato, existem Projetos cuja necessidade é tão evidente, e que se revelam
completamente exeqüíveis mediante uma análise mais rápida de tal forma que a
autorização já está implícita. Nestes casos, minha recomendação é que se vá
diretamente para o “FEL 3”, naturalmente com um tempo mais longo para fazer as
também as tarefas de “FEL1” e FEL2” realmente necessárias.. Mas, por favor, não
“colem figurinhas”, selecionando tecnologias que já estão escolhidas, fazendo
pesquisas de mercados cujos resultados já são sabidos, etc. É pura perda de
tempo.
Qualidade Total
Exequibilidade da Construção
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Projeto na Capacidade real
Manutenção Preditiva
• A Empresa contratante (dona do negócio) deve assumir a maior parte dos riscos
do Empreendimento. No caso em que tenta repassar estes riscos para as
contratadas, os custos de contratação sobem e, muitas vezes, o efeito
indesejado (aumento do prazo, por exemplo) ainda é cobrado do contratante.
• Revisão do planejamento por pessoal especializado.
• Aspectos comportamentais e integração das equipes exercem papéis
fundamentais no sucesso do Empreendimento.
• Uso constante e intenso do “Controller” para acompanhamento de custos.
• Especial atenção aos “as-bullt”.
• A maioria das Empresas nos EUA utiliza o aplicativo “Primavera” em vez do “MS
Project”, para o planejamento e acompanhamento de projetos.
PROCESSOS DO PROJETO
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Figura 6 – Processos de Planejamento (principais)
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A seguir, estão listados outros processos importantes, citados pelo PMBOK:
Também aqui posso dizer que, mesmo que o aprendizado sobre o PMI tenha
ocorrido durante a implantação do Empreendimento, eu e minha equipe utilizamos a
maioria desses processos, mesmo que alguns tenham sido de forma parcial. Certamente,
isso contribuiu para o sucesso dos projetos. Mas como todo mundo sabe, o sucesso do
passado não garante o sucesso do futuro, ainda mais com um futuro onde as exigências
de todas as partes interessadas (acionistas, empregados, sociedade, clientes,
fornecedores e autoridades) são cada vez maiores. Assim, é necessário aplicar os
processos em sua plenitude, com maestria e profissionalismo. O propósito deste livro é
ensinar justamente isso, daí o propositalmente pretensioso título “Sucesso em Projetos de
Capital”.
Neste capítulo, abordarei rapidamente cada uma delas; o aprofundamento será nos
próximos capítulos. O objetivo é, antes de entrarmos no “miolo” do livro, onde são
utilizados conjuntamente os conceitos do PMI, a experiência do autor, as praticas de
vanguarda e a realidade brasileira, passar a você, leitor, uma idéia clara de cada uma das
“Áreas”.
1. – ESCOPO
• Estrutura Analítica do Projeto (EAP), em inglês “Work Breadown Structure”
(WBS), no qual os trabalhos são “quebrados”, ou estruturados em pacotes
menores, até que seja possível quantificar e, mensurar o número de pessoas
e horas envolvidos em cada “pacote”, além de outros recursos.
• Aparece a frase que considero mágica: Gerenciamento do Escopo (para
alguns de nós, ele parece uma coisa “ingerenciável”).
2. – TEMPO (PRAZO)
• Uso do diagrama PERT.
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• Uso da curva “S”, mas de uma forma integrada de avanço físico e de
realização de custos, com a conceituação do que o PMI chama de “Earned
Value”. No Capítulo 5, abordarei com mais detalhes este assunto (controle do
Custo)..
3. - CUSTO
4. - RISCOS
5. - QUALIDADE
6. - COMUNICAÇÃO
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• Define os tipos de contratação, as vantagens e as desvantagens de cada um.
8. - RECURSOS HUMANOS
9. – INTEGRAÇÃO
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